G2 DNC PDF

Lic.
Javier Lozano Alarcn

Secretario del Ramo
Dr. lvaro Castro Estrada
Subsecretario del Trabajo, Seguridad y Previsin Social
Lic. Patricia Espinosa Torres
Subsecretaria de Inclusin Laboral
Dr. Jaime Domingo Lpez Buitrn
Subsecretario de Empleo y Poltica Laboral
Lic. Lorenzo Martnez Garza
Oficial Mayor
Lic. Luz Argelia Paniagua Figueroa
Directora General de Capacitacin
Lic. Beatriz Pulido Campos
Directora de Capacitacin Tcnica
Lic. Mara Guadalupe Garca Mercado
Lic. Betzi Narah Morales Martnez
Investigacin, escritura y diseo pedaggico
Lic. Beatriz Pulido Campos
Ing. Rafael Escalante Martnez
Revisin tcnica
Lic. Diana Oliva Lpez
Diseo Grfico

Gua de capacitacin Diagnstico de necesidades de capacitacin
2008.

ISBN en trmite
Este programa est financiado con
recursos pblicos aprobados por la
Cmara y queda prohibido su uso para
fines partidistas, electorales o de
promocin personal de los
funcionarios
Queda rigurosamente prohibida, sin
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establecidas en las leyes, la
reproduccin parcial o total de esta
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SECRETARA DEL TRABAJO Y
PREVISIN SOCIAL

Direccin General de Capacitacin
Paseo de la Reforma No. 93,
Col. Tabacalera. C.P. 06030
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Tel. (55) 20 00 51 00
www.stps.gob.mx
Impreso en Mxico D.F.

SUBSECRETARA
DE INCLUSIN LABORAL


Diagnostico de necesidades
de capacitacin

Gua de capacitacin

Gua de capacitacin

ndice

Presentacin 7

Objetivo 9

1. Ejercicio de auto evaluacin (inicial) 11

2. Consideraciones previas 15

3. Definicin y clasificacin 23

4. Planeacin del diagnstico de necesidades 27

5. Metodologa 28

6. Mtodos y tcnicas auxiliares 42

Consideraciones finales 49

Anexos 50

Bibliografa 59

7
Diagnstico de necesidades de capacitacin

Gua de
Capacitacin

8

Gua de
Capacitacin

Presentacin

La Direccin General de Capacitacin y Productividad ha
elaborado la gua tcnica Diagnstico de necesidades de
capacitacin, con la finalidad de proporcionar una metodologa
que facilite la identificacin de las necesidades que en materia
de capacitacin existen en las empresas.

El diagnstico de necesidades de capacitacin es el factor
orientador que permite principalmente:

La estructuracin y desarrollo de planes y programas.

El establecimiento de las acciones de seguimiento y
evaluacin del proceso capacitador.

Esta gua tcnica cuenta con las caractersticas necesarias para
que el usuario pueda llevar su auto-aprendizaje en forma
simple y clara. El documento incluye informacin sobre: la
definicin de necesidades de capacitacin, actividades previas,
tipos de necesidades, metodologa, tcnicas y herramientas
auxiliares. Con la informacin anterior el usuario podr aplicar
la deteccin de necesidades de capacitacin en su empresa.

9

Gua de
Capacitacin

10

Gua de
Capacitacin

Objetivo

Proporcionar los elementos tcnicos
necesarios para la aplicacin de la
metodologa e instrumentos utilizados en el
diagnstico de necesidades de capacitacin.

11

Gua de
Capacitacin

12

Gua de
Capacitacin

Ejercicio de autoevaluacin (inicial)

INSTRUCCIONES: Lea los siguientes enunciados y conteste en
forma clara, precisa y breve. Al concluir,
revise la hoja de respuestas.

1. Cundo se puede hablar de la existencia de necesidades de
capacitacin en una organizacin?

2. Cul es el propsito del diagnstico de necesidades de
capacitacin?

3. Qu resultados concretos debe arrojar la investigacin
sobre necesidades de capacitacin?

4. Por qu es importante determinar el nmero y
caractersticas de los trabajadores que requieren
capacitacin?

13

Gua de
Capacitacin

Respuestas

Autoevaluacin inicial

1. El punto de partida para la determinacin de necesidades
de capacitacin es la existencia de problemas presentes y
futuros en la empresa, que se suscitan por la modificacin
de estrategias, procedimientos y tecnologas, inadecuada
administracin, polticas inoperantes, o cuando los
problemas se deben a deficiencias en los conocimientos, en
las destrezas manuales o actitudes inadecuadas del
personal.

2. Conocer con exactitud tanto las deficiencias actuales del
personal como sus necesidades futuras .

3. Nmero exacto de trabajadores que necesitan capacitacin.
Caractersticas de los trabajadores que necesitan ser
capacitados.
Descripcin precisa y completa de las actividades en
que necesitan ser capacitados.

Estos datos constituyen los antecedentes indispensables para
la elaboracin de cualquier programa de capacitacin y su
importancia radica en que slo partiendo de ellos se puede
planear, elaborar y aplicar con xito un programa.

14

Gua de
Capacitacin
4. Porque brinda criterios para decidir la forma de impartir la
capacitacin, como base para estimar el costo posible de la
capacitacin por el tiempo y cantidad de personal, permite
tomar decisiones en cuanto a la amplitud del contenido del
programa, la seleccin de tcnicas de instruccin y de
materiales didcticos. Adems, permite planear la
organizacin de los eventos en cuanto a ritmo de trabajo.

Algunas de las caractersticas importantes que se deben
conocer son: edad, escolaridad, experiencia laboral.

15

Gua de
Capacitacin


Gua de
Capacitacin
17

I. Consideraciones previas

La capacitacin genera procesos de cambio, los cuales se
enfocan al mejoramiento de la calidad de los recursos
humanos y por lo tanto al logro de los objetivos de la
empresa.

La tarea del especialista en capacitacin es analizar y
enfrentar la problemtica de su entorno, determinar
alternativas de solucin, as como adelantarse y orientar sus
esfuerzos a las necesidades presentes y futuras.

Los responsables de capacitacin actan como agentes de
cambio, ya que al contar con los medios adecuados moldean
la conducta de los trabajadores, con el propsito de
incrementar sus conocimientos, habilidades y actitudes; de
esta manera se busca la excelencia de las organizaciones para
contribuir al crecimiento del pas.

A fin de dirigir el proceso de capacitacin con efectividad,
oportunidad y calidad, se hace imprescindible satisfacer las
necesidades existentes en la empresa que contribuya al logro
de los objetivos establecidos.

Por ello, el diagnstico de necesidades de capacitacin se
considera la parte medular del proceso. La informacin que
brinda constituir los antecedentes indispensables para
planear, elaborar y aplicar con xito los programas
correspondientes.

18

Gua de
Capacitacin

Es evidente que existe una estrecha vinculacin entre la
capacitacin y el adecuado desempeo de las funciones que se
realizan en una empresa, y en este sentido es importante
destacar que la capacitacin es una inversin y no un gasto de
operacin, ello se debe a que sus efectos son de larga
duracin.

El DNC, como de ahora en adelante se referir al diagnstico
de necesidades de capacitacin, forma parte fundamental del
proceso tcnico de la capacitacin, el cual es secuencial y
cclico compuesto por diferentes fases. Cada fase a su vez
est compuesta por procesos, metodologas y caractersticas
particulares.

Proceso de la capacitacin

Objetivos empresariales

Proceso productivo

Estructura organizacional

Estrategias

Recursos disponibles

Clientes y proveedores

Fuerzas y debilidades
Anlisis situacional de la organizacin


Gua de
Capacitacin
19

Organizacionales.

Ocupacionales.

Individuales.

Mtodos y tcnicas.
Procedimientos e instrumentos.

Objetivos de aprendizaje.

Seleccin de contenidos.

Evaluacin de aprendizaje.

Material de apoyo didctico.

Tcnicas de enseanza.

Tcnicas grupales.

Evaluacin del aprendizaje.
Elaboracin de planes y programas

20

Gua de
Capacitacin

Organizacin y logstica

Coordinacin y supervisin

Seleccin de instrumentos de evaluacin

Seleccin y formacin de instructores

Aplicacin de instrumentos de evaluacin

Evaluacin de los resultados de capacitacin

Anlisis e informe

Propuestas

Anlisis situacional de la organizacin

La clave del xito de una buena administracin empresarial lo
constituye una adecuada planeacin operante y efectiva, para
ello se tendr que partir del conocimiento pleno y
sistematizado de la realidad interna y externa; esto es,
reconocer problemas y necesidades, recursos disponibles y
caractersticas del medio que favorecen acciones o que
entorpecen y frustran objetivos.
Ejecucin de planes y programas
Evaluacin y seguimiento


Gua de
Capacitacin
21

El realizar un anlisis situacional de la empresa implica una
investigacin sobre la productividad de la misma, a travs de
sta se analizan problemas, carencias o limitaciones, as como
las causas que las originan, para estar en posibilidad de
subsanarlas.

Se entiende por productividad al aprovechamiento inteligente
de los recursos disponibles para producir un bien o un servicio
determinado, a travs de un proceso ordenado y sistemtico
de trabajo.
1

Reconocer que la productividad en las empresas se ve influida
por tres factores fundamentales: ambientales, humanos y
tecnolgicos, permite determinar el tipo de problemas y
deficiencias que las limitan, con base en ello realizar un
anlisis comparativo de las metas planteadas y los resultados
obtenidos por la organizacin.

El anlisis situacional debe ser realizado por personal
especializado que analice a la organizacin en conjunto, tome
decisiones, evale objetivos y establezca estrategias de
atencin.

Se puede realizar a travs de distintos procedimientos e
instrumentos elaborados para ese fin, como son: entrevistas,
cuestionarios, anlisis de informes y expedientes, observacin
que busque identificar la situacin de productividad, procesos
de calidad, clima organizacional, forma de impacto de
cualquier cambio estructural, y analizar la planeacin
estratgica planteada por la empresa.

1
Secretaria del Trabajo y Previsin Social. Programa Nacional de Capacitacin y
Productividad. 1991.

22

Gua de
Capacitacin

Algunas de las tcnicas ms conocidas para realizar el anlisis
situacional es la ley de Pareto, y el anlisis de la relacin
causa - efecto de problemas denominado modelo Ishikawa.
Estas tcnicas bien aplicadas son efectivas y se usan en
combinacin con otras como son: lluvia de ideas, corrillos,
encuestas, etc.

El anlisis situacional permite determinar si cada uno de los
problemas que se detectan son posibles de ser resueltos con
capacitacin, y entonces realizar un anlisis ms detallado
para su clasificacin, priorizacin y tratamiento.

A travs de l se definen reas, secciones, niveles y/o puestos
ocupacionales de atencin prioritaria y los aspectos
(contenidos) que apoyen las estrategias corporativas para el
logro de los objetivos propuestos.

Sntomas posibles que puedan indicar o sugerir
una necesidad de capacitacin

Indicador Problema
Baja o decreciente

Alta o creciente

Excesivo o en
aumento

Prolongado
Produccin, normas de
rendimiento, utilizacin de
mquinas y equipo.
Tasa de accidentes, rotacin
de personal, ausentismo,
desperdicio.
Demoras, disputas, quejas de
clientes, problemas de
reclutamiento.
Tiempo para ejecutar los
trabajos o para la utilizacin
de maquinas y equipo.


Gua de
Capacitacin
23

La capacitacin que surja de los problemas anteriores se
reconoce como capacitacin reactiva, ya que proviene de
hechos y dificultades presentes.

Las caractersticas del diagnstico de la empresa permiten
flexibilidad en su aplicacin, ya que se puede realizar como
una revisin peridica, semestral o anual buscando siempre la
calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales
dependern sustancialmente de la veracidad de la
informacin.

Factores que provocan necesidades de capacitacin.

Los cambios que efecte la empresa provocarn futuras
necesidades de capacitacin, a sta se le reconoce como
capacitacin proactiva, ya que se adelanta a los problemas y
trata de prever los resultados que fortalecern a la
organizacin.
Expansin de la empresa e ingreso de nuevos
empleados.
Trabajadores transferidos o ascendidos.
Implantacin o modificacin de mtodos y
procesos de trabajo.
Actualizacin de tecnologa, equipos,
instalaciones y materiales de la empresa.
Produccin y comercializacin de nuevos
productos o servicios.

24

Gua de
Capacitacin


Gua de
Capacitacin
25

2. DEFINICIN Y CLASIFICACIN

Definicin

Es un estudio especfico que se realiza en cada
puesto de trabajo para establecer la diferencia entre
los niveles preestablecidos de ejecucin y el
desempeo real del trabajador, siempre y cuando tal
discrepancia sea de conocimientos, habilidades,
destrezas y actitudes.

El DNC es uno de los temas de mayor complejidad del proceso
de capacitacin, en verdad no es tarea fcil investigar cules
son las necesidades reales y prioritarias de capacitacin que
se requieren satisfacer.

Es claro que el punto de partida para la determinacin de
necesidades de capacitacin es la existencia de problemas
presentes y prever necesidades futuras. Ello permite
determinar las necesidades a resolver en un corto, mediano y
largo plazo.

Para que una empresa alcance con xito sus objetivos, es
necesario que su personal realice al nivel de eficiencia
requerida las tareas que le son encomendadas.

Las necesidades de capacitacin se traducen en
conocimientos, habilidades o actitudes que deben ser
adoptados, desarrollados o modificados para mejorar la
calidad del trabajo y la preparacin integral del individuo, (ver
anexo 1).

26

Gua de
Capacitacin

El DNC, proporciona informacin completa sobre el estado en
que se encuentra el personal respecto a sus habilidades,
actitudes y conocimientos, lo que permite establecer objetivos
y acciones concretas en el plan de capacitacin.

Los productos que arrojan el DNC son:

En qu capacitar: Objetivos generales y contenidos.

A quin: Identificacin clara y precisa del
universo a capacitar y sus
caractersticas.

Cunto: Con qu cantidad y profundidad se
darn los conocimientos.

Cundo: Con qu urgencia/ prioridad es
necesaria la capacitacin.

Es importante enfatizar que la efectividad de un programa de
capacitacin no depende exclusivamente de la calidad de los
cursos, sino tambin de la forma en que se satisfacen las
necesidades de capacitacin determinadas con anterioridad.

En general, una necesidad de capacitacin se representa:

Una necesidad de capacitacin es la diferencia
cuantificable o medible que existe entre los objetivos de
un puesto de trabajo y el desempeo de la persona que
lo ocupa.
Exigencia
del cargo
Menos
Desempeo
del
ocupante
Igual a
Necesidades
de
capacitacin


Gua de
Capacitacin
27

Clasificacin de necesidades de capacitacin

Por su origen

Organizacional Anlisis
situacional
de la
empresa.
Debilidades generales,
se identifica en dnde
es ms necesaria la
capacitacin.
Ocupacional anlisis del
puesto
Lo que es necesario
en trminos de
capacidad,
conocimiento,
habilidades y
actitudes.
Individual evaluacin
del
trabajador
La persona que
necesita capacitacin
y en qu la necesita.

Por la forma en que se presentan

Manifiestas Surgen de problemas
evidentes porque se dan de
un proceso de cambio:
mtodos, tcnicas, etc., y con
personal de nuevo ingreso.

Encubiertas Los problemas y necesidades
que surgen de stos no se
observan fcilmente, pueden
ser de carcter moral,
organizacional y de
procedimientos.

28

Gua de
Capacitacin

Por su circunstancia

Presentes Problemticas en torno a
elementos que componen la
organizacin en el momento en
que se efecta el diagnstico de
necesidades de capacitacin.

Futuras Todo cambio que decide realizar
la organizacin a corto, mediano
y largo plazo provocar
necesidades futuras pues las
transformaciones provocan
modificacin en las habilidades y
conductas de los trabajadores.


Gua de
Capacitacin
29

3. Planeacin del diagnstico de necesidades

Con la finalidad de llevar a cabo sistemticamente el DNC, se
requiere organizar un plan de trabajo bsico que tome en
cuenta los siguientes elementos:

Necesidades de capacitacin

Identifica problemas a resolver por medio de
capacitacin.
Localiza reas, personas.
Prioriza las necesidades por orden de
urgencia.

Plan de accin

1. Determinar el objetivo del DNC: todas las
reas crticas localizadas, algunas de ellas o
una sola.
2. Hacer el inventario de los puestos - personas
que abarcar el DNC.
3. Precisar los recursos humanos, materiales,
financieros y tiempo con que se cuenta para la
investigacin.
4. Definir la metodologa y tcnicas para
recopilar informacin.
5. Elaborar el programa de actividades y
responsables de su cumplimiento.
6. Elaborar instrumentos de control - formatos,
para: registrar las actividades, los recursos y
la duracin prevista.
7. Capacitar a los recursos humanos que
fungirn como investigadores.
8. Sensibilizar y comprometer a los jefes en el
proyecto.

30

Gua de
Capacitacin


Gua de
Capacitacin
31

4. Metodologa

El diagnstico de necesidades de capacitacin es una
investigacin sistemtica, que se realiza a travs de una
metodologa especfica que permite obtener e integrar la
informacin necesaria para guiar la elaboracin de los
programas de capacitacin y establecer el tipo de acciones a
seguir.

Una vez que el anlisis situacional de la empresa indica el
lugar y el momento de efectuar un DNC, entonces se aplica la
metodologa de investigacin correspondiente.

El DNC se realiza en 5 fases fundamentales:
Establecimiento de la situacin ideal. Situacin de las
necesidades ocupacionales.
Definicin de la situacin real, tambin conocidas como
necesidades individuales y evaluacin individual.
Anlisis comparativo de la situacin ideal y real.
Establecimiento de estrategias.
Informe de resultados.

Situacin
ideal
Situacin
real
Anlisis
comparativo
Estrategias
Informe
Metodologa
Elaboracin de
programas
Plan
instruccional
Tcnicas
grupales y de
enseanza
Recursos
didcticos

32

Gua de
Capacitacin

- Descripcin del puesto -

Es aquella en la que los recursos materiales son los adecuados
y suficientes, optimizados en su utilizacin y las actividades
laborales se desarrollan de manera eficiente para obtener el
mximo de productividad.

Durante el DNC es fundamental observar las discrepancias
entre lo que se espera que haga el trabajador, situacin
ideal, y lo que hace, situacin real, las desviaciones
resultantes se denominan necesidades de capacitacin.

Para hacer esta comparacin primero se define la situacin
ideal, esto es: (ver anexo 2).

Especificar las funciones que debe desempear un
trabajador y los requerimientos de capacitacin
(conocimientos, habilidades y actitudes) que se
requieren para poder desarrollarlas eficientemente.
Situacin ideal.
Recopilacin de informacin documental.
Tcnicas e instrumentos de investigacin.
Descripcin del puesto.
Requerimientos de capacitacin del
puesto.
Situacin ideal


Gua de
Capacitacin
33

La especificacin del puesto se realiza considerando las
mejores condiciones de funcionamiento y desarrollo de la
empresa respecto a sus recursos humanos, materiales e
instalaciones, entre otros.

Existen dos procedimientos para recopilar la informacin que
define la situacin ideal. Es recomendable aplicar ambos a fin
de contar con la mayor cantidad de datos acerca del puesto.

a) Revisin de la documentacin administrativa, en relacin a:

- Descripcin de puestos.
- Manuales de procedimientos y de organizacin.
- Planes de expansin de la empresa.
- Registro de contratacin.
- Necesidades de produccin (planes).

b) Recopilar informacin correspondiente del puesto por
parte del jefe inmediato, supervisores y personal
involucrado estratgicamente con el puesto. Estas
personas debern aportar datos actualizados y de
relevancia acerca de la situacin ms deseada que
esperan del puesto, deben ser datos verdicos y viables.

En el primer procedimiento se realiza una revisin
documental y resulta sencillo obtener anotaciones,
conclusiones e informacin que defina el puesto o aporte
datos complementarios para ste.

34

Gua de
Capacitacin
El segundo procedimiento es un poco ms complicado,
por lo que se sugiere seleccionar y aplicar tcnicas
apropiadas segn las circunstancias que existan y los
recursos con que se cuente.

Asimismo, es indispensable contar con instrumentos
(formatos) donde se vace la informacin recopilada que
permita una mayor organizacin, clasificacin y
homogenizacin de la definicin del puesto.

Tcnicas e instrumentos de investigacin para
determinar la situacin ideal.

Tcnicas Instrumentos
Entrevista Gua de la entrevista.
Encuesta Cuestionario.
Anlisis por discusin de
grupos
Lluvia de ideas.
Binas (2 personas).
Corrillos (4).
Grupos pequeos (5).
Phillips 66 (6).
Observacin y anlisis de
tareas
Escala estimativa.
Registro anecdtico.
Lista de cotejo.

Formato para descripcin del perfil ideal (ver anexo 2)


Gua de
Capacitacin
35
Cualquiera de las tcnicas e instrumentos seleccionados, o
bien, la combinacin de stos debern permitir revisar y
analizar la siguiente informacin:
Actividades fundamentales y secundarias.
Contenidos de capacitacin requeridos, en trminos
de: conocimientos, habilidades y actitudes.
Recursos materiales.
Condiciones de equipo de higiene y seguridad.
Requisitos generales del perfil que ha de cubrir el
aspirante: idioma, escolaridad y experiencia.

- Evaluacin del individuo -

implica investigar lo que es y se hace en la empresa
actualmente, esto es, definir a cada trabajador en su puesto. Una
vez que se han determinado las necesidades organizacionales y
ocupacionales, se determina qu persona necesita qu
capacitacin.
2

2
Pinto Villatoro, Roberto. Proceso de capacitacin. Mxico. 1992. pp. 26
Situacin real
Revisin de informacin.
Tcnicas e instrumentos de evaluacin
Evaluacin individual.
Identificacin del personal para capacitacin.
Formacin de grupos con necesidades similares
de capacitacin.
Situacin real

36

Gua de
Capacitacin

La identificacin de necesidades individuales se le conoce
tambin como evaluacin.

Es importante que en esta identificacin se determinen
caractersticas individuales como:

Edad.

Escolaridad.

Experiencia laboral.

Cualquier otro elemento importante para elaborar un
programa de capacitacin.

Para determinar las necesidades de cada trabajador, se
requiere evaluar su actuacin en los aspectos descritos en la
situacin ideal o descripcin del puesto.

Si un trabajador no realiza adecuadamente una funcin o
actividad de su puesto, o no cuenta con los conocimientos,
habilidades y actitudes que se requiere, se sugiere no
solamente especificar las deficiencias sino precisar en qu
medida no los cumple.
(Ver anexo 3)

La evaluacin del desempeo del trabajador se lleva a cabo a
partir de la revisin de procedimientos y de usar algunas de
las tcnicas e instrumentos que se aplican para definir la
situacin ideal. Se seleccionan aqullos que resulten ms
convenientes de acuerdo a:

Nivel ocupacional al que se va evaluar: directivo,
gerencia media, administrativo, operativo.
Cantidad de personal al que se aplicarn los
instrumentos.


Gua de
Capacitacin
37

Recursos con los que cuenta el administrador de la
capacitacin: materiales, financieros y humanos.

Se puede agregar a la lista de tcnicas e instrumentos los
siguientes:

En cuanto a la documentacin administrativa:

Evaluacin de desempeo

Anlisis de expedientes.

En cuanto a la recopilacin directa:

Exmenes de conocimientos y habilidades.

Autoanlisis.

Centro de evaluacin.

Inventario de habilidades.

Los resultados que deben obtenerse en esta etapa son:

Nmero de trabajadores que requieren
capacitacin.

Caractersticas de los trabajadores a ser
capacitados.

Descripcin de actividades: conocimientos,
habilidades y actitudes en que se capacitarn.

38

Gua de
Capacitacin

Tcnicas e instrumentos de investigacin para determinar la
situacin real.

Seleccionar Elaborar

Tcnicas Instrumentos de evaluacin
Entrevista Gua de entrevista
Encuesta Cuestionario
Anlisis/evaluacin por
discusin de grupos
Binas (2).
Corrillos (4).
Grupos pequeos (6).
Observacin y anlisis
y evaluacin de tareas
Escala estimativa.
Registro anecdtico o carta
descriptiva.
Lista de cotejo o de
verificacin.
Autoanlisis Inventario de habilidades.
Cuestionario, gua de
autoanlisis.
Evaluacin de
conocimientos y
habilidades
Examen terico y/o prctico.


Gua de
Capacitacin
39

El anlisis comparativo es el procedimiento para realizar una
confrontacin entre la situacin ideal y la real. Se compara lo
que se debe realizar en el puesto y lo que realiza el individuo.

Sus procedimientos son:

Situacin ideal
- puesto -
Situacin real
individuo -
Relacionar la informacin de cada uno de los
elementos del perfil del puesto con los perfiles
de los trabajadores que lo ocupan.
Establecer las diferencias por cada trabajador
Centrar en una matriz los resultados
de las necesidades de todos los
trabajadores de un mismo puesto.
Situacin ideal
Clasificar y ordenar
informacin obtenida
del perfil del puesto
Situacin real
Clasificar y ordenar
informacin obtenida
del trabajador en su
puesto
Anlisis comparativo

40

Gua de
Capacitacin

Es evidente que en el perfil ideal, algunas funciones son ms
importantes que otras de acuerdo a su impacto en la
productividad del rea o de la empresa, as como de otros
factores igualmente importantes como:

Influencia en el logro de los objetivos de la empresa.
Imagen de la empresa.
Apoyo a otras reas o puestos por cargas de trabajo, etc.

Por ello, se estudian las diversas funciones por separado.

Se recomienda determinar la prioridad que tiene la funcin
para el puesto a travs de smbolos alfabticos o numricos
que resalten su importancia; por ejemplo A, B y C o 1,2 y 3.

Despus de realizarlo se decide qu funciones requieren
capacitacin y en qu medida.

Al trabajar sobre las funciones prioritarias o crticas comprende
otro aspecto importante, ya que determina la secuencia
adecuada de la capacitacin. Desarrollar programas
estratgicos y/o intensivos en reas crticas o prioritarias.
Concentrar la informacin en el anexo 4.

Los resultados del DNC permiten conocer con objetividad:

Quin requiere capacitacin.
En qu se capacitar y
Cundo se debe capacitar a los trabajadores: prioridad
y orden.
Establecimiento de estrategias


Gua de
Capacitacin
41

La especificacin de las acciones clave que se desprenden del
DNC y la coordinacin de las mismas constituyen las
estrategias:

Establecer las prioridades de capacitacin, de lo ms a
lo menos urgente.

Definir los contenidos de capacitacin.

Los contenidos de aprendizaje deben subsanar las
necesidades de capacitacin detectadas.

Los contenidos junto con las caractersticas de los
participantes se desprenden aspectos tan importantes
como la duracin del evento y la determinacin de las
tcnicas de enseanza y grupales que se aplicarn.

Determinar las tareas y actividades que se realizarn
para llevar a cabo la capacitacin.

Establecer los recursos humanos (perfil y funciones) y
financieros (presupuesto) que se necesitan para
desarrollar las acciones de capacitacin.
(ver anexo 5).

El informe es el documento que presenta el resultado de la
investigacin. Sirve de gua para tomar las decisiones que ms
convengan.
Informe

42

Gua de
Capacitacin

Apartados a considerar en el informe de DNC:

Ttulo: Diagnstico de necesidades de capacitacin del
departamento o seccin de la empresa.

Elabor: Nombre de la persona (s) que lo realiz, el
puesto que ocupa dentro de la empresa y fecha de la
investigacin.

ndice: Lista de contenidos o captulos del informe,
incluyendo la paginacin de cada uno.

Introduccin o antecedentes: Permite una comprensin
global de lo que va a exponer. Es importante que se
incluya una justificacin de los motivos que dieron
origen a la investigacin, en l tambin se deben
especificar las tcnicas y mtodos de investigacin
aplicados, el universo que cubri el diagnstico
(puestos y/o niveles ocupacionales) y el proceso
estadstico manejado (global, muestreo, control de
variables, etc.).

Resumen o sumario: Proporciona una rpida y sinttica
visin del resultado de la investigacin. Abarca una
explicacin breve de la investigacin efectuada y su
resultado.

Desarrollo de la investigacin (cuerpo del informe):
Aparecer la investigacin clasificada por materias o
puntos analizados, los ttulos de stos deben ser
seleccionados de acuerdo con el tema contenido. Se
recomienda que los captulos o puntos contenidos sean
los siguientes:


Gua de
Capacitacin
43

Datos generales: es conveniente partir de
informacin general del departamento, seccin o
rea donde se realiz el D.N.C., como son:

a) Nmero de empleados por nivel y puesto
ocupacional.
b) Escolaridad; clasificacin por nivel.
c) Antigedad en el puesto (promedio).
d) Poblacin masculina y femenina.

Evaluacin de los objetivos presentes del
departamento y de la organizacin, los puntos a
analizar y a evaluar pueden ser: causas del
incumplimiento de los objetivos organizacionales
y de los puestos (problemas presentes).

a) Repercusin del incumplimiento de objetivos
presentes.
b) Previsiones del sistema para alcanzar
objetivos futuros (causas de problemas
futuros y estimacin del incumplimiento de
stos).
c) Clasificacin y jerarquizacin de las causas.

Evaluacin de los individuos respecto a su
puesto: Es la poblacin objetivo para
capacitacin, de la cual se definirn las
actividades o funciones requeridas y prioridades.
Los puntos que deben especificarse son:

44

Gua de
Capacitacin

a) Definicin del personal que presenta
necesidades de capacitacin, datos
administrativos y caractersticas.
b) Descripcin de los conocimientos, habilidades
y actitudes para efectuar eficientemente las
actividades del puesto.
c) Presentacin de las evidencias que justifiquen
las necesidades (exmenes, evaluacin del
desempeo, cuestionarios, etc.).
d) Jerarquizacin de las necesidades por
prioridad de atencin al puesto y a los
objetivos organizacionales, segn sea el caso.

Conclusiones y recomendaciones: Se incluyen
deducciones desprendidas de la investigacin
efectuada, descubrimientos logrados, polticas a seguir
en el futuro. Supone:

Propuestas de cambio o modificacin a la situacin
administrativa y de proceso de la empresa,
departamento o seccin estudiada.

Definir el plazo en que se llevar a cabo la
capacitacin y las estrategias a seguir en el
desarrollo de las acciones.

Enlistar las causas de los problemas que no se
solucionan mediante capacitacin y encauzarlos a las
reas responsables para su solucin.


Gua de
Capacitacin
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5. Mtodos y tcnicas auxiliares

Para aplicar la metodologa descrita o cualquier otra, es
necesario auxiliarse de mtodos, tcnicas e instrumentos que
permitan recopilar informacin durante la deteccin de
necesidades de capacitacin.

Mtodos para la deteccin de necesidades de
capacitacin.

Anlisis de una actividad
Una actividad es un conjunto de operaciones o tareas
productivas, educativas, recreativas, etc. que
desarrolla una persona, grupo de personas, empresas
e instituciones de acuerdo a un plan de trabajo
preestablecido. De ah que una forma para
incrementar la productividad, es establecer un mnimo
de pasos que deban realizar para producir un artculo
de servicio, llevar a cabo una funcin o efectuar un
proceso determinado entre otros, procurando
minimizar tiempo y esfuerzo.

Anlisis de un equipo utilizado
La renovacin, actualizacin o mantenimiento del
equipo trae consigo la necesidad de desarrollar una
nueva capacidad manual o adquirir tambin nuevos
conocimientos por parte del supervisor y de los
trabajadores, por lo que se debe considerar:

Caractersticas del nuevo equipo.
Capacidad o conocimientos a desarrollar.
Actitudes ante el cambio.

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Anlisis de problemas
La deteccin de necesidades puede surgir del anlisis
de un problema operacional; es decir, que no se tenga
la informacin suficiente y necesaria para manejar una
situacin imprevista; por lo que se requiere preguntar:

Cul es exactamente el problema? y Quines estn
implicados?

Anlisis del comportamiento

Consiste en analizar conductas no tpicas del individuo o del
grupo, tales como:

Baja eficiencia y produccin.
Elevado nmero de accidentes.
Alto grado de ausentismo.
Desperdicio de material.
Falta de cooperacin.
Resistencia a la direccin e instruccin.

Anlisis de la organizacin

Los defectos de la organizacin afectan la adecuacin del
individuo y de los grupos cuando:

Existe falta de planeacin adecuada.
Delegacin de autoridad confusa.
Vaguedad de objetivos.


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Evaluacin del trabajo
Se sugiere realizar una evaluacin formal y peridica
de la actuacin individual en el trabajo, con base en
procedimientos especficos y determinando los puntos
ptimos de la realizacin de las tareas que sern
usadas como puntos de comparacin.

Anlisis grupales o participativos

Se precisa para su realizacin:

Reunir un grupo homogneo (Ejecutivos, superiores,
ingenieros, oficinistas, obreros calificados).

Escribir en el pizarrn una pregunta de inters comn.

Pedir a los miembros del grupo que contesten
cualquier cosa que se les ocurra.

Anotar sus respuestas junto a la pregunta en el orden
que surjan.

Establecer un tiempo lmite.

Cuando termine el tiempo asignado, enumerar la lista
e identificar los puestos que requieren nuevos
conocimientos.

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Lista de verificacin

Consiste en descomponer una tarea, proceso,
programa, actividad o rea responsable, efectundose
una lista detallada de sus partes o pasos lgicos.

Anlisis y descripcin de puestos

El anlisis de puestos es el procedimiento que permite
obtener, ordenar y analizar sistemticamente
informacin de un puesto determinado.

La descripcin de puestos es una exposicin detallada
que describe el trabajo desarrollado, las
responsabilidades involucradas, la habilidad y
capacitacin requerida, las condiciones bajo las cuales
se lleva a cabo el trabajo, las relaciones con otros
puestos y los requisitos personales del mismo.

Elementos que debe contener la descripcin de
puestos:

Identificacin del puesto.
Datos sobre su elaboracin.
Descripcin genrica de las actividades.
Descripcin especifica de las actividades del
puesto.


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Tcnicas para la deteccin de necesidades

Entrevista

Conversacin cara a cara con un propsito definido que
involucra un continuo intercambio de informacin.

Sus objetivos son obtener informacin, investigar y
diagnosticar; abordar un problema, motivos y conciliar. La
entrevista puede ser dirigida y no dirigida.

La entrevista dirigida: en ella el entrevistador elabora
preguntas previamente, para las cuales se esperan
respuestas firmes del entrevistado.

En la entrevista no dirigida, se exige un mayor dominio,
ya que el entrevistador no elabora preguntas cerradas
y, por tanto, el entrevistado puede proporcionar
informacin ms amplia que deber estructurarse
posteriormente.

Corrillos

Consiste en dividir al grupo en pequeos equipos de cuatro
o cinco personas. Se nombra a un moderador y a un
secretario y se le entrega por escrito las instrucciones de
la tarea a realizar por el grupo, esto tambin puede
hacerse verbalmente y en algunos casos auxiliarse de
documentos que proporcionen informacin sobre el tema a
tratar.

Se establece un tiempo determinado para la realizacin de
la tarea, se recomienda de 10 a 50 minutos.

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Los secretarios tomarn nota de las conclusiones.
Terminado el tiempo establecido, cada grupo se
reintegrar y cada moderador presentar sus resultados.
El conductor anotar las conclusiones obtenidas, las
clasificar, ordenar y proceder a darlas a conocer al
grupo.

Tormenta de ideas

Esta tcnica permite la expresin libre de ideas
posibilitando que un tema y/o problemas se analicen
desde diferentes puntos de vista.

Las ideas ms sobresalientes se anotan a fin de rescatar
los aspectos ms importantes del problema en cuestin.

Inventario de habilidades

Es la presentacin ordenada de una serie de actitudes en
extrema conexin que permite determinar la secuencia
en la cual se desarrollan.

El observador coloca el orden de las acciones conforme
las ejecuta el trabajador en el desempeo de su puesto.

La sntesis de las acciones o caractersticas registradas
servirn de base para corregir al trabajador en los
procedimientos realizados por ste.

Para su elaboracin se debern tomar en cuenta dos
situaciones:


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Incluir el desglose general, con la probable
secuencia de las actividades que se quieren
observar.
Anotar acciones que se consideren como negativas
ya que esto permitir informar de lo correcto o
incorrecto de las acciones ejecutadas por el
observador.

Observaciones y anlisis de tareas

Esta tcnica tiene como objeto estudiar y prestar
atencin a la forma como se realiza un trabajo, para ello
se utiliza una gua de observacin o lista de verificacin.

Cuestionario

Esta tcnica es la ms utilizada para determinar
necesidades, su diseo y aplicacin requiere experiencia.

Las preguntas deben formularse de tal manera que
puedan dirigirse a los puntos que se desean conocer; se
requiere de claridad y precisin en los conceptos. Se
debe contar con criterios de medicin que le den validez.

Autoanlisis

Debe dirigirse al personal que por su formacin
acadmica y nivel jerrquico en la organizacin posea la
capacidad de analizar sus propios recursos y necesidades
laborales.

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CONSIDERACIONES FINALES

Los siguientes aspectos permitirn realizar un adecuado
diagnstico de necesidades de capacitacin:

Enfocar todos los esfuerzos en reas crticas, en donde se
puedan obtener resultados efectivos y un fuerte impacto en
funcin de los objetivos de la empresa.

Evaluar los recursos, esto permitir medir el alcance y las
posibilidades de accin.

Analizar cuidadosamente el (las) rea (s) en donde se
aplicar el DNC, lo que facilitar definir las estrategias
factibles y concretas de aplicar.

La participacin directa de supervisores y jefes, quienes
debern diagnosticar y determinar las necesidades de
capacitacin, ya que son stos quienes ms conocen los
requerimientos y problemas de las reas de trabajo.

Establecer y preparar reuniones con las ms altas
autoridades de la organizacin para efectuar una ardua
labor de sensibilizacin, hasta convencerlos de los
beneficios redituables que les aportar la capacitacin.
Estas reuniones debern arrojar el consenso general sobre
la orientacin y alcance del plan de capacitacin.

Invertir suficiente tiempo en el plan de accin, en definir la
metodologa que servir de gua, as como en la elaboracin
de instrumentos, esto evitar errores, confusiones y
desperdicio de recursos. Si es posible, es recomendable
realizar una prueba piloto con los instrumentos que se
utilizarn en el DNC.

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ANEXOS

No. 1

REAS O DOMINIOS DEL APRENDIZAJE

HABILIDADES
PSICOMOTRIZ

CONCIMIENTOS
COGNOSCITIVOS

ACTITUDES
AFECTIVO

Para desarrollar
habilidades

Para incrementar
conocimientos

Para modificar
actividades

Prctico

Conceptual

Sentimental

Poder hacer

Saber hacer

Sentimental

Manual

Intelectual

Actitud


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Bibliografa

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