Gua para el manejo de anticipos

mediante contrato de fducia

mercantil irrevocable
G-MACFMI-01
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Liberta y Orden
Gua para el manejo de anticipos mediante contrato de fducia mercantil irrevocable
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Gua para el manejo de anticipos mediante
contrato de fducia mercantil irrevocable
I. Aspectos generales ....................................................................................................... 3
A. Introduccin ..............................................................................................................................
A. Qu tipo de fducia mercantil irrevocable debe constituir el contratista? ....................................
B. Patrimonio autnomo para manejo de anticipos ........................................................................
B. Cules son las condiciones para administrar los recursos del patrimonio autnomo
y las obligaciones principales de la fduciaria? ...............................................................................
C. En qu casos se debe constituir una fducia para el manejo del anticipo
en contratos estatales? .............................................................................................................
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II. Condiciones del contrato de fducia para el manejo de anticipos ................ 5
3
D. Partes del contrato de fducia mercantil para la inversin y administracin del anticipo .............. 4
3
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C. No afectacin de los recursos del anticipo ................................................................................ 6
D. Manejo de los excedentes ......................................................................................................... 7
E. Las obligaciones de la fduciaria son de medio o de resultado? ................................................ 7
F. Marco normativo del contrato de fducia mercantil ...................................................................... 7
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I
Aspectos generales
A. Introduccin
Colombia Compra Efciente como ente rector del sistema de compras y contratacin pblica desarrolla diferentes
mecanismos de apoyo para sus partcipes. Su propsito tambin es difundir las normas, reglas, procedimientos,
medios tecnolgicos y mejores prcticas para el sistema.
En desarrollo de tales funciones emite la presente gua del contrato de fducia para el manejo de anticipos que
tiene como objetivo establecer lineamientos sobre este tipo contractual y junto con el documento estndar, defnir
los documentos que las Entidades Estatales utilizan para este tipo de contrato.
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayscula inicial deben ser entendidas de acuerdo con
la defnicin contenida en el Decreto 1510 de 2013 y se emplean en singular o plural segn lo exija el contexto.
Los trminos no defnidos deben entenderse de acuerdo con su signifcado natural y obvio.
B. Patrimonio autnomo para manejo de anticipos
Un patrimonio autnomo es un conjunto de bienes o recursos cuyo vocero es una sociedad fduciaria; los bienes
o recursos y sus rendimientos son autnomos. En el caso de la fducia para el manejo de anticipos, el patrimonio
autnomo est integrado por los recursos del anticipo previsto por la Entidad Estatal para la ejecucin del
contrato estatal.
Cuando la Entidad Estatal gira los recursos del anticipo a la sociedad fduciaria para integrar el patrimonio
autnomo, tales recursos y sus rendimientos ya no son de propiedad de la Entidad Estatal, ni de la fduciaria, ni
del contratista o fdeicomitente, puesto que son autnomos. La sociedad fduciaria administra los recursos de
manera separada de sus recursos propios, as como de los dems recursos de sus clientes.
El patrimonio autnomo para manejo de anticipos tiene como fnalidad: (i) la correcta y adecuada inversin y
administracin del anticipo y, (ii) el reintegro de los recursos del anticipo a la Entidad Estatal cuando declara la
caducidad, incumplimiento o terminacin del contrato estatal o cuando se presenta la nulidad del contrato estatal.
Para constituir un patrimonio autnomo el contratista suscribe con una sociedad fduciaria un contrato de fducia
mercantil irrevocable
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. La Entidad Estatal gira los recursos del anticipo a la sociedad fduciaria, quien como vocero
del fdeicomiso se compromete a administrar esos recursos para cumplir la fnalidad prevista.
1. Un contrato de fducia mercantil es irrevocable cuando el fdeicomitente no lo puede terminar unilateralmente.
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C. En qu casos se debe constituir una fducia para el manejo del anticipo en
contratos estatales?
De acuerdo con el artculo 91 de la Ley 1474 de 2011 en los contratos de obra, concesin, salud y los que se
realicen por licitacin pblica y siempre que no sean de menor o mnima cuanta, el contratista debe constituir un
contrato de fducia mercantil irrevocable para el manejo de los recursos que recibe a ttulo de anticipo con el fn de
garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecucin del contrato correspondiente.
D. Partes del contrato de fducia mercantil para la inversin
y administracin del anticipo
Las partes en el contrato de fducia mercantil para la correcta inversin y administracin del anticipo son
las siguientes:
Fideicomitente: es el contratista, quien encomienda la gestin y administracin de los recursos
entregados por la Entidad Estatal al patrimonio autnomo por concepto de anticipo en un contrato
estatal. La Entidad Estatal gira los recursos, pero es el contratista quien constituye la fducia con
dichos recursos.
a)
Fiduciaria o sociedad fduciaria: son las sociedades fduciarias autorizadas y vigiladas por la
Superintendencia Financiera, las cuales pueden suscribir contratos de fducia mercantil irrevocable.
b)
Benefciario: es (i) El Fideicomitente, en cuyo nombre se realizan pagos a terceros y giros a su favor
de los excedentes que resulten a la terminacin del contrato de fducia y, (ii) la Entidad Estatal en el
evento en que la fduciaria deba transferirle los remanentes de los recursos del patrimonio autnomo,
cuando la Entidad Estatal comunica a la fduciaria la terminacin anticipada o unilateral, caducidad
o nulidad del contrato estatal.
c)
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II
Condiciones del contrato de fducia para el manejo de anticipos
A. Qu tipo de fducia mercantil irrevocable debe constituir el contratista?
Para el manejo del anticipo, el contrato de fducia mercantil irrevocable debe ser de administracin y pagos. La
fduciaria administra los recursos del patrimonio autnomo y autoriza los pagos con base en las instrucciones
que reciba del contratista, las cuales deben haber sido autorizadas por el supervisor y/o el interventor, siempre
y cuando tales pagos correspondan a los rubros previstos en el plan de utilizacin o de inversin del anticipo.
Cuando la Entidad Estatal declara la caducidad, incumplimiento o terminacin del contrato estatal o cuando
se presenta la nulidad del contrato estatal la sociedad fduciaria debe reintegrar los recursos del anticipo a la
Entidad Estatal.
No son admisibles otro tipo de negocios fduciarios como los encargos fduciarios, la fducia pblica o fducia
mercantil de garanta, los cuales no corresponden a la fnalidad prevista por la ley para el manejo de anticipos.
B. Cules son las condiciones para administrar los recursos del patrimonio
autnomo y las obligaciones principales de la fduciaria?
En los pliegos de condiciones, la Entidad Estatal debe establecer los trminos y condiciones de la administracin
del anticipo a travs del patrimonio autnomo. La constitucin del patrimonio autnomo para el manejo del
anticipo no exime a la Entidad Estatal de exigir la garanta de buen manejo y correcta inversin del anticipo.
Colombia Compra Efciente establece un documento tipo de contrato de fducia mercantil irrevocable para el manejo
de anticipos disponible en el siguiente enlace: http://www.colombiacompra.gov.co/es/documentos-tipo
Segn el documento tipo, Colombia Compra Efciente considera procedente que los recursos del anticipo se
mantengan en fondos de inversin colectivos administrados por la fduciaria que cumplan con las condiciones del
artculo 49 del Decreto 1525 de 2008 o en cuentas de ahorro y/o corrientes, mientras se destinan al cumplimiento
del objeto del contrato de fducia.
Dentro de las obligaciones que debe cumplir la sociedad fduciaria, las Entidades Estatales deben exigir:
Administrar adecuadamente los recursos que integran el patrimonio autnomo.
Efectuar los pagos ordenados por el fdeicomitente, aprobados por el interventor y/o supervisor del
contrato estatal, exclusivamente con base en lo establecido en el plan de utilizacin o de inversin
del anticipo. La fduciaria tambin puede efectuar el rembolso en el evento en que el contratista
haya asumido directamente la compra o suministro de bienes y servicios previstos en el plan de
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utilizacin o de inversin del anticipo, para lo cual el fdeicomitente se obliga a adjuntar a la solicitud,
los documentos correspondientes que determine la fduciaria para tal efecto, que acrediten el uso y
destinacin de los recursos y la autorizacin del supervisor o interventor del contrato estatal.
Entregar a la Entidad Estatal los recursos entregados por concepto de anticipo as como sus
remanentes, cuando esta comunique a la fduciaria el acto administrativo ejecutoriado donde se
declara la terminacin unilateral o anticipada del contrato estatal, la caducidad administrativa, o la
nulidad del contrato estatal.
No delegar en ninguna persona, ni en otra sociedad fduciaria sus deberes y obligaciones.
Proteger y defender los bienes que le hayan sido entregados por concepto de anticipo contra cualquier
acto de terceros o del fdeicomitente, as como cumplir las obligaciones previstas en el artculo 1234
del Cdigo de Comercio Colombiano.
Llevar la contabilidad separada de este negocio, de conformidad con las disposiciones legales que
regulan la materia.
Informar mensualmente al fdeicomitente y a la Entidad Estatal sobre la situacin fnanciera o estado
de cuenta de los recursos del patrimonio autnomo, para lo cual dentro de los quince (15) primeros
das de cada mes, debe presentar una relacin detallada de los recursos del patrimonio autnomo
que son administrados de acuerdo a la fnalidad de este contrato, las inversiones realizadas, el saldo
por capital y los rendimientos con corte al ltimo da del ejercicio anterior, los giros, y/o traslados
realizados.
Registrar contablemente los rendimientos fnancieros como parte del patrimonio autnomo.
Las dems obligaciones previstas por la ley.
En el plan de utilizacin o de inversin del anticipo, las Entidades Estatales deben incluir los tems de obra,
equipos, materiales, insumos, pagos de personal y dems rubros en los cuales se puede usar el anticipo para
garantizar el cumplimiento del contrato estatal. El supervisor y/o interventor del contrato debe dar visto bueno
a dicho plan y tambin autorizar previamente los pagos o rembolsos que efecte la fduciaria conforme al
mismo plan.
C. No afectacin de los recursos del anticipo
De acuerdo con el artculo 91 de la Ley 1474 de 2011, los recursos del anticipo se deben aplicar exclusivamente
a la ejecucin del contrato estatal.
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Por lo anterior, el costo de la comisin fduciaria debe ser cubierto directamente por el contratista sin afectar los
recursos del anticipo. Otros gastos y cargos como el del gravamen a los movimientos fnancieros o las comisiones
por pagos que cobra la fduciaria tambin deben ser cubiertos directamente por el contratista para que el valor
del anticipo no resulte afectado, por lo cual Colombia Compra Efciente recomienda que tales sumas se aporten
por el contratista desde la constitucin del patrimonio autnomo.
D. Manejo de los excedentes
Los recursos excedentes son los recursos que quedan en el patrimonio autnomo cuando se cumple su
fnalidad y cuando la fduciaria verifca el cumplimiento de todos los pagos previstos en el plan de utilizacin o de
inversin del anticipo. Estos excedentes pueden resultar por los rendimientos que los recursos generan con la
administracin que hace la fduciaria.
Estos excedentes pueden ser entregados al fdeicomitente cuando se liquida el patrimonio autnomo. Colombia
Compra Efciente recomienda a las Entidades Estatales incluir en los pliegos de condiciones y en los contratos
de fducia que dicha entrega se pacta como un abono que realiza la Entidad Estatal de los pagos pendientes al
contratista. El documento tipo del contrato de fducia mercantil irrevocable para el manejo de anticipos publicado
por Colombia Compra Efciente contempla una clusula con esa indicacin.
Cuando se giren los excedentes al contratista, la fduciaria debe informar a la Entidad Estatal su valor para que la
Entidad Estatal registre el abono en la proporcin correspondiente.
E. Las obligaciones de la fduciaria son de medio o de resultado?
Las obligaciones que asume la sociedad fduciaria por lo general son de medio y no de resultado, por ejemplo
respecto a generar rendimientos de los recursos.
Por otra parte, son obligaciones de resultado atender los pagos que instruye el contratista, verifcar la autorizacin
previa del supervisor o interventor y el reintegro de los recursos a la Entidad Estatal cuando hay lugar al mismo.
F. Marco normativo del contrato de fducia mercantil
El contrato de fducia mercantil est regulado en el Libro Cuarto, Ttulo XI del Cdigo de Comercio. De otra parte,
son aplicables las siguientes disposiciones:
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El manejo de anticipo en los contratos que se adelanten bajo la modalidad de licitacin pblica o que
su objeto sea obra, concesin y salud, est regulado en la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1510 de
2013.
Circular Bsica Contable y Financiera de la Superintendencia Financiera (C.E. 100 de 1995).
Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia Financiera (C.E. 007 de 1996).
Estatuto Orgnico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993).
Decreto 2555 de 2010.