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CAPITULO I.
FORMULACION DEL PROBLEMA.

1.1. SITUACIN PROBLEMTICA.
Los cambi os generados da a da a nivel nacional e internacional, en aspectos
econmicos, tecnol gicos, polticos y financieros, exigen a las organizaciones
buscar constantemente alternati vas que l es permitan i nsertarse en un entorno
cada vez ms competitivo. En este contexto, el Liceo San Miguel, si bi en es cierto
tiene un lugar preferencial en los usuarios a nivel de la Zona Oriental del pas, se
encuentra con oportunidades de mejora en el rea de cont roles financieros,
especficamente en el manejo del flujo de efectivo.
Uno de l os pri ncipal es problemas en toda organizaci n, es el control y utilizacin
eficiente de un rec urso tan lqui do y considerado en ocasiones como muy voltil,
como es el flujo de efectivo. Por tanto, encontrar los mecanismos que permitan
maximizar la administracin de efectivo se constituye en una verdadera necesidad,
debi do a que un manejo inadecuado puede i nfluir en la cali dad del servicio, la
motivacin del capit al humano, y la preferencia misma de l os clientes.
El sector de actividad econmica al cual pertenece el Liceo San Miguel , se
caracteriza por una morosidad temporal en la cartera de clientes (pagos de l as
colegiaturas), que trata de controlarse mediante una poltica de cobro que exige a
los estudiantes estar solventes al momento de someterse a exmenes
trimestrales. Esta poltica ha sido aplicada durante muchos aos, pero l os
resultados no han sido del todo satisfactorios, debido a que el perodo de cobranza
es mayor que el perodo de pago, lo cual tiende a ori ginar situaciones de
descalces financieros que exigen buscar alternativas ms efectivas para controlar
dicha mora.
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Adicionalmente, ot ro as pecto que presenta deficiencias de cont rol es el manejo
mismo del ef ectivo, lo cual trae c omo consecuencias, prdidas del efectivo,
rotacin de personal y repercusiones en el clima organizacional.
Los efectos negativos de tal situacin son muy amplios, y tienen marcada
influencia en la planeacin financiera de las activi dades tanto operativas, como de
inversin y financiacin, debido a que dificultan establ ecer disponibili dades de
efectivo para programar los pagos de las obli gaciones de l a i nstitucin u otros
desembolsos requeridos, como por ej empl o pagos de cuot as a prs tamos, o del
capital de trabajo requerido para la operatividad, realizacin de futuras
ampliaciones de las instalaciones, etc.
Como un aport e que contribuy a a disminui r la problemtica mencionada, en este
trabaj o se pretende elaborar una Propuesta de Contr oles Financieros para el
Manej o Eficiente del Fluj o de Efectivo en el Liceo San Miguel.

ORGANIGRAMA ADMINISTRATIVO FINANCIERO ACTUAL.
Con el fin de conoc er cmo funciona el rea administrativo -financi era del
Liceo San Miguel, se i nvestig la estructura o rganizativa, la cual se presenta a
continuacin:

Junta Directiva

Gerente General
Auditor Contador
Asistente Administrativo Administradora Ventas de
productos
Coordinador Personal de Servicio
Asistente Ventas de productos Personal de Servicios
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El Colegio funciona a travs de un Administrador nico Propiet ario, quien tiene
amplias facultades para operar l a Sociedad Zecis, S.A. de C.V. A la vez, es el
Gerente General de la empresa y en este puesto recae todo lo rel acionado al rea
administrativa y financiera.
El audit or i nterno realiza la funcin de auditora bsicamente fiscal, ya que es el
encargado de pres entar anualmente el i nforme fiscal a Hacienda y a la v ez se
encarga de firmar documentos que requi eran ser auditados.
La contabili dad es ll evada por un contador externo, quien registra l as operaciones
en l os libros contables y realiza l as declaraciones de pago a cuenta e IVA. El
contador se apoya en la asistente admi nistrativa, quien registra los ingresos, lleva
la caja chica, los pagos, planill as, cheques y gestiones administrativas de apoyo al
gerente.
La admi nistradora de ventas se encarga de el aborar l os pedidos y llev ar l os
ingresos producto de la v enta de uniformes deportivos, papel era y librer a; para
efectuar estas tareas se apoya en una asistente que colabora en las ventas.

ORGANIGRAMA ACADMICO.
El rea acadmica cuenta con la siguiente estructura, que es rel evante
mencionarl a debido a que es un componente muy important e en l os ingresos del
Colegio.
Actualmente la f uncin de cobro, es apoyada por cada maestro de aul a y es
coordi nada por la Direccin del Colegi o.
De igual manera, en las decisiones financieras institucionales y princi palmente de
inversin, participan las autori dades acadmicas.
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1.2. ENUNCIADO DEL PROBLEMA.
1.2.1. PROBLEMA GENERAL.
En qu medi da la implementacin de un sistema efectivo de control interno
puede contri bui r a un manej o financiero ms eficiente en el Liceo San Miguel ?.
1.2.2. PROBLEMAS ESPECFICOS.
De qu forma l os arqueos de caj a influyen en el manejo eficiente de los
fondos?.
En qu medi da una efectiva administracin de cartera de clientes mi nimiza la
morosidad en el pago de las colegi aturas ?.
En qu medida el manejo eficiente de los flujos de efectivo permite ej ecutar
actividades financieras, operativas, de inversin y financiacin?.


Junta Directiva
Director General
Subdirector General
Director Acadmico de
Educacin Media

Asesor Jurdico Psiclogo
Coordinadores Pedaggicos
de Educacin Bsica

Docentes Docentes Registro Acadmico Registro Acadmico
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1.3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
General ment e, las empresas dedicadas a prestar servicios de educacin
son fundadas por profesionales en esa rea, que no tienen mayor conocimiento
sobre admi nistracin y menos an en un tema de mayor especializacin como lo
es el rea financiera; y que, por tanto, enfoc an sus esfuerzos para procurar un
orden basado ms en l as necesidades y buenas i ntenciones que en una base
tcnica que les permita mej ores resultados con una maximizacin de recursos.
La carencia de control es financieros para el manej o eficiente del fluj o de efectivo
conduce a una inadecuada admi nistracin de los fondos, incidiendo en posibl es
fugas de efectivo, probl emas de liquidez, inadecuado manej o de la cartera de
clientes y prdida de oportuni dades en la toma de decisiones.
El Liceo San Miguel, desde sus i nicios, no ha establecido sistemas de control es
financieros, generando una probl emtica que s e ha veni do inc rementando c on el
crecimiento del colegio, ya que en l a actualidad cuenta con una poblacin
estudiantil de 1650 al umnos, lo cual ha implicado para el Liceo un aumento del
recurso humano tanto en el rea docente como en lo admi nistrativo. Sin embargo,
la institucin an no cuenta con herramient as para obtener el control financiero
requerido para l a realizacin de actividades de inv ersin, tanto en i nfraestructura
como en equipamiento.
El establecimiento de controles financieros le permitira mej orar la operatividad en
aspectos como el manej o de cartera de clientes, proporci onando informacin que
logre mayor efectividad en el cobro de l as colegiat uras, minimizando de esta forma
la morosidad existente. Esto f acilitar contar con fondos oportunos. Asimismo, un
sistema de arqueos de caja cont ribui ra a evitar la fuga de efectivo y proporcionara
adems herramientas que faciliten una planeacin de los desembolsos para las
actividades operativas, de inversin y financiacin.


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1.4 JUSTIFICACIN.
Una posible sol ucin a la problemtica descrita seran las aplicaciones
peri dicas y eventuales de arqueos de caja, con la intencin de disminui r el
volumen de ef ectivo, para prevenir actos de deli ncuenci a, adems de lo grar que
los empl eados sientan que existe inters por parte de la gerencia de estar
pendient e de los fondos.
Los control es se han constituido en una herramienta que permite del egar autori dad
y responsabili dad en el capital humano, sin perder continuidad o seguimi ento de
las operaciones que se realizan en la organizacin.
Las teoras modernas de administracin hacen nfasis en darle cada da mayor
campo de accin y poder de decisin a los empleados, lo cual permite mayor
identidad e integracin de l os obj etivos individuales con los de l a empresa; pero, a
la vez, se requiere establec er control es que, sin disminuir l a i niciativa y/o
creatividad del rec urso humano, permitan a la alt a gerencia contar con el ementos
de monitoreo de cada una de las operaciones de la empresa. Es en este c ampo
en el que se pretende proporcionar mecanismos y polticas que permitan
implementar un sistema de control int erno que facilite un ef ectivo manejo
financiero, minimizando posibili dades de fuga del efectivo. El no tener clari dad
sobre esta actividad generalmente abre oportunidades para que al gunos fondos se
desven, y tiende tambin a ori ginar probl emas de credibilidad sobre el capit al
humano de la empresa, as pecto que trae consigo ef ectos muy negativos para el
clima laboral en general.
Otro as pecto importante es procurar una cartera de clientes ms solvente,
mejorando los perodos de recuperacin, que permita un mayor flujo de f ondos
para cubri r las necesidades operativas mensual es de la empresa. Adems, es
importante contar con informacin oportuna que permita realizar presupuestos
financieros que sirvan de bas e para la toma de decisiones en las diferentes
actividades, tanto operativas como de inversi n que se realicen.
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Se considera que con la realizacin del estudi o se benefi ciar:
A LOS PROPIETARIOS: quienes contarn con herramientas y/o polticas que les
permitan tener un mej or control del flujo de efectivo, con informacin oportuna
sobre el mismo.
A LOS EMPLEADOS: a quienes se les proporcionar una gua de cmo registrar
las transacciones financieras, de forma que les facilite el cuadre de sus
operaciones, y por ende su transparencia y estabilidad en sus funciones.
A LOS ESTUDIANTES DEL LICEO: quienes podran recibir mej ores servicios,
producto de que el Col egio tendr a ms opciones para inverti r en la calidad y
cantidad de los servicios que les ofrece.
A LA UNIDAD DE MAESTRA: ampliando su fuente bi bliogrfica y proyectando
positivamente su imagen en la Zona Oriental.
A LA COMUNIDAD ESTUDIANTIL EN GENERAL: ya que, se convertir en una
fuente de informacin especializada sobre el tema a tratar.

1.5. DELIMITACIN DEL PROBLEMA
1.5.1. Delimitacin Espacial .
La inv estigacin s e realiz en el Lic eo San Mi guel, ubicado en l a ciudad de San
Miguel.
1.5.2. Delimitacin Temporal .
El estudio se realiz en el perodo de abril a octubre de 2007.
1.5.3. El universo de estudio.
Lo constituyeron los 11 empleados admi nistrativos del Liceo San Miguel. Para el
estudio no se consider muestra, debido a que se hizo un censo poblacional.
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1.6. OBJETIVOS.
1.6.1. OBJETIVO GENERAL.
Disear un sistema de control i nterno para un efectivo manejo financiero en el
Liceo San Mi guel.
1.6.2. OBJETIVOS ESPECFICOS.
Disear instrumentos para propiciar un manejo ms eficiente de los flujos de
efectivo y una mejor ej ecucin de las actividades financieras del Colegi o.
Proponer la adopcin de medidas de control interno para facilitar un manejo
ms eficiente de los fondos.
Ofrecer una propuesta para mejorar la admi nistracin de la cartera de clientes
que cont ribuya a reducir la morosidad en el pago de las colegiat uras.