UNIDAD 2

SISTEMAS DE INVENTARIOS


MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS
INTRODUCCIN
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la antigedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en
los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el problema
de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que
le asegurarn la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades
normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos
necesarios para sobrevivir motiv la existencia de l os inventarios.
Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de
bienes y servicios; de aqu viene la importancia del manejo de inventario por parte
de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control
oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo contable un estado
confiable de la situacin econmica de la misma.
INVENTARIO
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero,
antes de venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el
grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el
balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el
estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancas
disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las mercancas
vendidas durante un periodo determinado.


Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems
de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin
de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas
de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del
negocio.
El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los
gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el
gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su
principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y
disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercanca
vendida se convertir en efectivo dentro de un determinado peri odo de tiempo. El
termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancas de
una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artculos
en proceso de produccin y los artculos que sern consumidos directa o
indirectamente en la produccin. Esta definicin de los inventarios excluye los
activos a largo plazo sujetos a depreciacin, o los artculos que al usarse sern as
clasificados.









CUENTAS RELACIONADAS CON LOS INVENTARIOS
A aquellas empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta
su principal funcin y la que da origen a todas las restantes operaciones,
necesitan de una constante informacin resumida y analizadas sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las cuentas podemos mencionar
las siguientes:
Inventario (inicial)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas en la
fecha que comenz el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de
los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no
vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrar
con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.
Compras
En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el periodo
contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte
del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la
compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta
cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se
cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar
toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se
abonar a la cuenta compras.
Ventas
Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la
Empresa y que fueron compradas con este fin.
Devoluciones en ventas
La cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la
empresa.



Inventario (final)
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar del periodo contable y
corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su
correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las
compras y ventas netas del periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas
en Ventas de ese perodo.

SISTEMAS DE INVENTARIOS
El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema
de inventarios permanente y Sistema de inventarios peridico.
SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE
El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite
un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad
que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada
Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha
de adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se
retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el
saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la
determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada
salida de un producto, se registra su cantidad y costo.
Valuacin de los inventarios en el sistema permanente.
La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de venta por
el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancas,
puesto que stas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por
lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancas
compradas.
Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante
diferentes mtodos que buscan determinar el costo de la forma ms real,
dependiendo del tipo de empresa.



Entre los mtodos de valuacin tenemos: Mtodo del promedio ponderado,
Mtodo Peps, Mtodo Ueps.
Contabilizacin de los inventarios en el sistema permanente.
En el sistema permanente, las compras de mercancas o Materia prima se
contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la
cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crdito a la
respectiva subcuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuent a de
ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de
cada venta, se determina tambin su costo

SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO
El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza un control
cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo
fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles
en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no
puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es
el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta,
en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de
un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso
realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario
inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el
inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un
sistema que facilita la perdidadel los inventarios. Solo se pueden hacer
seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos
fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Contabilizacin en el inventario peridico.
En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se
contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta


compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor all acumulado,
se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancas compradas se contabilizan tambin en la cuenta
de compras (6225 Puc Colombiano). Las ventas se contabilizan en la respectiva
cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolucin en ventas
(4175 Puc Colombiano).Cuando se realiza el juego de inventari os, se hace el
conteo fsico y se determina el inventario final, ste inventario final si se contabiliza
en la cuenta de activos (Inventarios).