DEFINICIN DE PROCESOS

Y
DISEO DE CARGOS




2014
CONCEPTO DE PROCESO
PROCESO: Conjunto de actividades planificadas que interactan entre si,
que se ejecutan transversalmente en dos (2) o ms dependencias, con el fin
de generar un servicio y/o producto.

REDISEO DE PROCESO: Es el cambio de un proceso actual para hacerlo
mas eficaz (mejores resultados) y eficiente (optimizando recursos).

CARACTERIZACIN DE PROCESO: Es elemento documental que permite
contextualizar el proceso: dnde inicia, dnde termina, cules son sus
entradas y proveedores, sus resultados, los controles, quin(es) percibe(n)
el servicio.

FINALIDAD DE PROCESO: es el cumplimiento deseado o determinado por el
proceso, posterior a la realizacin de su ltima actividad o subproceso.

OBJETIVO DE PROCESO: Es la razn de ser del proceso. Para qu existe ese
proceso dentro de la organizacin?

RESPONSABLE DEL PROCESO: Es el cargo al que le ha sido asignada la
responsabilidad y autoridad de gerenciar el proceso.

ALCANCE DEL PROCESO: define los lmites del proceso, detallando la actividad con
la que inicia y con la que termina.

ENTRADA DEL PROCESO: son los insumos, servicios o informacin necesarios para
el inicio del proceso.

PROVEEDOR DE LA ENTRADA DEL PROCESO: es el proceso, persona o tercero que
suministra el insumo, informacin, producto o servicio necesarios para el inicio del
proceso.

ACTIVIDAD O SUBPROCESO: son las etapas que el proceso realiza
(procedimientos) para transformar los insumos en productos o servicios. Los
cuales son realizados en las dependencias.


SALIDA, PRODUCTO O SERVICIO: es el producto, servicio, informacin,
directriz, etc.; que es generado como resultado de la ejecucin de las
actividades o subprocesos.

USUARIOS: son los procesos, personas o terceros que reciben el producto o
servicio generado por el proceso.
CLAVES PARA DISEAR CARGOS Y PERFILES PRODUCTIVOS Y
RENTABLES


PRIMERA CLAVE:

Identifique bien el cargo, evite los nombres ambiguos,
garantice que la denominacin o nombre del cargo
corresponda con el objetivo misional del mismo.


CLAVES PARA DISEAR CARGOS Y PERFILES PRODUCTIVOS Y
RENTABLES



SEGUNDA CLAVE

Asegrese que el cargo reporte a un nivel superior con el
cual tenga congruencia lgica, evite por ejemplo que un
cargo jurdico reporte al de sistemas o el tesorero al de
mercadeo, etc.

TERCERA CLAVE

Asegrese que el objetivo misional del cargo quede
plenamente alineado con la estrategia de la empresa, esto se
logra concretando globalmente lo que se hace, sobre qu
proceso se hace, que directriz o referente determina lo que
hace, y de manera muy precisa que resultado debe alcanzar el
cargo (recuerde que el objetivo misional debe ser medible)
evite las expresiones velar garantizar abogar
propender en su lugar use trminos como aumentar
incrementar lograr alcanzar disminuir reducir, etc.




CUARTA CLAVE

Evite transcribir los relatos que las personas le hacen de sus
tareas cotidianas, identifique las actividades y estructure el
cargo por procesos, articulando las responsabilidades bajo la
metodologa PHVA. Especifique los resultados que debe lograr
cada actividad, es requisito indispensable para definir las
competencias del cargo.




QUINTA CLAVE

No detalle tareas, estas deben registrarse en los
procedimientos, instructivos, guas de usuario, etc. En su lugar
establezca una referencia cruzada que indique la direccin
exacta del documento en el cual se describen los pasos para
ejecutar cada actividad.



SEXTA CLAVE

Establezca al menos un indicador de gestin que indique si
el cargo cumple o no su objetivo misional y asigne la
responsabilidad de ese indicador al titular del cargo quien
debe revisar el resultado y tomar las acciones pertinentes
para mantenerlo dentro de los lmites previamente
establecidos.



SPTIMA CLAVE

Defina las facultades que tiene el cargo para tomar
decisiones autnomas. Ejemplo: suscribir contratos,
otorgar crdito, aprobar desembolsos, aprobar
descuentos, firmar ttulos valores, dispones de activos,
etc. Especificando con exactitud, en cada caso, el alcance
de cada atribucin y el documento en el cual se otorg
dicha facultad.


OCTAVA CLAVE

Construya el perfil de competencias solamente despus
de terminar la descripcin del cargo y lgicamente
despus de haber elaborado el catlogo de competencias,
recuerde que la descripcin del cargo y el perfil de
competencias son documentos complementarios pero
diferentes en su propsito, evite entremezclarlos.
NOVENA CLAVE

Asegrese que el perfil de competencias especifique
La educacin formal requerida para el cargo ejemplo: bachiller, tcnico,
ingeniero qumico, etc. Evite escribir trminos como y profesiones afines
La formacin, entrenamiento o capacitacin especfica requerida para la
ejecucin del cargo
La experiencia en trminos de tiempo durante el cual con anterioridad haya
ejercido la actividad y/o haya manejado herramientas especficas (se asocia
tambin con competencia tcnica)
Requisitos especficos del cargo tales como disponibilidad para viajar, trabajo
por turnos, trabajo en altura, o bajo temperaturas
Especiales.
Las competencias conductuales definidas y especificadas en trminos de
indicadores conductuales y grados de dominios segn la jerarqua del cargo

DCIMA CLAVE

Asigne el trabajo de disear y documentar cargos y
perfiles de competencia a un equipo de profesionales que
posean la formacin acadmica apropiada expertos en
administracin de personal, ingeniera organizacional,
anlisis ocupacional, psiclogos organizacionales que
tengan experiencia, cuenten con una metodologa
probada y dispongan de herramientas computarizadas
apropiadas, as evitara perder credibilidad tiempo y dinero.