10 Procedimiento Administracion Caja Menor

GF-01-PR-10
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN
DE CAJA MENOR
Versin 1
Pgina: 1/9
PROCESO GESTIN FINANCIERA
20/10/2008

Uni versidad Autnoma
Del Caribe
Elaborado por:
Ing. Danny Ortega,
Asistente de Calidad
Revisado por:
Dr. Javier Yepes, Jefe de
Contabilidad
Aprobado por:
Dr. Orlando Saavedra,
Director Financiero
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Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL CARIBE

DE CAJA MENOR

GESTIN FINANCIERA

GF-01-PR-10

DE CAJA MENOR
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Del Caribe
Elaborado por:
Ing. Danny Ortega,
Revisado por:
Contabilidad
Aprobado por:
Director Financiero

1. OBJETO:

Proporcionar los recursos financieros necesarios para suplir las necesidades de financiamiento de
actividades de soporte de los diferentes procesos de la Universidad.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para todas las actividades desarrolladas por los responsables de la
administracin de los fondos de cajas menores de la Universidad Autnoma del Caribe. Este
procedimiento aplica para las actividades de desembolso de caja menor y para la solicitud de
reembolso de fondos y verificacin del uso de los mismos.

3. RESPONSABLES:

Son responsables por el correcto desarrollo de este procedimiento en cada una de sus fases_

- Director Financiero: Por gestionar el desembolso de los recursos a las cajas menores.
- Responsable de la Caja Menor: Por administrar clara y responsablemente los fondos que le son
confiados, por exigir los soportes para las salidas de efectivo, por llevar los registros de las
mismas y por solicitar dentro de los parmetros especificados la renovacin de los fondos de la
caja.
- Los solicitantes de los fondos, por presentar los soportes de las salidas.

4. DEFINICIONES:

4.1 Fondo de caja menor:

Pequea suma de dinero que se deja en custodia de un responsable para atender los gastos
menores para los cuales no es aconsejable girar cheques.

La caja menor es un fondo de dinero en efectivo necesario para soportar la operacin del negocio
cancelando gastos menores e imprevistos que por su valor y la necesidad urgente de su ejecucin,
no justifica realizar el trmite de pagar con cheque.

4.2 Recibo de caja menor:

El recibo de caja menor es un soporte de contabilidad en el cual constan los pagos en efectivo
realizados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

4.3 Arqueo de caja menor:

Es el corte de caja complementado con el recuento o verificacin de las existencias en efectivo y de
los documentos que forman parte del saldo de la cuenta respectiva, a una fecha determinada.

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5. DESARROLLO

5.1. Descripcin por fases
5.1.1 Desembolso de caja menor

1. Solicitud de fondos por caja menor: El destinatario de los fondos solicita al responsable
de la caja menor la entrega de fondos para suplir los costos derivados de una actividad
relacionada con los procesos de la Universidad que requiere su financiacin de forma
apremiante.

Para este efecto el responsable de la caja menor entrega al destinatario de los fondos, al
mensajero o la persona que ha de entregar los fondos, un Recibo de Caja Menor para que
lo diligencie y as mismo le indica que debe presentar los respectivos soportes que
justifiquen la entrega de los fondos. En el documento Recibo de Caja Menor el destinatario o
intermediario debe consignar en los campos de concepto y valor una descripcin del destino
del dinero y la cuanta del mismo.

2. Entrega del desembolso: El responsable de la Caja Menor entrega los fondos al
destinatario, al mensajero o la persona que los ha de entregar al destinatario una vez haya
firmado el recibido y colocado el nmero de identificacin.

En caso de que los fondos entregados por caja menor no se entreguen directamente al
destinatario, la persona que los recibe ha de firmar un Recibo de Caja Menor Provisional, el
cual debe convertirse en definitivo en un trmino no mayor a tres das. Para este efecto la
persona que recibi los fondos debe presentar al responsable de la caja menor el Recibo
de Caja Menor Provisional firmado por el destinatario de los fondos. Luego el responsable
de la caja menor transfiere la informacin del Recibo de Caja Menor Provisional a un
Recibo de Caja Menor definitivo y destruye el provisional en presencia de la persona que
entreg los fondos.

El responsable de la Caja Menor guarda los Recibos de Caja Menor en la caja metlica
junto con el resto del dinero del fondo de la caja menor y los soportes en el lugar donde el
Director o J efe de su dependencia haya designado.

5.1.2 Reembolso de fondos de caja menor

1. Preparacin de solicitud de Reembolso: El responsable de la Caja Menor organiza y
revisa los Recibos de Caja Menor una vez a la semana para controlar el nivel de solicitud
de desembolso, que corresponde a 2/3 del fondo. As mismo se asegura de la disponibilidad
y correspondencia de los soportes y los Recibos de Caja Menor.

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2. Solicitar Reembolsos: El responsable de la Caja Menor una vez que se haya alcanzado el
nivel de solicitud de desembolso enva a la Direccin Financiera el reembolso del fondo de
la caja menor utilizado el formato Solicitud de Reembolso de Gastos de Caja Menor
autorizado y firmado por el Director del rea adjuntando los originales de los soportes de las
solicitudes al formato, guardando para s una copia de los mismos.

3. Revisin de la solicitud de reembolso: La Auxiliar de tesorera recibe y revisa la
solicitud de reembolso junto con los soportes anexos y aprueba o desaprueba la
correcta ejecucin del proceso de la solicitud de reembolso.

4. Autori zaci n del desembol so: El director financiero autoriza el pago de la solicitud de
reembolso de caja menor de acuerdo a la relacin presentada y de acuerdo a la
razonabilidad de los gastos relacionados, de segn lo establecido en el reglamento para
fondo de caja menor

5. Ingreso al si stema: La asistente de contabilidad ingresa al sistema la orden de pago
para generar el comprobante de egreso y lo remite a la auxiliar de tesorera para la
elaboracin del cheque.

6. El aboraci n de cheque: La auxiliar de tesorera elabora el cheque y la orden de pago
a nombre del custodio del fondo para realizar la cancelacin de la solicitud de
reembolso.

7. Revi si n de cheque: La asistente de contabilidad revisa la correcta elaboracin del
cheque. En caso de encontrar errores lo regresa a la auxiliar de tesorera para su
correccin, en caso contrario continua el procedimiento.

8. Revi si n del j efe de contabi l i dad: El contador revisa la orden de pago y su
contabilizacin. En caso de encontrar errores en la contabilizacin o en el cheque se
devuelve a la actividad pertinente.

9. Fi rma del cheque: El cheque elaborado es firmado por el Director Financiero y por el
Vicerrector

10. Entrega del cheque: La auxiliar de tesorera le coloca el sello seco a los cheques y
procede a hacer el pago de la respectiva solicitud de reembolso.

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5.1.3 Revisin de administracin de caja menor

1. Arqueo sorpresa: El Auditor Interno, el revisor fiscal o sus delegados inquieren al
responsable de la Caja Menor sobre los registros de la gestin del fondo en cualquier
momento de mes, corroborando que el fondo de sta corresponde a la suma del efectivo
disponible y el conjunto de los recibos de caja menor firmados con sus soportes. En caso de
detectar alguna irregularidad o faltante en el balance, el responsable de la caja menor
deber reponer el monto.

2. Informe de Auditoria Interna: El Auditor Interno, el revisor fiscal o sus delegados elaboran
un informe acerca del resultado del arqueo sorpresa y entregan una copia al responsable de
la caja menor evaluada.

5.2.1 Diagrama de flujo - Desembolso de caja menor

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE

1. Solicita al responsable de
la caja menor la financiacin
de una actividad

2. Entrega el desembolso de
fondos

1. Solicitante

2. Responsable de la caja menor

INICIO
1. Solicitud de
fondos por caja
menor

FIN
2. Entrega del
desembolso
Recibo de
caja menor

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5.2.2 Diagrama de flujo - Reembolso de fondos de caja menor


1. Organiza y contabiliza los
recibos de caja menor una
vez por semana y verifica el
nivel de solicitud de
reembolso

2. Solicitita el reembolso de
los fondos de la caja menor
a la direccin financiera

3. Recibe y revisa solicitud

4. Autoriza el desembolso
de acuerdo a la evaluacin
de los gastos

5. Ingresa al sistema la
orden de pago

1. Responsable de caja menor

2. Responsable de caja menor

3. Auxiliar de tesorera

4. Director Financiero

5. Asistente de contabilidad

INICIO
1. Preparacin
de la solicitud
de reembolso
Recibos de
Caja menor
2. Solicitar
reembolso
3. Revisin de
la solicitud de
reembolso
No
Si
Aprueba?
4. Aprobacin
del desembolso
FIN
5. Ingreso al sistema
A

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6. Elabora el cheque y la
orden de pago

7. Revisa la correcta
elaboracin del cheque

8. Revisa la orden de pago y
su contabilizacin

9. Firman el cheque

10. Entrega el cheque


7. Asistente de contabilidad

8. Contador

9. Director Financiero y Vicerrector


A
6. Elaboracin del cheque

7. Revisin del cheque
8. Revisin del jefe de
contabilidad
9. Firma del cheque
10. Entrega del cheque
Cheque
Tiene
errores?
No
Si
Tiene
errores?
No
Si
Orden de
pago
FIN

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5.2.3 Diagrama de Flujo Revisin de administracin de caja menor


1. Preguntan al responsable
de la caja menor sobre los
registros de la caja menor y
verifican la correspondencia
entre estos y los fondos
existentes

2. Elaboran un informe
acerca del resultado del
arqueo sorpresa

1. Auditor Interno, el revisor fiscal o
sus delegados

2. Auditor Interno, el revisor fiscal o
sus delegados

INICIO
1. Arqueo
sorpresa
2. Informe de
auditoria interna

Informe de
auditoria
interna
FIN

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6. REFERENTES NORMATIVOS:

- Reglamento para fondos de caja menor de la Universidad Autnoma del Caribe.

- Norma ISO 9001-2000, numerales 4.2.2., 4.2.3, 7.1, 7.2, 7.5.3., 8.2.3., 8.4.

7. REGISTROS

Tiempo de
retencin
Cdigo Nombre Tipo
Nivel de
Acceso
Almacenamiento

Clasificacin
Responsable Frecuencia
Archi vo
gestin
Archi vo
central
N.A.
Recibo de
caja menor
Fsico Restringido Fsico Cronolgica
Responsable
de la caja
menor
Cada vez
que se
presente el
servicio

N.A
Informe de
auditoria
Auditor
Interno, el
revisor fiscal o
sus delegados
Cada vez
que se
presente el
servicio

GF-01-PR-
10-F01
Solicitud de
Reembolso
de Gastos de
Caja Menor
Responsable
de la caja
menor
Cada vez
que se
presente el
servicio

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