Captulo 9

Preparacin y presentacin de la
Propuesta
9.1 La propuesta de Sistema. Su elaboracin
La propuesta de sistema es un resumen de lo que se sugiere para mejorar su desempeo.
Para abordar demanera adecuada la necesidad deinformacin:
Mtodo sistemtico para la adquisicin deHard y Soft.
Identica Costo/ benecio futuros
Anlisis decostos.
Evaluacin del Equipo y del Software
Esta actividad secomponede cuatro etapas:
Inventario del equipo decomputo
La tabla siguiente nos presenta un ejemplo de una forma de inventario que puede
presentarse a algunaspersonas.
1ra Computadora 2da Computadora 3ra Computadora
Equipo
Status
Antigedadestimada
Vida proyectada
Localizacin
NombreResponsable
Convenio Financiero
Tabla 9.1: Ejemplo de tabla deinventario
275
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 276
Algunas alternativas sonla expansin o la resignacin del equipo actual, detal forma
queesimportante conocer lo quese tiene a mano. Bsicamenteen el inventario se desea
conocer:
1. El tipo de equipo, numero demodelo y fabricante.
2. El estado de la operacin del equipo por instalar, en operacin, en almacena-
miento y con necesidad dereparacin.
3. La estimacindel tiempo deuso del equipo.
4. La vida proyectada del equipo.
5. La localizacin fsica del equipo.
6. La persona, departamento responsabledel equipo.
7. Estado nanciero del equipo: propio, rentado, o arrendamiento con opcin a
compra.
Estimacin dela carga detrabajo
Estimar la carga actual y proyectada, demanera quecualquier equipo queseadquiera
cuente con la posibilidad de manejar las cargas de trabajo actuales y futuras. Si las
estimaciones son correctasno habr necesidaddel cambio deequipo.
Evaluacin del Hardware
Es responsabilidad compartida entre la direccin, losusuarios y losanalistas.
Paralaevaluacinsedebeconsiderar: el tiemporequeridoparalasoperacionestpicas,
la capacidad total del sistema, los tiemposmuertos deCPU y el tamao dela memoria.
En las ultimas dcadas el costo del software como un porcentaje del costo total del
software-hardwareesta en ascenso. Ver gura.
0
20
40
60
80
100
120
1950 1960 1970 1980 1990 2000
hard
soft
Figura~9.1: Costo del Soft y Hard. Ultimas decadas
Dentro deesta etapa seevaluara:
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 277
1. Tamao y uso decomputadores
2. Dispositivosde almacenamiento
3. Adquisicin del Equipo (renta, comprar, renta con opcin a compra).
4. La evaluacin del Software.
Los paquetes de Soft se han vuelto muy accesibles. Es una alternativa valida, ahorra
muchas horasdeprogramacin. Debeser evaluado junto con el usuario.
Existen seis categoras principalespara ubicar a un Soft.
1. ecacia enel desempeo
2. eciencia operativo
3. facilidad del uso
4. exibilidad
5. calidad de documentacin
6. soporte del fabricante
9.2 I denticacin de costo y benecios
Deben considerarseen conjunto. Antes depresentar la propuesta sedebe predecir ciertas
variables, para ello cuenta con modelosde pronsticos.
La gura siguientepresenta un rbol de decisiones para elegir alguno delos mtodos
depronsticos.
Evaluacin grfica
Promedio mviles
Anlisis de series de tiempo
Correlacin
Regresin
Indicadores lideres
Economtricos
Modelo de entrada y salida
Estimacin de venta
Encuestas
Estudios Delphi
Mtodo de escenario
Anlogias historicas
Ausencia de datos
historicos
Disponib
ilidad de
datos
historico
s
incondicional
condicional
Figura~9.2: Seleccin de tcnicas depronosticosdisponibles
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 278
Estos costosy benecios tambin pueden ser denaturaleza tangibleeintangible.
Benecios tangibles: ventajas econmicas cuanticables que obtiene la Organi-
zacin a travs del uso del Sistema deI nformacin.
Ejemplo 9.1 Velocidadde proceso.
Benecios intangible: no sepueden cuanticar. Tambin son importantes.
Ejemplo 9.2 Mejora en el proceso de toma dedecisin.
Costo tangibles: son aquellos quese proyectan con precisin por el analista y el
personal decontabilidad
Ejemplo 9.3 Costo del equipo.
Costo intangible: son difciles deestimar y pueden no conocerse.
Ejemplo 9.4 Perdida de prestigio de la Empresa, debido a descuidos
9.2.1 Comparaciones de los costos y los benecios
Existen tcnicaspara la comparacin de costos y losbeneciospropuestos.
Anlisis depunto deequilibrio
El retorno a la inversin
EL anlisis del ujo efectivo
El valor presente
Anlisis de punto de equilibrio
Compara exclusivamente costos, permitedeterminar el momento en el cual se alcanza el
equilibrio del sistema de informacin propuesto. El punto en el cual se interceptan los
costos total del sistema actual y del sistema propuesto representa el punto deequilibrioa
partir del cual laempresa obtendrutilidadessi contaraconel nuevosistema.- Seincluyen
nicamentecosto tangibles. Estil cuandounaempresa estacreciendoy el costoasociado
al volumen sevuelvede gran relevancia en el costo global de la operacin. La desventaja
es quesuponequelos benecios permanecen constantes y esto no reeja la realidad.
Retorno de la inversin
Esuna manerasencilla deestablecer si una empresa debeinvertir en unSistema deinfor-
macin, conbase en cuanto tiempo requiera obtener benecios del sistema queamorticen
el costo de su desarrollo. A manera de resumen, el mtodo de retorno de la inversin
determina el numero de aos de operacin del sistema de informacin que se requieren
para comenzar el costo de su inversin. Los inconvenientesquelimitan su utilidad son:
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 279
0
20
40
60
80
1 2 3 4 5
Sistema
Propuesto
Sistema actual
Figura~9.3: El anlisis del punto deequilibrio para un sistema propuesto
No deja de ser un enfoquea corto plazo dedecisiones deinversin y reemplazo.
No le da importancia a la forma quesern programados los ingresos.
No considera el retorno total del proyecto, quepudiera ir masall del ao de amor-
tizacin..
ao costos costos acum benef benef. Acum
0 30000 30000 0 0
1 1000 31000 12000 12000
2 2000 33000 12000 24000
3 2000 35000 8000 32000
4 3000 38000 8000 40000
5 4000 42000 10000 50000
6 4000 46000 15000 65000
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
1 2 3 4 5 6 7
costos acum
benef. Acum
Figura~9.4: El retorno de inversin
Anlisis del ujo efecti vo
Examina la direccin, la magnitud y el patrn del ujo efectivo, que se asocia con el
sistema deinformacin propuesto.
Se utiliza para determinar cuando una compaa empezara a obtener utilidades y
cuando pasara delosnmerosrojos, esto selograracuando la utilidad superelainversin
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 280
1er Trim. 2do Trim. 3er Trim. 4to Trim. 5to Trim.
Ingresos 5000 20000 24960 31270 39020
Desarrollo Soft 10000 5000
Recursos Humanos 8000 8400 8800 9260 9700
CursosdeActualizacin 3000 6000
LeasingEquipo 4000 4000 4000 4000 4000
Insumos 1000 2000 2370 2990 3730
Mantenimiento 0 2000 2200 2420 2660
Costo Totales 26000 27400 17370 18670 20090
Flujo deEfectivo -21000 -7400 7590 12600 18930
Flujo deEfectivo Acum. -21000 -28400 -20810 -8210 10720
1
Tabla 9.2: El anlisisde ujo deefectivo
inicial.
Valor presente
Auxilia al analista para presentarle a los tomadores de decisiones de la empresa el valor
de la inversin en el tiempo, as como el ujo de efectivo asociado con el sistema. Es la
manera devalorar todoslosrecursoseconmicosgastadosygeneradosalolargo dela vida
til del sistema y decomparar loscostosactualesen el futuro y los beneciosactualesen
el futuro.
9.2.2 Lineamientos para el uso de los mtodos
Use punto de equilibrio si el proyecto necesita justicarse con basea su costo y no en sus
benecios.
Useretornoa lainversincuandolosbeneciostangiblesmejoreny seanunargumento
convincente para el sistema propuesto.
Useanlisisdeujo efectivo cuando el proyecto sea costoso en relacin con el tamao
de la empresa o cuando el negocio se vea afectado de manera signicativa por una gran
sangra defondos. Useel valor presentecuando el periodo deinversinsea largo ocuando
el costo del nanciamiento sea elevado.
El anlisis del valor presente auxilia al analista para presentarle a los tomadores de
decisiones el valor de la inversin en el tiempo, as como el ujo efectivo asociado con
el sistema de informacin. El valor presente es la manera de valorar todos los recursos
econmicos gastadosy generados a lo largo de la vida til del sistema y de comparar los
costos actuales con losfuturos, y losbeneciosactualescon los futuros.
9.3 Redaccin y presentacin de la Propuesta
La propuesta escrita es el resumen del trabajo del analista y esta propuesta puede ser
ecaz seusa algunas delossiguientesmtodos:
La organizacin ecaz del contenido
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 281
Un estilo profesional de redaccin
Presentacin oral dela propuesta
Organizacin ecaz del contenido
Una vez recopilado toda la informacin, necesita integrarla, esto implica incluir diez
elementos fundamentales, un estilo ecaz deredaccin, el uso complementario de guras.
Queincluir en la propuesta desistema:
1. Carta de presentacin. Para la Direccin y para el grupo de trabajo del MIS, de
incluir: quienes participaron en el estudio y un resumen de los objetivos, puede
incluir tambin la fecha y hora de la presentacin oral de la propuesta. Debe ser
concisa.
2. Pagina dettulo: en estapagina incluya: nombredel proyecto, nombredelosmiem-
bros del grupo y la fecha quese presenta la propuesta. Debeser clara. (Tiene ms
de arteque deciencia).
3. Indice de contenido: Es de utilidad para propuestas largas. En propuestas cortas
es aconsejable omitir el ndice. Debe ser conciso y debe ser preparado durante el
desarrollo deSistema.
4. Resumen Ejecutivo: Destinado a jerrquicos con poco tiempo. Debe incluir una
descripcin somera de las actividades. Quien, cuando, cual, donde y el como dela
propuesta. Como ocurreen la 1ra pagina del peridico.
5. Descripcindel estudiodesistemas. Esta seccin proporcionainformacinacercade
todoslosmtodosutilizados en el estudio y quien o quefueobjeto de estudio.
6. Resultados detallados del estudio desistema. Esta seccindetalla lo queel analista
ha encontrado acerca del sistema a travs de los mtodos descriptos en la seccin
anterior.Incluye conclusin acerca de problemas, tipos y frecuencias de errores, las
cargas detrabajo actualesy proyectadasy la manera en quelas enfrenta el sistema
actual. Seincluyen problemas.
7. Alternativasdel Sistema. Enesta partedel sistemael analistapresentadosotresso-
lucionesalternativasquesedirigendemaneradirectaalosproblemasanteriormente
sealados. Cada una delasalternativasdebenanalizarsepor separado. Describa los
costosy benecios de cada situacin. I ncluya grcas decomparacin de alternati-
vas.
8. Recomendaciones del analista. Una vez que se han ponderado las alternativas, el
analista tendr una opinin denida acerca decual seria la solucin mas adecuada.
En esta seccin sepresenta la solucinrecomendada. Incluyemotivos queapoyana
la recomendacin.
9. Resumen de la propuesta. Es un planteamiento breve que reeja lo contenido en
el resumen ejecutivo. Permite que el analista reeje una vez mas la relevancia del
Proyecto.
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 282
10. Apndices. Esla ultima parte, puedeincluir cualquier informacin queconsiderede
inters para individuos especcos, pero sin ser indispensable para la comprensin
del estudio. Aunquetienequeser completo, nolosatureconinformacinirrelevante.
Una vez que redacte la propuesta, seleccione a quien enviara las copias, no todos
recibirn la copia, entregue personalmente a quien haya seleccionado, esto puede causar
una buena impresin, al contagiar su entusiasmo e involucrarlosen el Proyecto.
Puede incluir: resumen de las etapas concluidas, grcos con mayor detalle, corres-
pondencia pertinente.
9.3.1 Eleccin de un estilo de redaccin
El mas adecuado es un estilo de redaccin comercial, pero si a la audiencia a quien se
dirigefavorececierto estilo, no dejedeutilizarlo.
Mantenga las referencias en un mnimo y no utilice pie depgina. Cuando sea apro-
piuado haga uso de ejemplos, ilustraciones, diagramas, tablas, guras, grcos, etc.
El uso deguraspara lograr unacomunicacinecaz. La integracindelasmismas es
unindiciodequeestaal tantodelasdiferentesmanerasenquelagenteasimilainformacin.
Las guras complementan la informacin escrita y siempre se deben interpretar con
palabras, nunca se deben presentar solas.
9.3.2 Uso ecaz de las Tablas
No son consideradas como ayuda visuales, pero permiten agrupar y presentar los datos
queel analista desea comunicar al lector en forma diferente.
Las Tablas deben contar con encabezados de columnas y renglones, titulo y deben
enumerarse. Incluya una sola tabla por pagina y de ser posible ajstela verticalmente.
Utilicemarcos o recuadros.
9.3.3 Uso ecaz de las grcas
Las grcas de lneas, de columnas y de barras comparan variables, mientras que las
circularesilustranlaintegracinporcentual deunaentidad.- Lineamientosaseguir: Dibuje
una sola grca por pagina, a menosquehaga una comparacin critica entrelos grcos.
I ntegre los grcos en el cuerpo dela propuesta. Enumrelosy pngale ttulos. Iden-
tiquecada columna cada eje, barra osegmento. I ncluyareferencias delosdistintos tipos
debarras, columnas y/ o lneas.
Uso ecaz degrcas y diagrama de programacin
No deje de incluir las grcas de Gantt en su propuesta. Estas grcas muestran
cuando concluir el Proyecto y el tiempo requerido para cada actividad.
Los diagrama de PERT son otro de tipo de grcas para audiencia mas tcnica, si
tienequeincluirlas, hgalo.
9.3.4 Adopcin de un estilo nico para la propuesta
Consideraciones visuales y de formato.
La propuesta son documentospersuasivos, en consecuencia la propuestadebe ser per-
suasiva desdeel punto de vista visual.
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 283
0
20
40
60
80
1 2 3 4 5
Sistema
Propuesto
Sistema actual
Semana
Costo
Identifique los ejes
Identifique las
lineas
Incluya claves de
indentificacin
Figura: 09-01
Incluya titulos
explicativos
Figura~9.5: Lineamientos para el dibujo efectivo degrcas
Lineamientos
Usodeespaciosenblancos: losespaciosenblancodistribuidosalolargodel textopermiten
destacar las ideas, asegurando que no pasaran desapercibidas. Deje mrgenes superior,
inferior, izquierda y derecha de cada pagina. Si el documento se va a encuadernar deje
mas margen izquierdo.
Escriba a dobleespacio en todo el documento.
Uso de ttulos y subttulos. Es decisivo su uso, si la propuesta es larga. Los ttulos
separan las distintas seccionesy ubicanal lector en el contexto principal. Si losttulos se
redactancon imaginacinpermiten queel lector siga la lgica dela redaccin y no pierda
el inters. Destaque los ttulos y subttulos, use letras maysculas, minsculas, negritas,
subrayado, sangras, cualquier combinacin, etc. Ubquelosendistintoslugaresdentrodel
texto.
Numeracindelapaginas. Esimportantenumerar laspaginas, eslaformamasrpida
de ubicacin. Los nmeros puede ubicarlos en : la esquina superior derecha, de manera
alternada en lasesquinasizquierda y derecha, si esqueel material seimprimepor ambos
lados, al pieola partesuperior delapagina.- Relacioneel numerodepaginadecadatitulo
conla tabla decontenido.
referencias y apndices. La mayora de los lectores aprecian que las referencias de
material externosean mnimas, si esnecesarioincluya al nal desuinformelasreferencias
a doble espacio y con formato consistente.
Lasreferencias incluyen: especicacionestcnicas, costo y tiempo involucrados.
9.4 Presentacin de la propuesta de Sistema
Lassiguientesconsideraciones incluyen quienes deben conformar laaudiencia, comoorga-
nizar, apoyar y realizar la presentacin oral.
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 284
Compresin de la audiencia: Es necesario conocer la audiencia a n de determinar
que tan formal ser, que presentar, que tipo de ayudas visuales debe incluir, en n, es
imperativo conocer a quien sedirigir la presentacin oral.
A continuacin se presentan diferentes tipos de audiencias y las acciones correspon-
diente.
Bsicamente los tipos deaudienciasson :
ejecutivos
usuarios principales
Ejecutivos: Alta direccin, tomadores de decisiones. No es necesario en abundar
en detalles tcnicos, si es necesario la informacin costo sobre benecio. Puede ser til
algunosejemploso ilustraciones. Useestadsticas contenidasenayudas visuales(grcas,
diagrama). Sea respetuoso del tiempo, es el recurso mas valioso de los tomadores de
decisiones. Ensaye para controlar su duracin. Deje tiempo abundante para preguntas y
comentarios. No estea la defensiva.
Usuarios principales: Dieren delosejecutivos en usaran la salida del Sistema.
Debe discutir los cambios que ocurrirn, detalles operativos. Utilice ejemplos e ilus-
traciones, comentarios sobre las bondades del sistema nuevo, la relacin costo/ benecio
tambin puedeservir, pero no esel aspecto principal a cubrir.
Utiliceayudavisualesdelaayudaocualquier ayudadequepermitaal usuarioconcebir
el uso deSistemas(prototipos).
9.5 Organizacin de la P ropuesta de Sistema
De todos los datos reunidos en la Propuesta, tome 4 o 5 principales, que pueden ser
el resumen ejecutivo, recomendaciones y el resumen de la propuesta, si el tiempo de
presentacinesmayor amedia hora, puedellegar a tomar hasta 9puntos, sin embargo en
lapresentacin oral, el asistentenollega aretener masdecuatro puntos. Cada uno delos
puntosdebecontar con algn tipo desoporte.
9.5.1 Planeacin de la I ntroduccin y la conclusin
Una vez queseha trabajado en los puntos principales puede redactarseuna introduccin
y una conclusin. Tal presentacin prepara a la audiencia para escuchar queeslo que va
a or.
La introduccindebe incluir un aliciente, algo quemantenga intrigado a la audiencia
respecto a lo quevendar despus. Tieneque tener un enfoquecreativo.
Ejemplo 9.5 Un poema, una ancdota, analoga, una broma.
La duracin de la introduccin debeser proporcional al tiempo disponible, entre el 5
y el 10%del tiempo total.
Las conclusiones deben reejarse en la introduccin, por lo tanto deben redactarse
juntas. Deben revisar los puntos principales de la propuesta. No debe repetir las ideas
principales expuestas en la introduccin sino quedebe reiterarlas.
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 285
9.5.2 Preguntas del momento
Las preguntas pueden hacerse durante y despus de la presentacin. La contestacin de
las preguntas durantela presentacin, hace mas informal y relajada la presentacin. Sin
embargo, puededesviar laatencin. Esconveniente dejar las preguntaspara el nal dela
presentacin, con el n demantener el control y comunicar los puntosde vista.
9.5.3 Uso de ayudas visuales
Los elementos visuales deben tener una apariencia profesional. Los elementos impresos
deben ser uniformesy visiblesdecualquier sitio del auditorio. Deben prepararse deante-
mano. UtilicepaquetesdeSoft. Practiqueconantelacin a la presentacina n deevitar
inconvenientes quepuedan surgir. Asegresequeel equipo estedisponiblepara lepresen-
tacin. Cuando exponga no dejedemirar a la audiencia en ligar demirar los elementos
queesteutilizando.
9.5.4 Uso de computadora personal en la presentacin
Uno deloselementos mas ecaz es una pantalla devideo conectada a una PC porttil.
Si lleva una PC a su presentacin deber considerar:
si es posible tratedeutilizar unsistema de proyeccionesdepantalla gigante, si esto
no fuera posible, utilice varias computadores..
Utiliceplanillasdecalculo, permitequeel tomador dedecisionesconsiderenumerosos
escenariosde simulacin durantela presentacin.
Si su sistema involucra computadores, en este caso actan como prototipos, y la
audienciacontara con una idea clara y concreta delo queserel sistema resultante.
dejeque la audiencia opere la computadora.
No haga la presentacin solo en la PC, e incluso si la utilizara, deber explicar que
eslo querealizara
Planee alternativas por si tiene algn tipo de inconveniente en la utilizacin del
equipo.
9.5.5 Principios de exposicin
Si la audiencia esta integrada por J errquicos, la exposicin deber ser formal, en otro
caso, tal vez convenga una presentacin del tipo taller.
Loslineamientos a seguir son:
1. mantenga un nivel devoz sucientemente fuerte
2. mirea cada una delas personas, conformehable.
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 286
3. elaboreayudasvisuales, lo bastantegrandepara quetodala audienciala puedaver.
4. usegestosquesean naturales a su estilo deconversacin.
5. iniciey concluya su pltica demanera segura.
Presente con serenidad la
introduccion y las concluciiones
Exponga en
voz alta
Utilice gestos
naturales
Mire a la
audiencia
Los elementos
visuales deben ser
suficientemente
grandes para que
todos los vean
Figura~9.6: Lineamientospara la exposicin
Para vencer la ansiedad existen cuatro lineamientos:
Sea UD. mismo. La personalidad del expositor es muy importantepara persuadir a
la audiencia. Debedesarrollarseintelectual, emocional y espiritualmente.
Preprese. Cuando mas sepa de su tema, mas fcil leser exponerlo. Esto signica
quedeber prepararsedeantemano en la exposicin. Son muy pocoslosquetienen
el don deimprovisar un buen discurso.
Habledemaneranatural. Nomemoriceni lea, parecerapocotico.- Lalecturaevita
la oportunidad del contacto visual. Memorizar una pltica disminuyela posibilidad
de adaptarse de manera adecuada a una audiencia en particular.. Confe en que
tieneunmensajequecomunicar y quesabecual es.- En lista los puntos principales,
indiqueel momento de presentar algn tipo deelemento que utilice.
Recuerde respirar. Esto suena curioso, ya que respiramos sin darnos cuenta. Sin
embargo, unaexcelenteforma dealcanzar unadecuadovolumendevoz esacordarse
del proceso de respiracin. Aspire profunda y largamente, justo ante dedirigirseal
grupo. Permtase respirar entre frases y durante las pausas normales de su exposi-
cin. Recuerdeque siolgicamente es imposible respirar con profundidad y seguir
nervioso.
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 287
9.6 Preguntas y Ej ercicios de Revisin
1. Sobre que tpicos necersitamos reexionar en la propuesta de sistemas.
2. Quemtodos depronosticosconoce. De ejemplos.
3. Dena Costo I ntangible. Deun caso deuso.
4. Dena Benecio Tangible. Deuncaso deuso.
5. Enumerey describa lastcnicas para comparacin decostos y benecios.
6. Quetpicosdeben ser consideradosen la etapa deradaccin de la propuesta.
7. Enumerey describa los lineamientosen el uso detablasy gracasdurantela redac-
cin dela propuesta.
8. Enumerey describa loslineamientosen la presentacindela propuesta.
CAPTULO 9. PREPARACI N Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 288
ReferenciaBibliogrcas
[15] Kenneth Kendall y J ulieKendall. Analisis y Diseo de Sistemas. PrenticeHall,
1991.