Repblica de Colombia

Gobernacin del Cauca

SECRETARIA DE SALUD
LABORATORIO DE SALUD PUBLICA
Cdigo: GDC - PR - 02
Versin: 1
PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 1 de 9
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS
LABORATORIO DE SALUD PBLICA
SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL CAUCA
CONTROL DE CAMBIOS
Versin Fecha Descripcin de la !di"cacin
1 Creacin
CONTROL DE DISTRIBUCI#N DE COPIAS CONTROLADAS
N$ COPIA DESTINATARIO FIRMA
AUTORI%ACI#
N
FIRMA
RECIBIDO
CONTROL DE ELABORACI#N& REVISI#N ' APROBACI#N
Re(isad!
p!r) Responsable Calidad
Apr!*ad!
p!r) Coordinadora LSP
Fira Fira
1. OB+ETIVO
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PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 2 de 9
Describir los pasos para el control de los documentos del Sistema de Gestin de
Calidad del Laboratorio de Salud Pblica de la Secretaria de Salud del Cauca.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos internos y externos del Sistema de Gestin de Calidad
del Laboratorio de Salud Pblica de la Secretaria de Salud del Cauca.
3. RESPONSABILIDAD
El control de los documentos es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestin de
Calidad sin embar!o es responsabilidad de todo el personal del Laboratorio de Salud Pblica
de la Secretaria de Salud del Cauca la aplicacin del mismo.
4. REFERENCIAS) "o aplica
5. DEFINICIONES
5.1 DOCUMENTO) es el medio de soporte de in#ormacin incluye manuales
procedimientos instructi$os caracteri%aciones de procesos &c'as t(cnicas de
reacti$os 'o)as de $ida de e*uipos listados maestros de documentos y de re!istros
actas y #ormatos de re!istro.
5.2 RE,ISTRO) Documento *ue presenta resultados obtenidos o proporciona e$idencia
de acti$idades desempe+adas.
5.3 COPIA CONTROLADA) es a*uella *ue est, ba)o mane)o exclusi$o de los car!os
espec-&camente de&nidos en la lista de distribucin. Se controlan los documentos
internos del Sistema de Gestin de Calidad.
5.4 COPIA NO CONTROLADA) es a*uella de uso libre por todas las personas dentro y
#uera de la or!ani%acin emitida con car,cter in#ormati$o.
-.- DOCUMENTO OBSOLETO) es a*uel documento *ue se encuentra
desactuali%ado.
-./ DIA,RAMA DE FLU+O) .lustra de #orma !ra,&ca la descripcin de las
acti$idades de un proceso se aplica a los procesos de reali%acin.
6. CONTENIDO
/.0 ELABORACI#N& MODIFICACI#N ' ELIMINACI#N DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE ,ESTI#N DE CALIDAD
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PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 3 de 9
DOCUMENTOS INTERNOS
PAS
O
ACTIVIDAD
RESPONSA
BLE
1
Re$isa con los in$olucrados del proceso la necesidad de
elaborar o modi&car un documento e$aluando el !rado en *ue
a#ecta el sistema de !estin su pertinencia utilidad necesidad
real de la norma y el impacto en la producti$idad entre otros y
en consenso de&nen las acti$idades *ue se reali%an para
lle$arlo a cabo. Si es pertinente se elaboran los Re!istros
re*ueridos para el documento.
Al tener listo el documento elabora la solicitud en el #ormato
GDC - FO - 09 Solicitud para la elaboracin modi&cacin o
eliminacin de documentos y lo entre!a al Responsable de
Calidad /unto con el documento a in!resar o a modi&car en el
Sistema.
L-deres del
Proceso
0
Para un documento nue$o el CoordinadorResponsable de
Calidad asi!na el cdi!o documental.
1
Re$isa la solicitud y la documentacin para !aranti%ar *ue
cumpla con los est,ndares de&nidos en el procedimiento para
elaboracin de documentos GDC - PR - 02.
Si el documento tiene obser$aciones por parte del Responsable
de Calidad o los encar!ados de Re$isin o Aprobacin lo
de$uel$e al l-der del proceso para *ue 'a!a los a)ustes
necesarios.
Si el documento no tiene obser$aciones imprime ori!inal y lo
en$-a para &rmas.
Responsabl
e de
Calidad
Personal
asi!nado
de re$isin
y
aprobacin
2
Las personas responsables de la elaboracin re$isin y
aprobacin de documentos asienta su &rma y #ec'a en
manuscrito en los campos de 3Elaborado por4 3Re$isado por
3y 3Aprobado por45 debe estar acorde a los ni$eles de
aprobacin y elaboracre$isin de&nidas por el Laboratorio.
Personal
asi!nado
para la
elaboracin
re$isin y
aprobacin
6
Reco!e las &rmas en 3Elaborado por4 3Re$isado por 3y
3Aprobado por4 y actuali%a GDC- FO - 11 7it,cora de Cambios
para el control de las solicitudes documentales
Responsabl
e de
Calidad
8
De&nen a tra$(s de lo establecido para la distribucin del
documento a *uienes se les debe dar a conocer dic'o
documento.
L-deres del
Proceso
9 Recibe el documento &rmado y actuali%a el control de cambios
Coloca en todas las p,!inas del documento el sello de C!pia
C!n1r!lada.
Distribuye los documentos a las personas correspondientes
'aciendo &rmar el Re!istro de entre!a de documentos del
Sistema de Gestin de Calidad GDC- FO - 12 como constancia
de entre!a.
Responsabl
e de
Calidad
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Relaciona el documento en el Listado :aestro de Documentos
.nternos del Sistema de Gestin de Calidad GDC- FO - 07
;
Conser$a los documentos ori!inales y los arc'i$a en las
carpetas identi&cadas con el nombre del proceso respecti$o.
La copia ori!inal electrnica se !uardara en la carpeta del
Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio ubicada en el
computador asi!nado al responsable de Calidad. <sta ser, la
nica copia electrnica $,lida y nicamente tendr,n acceso los
l-deres de proceso
Responsabl
e de
Calidad
=
Reali%a la promul!acin del documento y dili!encia el Re!istro
3Acta de Reunin4 GDC- FO - 13 y la 'ace &rmar del personal
asistente.
L-deres del
Proceso
1>
Si se trata de modi&cacin o eliminacin de documentos
solicita la $ersin anterior y conser$a el ltimo ori!inal del
documento identi&c,ndolo como 3Documento ?bsoleto 3con
sello en una carpeta debidamente identi&cada como
3Documento ?bsoleto 3y destruye todas las copias *ue reco!e
del documento.
Consi!na la eliminacin reali%ada en el Re!istro GDC- FO - 14
@acta de eliminacin de documentos@. En medio ma!n(tico se
elimina del sistema si por al!una ra%n decide !uardarla se
identi&ca como obsoleta.
Actuali%a el Listado :aestro de Documentos .nternos del
Sistema de Gestin de Calidad GDC- FO - 07 de)ando escrito el
cdi!o del documento y eliminando el nombre.
Los cdi!os de los documentos o Re!istros dados de ba)a
*uedan disponibles para cuando sean solicitados nue$os
documentos o Re!istros.
Para los documentos del Sistema de Gestin re*ueridos por
pro$eedores o clientes imprime el documento y coloca el sello
de C!pia N! C!n1r!lada.
Responsabl
e de
Calidad
DOCUMENTOS E2TERNOS
11
.denti&ca los documentos externos del proceso a su car!o.
Solicita actuali%acin del Re!istro GDC- FO - 08 3Listado
:aestro de Documentos externos al SGC4
L-deres del
Proceso
10
Actuali%a el Re!istro GDC- FO - 08 3Listado :aestro de
Documentos externos al SGC e in#orma de la actuali%acin
del documento al l-der del proceso.
Responsable de
Calidad
11 Da a conocer los documentos externos de su proceso al
personal a su car!o y les 'ace &rmar el Re!istro 3Acta de
Reunin4 GDC- FO - 14 y la 'ace &rmar del personal
asistente
NOTA) Es responsabilidad de cada l-der del proceso re$isar
y actuali%ar los documentos a su car!o cada a+o o cada
$e% *ue ten!a modi&caciones al!una de las etapas del
L-deres del
Proceso
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proceso.
APROBACI#N DEL DOCUMENTO
12
La persona responsable de la elaboracin re$isin y
aprobacin de documentos asienta su &rma y #ec'a en
manuscrito en el recuadro con su nombre y car!o5 debe
estar acorde a los ni$eles de aprobacin y elaboracin
de&nidas por el Laboratorio y presentados en el cuadro
RESP?"SA7LES DE ELA7?RAC.A" REB.S.A" C
APR?7AC.A" DE D?CD:E"E?S
Personal
asi!nado para la
elaboracin
re$isin y
aprobacin
CORRESPONDENCIA
16
Para el control de la correspondencia recibida se dili!encia
el Re!istro GDC- FO - 15 Re!istro de Correspondencia
Recibida SecretariaL-dere
s del Proceso
18
Para el control de la correspondencia en$iada se dili!encia
el Re!istro GDC- FO - 16 Re!istro de Correspondencia
En$iada
RESPONSABLES DE ELABORACI#N& REVISI#N ' APROBACI#N DE
DOCUMENTOS
PROCESO REVISA APRUEBA
Direccionamient
o estrat(!ico
DirectoresResponsabl
e t(cnicos de las
,reas del laboratorio
Coordinador del laboratorio
Pro!ramacin
del ser$icio
Responsable de
calidad
Coordinador del laboratorio
Recepcin de
muestras
Responsable de
calidad
Coordinador del laboratorio
Reali%acin
ensayo y
ase!uramiento
de la calidad
Responsable
E(cnicode calidad
Coordinador del laboratorio
Re$isin y
an,lisis de datos
Responsable de
calidad
Coordinador del laboratorio
Elaboracin
in#ormes de
resultados
Responsable de
calidad
Coordinador del laboratorio
Gestin
documental
Responsable de
calidadDirectores
t(cnicos de las ,reas
del laboratorio
Coordinador del laboratorio
Gestin de
compras y
contratacin
Responsable de
calidadDirectores
t(cnicos de las ,reas
del laboratorio
Coordinador del laboratorio
Gestin
metrol!ica
Directores t(cnicos de
las ,reas del
laboratorioResponsabl
e t(cnico
Coordinador del laboratorio
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Gestin del
talento 'umano
Responsable de
calidadDirectores
t(cnicos de las ,reas
del laboratorio
Coordinador del laboratorio
.nstalaciones y
condiciones
ambientales
Responsable
t(cnicoDirectores
t(cnicos de las ,reas
del laboratorio
Coordinador del laboratorio
Gestin de
materiales
Responsable
t(cnicoDirectores
t(cnicos de las ,reas
del laboratorio
Coordinador del laboratorio
Gestin de
me)ora
Responsable
t(cnicoDirectores
t(cnicos de las ,reas
del laboratorio
Coordinador del laboratorio
/.3 DIA,RAMA DE FLU+O
ELABORACI#N& MODIFICACI#N O ELIMINACI#N DE DOCUMENTOS
C?"E"S? C?" PERS?"AL DEL PR?CES? PARA ELA7?RAC.A" ? :?D.F.CAC.A" ? EL.:."AC.A" DE D?CD:E"E?S
ES B.A7LEG
Si
RECHAIA
F."
"o
1
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ACEDAL.IAC.A" DE L.SEAD?S :AESER?S
D.SER.7DC.A" DE D?CD:E"EAC.A" ACEDAL.IADA C REC?LECC.A" DE ?7S?LEE?S S. L? REJD.ERE
D.FDS.A" DE CA:7.?S E" D?CD:E"E?S
C?"ER?L DE ESEAD? DE D?CD:E"E?S
F."
1
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4. RE,ISTROS
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GDC K F? L >9 Listado :aestro de Documentos .nternos del SGC
GDC K F? L >; Listado :aestro de Documentos externos al SGC
GDC K F? L >= Solicitud para la elaboracin modi&cacin o eliminacin de
documentos
GDC K F? L 1> Lista de Re!istros a Controlar
GDC K F? L 11 7it,cora de Cambios para el control de las solicitudes
documentales
GDC K F? L 10 Re!istro de entre!a de documentos del Sistema de Gestin de
Calidad
GDC K F? L 11 Acta de Reunin
GDC K F? L 12 Acta de eliminacin de documentos
GDC K F? L 16 Re!istro de correspondencia recibida
GDC K F? L 18 Re!istro de correspondencia en$iada
GDC K F? L 19 Listado :aestro de Re!istros del SGC