La Negociacin Estratgica de Compras

Un tema en la agenda del CEO

Sebastin Alliani (sebastian_alliani@atkearney.com)
Gustavo Franchella (gustavo_franchella@atkearney.com)
Alejandro Gusis (alejandro_gusis@atkearney.com)


Buenos Aires, 12 de Noviembre de 2001
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 2
Agenda

Introduccin
Metodologa de Abastecimiento Estratgico
Etapas de Negociacin - Caso Prctico
Conclusiones

A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 3
Introduccin
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 4
Objetivos de la sesin
Presentar y debatir diversos escenarios de negociacin
que suceden en proyectos de Abastecimiento Estratgico
en los que participa A.T. Kearney
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 5
A.T. Kearney es una firma lder en consultora de
alto valor agregado
Facturacin de US$ 1.500 millones/ao
Fundada en 1926
66 oficinas en 35 pases
4.000 consultores
2.000 proyectos por ao
70% de repeticin de clientes

A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 6
Nuestras referencias en Abastecimiento
Estratgico
A.T. Kearneys helped us achieve results that exceeded our
highest expectations
Gary Forsee, Vice Chairman, Bell South
ABB
AMERITECH
ARCO
Bank of America
Bell Canada
BellSouth
Bristol-Myers Squibb
Chevron
Deutsch Telekom
EDS
Eli Lilly
Euro Disney
Federal Express
Fiat
Ford
France Telecom
General Motors
Hewlett Packard
Kellogg
Lucent Technologies
Nabisco
Sears
Sprint
Swiss Telecom
Telefonica
Telia
Telstra
United Airlines
Volkswagen

As you will see from all the commentary in the press and
analysts, which you and your team led, are pretty much entirely
responsible So many thanks for the sensational efforts
Ziggy Switkowski, CEO, Telstra
Telstra
US$ 650 Millones
Sears
US$ 750 Millones
in sharpest contrast A.T. Kearney consultants helped
engineer one of the most stunning corporate turnarounds in recent
memory
Arthur Martinez, CEO, Sears (excerpt, review of Dangerous
Company in Fortune, August 18, 1997)
Bristol-Myers Squibb
US$ 700 Millones
We have monumental goals for productivity improvements,
purchasing is delivering now
Michael F. Mee, CFO, Bristol-Myers Squibb
Bell South
US$ 650 Millones
General Motors
US$ 3500 Millones
A.T. Kearney is really the father of our global purchasing system.
They are our achievement consultants
Jack Smith, CEO, GM
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 7
Metodologa de
Abastecimiento Estratgico
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 8
El proceso de abastecimiento estratgico
fue diseado para apalancar la calidad y la
competitividad va abastecimientos
Reducir costos
significativamente
Aumentar la
competitividad,
siempre buscando la
calidad total y la
integracin con los
mercados
proveedores ms
competitivos
Definir las estrategias
de abastecimiento
Transparencia de
precios
Fuerza de
negociacin
Objetivos del proceso de abastecimiento estratgico
?
$
T Q
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 9
Identificacin de oportunidades preliminares
Determinacin de presupuesto y clusulas contractuales
Anlisis del mercado proveedor actual y potencial
Entendimiento de la dinmica del mercado
Definicin de la estrategia de compra
Desarrollo de las tcticas y escenarios de cotizacin
Elaboracin, envo y anlisis de los pedidos de cotizacin
Conduccin de las negociaciones con proveedores hasta el cierre
Establecimiento de ahorros definitivos
La ejecucin de un proyecto de abastecimiento
estratgico se desarrolla en 5 etapas principales

Monitoreo y Control


Negociacin con
proveedores

Estrategia de compra
y de negociacin

Inteligencia de Mercado
4
5
6
Alcance del Proyecto
Fuente: Metodologa de A.T. Kearney
Implementacin de los acuerdos
Establecimiento del sistema de seguimiento de erogaciones y ahorros
Evaluacin de desempeo de proveedores
Ajuste de organizacin, procesos y sistemas
3
Relevamiento del perfil de las categoras de compra
Determinacin del gasto/inversin futura (Baseline) a trabajar

Diagnstico y Venta

1

Baseline
2
Metodologa de abastecimiento estratgico
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 10
Resultados esperados
del diagnostico
Inicialmente se realiza un diagnstico de la
estrategia actual de aprovisionamiento del
cliente...
Las 7 dimensiones del aprovisionamiento
1. Entendimiento de la estrategia de
compras en la empresa con foco en
los puntos fuertes y dbiles
2. Visin detallada de la estructura
organizacional e interfaces con
otras reas de la empresa
3. Entendimiento de relacionamiento
de la empresa con sus proveedores
y de los criterios de seleccin,
validacin y exclusin
4. Nivel de control del proceso de
compras
5. Disponibilidad de datos y su
utilizacin para toma de decisiones
Diagnostico y Venta
Control de gestin
Gestin del
conocimiento
Estrategia de
Compras
Gestin de
Proveedores
Proceso de
Aprovisiona-
miento
Control de
Compras
Organizacin de
Compras
1
2
3
4 5
6 7
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 11
Repuestos
de auxilio
Bombas
Seguros.
Combustible
Vlvulas
Viajes
Fletes
Servicios
profesionales
Trabajos civiles
Equipo
pesado
Productos
qumicos
...en base al diagnostico se priorizan las categoras de
compra segn su impacto potencial
Altas
Medias
Bajas
Baja Media Alta
A
h
o
r
r
o
s

p
o
t
e
n
c
i
a
l
e
s

Facilidad de implementacin
2 ola
1 ola
Valor de la categora de compras
Servicios
Marketing
Software
Mktg directo
Mnt. eq.
Telecom
Servicios de seguridad
Hardware
Embalaje
Tubos
.





Material
elctrico Sistemas
de control
Medidores
Servicios IT
3 ola
Limpieza
Telecomunicaciones
Ejemplo empresa
minera
Desglose del gasto total Baseline
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 12
Mediante entrevistas con ejecutivos clave y anlisis de
informacin disponible, definimos los factores clave por
familia de compra
Fuente: Metodologa A.T. Kearney
Perfil Bsico
de la Familia

Restricciones
Autoimpuestas
Requerimiento de comprar
dentro del grupo
Proveedores preferenciales
Gubernamentales
Legales
Proceso Actual de Compras
Centralizado vs. Descentralizado
Punto de pedido
Evaluacin de proveedores
Negociacin
Toma de decisiones
...
Especificaciones
Funcionales
Diseo
Calidad
Servicio
Estandarizacin
Precios/Costos
Precio
Tendencias
Estructura de costos y
cadena de valor
Costos de tenencia
Volumen
Por unidad de negocio
Por ubicacin
Tendencias
...
Baseline
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 13
Inteligencia de mercado
Tareas Coleccin de informacin
detallada de proveedores
Generar lista larga de
proveedores potenciales
Crear, enviar y analizar
RFI(*)
Desarrollar criterios de
calificacin
Screening de proveedores
potenciales vs. Criterios
Entregables RFI y su anlisis
Lista proveedores
segmentados por
capacidad
Criterios de calificacin de
proveedores
Lista corta de proveedores
para el RFQ
A travs de metodologas especficas se
analizan las dinmicas del mercado proveedor
Proveedores
validados
Validacin va
telefnica/fax
Nombre empresa
Direccin
Telfono
Fax/ e-mail
Contacto comercial
Gama macro de productos
Validacin
Long list
RFI*
Nota: (*) se evaluar la necesidad de trabajar con RFI o con un captulo tcnico dentro del RFQ
Proveedores
conocidos y nuevos
Ilustrativo
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 14
Estrategia de compra y de negociacin
Definido el baseline y abordado el mercado proveedor,
definimos la estrategia de compra y de negociacin
Desarrollar nuevos
proveedores
Expandir el mbito geogrfico
Agrupacin con otros negocios
Estandarizacin/
Normalizacin, simplificando
la complejidad de las compras
Productos sustitutivos
Optimizacin de los costos
asociados al ciclo de vida
Establecer alianzas
estratgicas
Desarrollar proveedores clave
Aliarse con otros compradores
Desarrollar la cadena integrada
de aprovisionamiento
Lanzar amenaza
creble
Renegociar precios
Desglosar el
producto del servicio
Reduccin del nmero de
proveedores
Consolidacin de las compras
Redistribucin volumen entre
proveedores
Agrupacin con otras familias
de compra
Reingeniera conjunta
con el proveedor
Integracin logstica
I+D conjunto
Compartir las mejoras
en productividad
Explotar poder de compra
Orientacin comercial
Crear ventaja competitiva
Orientacin tcnica
Concentracin
de volumen
Abastecimiento
Estratgico
Mejora en
especificaciones
de productos
Evaluacin
de mejor
precio
Mejora en
procesos
conjuntos
Reestructurar
relaciones
Abastecimiento
Global
Definicin de la
estrategia
Envo y
recepcin de
Solicitudes de
Cotizacin
Anlisis y
Seleccin de
mejores ofertas
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 15
Finalmente se conducen las distintas rondas de
negociaciones para definir la lista definitiva de
proveedores
Negociacin con proveedores
Tareas Desarrollar estrategias de
negociacin
Objetivos del equipo y roles
Identificar objetivos
proveedores y mensajes
principales
Identificar palancas de
negociacin
Conducir rondas de
negociaciones
Seleccionar proveedores
Identificar ahorros

Entregables

Ofertas formales
Recomendacin de
proveedores, cambios y
acuerdos necesarios
Plan de implementacin de alto
nivel
Posicionamiento
del proveedor
Alta
Alto
Baja
Bajo
Performance
- Calidad
- Presencia
- Entrega
- Servicio
- Etc.
Proveedores
ms atractivos
Precio
Ilustrativo
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 16
Etapas de Negociacin
Caso Prctico
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 17
Recientemente A.T.Kearney utiliz diferentes mtodos
de negociacin en un proyecto de Abastecimiento
Estratgico para un importante empresa local

Principales players del proyecto
Base de proveedores que
actualmente operan con la
empresa
Proveedores potenciales
de gran presencia en el
mercado
Alta direccin de AT
Kearney

Gerente de proyecto

Analista
Alta direccin de la empresa

Gerentes de rea

Supervisores
Empresa
AT Kearney Proveedores
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 18
Diagnstico preliminar de la situacin
actual
Discusin de oportunidades de ahorros
Clusulas contractuales
Propuesta tcnica y econmica
Alcance del proyecto y cronograma
Garantas
Diagnstic
o y Venta

Inteligenci
a de
Mercado
Estrategi
a de
Compra y
de
Negociac
in
Negociaci
n con
Proveedor
es
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreo
y Control
6
Participantes de la Negociacin
Alta direccin de
AT Kearney
Alta direccin
de la empresa
Empresa
AT Kearney Proveedores
Tpicos de Negociacin
La negociacin inicial tiene como objetivo definir
las condiciones contractuales del proyecto

A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 19
Relevamiento detallado de la
informacin de compras
Volmenes, montos, precios,
especificaciones, cobertura
geogrfica, etc.
Identificacin de los perfiles de compra
de cada familia
Mapeo de procesos y especificaciones
Participantes de la Negociacin
Nivel de anlisis
de AT Kearney
Nivel gerencial de
la empresa
Empresa
AT Kearney Proveedores
Tpicos de Negociacin
Diagnstic
o y Venta

Inteligenci
a de
Mercado
Estrategia
de
Compra y
de
Negociaci
n
Negociaci
n con
Proveedor
es
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreo
y Control
6
En una segunda etapa de define el Baseline a
ser utilizado en la medicin de los ahorros

A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 20
Caractersticas de la base actual de
proveedores
Volumen/monto de compra
Perfil de los proveedores
Acuerdo de los potenciales
proveedores existentes en el mercado
Consenso de los proveedores a invitar,
tanto actuales como nuevos
Diagnstic
o y Venta

Inteligenci
a de
Mercado
Estrategi
a de
Compra y
de
Negociac
in
Negociaci
n con
Proveedor
es
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreo
y Control
6
Tpicos de Negociacin Participantes de la Negociacin
Nivel de anlisis
de AT Kearney
Nivel gerencial
de la empresa
Proveedores
actuales y nuevos
Empresa
AT Kearney Proveedores
Asimismo se determinaron los proveedores
actuales y potenciales a invitar
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 21
Definicin, anlisis y consenso sobre
los resultados de la Solicitud de
Cotizacin (RFQ)
Eleccin de la alternativa estratgica
ms adecuada a las condiciones de la
empresa y del mercado
Seleccin de las mejores ofertas desde
el punto de vista tcnico y comercial
Diagnstic
o y Venta

Inteligenci
a de
Mercado
Estrategi
a de
Compra y
de
Negociac
in
Negociaci
n con
Proveedor
es
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreo
y Control
6
Tpicos de Negociacin Participantes de la Negociacin
Nivel de anlisis
de AT Kearney
Nivel gerencial
de la empresa
Proveedores
actuales y nuevos
Empresa
AT Kearney Proveedores
La estrategia de compra y de negociacin es
definida antes de negociar con los proveedores
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 22
La definicin de objetivos de los principales criterios a
negociar favorecen el proceso de negociacin
Si el objetivo necesitado no es conseguido (LAA), el alternativo es
elegido (BATNA)
Deseado
Reduccin de costo
actual del 20%
Capacidad de
cumplir el 100% de
las necesidades con
personal propio
Localizacin de
candidatos dentro
de las 24 horas
Precio fijo por 2
aos
Reporte mensual
MDO
Most Desired Output
Pronosticado
Reduccin de costo
actual del 12%
Capacidad cumplir
el 80% de las
necesidades con
personal propio
...

......
NORM
Expected Outcome
Necesitado
Reduccin de costo
actual del 7%
Capacidad cumplir
el 60% de las
necesidades con
personal propio
....

......
..........
LAA
Least Acceptable
Agreement
Alternativo
Continuar con el
acuerdo actual con
los proveedores
potenciales sin
acuerdo a largo
plazo
Materializar los
ahorros cotizados
en todos los
proveedores
BATNA
Best Alternative To
Negotiated Agreement
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 23
Diseo y consenso de la estrategia de
negociacin a seguir
Seleccin final de proveedores como
resultado de la negociacin
Diseo y acuerdo de un plan de
implementacin de alto nivel
Consenso sobre los ahorros
identificados con la alta direccin y el
nivel gerencial de la empresa
Alta direccin
de AT Kearney
Alta direccin y
nivel gerencial
de la empresa
Proveedores
actuales y nuevos
El objetivo de la negociacin con los
proveedores es definir los detalles del contrato
Diagnstic
o y Venta

Inteligenci
a de
Mercado
Estrategi
a de
Compra y
de
Negociac
in
Negociaci
n con
Proveedor
es
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreo
y Control
6
Tpicos de Negociacin Participantes de la Negociacin
Empresa
AT Kearney Provee-
dores
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 24
Las sesiones de negociacin deben seguir una
secuencia predefinida
Cierre
Anlisis
de las
propuestas
Presen-
taciones
Comienzo
Presentacin de
los participantes
Establecimiento
de:
Objetivos de la
reunin
Agenda y
tiempos
Reglas de
juego
Breve descripcin
de la situacin
Definicin de la
situacin actual
del proceso de
Abastecimiento
Estratgico
Descripcin del
proveedor (si
aplica)
Empresa,
productos,
capacidades,
etc.
Presentacin de la
propuesta de la
otra parte
Clarificacin de
dudas tcnicas y
comerciales
Comunicacin de
la posicin propia
a negociar
Evaluar la
respuesta y
flexibilidad de la
otra parte
Enfatizar las reas de
acuerdo
Introducir la
metodologa de
resolucin de
conflictos en los
puntos de
desacuerdo
Focalizar en los
problemas, no en las
personas
Trabajar solamente
sobre los problemas
que puedan ser
resueltos durante la
sesin

Documente los
principales
puntos de la
reunin
Acuerdos
Open issues
Defina los pasos a
seguir, con
responsables y
fechas
Utilice la agenda y documentacin preparada!
Problem
Solving
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 25
Las sesiones de negociacin deben conducirse a nivel
profesional, manteniendo el control y la documentacin
adecuada
Profesionalismo
Ser puntual y permanecer durante toda la reunin
Traer toda la documentacin necesaria
Tener bien preparados y clarificados los objetivos de la reunin
Control de la reunin
Seguir la agenda de la reunin controlando los tiempos
Asegurar que todos los participantes comprenden los puntos a negociar; reformular
mensajes si fuese necesario
Designar un lder de la negociacin que monitora y maneje el comportamiento del
equipo
Utilizar la opcin cuarto intermediocuando sea apropiado
Reorientar la estrategia de acuerdo a la nueva informacin recibida
Acordar planes de accin y mensajes de feedbackantes de compartirlos con la
otra parte
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 26
Tpicos de Negociacin
Definicin del plan de implementacin
(puede tener apoyo de AT Kearney)
Comunicacin vertical y horizontal de
los cambios necesarios a todos los
departamentos involucrados en el
proceso
Comienzo de las operaciones con los
proveedores resultantes
Participantes de la Negociacin
Proveedores
actuales y
nuevos
Alta direccin y nivel
gerencial de la empresa
Diagnstic
o y Venta

Inteligenci
a de
Mercado
Estrategi
a de
Compra y
Negociaci
n
Negociaci
n con
Proveedor
es
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreo
y Control
6
La materializacin de los ahorros, en general, es
llevada a cabo directamente por el empresa
Empresa
AT Kearney Proveedores
A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 27
Conclusiones
Demostrar valor agregado para el cliente es el objetivo
principal de la negociacin durante el proceso de venta
Diferentes negociaciones del tipo WIN-WIN son realizadas en
el transcurso de todo el proceso de Abastecimiento Estrtegico
Una negociacin final con los proveedores actuales y la
incorporacin de nuevos proveedores permiten mantener una
base de abastecimiento saludable
Cada negociacin es diferente Es necesario tener presente los
objetivos, incentivos y mnimos aceptables de cada uno de los
players antes comenzar la sesin