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INSTRUCTIVO DE CONTROLES EN AO ESCOLAR, FASES Y PERIODOS
Ao Escolar
Esta opcin se encuentra en el men: Administracin IE, grupo de opciones: Configuracin
Ao Escolar, opcin: Ao escolar.
1.- Cierre del Ao escolar:
El usuario indica CERRAR, el sistema muestra un mensaje de confirmacin:

El usuario confirma, luego el sistema validar que las fases de evaluacin registradas se
encuentren con estado: CERRADA.
De no cumplirse la validacin el sistema mostrar el siguiente mensaje:

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Fases de Evaluacin
Esta opcin se encuentra en el men: Administracin IE, grupo de opciones: Configuracin
Ao Escolar, opcin: Fases.
2.- Apertura de Fases de Evaluacin:
Fase Regular
El usuario indica ACTIVAR fase, el sistema mostrar una ventana de confirmacin:

El usuario confirma la accin, luego el sistema validar que el Ao escolar anterior
precedente se encuentre con estado CERRADO.

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Fase Recuperacin:
El usuario indica ACTIVAR, se mostrar un mensaje de confirmacin:


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El usuario confirma la accin, luego, el sistema validar que la Fase Regular este
CERRADA:

3.- Cierre de Fases de Evaluacin:
Fase Regular
Si el usuario indica CERRAR fase de evaluacin, el sistema mostrar una ventana de
confirmacin:


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El usuario confirma la accin, luego el sistema validar que la fase se hayan generado las
Actas de evaluacin final y estas se encuentren aprobadas.

Fase Recuperacin
Si el usuario indica CERRAR fase de evaluacin, el sistema mostrar una ventana de
confirmacin:

Si el usuario confirma la accin, luego el sistema validar que se hayan generado las Actas
de evaluacin de recuperacin y estn aprobadas.

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Periodos de Evaluacin
Esta opcin se encuentra en el men: Administracin IE, grupo de opciones: Configuracin
Ao Escolar, opcin: Reapertura de periodos de evaluacin.
1.- Si la fase se encuentra INACTIVA, la pgina se cargar como sigue:


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2.- Si la Fase se encuentra ACTIVA, se cargar la siguiente pgina.

3.- Si la Fase se encuentra CERRADA, se cargar la siguiente pgina.


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El usuario confirma la accin, luego el sistema mostrar la siguiente pgina con los campos
bloqueados.




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INSTRUCTIVO DE CONTROL DE MODIFICACIN DE LA FECHA DE NACIMIENTO DEL
ESTUDIANTE
El control implementado para la validacin de la modificacin de la fecha de nacimiento
del estudiante se aplica para los casos que existan matriculas registradas o Nminas de
matrcula Generadas cuando estas ya han sido enviadas y autorizadas por la UGEL.
Estudiante
Esta opcin se encuentra en el men: Estudiante, opcin: Registro de estudiantes.
1.- Al ingresar a la opcin, una vez identificado el estudiante, la pgina principal mostrar
el mensaje:


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2.- El usuario indica Modificar, y el sistema habilita los campos permitidos.
3.- El usuario modifica los campos necesarios, entre ellos la fecha de nacimiento.
4.- Luego el usuario indica Grabar.
5.- El sistema validar la modificacin de la fecha de nacimiento.
Si ya el estudiante ya se encuentra en Nmina de Matricula se mostrar el siguiente
mensaje:
Nmina Generada:

Nmina Aprobada:

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Solicitud Generada:

Si todo est conforme se mostrar el mensaje de confirmacin:

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Si ya existe una solicitud de rectificacin aprobada, en una realizado el cambio y se indique
Confirmar, se mostrar el mensaje:

Si el estudiante no se encuentra en Nmina de matrcula, pero ya presenta Registro
de Matrcula, se mostrar el siguiente mensaje:

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Instructivo Cambio de Estado de Matrcula (Estudiantes por Seccin)
Estudiantes por Seccin
- Se ingresa a la opcin Estudiantes por Seccin.

- Se selecciona el Grado, Seccin y se da clic en Listar Estudiantes. Se carga todos los
estudiantes de la seccin.

- En la columna Estado Matrcula, se visualiza el estado de matrcula de cada estudiante
para ese ao escolar.


- D
a
n
do clic sobre el estado del estudiante, emerge una ventana para el cambio de estado de
matrcula.

- Para el cambio de estado ha ANULADO se muestra un mensaje de confirmacin, solo para
ese estado, para el resto simplemente se acepta.



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PMO-000X-vX

INSTRUCTIVO VALIDACION DE LA EXTRAEDAD PARA INICIAL
Segn R.M Nro. 028-2013-ED el Ministerio de Educacin precisa que, se podr autorizar el
ingreso/permanencia del nio o nia hasta un ao mayor a la edad cronolgica
establecida al inicio del ao escolar, para la educacin bsica inicial, siempre y cuando
cuente con la solicitud expresa del padre, madre o apoderado, segn sea el caso o por
sugerencia de la IE con la autorizacin de padre, madre o apoderado, por motivos
debidamente justificados o acreditados.
De la misma R.M. se entiende que no podr matricularse a un nio que cuente con 2 aos o
ms, mayor a la edad establecida al inicio del ao escolar. Por ejemplo si un nio tiene 7
aos cumplidos al 31/03/2013, no podr matricularse en el grado de 5 aos.
Asimismo, si un nio, cumple 6 aos el 01/04/2013, podr matricularse sin ninguna
autorizacin ni acreditacin en el grado de 5 aos. Pero, si el nio cumple los 6 aos el
31/03/2013, requerir autorizacin y acreditacin para poder matricularse en el grado de
5 aos, siempre y cuando sea ingresante o desee permanecer en el grado (entindase por
permanecer en el grado, que el estudiante el ao anterior ya hizo el grado de 5 aos y
volver a repetirlo a solicitud de los padres).
Configuracin de grados por ao escolar
Esta opcin se encuentra en el men: Configuracin general, opcin: Grados.
1.- Se debe configurar para las edades de Inicial (grados) los lmites de Edad Desde y Edad
Hasta permitidas.

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Instructivo Pgina No 2/11
PMO-000X-vX


Esto permitir que se controle la extraedad por edad (grado).
Matricula
Esta opcin se encuentra en el men: Matrcula, grupo de opciones: Matricula, opcin:
Matricula Individual.
Validacin de extraedad para Inicial
1.- Al ingresar a la opcin, una vez identificado el estudiante, el sistema mostrar la fecha
de nacimiento del estudiante.

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Instructivo Pgina No 3/11
PMO-000X-vX


Luego de registrar los campos requeridos, para registrar la matrcula, el usuario indica
Grabar.
2.- El sistema validar con la fecha de nacimiento que la edad al 31 de Marzo, no exceda el
rango establecido para la edad indicada.
De ser as mostrar el siguiente mensaje:

3.- Si la edad calculada al 31 de Marzo, no excede del rango establecido a la Edad, pero hay
una diferencia de 1 ao respecto a la Edad indicada, el sistema mostrar el siguiente
mensaje:

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PMO-000X-vX


El sistema requerir que el usuario indique que:
1. Se ha presentado la justificacin necesaria para que el nio permanezca en el
grado/edad.
2. Indicar el tipo y nmero de documento de acreditacin presentado. P.e: Oficio N
4555: Informe Psicolgico.
Luego indicar Aceptar y el sistema registrar la informacin de la Matricula.


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Instructivo Pgina No 5/11
PMO-000X-vX

Gestin de Traslado Ingreso
- Se ingresa a la opcin Gestin de Traslado Ingreso.



- Selecciona el Ao lectivo y se da clic en el botn Agregar, carga la ventana
Registrar Constancia de Vacante.

- Se ingresa los datos y al momento de Grabar se valida la edad del estudiante, si
la edad del estudiante no se encuentra dentro del intervalo de edad del grado
destino, se muestra un mensaje emergente donde tendr que marcar la opcin e
ingresar la Declaracin Jurada.



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Instructivo Pgina No 6/11
PMO-000X-vX
























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Instructivo Pgina No 7/11
PMO-000X-vX

Matrcula Masiva (Excel)
- Se ingresa a la opcin Matrcula Masiva (Excel).

- Selecciona el Grado, Seccin y se hace clic Generar plantilla Excel.

- Aparece la venta de descargar del archivo Excel, que se tendr que guardar para
su respectivo registro de informacin de estudiantes. (Esta ventana vara
dependiendo del navegador que se utiliza)












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Instructivo Pgina No 8/11
PMO-000X-vX

- Luego se da clic en Cargar Nmina de Excel y tendr que seleccionar el archivo
Excel que registro informacin para ser procesada.







- Luego se informa al usuario que su Matrculas est siendo procesada.


- L
u
e
g
o

se da clic en ver estado de procesamiento donde se carga la ventana de Listado
de Procesos por Usuario.











- Se va marcar el estado de tu proceso como Su proceso tiene inconsistencias,
para poder las inconsistencias se da clic en Ver Reporte donde se va mostrar los
estudiantes que presentan la observacin de extra-edad, indicando que se debe
matricular dichos estudiantes en la opcin de Matrcula Individual.



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Instructivo Pgina No 9/11
PMO-000X-vX



Matrcula Automtica (pre-matrcula)

- Se ingresa a la opcin Matrcula Automtica (pre-matrcula).


- Se carga el listado de Diseo Curricular y Fase, el usuario puede seleccionar la
opcin que corresponda.



- A
l

d
a
r

c
l
ic en el botn Proceso de generacin de prematrcula, se carga un mensaje para
que el usuario confirme la accin.


- A
l

a
c
e
p

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Instructivo Pgina No 10/11
PMO-000X-vX

tar el Estado cambiara a Procesando, se puede ver el estado de su proceso,
dando clic en Refrescar estado.












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Instructivo Pgina No 11/11
PMO-000X-vX

- Al momento de dar clic en Mostrar informe se carga una ventana donde se
muestra el informe de su proceso.
















- Para los estudiantes que presenten el tema de extra-edad se le informara que
debe ser matriculado por la opcin de Matrcula Individual


INFORME DE PROGRESO INICIAL
CONFIGURACIN DE AREAS POR GRADO
Men: Configuracin General, Opcin: reas y Criterios por grado
1.- Los criterios de evaluacin tienen un AGRUPADOR que representa los indicadores para el Nivel
Inicial.




En el formulario de Edicin del Criterio de Evaluacin se muestra un listado de Indicadores.

Se debe elegir el Agrupador (Indicador) para el caso de los criterios de evaluacin en inicial.
REGISTRO DE EVALUACIONES POR PERIODO
Men: Evaluaciones, Grupo de opciones: Registro de Calificaciones, Opcin: Por Periodo
2.- El usuario indica Registrar calificaciones.
El formulario de registro de Evaluaciones se mostrar de la siguiente forma:


REGISTRO DE EVALUACIONES POR PERIODO EXCEL
Men: Evaluaciones, Grupo de opciones: Registro de Calificaciones, Opcin: Por Periodo
1.- El usuario indica Generar Excel

El formato EXCEL mostrar la Leyenda con los indicadores de los criterios de Evaluacin:


GENERACIN DE INFORMES DE PROGRESO
Los informes de progreso para el Nivel Inicial en todas las edades se mostrarn como sigue:

Instructivo Cambio de Tipo de Registro de Evaluaciones
1.- Las instituciones educativas que tengan configurado el tipo de registro de evaluaciones: por
notas finales y el ao escolar no se encuentre cerrado, se mostrar un popup como se muestra en
la imagen:

Podrn hacer el cambio de tipo de registro de evaluaciones segn el popup de notificacin.
Registro de notas finales
Estando configurado el Registro de Evaluaciones por Notas finales las siguientes opciones no
estarn disponibles para el uso, mostrndose el siguiente mensaje: La configuracin de Registro
de Evaluaciones es por Notas Finales. Si desea cambiarla debe ir a la Opcin Datos de la IE
OPCION: EVALUACION > REPORTES > IMPRESIN DE BOLETAS

OPCION: EVALUACION > REGISTRO DE APRECIACIONES DE TUTOR

OPCION: EVALUACION > REPORTES > EMISION DE ROD

OPCION: EVALUACION > REPORTES -> CONSOLIDADO EVALUACIONES


OPCION: EVALUACION > REGISTRO DE CALIFICACIONES > SUBIR NOTAS DESDE EXCEL POR
DOCENTE


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Requerimientos funcionales Pgina No 1/3
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INSTRUCTIVO VALIDACIN DE FECHAS DE GESTIN DE TRASLADO
Gestin de Traslado
Salida:
Esta opcin se encuentra en el men: Estudiante, grupo de opciones: Gestin de
traslados, opcin: Salida.
1.- Se tiene una constancia de vacante, pendiente de ser aprobada.
El sistema validar que la fecha de traslado sea posterior a la fecha de matrcula del
estudiante.

Ingreso:
Esta opcin se encuentra en el men: Estudiante, grupo de opciones: Gestin de
traslados, opcin: Ingreso.
1.- Se tiene una constancia de vacante con Aprobada.

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Requerimientos funcionales Pgina No 2/3
PMO-000X-vX

El sistema validar que la fecha de traslado (matricula) sea posterior a la fecha del
registro del traslado

De igual forma cuando es matricula con retorno.


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Requerimientos funcionales Pgina No 3/3
PMO-000X-vX



INSTRUCTIVO DE PRUEBAS CLR ENVO DE INFORMACIN DE MATRICULAS A ESTADISTICA
1. El cambio asociado al componente CLR y parametrizacin de la fecha para el clculo de
la edad, corresponden a la opcin: Generar Nmina de Matricula.

Men: Matricula, Grupo de opciones: Nmina de Matricula, opcin: Generacin y envo
de Nmina de matrcula.

Al realizar el envo (remitir) de Nminas a la UGEL se lanza el proceso Batchero de
Procesar Censo de Matrcula, el cual invoca al CLR obteniendo el consolidado de
informacin a enviarse a la BD ESTADISTICA.

Se indica Envo de Nminas a DRE/UGEL





Luego de indicar Confirmar se lanza el envo a travs del proceso batchero.