12

Generacin de confianza, promocin de la participacin ciudadana y de la

transparencia en el manejo de los recursos pblicos

Adelantar un control y vigilancia, generador de confianza, abierto a la participacin
ciudadana y promotor de la transparencia y de las mejores prcticas de desempeo en la
gestin, conforme a lo establecido en la Ley 850 de 2003 y en el artculo 78 de la ley 1474 de
2011.

Fortalecimiento del apoyo tcnico al Congreso de la Repblica

La Contralora como organismo tcnico debe brindar al Congreso informacin resultado del
proceso auditor, que no tenga carcter reservado (artculo 123 Ley 1474 de 2011 - Estatuto
Anticorrupcin), para apoyar su labor de control poltico.
1.6. Alcance de la auditora

La Auditora de la CGR tiene un enfoque basado en riesgos, a partir del conocimiento del
ente objeto de control fiscal; es decir, el auditor debe comprender y entender las polticas,
sus asuntos misionales, macroprocesos, procesos, entorno en que operan, naturaleza de
sus operaciones, mapas de riesgo, mtodos y procedimientos utilizados y su control interno,
entre otros.

Dentro de este enfoque basado en riesgos, es importante comprender y evaluar el riesgo
inherente al que las actividades de la entidad estn expuestas y el riesgo de control.

Lo anterior, implica profundizar en la evaluacin de los Controles Internos, de manera que
con base en los resultados de su evaluacin se identifiquen: reas crticas de los entes
objeto de control fiscal, polticas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inters
a auditar y se establezca adecuadamente el alcance de las pruebas de auditora.
1.7. Resultados esperados de la auditora

El ejercicio del Control Fiscal practicado por la Contralora General de la Repblica, mediante
la aplicacin de la Gua de Auditora, se orienta a la consecucin de resultados que permitan,
establecer s los recursos humanos, fsicos, financieros y tecnologas de informacin y
comunicacin puestos a disposicin de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente,
eficaz, econmica y de manera transparente en cumplimiento de los fines constitucionales y
legales del Estado.

2. PLANEACIN ESTRATGICA

Dentro del Direccionamiento Estratgico de la CGR, se contempla la planificacin y
programacin del Plan General de Auditoras PGA -; as como, la asignacin de
actividades de auditora que la alta direccin determina adelantar en cada vigencia, con el fin
de realizar una vigilancia y control efectivo y oportuno a los recursos, en cumplimiento del
mandato constitucional.




13

2.1. Planificacin del PGA



















































ALTO MEDIO BAJO
ALTO
1
ALTO
2
ALTO
4
MEDIO
MEDIO
3
ALTO
5
MEDIO
7
BAJO
BAJO
6
MEDIO
8
BAJO
9
BAJO
ADAPTADO PARA CGR COLOMBIA
NIVEL DE RIESGO
I
M
P
O
R
T
A
N
C
I
A

R
E
L
A
T
I
V
A

RANKING
INICIO
DETERMINAR Y
APROBAR EL
NIVEL DE
IMPORTANCIA
RELATIVA DE LOS
ENTES OBJETO
DE CONTROL
FISCAL CON LA
MIR
ELABORAR Y
APROBAR LA
MATRIZ DE
CONTROL-
MC
LEVANTAR O
ACTUALIZAR
INVENTARIO DE ENTES
OBJETO DE CONTROL
FISCAL
CONFIGURAR
MACROPROCESOS,
PROCESOS Y
FACTORES DE RIESGO
DE CADA ENTE
OBJETO DE CONTROL
FISCAL
DETERMINAR Y
APROBAR NIVEL
DE RIESGO DE
CADA ENTE
OBJETO DE
CONTROL FISCAL
- EN LA MATRIZ DE
RIESGO -MR-,
1
SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
EJECUTIVO DE AUDITORA DE CADA UE

SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
EJECUTIVO DE AUDITORA DE CADA UE

SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
EJECUTIVO DE AUDITORA DE CADA UE

ACTIVIDAD RESPONSABLE

14



























La Planificacin del Plan General de Auditoras consiste en la identificacin de los entes
objeto de control fiscal, as como, las polticas pblicas, planes, programas, proyectos,
procesos o temas de inters que deben ser auditados durante una vigencia, atendiendo las
prioridades nacionales, los lineamientos de la alta direccin, las prioridades de las unidades
ejecutoras UES (Contraloras Delegadas Sectoriales, Unidad de Investigaciones Especiales
contra la Corrupcin, Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas).
Para la planificacin del PGA, se deben utilizar entre otras, las siguientes herramientas
tcnicas que pone a disposicin el SICA:
Matriz de Importancia Relativa.
Matriz de Control
Matriz de Riesgo
Priorizacin de entes objeto de control fiscal - Ranking
Prioridades Nacionales y de las Unidades Ejecutoras- UES.
2.1.1. Determinacin de la Importancia Relativa- IR.

La importancia relativa hace referencia al riesgo estratgico de los entes objeto de control
fiscal, mediante la aplicacin de indicadores no financieros y financieros.
Para efectos de la determinacin del nivel de importancia relativa, el SICA aplica la Matriz de
Importancia Relativa - MIR, la cual mediante la conjugacin del inventario de los entes objeto
SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
PRIORIZAR
ENTES OBJETO
DE CONTROL
FISCAL -
RANKING
DEFINIR Y APROBAR
PRIORIDADES
NACIONALES Y DE LAS
UES
FIN
ALTO MEDIO BAJO
ALTO
1
ALTO
2
ALTO
4
MEDIO
MEDIO
3
ALTO
5
MEDIO
7
BAJO
BAJO
6
MEDIO
8
BAJO
9
BAJO
ADAPTADOPARA CGR COLOMBIA
NIVEL DE RIESGO
I
M
P
O
R
T
A
N
C
I
A

R
E
L
A
T
I
V
A

RANKING
SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES
EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)
CONTRALOR (A) GENERAL Y/O DIRECTIVOS (UES)
COMIT DIRECTIVO

1

15

de control fiscal y los indicadores previamente establecidos, los clasifica de acuerdo con su
nivel de Importancia Relativa IR.
La MIR es una herramienta tcnica que permite generar un listado de entes objetos de
control fiscal ordenados en forma descendente en trminos de ALTO, MEDIO o BAJO, de
acuerdo con su importancia relativa. Para la determinacin de esta importancia relativa se
aplican indicadores financieros y no financieros, los cuales son definidos previamente por la
alta direccin.
La planificacin para el perodo siguiente inicia con la consecucin de la informacin
requerida para la determinacin de los indicadores que permitirn construir en el SICA, las
Matrices de Importancia Relativa (MIR) por parte de las UES.
Las matrices de importancia relativa que construirn las UES, segn sea el caso, son:
MIR Nacional: Incluye entidades clasificadas en las categoras Entidades Principales y
Puntos de Control.
MIR Territorial: Incluye las entidades territoriales clasificadas en la categora Recursos.
MIR Particulares e Inversiones: Incluye los entes objeto de control fiscal categorizados
como Particulares e Inversiones.
2.1.2. Matriz de Control MC.

La Matriz de Control es una herramienta que permite determinar la prevalencia de la
Contralora General de la Repblica sobre las Contraloras Territoriales para auditar entes
objeto de control bajo la categora de recursos vigilados, mediante el control prevalente o
concurrente para el perodo de planificacin.
Con la Matriz de Control, el sistema permite excluir del proceso de Planificacin de la
Contralora General de la Repblica, los recursos que pueden ser vigilados por las
Contraloras Territoriales, previa coordinacin con la CGR y debidamente aprobado por el
Comit Directivo.
El sistema selecciona aquellos entes objeto de control fiscal que van a ser objeto de
auditora de otra Contralora Territorial y genera un listado en forma descendente.
Para que las UES utilicen la matriz de control como herramienta de cobertura de control
fiscal, deben consultar el Plan Nacional de Auditora, para determinar posibles duplicidades
en la programacin de auditoras a los entes territoriales.
2.1.3. Determinacin del Nivel de Riesgo NR

En concordancia con el enfoque basado en riesgos que tiene la auditora, a cada ente objeto
de control fiscal se le determinar un Nivel de Riesgo NR, mediante la utilizacin de la
herramienta SICA Matriz de Riesgo MR, a travs de la cual se evalan los factores de
riesgo de los Macroprocesos y Procesos asociados a los mismos, calificndolos en Alto,
Medio o Bajo.

La asignacin de los pesos o ponderadores para cada macroproceso, proceso y factor de
riesgo son parametrizables de acuerdo con la relevancia de cada uno de stos en los entes
objeto de control fiscal.

16

La CGR ha elaborado e incluido en el SICA un catlogo de Macroprocesos, Procesos y
Factores de Riesgo aplicables a los Entes objeto de control fiscal y asuntos, de modo que en
forma transversal aplique a todas las UES
MACROPROCESO: Conjunto de procesos econmicos, financieros, jurdicos,
administrativos y de otra ndole, ejecutados por los entes objeto de control fiscal para cumplir
los fines constitucionales y legales del Estado, sobre los que la Contralora General de la
Repblica debe focalizar el control y la vigilancia de la gestin fiscal, porque considera que
en ellos puede existir elevado riesgo de prdida de recursos o detrimento patrimonial por
inadecuada gestin fiscal, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su
ocurrencia.
A continuacin, se mencionan algunos de los Macroprocesos identificados para la
configuracin de las MR de cada ente objeto de control fiscal:
Macroprocesos Misionales: Conjunto de procesos a travs de los cuales los entes objeto
de control fiscal cumplen su objeto social o su razn de ser y, hacia donde la Contralora
General de la Repblica focaliza su control fiscal, porque considera que en desarrollo de
estos procesos existe elevado riesgo de prdida de recursos, si la entidad no aplica efectivos
controles que mitiguen su ocurrencia.
Macroprocesos de Apoyo: Conjunto de procesos a travs de los cuales los entes objeto de
control fiscal hacen la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento de su objeto
social o razn de ser y, hacia donde la Contralora General de la Repblica focaliza su
control fiscal, porque considera que en desarrollo de estos procesos existe elevado riesgo de
prdida de recursos, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia.
Macroprocesos Especiales: Son procesos que obedecen a asuntos especficos o
particulares, de inters de la Contralora General de la Repblica, para atender compromisos
con la Banca Multilateral o la Cooperacin Internacional o porque a travs de la evaluacin
de los mismos puede focalizar el control fiscal a evaluar el cumplimiento de una poltica
pblica, un plan, un programa o un proyecto y en donde para ejercer el control fiscal pueden
intervenir en su ejecucin ms de un sujeto de control o ms de una dependencia de la CGR
del nivel central o desconcentrado.
A su vez en cada Macroproceso se pueden identificar diferentes PROCESOS relacionados
con la adquisicin, planeacin, conservacin, administracin, custodia, explotacin,
enajenacin, consumo, adjudicacin, gasto, inversin y disposicin de los fondos o bienes
pblicos; as como, a la recaudacin, manejo e inversin de sus ingresos, realizadas por los
entes objeto de control fiscal para su cumplimiento misional.
FACTORES DE RIESGO: Situaciones cuyo eventual ocurrencia afectara negativamente la
adecuada utilizacin del recurso pblico y el cumplimiento de los fines constitucionales y
legales del Estado por parte de los entes objeto de control fiscal, reflejadas en la legalidad, la
eficiencia, la economa, la eficacia, la equidad, la imparcialidad, la moralidad, la
transparencia, la publicidad y/o los costos ambientales con que los mismos ejecutan su
gestin fiscal.
A continuacin, se reflejan algunos factores de riesgos de los Macroprocesos, los cules
pueden ser complementados, en la medida que el enfoque de riesgos y controles y la
dinmica del Estado y de los auditados, as lo ameriten:

17


FACTORES DE RIESGO
MACROPROCESOS MISIONALES Y
ESPECIALES
MACROPROCESOS DE APOYO
1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIN
Que la totalidad de los hechos u
operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas al
cumplimiento del objeto social o razn de
ser de las entidades, no reflejen la realidad
de manera fidedigna, no se encuentren
incluidas en los sistemas de informacin o
prueben situaciones que no han sucedido
en la prctica, induciendo al error a quien
toma como insumo los presupuestos,
estados financieros, informes, planes,
contratos y/o cuentas.
1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIN
Que la totalidad de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, econmicas y de
otra ndole, referidas a la provisin de los
recursos necesarios para el cumplimiento del
objeto social o razn de ser de las entidades,
no reflejen la realidad de manera fidedigna, no
se encuentren incluidas en los sistemas de
informacin o prueben situaciones que no han
sucedido en la prctica, induciendo al error a
quien toma como insumo los presupuestos,
estados financieros, informes, planes,
contratos y/o cuentas.
2. COMPETENCIA
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra
ndole, referidas al cumplimiento del objeto
social o razn de ser de las entidades, no
sean ejecutadas, ordenadas u autorizadas
por el funcionario facultado para tal efecto
o no cuente con la experiencia y/o
conocimientos necesarios.
2. COMPETENCIA
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra ndole,
referidas a la provisin de los recursos
necesarios para el cumplimiento del objeto
social o razn de ser de las entidades, no
sean ejecutadas, ordenadas u autorizadas por
el funcionario facultado para tal efecto o no
cuente con la experiencia y/o conocimientos
necesarios.
3. ECONOMA
Que en la ejecucin de los hechos u
operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas al
cumplimiento del objeto social o razn de
ser de las entidades, durante un perodo
determinado, no se haya realizado una
adecuada adquisicin y asignacin de
recursos humanos, fsicos, tcnicos y
naturales, en procura de maximizar sus
resultados.
3. ECONOMA
Que en la ejecucin de los hechos u
operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas a la
provisin de los recursos necesarios para el
cumplimiento del objeto social o razn de ser
de las entidades, durante un perodo
determinado, no se haya realizado una
adecuada adquisicin y asignacin de
recursos humanos, fsicos, tcnicos y
naturales, en procura de maximizar sus
resultados.
4. EFICACIA
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra
ndole, referidas al cumplimiento del objeto
social o razn de ser de las entidades,
durante un perodo determinado, no
posibiliten que sus resultados se logren de
manera adecuada y en concordancia con
sus objetivos y metas.
4. EFICACIA
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra ndole,
referidas a la provisin de los recursos
necesarios para el cumplimiento del objeto
social o razn de ser de las entidades, durante
un perodo determinado, no posibiliten que sus
resultados se logren de manera adecuada y
en concordancia con sus objetivos y metas.
5. EFICIENCIA
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra
5. EFICIENCIA
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra ndole,

18

FACTORES DE RIESGO
MACROPROCESOS MISIONALES Y
ESPECIALES
MACROPROCESOS DE APOYO
ndole, referidas al cumplimiento del objeto
social o razn de ser de las entidades,
durante un perodo determinado, no
produzcan la mxima cantidad de bienes,
servicios o resultados, con una cantidad
adecuada de recursos e insumos
utilizados.
referidas a la provisin de los recursos
necesarios para el cumplimiento del objeto
social o razn de ser de las entidades, durante
un perodo determinado, no produzcan la
mxima cantidad de bienes, servicios o
resultados, con una cantidad adecuada de
recursos e insumos utilizados.
6. EFECTIVIDAD
Que en la ejecucin de los hechos u
operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas al
cumplimiento de su objeto social o razn
de ser, durante un perodo determinado,
las entidades no demuestren el grado de
satisfaccin o impacto que produce el bien
o servicio a su cargo o bajo su
responsabilidad, dentro de una comunidad
o poblacin objeto.

7. EQUIDAD
Que en la ejecucin de los hechos u
operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas al
cumplimiento de su objeto social o razn
de ser, durante un perodo determinado,
las entidades no identifiquen los receptores
de la accin econmica o realicen una
indebida distribucin de costos y beneficios
entre los diferentes sectores econmicos y
sociales.
6. EQUIDAD
Que en la ejecucin de los hechos u
operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas a la
provisin de los recursos necesarios para el
cumplimiento de su objeto social o razn de
ser, durante un perodo determinado, las
entidades no identifiquen los receptores de la
accin econmica o realicen una indebida
distribucin de costos y beneficios.
8. LEGALIDAD
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra
ndole, referidas al cumplimiento del objeto
social o razn de ser de las entidades, no
se hayan realizado de conformidad con las
normas constitucionales, legales y
reglamentarias que le son aplicables.
7. LEGALIDAD
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra ndole,
referidas a la provisin de los recursos
necesarios para el cumplimiento del objeto
social o razn de ser de las entidades, no se
hayan realizado de conformidad con las
normas constitucionales, legales y
reglamentarias que le son aplicables.
9. OPORTUNIDAD
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra
ndole, referidas al cumplimiento del objeto
social o razn de ser de las entidades, se
lleven a cabo por fuera de los trminos
establecidos para su ejecucin, generando
perjuicios para los intereses de la entidad y
por ende afectando el bienestar de la
comunidad o poblacin objeto.
8. OPORTUNIDAD
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra ndole,
referidas a la provisin de los recursos
necesarios para el cumplimiento del objeto
social o razn de ser de las entidades, se
lleven a cabo por fuera de los trminos
establecidos para su ejecucin, generando
perjuicios para los intereses de la entidad.

19

FACTORES DE RIESGO
MACROPROCESOS MISIONALES Y
ESPECIALES
MACROPROCESOS DE APOYO
10. VALORACIN DE COSTOS
AMBIENTALES
Que en la ejecucin de los hechos u
operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas al
cumplimiento de su objeto social o razn
de ser, durante un perodo determinado,
las entidades no hayan tomado medidas
para mitigar el impacto por el uso o
deterioro de los recursos naturales y el
medio ambiente y no demuestren gestin
en la proteccin, conservacin, uso y
aprovechamiento responsable de los
mismos.
9. VALORACIN DE COSTOS AMBIENTALES
Que en la ejecucin de los hechos u
operaciones financieras, administrativas,
econmicas y de otra ndole, referidas a la
provisin de los recursos necesarios para el
cumplimiento de su objeto social o razn de
ser, durante un perodo determinado, las
entidades no hayan tomado medidas para
mitigar el impacto por el uso o deterioro de los
recursos naturales y el medio ambiente y no
demuestren gestin en la proteccin,
conservacin, uso y aprovechamiento
responsable de los mismos.

La adecuada calificacin de los factores de riesgo permite hacer un mejor aprovechamiento
de los recursos asignados a la Auditora y se constituyen en la base para la definicin de los
objetivos generales y especficos de la misma.
Las UES, deben realizar el mayor esfuerzo y dedicacin en la construccin de las matrices
de riesgo por cada ente objeto de control fiscal que tiene a su cargo para auditar en su
jurisdiccin, para lo cual deben establecer las estrategias, cronogramas necesarios e
involucrar a los servidores de los diferente niveles de la dependencia que conocen los
sectores y los entes auditados; as como, tener en cuenta, los resultados de auditoras
anteriores, los resultados de la atencin de denuncias, los informes sectoriales, los
resultados de los controles en tiempo real y dems informacin que permita visualizar los
riesgos que tienen las entidades auditadas y de esta manera tener elementos de juicio para
asignar las ponderaciones y los niveles de riesgo.
2.1.4. Priorizacin de entes objeto de control fiscal - Ranking

La priorizacin se realiza mediante la utilizacin del ranking como herramienta tcnica que
permite generar una clasificacin de los entes objeto de control fiscal ordenados en forma
descendente, conforme a la Importancia Relativa y el Nivel de Riesgo que obtuvieron a
travs de la MIR y la MR, bajo los siguientes parmetros:


ALTO MEDIO BAJO
ALTO
1
ALTO
2
ALTO
4
MEDIO
MEDIO
3
ALTO
5
MEDIO
7
BAJO
BAJO
6
MEDIO
8
BAJO
9
BAJO
ADAPTADO PARA CGR COLOMBIA
NIVEL DE RIESGO
I
M
P
O
R
T
A
N
C
I
A

R
E
L
A
T
I
V
A

RANKING

20

La Oficina de Planeacin verificar el ranking nacional y verificar la observancia a las
polticas y lineamientos definidos por la alta direccin.
La Oficina de Planeacin concertar con las UES los cambios propuestos sobre el ranking.
As mismo, a efectos de garantizar los insumos para los informes de ley en cuanto a
productos y fechas se concertar lo pertinente con la Contralora Delegada de Economa y
Finanzas Pblicas, y para la articulacin del control fiscal con la sociedad civil se convocar
a la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana.
La Oficina de Planeacin informar sobre el resultado de la concertacin, para que se
proceda por parte de cada UE, a realizar en el SICA los ajustes pertinentes.
2.1.5. Determinacin de Prioridades Nacionales y de las UES

Las prioridades nacionales son los programas y las materias que tienen cobertura nacional y
que son de inters de la CGR, del Congreso Nacional o de la Ciudadana, los cuales son
definidos por el Comit Directivo de la Entidad, en cabeza del Contralor (a) General de la
Repblica. Estos programas entrarn como prioridad nacional en el Plan General de
Auditora de cada UE, subordinando el ranking de sta, significa entonces que estas
auditoras deben ser programadas en forma obligatoria por todas las dependencias que
participan en el plan programa, o proyecto a auditar.
As mismo, las UES pueden hacer propuestas de prioridades sectoriales, sub sectoriales,
regionales o locales, sobre entes o asuntos objeto de control fiscal, que sean de impacto en
su mbito o en donde se vislumbre riesgo de prdida de recursos pblicos o de detrimento
patrimonial. Estas prioridades deben ser presentadas por cada UE ante el Comit Directivo
para su respectiva aprobacin y posterior comunicacin a la Oficina de Planeacin.


21

2.2. Programacin y Seguimiento del PGA













































OFICINA DE PLANEACIN
INICIO
ELABORAR MATRIZ DE
PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN
DEL PGA
ESTIMAR RECURSOS PARA
EJECUTAR EL PGA
PRESENTAR PGA
SE
APRUEBA?
SI
NO
EJECUTAR EL PGA
ACTUALIZAR EL PLAN NACIONAL DE
AUDITORAS (PNA)
EFECTUAR MONITOREO Y
SEGUIMIENTO
AL PGA
FIN
ACTIVIDAD RESPONSABLE
COMIT TCNICO Y SERVIDORES PBLICOS
DESIGNADOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS (UES)
COMIT TCNICO DE LAS UNIDADES EJECUTORAS
(UES)
OFICINA DE PLANEACIN
COMIT DIRECTIVO
DIRECTOR SUPERIOR - UES -
EJECUTIVO DE AUDITORA - UES -
DIRECTOR SUPERIOR - UES -
EJECUTIVO DE AUDITORA - UES -
OFICINA DE PLANEACIN

22

El proceso de programacin se materializa con el Plan General de Auditora (PGA), en el
sistema, con la matriz de planificacin y programacin (PLPR), donde se determinan los
entes o asuntos a los cuales se les va a realizar control fiscal en un perodo de tiempo.

Tiene como objetivos:

Determinar los entes objetos de control fiscal o asuntos a ser auditados por la CGR, de
acuerdo con el horizonte de planeacin definido.
Definir las fechas de inicio, su duracin y la fecha de terminacin de las auditoras
Identificar necesidades y asignar el talento humano y los recursos para ejecutar
eficientemente el proceso auditor de acuerdo con la disponibilidad de los mismos.
Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor.

Para efectos de la conformacin del PGA, el SICA contempla la Matriz de Planificacin y
Programacin del PGA MPLPR.

Como parte del proceso de programacin del PGA, se deben considerar la disponibilidad del
talento humano, los recursos tcnicos, tecnolgicos, fsicos y financieros; as como, la
determinacin de tiempos y cronogramas requeridos para la ejecucin del PGA.
2.2.1. Presentacin y Aprobacin del PGA

La Oficina de Planeacin con base en los registros realizados por las UES en el mdulo de
planificacin y programacin del SICA, presentar al Comit Directivo el PGA consolidado
para su respectiva aprobacin.

Para la aprobacin del PGA, el Comit Directivo debern tener en cuenta, entre otras, las
siguientes consideraciones:

Talento humano disponible a nivel central y nivel desconcentrado.
Evaluacin y asignacin de recursos de tecnologa de informacin y comunicaciones
(TICs)
Disponibilidad de recursos financieros, fsicos y tecnolgicos.
Programas de capacitacin y re entrenamiento.
Coordinacin y cooperacin con otros organismos nacionales e internacionales.

Con base en los ajustes requeridos a la programacin del PGA por el Comit Directivo, las
UES realizarn el correspondiente registro en el SICA.

Una vez determinado y aprobado el Plan General de Auditora PGA, se deben elaborar las
asignaciones de actividades de auditora - ATs, las cuales se construyen a travs de los
mdulos Asignacin de Trabajo y Auditoras dispuestos en el SICA.

En el siguiente grfico se visualizan las actividades de: Planificacin y Programacin de
Auditoras, Asignacin de actividades, Planeacin, Ejecucin, Informe, Supervisin,
Seguimiento, Coordinacin y Monitoreo que se realizan aprovechando las funcionalidades y
la informacin que pone a disposicin de la CGR, el Sistema Integrado para el Control de
Auditoras SICA -:



23




2.2.2. Modificaciones al PGA

A partir de la aprobacin del PGA, cualquier modificacin se efectuar mediante solicitud de
la Contralora Delegada respectiva a la Oficina de Planeacin, con base en el procedimiento
establecido en el Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad.

La Oficina de Planeacin verificar las modificaciones propuestas frente a las polticas y
lineamientos y si detecta que no se ajustan, negar tal solicitud, comunicando su decisin.

De ser necesario, esta solicitud podr ser llevada a Comit Directivo y si es aprobada, se
comunicar a la UE para que realice el ajuste respectivo en la asignacin de trabajo.
2.2.3. Seguimiento y Monitoreo a la Ejecucin del PGA

El seguimiento y monitoreo a la ejecucin del PGA ser realizado de manera permanente por
el Comit Directivo y por cada UE, con base en la informacin que se refleja en el mdulo
auditoras del SICA. De acuerdo con los resultados de este seguimiento, cada una de ellas
tomar, con la debida oportunidad, las medidas correspondientes con el fin de que lo
planeado en el PGA, se cumpla.

Complementario al seguimiento anterior, el responsable de la administracin del PGA en la
Oficina de Planeacin, realizar un monitoreo o en su defecto, cuando el Contralor General
lo solicite, sobre el avance y ejecucin de los procesos auditores. Este monitoreo lo
efectuar a travs de la consulta y anlisis de los reportes generados por el SICA.


24

2.2.4. Actualizacin del Plan Nacional de Auditoras (PNA)

El Plan Nacional de Auditoras es la programacin anual armonizada y articulada entre la
CGR y los organismos de control fiscal del orden territorial, para el ejercicio del control fiscal
en todo el pas, a travs de una herramienta tecnolgica, que facilita la planeacin y
racionalizacin del proceso auditor.

Este sistema de informacin sobre el plan de auditoras que adelantan las contraloras
territoriales y la CGR, permite agrupar todos los planes generales de auditora de las
contraloras departamentales, distritales y municipales y de la CGR, respetando la autonoma
e independencia de los diferentes organismos de control.

A travs de este aplicativo, la CGR puede:

Identificar cruces de procesos auditores de la CGR y contraloras territoriales;
Identificar los casos en los que se requiera acudir a la competencia concurrente;
Determinar el accionar del control fiscal en las diferentes zonas del territorio nacional e
identificar los vacos de control;
Determinar cobertura en cuanto a nmero de sujetos de control y valor de los recursos
que se auditan;
Conocer el avance y los resultados del proceso auditor; y
Poner a disposicin de la ciudadana la informacin anterior.

La Oficina de Planeacin adelantar la respectiva actualizacin del PNA con el PGA
aprobado en la CGR.
2.3. Asignacin de Actividades de Auditora












ACTIVIDAD RESPONSABLE
EQUIPO AUDITOR Y CUALQUIER ROL DEL PROCESO
AUDITOR
INICIO
*APROBAR OBJETIVOS GENERALES Y
ESPECFICOS Y CONFORMAR EQUIPO AUDITOR

ELABORAR ASIGNACIN DEL TRABAJO -
AT - , OBJETIVO GENERAL, MATERIA A
AUDITAR Y DESIGNACIN DEL EQUIPO
AUDITOR
APROBAR Y COMUNICAR ASIGNACIN
DE TRABAJO
EXISTEN
IMPEDIMENTOS
Y CONFLICTOS
DE INTERESES?
NO
SI
*COMITS TCNICOS/COMIT INTERSECTORIAL
SUPERVISOR ENCARGADO DE AUDITORA
EJECUTIVO DE AUDITORA (DIRECTOR DE VIGILANCIA
FISCAL - NIVEL CENTRAL Y PRESIDENTE DE LA
COLEGIATURA - NIVEL DESCONCENTRADO)
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Objetivos

Designar el supervisor encargado y los auditores y definir quin de ellos asume el rol de
responsable o lder de auditora.
Aprobar la asignacin de actividades de auditora.
Comunicar oportunamente el inicio del proceso auditor al equipo auditor mediante correo
electrnico o a travs del mdulo del SICA identificado como Asignacin de Trabajo y a
los auditados mediante oficio.
Administrar y registrar en el SICA, no solamente la informacin con respecto a las
auditoras, sino al trabajo y desempeo de los auditores.
Asignar y realizar seguimiento del trabajo por parte del equipo auditor.

La asignacin de actividades de auditora, est conformada por la asignacin de trabajo y
por el establecimiento de objetivos especficos y designacin del equipo auditor; actividades
que estarn a cargo del servidor pblico que tenga el rol de supervisor encargado de la
auditora, las mismas deben ser revisadas y aprobadas en los comits tcnicos respectivos y
registrados en el SICA. Para el caso de la asignacin de actividades de auditora de las UES
del nivel desconcentrado, el nivel central realizar las actividades necesarias para garantizar
la articulacin respectiva.
2.3.1. Asignacin de Trabajo AT

Esta actividad se inicia previo a la aprobacin de los objetivos generales y especficos, y la
conformacin del equipo auditor, por parte de los Comits Tcnicos e Intersectorial, segn
sea el caso.

El SICA considera dos asignaciones de trabajo AT, la primera AT de ejecucin para activar y
desarrollar la fase de planeacin y ejecucin y la segunda AT para activar y realizar la fase
de informe, esta ltima se crea al finalizar la fase de ejecucin del proceso auditor.
DIRECTIVO UNIDADES EJECUTORAS (UES)
COMUNICAR AL AUDITADO E
INSTALAR AUDITORA
ACTUALIZAR EL OBJETIVO GENERAL Y
DETERMINAR OBJETIVOS
ESPECFICOS (ACTIVIDAD A1, mdulo
auditoras)
FIN
SUPERVISOR ENCARGADO DE AUDITORA
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La Asignacin de Trabajo AT de ejecucin, contempla: el objetivo general, la materia a
auditar, la designacin del supervisor encargado y los integrantes del equipo de auditora, y
la determinacin de las fechas de inicio y terminacin del proceso auditor.

La Asignacin de Trabajo AT de Informe se genera sobre la AT de ejecucin para iniciar la
fase de informe del proceso auditor.

Las ATs deben incluir para cada caso el validador del Informe Mensual de Actividades IMA,
para cada integrante del equipo auditor, lder, responsable, supervisor encargado, y
supervisor, tanto para el nivel central como desconcentrado.

Estas Asignaciones de Trabajos sern validadas y aprobada por el Director de Vigilancia
Fiscal en el nivel central y en el nivel desconcentrado por un Directivo de la Gerencia
Departamental Colegiada diferente al presidente de la colegiatura; quienes para efectos del
SICA, tienen el rol de Ejecutivo de auditora.

En las actuaciones especiales (ACES) se genera una sola Asignacin de Trabajo AT que
es la de Ejecucin.

Las denuncias que las Unidades Ejecutoras UES- (Contraloras Delegadas Sectoriales,
Gerencias Departamentales Colegiadas, Contralora Auxiliar de Regalas, Unidad
Anticorrupcin), sern analizadas por el Directivo Superior y el Ejecutivo de Auditora,
quienes de acuerdo con su complejidad y las posibles irregularidades denunciadas por el
ciudadano, podrn tomar las siguientes decisiones:

a) Que la denuncia se resuelva y atienda por auditoras planificadas, cuando las posibles
irregularidades o situaciones denunciadas son asuntos que se pueden resolver por la
auditora que inicia o est en curso. Si la auditora est en curso, se verificar que la
misma tenga AT de Ejecucin en Proceso y la pertinencia de avocarla a travs del
proceso auditor sin que afecte su normal funcionamiento.

b) Que la denuncia se resuelva y atienda por Demanda imprevisible, es decir, con
actividades de fiscalizacin no planificadas, para lo cual la denuncia se podr resolver;
as:

Auditoras no planificadas, cuando las posibles irregularidades o situaciones
denunciadas son asuntos que no se pueden resolver por la auditora planificada que
est en curso o porque no hay auditora PGA en el ente objeto de control fiscal de
donde se comunican las posibles irregularidades y adems, porque los soportes
entregados por el ciudadano vislumbran que es necesario adelantar una evaluacin a
diferentes reas del ente objeto de control fiscal y por tanto es ms pertinente utilizar
los diferentes procedimientos que prev el SICA en el mdulo de Auditoras.

Actuaciones Especiales (ACES), cuando las posibles irregularidades o situaciones
denunciadas son asuntos que no se pueden resolver por auditoras planificadas o no
planificadas y adems, los soportes entregados por el ciudadano vislumbran indicios
de daos patrimoniales que es necesario evaluarlos con procedimientos ms
expeditos que los previstos en el mdulo de auditora con el fin de obtener resultados
en un perodo de tiempo menor.

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Atencin de denuncias (ADES), cuando las posibles irregularidades o situaciones
denunciadas son asuntos de baja complejidad y por tanto no ameritan ser tramitadas
a travs de los mdulos de auditora o de actuaciones especiales del SICA.

Cuando se atiendan denuncias por Auditoras o Actuaciones Especiales que involucren otros
aspectos, se debe realizar AT de actividades de fiscalizacin no planificadas, Tipo Atencin
de denuncias (hoy Atencin de referencias), para mantener el control de las denuncias
tramitadas por la CGR. Es decir, el servidor pblico que atienda una denuncia, tendr dos
ATs, una de Auditora o Actuacin Especial y otra de Atencin de Denuncia.

Es importante reiterar que cada denuncia se debe configurar en SICA con una AT propia y
que para vincularla a actuaciones en curso o por iniciar (Auditoras, Actuaciones Especiales
o Atencin de Denuncias) se debe crear una ADE, excepto aquellas que se resuelvan como
auditoras No Planificadas o Actuaciones Especiales, cuyo objetivo y materia a auditar se
focaliza exclusivamente a dar respuesta de fondo al ciudadano, es decir, no contempla otros
objetivos o asuntos a examinar.

El servidor pblico con rol Supervisor cuando crea la AT de ADE incluye en el campo
Observaciones el tratamiento que se dar a la misma (si se resuelve dentro de la auditora
planificada o no planificada, dentro de la ACE o nicamente en el mdulo de ADE), y la
remite al Ejecutivo de auditora para su validacin.

Una vez asignada la AT, los servidores pblicos proceden a resolverla bajo las siguientes
opciones:

a) Si es por auditora planificada, en desarrollo de este proceso incluirn procedimientos
para buscar evidencia sobre las posibles irregularidades o situaciones denunciadas por el
ciudadano y conformarn las observaciones o hallazgos en el mdulo de Auditoras.

b) Si es por una Auditora No Planificada o una Actuacin Especial que incluye ms
objetivos que atender exclusivamente la denuncia, en desarrollo de estos procesos
incluirn procedimientos para buscar evidencia sobre las posibles irregularidades o
situaciones denunciadas por el ciudadano y conformarn las observaciones o hallazgos
en los mdulos de Auditoras o de Actuaciones Especiales, segn corresponda.

c) Si la denuncia se atiende a travs de una Auditora No Planificada, una Actuacin
Especial o una Atencin de Denuncia, cuyo objetivo es exclusivamente atender la misma,
el proceso se realizar nicamente en los mdulos respectivos.

No obstante lo definido en los literales a) y b) anteriores, en el mdulo de atencin de
denuncias opcin Documentacin, los servidores pblicos asignados en la AT, crearn una
carpeta y una actividad en la que se referencie la AT de Auditora o de Actuacin Especial,
en donde se ejecutaron los procedimientos que soportan la respuesta de fondo al ciudadano.

As mismo, en el mdulo de Atencin de Denuncias, el servidor pblico asignado en la AT
iniciar el flujo de revisin oficio de respuesta, adjuntando el proyecto de comunicacin de
respuesta de fondo, para que los roles de Supervisor (si fue configurado), Ejecutivo de
Auditora y Directivo Superior, realicen la revisin que les corresponde de acuerdo con sus
responsabilidades.


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El rol que firma la comunicacin (Directivo Superior / Ejecutivo de Auditora) deber registrar
el oficio de respuesta de fondo, en la opcin Envo Oficio Respuesta.

Este procedimiento se adelantar en el mdulo de Atencin de Denuncias por cada una de
las denuncias asignadas y atendidas por el funcionario ya sea por Auditora o Actuacin
Especial.
2.3.2. Objetivos Especficos de la Auditora (Actividad A1)

En razn a que la asignacin de trabajo, incluye solamente el objetivo general, es necesario
que el Supervisor Encargado establezca los objetivos especficos de la auditora.

De otra parte, con el fin de facilitar el entendimiento integral del ente o asunto a auditar, el
supervisor encargado tambin acopiar informacin sobre: Antecedentes sectoriales y de
Responsabilidad Fiscal; Normatividad de control fiscal, Antecedentes del Control Fiscal Micro
y Fechas claves del proceso, las cuales sern registradas en el SICA.

Si por algn motivo el supervisor encargado considera que hay necesidad de cambiar la
materia o el objetivo general del PGA o de la asignacin de trabajo, lo puede registrar en el
SICA, previa aprobacin del Comit Tcnico del nivel central. En la materia auditar se
precisarn los Macroprocesos que en la Matriz de Riesgo - MR se vislumbran como
riesgosos; as como, los perodos a auditar.

Con base en el objetivo general y la materia auditar, el Supervisor encargado registra en el
SICA los objetivos especficos aprobados por los Comits Tcnicos respectivos. Estos
objetivos especficos se fundamentan en: los Macroprocesos y procesos que en la matriz de
riesgo reflejan los mayores niveles de riesgo, el tipo de auditora (si es a un ente o un
asunto) y la coherencia con el objetivo general.
2.3.3. Declaracin de Impedimentos ticos y Conflictos de Intereses.

Si los auditores, el supervisor encargado u otros que participen en cualquier rol dentro del
proceso auditor tienen causales de impedimentos a la independencia u objetividad
relacionados con la auditora asignada, debern declarar esta situacin ante la instancia
superior jerrquica correspondiente, mediante comunicacin justificada, el da hbil siguiente
al recibo del correo electrnico sobre la asignacin del trabajo o la consulta de la AT
directamente en el SICA. En caso de presentarse esta situacin, la instancia respectiva
proceder a nombrar a otro funcionario y reasignarlo a otra auditora, con la aprobacin de
esta modificacin por parte del Comit Tcnico.
2.3.4. Comunicacin al Auditado e Instalacin de la Auditora.

En reunin previa al inicio de la auditora con el o los representantes legales o su delegado, y
la participacin del Director de Vigilancia Fiscal o Directivo de la Gerencia Departamental o
Distrital Colegiada, se presenta el equipo auditor, se hace entrega de la comunicacin
escrita, suscrita por el Contralor Delegado o Presidente de la Colegiatura, donde informa al
auditado el inicio del proceso auditor, se solicita la Carta de Salvaguarda
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, y se da por

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La carta de salvaguarda, es el medio a travs del cual el auditado da fe de que entregar toda la informacin nica y oficial solicitada por la CGR.

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instalada la Auditora. De la sesin se elaborar una Ayuda de Memoria. (1. Formato carta
salvaguarda y 2. Formato carta de presentacin)

3. FASES DEL PROCESO DE AUDITORA
3.1. Fase de Planeacin de la Auditora























RESPONSABLE DE AUDITORA
O LDER Y EQUIPO AUDITOR
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
COMPRENDER LA ASIGNACIN DEL TRABAJO -
AT --, ENTENDER LOS OBJETIVOS ESPECFICOS,
COMPRENDER LA MATRIZ DE RIESGO Y
ELABORAR CRONOGRAMA DE LA FASE DE
PLANEACIN
RESPONSABLE DE AUDITORA
O LDER Y EQUIPO AUDITOR
CONOCER EL ENTE OBJETO DE
CONTROL FISCAL O ASUNTO A
AUDITAR:

Conocer en detalle del Ente
objeto de control fiscal o Asunto
a auditar

Identificar Personal Clave del
Ente objeto de control fiscal o
Asunto a Auditar

Conocer y evaluar la funcin de
auditora interna

Evaluar el Control Interno

RESPONSABLE DE AUDITORA
O LDER Y EQUIPO AUDITOR
IDENTIFICAR FACTORES DE RIESGO
DE MACROPROCESOS Y
PROCESOS:

Asociar materias especficas a
procesos
Asociar factores de riesgo de
auditora a materias especficas
Definir riesgo y procesos
significativos para la
auditora
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