Manual Lenguaje Ciudadano

Un manual para quien escribe
en la Administracin Pblica Federal

Direccin General de Simplificacin Regulatoria
Ing. Carlos Miguel Valdovinos Chvez
Lic. Roberto Jess Quintana Manzanilla
Mtro. Alberto Antonio Mares Chalela
Lic. Francisco Maldonado Venegas
Lic. Omar Maldonado Ros
Lic. Felipe de Jess Pontigo Snchez
Mtra. Salom Flores Sierra Franzoni
C.P. David Ramrez Villanueva
Lic. Claudia Iglesias Castellanos
Lic. Amanda Prez Morales
Agradeciendo la valiosa colaboracin de Sergio Block
Segunda edicin
ISBN 970-653-080-0
Tiraje: 6,000 ejemplares
80 pginas
2004
Secretara de la Funcin Pblica
Insurgentes Sur 1735, Col. Guadalupe Inn
Delegacin lvaro Obregn, Cdigo postal 03630
Mxico, D.F.
www.lenguajeciudadano.gob.mx
Derechos reservados conforme a la ley.
Hecho en Mxico / Printed in Mexico
Eduardo Romero Ramos
Jess Mesta Delgado
Mara Guadalupe Chquer Mencarini
Roberto Anaya Moreno
Francisco Javier Molina Ruiz
Secretario de la Funcin Pblica
Subsecretario de la Funcin Pblica
Subsecretaria de Control y Auditoria de la Gestin Pblica
Subsecretario de Atencin Ciudadana y Normatividad
Oficial Mayor
He sufrido muchas veces los problemas que causa la burocracia administrativa. Tramitar mi
ttulo postuniversitario en Espaa fue una pesadilla que dur aos: recopilar documentos,
hacer cola en varias ventanillas, redactar instancias, presentar comprobantes, etc.
Tambin fue complicado ir a vivir a una nueva casa: conseguir la hipoteca, obtener la cdula
de habitabilidad, pelearme con las compaas de telfono, luz y gas, etc. Cuntos
documentos! Y... qu sintaxis!, qu vocabulario! Tuve que leerlos muchas veces, recurrir al
diccionario y pedir ayuda.
No hace mucho me cost dos tardes ejecutar el pago de un hotel con un conocido sistema de
transferencias por Internet. Las condiciones y normas -en ingls- ocupaban varias
pantallas... Tambin en la red y en otras lenguas hay dificultades.
Algunos piensan que esto es que , que son gestiones complejas que
exigen un lenguaje complicado. Dicen: Es lgico manejar tantos documentos!, es
comprensible que sean extensos!, que tengan un lenguaje barroco!, que no los
entendamos!... No puede ser de otro modo! concluyen.
Pero las cosas estn cambiando. Estamos en el siglo XXI. Vivimos en democracia. Los
servidores pblicos estn al servicio de la ciudadana. Y los ciudadanos queremos ejercer
nuestros derechos con rapidez y eficacia. No hay excusa posible.
Tramitar un ttulo acadmico, habitar una casa o hacer un pago son derechos bsicos. Tengo
que poder ejercerlos con sencillez. Los trmites deben modernizarse. Los documentos
deben simplificarse. Deben adoptar un lenguaje ms cercano y efectivo.
Basta ya de procesos complejos, de gestiones intiles! No ms documentos
incomprensibles! Que la administracin se adapte a la ciudadana -y no a la inversa. Mi
administracin tiene la obligacin de facilitarme las gestiones. Solo as podr confiar en ella.
No soy tonto. Puedo entender cualquier gestin que afecte mi vida, si se explica bien y con
claridad. No pretendo comprender todo el derecho administrativo ni el procedimiento tcnico.
Solo quiero vivir sin problemas, disfrutar de lo que me corresponde.
El es una herramienta para trabajar en esta direccin. Los ejemplos y
las recomendaciones permiten escribir de modo ms sencillo. Los documentos
administrativos ganan brevedad y claridad. Las gestiones administrativas incrementan su
transparencia y eficacia.
No solo eso. Cuando podemos ejercer nuestros derechos y deberes con eficacia, con
lenguaje llano - -, damos confianza a la administracin. Nos sentimos miembros
satisfechos, orgullosos, de nuestra comunidad. Hacemos democracia. Construimos un pas
mejor.
Por todo ello, usemos este manual. Hagamos la vida ms fcil a los mexicanos. Ganan ellos,
ganamos nosotros, ganamos todos. Gana Mxico. As sea.
Daniel Cassany
normal, siempre fue as
-
Lenguaje ciudadano
ciudadano
Prlogo
Experto en lenguaje llano
El propsito de este manual es ayudar a los servidores pblicos a adoptar un lenguaje
ciudadano para mejorar la comunicacin escrita en la Administracin Pblica Federal
(APF).
Estemanual contiene los siguientes temas:
Presentacin 5
Por qu un lenguaje ciudadano 7
Antecedentes internacionales 9
Principio bsico: enfoque al ciudadano 15
Visin general 18
Cmo planear 20
Tcnicas para generar ideas 23
Tcnicas para ordenar las ideas 27
Cmo escribir 30
Cmo revisar 31
Visin general 33
Use palabras simples 35
Use verbos para describir la accin 38
Use palabras precisas 40
Elimine palabras innecesarias 42
Use oraciones cortas 45
Simplifique la estructura de las oraciones 47
Use el tono y el lenguaje adecuados 51
Use un estilo personal 54
Incluya lo necesario y slo lo necesario 56
Use palabras positivas 58
Use encabezados 59
Use ayudas visuales 60
Use conectores 63
Presente al inicio y resuma al final 66
Use tablas de contenido 68
Sugerencias 69
Anexo gramatical 70
Fuentes utilizadas para escribir este manual 80
CaptuloI Lenguajeciudadano Pgina
CaptuloII Proceso: planear, escribir y revisar Pgina
CaptuloIII Sugerencias deestilo Pgina
Para aclarar y simplificar
Para acercarse al lector
Para mostrar la estructura
Para una presentacin visual atractiva
Este manual
Propsito
Contenido
Captulo I Lenguaje ciudadano Pgina
Presentacin 6
Antecedentes internacionales 10
Captulo II Proceso: planear, escribir y revisar Pgina
Visin general 19
Cmo planear 21
Tcnicas para generar ideas 24
Tcnicas para ordenar las ideas 28
Cmo escribir 31
Cmo revisar 32
Captulo III Sugerencias de estilo Pgina
Visin general 34
Para aclarar y simplificar
Use palabras simples 36
Use verbos para describir la accin 39
Use palabras precisas 41
Elimine palabras innecesarias 43
Use oraciones cortas 46
Simplifique la estructura de las oraciones 48
Para acercarse al lector
Use el tono y el lenguaje adecuados 52
Use un estilo personal 55
Incluya lo necesario y slo lo necesario 57
Use palabras positivas 59
Para mostrar la estructura
Use encabezados 60
Use ayudas visuales 61
Use conectores 64
Presente al inicio y resuma al final 67
Use tablas de contenido 69
Para una presentacin visual atractiva
Sugerencias 70
Anexo gramatical 71
Fuentes utilizadas para escribir este manual 80
6
El lenguaje ciudadano
ciudadanoal queva dirigidoobtengalainformacinquenecesita.
es la expresin simple, clara y directa de la informacin que
los lectores (servidores pblicos y ciudadanos) necesitan conocer.
El lenguaje ciudadano comunica a los ciudadanos lo que necesitan saber en una forma
clara, directa y sencilla, con una estructura gramatical correcta y con las palabras
apropiadas.
El lenguaje ciudadano no es una receta de redaccin, tampoco es escribir para que
todos entiendan pues su propsito principal es formular mensajes claros y concretos
para que el
El ejemplo siguiente es una Carta Compromiso al Ciudadano antes de ser escrita con
lenguaje ciudadano.
Presentacin
Qu es lenguaje ciudadano?
Ejemplo: antes
Contina en la pgina siguiente
SOLICITUD INSCRIPCIN AL SUBPROGRAMA DE
APOYOS ECONMICOS PARA PIGNORACIN.
FINALIDAD DEL TRMITE
Registrar a usted, productor agropecuario, organizacin
de productores y/o compradores, para que participe en el
Subprograma de Apoyos para la Pignoracin.
Este Subprograma otorga apoyo (subsidio) para los
costos de almacenaje y financieros que se generen por
retirar del mercado los excedentes de la cosecha de frjol,
trigo, maz y sorgo, entre otros granos y oleaginosas,
hasta por un periodo de 6 meses y en casos especficos,
previa autorizacin de ASERCA, hasta 9 meses, para
equilibrar la oferta y demanda regional de los productos
en beneficio del ingreso del productor.
Para lo cual ASERCA le comunicar, en un tiempo no
mayor de 20 das hbiles despus del cierre del periodo
de inscripcin el resultado de su solicitud.
Palabra
poco comn
para el
ciudadano
promedio
Palabras
innecesarias
Muchas
maysculas
Propsito
casi al final
del texto
Oracin
compleja
Captulo I
Lenguaje ciudadano
7
El mismo ejemplo escrito con lenguaje ciudadano.
Las siguientes pginas presentan estos temas:
Presentacin, Contina
Ejemplo: despus
Siguientes pginas
Tema Pgina
Antecedentes internacionales del lenguaje ciudadano 10
Solicitud de inscripcin al Subprograma de
Apoyos Econmicos para pignoracin*
Para equilibrar la oferta y demanda regional de los productos,
ASERCA apoya a los productores agropecuarios, las
organizaciones de productores o los compradores con el dinero
necesario para almacenar parte de su producto hasta el momento
en que los precios en el mercado resulten ms convenientes y
hasta por seis o nueve meses.
Los productos que participan en este subprograma son:
frijol
Palabras
simples
Propsito al
inicio
Uso de
vietas
Oraciones
sencillas
No podemos
modificarla,
pero s
incluir una
definicin
para aclarar
su
significado
8
Por qu un lenguaje ciudadano
La administracin pblica ha tenido que transformarse radicalmente para satisfacer
las demandas de la sociedad en temas como la transparencia y la rendicin de
cuentas.
En respuesta, esta administracin implement una serie de lneas estratgicas
englobadas en laAgenda de Buen Gobierno:
Gobierno que Cueste Menos
Gobierno con Calidad
Gobierno Profesional
Gobierno Honesto yTransparente
Gobierno Digital y
Gobierno con Mejora Regulatoria
El 5 de octubre de 2004, se lanza la iniciativa lenguaje ciudadano como parte de la
lnea estratgica de Gobierno con Mejora Regulatoria.
La iniciativa de lenguaje ciudadano surge de una prctica internacional caracterizada
por el uso de un lenguaje simple y claro en los documentos del gobierno, sobre todo los
que se dirigen a los ciudadanos.
Pases como Suecia, Inglaterra, Canad y Estados Unidos, han trabajado durante casi
30 aos para simplificar la comunicacin entre servidores pblicos y entre stos y los
ciudadanos.
Antecedentes
De dnde surge
9
Necesitamos un porque:
un ciudadano necesita entender a su gobierno para ejercer sus derechos y
cumplir con sus obligaciones sin complicaciones y sin la ayuda de intermediarios
un servidor pblico necesita documentos que reduzcan errores y aclaraciones
una comunicacin clara y directa
acerca a ciudadanos y gobernantes
mejora la confianza del ciudadano en sus instituciones
simplifica y agiliza la operacin de las instituciones
reduce la corrupcin y
fomenta la transparencia y la rendicin de cuentas
Puede aplicar un lenguaje ciudadano para mejorar y simplificar cualquier tipo de
documento, por ejemplo:
documentos normativos como leyes y reglamentos
documentos administrativos como oficios y notas informativas
comunicados que notifican al ciudadano sobre informacin oficial
formatos de trmites y servicios
Si le interesa conocer ms sobre este tema, lo invitamos a:
visitar nuestra pgina web: o
escribirnos a la direccin
lenguajeciudadano
www.lenguajeciudadano.gob.mx
lenguajeciudadano@funcionpublica.gob.mx
Por qu un lenguaje ciudadano, Contina
Por qu lo necesitamos
En dnde puedo aplicarlo
Para mayor informacin
10
Antecedentes internacionales
del lenguaje ciudadano
El lenguaje ciudadano surge de las buenas prcticas de comunicacin usadas en
pases como Suecia, Australia, Reino Unido, Canad y Estados Unidos, denominadas
Llano como se le conoce en Espaa.
En 1974 surge en este pas la primera iniciativa para usar un lenguaje sencillo y claro
que consisti en organizar y sistematizar el lenguaje de las leyes emitidas por el
Ministerio de Justicia. Ms tarde, esta prctica se extendi a las dems agencias del
gobierno, a la academia y a la iniciativa privada.
Actualmente, el grupo llamado :
promueve proyectos para el uso del lenguaje sencillo y claro en los que ha
involucrado a ms de la mitad de las instituciones gubernamentales suecas
entrega los reconocimientos a instituciones con logros
relevantes en el uso de un lenguaje sencillo y claro.
Portal del
(en ingls)
En 1971 se cre en Canad la Comisin para la Reforma de la Ley, para revisar todas
las leyes federales existentes y publicar recomendaciones para su mejora. En 1976 la
Convencin Canadiense de Escritura Legislativa se cre con principios de lenguaje
sencillo y claro para modernizar y estandarizar los estilos de escritura en documentos
oficiales.
El gobierno canadiense tiene una experiencia positiva en proyectos de reescritura de
leyes con alto contenido tcnico (sobre reglamentacin de explosivos, por ejemplo).
En estos proyectos el Departamento de Justicia no slo aplic las tcnicas de lenguaje
sencillo y claro, tambin consult a los usuarios y prob su entendimiento de estas
nuevas leyes.
Existe un esfuerzo gubernamental permanente por medio del Comit intersecretarial
de Plain Language y la Secretara Nacional de Alfabetismo para adoptar las tcnicas
del lenguaje sencillo y claro.
Plain Language, Plain English o Lenguaje
Plain Swedish Group
Plain Swedish Crystal
Plain Swedish Group
http://www.regeringen.se/sb/d/4428/a/30647
Introduccin
Suecia
Canad
11
En este pas los bancos, las compaas de seguros y las casas de cambio han
adoptado la poltica de escribir todos sus documentos en un lenguaje simplificado con
el propsito de dar un mejor servicio a sus clientes.
Portal de laAsociacin Internacional de
(en ingls)
En 1998 el presidente Bill Clinton y el vicepresidenteAl Gore hicieron obligatorio el uso
de un lenguaje claro en cartas, formatos, avisos e instructivos, especialmente los
dirigidos a los ciudadanos para transmitir mensajes claros de las actividades
gubernamentales y de los servicios al ciudadano.
Actualmente en la administracin del presidente George W. Bush continan los
trabajos de mediante una red de servidores pblicos voluntarios (Red
deAccin e Informacin del Lenguaje Claro) que trabaja para mejorar la comunicacin
del gobierno hacia el ciudadano a travs de un portal electrnico, talleres y seminarios.
Portal de la red de accin e informacin del lenguaje claro
(en ingls)
Plain Language
Plain Language
www.plainlanguagenetwork.org
www.plainlanguage.gov
Antecedentes internacionales del lenguaje ciudadano, Contina
Canad (contina)
Estados Unidos
12
En 1979 en el Reino Unido se inici una campaa de para combatir el
(lenguaje rebuscado) percibido como confuso y tedioso. En esta
campaa se organiz un concurso pblico para otorgar el premio (Claridad) a
las instituciones gubernamentales cuya comunicacin escrita fuera eficaz y para
reconocer la excelencia en su comunicacin con la ciudadana.
El gobierno del Reino Unido desarroll un proyecto de que incluy:
una poltica para reescribir formatos y
cursos dirigidos para abogados acerca de diseo de informacin y desarrollo de
documentos legales, impartidos en la Unidad de Servicio Civil.
El proyecto para reescribir la legislacin de impuestos es uno de los ms significativos
de la iniciativa de ste comenz en 1995 con la ley de impuestos y
continu con la ley de ingreso y su cdigo correspondiente. Hoy, este proyecto se ha
extendido a otras leyes fiscales.
Existen compaas consultoras que dan entrenamiento, escriben y editan documentos
gubernamentales y del sector privado, como son la Portal de la Comisin
Independiente de y la Asociacin Internacional para promover el
lenguaje legal: Esta ltima trabaja con un grupo de abogados para promover el
lenguaje legal sencillo y se ha convertido en un movimiento internacional con
presencia en 34 pases, incluido Mxico.
Portal de la Plain Language
(en ingls)
Portal de laAsociacin Internacional Clarity
(en ingls)
Plain English
gobbledygook
Clarity
Plain English
Plain English.
Plain Language
Clarity.
Commission http://www.clearest.co.uk/
http://www.adler.demon.co.uk/clarity/home/about.html
Reino Unido
13
EnAustralia la simplificacin de leyes, actas constitucionales y formas administrativas
comenz con el apoyo de los gobiernos estatales y del Procurador General de Justicia.
En 1987 el gobierno estatal de Victoria elabor un manual de y estableci
una unidad encargada de reescribir formas y documentos ya existentes. Esta unidad
inici su trabajo con tres formatos legales utilizados en problemas con las autoridades
viales y concluy con uno. Esta modificacin represent un ahorro de $600,000
dlares australianos al ao (aproximadamente $4,800,000 pesos). El gobierno federal
por su parte lanz un programa de (Lenguaje claro y
formatos simplificados) para estandarizar y eficientar la comunicacin gubernamental
escrita.
A mediados de los noventas existan ya dos grandes proyectos para simplificar las
leyes que emite el gobiernoAustraliano:
el Programa de Simplificacin de Leyes Corporativas basado en estructuras
visuales para identificar captulos, divisiones y secciones del documento, y en
oraciones ms cortas, definiciones y notas explicativas.
el Proyecto para mejorar las Leyes Fiscales que recibi algunas crticas despus de
su simplificacin, pero la mayora de los usuarios reconoce las mejoras en la lgica
de su estructura y contenido y la facilidad en su lectura y comprensin. Se
eliminaron innumerables repeticiones al reducir el nmero de palabras de 19,000 a
11,000; las antiguas oraciones compuestas por un promedio de 241 palabras a 37
solamente.
se extendi al sector acadmico mediante el
de la Universidad de Sydney. Este centro entrena a abogados en el uso del
lenguaje sencillo y claro, e investiga las implicaciones del uso de este tipo de lenguaje
en documentos jurdicos.
Portal de la Guadel Plain English del gobiernoAustraliano
(en ingls)
Portal de la fundacin Plain English Fundation enAustralia
(en ingls)
Plain English
Plain English and simpler forms
Plain English Center for Plain Legal
Language
http://www.dest.gov.au/sectors/training_skills/publications_resources/plain_english_
at_work/contents.htm
http://www.plainenglishfoundation.com/
Australia
14
Apartir de 1980, algunas universidades han recomendado al gobierno la incorporacin
de trabajos para simplificar el lenguaje.
El Ministerio de Administraciones Pblicas promueve el uso del Lenguaje Llano y
distribuye manuales de estilo a todas las agencias gubernamentales para transformar
el lenguaje y fortalecer la democracia y la transparencia, en espaol, vasco, gallego y
cataln, segn la regin.
El gobierno Espaol busca cumplir su propsito mediante el desarrollo de una cultura
de derechos y deberes transmitida a travs de mensajes directos y claros de gobierno
a ciudadano.
El 5 de Octubre de 2004, Mxico se convirti en el primer pas de Amrica Latina en
lanzar una iniciativa para simplificar el lenguaje, denominada Lenguaje Ciudadano.
Esta iniciativa es auspiciada por la Secretara de la Funcin Pblica y apoyada por la
Oficina de la Presidencia para la Innovacin Gubernamental.
El lanzamiento oficial se realiz en una Conferencia Internacional, en la que expertos
de Suecia, Reino Unido, Estados Unidos y Espaa compartieron sus experiencias de
xito ante cerca de 800 servidores pblicos que representan a 90 instituciones de la
Administracin Pblica Federal, y otros participantes de estados y de universidades.
Actualmente, los trabajos de esta iniciativa continan con la capacitacin continua a
los servidores pblicos, la difusin de los conceptos de lenguaje ciudadano en
conferencias y su aplicacin en documentos emitidos por las instituciones de la
Administracin Pblica.
En 2005, se integr una comisin revisora independiente, la Red de Lenguaje
Ciudadano, para validar la claridad y la calidad de los documentos escritos por los
servidores pblicos mexicanos y promover el uso de un lenguaje claro y sencillo.
Los prximos pasos sern:
impulsar y reconocer los trabajos de las dependencias y entidades que usen esta
herramienta para acercarse a los ciudadanos.
medir los resultados que se obtengan con la simplificacin de documentos
gubernamentales
Pases de habla hispana
Espaa
Mxico
15
La Presidencia del Senado y la Secretara General de la Corporacin lanzaron el
seminario Transparencia, Derecho y Lenguaje Ciudadano, en agosto de 2005, como
una forma de contribuir a profundizar la transparencia, clave en la consolidacin
democrtica.
El Presidente del Senado, Sergio Romero, seguir impulsando la decisin de
acercarse al ciudadano, como una forma de hacer entendibles las leyes y de que sean
realmente eficaces. Slo as se puede contribuir a la formacin de una sociedad justa,
libre y alejada de la corrupcin.
Chile
16
Principio bsico:
enfoque al ciudadano
Los escritores competentes suelen ser ms conscientes de la audiencia (del lector o lectores a
quienes va destinado el texto) y, durante la composicin, dedican ms tiempo a pensar en sus
caractersticas.
Daniel Cassany, Describir el escribir
Los servidores pblicos escribimos documentos dirigidos a los ciudadanos. Conocer a
nuestros ciudadanos-objetivo y es la herramienta ms importante
para comunicarnos mejor.
El enfoque al ciudadano es una actitud del servidor pblico. Con el
pensamos constantemente en quin recibir nuestro mensaje durante el
proceso de escritura, es decir, el servidor pblico se pone en los zapatos del
ciudadano.
De esta manera, el servidor pblico puede:
identificar la informacin que el ciudadano necesita
seleccionar el tono y el lenguaje adecuados
guiar al ciudadano en algn trmite o servicio
El enfoque al ciudadano es:
decir lo que el ciudadano quiere or, o lo que le gustara or; basta con decir lo
necesario para provocar la accin esperada del ciudadano
escribir para que todas las personas entiendan; basta con que lo entienda el
ciudadano a quien va dirigido un documento
escribir para ellos
lenguaje
ciudadano
NO
Introduccin
Qu es enfoque al ciudadano?
Qu NO es enfoque al ciudadano?
17
Principio bsico: enfoque al ciudadano, Contina
Para enfocar la comunicacin hacia el ciudadano necesitamos saber:
quin es?
aqu se dedica?
qu necesita del gobierno?
qu tiene que hacer para acceder a los servicios del gobierno?
qu sabe y qu no? (antecedentes, contexto, trminos especializados)
qu caractersticas tiene como lector? (por ejemplo: regin, gremio, escolaridad o,
en el caso de documentos electrnicos, tecnologa disponible)
qu sentimientos puede causarle el mensaje o el tono del escrito? (inters,
miedo, frustracin, creencias?)
qu preguntas necesita contestarse?
qu informacin necesita?
Conteste estas preguntas antes de empezar a escribir y durante la escritura y revisin
de su documento.
En el tema Cmo planear del captulo II de este manual hay algunos ejemplos de las
preguntas del lector que corresponden a algunos propsitos frecuentes en los
documentos del gobierno.
Casi siempre, los ciudadanos leemos documentos del gobierno para:
obtener algo que necesitamos, como tramitar un pasaporte,
cumplir con una obligacin, como el pago de impuestos, o
recibir informacin para tomar decisiones, como conocer los ndices
macroeconmicos para planear inversiones.
Buscamos una respuesta rpida, clara y sencilla a preguntas como:
qu tengo que hacer?
para qu o por qu?
cmo, cundo, dnde?
Leemos para encontrar esas respuestas y entenderlas. No queremos detalles que
contesten preguntas que no nos hemos planteado. Necesitamos del contexto para
entender la informacin, pero no queremos que nos expliquen lo que ya sabemos. Por
ltimo, preferimos leer palabras y oraciones que entendemos y que nos parecen
naturales y familiares.
Queremos actuar, noleer.
Qu debemos saber
del ciudadano?
Cmo leemos
los ciudadanos?
18
Principio bsico: enfoque al ciudadano, Contina
El siguiente ejemplo es un fragmento de una carta compromiso sin enfoque al
ciudadano ya que al lector no le queda claro qu debe hacer.
El mismo ejemplo con enfoque al ciudadano:
Ejemplo:
Sin enfoque al ciudadano
La finalidad del trmite es disminuir el tiempo de espera de
las personas que desean hacer transacciones sencillas. Se
ha enviado una circular a todas las reas con las
instrucciones a seguir sobre los cnones de comportamiento
de todos los servidores cuya actividad se relacione
directamente con el trato al pblico.
El trmite mencionado trae como consecuencia la
identificacin previa a la espera de la complejidad de las
operaciones a realizar por parte de los usuarios y as,
canalizarlos a diferentes ventanillas. Finalmente el horario de
atencin al pblico se restringir de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a
18:00.
Propsito al
inicio
Descripciones
Hecho
Ejemplo:
Con enfoque al ciudadano
El objetivo de este trmite es disminuir el tiempo de
espera de los ciudadanos que realizan transacciones
sencillas para lo cual:
El ciudadano debe llenar un formato antes de tomar su
turno.
Los servidores pblicos debemos:
- canalizar al ciudadano a la ventanilla segn la
complejidad del trmite, para desahogar las filas y
agilizar el avance
- seguir el estndar de atencin al pblico
El horario de atencin es:
de 9:00 a 14:00 y
de 16:00 a 18:00
Propsito al
inicio
Qu debe
hacer el
ciudadano
Qu debe
hacer el
servidor
pblico
19
Captulo II
Proceso: planear, escribir y revisar
Escribir con eficiencia no es un arte de magia, ni es algo emprico o gentico. Los
servidores pblicos que escriben eficientemente siguen un sencillo proceso, igual que
cuando trabajamos con procesos definidos, implementados y controlados.
Por ejemplo, cuando trabajamos en un sistema de calidad que garantiza que los
procesos y sus actividades respectivas operen de manera consistente, cumplimos con
las necesidades de nuestros clientes (internos los servidores pblicos y externos
los ciudadanos).
En contraste, cuando escribimos mensajes para los ciudadanos u otros servidores
pblicos, cada quien lo hace a su manera. En la mayora de los casos por costumbre o
por su formacin acadmica especfica.
Con frecuencia, no usamos herramientas ni procesos para escribir, o trabajamos con
especificaciones muy ambiguas. Por eso comnmente encontramos documentos
inconsistentes, poco efectivos y costosos.
nos permite seguir un proceso de pensamiento y escritura
para comunicarnos de forma sencilla y eficaz.
El proceso para escribir tiene tres actividades relacionadas entre s, tanto que en la
prctica es difcil separarlas.
El lenguaje ciudadano
Visin general
Introduccin
Cmo es el proceso?
20
Tres sugerencias sobre este proceso:
en todos los casos; no omita ninguna actividad.
cuantas veces sea necesario y factible; recuerde que el
proceso no es lineal.
de acuerdo con el tamao, la complejidad y la importancia
del documento. Por ejemplo, planear un mensaje breve de correo electrnico
podra llevarle menos de un minuto, mientras que la documentacin de un sistema
de calidad podra llevarle varios das o semanas; la creacin de una ley podra
llevarle meses.
Las siguientes pginas presentan estos temas:
Ejecute el procesocompleto
Regrese a etapas previas
Dimensione el proceso
Sugerencias
Siguientes pginas
Visin general, Contina
21
Como planear
Los buenos escritores hacen ms planes que los mediocres y dedican ms tiempo a esta
actividad antes de redactar el texto.
La solucin a un problema falso es un error absoluto.
Daniel Cassany, Describir el Escribir, p.103
Ortega y Gasset
Casi siempre, escribimos con prisa. Los documentos son para ayer. La prisa parece
una buena razn para no planear, sin embargo un plan nos dice qu tenemos que
escribir y cmo hacerlo. Tener un plan acelera el proceso de escritura. Si empezamos a
escribir con un buen mapa del documento, no pasaremos tiempo perdidos a la mitad
de un documento enredado, ni tendremos que hacer tantas correcciones.
Planear un documento consiste en:
definir el propsito del documento
analizar al lector
generar las ideas a tratar y
ordenar estas ideas
Un propsito preciso y claro es el mejor instrumento del escritor para alcanzar lo que
quiere lograr. Si el escritor no tiene claro el propsito de su mensaje, se perder en el
camino.
Para definir su propsito, pregntese:
qu espera lograr con su documento?
qu debe hacer el lector con esa informacin?
Ejemplos de propsito
avisar a los contribuyentes de los cambios en las tasas de impuestos
pedir informacin a los beneficiarios de un programa
convencer a los padres de familia sobre la importancia de vacunar a sus hijos
explicar cmo se llena un formato
alertar a los directivos de empresas sobre los riesgos legales causados por un mal
sistema de control ambiental
establecer reglas sobre la devolucin de impuestos
Reflexione sobre su propsito y defnalo con precisin. Antes de seguir adelante,
pregntese: y si no escribo este documento? qu pasara y a quin? Definir el
propsito de su documento le ayudar a darle la estructura y el tono adecuados.
Cmo planear
Introduccin
En qu consiste?
Definir el propsito
22
Como planear, Contina
Analizar al lector al que dirige su documento le permite usar las palabras y el tono ideal
de acuerdo con sus caractersticas y necesidades.
Cuntas veces piensa en su lector antes de escribir un documento? Est consciente
de que no todos sus lectores tienen las mismas caractersticas? Considera a los
lectores que tienen un menor grado de escolaridad?
Para identificar a su lector, conteste las siguientes preguntas:
quines son, qu hacen?
tienen las mismas caractersticas?
dnde estn?
qu nivel de lectura tienen?
qu conocimientos tienen sobre el tema del documento?
qu pueden sentir y pensar sobre lo que voy a decirles?
con qu tono y con qu lenguaje debo dirigirme a ellos?
Iniciar un documento es una de las actividades que a la mayora nos preocupa. Sin
embargo, esto es ms sencillo si primero escribimos todas nuestras ideas sin importar
su orden, relevancia o redaccin.
Algunas tcnicas que puede usar son:
mapas mentales
preguntas del lector
lluvia de ideas
palabras encriptadas
frases empezadas
qu pasara si
Para conocer el detalle de estas tcnicas consulte en este captulo el tema Tcnicas
para generar ideas.
Analizar al lector
Generar las ideas a tratar
23
Definir el orden en que transmite su mensaje es darle al lector un mapa que lo gue por
un documento que desconoce; adems, le ayuda a lograr el propsito que ha definido.
La estructura bsica para organizar este mapa se compone de tres secciones:
introduccin
cuerpo y
cierre
Las caractersticas de esta estructura son:
sus apartados deben seguir un orden lgico, entre ellos y al interior
se pueden ordenar de forma ascendente o descendente
Para conocer el detalle de esta estructura consulte en este captulo el tema Tcnicas
para ordenar las ideas.
Como planear, Contina
Ordenar las ideas
24
Quien no sabe concentrarse, nunca sabr escribir.
Nicols Boileau
Existen muchas tcnicas para comenzar a escribir, entre otras:
mapas mentales
preguntas del lector
lluvia de ideas
palabras encriptadas
frases empezadas
qu pasara si
Acontinuacin describimos cada una de estas tcnicas
Los mapas mentales son una forma visual de representar nuestro pensamiento. Esta
tcnica consiste en dibujar en un papel las asociaciones mentales de las palabras e
ideas que se nos ocurren.
Para hacer un mapa mental:
escoja la palabra nuclear del tema del que escribe
anote esta palabra en el centro de la hoja dentro de un crculo u valo
escriba alrededor de esta palabra, otras que se asocien con sta
una las palabras segn su relacin
Ejemplo:
Introduccin
Mapas mentales
Vacuna para la
influenza
Beneficios
para la salud
Aplicacin
Costo
Cmo se
elabora
Edades
Reacciones
secundarias
Frecuencia
Cmo planear: tcnicas para generar ideas
25
Cmo planear: tcnicas para generar ideas, Contina
Para planear documentos ms concretos y transmitir mensajes estructurados, puede
plantearse las preguntas que el lector se hara para que logre su objetivo:
La lluvia de ideas consiste simplemente en concentrarse en el tema y escribir todo lo
que se le ocurra.
Algunos consejos para que sus resultados sean mejores:
apntelo todo, incluso lo que parezca obvio, absurdo o ridculo
no valore las ideas ahora, despus podr omitir lo que no le guste
anote palabras sueltas y frases para recordar la idea; las oraciones completas y
detalladas quitan mucho tiempo
no se preocupe por la gramtica, la caligrafa o la presentacin; nadie ms leer ese
papel
marque las ideas grficamente; juegue con el espacio del papel, use flechas,
crculos y lneas
Daniel Cassany. , pgina 63. La cocina de la escritura
Preguntas del lector
Lluvia de ideas
26
Las palabras encriptadas esconden informacin importante y pueden aportar ideas
nuevas.
Para aplicar esta tcnica:
identifique las palabras encriptadas
haga una lista de todas las ideas que esconden
reescriba o reestructure el textocon la informacin nueva
Texto original: La participacin del ciudadano en las encuestas de servicio es muy
sabremos la opinin de los ciudadanos
obtendremos ideas nuevas
tendremos oportunidades de mejora
La participacin del ciudadano en las encuestas es muy importante para saber qu
opina de nuestros servicios, qu podemos mejorar y qu otros servicios necesita.
Las frases empezadas dirigen la atencin del escritor en el propsito y los puntos ms
importantes de la comunicacin.
Se le conoce como , o s mportante sy consiste en terminar frases que
empiecen con ideas relevantes para el texto.
Quiere escribir una carta para apoyar la implantacin del lenguaje ciudadano.
Lo Ms Importante Esque los que piensen como yo me apoyen
Lo Ms Importante Es que la carta explique por qu beneficia a la APF y a los
ciudadanos
Ejemplo:
Ejemplo:
importante.
Importante:
LMIE L M I E
Palabras encriptadas
Frases empezadas
27
Otros posibles comienzos son:
tengo que evitar que
tequiero decir que
esto teimporta porque
lo que quiero de ti es
quiero conseguir que
no estoy de acuerdo con
me gustara
opino que
la razn ms importante es
Esta tcnica se parece a la de Frases empezadas. Sin embargo, sta radica en
imaginar Qu pasara si
cambiara algn tema que est planeado
cambiara al lector al que se va a dirigir
no escribe el documento
Frases empezadas (contina)
Qu pasara si
28
Cmo planear: tcnicas para ordenar ideas
Una vez que tenemos las ideas sobre el tema a escribir debemos organizarlas y
ordenarlas para lograr comunicar nuestro objetivo.
Lo primero es agrupar las ideas relacionadas y escribir para cada grupo un
encabezado. Por ltimo se deben ordenar segn la estructura bsica y con una
secuencia lgica.
La estructura bsica de un documento tiene tres secciones:
La secuencia lgica presenta los fragmentos del documento concatenados; es decir,
los que se relacionen porque se suceden o porque deben ir juntos.
Algunas recomendaciones al aplicarla son:
piense si su lector necesita saber algo para entender cada uno de los fragmentos
que escribe y verifique que esto se conteste en el fragmento previo
verifique que los fragmentos tengan una coherencia y secuencia tal, que el lector
sepa de dnde viene y a dnde va
si los fragmentos de informacin no se relacionan, hgalo evidente; use las
sugerencias de estilo del captulo III de este manual.
Esta secuencia puede ordenarse de forma ascendente o descendente segn la
informacin que necesita transmitir, el efecto que pretenda provocar en su lector y el
resultado que quiera obtener. Acontinuacin se describe cada orden.
Introduccin
Estructura bsica
Secuencia lgica
29
Cmo planear: tcnicas para ordenar ideas, Contina
El orden ascendente consiste en presentar primero los detalles y luego las
conclusiones, es decir, va de lo menos relevante a lo ms relevante.
Este orden tiene un riesgo cuando se trata de escribir un informe o temas de trabajo,
porque mientras el lector revisa los detalles antes de llegar a la conclusin, puede
hacer distintas interpretaciones y el objetivo se pierde.
Dianna Booher. E-writing, pgina 83.
Ejemplo:
Licenciado Salas:
Quiero platicarle algunas cosas: desde hace unos meses siento que el rea donde
trabajo no est dando los resultados deseados, hay conflicto entre las personas, los
clientes se quejan y el porcentaje que aportamos a la empresa es mnimo.
Siento que mi supervisora es poco paciente y autoritaria. Recuerda la propuesta que
hice sobre cmo aprovechar los recursos de papelera? Pues antes de leerla me dijo
que no serva.
Usted sabe que nunca falto y siempre llego a las 9:00 a.m. en punto; sin embargo, hace
una semana me enferm y mi supervisora se enoj tanto que me descont dos das sin
importarle el justificante que present.
Por todas estas razones, quiero avisarle que renuncio.
Atte.
Claudia Juregui
Orden ascendente
30
El orden descendente presenta primero las conclusiones y despus los detalles, es
decir, va de lo ms relevante a lo menos relevante.
Este orden le permite al lector conocer desde el principio: el tema, la conclusin y la
importancia de la informacin.
Dianna Booher. E-writing, pgina 83
Licenciado Salas:
Le informo que renuncio. Las razones para hacerlo son las siguientes:
el rea donde trabajo es desordenada y no se puede trabajar de forma profesional y
mi supervisora no se interesa por las inquietudes y propuestas del equipo y es
injusta
Atte.
Claudia Juregui
Ejemplo:
Orden descendente
Cmo planear: tcnicas para ordenar ideas, Contina
31
Hay libros que no parecen escritos para que la gente aprenda, sino para que se entere de
que el autor ha aprendido algo.
J.W. Goethe
Una vez que planea su documento ya tiene una buena idea sobre su estructura y
contenido. Ahora, es el momento de empezar a escribir.
Escribir el documento consiste en:
obtener la informacin que necesita para llenar la estructura que dise en la
planeacin y
escribir el contenido de cada seccin de su estructura o plan de escritura
Aplique estas sugerencias mientras escribe:
concntrese primero en plasmar sus ideas y luego mejore su claridad y su precisin;
no tratede escribir perfecto a la primera
busque modelos de documentos semejantes al que escribe (ver Gua para emitir
documentos normativos disponible en la seccin de Herramientas de Simplificacin
Regulatoria en el portal www.normateca.gob.mx)
lea con frecuencia lo que lleva escrito; esto le ayudar a precisar sus ideas y a
encadenarlas mejor
deje descansar el documento; al retomarlo descubrir impresionantes
oportunidades de mejora
aplique las sugerencias de estilo del captulo III de este manual
Cmo escribir
Introduccin
En qu consiste?
Sugerencias
32
Los buenos escritores revisan y retocan el texto ms veces que los escritores poco
competentes. Asimismo, los retoques que hacen los primeros afectan al contenido del texto, a
las ideas expuestas y a la ordenacin, mientras que los retoques de los segundos, son ms
formales y afectan slo a la redaccin superficial del texto, a la gramtica y a la
ortografa.
Daniel Cassany, Describir el escribir, 1989
Un texto bien escrito es producto de varias revisiones, de la misma manera en que un
mueble bien terminado es producto de varias capas de barniz.
Revisar el documento consiste en leerlo para:
depurar el contenido (eliminar lo irrelevante o agregar detalles necesarios)
organizar mejor las ideas
simplificar las oraciones
precisar la informacin
mejorar la presentacin
eliminar errores
Aplique estas sugerencias para revisar su documento:
revise mientras escribe cada prrafo; no se espere hasta el final del documento
revise varias veces, tantas como sea necesario para que usted se sienta conforme
con lo que escribi
trate de que otras personas revisen su texto; les ser ms fcil identificar los errores
y las ideas confusas
trate de incluir a personas como su ciudadano-objetivo en la revisin si el propsito
del documento lo justifica; le darn informacin valiosa sobre cmo los lectores
interpretan su documento
escale la revisin segn el tiempo disponible y la importancia del documento
aplique las sugerencias de estilo del captulo III de este manual como apoyo en la
revisin de sus documentos
Cmo revisar
Introduccin
En qu consiste?
Sugerencias
33
Puede usar la siguiente lista la como apoyo para revisar sus documentos:
El documento cumple con el propsito?
El documento cubre las necesidades de informacin del lector?
El lector sabr qu hacer despus de leer el documento?
La informacin del documento es relevante para el tema tratado?
La informacin y los detalles son los necesarios para cumplir con el propsito?
El documento tiene un principio, un desarrollo y una conclusin?
La organizacin del documento es la ms adecuada?
La secuencia de la informacin es lgica?
La estructura es visible?
El lenguaje es claro y sencillo?
El tono es el indicado para el lector y el propsito del documento?
La construccin de las oraciones es correcta?
Las palabras son las necesarias para que el lector reciba el mensaje?
La ortografa y la puntuacin son las correctas?
Propsito
Contenido
Organizacin
Estilo
El propsito del documento es claro y preciso?
Lo que se lee sin ningn esfuerzo, se ha escrito siempre con gran esfuerzo.
E.J. Poncela
Cmo revisar, Contina
Lista de revisin
34
Captulo III
Sugerencias de estilo
Una cosa es leer por gusto, en la comodidad de su casa, y otra muy distinta es leer un
documento para cumplir con un requisito, realizar un trmite o hacer una tarea.
Cuando leemos para trabajar, nuestro propsito no es leer sino poder hacer lo que
tenemos que hacer. Esperamos que las sugerencias que se presentan en estas
pginas le ayuden a hacerlo para sus lectores.
Este manual no trata de establecer qu es correcto o incorrecto, sino de encontrar las
formas ms eficientes para comunicarnos con el ciudadano. Aplique las sugerencias
slo cuando simplifiquen el texto y aclaren su sentido.
Recuerde que no son reglas rgidas que se aplican por igual en todos los casos.
Use estas sugerencias al escribir, sobre todo al revisar. Cuando su tarea sea plasmar
sus ideas en primer borrador, no se preocupe demasiado por la forma.
Una vez ms, recuerde que son sugerencias, no recetas infalibles.
Visin general
Introduccin
Uso
35
Visin general, Contina
Las sugerencias de estilo organizadas por su propsito son:
Sugerencias
Para... Sugerencia Pgina
use palabras simples
36
use verbos para describir la accin
39
use palabras precisas
41
elimine palabras innecesarias
43
use oraciones cortas
46
aclarar y
simplificar
simplifique la estructura de las oraciones
48
use el tono y el lenguaje adecuados
52
use un estilo personal
55
incluya lo necesario y slo lo necesario
57
acercarse al
ciudadano
objetivo
use palabras positivas
59
use encabezados
60
use ayudas visuales
61
use conectores
64
presente al inicio y resuma al final
67
mostrar la
estructura
use tablas de contenido
69
36
La claridad es la cortesa del filsofo.
Ortega y Gasset
Prefiera las palabras ms sencillas y naturales. Las palabras complicadas oscurecen
el mensaje y lo alejan de su lector. Sin llegar a extremos inadecuados, utilice las
mismas palabras que usara para platicar sobre el tema con su lector.
a la operacin transparente y del
Programa, la Coordinacin Nacional efectuar sesiones de orientacin y difusin
directa a los beneficiarios.
en la operacin transparente y del Programa, la Coordinacin
Nacional realizar sesiones de orientacin y difusin directa a los beneficiarios.
Ejemplo con palabras complicadas
Ejemplo con palabras simples
Con la finalidad de coadyuvar apartidista
Para contribuir neutral
Aclarar y Simplificar
Use palabras simples
Introduccin
Compare
37
Use palabras simples, Contina
Considere al lector para escoger el grado de formalidad adecuado. Dado ese grado de
formalidad, use las palabras ms sencillas y ms familiares que le sea posible.
Algunas palabras complicadas que podra reemplazar por palabras sencillas son:
Sugerencia
Ms complicado Ms simple
adolecer carecer, padecer
clarificar aclarar
coadyuvar contribuir
complejidad dificultad
completar terminar
diferenciar distinguir
ejecutar hacer
efectuar hacer
ejemplificar dar ejemplo
finalizar acabar, terminar, concluir
inclusive incluso
intencionalidad intencin
numerosos muchos
ptimo mejor
problemtica problema
requisitar llenar
rol papel, funcin
terminacin final
utilizar usar
conspicuo sobresaliente
eximio excelente
denominacin nombre
Otro tipo de palabras que debemos usar con cuidado para no complicar nuestra
redaccin son:
Ms ejemplos
Antes Despus
El agente del Ministerio Pblico de la
Federacin dictar acuerdo previo el
estudio de la averiguacin previa
para determinar si ya se han
diligenciado los peritajes y las
declaraciones de los inculpados y
testigos para determinar el
levantamiento del aseguramiento y
la devolucin del automotor.
El agente del Ministerio Pblico
autorizar la devolucin del
vehculo cuando hayan
terminado los peritajes y
declaraciones de todos los
involucrados.
Para incidir en el fortalecimiento
del Programa y en la correccin
oportuna de las desviaciones
detectadas en su operacin
Para fortalecer el Programa y
corregir a tiempo de errores en
su operacin
Inicialmente, con el propsito de
identificar sus requerimientos, se
deber presentar la carta solicitud
que contemple los incisos que a
continuacin se indican ...
Primero, presente una carta
solicitud para identificar sus
necesidades. Esta carta debe
contener lo siguiente:
38
Otras palabras complicadas
Ms ejemplos
Use palabras simples, Contina
Tipo Cambie esto Por esto
Gerundios Emiti el decreto
dotando de recursos
al campo.
Emiti el decreto que da
recursos al campo.
Adverbios
terminados en
-mente
Solamente necesita
presentar una
identificacin.
Slo necesita presentar
una identificacin.
Verbos en futuro,
cuando indican las
acciones del lector
Deber presentar una
identificacin.
Debe presentar una
identificacin.
39
Cuando leemos un verbo, sabemos que ah est la accin. Cuando leemos un
sustantivo pensamos que se trata de algo o de alguien. Si las oraciones rompen ese
patrn y se usan sustantivos en lugar de verbos, la accin queda oculta y nuestra
mente tiene que trabajar ms para entender.
Para a su requerimiento de su situacin.
acerca de la solucin ms
adecuada.
Para su requerimiento su situacin y le la
solucin ms adecuada.
Use verbos para . Por ejemplo:
Ejemplo de sustantivos para describir la accin
Ejemplo de verbos para describir la accin
dar atencin realizaremos una evaluacin
Esto nos permitir formular una recomendacin
satisfacer evaluaremos recomendaremos
describir la accin
Introduccin
Compare
Sugerencia
Sustantivos Verbos
dar atencin atender
dar a consideracin considerar
dar comienzo comenzar
dar motivacin motivar
darse a la fuga fugarse
hacer pblico publicar
hacer una investigacin investigar
hacer/ realizar un ajuste ajustar
hacer una peticin pedir
llegar a la conclusin concluir
poner de manifiesto manifestar
ser de la opinin de opinar
tener el requerimiento requerir
tener la necesidad de necesitar
tomar un acuerdo acordar
traer una recuperacin recuperar
dar cumplimiento cumplir
tomar una decisin decidir
hacer una ponderacin ponderar
Use verbos para describir la accin
Ms ejemplos
Antes Despus
Tomar las decisiones que
correspondan para dar
cumplimiento a los
objetivos del Comit.
Decidir lo necesario para cumplir con
los objetivos del Comit.
Cuando la alumna becaria
cambie de institucin
educativa dentro del ciclo
escolar sin dar aviso previo
al Comit de Becas.
Cuando la alumna becaria cambie de
institucin educativa dentro del ciclo
escolar sin avisar antes al Comit de
Becas.
Si desea hacer una
aclaracin, rendicin,
valoracin sobre
Si desea aclarar, rendir, valorar
Le notificaron la sentencia
imponindole una pena de
Lo sentenciaron a una pena de
40
Ms ejemplos
Use verbos para describir la accin, Contina
41
Muchos aspectos tienen problemas, tenemos que hacer algo al respecto pronto.
Cuntas preguntas deja sin contestar una oracin como la anterior?
cuntos aspectos hacen muchos aspectos?
qu son esos aspectos?
cul es su problema?
qu es ese algo que tenemos que hacer?
cundo es pronto?
Sera mejor si nos dijeran algo como: El 25% de los expedientes estn incompletos.
Tenemos que recopilar los documentos que faltan en menos de un mes.
Una redaccin precisa contesta las preguntas del lector y lo conduce a la accin.
Debido a los que se han suscitado a el
acceso al edificio.
Debido a ocurridos en slo el tendr
acceso al edificio.
Ejemplo con palabras ambiguas
Ejemplo con palabras precisas
problemas ltimas fechas se restringir
los robos este mes, personal autorizado
Use palabras precisas
Introduccin
Compare
Para que su lector no interprete la informacin:
use:
- palabras con significados precisos
-palabras que se refieran a objetos o sujetos tangibles (palabras concretas)
evite palabras que designen conceptos o cualidades difusos (palabras abstractas)
tenga cuidado cuando usa las siguientes palabras, es posible que al utilizarlas este
escribiendo un textovago; tratede sustituirlas por la descripcin que corresponda
Daniel Cassany, La cocina de la escritura, (2002).
42
Use palabras precisas, Contina
Sugerencia
Ms ejemplos
Ms ejemplos
Antes Despus
En algunos casos los
ciudadanos encuestados
reportan aspectos positivos.
El 35% de los ciudadanos
encuestados reporta estar
satisfecho con los servicios
administrativos.
El hecho se suscit no hace
mucho.
El robo fue el mircoles 15 de
enero.
43
Escrib esta carta larga porque no tuve tiempo de hacerla corta.
Blaise Pascal
Un buen escrito contiene slo las palabras necesarias para transmitir su mensaje.
Revise los documentos que escribe y pregntese: todas las palabras aportan
informacin? podra decir lo mismo con menos palabras?
enve un documento que describa el
diagnstico realizado con el propsito de identificar las reas prioritarias.
por escrito el diagnstico que identifica las reas prioritarias.
Hay dos clases comunes de palabras innecesarias:
un grupo de palabras que se puede cambiar por una sola,
con el propsito de puede cambiarse por para
palabras que no agregan informacin,
:
esto se debe obviamente a la falta de capacidad productiva en las oficinas de
servicio esto se debe a la falta de capacidad en las oficinas
de servicio
: en este ejemplo, la palabra obviamente no solo es innecesaria, podra
resultar hasta ofensiva si las cosas no son tan obvias para el lector.
Ejemplo con palabras innecesarias
Ejemplo con palabras necesarias
por ejemplo:
por ejemplo
puede cambiarse por
Nota
Por medio de la presente, se le solicita que
Por favor envenos
Elimine palabras innecesarias
Introduccin
Compare
Dos clases
44
Algunos grupos de palabras que podra reducir a una o dos palabras son:
Evite palabras que no agregan informacin, como por ejemplo:
generalmente
obviamente
por medio de la presente
por este conducto me permito
Elimine palabras innecesarias, Contina
Sugerencia: grupos de palabras
Grupo de palabras Una palabra
a fin de para
a nivel personal personalmente
como efecto de
por la razn de que
dado el hecho de que
porque
con anterioridad a antes de
con base en
de conformidad con
segn
con el propsito de
con objeto de
para
con referencia a acerca de
debido al hecho que porque
en este momento ahora
en vista de que por
es por eso que por eso
papel que juega funcin
para el propsito de para
no obstante el hecho de que aunque
llevar a cabo realizar
toda vez que porque
Sugerencia: palabras innecesarias
Ms ejemplos
Antes Despus
Por medio de la presente les
informamos a ustedes las
sociedades estn obligadas a
conservar los registros que les
sean proporcionados por los
USUARIOS, correspondiente a
personas fsicas, durante un
plazo de 84 meses. Este plazo
contar a partir de la fecha en
que ocurra el evento o acto
relativo a la situacin crediticia
del CLIENTE al cual se refiere
cada registro. Al transcurrir el
plazo citado, las Sociedades
debern eliminar de su base de
datos la informacin de las
personas fsicas, con el historial
crediticio de que se trate,
originado con anterioridad a
dicho plazo.
Les informamos que deben
conservar durante 84 meses el
historial crediticio de sus usuarios
personas fsicas en sus bases de
datos. Al terminar este plazo
deben eliminarlo.
Presente una solicitud con el
objeto de que durante la
realizacin del proceso de
capacitacin se cuente con el
apoyo necesario por parte de las
autoridades.
Presente una solicitud para contar
con el apoyo de las autoridades
durante el proceso de
capacitacin.
45
Elimine palabras innecesarias, Contina
Ms ejemplos
46
Las oraciones largas son ms difciles de leer, porque saturan nuestra memoria de
corto plazo y pueden enredar las ideas.
Es necesario revisar la totalidad de la programacin y en su caso aumentar la
frecuencia (por ejemplo, de bimestral a mensual), con la finalidad de dar lugar a un
seguimiento ms realista. Tambin es relevante en este punto no considerar en la
programacin el avance de aos anteriores en determinados proyectos, y manejar
este dato por separado.
Para dar seguimiento se necesita:
revisar toda la programacin cada mes (en lugar de cada dos) y
no considerar el avance de aos anteriores (manejar este dato por separado)
Maneje el tamao de sus oraciones. Trate de que cada una tenga una idea completa y
menos de 25 palabras.
Para escribir oraciones cortas:
elimine las palabras innecesarias
separe sus ideas, tratede comunicar una sola idea completa en cada oracin
no abuse de las oraciones combinadas (donde varias oraciones se juntan con
conectores como que, por lo tanto, y)
use vietas para separar visualmente una oracin larga (como la que est leyendo
ahora)
Ejemplo de oracin larga
Ejemplo de oracin corta
Use oraciones cortas
Introduccin
Compare
Sugerencias
47
Use oraciones cortas, Contina
Ms ejemplos
48
Las palabras de una oracin pueden ordenarse de diferentes maneras. Por ejemplo:
llene esta solicitud para inscribirse a la licitacin
esta solicitud debe ser llenada para inscribirse a la licitacin
para inscribirse a la licitacin, llene esta solicitud
para inscribirse a la licitacin, esta solicitud debe ser llenada
Si bien muchas combinaciones pueden ser correctas, el lenguaje ciudadano prefiere
siempre la forma ms sencilla y directa.
asegurar la adecuada coordinacin de acciones en el mbito de
la prestacin de los servicios de asistencia social y con el objeto de favorecer
prioritariamente a los grupos sociales ms vulnerables, en los trminos del Sistema
Nacional de Planeacin, de la Ley General de Salud, y de este Ordenamiento, El
Organismo, celebrar acuerdos y concertar acciones con los sectores pblico, social
y privado; y en su caso, con las autoridades de las diferentes comunidades indgenas
de las entidades federativas.
El Organismo promotor celebrar acuerdos con los sectores pblico, social y privado y
con las autoridades de las diferentes comunidades indgenas de las entidades
federativas para:
coordinar la prestacin de servicios de asistencia social y
dar prioridad a los grupos sociales ms vulnerables
Ejemplo con estructura complicada
Ejemplo con estructura simple
Con el propsito de
Simplifique la estructura de las oraciones
Introduccin
Compare
49
Simplifique la estructura de las oraciones, Contina
Hay cinco formas de simplificar sus oraciones:
aplicar la frmula sujeto +verbo +complementos
acercar las ideas relacionadas
poner lo ms importante al principio
usar la voz activa
usar construcciones paralelas
Trate de escribir las palabras de sus oraciones en el orden ms sencillo (lineal). En
general ste es:
Sujeto +Verbo +Complementos
para medir los avances, el comit se reunir cada mes,
puede cambiarse por:
el comit se reunir cada mes para medir los avances
Evite separar palabras relacionadas, como el sujeto y el verbo.
el supervisor, en cumplimiento de los artculos 37 al 38 del reglamento de seguridad
en el trabajo, debe presentar un informe mensual de accidentes,
el supervisor debe presentar un informe mensual de accidentes para cumplir con
los artculos 37 al 38 del reglamento de seguridad en el trabajo
Por ejemplo:
Por ejemplo:
Cinco formas de simplificar
Sugerencia: frmula s-v-c
Sugerencia: acercar
ideas relacionadas
50
Trate de poner las ideas ms importantes al principio de la oracin.
nuestro portal de servicios en Internet le permitir hacer este trmite en menos
tiempo,
puede hacer este trmite en menos tiempo a travs de nuestro portal de servicios en
Internet
En voz activa, el sujeto de la oracin es quien hace la accin (La Direccin emite las
normas). En voz pasiva, el sujeto recibe la accin (Las normas son emitidas por la
Direccin).
Escriba sus oraciones en voz activa. staes preferible por varias razones:
es ms "inmediata" y envuelve al lector en la accin
requiere menos palabras
dirige la atencin del sujeto que ejecuta la accin
Escriba oraciones (o partes de la oracin) semejantes de la misma manera.
Por ejemplo:
los requisitos son entregar solicitud firmada y adems la presentacin de un
examen,
los requisitos son: entregar solicitud firmada y presentar examen
este ejemplo tambin muestra que la oracin se hace ms corta y ms sencilla
cuando usamos verbos (presentar) en lugar de sustantivos (presentacin).
Por ejemplo:
Nota:
Sugerencia:
lo ms importante al principio
Sugerencia:
voz activa
Sugerencia:
construccin paralela
51
Ms ejemplos
52
Escribir sin pensar en el lector es como escribir una carta
de amor dirigida a quien corresponda.
Zelazny
No hay recetas para determinar el tono y el lenguaje adecuado. Todo depende de cada
situacin especfica. Observe este par de oraciones:
teespero maana a las cinco y platicamos
agradecemos su inters en este programa, y le pedimos que se presente maana a
las 17 horas en nuestras oficinas para revisar su solicitud
Ambas oraciones dicen algo similar, en tonos muy diferentes. La primera es adecuada
para escribir a alguien cercano y que cuenta con el contexto necesario para completar
la idea. La segunda, dirigida al cliente de un programa gubernamental, usa palabras
ms formales y da contexto.
Cuando planee su documento, defina con precisin al lector y el contexto de la
comunicacin. Esto le dar una buena idea sobre qu tono y qu palabras usar cuando
escribe. Cuando revise lo escrito, ajuste lo necesario.
Acercarse al ciudadano-objetivo
Use el tono y el lenguaje adecuados
Introduccin
Sugerencia
53
Use el tono y el lenguaje adecuados, Contina
La Secretara de Relaciones Exteriores otorga permisos para la constitucin de
sociedades cuando la denominacin o razn social que se pretenda utilizar no se
encuentre reservada por una sociedad distinta o si en la denominacin o razn social
solicitada, se incluyen palabras o vocablos cuyo uso se encuentre regulado
especficamente por otras leyes.
En este ltimo caso, la Secretara de Relaciones Exteriores condiciona el uso de
permisos a la obtencin de las autorizaciones de acuerdo a las disposiciones legales
aplicables.
Fundamento Legal
Artculo 15 de la Ley de Inversin Extranjera
Artculo 13 del Reglamento de la Ley de Inversin Extranjera y del Registro Nacional
de Inversiones Extranjeras
Quin los otorga?
La Secretara de Relaciones Exteriores (SRE).
Enqu casos se otorgan?
Se otorgan en todos los casos excepto cuando la denominacin o razn social utilizada
no estn reservados por otra sociedad; o en el caso de que se incluyan palabras o
vocablos regulados por otras leyes.
Qu debo hacer si la denominacin o razn social que voy a utilizar contiene palabras
o vocablos regulados por otras leyes?
Verificar los mecanismos que indica la Secretara para obtener las autorizaciones
correspondientes sobre su uso.
Cul es el fundamento legal para tramitar estos permisos?
Artculo 15 de la Ley de Inversin Extranjera
Artculo 13 del Reglamento de la Ley de Inversin Extranjera y del Registro Nacional
de Inversiones Extranjeras
Texto adecuado para abogados
Texto adecuado para ciudadanos
Permisos para laconstitucindeSociedades
Permisos para laconstitucindeSociedades
Compare
54
Use el tono y el lenguaje adecuados, Contina
Ms formal
Menos formal
Asimismo, mucho les agradecer que a partir de enero de 2005, nos hagan llegar una
copia de los Estados Financieros mensuales a fin de integrar el informe trimestral para
la H. Cmara de Diputados, en el citado Sistema de Informacin.
En espera de que la informacin nos la hagan llegar a ms tardar el viernes 11 de
febrero, agradezco de antemano la atencin y el apoyo que siempre nos han brindado
particularmente para atender los requerimientos de las distintas instancias, les hago
llegar un cordial saludo.
Luis, te agradecer si me envas una copia de los estados financieros mensuales para
integrarla a mi informe trimestral.
Espero puedas envirmela a ms tardar este viernes. Si tienes cualquier duda, estoy a
tus rdenes. Gracias por tuapoyo.
Saludos,
Sal
Otro ejemplo
55
La relacin entre servidores pblicos y ciudadanos es ante todo, una relacin entre
personas, a la que corresponde un estilo personal donde el lector y el escritor son los
actores principales del texto.
Dnde obtener informacin sobre lotes?
En todas las Delegaciones Regionales hay un Responsable de la Reserva Territorial
quien con mucho gusto atender a los interesados en la adquisicin de un lote
disponible para venta, que le enven un mail, un fax o que le hablen por telfono.
Dnde me dan ms informacin sobre un lote que me interesa?
Acuda con el responsable de la Reserva Territorial en su delegacin regional quien le
dar informacin sobre la adquisicin de lotes disponibles para su venta. Puede
contactarlo por e-mail, fax o telfono.
Escriba directamente al lector siempre que sea posible. Escriba usted
Evite los nombres (tan largos!) de oficinas y dependencias. Escriba nosotros cuando
el lector ya sepa quin le escribe o no necesite detalles sobre oficinas y departamentos
en lo particular.
Al respecto se informa que del anlisis mencionado se determin que las
observaciones identificadas con los nmeros 3, 5 y 9 de la Auditora No. 34/2002, se
encuentran solventadas, en los trminos que se indican en las Cdulas de
Seguimiento que se anexan.
Le informo que resolvimos las observaciones 3, 5 y 9 de la Auditora No. 34/2002, en
los trminos de las Cdulas de Seguimiento que se anexan.
Estilo impersonal
Estilo personal
Antes
Despus
Use un estilo personal
Introduccin
Compare
Sugerencia
Otro ejemplo
56
Un tono demasiado personal puede ser percibido por el lector como signo de una
actitud paternalista o complaciente.
Evite estos extremos, piense en el lector y escriba siempre con naturalidad.
Cuidado: sin abusar
57
-Disculpe seora, me puede decir cmo llegar a la glorieta de los caballitos? -Claro que s
seor, con mucho gusto, lo primero que tiene que hacer es caminar aqu todo derecho hasta que
se encuentre con una tiendita, esa tiendita es de Don Fede, pero no le haga mucho caso porque
se est quedando sordo y de que se suelta hablando ya no hay manera de desafanarse, no y
cuidadito y se encuentre a su perro de malas porque lo puede corretear, que dice la seora Lidia
que no es bravo, pero el otro da se llev a un pobre viejito, as mire, corriendo ah no ms
doblandoalaizquierday cruzando laavenida, hasta laglorietade los caballitos
Igual que el tono y el lenguaje adecuados, el contenido necesario depende del lector y
del propsito de la comunicacin.
Un buen documento evita entrar en detalles innecesarios y al mismo tiempo, incluye
toda la informacin (definiciones, ejemplos, especificaciones) que el lector necesita
para entender y actuar.
EL LICITANTE DEBER CONOCER LA LEY DE OBRAS PBLICAS Y SERVICIOS
RELACIONADOS CON LAS MISMAS, SU REGLAMENTO Y NORMATIVIDAD
APLICABLE, ESTAR AL CORRIENTE DE SUS OBLIGACIONES FISCALES Y
PAGAR EL IMPORTE DE LAS BASES DE LICITACIN. RELACIN DE
CONTRATOS DE OBRAS SIMILARES QUETENGANCELEBRADOSTANTOENLA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL Y/O ESTATAL COMO CON LOS
PARTICULARES. DOCUMENTACIN QUE COMPRUEBE EL CAPITAL MNIMO
REQUERIDO CON BASE EN LA DECLARACIN FISCAL O BALANCE GENERAL
AUDITADOCORRESPONDIENTEAL EJERCICIOFISCAL INMEDIATOANTERIOR;
ASIMISMODEBER PRESENTAR ESTADOS FINANCIEROSAUDITADOS DE LOS
DOS AOS ANTERIORES Y EL COMPARATIVO DE RAZONES FINANCIERAS
BSICAS, SALVO EN EL CASO DE EMPRESAS DE RECIENTE CREACIN, LOS
CUALES DEBERN PRESENTAR LAS MAS ACTUALIZADAS A LA FECHA DE
PRESENTACIN DE PROPUESTAS. LA EXISTENCIA LEGAL DEBER
ACREDITARSE DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL REGLAMENTO DE LA
LEY DE OBRAS PBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS Y
LASBASESDELICITACINCORRESPONDIENTES.
Texto Original
Requisitos de una licitacin: Adecuado para especialistas.
Incluya lo necesario y slo lo necesario
Introduccin
Compare
58
Incluya lo necesario y slo lo necesario, Contina
Texto enfocado al lector
Requisitosdeunalicitacin
Si usted quiere participar en esta licitacin debe:
1. pagar el importe de las bases de licitacin
2. conocer la Ley de Obras Pblicas y servicios relacionados con las mismas, su
reglamento y normatividad aplicable
3. acreditar existencia legal de acuerdo al reglamento de la Ley de Obras Pblicas y
servicios relacionados
4. estar al corriente de sus obligaciones fiscales
5. elaborar una relacin de contratos de obras similares, celebrados con la
Administracin Pblica Federal, estatal o con particulares
6. facilitar documentos probatorios del capital mnimo requerido en la licitacin, con
base en la declaracin fiscal o el balance general auditado en el ejercicio fiscal
inmediato anterior
7. facilitar estados financieros de los dos aos anteriores y el comparativo de razones
financieras bsicas, excepto empresas de reciente creacin que presentarn los
ms actualizados
Al planear el documento, responda a estas preguntas sobre el lector:
qu tiene que hacer con la informacin?
qu necesita saber?
qu ya sabe el lector?
qu le dice el contexto en el que se da la comunicacin?
Al revisar el documento, verifique que el contenido responde a las necesidades del
lector.
Compare, Contina
Sugerencia
Ms ejemplos
Antes Despus
No se entregar informacin sin la
justificacin correspondiente.
Toda solicitud de informacin debe
justificarse.
no omito recordarle que ser
responsabilidad del rea a su
cargo el ejercicio de los recursos.
Le recuerdo que su rea es
responsable del uso de los recursos.
No revele su contrasea. Mantenga su contrasea en
secreto.
59
No es que usted no est capacitado para el puesto, no es impuntual, no es ineficiente, no ha
dejado de demostrar su capacidad para resolver problemas y no sera nada difcil que lo
ascendieransi sigue as.
Las oraciones que dicen lo que no debemos hacer no siempre ayudan a saber qu s
debemos hacer, por tanto, no nos permiten actuar.
Escribir oraciones que afirman en lugar de oraciones que niegan puede ser ms claro y
ms amable.
N el acceso a personas sin gafete.
debe portar su gafete.
Busque que sus oraciones establezcan qu s hacer, o qu s es, siempre que sea
posible.
no se aceptan solicitudes sin la informacin completa,
slo aceptamos solicitudes con la informacin completa
Ejemplo con palabras negativas
Ejemplo con palabras positivas
Por ejemplo:
ose permite
Para entrar
Use palabras positivas
Introduccin
Compare
Sugerencia
Ms ejemplos
60
Los encabezados comunican al lector cmo est organizado el texto. Le permiten
navegar para encontrar lo que busca y obtener los detalles necesarios. Tambin lo
ayudan a entender mejor.
Un documento con encabezados es como un aeropuerto con seales: en ambos casos
podemos llegar directamente a donde vamos, aunque no lo hayamos hecho antes.
Certificado de Incapacidad Temporal. Los casos en los que debe o puede realizarse el
trmite son los servicios mdicos institucionales, previa valoracin; se otorgarn al
asegurado(a) el certificado de incapacidad temporal para el trabajo en el ramo de
enfermedad general, cuando exista la prdida o disminucin por un cierto tiempo de
las facultades que imposibiliten al asegurado a realizar su trabajo habitual.
Cuando exista la prdida o disminucin por cierto tiempo de las facultades del
asegurado que impidan realizar su trabajo habitual.
Los servicios mdicos institucionales previa valoracin del asegurado.
Cuando escriba y revise:
use encabezados que describan el contenido o el propsito de cada seccin
subdivida las secciones extensas en subsecciones y d a cada una su propio
encabezado
use tipos y tamaos de letra que destaquen los encabezados y distingan claramente
su nivel
construya encabezados breves, precisos, claros y consistentes
Ejemplo sin encabezados
Ejemplo con encabezados
Certificado de Incapacidad Temporal
Casos enlosquedebeopuederealizarse el trmite
Quinotorgalaincapacidad?
Mostrar la estructura
Use encabezados
Introduccin
Compare
Sugerencias
61
Muchos lectores, cuando vemos un documento con oraciones agrupadas en prrafos
largos, nos sentimos encerrados entre muros de palabras, nos da flojera leer y nos
cuesta trabajo entender.
Al usar ayudas visuales como listas, tablas y diagramas en lugar de prrafos:
logra que el documento se vea ms atractivo e invite a leer y
ayuda a entender la informacin
Las listas, tablas y diagramas tambin pueden usarse para destacar la informacin
ms importante.
Cuando presente su declaracin por ventanilla bancaria y le haya resultado cantidad a
cargo, podr efectuar el pago en efectivo o mediante cheque, si ejerce esta ltima
opcin, el cheque deber ser personal y del mismo banco en el que presente dicha
declaracin.
Si presenta su declaracin por Internet y le result impuesto a pagar, el pago lo
efectuar a travs de transferencia electrnica de fondos de su cuenta bancaria que
haya designado para este efecto.
(textodentro de una tabla Si/Entonces)
Ejemplo de textosin ayudas visuales
Ejemplo con ayudas visuales
Use ayudas visuales
Introduccin
Compare
62
Use los siguientes formatos para hacer visible la estructura del contenido:
Use ayudas visuales, Contina
Sugerencia
Para presentar... Use... Ejemplo
series de elementos
(cuando el orden no
importa)
lista con vietas Los documentos necesarios
son:
doc 1
doc 2
doc 3
series de elementos
(cuando el orden
importa)
lista con nmeros Para calcular la base gravable:
1 sume...
2 divida...
secuencia de
actividades (lineal)
tabla de
actividades
Actividad Descripcin
criterios de decisin tabla si/entonces
SI ENTONCES
conjuntos de elementos
con informacin
adicional sobre cada
uno
tabla de
clasificacin
Documento Requisito Copias
secuencia de
actividades (no lineal)
diagrama de flujo
clasificacin de
elementos
diagrama de rbol
Puesto
Funcin
Tarea
Pasos y principios
Conocimientos
Proceso
relacionado
Funcin Funcin
Tarea Tarea
Conocimientos
63
Antes
Despus
En la verificacin efectuada al Departamento de Talleres y Transportes, se encontr
que el total de bienes instrumentales es distinto al de la STS siendo que el primero
tiene 79,651 de bienes instrumentales y el segundo de 10,066 de un costo de
359,032,096 para los primeros y de 356,607,291.20 para los segundos. Esto indica
una diferencia de 585 y de 424,805.36 respectivamente.
El Departamento de Talleres y Trasportes encontr las siguientes diferencias en los
inventarios:
Use ayudas visuales, Contina
Otro ejemplo
Inventario Bienes instrumentales Costo
Total 79,651 359,032,096.00
De la STPS 70,066 358607,291.20
Diferencia 585 424,805.36
64
Los conectores son palabras que describen las relaciones entre las ideas de un texto.
Ayudan al lector a encadenar esas ideas y a seguir la lgica del escritor.
El proceso de autorizacin pasa por cuatro fases. La direccin general evala la
informacin enviada por las dependencias y entidades. Se realizan un dictamen de
cada proyecto. Se presenta un resumen ejecutivo al comit. El Comit decide si
autoriza o no de acuerdo con los criterios establecidos en la gua de evaluacin.
El proceso de autorizacin pasa por cuatro fases. la direccin general
evala la informacin enviada por las dependencias y entidades. se realiza
un dictamen de cada proyecto. se presenta un resumen ejecutivo al
comit. , el Comit decide si autoriza o no de acuerdo con los criterios
establecidos en la gua de evaluacin.
Ejemplo sin conectores
Ejemplo con conectores
Enprimer lugar,
Despus
En tercer lugar,
Por ltimo
Use conectores
Introduccin
Compare
65
Use conectores, Contina
Algunos conectores que puede usar son: entre prrafos
Sugerencia:
conectores entre prrafos
Cassany D. . p. 155-156. La cocina de la escritura
66
Use conectores, Contina
Sugerencia:
conectores en el prrafo
Algunos conectores que puede usar son: en el prrafo
Cassany D. . p. 157. La cocina de la escritura
67
Los instructores usan una vieja y til receta para organizar sus clases:
diga lo que les va a decir
dgalo, y
diga lo que les dijo
Con esta simple receta puede ayudar a sus lectores a entender mejor un documento y
a concentrarse en los puntos ms importantes.
Personas fsicas, morales consorcios conformados por personas fsicas y morales.
Concesin por 30 aos para financiar, construir, operar, explotar, conservar y mantener
el tramo carretero Mxico-Puebla.
Presentar una propuesta tcnica y una econmica en los trminos sealados en este
documento.
Seccin I. Esta seccin contiene los datos del convocante, descripcin del proyecto,
definiciones, calendario, as como la manera de adquirir los formatos necesarios para
participar en el concurso.
Seccin II. Esta seccin contiene las instrucciones a los concursantes para la
elaboracin de sus propuestas, as como los mecanismos para realizar el concurso.
Texto inicial de un concurso
Concurso para el otorgamiento de concesin para la construccin, operacin,
explotacin, conservaciny mantenimientodel tramocarreteroPuebla-Mxico
Dirigidoa
Proyecto
Requisitos
Secciones del documento
Estapresentacin nos da una idea precisa del contenido del documento.
Presente al inicio y resuma al final
Introduccin
Ejemplo de presentacin inicial
68
Dictamen de una auditora
Hemos examinado el balance general de la entidad al 31 de diciembre de 2003 y los
estados de resultados. Con base en los principales hallazgos dictaminamos que la
Dependencia incumple las normas y criterios autorizados por la dependencia
globalizadora.
Los hallazgos son los siguientes:
Con base en nuestros hallazgos recomendamos:
verificar la autorizacin del presupuesto para 2003
registrar la autorizacin del informe del presupuesto anual 2002
vigilar las normas y criterios del ejercicio del presupuesto y
verificar el registro de los importes ya ejercidos del presupuesto
Aplique la estructura descrita en el tema Proceso para escribir: Cmo planear. Use la
seccin introductoria para establecer su propsito y explicar la estructura del
documento y la seccin final para reforzar los puntos ms importantes.
En un documento con varias secciones extensas, cada seccin tiene una introduccin,
un cuerpo y un final. En este caso, la introduccin y el resumen final de cada seccin
pueden ayudarlo a encadenar las secciones entre s y explicarle al lector cmo se
relaciona una seccin con otra.
Presente al inicio y resuma al final, Contina
Ejemplo de resumen final
Sugerencia
Hallazgo en Descripcin
el presupuesto del perodo
del 1 de enero al 31 de
diciembre de 2003
No est debidamente autorizado por la
dependencia globalizadora.
el informe sobre el
presupuesto anual para el
ejercicio de 2002
No lo autoriz el comit el 15 de enero
de 2002.
la entidad No cumple las Normas y Criterios
Generales para la Elaboracin,
Ejercicio y Control del Presupuesto de
Gasto Corriente e Inversin Fsica.
los importes ejercidos que se
indican en el
PRESUPUESTO
No se registraron en la contabilidad de
la dependencia
69
Los encabezados descritos en el tema anterior son suficientes para navegar por un
documento breve (una o dos pginas). Cuando se trata de documentos ms extensos,
conviene agregar una tabla de contenido que lleve al lector a cada seccin, cada una
de las cuales a su vez, debe incluir sus propios encabezados.
Agregue una tabla de contenido cuando su documento tenga varias pginas y pueda
dividirse en varias secciones.
La gua esta dividida en tres secciones:
Guapara homologar losdocumentosnormativos
Use tablas de contenido
Introduccin
Sugerencia
Ejemplo
Seccin Pgina
Seccin I. Diagnstico previo a la emisin de un
documento normativo
5
Seccin II. Principios para generar un documento
normativo
8
Seccin III. Tipos de Documentos Normativos
1. Norma
2. Poltica
3. Acuerdo
4. Lineamiento
5. Regla
6. Oficio
7. Manual
11
13
15
17
19
21
23
Cuadro comparativo de la estructura de los documentos
normativos
25
Anexos:
Diagnstico de los documentos que se utilizan para
normar en la APF y su clasificacin de acuerdo a su
propsito.
Informacin adicional para facilitar el llenado del
Cuestionario.
26
31
70
Las sugerencias descritas en pginas anteriores lo ayudarn a escribir con un estilo
ms claro y sencillo.
Para terminar, presentamos algunas sugerencias para que sus documentos sean ms
amigables, atractivos y legibles.
Aplique estas sugerencias para darle un formato atractivo a su documento:
use listas, tablas y diagramas como los que se describen en este manual
use un tamao de letra de entre 10 y 12 puntos
escriba renglones con una longitud de entre 50 y 70 caracteres
justifique los prrafos a la izquierda
use espacio en blanco abundante en mrgenes, entre prrafos y alrededor de los
encabezados
resalte las palabras importantes con o , sin abusar y de manera
consistente
negritas itlicas
Sugerencias para una presentacin
visual atractiva
Introduccin
Sugerencias
71
Anexo Gramatical
Este anexo contiene informacin adicional para simplificar oraciones en aspectos
especficos, sugerimos consultarlos de forma individual.
Esteanexo contiene los siguientes temas:
Visin general
Introduccin
Contenido
Tema Ver Pgina
Categoras de palabras 72
Acentuacin: acento diacrtico 73
Uso de maysculas 76
Funcin de los signos de puntuacin 77
Cmo se escribe? 79
72
Las categoras de palabras son los criterios con los que las palabras se clasifican y
sirven para identificarlas con ms facilidad.
Estos criterios dependen de dos aspectos: la funcin de la palabra dentro del texto y su
comportamiento frente a otras palabras.
Las palabras se clasifican en las siguientes categoras:
Anexo Gramatical
Introduccin
Categoras
Categoras de palabras
Categora Funcin Ejemplo
sustantivo dar nombre a las cosas Juan, perro, Mxico
verbo
Ilustrar acciones, cosas que pasan,
proceso dinmicos
amar, pensar, existir
adjetivo y
artculo
dar informacin complementaria
sobre un sustantivo
bueno, azul, grande, el, este,
ese
preposicin
dirigir y articular el discurso en un
sentido determinado
en, para, de, con, por, a
adverbio
calificar al verbo, a otro adverbio y a
otro sustantivo
bien, mal, fcil
pronombre sustituir al sustantivo o a un sujeto
yo, t, l, ste, se, aqul,
nosotros, que
conector
unir, separar, distinguir, cuestionar y
enfrentar palabras, partes de la
oracin y oraciones
y (e), o (u), ni, an, pero, as,
aunque
73
Anexo Gramatical
El acento diacrtico es una seal que usamos para distinguir dos palabras que se
escriben igual, pero con distinta funcin dentro de la oracin o distinto significado.
El acento diacrtico no obedece ninguna regla ortogrfica.
Las siguientes palabras se distinguen por medio del acento diacrtico.
Acentuacin: acento diacrtico
Definicin
Regla
Palabra Se acenta cuando es No se acenta cuando es
aqul/aquel pronombre
Ejemplo: Aqul pens irse.
adjetivo demostrativo
Ejemplo: Aquel telfono est
descompuesto.
an/aun sustituible por todava
Ejemplo: An no llega.
sustituible por tambin, hasta,
incluso
Ejemplo: Vino aun con sus
amigos.
cmo/como
adverbio de modo usado en
una interrogacin o admiracin
Ejemplo: Cmo dijo?
adverbio de modo usado en el
estilo indirecto con su sentido
interrogativo o exclamativo
Ejemplo: Le dijo cmo se haca.
adverbio de modo
Ejemplo: Es exactamente como
me lo imaginaba.
cul/cual
pronombre relativo usado en
una interrogacin o admiracin
Ejemplo: Cul de todos?
pronombre relativo usado en el
estilo indirecto con su sentido
interrogativo o exclamativo
Ejemplo: No saba cul escoger.
pronombre relativo, sustituible por
como
Ejemplo: Es un personaje cual
ninguno.
74
Acentuacin: acento diacrtico, Contina
Anexo Gramatical
Regla (continuacin)
cundo/
cuando
adverbio interrogativo de
tiempo
Ejemplo: Cundo viene?
usado en el estilo indirecto con
su sentido interrogativo o
exclamativo
Ejemplo: Pregntale cundo lo
perdi.
Adverbio de tiempo
Ejemplo: Cuando venga se lo dir.
cunto/
cuanto
adverbio interrogativo de
cantidad
Ejemplo: Cunto cuesta!
adverbio de modo
Ejemplo: En cuanto se enter,
vino.
d/de
el verbo dar en modo
imperativo
Ejemplo: Dile que me d su
informe de actividades maana.
preposicin
Ejemplo: La declaracin de
impuestos se hace
trimestralmente.
dnde/ donde
adverbio usado en una
interrogacin o admiracin
Ejemplo: Dnde est?
usado en el estilo indirecto con
su sentido interrogativo o
exclamativo
Ejemplo: Pregntale dnde lo
guard.
adverbio
Ejemplo: La oficina donde trabaja.
ms/mas adverbio de cantidad
Ejemplo: Es el proyecto ms
grande de Latinoamrica.
conjuncin adversativa
Ejemplo: Ley, mas no entendi.
75
Acentuacin: acento diacrtico, Contina
Anexo Gramatical
Regla (continuacin)
l/el pronombre personal
Ejemplo: Donde l vive.
artculo
Ejemplo: En el parque.
ste/este
sta/esta
se/ese
sa/esa
pronombre
Ejemplo: ste fue el que estuvo
ah.
adjetivo demostrativo
Ejemplo: Toma este lapicero.
Nota: Esto nunca se acenta.
por
qu/porqu/po
rque
usado en una interrogacin
Ejemplo: Por qu hiciste eso?
es sustantivo
Ejemplo: Dime el porqu
usado en una respuesta
Ejemplo: No salgo porque estoy
enfermo.
quin/quien
adverbio interrogativo
Ejemplo: Quin habla?
pronombre
Ejemplo: No hay quien me gane.
qu/que
usado en una interrogacin o
admiracin
Ejemplo: Qu trabajo!
pronombre relativo
Ejemplo: El trabajo que me dio es
muy pesado.
s/si adverbio afirmativo
Ejemplo: S cobr el cheque.
Pronombre personal
Ejemplo: Lo hizo por s mismo.
adverbio condicional
Ejemplo: Si trae el recibo, le creo.
slo/solo adverbio condicional
Ejemplo: Slo hizo tres viajes en
su vida.
adjetivo calificativo
Ejemplo: Jos fue solo al curso
porque Adrin se enferm.
t/tu pronombre personal
Ejemplo: T leste el reporte.
pronombre posesivo
Ejemplo: Tu pluma
t/te nombre de la bebida
Ejemplo: Se bebi un t.
pronombre
Ejemplo: Te trajiste sus papeles.
Regla
En espaol, se usan maysculas en estos casos:
Se escriben con letra inicial
mayscula
Ejemplo(s)
la primera palabra de cada oracin La computadora es nueva.
la primera palabra despus de punto
y aparte
---
la primera palabra despus de dos
puntos y aparte
A todos nuestros clientes:
Deseamos agradecer su preferencia al
elegirnos como sus proveedores
los nombres propios, apellidos,
diminutivos y apodos
Irma Gonzlez Rodrguez
Quique, Chente
toda razn social
Banco de Crdito y Valores
El Puerto de Liverpool
los sustantivos y adjetivos que forman
parte del nombre de una institucin
Facultad de Medicina
Secretara de Educacin Pblica
Museo Nacional de Arte
los nombres de lugares:
continentes y pases
regiones y provincias
ciudades, pueblos y colonias
Mxico
Pars
Patagonia
los nombres de ciencias y artes
Matemticas
Derecho
Biologa
las fechas histricas, religiosas,
sociales
El 5 de Febrero
20 de Noviembre
los tratamientos de honor,
especialmente si son abreviados
Seor
Presidente
Ud.
las abreviaturas de ttulos
profesionales
Lic.
Ing.
D. G.
los nombres de planetas, estrellas y
dems cuerpos celestes
Jpiter, Sol, Tierra
nebulosa de Andrmeda, Alfa Centauri
los nombres de los accidentes
geogrficos
Sierra Madre Oriental, ocano Pacfico
ro Lerma, lago de Chapala
En espaol, se usan maysculas en estos casos:
76
Regla
Anexo Gramatical
Uso de maysculas
Nombre Signo Funcin
Punto
.
- Es una pausa larga en un texto.
- Punto y aparte significa el final de un prrafo.
- El punto y seguido significa que aunque la
oracin est completa, seguimos hablando del
mismo tema y continuamos en el mismo
rengln.
- Punto final indica que hemos terminado el
texto.
Coma ,
- Es una pausa corta.
- Se usa como conjuncin, cuando estamos
enlistando varios sustantivos o proposiciones,
- cuando unimos dos oraciones y la segunda
depende de la primera,
- para explicar un punto, que rompe el orden,
dentro de una oracin.
- cuando en una oracin hay dos sentencias
opuestas (con ms, pero, aunque, sin
embargo; que son conjunciones adversativas)
y
- despus de conjunciones (mas, entonces, es
decir, por ltimo, as pues, asimismo).
Punto y coma ;
- Es una pausa media, un espacio para tomar
aire.
- Se usa en oraciones largas donde ya se ha
empleado una coma,
- entre dos frases que presentan aspectos
diferentes de la misma idea,
- entre frases que indican una accin y su
consecuencia y
- para separar cantidades en textos
comerciales.
sos de los
gnos de
ntuacin
Dos puntos :
- Se usan antes de una cita textual,
- antes de una lista,
- despus de los saludos en las cartas
- despus de un verbo que ordene algo, como:
ordeno, dicto, dispongo,
- antes de poner ejemplos.
77
Los signos de puntuacin son como seales de trnsito: ponen sobre aviso al lector
sobre lo que sucede en la oracin y su relacin con otras oraciones.
Anexo Gramatical
Introduccin
Usos de los signos de puntuacin
Funcin de los signos
de puntuacin
Puntos
suspensivos

- Se usan en narrativa literaria, para provocar
incertidumbre en el lector,
- cuando el resto del texto se sobreentiende y el
lector puede obviarlo,
- cuando se cita un texto incompleto y
- antes de citar palabras de un prrafo largo.
Interrogacin ?
- Se usan para indicar una pregunta en un texto.
- Slo la parte del texto en tono de pregunta debe
ir enmarcado entre estos signos.
- En espaol siempre se usan dos: el que abre la
cuestin y el que la cierra.
- Cuando las preguntas planteadas en el texto son
varias y sucesivas, entonces la primera oracin
entre signos de interrogacin se inicia con
mayscula, las dems con minsculas.
Admiracin !
- Se usan para enfatizar un fragmento de texto,
- para expresar admiracin o una orden.
- En espaol siempre se usan dos: uno que abre el
fragmento a enfatizar y otro que lo cierra.
- Cuando en un texto hay varias expresiones de
admiracin sucesivas, slo la primera oracin se
escribe con mayscula, las que siguen, con
minscula.
Comillas
- Sirven para hacer una cita textual,
- para escribir el nombre de un establecimiento,
vehculo, etctera,
- para sealar un ttulo,
- para escribir una palabra nueva (neologismo) o
en otro idioma,
- para sugerir irona.
Parntesis ( )
- Se usan en las aclaraciones,
- para encerrar datos que complementan un texto,
- en textos comerciales que llevan nmeros, para
escribir las cantidades con letra,
- para llevar a notas al pie de pgina.
Usos de los
signos de
puntuacin
(Contina)
Guin corto
-
- para mostrar la relacin entre palabras que
abarcan un concepto,
- para relacionar un prefijo con el sustantivo que
modifica (en desuso).
78
Anexo Gramatical
Usos de los signos de puntuacin, (continuacin)
79
Anexo Gramatical
Al escribir, nos surgen dudas sobre cmo se escriben algunas expresiones porque
hablamos de una manera prctica y efectiva; pero poco formal. Escribir documentos
de negocios profesionales implica respetar ciertas reglas.
Acontinuacin se presenta una tabla de las dudas ms comunes sobre cmo escribir
algunas expresiones:
Introduccin
Dudas ms comunes
Cmo se escribe?
Cmo se escribe? Sugerimos escribir
aclarar o clarificar aclarar
accesar, acceder o tener acceso tener acceso o acceder
dar prioridad o priorizar dar prioridad
deber o deber de
- Deber + infinitivo indica obligatoriedad
Ejemplo: Debes guardar tus cosas.
- Deber de + infinitivo indica probabilidad
Ejemplo: Deben de ser las 8 de la noche.
diferencia o diferenca diferencia
estoy seguro que o estoy seguro de que con la preposicin de:
Ejemplo: Estoy seguro de que l lo hizo.
expander o expandir expandir
financia o financa financia
gente o gentes gente
habemos o hay o somos hay o somos
haban + sustantivo en plural o haba +
sustantivo en plural
haba + sustantivo en plural
Ejemplo: haba muchas flores.
inclusive o incluso incluso
influir o influenciar influir
palabras como: mayora, especie, parte,
nmero, cantidad etc.
+ verbo conjugado en plural o en singular
ambas formas son correctas
Ejemplo:
Un gran nmero de personas
manifestaron/manifest su descontento.
Cmo se escribe? Sugerimos escribir
pienso de que o pienso que
digo de que o digo que
sin la preposicin de
Ejemplos:
Pienso que l tiene razn.
Digo que es verde.
preveer o prever prever
satisfacer o satisfar Satisfar (se conjuga igual que el verbo haber)
soy yo el/la que + verbo a la primera
persona o
soy yo el/la que + verbo a la tercera
persona
ambas formas son correctas.
Ejemplo:
Soy yo el que trabaj/trabaj hasta las 12 p.m.
te pido realices o te pido que realices Te pido que realices.
verter o vertir verter
80
Hilda Basulto, Curso de redaccin, Editorial Trillas
Daniel Cassany, La cocina de la escritura, Editorial Anagrama
Sandro Cohen, Redaccin sin dolor, Editorial Planeta
Alex Grijelmo, El estilo del periodista, Editorial Taurus
Roberto Zavala, El libro y sus orillas, Editorial de la UNAM
Sergio Block, (Un taller de Soluciones Didcticas), 2005
Sergio Block, (Un taller de Soluciones
Didcticas), 2003.
Dianna Booher. . Pocket Books, 2001.
Daniel Cassany, (Cmo se aprende a escribir). Paids, 1987.
Daniel Cassany, Anagrama (ColeccinArgumentos), 2002.
emitida por el Gobierno Federal Australiano
Robert Horn, (Un seminario de
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Joseph Kimble, . Michigan Bar Journal, Oct, 2002.
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Or wel l , t omado del si t i o:
MaraTeresa Serafn, . Paids, 1997.
Strunk and White, . Longman Publishers.
Gene Zelazny, . Mc GrawHill.
Comunicacin didctica
Construccin y reparacin de oraciones
E- writing
Describir el escribir
La cocina de la escritura.
Guade Plain Language
Desarrollo de Reportes, Propuestas y Memos
The Elements of Plain Language
OnWriting Bad
Pol i t i cs and t he Engl i sh Language,
Cmo escribir
The elements of style
Say it with presentations
www.paccs.cc.ca.us/ps2/poorwrt.htm
www.resort.com/~prime8/Orwell/patee.html
Bibliografa en espaol
Generales
Fuentes utilizadas
para escribir este manual

Manual Lenguaje Ciudadano

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