Grant Management Manual Es

Manual para la administracin
de subvenciones
La versin completa del manual est disponible en lnea.
1000-ES(313)
Manual para la administracin

de subvenciones
Sumario
Introduccin
Captulo 1 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global
Captulo 2 Solicitud de Subvenciones Globales
Captulo 3Implementacin, monitoreo y evaluacin de un proyecto
de subvencin
Captulo 4 Informes
Anexos*
A Hoja de trabajo del Memorando de acuerdo para los clubes
B Memorando de acuerdo para los clubes
C Memorando de acuerdo para los clubes (India)
D Modelo de Memorando de acuerdo para una organizacin
colaboradora
E Enunciados de los requisitos de las reas de inters
F Suplemento sobre el plan de monitoreo y evaluacin de
Subvenciones Globales
G Suplemento sobre becas
H Orientacin previa a la partida para becarios e integrantes de
equipos de capacitacin profesional
I Las bases de la sostenibilidad
J Suplemento de la solicitud de Subvenciones Globales para proyectos
de microcrdito
K Suplemento del informe de Subvenciones Globales para proyectos
de microcrdito
L Itinerario del equipo de capacitacin profesional
*Los anexos y los Trminos y condiciones para el otorgamiento
de Subvenciones de La Fundacin Rotaria estn disponibles en
www.rotary.org/es/grants. Es posible que no todos los anexos
estn disponibles de inmediato.
1000-ES(313)
Los rotarios aportamos nuestra labor, conocimientos y contribuciones financieras

a nuestras comunidades para satisfacer sus necesidades bsicas como suministro
de agua potable, desarrollo econmico, salud, educacin, paz y seguridad. Las
Subvenciones Globales de la Fundacin financian proyectos en estas reas.
Este manual explica cmo planificar un proyecto sostenible y con resultados
mensurables, cmo solicitar una Subvencin Global para financiarlo y cmo
administrar debidamente los fondos de la subvencin. Se incluyen, adems,
recursos tiles para poner en prctica el Memorando de acuerdo (MDA) para los
clubes. El manual est dirigido principalmente a los representantes de los clubes que
asistirn al Seminario distrital sobre administracin de subvenciones, pero tambin
ser de utilidad para los distritos que soliciten una Subvencin Global.
La presente es la edicin 2012 del Manual para la administracin de subvenciones.

Lainformacin contenida en esta publicacin se basa en el Memorando de
acuerdo para los clubes, los Trminos y condiciones para el otorgamiento de
Subvenciones Distritales y Subvenciones Globales de La Fundacin Rotaria y
The Rotary Foundation Code of Policies. Se ruega consultar dichos documentos
para informarse sobre las directrices vigentes. Los cambios que el Consejo de
Fiduciarios efecte en dichos documentos anularn la normativa estipulada en
esta publicacin.
Dudas o preguntas?
Si tiene dudas sobre...
Administracin de subvenciones; certificacin
Subvenciones Distritales, Subvenciones Globales
Este manual; sesiones de capacitacin
Enve un correo electrnico a...

qualification@rotary.org
contact.center@rotary.org
leadership.training@rotary.org
Panorama general de
las subvenciones de
LaFundacin Rotaria
La Fundacin Rotaria ofrece tres tipos de subvenciones: Subvenciones Distritales,
Subvenciones Globales y Subvenciones Prediseadas. Si bien este manual est dedicado a las
Subvenciones Globales, a continuacin se describen todas brevemente.
Subvenciones Distritales
Las Subvenciones Distritales financian proyectos y actividades que respaldan
la misin de la Fundacin con resultados a corto plazo en los mbitos local e
internacional. Los clubes remiten sus solicitudes de financiacin al distrito, y ste
administra y distribuye los fondos.
Visite learn.rotary.org
y consulte el curso
Introduccin a la
Visin Futura para
obtener informacin
sobre la evaluacin de
proyectos y seleccionar
la subvencin ms
apropiada.
Cada distrito establecer su propia normativa sobre cmo y cundo los clubes
deben remitir sus solicitudes de financiacin, as como sobre cualquier otro
requisito adicional que decidan establecer. Para obtener ms informacin,
comunquese con su Comit Distrital de La Fundacin Rotaria.
Las Subvenciones Globales financian proyectos y actividades de mayor alcance
con las siguientes caractersticas:
Se relacionan con una de las reas de inters.

Responden a una necesidad identificada por la comunidad beneficiaria.
Incluyen la participacin activa de la comunidad beneficiaria.
Son sostenibles despus de que los clubes o distritos rotarios han concluido su
labor.
Se obtienen resultados mensurables.
Manual para la administracin de subvenciones 0.1 Panorama general de las subvenciones de LaFundacin Rotaria
REAS DE INTERS
Los proyectos que reciben fondos de Subvenciones Globales de
LFR deben encuadrarse dentro de las siguientes reas.
Fomento de la paz y la prevencin y resolucin de

conflictos
Prevencin y tratamiento de enfermedades

Suministro de agua y saneamiento
Salud materno-infantil
Alfabetizacin y educacin bsica
Desarrollo econmico y cvico
Las Subvenciones Globales pueden financiar las siguientes actividades:

Proyectos humanitarios que afronten las necesidades de las comunidades y ofrezcan
resultados sostenibles y mensurables.
Capacitacin profesional a nivel local o financiacin de un equipo conformado por
profesionales que viajan al exterior para adquirir conocimientos o impartir capacitacin
a sus colegas locales. Este tipo de capacitacin es muy eficaz en conjuncin con proyectos
humanitarios.
Becas para estudiantes de postgrado cuyas metas profesionales se correspondan con una de
las reas de inters.
Subvenciones Prediseadas
Las subvenciones prediseadas hacen posible que los clubes rotarios trabajen con los socios
estratgicos de La Fundacin Rotaria en actividades previamente diseadas. El Fondo Mundial
y el socio estratgico financian ntegramente estas actividades.
Diferencias entre las Subvenciones Distritales y

las Subvenciones Globales
En la versin electrnica
de este manual, el texto
resaltado en naranja
corresponde a enlaces a
recursos disponibles en
learn.rotary.org.
Por norma general, los proyectos financiados mediante Subvenciones Globales

tienen un mayor alcance y los clubes y distritos cuentan con un mayor nivel de
responsabilidad en lo relativo a la administracin de los fondos, la presentacin
de informes a la Fundacin y el monitoreo y evaluacin de los resultados
obtenidos.
Subvenciones Distritales
Respaldan la misin de La Fundacin

Rotaria
Se relacionan con una de las reas de

inters de Rotary
Sin presupuesto mnimo
Presupuesto mnimo de US$30,000
Impacto a corto plazo
Impacto sostenible a largo plazo
Pueden financiar becas para

estudiantes de cualquier nivel en
instituciones acadmicas locales o del
exterior
Pueden financiar becas para

estudiantes de postgrado en una
institucin acadmica del exterior
Incluyen la participacin activa de los

rotarios
Incluyen la participacin activa de los

rotarios
Cumplen los requisitos para el

otorgamiento dela subvencin
Cumplen los requisitos para el

otorgamiento de la subvencin
Resultados mensurables
Certificacin del club
Se recomienda que
el club enve ms
de un representante
al Seminario sobre
administracin de
subvenciones.
El proceso de certificacin sirve para que La Fundacin Rotaria confirme que su

club cuenta con los controles financieros y de custodia de fondos necesarios para
administrar debidamente los fondos de sus subvenciones. La administracin
incluye aspectos como la seleccin de los proyectos o actividades, la solicitud de
una subvencin, la puesta en prctica de controles para la custodia de los fondos
y la presentacin de informes a la Fundacin sobre los resultados del proyecto.
Para solicitar Subvenciones Globales o Subvenciones Prediseadas, los clubes
debern recibir la certificacin anual de su distrito. Los distritos decidirn
tambin si solicitar esta certificacin para recibir fondos procedentes de
Subvenciones Distritales. Para completar el proceso de certificacin, los clubes
debern:
1. Enviar a su presidente electo u otro representante del club al Seminario
distrital sobre administracin de subvenciones.
2. Leer y aceptar los trminos del Memorando de acuerdo para los clubes y
remitir al distrito una copia firmada tanto por el presidente como por el
presidente electo del club.
3. Aceptar todo requisito adicional establecido por el distrito.
Para conservar su certificacin, los clubes debern cumplir los trminos del MDA para los
clubes (anexo B) y los trminos y condiciones de la subvencin. EL MDA es un acuerdo entre
el club y su distrito en el que se indican los requisitos mnimos para la administracin de sus
subvenciones establecidos por la Fundacin. Es posible que los requisitos estipulados en la
normativa establecida por su club o la legislacin local vigente sean ms estrictos.
Dirija sus consultas a su Comit Distrital de La Fundacin Rotaria.
1 Planificacin de un proyecto
de Subvencin Global
Antes de solicitar una Subvencin Global de La Fundacin Rotaria, los clubes deben elaborar
un proyecto que sea resultado de una slida relacin de colaboracin, se base en la evaluacin
de las necesidades de la comunidad, y haya sido diseado para obtener resultados viables,
mensurables y sostenibles.
Socios colaboradores
Para llevar a cabo una Subvencin Global se debe contar con un patrocinador
local y un patrocinador internacional. Por lo general, el patrocinador local
se encarga de la evaluacin de la comunidad y de la implementacin y
administracin de los gastos del proyecto, por conocer a fondo la realidad local y
su proximidad a la sede del proyecto.
Los patrocinadores, si as lo desean, tienen la opcin de involucrar en el proyecto
a una tercera entidad, por ejemplo, una organizacin no gubernamental,
un grupo de la comunidad o una entidad gubernamental. La organizacin
colaboradora podra aportar a la subvencin capacidad tcnica, infraestructura,
incidencia poltica, capacitacin, educacin u otro tipo de apoyo. Se recomienda
hacer las averiguaciones del caso para asegurarse de que la organizacin
colaboradora goza de buena reputacin. Antes del inicio del proyecto, los
patrocinadores debern suscribir un Memorando de Acuerdo (MDA) con toda
organizacin colaboradora. En el anexo 4 figura un modelo de MDA.
Para recibir fondos de

una subvencin de
la Fundacin, todos
los proyectos deben
ser emprendidos y
administrados por
rotarios.
Es esencial que los socios de un proyecto mantengan una comunicacin fluida y

frecuente, ya que facilita la toma conjunta de decisiones, contribuye a una mejor
supervisin de los fondos y del proyecto, y consolida los vnculos de cooperacin
para futuros proyectos. Los socios colaboradores debern establecer el mtodo y
la frecuencia de las comunicaciones que mantendrn sobre las actividades de la
subvencin y el avance del proyecto.
Fuentes de posibles socios colaboradores
ProjectLINK
Grupo de Accin Rotaria relacionado con una de las reas de inters
Convencin de RI
Matchinggrants.org/global
LinkedIn
Ferias de proyectos
Viajes personales
Lderes distritales (pueden promocionar el proyecto en las reuniones
internacionales que asisten)
Manual para la administracin de subvenciones 1.1 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global
Contacte con posibles socios colaboradores de todo el mundo para implementar

un buen proyecto de servicio internacional a travs de las nuevas herramientas
en lnea que ofrece RI para compartir informacin sobre el proyecto y solicitar
fondos, voluntarios o donaciones en especie.
Evaluacin de las necesidades de la

comunidad
Antes de planificar las actividades de una subvencin, deber evaluar las
necesidades de la comunidad beneficiaria. El propsito de la evaluacin es
recopilar informacin sobre los recursos y carencias locales, determinar si tales
carencias ya se estn abordando y, de ser el caso, de qu manera, e identificar las
acciones ms acertadas para el beneficio de la comunidad.
Sugerimos seguir estos principios generales al efectuar la evaluacin:
Integrar a todas las partes interesadas. Deben obtenerse las impresiones

de una muestra representativa de la comunidad, incluidas las personas que
planificarn, participarn y se beneficiarn del proyecto.
Tener en cuenta la informacin suministrada por la poblacin local. De esta

manera podrn identificarse las carencias o necesidades que los miembros de
la comunidad estn dispuestos a abordar.
Aprovechar los recursos humanos locales. Los proyectos cuentan con recursos
Se presentan ocasiones
cuando el patrocinador
internacional propone un
proyecto ya establecido
al patrocinador local, el
cual acepta la propuesta
para no ofender a los
rotarios del exterior,
a pesar de que no
cuenta con la voluntad
ni los conocimientos
necesarios para
implementar el proyecto.
Cuando los proyectos
se elaboran en base a
las necesidades de la
comunidad beneficiaria,
existe mayor posibilidad
de que ste sea llevado
a buen trmino por
los rotarios locales
y que los residentes
de la comunidad lo
mantengan una vez
concluida la subvencin.
monetarios limitados, por lo tanto, es necesario determinar cmo podran

contribuir los participantes al mejoramiento de la comunidad. Todas las partes
interesadas pueden y deben apoyar al esfuerzo comn.
Planificar a largo plazo. Los residentes de la comunidad deben establecer

objetivos a largo plazo para seguir manteniendo los resultados del proyecto
una vez agotados los fondos de la subvencin.
Si a travs de la evaluacin se identifican varias necesidades, determine qu
carencias o problemas son ms apremiantes para los miembros de la comunidad
y cmo podra ayudar su club a solucionarlos. Considere qu necesidad podra
atender mejor con una subvencin de la Fundacin y los recursos del club. Para el
efecto, tome en cuenta los siguientes factores: capacidad tcnica de los rotarios,
ubicacin de la sede del proyecto, tiempo necesario para llevarlo a cabo y los
recursos financieros.
Para ms sugerencias sobre cmo recopilar informacin, consulte la publicacin
Recursos para evaluar las necesidades de la comunidad (605C-ES).
Plan del proyecto

Deber elaborar un plan detallado en el que se delinee detalladamente cmo se
llevarn a cabo las actividades del proyecto y la implementacin de las normas
de RI y La Fundacin Rotaria. El plan deber incluir las tareas necesarias para
completar la actividad, quin es responsable de stas, cmo se desembolsarn
los fondos y un cronograma.
Establecimiento de un comit del proyecto

A fin de asegurar que varias personas estn al tanto de los detalles del proyecto, participen
en la toma de decisiones y compartan la supervisin del proyecto, todo club o distrito
patrocinador deber designar un comit integrado por un mnimo de tres rotarios as como
un contacto principal, quien estar a cargo de toda la correspondencia con la Fundacin
relacionada con la subvencin.
Funciones y responsabilidades. Adems de asignar las funciones a los integrantes del comit
del proyecto tanto del patrocinador local como internacional, determine las funciones que
realizarn los contactos principales, la organizacin colaboradora (si corresponde) y los
beneficiarios.
Conflicto de inters. Al seleccionar a los integrantes del comit y asignar las funciones, deber
evitar toda posibilidad de conflicto de inters, real o percibida (consultar el MDA del club,
seccin 1C). Ningn rotario con intereses personales en el proyecto (empleado o miembro
de la directiva de la organizacin colaboradora, propietario de un negocio que proveer los
suministros del proyecto, fiduciario de una universidad donde cursar estudios un becarios,
etc.) podr integrar el comit del proyecto, y todo posible conflicto de inters deber revelarse
al solicitarse la subvencin.
Continuidad. Documente el procedimiento adoptado para el reemplazo de los integrantes del
comit, y seleccione como contacto principal a una persona que participar activamente en el
proyecto durante todo el perodo de la subvencin. Si un club estuviera interesado en que el
presidente tambin participe, ste tambien podra formar parte del comit del proyecto.
Soluciones sostenibles
Los fondos de las Subvenciones Globales se invierten en proyectos que conducen a un cambio
permanente. Los proyectos sostenibles son de distinta naturaleza, pero tienen en comn las
siguientes caractersticas:
NECESIDADES DE LA COMUNIDAD: Los proyectos sostenibles son planeados debidamente,
cuentan con la intervencin de varias partes, y complementan las necesidades y valores de los
beneficiarios. Los patrocinadores de las subvenciones debern:
Demostrar el mtodo de captacin de retroalimentacin entre los beneficiarios usado

Indicar las organizaciones locales, los grupos de la comunidad o las agencias
gubernamentales que coordinaron las actividades del proyecto
MATERIALES/TECNOLOGA: En los proyectos sostenibles se utilizan materiales durables que
sean asequibles, disponibles e inocuos al medio ambiente. Los patrocinadores debern:
Indicar si los materiales del proyecto se adquirieron localmente

Verificar que los repuestos (si corresponde) puedan obtenerse fcilmente
FINANCIAMIENTO: Los proyectos sostenibles cuentan con una fuente de financiamiento
complementaria para mantener los resultados una vez concluida la subvencin. Los
patrocinadores debern:
Recomendar o apoyar actividades que generen ingresos a fin de que la comunidad pueda
seguir financiando el proyecto, o
Demostrar que se cuenta con los medios necesarios para garantizar el continuo
financiamiento del proyecto
CONOCIMIENTOS: Los proyectos sostenibles contribuyen al desarrollo de la capacidad en las
comunidades, ya que sus residentes adquieren nuevos conocimientos, destrezas y prcticas.
Los patrocinadores debern:
Garantizar que las nuevas iniciativas incluyan un componente de capacitacin, educacin o

campaas de sensibilizacin en la comunidad
Demostrar cmo se transferirn las nuevas destrezas a los futuros beneficiarios

MOTIVACIN: Los proyectos sostenibles ofrecen incentivos tangibles que despiertan el

sentido de pertenencia entre los miembros de la comunidad, en cuanto a las actividades y los
resultados del proyecto. Los patrocinadores debern:
Constatar que los beneficiarios cumplirn funciones concretas en la implementacin de los

objetivos del proyecto
Identificar a personas que ocupen cargos de liderazgo para monitorear los resultados y
garantizar la continuidad de los servicios
MONITOREO/EVALUCIN: Los proyectos sostenibles son diseados con el propsito de obtener
resultados mensurables y definidos. Los patrocinadores debern
Establecer objetivos definidos y datos de referencia pertinentes

Identificar los aspectos clave del proyecto que se medirn y el mtodo de captacin de datos
Las Subvenciones Globales deben abarcar las recomendaciones arriba mencionadas. De no
recibir fondos de la subvencin para este fin, los patrocinadores debern demostrar cmo
se implementarn tales prcticas con los servicios y recursos disponibles en la comunidad,
informacin que les pedir proporcionar en la solicitud de la Subvencin Global.
Para ver ejemplos de proyectos que han incorporado estas prcticas de sostenibilidad a sus
actividades, visite learn.rotary.org y consulte el curso Desarrollo de una Subvencin Global o
dirija sus consultas a un miembro del personal.
Consulte con expertos tcnicos

Para los proyectos deben formularse planes que sean tcnicamente factibles con metas
alcanzables. Se recomienda que los comits del proyecto de ambos patrocinadores consulten
con rotarios calificados del club o regin a fin de obtener asesora sobre los aspectos tcnicos
del proyecto. Por ejemplo, de tratarse de un proyecto de suministro de agua, lo ideal sera
consultar con un ingeniero civil u organizaciones colaboradoras que posean la competencia y
los recursos necesarios para planificar e implementar el proyecto.
El Equipo de Asesores Tcnicos de La Fundacin Rotaria es un grupo de rotarios dispuesto a
colaborar con clubes y distritos de todo el mundo en la planificacin y puesta en marcha de las
Subvenciones Globales. El equipo apoya a los rotarios y es una garanta para los fiduciarios de
la Fundacin de que los fondos de las subvenciones se destinarn a proyectos bien pensados y
viables y se utilizarn de la manera prevista.
Determine los resultados mensurables

Durante el proceso de planificacin, los patrocinadores debern seleccionar los mtodos que
utilizarn para medir los logros y resultados del proyecto. Antes de fijar las metas, consulte
el anexo E Enunciados de los requisitos de las reas de inters. La seleccin y la captacin de
datos deben realizarse de conformidad con las mediciones estndares de la Fundacin (ver
anexo E) que correspondan a las actividades del proyecto, las que deben complementarse con
otras mediciones concretas que identifique el patrocinador.
El plan de monitoreo y evaluacin debe incluir un cronograma especfico para medir los logros
y resultados del proyecto, para el efecto deber:
Establecer datos de referencia. Mediante la evaluacin de las necesidades de la comunidad

se determinar el trabajo que se llevar a cabo, la ubicacin y el pblico objetivo, los
cuales servirn de datos de referencias antes de iniciar el proyecto as como de punto de
comparacin para medir los resultados y las metas establecidas.
Ser especfico. Determine a quin exactamente beneficiar el proyecto y visualice cmo se

desarrollar.
Establecer puntos de referencia para evaluar el avance hacia las metas del proyecto.
Determinar los mtodos de medicin que se usarn.
No olvide incluir las actividades de monitoreo y evaluacin en el presupuesto del proyecto.

Se recomienda presupuestar entre 5 y 10 por ciento de los fondos del proyecto para gastos
de viajes, servicios ofrecidos por personas/agencias externas y suministros. Los gastos de
monitoreo y evaluacin son admisibles y razonables en los presupuestos de las Subvenciones
Globales.
Plan modelo de monitoreo y evaluacin

Datos de
referencia
En un campamento
de refugiados,
10.000 nios no
tienen acceso
a actividades
organizadas, lo
que su interaccin
queda limitada a
miembros de su
propia comunidad
tnica y religiosa.
El ndice de
mortalidad infantil
asciende a 15por
ciento en un
hospital estatal
de una ciudad, el
cual cuenta con tan
solo dos parteras
capacitadas.
Medias concretas del proyecto
Mtodos de captacin
de datos
Dentro del primer ao del proyecto, 1.000

nios habrn participado por lo menos en
una actividad que involucre a otros grupos
tnicos y religiosos.
Contar los participantes

de las actividades,
asegurarse de no
duplicar el conteo.
Incluir informacin
demogrfica en la
inscripcin.
Dentro del primer ao del proyecto, todas

las comunidades tnicas y religiosas
estarn representadas en el grupo de
participantes.
Incluir composicin
tnica y afiliacin
religiosa en los datos
que se recopilen de los
participantes.
Dentro de los primeros seis meses

del proyecto, se establecer una junta
supervisora compuestas de representantes
de las diversas comunidades tnicas y
religiosas, la cual se reunir mensualmente.
Documentar la
composicin de la junta
supervisora, las actas
de las reuniones y el
nmero de asistentes.
Al trmino de los dos aos del proyecto,

2.000 nios habrn participado por lo
menos en una actividad que incluya a
participantes de varios grupos tnicos y
religiosos.
Contar a los
participantes en las
actividades y asegurarse
de no duplicar el conteo.
Incluir informacin
demogrfica en la
inscripcin.
Durante los dos primeros aos del

proyecto, se capacitarn a 20 personas,
10 de las cuales trabajarn como parteras
en el hospital estatal. El currculo incluir
atencin prenatal preventiva.
Hacer el seguimiento
de los participantes que
completan el ciclo de
capacitacin de partera.
Consultar los registros
de personal del hospital
estatal.
Durante los dos primeros aos del proyecto, Consultar sistema de

facturacin y registros
se establecer en el hospital estatal una
financieros del hospital.
escala gradual para el pago de servicios de
atencin prenatal, parto y alumbramiento.
Consultar las historias
Dentro de los tres primeros aos del
proyecto, el ndice de mortalidad infantil en clnicas del hospital.
el hospital se habr reducido a 8 por ciento
o menos.
Plan financiero
Antes de recibir la subvencin, los clubes deben tener un plan financiero a fin
de que los fondos de las subvenciones se administren de manera adecuada y
uniforme, se promueva la transparencia y se reduzcan los errores involuntarios y
el riesgo del uso indebido de los fondos.
El plan financiero debe incluir medidas para
Desembolsar debidamente los fondos de la subvencin durante la

Los distritos tambin
tienen un plan financiero
que deben evaluar
anualmente, y remitir el
correspondiente informe
a los clubes durante los
tres primeros meses del
ao rotario.
implementacin del proyecto
Mantener registros financieros completos y precisos

Administrar una cuenta bancaria bajo control del club
Recuerde que si los fondos no se emplean adecuadamente, el club ser
responsable de rectificar la situacin.
Presupuesto
Al preparar un presupuesto, tome en cuenta las metas del proyecto as como
los recursos de recaudacin de fondos de los que dispone el club. Elabore un
presupuesto preliminar, determine cul es el monto disponible en el FDD y en
efectivo, y modifique el presupuesto de manera acorde. Deber presentar junto
con la solicitud un presupuesto detallado y pormenorizado del proyecto.
Los distritos deben

informar anualmente a
los clubes sobre el uso
del FDD.
Al determinar el costo de los materiales y servicios, solicite al menos tres

cotizaciones u ofertas para asegurarse de que va a obtener los mejores materiales
y servicios al mejor precio. Cuando seleccione al proveedor, recuerde documentar
la razn por la que ste fue seleccionado y conserve la documentacin
relacionada con todas las ofertas recibidas en el expediente de la subvencin.
Para garantizar que la licitacin de ofertas se realice de manera imparcial, el
club deber identificar a los rotarios que estn relacionados con los proveedores
seleccionados y asegurarse de que no formen parte del comit del proyecto.
Financiamiento
Los clubes y distritos podrn financiar proyectos y actividades de Subvenciones
Globales mediante:
El Fondo Distrital Designado, en cuyo caso las aportaciones son equiparadas

100 por ciento por La Fundacin Rotaria
Contribuciones en efectivo de los rotarios (donaciones directas a LaFundacin

Rotaria efectuadas por rotarios o fondos obtenidos en actividades de
recaudacin llevadas a cabo por rotarios), equiparadas en un 50 por ciento con
partidas del Fondo Mundial (monto mnimo: US$15.000)
Contribuciones en efectivo efectuadas por personas ajenas a Rotary

(donaciones de otras organizaciones o entidades; siempre y cuando no
provengan de una organizacin colaboradora ni de un beneficiario del
proyecto)
Las contribuciones enviadas a La Fundacin Rotaria nunca debern ser
recaudadas entre los residentes de la comunidad beneficiaria. Los rotarios no
podrn solicitar fondos a los beneficiarios a cambio de la subvencin ni como
parte del monto recaudado por los rotarios que ser equiparado por la Fundacin.
Los patrocinadores podrn solicitar a los beneficiarios que contribuyan una

cantidad simblica a una cuenta comunitaria para fomentar su participacin en
el proyecto, pero los fondos recaudados no debern cubrir los costos del proyecto.
Estos fondos debern utilizarse para proporcionar servicios adicionales (como
por ejemplo, cada hogar en que se instale un pozo tubular deber contribuir un
dlar, dinero que usar para las reparaciones una vez agotados los fondos de la
subvencin).
Las contribuciones en efectivo enviadas a la Fundacin para subvenciones
siempre se acreditarn a los donantes. Los rotarios podrn reclamar como suyas
las contribuciones efectuadas por terceros siempre que cuenten con la expresa
autorizacin de los donantes y presenten constancia de dicho acuerdo. Para ms
informacin, dirija sus consultas a contact.center@rotary.org.
Cuenta bancaria
Con una cuenta corriente

podr efectuar los
diversos desembolsos
que se necesitan para
las transacciones de una
subvencin, y contar con
documentacin como los
extractos bancarios.
Los clubes debern mantener una cuenta bancaria bajo su control que
se utilice exclusivamente para recibir y desembolsar los fondos de la
subvencin. Puesto que las subvenciones no tienen como fin generar
ingresos para los clubes, los fondos de la subvencin debern depositarse
en una cuenta que devengue bajo o nulo inters. En el nombre de la cuenta
deber figurar el club rotario, y para toda transaccin se requerir la firma de
dos rotarios signatarios (receptores de fondos).
Prepare un plan de sucesin para transferir la custodia de la cuenta bancaria
de la subvencin que controla el club, en caso de que un signatario no pueda
seguir ejerciendo sus funciones. Deber notificar a la Fundacin si se produce un
cambio de signatarios en el curso del proyecto.
Conservacin de documentos
El mantenimiento de registros detallados garantiza el cumplimiento del MDA
para los clubes, las leyes locales y las prcticas empresariales habituales. Haga
copias de todos los documentos para asegurarse de que las actividades del club
puedan seguir desarrollndose an en caso de un siniestro como un incendio u
otro tipo de catstrofe. Aun cuando las leyes locales requieran la presentacin
de documentacin original a la Fundacin, deber conservar copias de tales
documentos.
Conserve todos los documentos exigidos por el MDA para los clubes en un lugar
sobre el cual tenga conocimiento y acceso ms de una persona. Recuerde que
todos los documentos originales relacionados con los gastos subvencionados,
incluidos los comprobantes de pago y estados de cuenta bancarios debern
conservarse por un mnimo de cinco aos despus de cerrarse el expediente de
la subvencin, o por un tiempo mayor si as lo exige la ley vigente.
Los becarios y los equipos de capacitacin profesional debern conservar recibos
por gastos de US$75 en adelante que sean compatibles con su presupuesto.
Consulte el anexo Suplemento sobre becas para ms informacin sobre
presupuestos.
Inventario
Es necesario que establezca un sistema de inventario para hacer el seguimiento
de todo el material y los bienes adquiridos, fabricados o distribuidos a travs
de la subvencin, incluida la persona o entidad propietaria de dichos bienes.
Tenga en cuenta que los clubes rotarios no pueden ser propietarios de los bienes
subvencionados, por lo tanto, stos pertenecern legalmente a los beneficiarios.
Se recomienda, asimismo, establecer un registro para asentar la ubicacin o el destino

dado a los bienes de la subvencin, ya que de esta manera tanto los patrocinadores como la
comunidad tendrn a mano esa informacin incluso despus de implementado el proyecto. Un
ejemplo son los pozos tubulares, susceptibles a cambios geolgicos lo cual implica un mayor
riesgo de contaminacin por arsnico, por lo que las autoridades gubernamentales deban
quizs inspeccionar la calidad del agua peridicamente.
A continuacin se dan ejemplos de documentos que deben conservarse.
Documentos requeridos para Subvenciones Globales, Prediseadas y Distritales
Toda correspondencia sobre la

subvencin, incluidos correos
electrnicos
Documentacin sobre beneficiarios
Evaluacin de las necesidades
Convenios
Documentacin sobre proveedores

Cotizaciones de materiales
Convenios
Documentacin sobre becarios

Recibos y facturas
Convenios
Documentacin sobre capacitacin

profesional
Recibos y facturas
Convenios
Documentacin relacionada con la

subvencin
Documentacin financiera
Estados de cuenta bancaria
Cotizaciones de los proveedores
Recibos y facturas
Inventario
Fotografas
Informacin relacionada con las

Subvenciones Distritales remitida por
los clubes
Pedidos de fondos o solicitudes
Cotizaciones de los proveedores
Recibos y facturas
Informes
Documentacin miscelnea que
exija el distrito
Leyes locales
Aunque La Fundacin Rotaria se esfuerza por cumplir las regulaciones nacionales, en algunos
pases o regiones las leyes son ms estrictas que los requisitos establecidos por La Fundacin
Rotaria. Es responsabilidad de los patrocinadores local e internacional (clubes y distritos
participantes) estar familiarizados con las leyes y reglamentaciones locales y cumplirlas
debidamente. Si por el contrario, aunque las leyes locales no sean tan estrictas, los clubes
debern cumplir, de todos modos, todos los requisitos de la Fundacin.
En casos en que las leyes locales sean incompatibles con los requisitos establecidos por
LaFundacin Rotaria (por ejemplo: el nombre de la cuenta bancaria), stos sern analizados
casos por caso. Para ms informacin, contacte con el personal de LFR.
Preguntas para tener en cuenta:

Se ajusta la actividad a los criterios de las reas de inters?
Es una actividad sostenible?
Cuenta el proyecto con el apoyo decidido de la comunidad?
Cmo se medirn los resultados del proyecto?
A quines beneficiar el proyecto?
2 Solicitud de Subvenciones
Globales
La Fundacin Rotaria administra las Subvenciones Globales mediante un proceso en dos
fases (propuesta y solicitud). Este sistema asegura que los patrocinadores cumplan los
requisitos de las Subvenciones Globales antes de que dediquen tiempo a completar el plan y a
cumplimentar la solicitud.
Primeros pasos
El primer paso del proceso de solicitud ofrece a los patrocinadores la oportunidad de confirmar
que su actividad cumple los requisitos de las Subvenciones Globales.
Recomendamos que los patrocinadores, antes de iniciar el proceso de solicitud de una
Subvencin Global, se comuniquen con el Comit de La Fundacin Rotaria de su distrito para
hablar sobre su actividad y las opciones disponibles para su financiacin.
Solicitud de Subvenciones Globales

En las prximas pginas se indican ejemplos de las preguntas que deber responder en
la solicitud de una Subvencin Global para cada uno de los tres tipos de actividades. Si su
proyecto de Subvencin Global incluye ms de un tipo de actividad, deber responder a las
preguntas de cada una de las solicitudes que correspondan.
Las preguntas estn sujetas a cambios. El propsito de este documento es darle una idea de
informacin que deber proporcionar al completar la solicitud de Subvencin Global y no es
una rplica exacta de la solicitud en lnea.
Las solicitudes de las subvenciones estarn disponibles en www.rotary.org/es/grants a partir
de enero de 2013.
Manual para la administracin de subvenciones 2.1 Solicitud de Subvenciones Globales
Solicitud para proyecto humanitario

Objetivos
Describa brevemente los objetivos de esta Subvencin Global.
Quines sern los beneficiarios de esta Subvencin Global?
Dnde tendr lugar el proyecto?
Cundo espera comenzar la implementacin del proyecto?
Qu necesidades de la comunidad abordar su proyecto? Qu sistema emple para identificar dichas

necesidades? Incluya los resultados de las encuestas o estudios realizados.
Describa el modo en que el proyecto abordar las necesidades de la comunidad.
Describa la participacin de la comunidad local en la planificacin del proyecto. Se alinea su proyecto con
alguna iniciativa local ya en marcha?
Si corresponde, describa los programas de educacin, capacitacin o sensibilizacin de la comunidad y quin

estar a cargo de ellos. Qu proceso se seguir para seleccionar a los participantes?
reas de inters
Las Subvenciones Globales deben apoyar las metas de al menos una de las reas de inters de Rotary. Indique el
rea de inters pertinente y las metas que desea alcanzar.
Cmo alcanzar dichas metas?
Cmo medir el impacto alcanzado? (tendr que proporcionar una unidad de medida, un objetivo, el mtodo de
medicin y el calendario de mediciones)
Quin ser responsable de recopilar la informacin para el monitoreo y la evaluacin?
En las solicitudes de Subvenciones Globales que incluyan actividades de microcrdito correspondientes al rea
de inters de Desarrollo econmico y cvico se deber aadir el Suplemento para proyectos de microcrdito.
Participantes
Comit de Subvenciones Globales
Indique el club o distrito rotario del pas o regin geogrfica en que se llevar a cabo el proyecto (patrocinador
local) y un club o distrito de fuera de dicho pas o regin (patrocinador internacional). Cada patrocinador deber
designar un Comit de Subvenciones Globales integrado por tres personas, una de las cuales ser la persona de
enlace principal.
Indique los nombres de los integrantes del Comit de Subvenciones Globales y todo posible conflicto de inters
que pudiera afectar a sus integrantes.
Organizacin colaboradora
*Indique el nombre de la organizacin colaboradora
*Cargue el Memorando de acuerdo firmado por los patrocinadores principales y la organizacin colaboradora
(formato PDF).
*Describa el proceso seguido para la seleccin de esta organizacin. Qu recursos o conocimientos

especializados aportar al proyecto?
Colaboradores
*Indique todos los colaboradores adicionales que participarn en el proyecto como clubes rotarios, clubes
Rotaract, Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad o personas a ttulo individual.
Voluntarios
*Los fondos de las Subvenciones Globales pueden emplearse para costear los gastos de los viajes internacionales
de un mximo de dos voluntarios. Estas personas podrn ofrecer capacitacin o colaborar en la implementacin
del proyecto siempre y cuando el patrocinador local confirme que no es posible encontrar personas con estos
conocimientos o experiencia en la comunidad.
*Describa las responsabilidades de los voluntarios y las tareas especficas que llevar a cabo cada uno de ellos.
*Cargue el currculum vitae, en formato PDF, de cada uno de los voluntarios.
*Cargue el itinerario diario de los voluntarios. Incluya informacin sobre sus arreglos de viaje y las actividades
que llevarn a cabo.
*Solo si corresponde.
Participantes (continuacin)
Participacin de los rotarios
Explique el papel de los patrocinadores locales e indique sus responsabilidades especficas.
Explique el papel de los patrocinadores internacionales e indique sus responsabilidades especficas.
Describa el papel de los miembros de la comunidad local en la implementacin del proyecto. Qu incentivos
(por ejemplo: remuneracin econmica, premios, acreditacin de la capacitacin profesional recibida o ascensos)
les ofrecer para lograr su participacin?
Indique qu residentes de la comunidad estarn a cargo de monitorear los resultados del proyecto y asegurar el
mantenimiento de los servicios. Qu ayuda se ofrecer a esas personas para que desempeen esos cargos de
liderazgo?
Presupuesto
Proporcione un presupuesto detallado de las actividades del proyecto que incluya los gastos de alojamiento,
compra de equipos, suministros, monitoreo y evaluacin, operaciones, personal, administracin del proyecto,
publicidad, rtulos, viajes o matrcula escolar.
Cargue todos los documentos, como ofertas de los proveedores o facturas pro forma, que comprueben los gastos
indicados anteriormente.
Describa el procedimiento seguido para seleccionar los rubros del presupuesto. Piensa adquirir artculos
a proveedores locales? Ha llevado a cabo un proceso de licitacin por concurso para seleccionar a los
proveedores? Se ajustan los rubros del presupuesto a los valores culturales y estndares tecnolgicos locales?
Cmo mantendrn los beneficiarios los artculos adquiridos con los fondos de la subvencin? Si corresponde,
confirme que las piezas de recambio necesarias se consiguen en el mercado local y que los beneficiarios cuentan
con los conocimientos necesarios para operar los equipos.
A la conclusin del proyecto, quin ser el propietario de los artculos adquiridos con los fondos de la
subvencin, incluidos los equipos, bienes y materiales? Recuerde que stos no podrn ser propiedad ni de un
club rotario ni de un rotario en particular.
Financiamiento
Indique todas las fuentes de financiamiento.
Ha identificado una fuente local de financiamiento que asegure los resultados del proyecto a largo plazo?
Incluir prcticas que generen ingresos para financiar el mantenimiento del proyecto?
Solicitud para equipo de capacitacin

profesional
Objetivos
Indique el equipo o equipos que sern financiados. Incluya el nombre del equipo y si ste recibir o impartir
capacitacin, el lugar en que tendr lugar sta y las fechas de viaje.
Qu necesidades de capacitacin de la comunidad abordar su proyecto? Qu sistema se emple para

identificar dichas necesidades? Incluya los resultados de las encuestas o estudios realizados.
Indique los objetivos especficos de la capacitacin, incluida la mejora esperada en los conocimientos o
destrezas de los beneficiarios.
Describa la participacin de la comunidad local en la planificacin del proyecto. Se alinea su proyecto con
alguna iniciativa local ya en marcha?
Qu apoyo ofrecer a los beneficiarios para mantener al da los conocimientos adquiridos mediante la
capacitacin?
Cargue el itinerario diario del equipo. Incluya tanto los viajes como las actividades de capacitacin.
reas de inters
Cmo medir el impacto alcanzado? (tendr que proporcionar una unidad de medida, un objetivo, el mtodo de
medicin y el calendario de mediciones)
Quin ser responsable de recopilar la informacin para el monitoreo y la evaluacin?
Participantes
designar un comit de Subvenciones Globales integrado por tres personas, una de las cuales ser la persona de
enlace principal.
Indique los nombres de los integrantes del comit de Subvenciones Globales y todo posible conflicto de inters
Integrantes del equipo de capacitacin profesional

Indique los nombres de los integrantes del equipo.
El lder del equipo debe ser un rotario a menos que resulte conveniente que ste no lo sea.
Organizacin colaboradora
*Indique el nombre de la organizacin colaboradora.
*Cargue el Memorando de acuerdo firmado por los patrocinadores principales y la organizacin colaboradora
(formato PDF).
*Describa el proceso seguido para la seleccin de esta organizacin. Qu recursos o conocimientos

especializados aportar al proyecto?
Colaboradores

Presupuesto
Cargue todos los documentos, como ofertas de los proveedores o facturas pro forma, que demuestren los gastos
Describa el procedimiento seguido para seleccionar los rubros del presupuesto. Piensa adquirir artculos
a proveedores locales? Ha llevado a cabo un proceso de licitacin por concurso para seleccionar a los
proveedores? Se ajustan los rubros del presupuesto a los valores culturales y estndares tecnolgicos locales?
Cmo mantendrn los beneficiarios los artculos adquiridos con los fondos de la subvencin? Si corresponde,
confirme que las piezas de recambio necesarias se consiguen en el mercado local y que los beneficiarios cuentan
con los conocimientos necesarios para operar los equipos.
A la conclusin del proyecto, quin ser el propietario de los artculos adquiridos con los fondos de la
subvencin, incluidos los equipos, bienes y materiales? Recuerde que stos no podrn ser propiedad ni de un
club rotario ni de un rotario en particular.
Financiamiento
Ha identificado una fuente local de financiamiento que asegure los resultados del proyecto a largo plazo?
Incluir prcticas que generen ingresos para financiar el mantenimiento del proyecto?
Solicitud del integrante del equipo de capacitacin profesional

Los integrantes del equipo debern completar la solicitud en lnea y responder a las preguntas que se indican a
continuacin.
Perfil
Informacin personal
Datos de contacto
Datos de la persona de contacto en caso de emergencia
Seguro
Compaa aseguradora
Nmero de la pliza
Telfono
Conocimientos de idiomas
Indique los idiomas que habla, incluida su lengua materna:
Informacin sobre el integrante del equipo

Explique en qu medida su experiencia y antecedentes educativos o profesionales se relacionan con las metas
del rea de inters seleccionada.
Cul ser su papel? Indique de qu manera participar en esta capacitacin.
Cargue su currculum vitae ms reciente en formato PDF.
Solicitud de beca
Objetivos
Cules son las fechas aproximadas del viaje del becario?
Qu proceso sigui para seleccionar a este candidato?
Explique los motivos por los que el candidato merece recibir una beca financiada mediante una Subvencin
Global.
reas de inters
Participantes
designar un comit de Subvenciones Globales integrado por tres personas, una de las cuales ser la persona de
enlace principal.
Indique los nombres de los integrantes del comit de Subvenciones Globales y todo posible conflicto de inters
Candidato
Proporcione los datos de contacto del candidato a la beca.
Consejero anfitrin
El consejero anfitrin ofrecer su apoyo al becario tanto antes como durante el perodo de la beca. Indique el
nombre de la persona que servir como consejero anfitrin del becario.
Participantes (continuacin)
Colaboradores

Presupuesto
Cargue todos los documentos, como ofertas de los proveedores o facturas pro forma, que comprueben los gastos
Financiamiento
Solicitud del candidato a la beca

Los becarios debern completar la solicitud en lnea y responder a las preguntas que se indican a continuacin.
Perfil
Informacin personal
Datos de contacto
Datos de la persona de contacto en caso de emergencia
Seguro
Compaa aseguradora
Nmero de la pliza
Telfono
Antecedentes acadmicos
Indique las dos instituciones educativas en las que se matricul ms recientemente, su ubicacin, el campo de
estudio y los grados/ttulos otorgados:
Conocimientos de idiomas
Indique los idiomas que habla, incluido su idioma materno:
Informacin sobre la beca

Proporcione los siguientes datos sobre el programa acadmico de la institucin educativa en que estudiar:
Nombre de la institucin educativa
Ciudad
Pas
Idioma(s) en que se llevar

a cabo la instruccin
Sitio web

Programa acadmico
Fechas de inicio y conclusin

de los estudios
Describa los cursos acadmicos e incluya enlaces para encontrar datos adicionales sobre el programa en el sitio
web:
Explique en qu medida sus antecedentes acadmicos o su experiencia profesional o como voluntario se alinean
con las metas de Rotary en el rea de inters seleccionada.
Cules son sus planes tan pronto concluya el perodo de la beca?
En qu medida se alinean sus metas profesionales a largo plazo con las metas de Rotary en el rea de inters
seleccionada?
Cargue la prueba de admisin en formato PDF.
3 Implementacin, monitoreo
y evaluacin de un proyecto
de subvencin
Plan de implementacin del
proyecto
Los colaboradores en la subvencin, la comunidad beneficiada, los socios del club
y las dems partes interesadas deben mantener una comunicacin constante
para que la actividad avance del modo planeado y todos los interesados aborden,
oportuna y conjuntamente, los problemas o dificultades que surjan.
Como mnimo, el club o distrito patrocinador local y el club o distrito
patrocinador internacional debern:
Comunicarse entre s con frecuencia para evaluar la marcha de la subvencin

Notificar a La Fundacin Rotaria tan pronto como surja cualquier duda
Obtener la aprobacin de la otra parte y de la Fundacin antes de modificar el
alcance o presupuesto del proyecto
Enviar informes a la Fundacin

Consulte peridicamente el plan durante la implementacin del proyecto para
confirmar que avanza del modo previsto por todas las partes.
Monitoreo y evaluacin del proyecto

Para obtener ms
informacin sobre
cmo redactar el
resumen de un proyecto,
consulte la publicacin
Comunidades en accin
(605A-ES).
Evale si el plan de implementacin se est siguiendo estrictamente y anote

todo cambio necesario para asegurar la implementacin exitosa tanto del
proyecto actual como de los proyectos futuros. Si se produjera un cambio en el
alcance o presupuesto de una Subvencin Global, los clubes debern notificar a la
Fundacin y solicitar su aprobacin antes de ponerlo en prctica.
Tome como referencia las metas fijadas durante la etapa de planificacin para
evaluar el xito y el impacto del proyecto. Establezca el sistema de recopilacin
de datos que seguir durante la implementacin del proyecto a fin de que se
efecte un seguimiento organizado de los avances logrados. Las evaluaciones
peridicas descubrirn los aspectos positivos y negativos de la actividad, e
identificarn las mejores prcticas para futuras actividades financiadas por
subvenciones. Los datos de las evaluaciones tambin servirn para informar
sobre los resultados obtenidos a los beneficiarios, donantes, rotarios, distritos y
La Fundacin Rotaria.
Consulte el suplemento sobre el plan de monitoreo y evaluacin para obtener
informacin sobre los requisitos establecidos por La Fundacin Rotaria.
Manual para la administracin de subvenciones 3.1 Implementacin, monitoreo y evaluacin de un proyecto de subvencin
El suplemento sobre becas incluye informacin sobre cmo evaluar a los becarios
financiados mediante Subvenciones Globales.
Plan financiero
Los fondos no podrn
ser cedidos ni su
administracin asignada
a los beneficiarios,
organizaciones
colaboradoras u otras
entidades no rotarias.
El plan financiero trazado durante la etapa de planificacin del proyecto facilita el

seguimiento de los fondos de la subvencin, promueve la transparencia, protege
contra el uso indebido de los fondos y facilita las labores de presentacin de
informes. Todos los componentes del plan financiero servirn de gua para el
mantenimiento de registros.
Desembolso de los fondos

Tras la aprobacin de una solicitud de Subvencin Global, su club recibir los
fondos directamente de La Fundacin Rotaria. El coordinador de la subvencin
ser su contacto con la Fundacin.
Registros financieros
Distribuya puntualmente y de acuerdo con la finalidad establecida los fondos de
la subvencin siguiendo el plan de desembolsos.
Los acuerdos de
subvenciones se
suscriben nicamente
entre la Fundacin y
los clubes y/o distritos,
estando sujetos a las
leyes del estado de
Illinois (dado que LFR
es una corporacin
establecida en
dicho estado) y de
Estados Unidos. Los
patrocinadores de la
subvencin tambin
deben cumplir las leyes
de su propio pas.
Los desembolsos debern efectuarse siempre que sea posible mediante un

cheque u otro medio de pago del que quede constancia. Si una persona realiza
pagos por medio electrnico, conserve las constancias de que stos fueron
aprobados por ambos signatarios. Mantenga un registro detallado de todos los
recibos y anote todas las transacciones en un libro mayor indicando su fecha,
importe y motivo. Adems de los desembolsos, el libro mayor tambin podr
incluir ingresos como los procedentes de intereses devengados o devoluciones
recibidas.
Revisiones, visitas y auditoras

Adems de aportar su asesoramiento tcnico a los rotarios, el Equipo de Asesores
Tcnicos de la Fundacin evala los proyectos de Subvenciones Globales en
nombre del Consejo de Fiduciarios de La Fundacin Rotaria.
Durante el desarrollo del proyecto, podrn llevarse a cabo los siguientes tipos de
evaluaciones:
Revisin tcnica. Evaluacin de la viabilidad tcnica de un proyecto basndose

solo en la solicitud (no incluye una visita al lugar del proyecto ni comunicacin
con sus patrocinadores).
Visita al proyecto. Evaluacin in situ de la viabilidad tcnica de un proyecto

propuesto (visita por adelantado), de la implementacin de un proyecto
en curso (supervisin interina) o del impacto y resolucin de un proyecto
finalizado (supervisin posterior a la conclusin del proyecto). Un asesor
tcnico visita la sede del proyecto y se rene con los patrocinadores y
representantes de la comunidad beneficiada.
Auditora. Evaluacin de la administracin financiera y la custodia de los

fondos de la subvencin. Un asesor tcnico visita la sede del proyecto y se
rene con los patrocinadores y representantes de la comunidad beneficiada.
Los proyectos para los cuales se soliciten Subvenciones Globales por ms de 100.000 dlares
con cargo al Fondo Mundial, sern objeto de una visita de un asesor tcnico y la solicitud se
someter a consideracin del pleno del Consejo de Fiduciarios de La Fundacin Rotaria. Los
proyectos para los cuales se soliciten Subvenciones Globales por importes de 15.000 a 100.000
dlares podrn tambin ser objeto de la revisin de un asesor tcnico, dependiendo de su
magnitud o de las dificultades tcnicas del proyecto propuesto.
Adems de las evaluaciones peridicas, los fiduciarios requieren que cada ao se evale al azar
cierto porcentaje de las subvenciones.
4 Informes
Los patrocinadores principales de toda subvencin deben presentar informes
sobre el uso de los fondos, a travs de Ingreso/Rotarios. Los informes parciales
sobre la marcha del proyecto debern presentarse dentro de los 12 meses de
haberse recibido el primer pago de la subvencin y cada 12 meses en adelante. El
informe final deber remitirse dentro de los dos meses de concluido el proyecto.
Ver el modelo adjunto. Todo saldo de fondos deber devolverse a La Fundacin
Rotaria. Los patrocinadores de subvenciones con informes pendientes no
podrn presentar nuevas solicitudes hasta ponerse al da con todos los informes
anteriores.
Los plazos para la presentacin de informes figuran en el sistema en lnea.
La Fundacin remite, adems, una serie de recordatorios a los patrocinadores
principales de la subvencin cuando se producen demoras en los informes. Se
envan tambin copia de tales comunicaciones a los lderes de zona, distrito
y club para mantenerlos al tanto de la situacin y se aseguren de cumplir con
todos los requisitos para la presentacin de informes.
18 meses: Los patrocinadores principales reciben un recordatorio sobre los

informes que tuvieran pendientes de haber transcurrido 18 meses o ms
desde que se efectuara el pago de la subvencin y la recepcin del ltimo
informe aprobado.
24 meses: Se enva a los patrocinadores principales una segunda notificacin

de no haber presentado un informe adecuado, en la cual se les advierte que
sus clubes podran ser dados de baja si no cumplieran con los requisitos de
presentacin de informes en los prximos seis meses.
30 meses: Se notifica a los clubes patrocinadores principales que la Directiva

de Rotary International recomendar su baja.
Los fondos devueltos

de las Subvenciones
Globales se acreditarn
al Fondo Mundial.
En cuanto a subvenciones para becarios y equipos de capacitacin profesional,

el club o distrito patrocinador es responsable del uso de los fondos de la
subvencin por parte de los beneficiarios no rotarios y de presentar los informes
correspondientes a la Fundacin. Notifique a los beneficiarios sobre dichas
responsabilidades y mantnganse en contacto frecuente con ellos para verificar
que estn usando los fondos de la subvencin para los fines previstos. Para ms
informacin, consulte el documento Suplemento sobre becas financiadas con
Subvenciones Globales.
Aviso: Si va a solicitar una beca de Subvencin Global, y si usted o el
copatrocinador tuvieran informes pendientes, el becario no podr recibir fondos
de la Subvencin Global.
Manual para la administracin de subvenciones 4.1 Informes
Elementos de un informe sobre

Propsito de la subvencin
Metas del proyecto o la actividad
Evaluacin de las metas y cmo stas
abordaron las reas de inters
Resultados del plan de monitoreo y

evaluacin
Participacin en la subvencin de ambos
Informes adicionales de
becarios e integrantes de
equipos de capacitacin
profesional
Informes al club o distrito
patrocinador cada 12 meses
durante el curso de la
subvencin
Informe final inmediatamente

despus de concluido el
perodo de viaje
patrocinadores
Nmero de beneficiarios del proyecto/

actividad y beneficios obtenidos
Desglose de los fondos utilizados, incluidos

pagos a proveedores
Papel desempeado por las organizaciones

colaboradoras (si corresponde)
Extracto bancario en el que se indique

el cierre de la cuenta (de tratarse de una
cuenta para un proyecto especfico) o
que todos los fondos e intereses de la
subvencin fueron desembolsados.
Los formularios para los informes estarn disponibles en lnea.
Manual para la administracin de subvenciones 4.2 Informes
Al alcance
de la mano
Acceda a Ingreso/Rotarios para
Tomar cursos y aprender ms sobre Rotary
Actualizar los datos del club y descargar informes
Consultar los informes semestrales (SAR) y pagar
las cuotas
Ingresar las metas anuales del club y monitorear
sus logros
Acceda a Ingreso/Rotarios haciendo clic en el enlace del
ngulo superior derecho de la pgina de inicio de RI, y
efecte all todos sus trmites relacionados con Rotary.
www.rotary.org/es/memberaccess
One Rotary Center

1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.
www.rotary.org
1000-ES(313)

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Manual para la administracin

Manual para la administracin

Los rotarios aportamos nuestra labor, conocimientos y contribuciones financieras

La presente es la edicin 2012 del Manual para la administracin de subvenciones.

Enve un correo electrnico a...

Se relacionan con una de las reas de inters.

Se obtienen resultados mensurables.

Fomento de la paz y la prevencin y resolucin de

Prevencin y tratamiento de enfermedades

Las Subvenciones Globales pueden financiar las siguientes actividades:

Diferencias entre las Subvenciones Distritales y

Por norma general, los proyectos financiados mediante Subvenciones Globales

Respaldan la misin de La Fundacin

Se relacionan con una de las reas de

Sin presupuesto mnimo

Presupuesto mnimo de US$30,000

Impacto a corto plazo

Impacto sostenible a largo plazo

Pueden financiar becas para

Pueden financiar becas para

Incluyen la participacin activa de los

Incluyen la participacin activa de los

Cumplen los requisitos para el

Cumplen los requisitos para el

Certificacin del club

El proceso de certificacin sirve para que La Fundacin Rotaria confirme que su

Para recibir fondos de

Es esencial que los socios de un proyecto mantengan una comunicacin fluida y

Manual para la administracin de subvenciones 1.1 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

Contacte con posibles socios colaboradores de todo el mundo para implementar

Evaluacin de las necesidades de la

Integrar a todas las partes interesadas. Deben obtenerse las impresiones

Tener en cuenta la informacin suministrada por la poblacin local. De esta

monetarios limitados, por lo tanto, es necesario determinar cmo podran

Planificar a largo plazo. Los residentes de la comunidad deben establecer

Plan del proyecto

Manual para la administracin de subvenciones 1.2 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

Establecimiento de un comit del proyecto

Demostrar el mtodo de captacin de retroalimentacin entre los beneficiarios usado

Indicar si los materiales del proyecto se adquirieron localmente

Garantizar que las nuevas iniciativas incluyan un componente de capacitacin, educacin o

Demostrar cmo se transferirn las nuevas destrezas a los futuros beneficiarios

MOTIVACIN: Los proyectos sostenibles ofrecen incentivos tangibles que despiertan el

Constatar que los beneficiarios cumplirn funciones concretas en la implementacin de los

Establecer objetivos definidos y datos de referencia pertinentes

Consulte con expertos tcnicos

Determine los resultados mensurables

Establecer datos de referencia. Mediante la evaluacin de las necesidades de la comunidad

Ser especfico. Determine a quin exactamente beneficiar el proyecto y visualice cmo se

No olvide incluir las actividades de monitoreo y evaluacin en el presupuesto del proyecto.

Plan modelo de monitoreo y evaluacin

Medias concretas del proyecto

Dentro del primer ao del proyecto, 1.000

Contar los participantes

Dentro del primer ao del proyecto, todas

Dentro de los primeros seis meses

Al trmino de los dos aos del proyecto,

Durante los dos primeros aos del

Durante los dos primeros aos del proyecto, Consultar sistema de

Manual para la administracin de subvenciones 1.5 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

Desembolsar debidamente los fondos de la subvencin durante la

implementacin del proyecto

Mantener registros financieros completos y precisos

Los distritos deben

Fomento de la paz y la prevencin y resolucin de