CARE ECUADOR ACTUALIZADO A: 1 DE MARZO DE 2010

MANUAL PARA EL CONTROL DE CAJA CHICA

A. ALCANCE, PROPOSITO Y APLICACIONES
Las polticas del Fondo de Caja Chica son aplicables a todas las oficinas de CARE Ecuador,
donde existan fondos de Caja Chica.
El propsito de la poltica es de especificar los procedimientos que deben ser obserados por
todas las personas ! oficinas que manten"an Fondos de Caja Chica ! por aquellas que las
superisan, los cuales deben ser consistentes con los principios de control interno.
B. POLITICA GENERAL
La poltica de CARE Ecuador requiere que todas las personas que ten"an asi"ando el manejo
del fondo de Caja Chica, lo administren, controlen ! manten"an permanentemente disponible
para ser usados apropiada ! oportunamente, ! ajustados a los criterios de# $necesarios !
ra%onables&
C. OBJETIVO DEL FONDO DE CAJA CHICA
El fondo de Caja chica, esta destinado a cubrir "astos menores, no frecuentes ! ur"entes, de
la or"ani%acin que no requieren uso de un cheque.
D. CUSTODIO:
El custodio de la Caja Chica, ser' la persona desi"nada por la persona que tiene a car"o el
pro!ecto, oficina re"ional o suboficina.
E. AUTORIZACION
(ara apertura de una caja chica, es necesario reali%ar una carta de requerimiento del fondo
por parte del )irector de (ro"rama, Administrador Financiero, Coordinador de (ro!ecto, si el
requerimiento es ur"ente se acepta la carta por email, fax, etc en el cual mencione#
Lu"ar en el cual ser' manejado el fondo
*onto solicitado
+ombre del custodio
,ustificacin del requerimiento-des"loce.
Firma del solicitante
(roteccin ! /e"uridad a los fondos de Caja Chica
Este requerimiento ser' eniado a la 0erencia de Finan%as para la aprobacin, la misma que
se recibir' por la misma ia que fue recibida sea documento, email, fax, etc.
F. SOLICITUD DE CHEQUE DEL FONDO APROBADO
1btenida la aprobacin, proceden al requerimiento de pa"o ! reali%ar' lo si"uiente#
Formulario de /olicitud de cheque debidamente aprobado a nombre del custodio del
fondo por el monto autori%ado -tr'mitado por la Asistente Administratia del (ro!ecto.,
adjuntando
o *emo, email, carta con el cual recibi la aprobacin ! el Flujo de Caja
La cuenta contable ser' proporcionada por Finan%as.
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G. RESPONSABILIDAD:
Es resp!s"#$%$&"& &e% C's(&$#
2. Reali%ar los pa"os a clientes internos ! externos dando cumplimiento a las polticas
internas de CARE Ecuador, del donante ! del /ericio de Rentas 3nternas.
4. *antener el fondo disponible para atender los requerimientos de los pro!ectos.
5. /olicitar el reembolso del fondo cuando est6 "astado el 789 o cuando el custodio
determine que es necesario reali%ar una reposicin, considerando que los "astos deben
ser contabili%ados en el mes contable.
:. Antes de efectuar el pa"o de facturas, notas de enta, recibos, etc., debe ase"urarse que
est6n codificados ! debidamente aprobados por )irector de (ro"rama;0erente de
/ector;Coordinadores del (ro!ecto. Adem's que las facturas ! notas de enta cumplan
con los requisitos de le! ! est6n a nombre de quien solicita el reembolso, no a nombre de
CARE Ecuador !a que esto implica c'lculos de 3mpuesto a la Renta.
7. El custodio debe numerar todas las facturas, notas de enta, recibos, etc. en orden
consecutio.
<. Reali%ar el cuadro resumen de todos los "astos efectuados por el fondo, con el cual
solicita el reembolso.
El cuadro resumen contendr' la si"uiente informacin#
Fecha que se reali%a el "asto por comprobante
+=mero asi"nado al recibo por orden consecutio
)escripcin completa del motio del "asto
Cuenta, de acuerdo a la naturale%a del "asto
(ro!ecto al cual se re"istra el "asto
Fondo al cual se re"istra el "asto ->sar Fondo con cdi"o extendido si estos han sido
asi"nados.
Locali%acin por el lu"ar al que corresponde el "asto
/uban'lisis ->sar si han sido preiamente asi"nados, en caso contrario omitirlo.
?alor del recibo, factura, comprobante de enta.
Es resp!s"#$%$&"& &e )'$*! "pr'e#" %s +"s(s
2. Ase"urar que el "asto sea ra%onable de acuerdo a la descripcin se@alada en el mismo
4. Asi"nar cuenta, fondo, pro!ecto, suban'lisis ! locali%acin de acuerdo a su presupuesto
5. Aprobacin de la solicitud de cheque, ase"urando de antemano la reisin de todo el
reembolso presentado.
:. Cuando el fondo de caja chica esta en una %ona donde no ha! oficina, es responsabilidad
del )irector de (ro"rama;0erente de /ector;Coordinador, asi"nar una persona para que
realice arqueos peridicos sin preio aiso al custodio del Fondo de Caja Chica, a fin de
llear un control efectio del buen manejo del fondo, para lo cual, la suma de los
comprobantes de pa"o ! el efectio disponible deber' ser i"ual al monto asi"nado, si
mediante arqueo se determina diferencia, por el faltante, se car"ar' a la cuenta personal
del custodio ! por excedente se acreditar' a otros in"resos, ! eniar' una fotocopia al
departamento de Finan%as en Auito.
(ara el efecto se utili%ar' el formato de Arqueos que se adjunta como Anexo.
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H. MONTO:
El monto asi"nado para la caja chica, es el que se@ale el requerimiento se@alado en el punto
E, Autori%acin.
3ncremento al fondo
Cuando se requiere de un incremento del Fondo, debe precisarse las ra%ones para su
ampliacin as como demostrar las reposiciones que el fondo ha presentado durante los
=ltimos dos meses.
Este requerimiento ser' aprobado por la 0erencia de Finan%as ! se aplicar' mediante la
emisin de un cheque a nombre del Custodio del fondo.
I. REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA
(eridicamente, preia liquidacin, el fondo de Caja Chica autori%ado podr' ser restituido
mediante la emisin de un cheque a nombre del Custodio del fondo por el monto sustentado
en facturas, notas de enta, ales de Caja, etc. autori%ados. Al momento de solicitar la
restitucin del fondo, todos los comprobantes de pa"o deben tener el sello de $(A0A)1& ! la
fecha para preenir malos usos. El monto del cheque que restitu!e el niel autori%ado del
fondo con ocasin de cada liquidacin, debe ser car"ado a las diferentes cuentas de "asto en
relacin con los comprobantes liquidados, para ase"urar este proceso se debe tomar en
cuenta lo si"uiente#
2. El custodio del fondo debe ase"urarse que los recibos, facturas, ales est'n debidamente
aprobados, con las explicaciones claras ! codificados.
4. Bodos los respaldos como recibos, notas de enta, facturas, deben estar pe"ados en hojas
-puede ser papel reciclado., no deben pe"arse los recibos uno detr's de otro. /e solicita
este procedimiento para eitar la p6rdida de documentos en todos los procesos de eno,
aprobaciones, reisiones, archio, etc.
5. Las facturas, notas de enta ! ales de Caja deben ser numerados. Ejm 2;28, 4;28CC
28;28
:. (reparar el cuadro resumen de acuerdo a la codificacin de cada recibo ! la numeracin
que fue asi"nada, si"uiendo el orden#
Fecha que se reali%a el "asto por comprobante
+=mero asi"nado al recibo por orden consecutio
)escripcin completa del motio del "asto
Cuenta, de acuerdo a la naturale%a del "asto
(ro!ecto al cual se re"istra el "asto
Fondo al cual se re"istra el "asto ->sar Fondo con cdi"o extendido si estos han sido
asi"nados.
Locali%acin por el lu"ar al corresponde el "asto
/uban'lisis ->sar si han sido preiamente asi"nados, en caso contrario omitirlo.
?alor del recibo, factura, comprobante de enta
7. /olicitar el reembolso del fondo cuando est6 "astado el 789 o cuando el custodio
determine que es necesario reali%ar una reposicin, considerando que los "astos deben
ser contabili%ados en el mes contable, para lo cual el custodio del fondo debe proceder
con una reposicin hasta el 47 de cada mes, si este da es s'bado o domin"o debe
considerar la presentacin un da h'bil anterior a la fecha mencionada, el custodio
anali%ar' para la reposicin lo que ocurra primero, con el fin de ase"urar la disponibilidad
! el re"istro contable oportuno.
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<. Adjuntar el Arqueo del Fondo de Caja Chica

J. VALES PROVISIONALES
Los recibos proisionales se utili%ar'n, cuando la persona que solicita el dinero del Fondo de
Caja Chica, no conoce el alor exacto del "asto que a a efectuar, para lo cual el Custodio#
2. Entre"ar' el Recibo de Caja (roisional a la persona que solicita el dinero, ! le har' llenar
con los si"uientes requisitos#
a. ?alor en letras ! n=meros
b. Explicacin clara, corta ! precisa del "asto que a a efectuar.
c. +ombre, firma ! c6dula de identidad de la persona que solicita el reembolso
proisional
d. Firma de autori%acin del jefe inmediato.
e. Codificacin
4. Entre"ar' el dinero por el alor del Recibo de Caja (roisional.
3. La persona que solicit el Recibo de Caja (roisional debe canjear por el comprobante de
enta o recibo definitio, dentro del pla%o de las D4 horas posteriores de haber recibido el
dinero, caso contrario el Custodio notificar' a Recursos Eumanos para que este alor sea
descontado de +mina. /i, por al"una ra%n el "asto no fue efectuado, se debe deoler
el dinero ! justificar su deolucin.
4. /i una persona tiene pendiente de justificar un ale proisional, no podr' recibir un nueo
anticipo o el pa"o de un "asto reali%ado hasta que no justifique el ale pendiente.
,. RESTRICCIONES:
+o est' permitido hacer los si"uientes pa"os#
2. Anticipos para compras de bienes o sericios.
4. Efectii%acin de cheques personales.
5. (r6stamos al personal de CARE Ecuador o socios.
:. Anticipos de iaje.
7. Compra de alimentos o comida por montos ma!ores a F47 dlares
<. Facturas, +otas de ?enta no deben estar a nombre de CARE Ecuador
D. Fraccionar compras para reali%ar pa"os por caja chica.
L. ARQUEO DEL FONDO DE CAJA CHICA
Es obli"atorio que los arqueos del fondo de Caja Chica se realicen por lo menos una e% al
mes
El arqueo de Caja chica debe ser tomado sin preio aiso una e% al mes, debiendo detallarse
en el Acta de Arqueo de Caja Chica lo si"uiente#
Fecha ! lu"ar del Arqueo
(ersona inolucradas en el arqueo
)etalle del efectio encontrado
)etalle de los comprobantes de pa"o indicando
Fecha ! n=mero de comprobante
Concepto del "asto
?alor de cada comprobante de pa"o
Cada comprobante de pa"o debe tener el sello de (A0A)1 ! de haber sido firmado por el
receptor del efectio bajo la linea (a"o Recibido
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)etalle de Recibos proisionales con el mismo des"loce se@alado anteriormente
1bseraciones sobre irre"ularidades encontradas
Firma del Cajero ! de la persona que interiene en el Arqueo de Caja
Las Actas de arqueo del Fondo de Caja Chica deber'n ser eniadas en forma mensual
con la reposicin del fondo ! una copia de la misma mantener en el archio del Custodio
del fondo.
En cualquier oportunidad que lo estimen coneniente, la 0erencia de Finan%as,
Contador;a 0eneral, Administrador;a del (ro!ecto o dele"ados de los mismos, erificar'n
el cumplimiento de la poltica ! procedimientos establecidos para el fondo de Caja Chica.
M. ADMINISTRACION Y CONTROL DEL FONDO DE CAJA CHICA
La persona responsable en el )epartamento de Contabilidad, deber' controlar ! llear un re"istro
de todos los fondos de Caja Chica, sus montos aprobadosG el nombre ! car"o de los custodios, de
los superisores que autori%an ! sus firmas re"istradasG as como erificar que el manejo de los
fondos slo sea efectuado por los custodios ! que la se"uridad ! custodia del fondo est6 lo
suficientemente prote"ida contra p6rdidas o mal uso.
As tambi6n, es responsabilidad del Custodio proporcionar de esta informacin al responsable
asi"nado en el )epartamento de Contabilidad sobre cambios que se presenten en el manejo del
mismo.
Arqueo Caja Chica
a.xls