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BORRADOR PARA DISCUSION UNICAMENTE. El presente documento es de carcter preliminar.

Su contenido podra ser modificado como resultado de las informaciones o evidencias que se presente durante su anlisis y discusin con el destinatario. Bajo ninguna circunstancias debe ser utilizado o considerado como documento final. Este borrador no debe ser fotocopiado y deber ser devuelto en el momento en que se emita el documento final.

CELOPLAST S.A.

MEMORANDO CON RECOMENDACIONES SOBRE CONTROLES INTERNOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

DICIEMBRE DEL 2012

CELOPLAST S.A.

MEMORANDO CON RECOMENDACIONES SOBRE CONTROLES INTERNOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES DICIEMBRE DEL 2012

Abreviaturas usadas:

US$ SRI IESS IVA NIC NIIF RUC JGA

Dlar estadounidense Servicio de Rentas Internas Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social Impuesto al Valor Agregado Normas Internacionales de Contabilidad Normas Internacionales de Informacin Financiera Registro nico del Contribuyente Junta General de Accionistas

A los Accionistas de CELOPLAST S.A. Guayaquil, 27 de Junio del 2013 PRIVADO Y CONFIDENCIAL Como parte del examen de los estados financieros de CELOPLAST S.A. al 31 de diciembre del 2012, efectuamos un estudio y evaluacin del sistema de control interno contable de la Compaa en la extensin que consideramos necesaria para evaluar dicho sistema como lo requieren las normas de auditora generalmente aceptadas en el Ecuador. Dichos estudio y evaluacin tuvieron como propsito establecer la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora necesarios para expresar una opinin sobre los estados financieros de la Compaa. Nuestros estudios y evaluacin fueron ms limitados que lo necesario para expresar una opinin sobre el sistema de control interno contable en su conjunto. La Gerencia de la Compaa es la nica responsable por el diseo y operacin del sistema de control interno contable. En cumplimiento de esa responsabilidad, la Gerencia realiza estimaciones y formula juicios para determinar los beneficios esperados de los procedimientos de control interno. El objetivo del sistema de control interno contable es proporcionar a la Gerencia una razonable (no absoluta) seguridad de que los activos estn salvaguardados contra prdidas por uso o disposicin no autorizados, y que las transacciones han sido efectuadas adecuadamente para permitir la preparacin de los estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en el Ecuador. Nuestro estudio y evaluacin realizados con el exclusivo propsito descrito en el primer prrafo, no necesariamente tiene por qu haber revelado todas las debilidades significativas en el sistema. Consecuentemente, no expresamos una opinin sobre el sistema de control interno contable de CELOPLAST S.A. Basados en nuestra revisin de ciertas reas seleccionadas, hemos redactado algunas recomendaciones tendientes a mejorar el sistema de control interno contable, las cuales estn detalladas en el Anexo I. Dichas recomendaciones no incluyen todas las posibles mejoras que un examen pormenorizado podra haber revelado, sino las de aquellas reas que requieren mejoramiento potencial y que llamaron nuestra atencin durante nuestras visitas. Las recomendaciones incluidas en el presente informe fueron discutidos con los seores Carlos Luis Arcentales, Presidente; Dolores M. de Arcentales, Gerente General y el CPA. Eddie Herrera, Contador de CELOPLAST S.A., sus comentarios estn resumidos a continuacin de cada recomendacin.

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A los Accionistas de CELOPLAST S.A. Guayaquil, 27 de Junio del 2013

Aprovechamos la oportunidad para expresar nuestro agradecimiento por la cooperacin que nos ha sido dispensada por parte de los ejecutivos y personal de la Compaa durante el desarrollo de nuestras visitas.

Saludamos a ustedes muy atentamente,

No. Registro en la Superintendencia de Compaas: SC-RNAE-2-772

Jos Ramiro Cazar G. Socio No. de Licencia Profesional: 25.130

ANEXO I RECOMENDACIONES DESTINADAS A MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES - ADMINISTRATIVOS Y ASPECTOS IMPOSITIVOS ASPECTOS GENERALES 1. Creacin de un departamento de auditora interna Actualmente si bien, no existe como parte de la estructura organizacional, un rea de Auditora Interna. Consideramos que dado el crecimiento operacional se hace necesario la implementacin de esta posicin. Recomendamos a la Compaa la creacin de una unidad de auditora interna adoptando, entre otras, las siguientes recomendaciones que ayudarn a que los resultados de las labores a ejecutarse por esta posicin sean eficientes, independientes y cumplan con su objetivo especfico a nivel de la organizacin, y que contribuya a dems al fortalecimiento del control interno. Sugerimos se consideren entre otros los siguientes aspectos:

a)

Elaborar planes anuales de trabajo en los cuales se indique cuando menos: Cronograma de actividades, que debe incluir el rea de sistemas. Fechas de inicio y conclusin de las auditoras. Fechas estimadas de emisin de reportes.

Dicho plan de actividades deber ser aprobado por los accionistas de la Compaa y cualquier modificacin posterior deber ser notificada a esta.

b) c)

Hacer un seguimiento de las actividades planificadas en cada perodo. Establecer programas de trabajo, que enfoquen las actividades de la Compaa desde un punto de vista operativo, con el objeto de poder ofrecer recomendaciones que no slo cumplan con el propsito de proteger los activos de la Compaa, sino que tambin, y muy especialmente, contribuyan a mejorar la eficiencia administrativa y operativa, mediante la implantacin de controles administrativos, de operaciones y de contabilidad. Los programas preestablecidos debern incluir, entre otros, los siguientes procedimientos: Verificacin de los procedimientos de control establecido, manual o computadorizados. Seguimiento adecuado de la implantacin de las recomendaciones emitidas, a fin de verificar que el objetivo para el cual fueron planteadas se est logrando satisfactoriamente. Inspeccin fsica de los activos. Confirmaciones peridicas de los principales saldos del balance general y conciliacin con los registros contables.

d) e)

Implantar una adecuada rotacin de pruebas sobre la base del resultado de revisiones anteriores y al riesgo que implican ciertos tipos de transacciones. Procurar independencia y estructura suficiente al departamento para dedicarse a las funciones propias de auditora interna y no a, reas operativas delineando para el efecto los lmites y responsabilidades departamentales.

Comentarios de la Administracin:

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2. Polticas de conflicto de Intereses. An cuando no tenemos conocimiento de ningn conflicto entre los intereses personales de los funcionarios y empleados que prestan servicios y los de la compaa, consideramos conveniente estudiar la posibilidad de establecer una poltica en relacin con posibles conflictos de intereses y adicionarlas con los siguientes procedimientos: Comunicar mediante carta a todos los funcionarios y empleados que prestan servicios en funciones claves, la poltica sobre conflictos de intereses establecidos por la Entidad, Reiterar todos los aos el contenido de dichas cartas, Solicitar peridicamente por escrito a los funcionarios y empelados que prestan servicios en posiciones claves, declaraciones sobre sus negocios o conexiones financieras que puedan tener relacin con la entidad. Los procedimientos sugeridos pueden ayudar a evitar conflictos entre los intereses de los funcionarios y los de la Compaa en operaciones comerciales con proveedores, clientes y organizaciones o individuos que hagan o traten de hacer negocios con la Compaa. Comentarios de la Administracin:

3. Implementacin de un manual de polticas y procedimientos contables Consideramos importante que la Compaa disee un manual que deber contener una descripcin de las polticas contables y de los procedimientos a seguir en la preparacin de los comprobantes contables, flujos de la documentacin, registro de las transacciones, imputacin contable y liquidacin de los costos e importacin, etc. El establecimiento de dicho manual proporciona las siguientes ventajas a la Compaa: Asegura una mayor confiabilidad en la informacin contable que sirve de base para la toma de decisiones. Evita prdidas de tiempo al establecer en forma precisa la responsabilidad por las transacciones contables. Agiliza el registro de transacciones evitando tratamientos contables diferentes para una misma transaccin. Sirve de gua para los empleados nuevos y ayuda a su entrenamiento dentro del puesto a desempear dentro del rea contable. Facilita la elaboracin de las Notas a los estados financieros.

Comentarios de la Administracin:

4. Preparacin de Presupuestos y Proyecciones La compaa no realiza presupuestos anuales ni tampoco proyecciones. La utilizacin de un presupuesto que sea analizado y monitoreado permanentemente, sirve como complemento de la gestin administrativa gerencial ya que este es la cuantificacin monetaria de los planes, objetivos y metas globales de una Compaa, por lo que, sera conveniente elaborar presupuestos financieros, de resultados y proyecciones de flujo de caja detallados; los cuales deberan contener las bases de preparacin en funcin de la estimacin y proyeccin de las variables tales como ndice de inflacin, niveles de consumo, tamao de mercado, entre otros.

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Vase pgina siguiente: La revisin mensual de estos presupuestos debera considerar la comparacin con los resultados actuales y resultados del ao anterior para dirigir y monitorear las actividades del negocio, documentando formalmente las explicaciones de las desviaciones significativas de los resultados versus los planes planteados por la Administracin, as como la respuesta de la Administracin ante dichas desviaciones. Somos del criterio que la Administracin debe preparar un breve manual conteniendo instrucciones concretas acerca de los procedimientos que deben emplearse para elaborar los presupuestos anuales y flujos. Consideramos que la ausencia de instrucciones formales relativas a la elaboracin de presupuestos puede ocasionar equivocaciones y confusiones al personal responsable de estas tareas, as como tambin podra dificultar su preparacin de una manera eficiente y eficaz.

Comentarios de la Administracin:

5. Plan de contingencias Las organizaciones realizan sus labores con la idea de que la empresa est en marcha y que continuar con sus operaciones normalmente, pero la realidad es que los accidentes y los contratiempos ocurren de manera ms frecuente de lo que los empresarios y ejecutivos piensan. Es por esto que es necesario contar con un plan de contingencia, se entiende por PLAN DE CONTINGENCIA a los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, an cuando alguna de sus funciones se viesen daadas por un accidente interno o externo. Debido a esto recomendamos la elaboracin de un plan de contingencia, que incluya los siguientes aspectos: Definir procesos y actividades crticas de la Compaa aquellas consideradas que no pueden dejar de operar para atender a los clientes. Procedimientos manuales para continuidad de operaciones en los procesos crticos. Determinar la informacin crtica como activos de proteccin y recuperacin en la Contingencia. Digitalizacin de documentos crticos para la Compaa. Anlisis de los Impactos Pruebas y Mantenimiento del procedimiento de contingencia.

Que una organizacin prepare sus planes de contingencia, no significa que reconozca un momento de pesimismo, sino que supone un avance a la hora de superar cualquier eventualidad que puedan acarrear prdidas o daos materiales y llegados el caso no solo materiales sino personales. Los planes de contingencia se deben hacer de cara a futuros acontecimientos para los que hace falta estar preparado. La funcin principal de un plan de contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa. Comentarios de la Administracin:

EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO 6. Caja chica

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Durante el desarrollo de nuestra auditora observamos que la compaa no posee una cuenta para Caja Chica, puesto que todos los desembolsos efectuados para gastos varios fueron realizados por terceras personas. De esta manera recomendamos que lo ms ptimo fuese la creacin de dicha cuenta, con las respectivas polticas, para que as se eviten posibles y futuros contratiempos al momento de necesitar cualquier desembolso justificable. Por consiguiente, recomendamos se implemente lo siguiente: Los comprobantes de caja chica deben ser pre numerados para facilitar el control y seguimiento. Los desembolsos de caja chica deben contar con la autorizacin y aprobacin de un funcionario apropiado diferente al custodio de los fondos. Sugerimos adems que a los documentos se les coloque un sello de CANCELADO para evitar duplicidad de pago. Sugerimos se elabore un procedimiento para el manejo de este fondo. Se recomienda que los administradores de las areas de negocios no incluyan su efectivo en los fondos de las cajas para evitar los excedentes en las mismas. Estos fondos deben ser manejados y controlados con independencia de los recursos del custodio de las cajas. Se realice las reposiciones de los fondos cuando los mismos hayan sido utilizados en un 50%. Todo monto desembolsado sea justificado dentro de las 48 o 72 horas despus de haber entregado el vale provisional. Se realicen oportuna y sorpresivamente los arqueos de caja chica, dejando constancia por escrito del mismo.

Comentarios de la Administracin: . CUENTAS POR COBRAR 7. Confirmaciones de Clientes Es importante mencionar que si bien el departamento de Contabilidad peridicamente realiza la conciliacin entre el saldo contable y los correspondientes auxiliares de cartera, sugerimos considerar como procedimiento de control adicional el envo peridico de requerimientos de saldos, tomando como base, por ejemplo, los concesionarios con saldos ms importantes. El requerimiento de saldos deber contener entre otros: Fecha de corte de requerimiento de saldos, Estado de cuenta detallado, es decir que incluya el nmero de la factura y el monto de la misma, adems de las cancelaciones correspondientes, Firma de un funcionario de nivel adecuado, solicitando la confirmacin correspondiente.

Aquellas confirmaciones recibidas con diferencias e inclusive aquellos requerimientos no recibidos deberan ser analizadas por las personas asignadas para el efecto. Comentarios de la Administracin:

8. Poltica para la Provisin de Cuentas Incobrables -

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Como resultado de nuestra revisin de la provisin para cuentas incobrables, observamos que dicha provisin es realizada nicamente con base a los lmites permitidos por la legislacin tributaria vigente. Sugerimos que la provisin para cuentas incobrables sea efectuada con base a la real situacin del crdito para cada cliente, esto permitir contar con una provisin ajustada al deterioro efectivo de la cartera. Comentarios de la Administracin:

INVENTARIOS 9. Toma de Inventarios fsicos. La Compaa no tiene definida la poltica de realizar tomas de inventarios fsicos peridicamente. Con el objeto de mejorar el control interno y los procedimientos para la toma de inventarios fsicos, los cuales no guardan las formalidades que este tipo de procedimiento de control debe observar; y, para una adecuada programacin y toma fsica de inventarios sugerimos observar los siguientes aspectos y emitir con la debida antelacin instrucciones previas a la realizacin de los inventarios fsicos: A. Objetivo La toma de inventario fsico tiene como finalidad: Verificar mediante la observacin fsica, que los saldos de inventario que se reflejan en los estados financieros a una fecha determinada, existan en la bodega de la compaa. Identificar inventarios expirados o en mal estado, de lento movimiento o con exposicin a obsolescencia. Ajustar las existencias fsicas al resultado del recuento fsico.

B. Alcance Este procedimiento, debe ser de aplicacin general para todas los lugares donde se mantienen inventarios de la Compaa, en lo que respecta a las verificaciones fsica que efecte la compaa y deben ser efectuados por lo menos una vez al ao, sobre todos los tipos de inventario que poseen. C. Definiciones Definiciones como las que a continuacin se describen deben formara parte de las instrucciones para que los inventariadores se familiaricen con ellas: Obsolescencia: Prdida de valor o utilidad de los inventarios, por deterioro, eliminacin de mercado o desuso. Corte de Documentos: Constancia escrita de los ltimos movimientos de inventario (comprobantes) a la fecha de la toma fsica. Responsable del inventario: Todo personal de bodega encargado de la custodia y manejo de los inventarios en la compaa. Responsable de la toma fsica: Contador General.

D. Procedimiento Para una adecuada toma fsica de inventarios sugerimos observar lo siguiente.

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Coordinacin de los Inventarios / Responsable: Responsable del inventario y responsable de la toma fsica. Los responsables de la toma fsica debern tener a cargo: Conformar los equipos de conteo, con personal de la compaa (elaborar listado de los participantes) Dar a conocer antes del inventario, el programa, las instrucciones generales y la asignacin del personal responsable de la toma fsica. Proporcionar antes del inventario, los respectivos listados de conteo, y los suministros (equipos de seguridad, plumas, stickers) necesarios para dicha tarea. Los conteos se deben efectuar nicamente con dichos listados (sin cifras), quedando terminantemente prohibida la utilizacin de listados adicionales, excepto en casos debidamente autorizados por el Responsable de la toma fsica de inventario. Supervisar el trabajo de los equipos de conteo. Los listados emitidos debern ser entregados a los grupos de conteo 15 (quince) minutos antes de iniciar el inventario fsico.

Actividades Previas al Inventario/ Responsable: Departamento de Inventario. Los responsables del inventario, previo a la toma fsica, estarn encargados de: Mantener las existencias adecuadamente ordenadas, con identificacin y ubicando en un solo lugar aquellas unidades de un mismo tem. Indicar en forma clara y en un lugar de fcil visibilidad, los cdigos de identificacin de todos los tems en bodega. Mantener segregado de los inventarios en buen estado, y en un solo lugar, aquellos tems en mal estado. Mantener actualizada la informacin en el sistema, para ello; todas las transacciones correspondientes al da anterior del da del inventario, debern ser ingresadas al sistema mximo hasta la hora definida por el Responsable de la toma fsica de Inventario (Designado por el Departamento de Contabilidad) . De existir transacciones generadas despus de la hora fijada, estas se ingresarn al sistema con fecha posterior a la del inventario. Identificar y segregar de los inventarios de la compaa, aquellas mercaderas facturadas pendientes de despacho, recibidas y no ingresadas al sistema de inventario o de propiedad de terceros. Proporcionar todos los equipos e implementos necesarios para asegurar un eficiente conteo, de los tems. De la misma manera, facilitar los insumos de seguridad dotacin que la situacin lo requiera para evitar accidentes.

Toma Fsica: La toma fsica de inventarios se deber efectuar observando los siguientes aspectos: Corte de Documentos / Responsable: Departamento Contable Antes de las verificaciones fsicas, tendrn a su cargo la elaboracin del corte de documentos en formato a ser diseado para tal fin, indicando: Fecha del inventario Descripcin, nmero y fecha de los ltimos tres (3) comprobantes de movimiento de inventarios utilizados hasta la fecha del inventario (ingresos, egresos, prestamos, transferencias, devoluciones, notas de entrega, guas de remisin, etc.). Debe verificarse en el sistema de inventarios que dichos documentos se hayan registrado. Los documentos que afecten al movimiento del inventario deben estar debidamente archivados y a disposicin para realizar un eficiente corte de documentos.

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En los casos que aplique; descripcin y nmero de los siguientes tres (3) comprobantes a los mencionados en literal c (sin utilizar), existentes a la fecha del inventario (ingresos, egresos, transferencias, devoluciones, notas de entrega, guas de remisin, etc.). Es muy importante verificar que los documentos efectivamente no estn utilizados. Dicho corte de documento debe ser firmado por la persona que lo realiz, y por el Responsable de la bodega.

Conteos / Responsable: Grupos de Conteo Para efectos de control, y con el fin de garantizar resultados eficientes en los inventarios, los mismos deben efectuarse con bodega parada, es decir; que no exista movimientos de inventarios durante las labores de conteo, a ms de los incurridos en las actividades propias de la toma fsica. Con los listados entregados a los grupos, se deber iniciar el conteo. De existir diferencias en el conteo, el Coordinador designar a una persona, que conjuntamente con el representante del grupo, efectuarn nuevo conteo (slo de los tems con diferencia) para determinar la cantidad correcta. La labor de conteo se efectuar en base a lo siguiente: El conteo se sugiere sea realizado en base a la ubicacin fsica de los tems, y no de acuerdo al orden de los listados, es decir; se determina el punto fsico de partida, procediendo a tomar todos los tems que se encuentran a continuacin, hasta terminar con el rea seleccionada. En todos los tems a inventariarse se verificar: Cdigo, Descripcin, Cantidad, Estado, Ubicacin (si aplica), Antigedad de ser el caso. Para aquellos tems que se encuentran en cajas, se verificar el contenido en forma selectiva (muestreos). El conteo puede referirse a conteo de unidades, pesos, longitudes y volumen. Todo tem que cuya caja o empaque se lo identifique abierto o su contenido incompleto, deber verificarse (contarse) el 100% de su contenido; tambin debe ser verificada la mercadera que se encuentre en cajas o empaques no sellados por fbrica. Las cantidades verificadas sern anotadas en los listados de conteo, en el casillero correspondiente e indicando su presentacin (cajas, unidades, etc.). Se sugiere pegar stickers para reconocer la mercadera que ya ha sido inventariada. De encontrarse mercadera que no consta en el listado ser anotada en listados. Los listados deben ser llenados con pluma (no utilizar lpiz). Una vez finalizado el conteo los Jefes de cada equipo entregarn los listados al Responsable de la toma fsica del inventario, quien efectuar las revisiones que considere necesarias. De la misma manera informar por escrito cualquier novedad o situacin detectada durante el desarrollo de la toma fsica, relacionada con el estado del inventario, condiciones o lugar de almacenaje del mismo. Los equipos de conteo no se pueden retirar hasta no recibir instrucciones del Responsable de la toma fsica del inventario.

Ingreso de Conteo Fsico / Responsable: Departamento de Contabilidad, Departamento de Inventario. El ingreso de los datos obtenidos se lo deber realizar bajo los siguientes lineamientos: La informacin de los conteos definitivos sern entregadas al responsable de contabilidad para su ingreso al sistema, emitindose el correspondiente reporte de diferencias entre los saldos del sistema vs. los saldos fsicos. De este proceso resultar un reporte de diferencias que debe ser impreso inmediatamente para realizar el reconteo entre el responsable del grupo, responsable de bodega y contabilidad, de haber correcciones al reporte de las diferencias este debe actualizarse en el sistema bajo el mismo proceso anteriormente enunciado.

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El ingreso de los resultados de los conteos, ser validado por el personal del equipo correspondiente que efectu la toma fsica. El original de dicho reporte de diferencias firmado por el Jefe de Inventario y por el Jefe del equipo de conteo, se entregar al Responsable de la toma fsica de Inventario , junto con los correspondientes listados de conteo, y observaciones o recomendaciones relacionadas con el inventario. Las diferencias encontradas debern ser analizadas y justificadas en un plazo mximo de 48 horas por los responsables (custodios) del inventario existente, quienes informarn y solicitarn aprobacin del Gerente General. Una vez que se hayan justificado las diferencias, el Contador proceder a realizar reporte valorado de las mismas, y solicitar la autorizacin del tratamiento contable, que se deber dar a dichas diferencias. La autorizacin de lo mencionado en literal anterior ser otorgada por el Gerente General de la compaa.

E. Responsables Se sugiere que sean responsables del inventario fsico las siguientes personas: Departamento de contabilidad.- Responsable de planificar y dirigir todo el proceso del inventario fsico. Jefe de inventario Encargado de asistir al departamento de contabilidad para la coordinacin en conjunto; participar en los grupos de conteos y ayudar en el conocimiento e identificacin de la mercadera a inventariarse. Jefe de equipo de conteo.- Es el responsable de intervenir directamente en el conteo y reconteo de la mercadera, velar porque el proceso de la toma fsica se lleve a cabalidad. Administracin.- Responsable de suministrar los equipos de seguridad, suministros necesarios.

Comentarios de la Administracin

10.Kardex de control de Existencias para Productos Terminados Como resultado de nuestras pruebas constatamos, que no existe un Kardex para controlar el movimiento de ingresos y egresos de los inventarios de productos terminados de las diferentes bodegas. Si bien existe un proceso mediante el cual se alimenta los movimientos de compras y salidas de inventarios por venta para cada producto, ste no est integrado en el proceso contable. De este registro de entrada y salida que se describe precedentemente, se toma la informacin de manera manual en hoja de Excel las salidas por las ventas de cada producto terminado para determinar el costo de venta del mes, dato que sirve para la elaboracin del diario del costo de venta. Es importante en consecuencia se analice junto con el analista de Sistemas la viabilidad de utilizar estos movimientos de existencia por producto terminado y ligarlos a la contabilidad. Mediante la realizacin de este proceso se permitir: a) Tener un Kardex valorizado por producto que refleje la existencia y costos unitarios por producto conciliado con el saldo del mayor contable. b) Obtener de manera automtica el listado de los productos vendidos y los que se encuentran en stock, mensualmente. c) Conciliar la toma fsica de la existencia con los registros contables. Comentarios de la Administracin:

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11.Valuacin del inventario a su valor neto de realizacin De las revisiones efectuadas al cierre del ejercicio econmico 2012, pudimos identificar que la Compaa no efectu al cierre del ao una comparacin del costo de los inventarios con su valor neto de realizacin, debido a lo cual, no se identifican instancias en las cuales tales inventarios pueden quedar valuados por encima de dicho valor. Sugerimos a la Administracin realizar al cierre de cada ao un anlisis de la valuacin del costo de los inventarios, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Comentarios de la Administracin:

12.Poltica de obsolescencia de inventarios Al 31 de diciembre del 2012, pudimos observar que la Compaa no ha contabilizado la provisin correspondiente orientada a cubrir el deterioro que eventualmente hayan sufrido las existencias al cierre del ao fiscal. La obsolescencia representa la prdida en el uso de un activo, originada por causas externas, y es necesario desvalorizar las partidas especficas que resulten daadas u obsoletas. Los principios de contabilidad generalmente aceptados establecen que para determinar una adecuada provisin se requiere determinar y reconocer los factores que puedan causar el deterioro u obsolescencia de los bienes. Por lo tanto, recomendamos a la Administracin de la Compaa, realizar anlisis que permitan identificar la necesidad o no de constituir una provisin para inventarios daados u obsoletos. Sugerimos que en caso de ser constituida este tipo de provisin, la misma se sustente en un estudio preparado por un perito o tcnico especializado, de tal forma que se cumpla con la normativa contable. Comentarios de la Administracin:

ACTIVOS FIJOS 13.Salvaguarda, registro y control de los activos fijos de propiedad de la Compaa. De nuestra revisin pudimos observar que no se ha realizado un inventario fsico de los activos fijos, ni existe una poltica definida por escrito para la capitalizacin de activos fijos, quedando a criterio de los funcionarios definir si los desembolsos son registrados como gasto o activo. Sugerimos evaluar las siguientes recomendaciones para mejorar el control interno y custodia de estos activos: a) Realizar inventarios fsicos peridicos (cada 3 aos) de los activos fijos para verificar su existencia y determinar su uso y condiciones fsicas, especialmente a los equipos (hardware y software).

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b) Se debera adherir a todos los activos fijos una placa con el nmero de identificacin que haga referencia a lo que actualmente se lleva como control. c) Al realizar la toma de inventario fsico de los activos fijos se logre obtener lo siguiente: Conocer la existencia real. Identificar y prevenir los problemas en el control y proteccin de los bienes de la Compaa. Establecer responsabilidades en su custodia, uso y disposicin. Identificar activos obsoletos o sub - utilizados. Decidir sobre la mejor alternativa de tratamiento de los activos faltante. Se debe comunicar a travs de un memorando a los responsables de la custodia de las unidades localizadas en cada rea la forma en que debern reportar al Departamento de Contabilidad las bajas o traslados de la maquinaria, equipos y bienes en general.

La definicin de las polticas y procedimientos referentes a documentacin respaldatoria, autorizaciones requeridas, montos y caractersticas de los bienes que se deben activar o imputar a gastos y realizar inventarios fsicos peridicos, permitir a la Compaa ejercer un mayor control sobre estas adquisiciones y reducir tareas relativas a control y administracin de bienes de escaso valor econmico, logrando una mayor eficiencia administrativa. Comentarios de la Administracin:

OTROS ACTIVOS 14.Activacin de gastos Al 31 de diciembre del 2012 los estados financieros incluyen US$36.039 registrados como cargos diferidos, que corresponden a gastos de constitucin por las adquisiciones de las lneas de produccin. Considerando que los cargos diferidos no cumplen con los requisitos de las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) para su respectiva capitalizacin o activacin como tal, y su adecuada presentacin razonable en los estados financieros, recomendamos a la administracin ajustar el saldo de cargos diferidos, realizando un cargo a utilidades retenidas o de aos anteriores y un abono a cargos diferidos. Comentarios de la Administracin:

PASIVOS 15.Confirmaciones de Proveedores Es importante mencionar que si bien el departamento de Contabilidad peridicamente realiza la conciliacin entre el saldo contable y los correspondientes auxiliares de cartera, sugerimos considerar como procedimiento de control adicional el envo peridico de requerimientos de saldos, tomando como base, por ejemplo, los concesionarios con saldos ms importantes. El requerimiento de saldos deber contener entre otros: Fecha de corte de requerimiento de saldos, Estado de cuenta detallado, es decir que incluya el nmero de la factura y el monto de la misma, adems de las cancelaciones correspondientes, Firma de un funcionario de nivel adecuado, solicitando la confirmacin correspondiente.

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Aquellas confirmaciones recibidas con diferencias e inclusive aquellos requerimientos no recibidos deberan ser analizadas por las personas asignadas para el efecto. Comentarios de la Administracin:

16.Antigedad de Proveedores La compaa no posee un detalle de antigedad de proveedores, en donde se pueda analizar de manera pormenorizada y oportuna aquellas cuentas que se van acumulando debido a la falta de gestin para su pronta depuracin o liquidacin. Adems pudimos observar que el anexo de proveedores, no detalla las facturas pendientes de pago, as como su fecha de recepcin y registro. Para efectos de llevar un mejor control y apropiado manejo del rubro mencionado, sugerimos que la compaa regularice esta situacin a efectos de permitir un mejor anlisis de la composicin y seguimiento de la deuda con proveedores. Comentarios de la Administracin:

17.Pasivos Acumulados Al realizar nuestras pruebas, pudimos identificar que existen ciertas diferencias en el clculo de las provisiones de beneficios sociales, mismos que se detallan a continuacin:
Anexos Dcimo tercer sueldo Dcimo cuarto sueldo Vacaciones Fondos de reserva
Dcimo tercer sueldo Dcimo cuarto sueldo Vacaciones Fondos de reserva

P&G 57.908 22.717 28.954 54.438 Pasivos


4.999 14.263 19.641 1.196

Diferencias 267 1.713 133 451 Diferencias


144 4.818 (862) (479)

58.175 24.430 29.087 54.889 Anexos


5.143 19.081 18.779 717

Se recomienda analizar y ajustar las diferencias mencionadas en los cuadros anteriores. La adopcin de la recomendacin indicada precedentemente, permitir contar con informacin contable apropiada para la toma de decisiones gerenciales. Comentarios de la Administracin:

18.Representante legal bajo relacin de dependencia Pudimos observar que el Representante Legal de la compaa, actualmente se encuentra bajo relacin de dependencia. En referencia a ello el Cdigo de Trabajo en su Art. 308 menciona que "cuando una persona tenga poder general para representar y obligar a la empresa, ser mandatario y no empleado, y

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sus relaciones con el mandante se reglarn por el derecho comn. Ms si el mandato se refiere nicamente al rgimen interno de la empresa, el mandatario ser considerado como empleado y en ese caso se acoger a todos los beneficios que le brinda esta Ley. De modo que, no puede ser empleador y empleado a la vez. Por ello de considerarse mandatario, debera estar por honorarios y no en relacin de dependencia.

Recomendamos a la administracin de la Compaa analizar la situacin con el asesor legal y hacer las indagaciones previas en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, y de considerar apropiado, regularizar tal situacin. Comentarios de la Administracin:

GASTOS 19.Comprobantes sin soportes y firmas de revisin Durante nuestra revisin de las transacciones y saldos relacionados con pagos por compra de bienes y adquisicin de servicios efectuados durante el ao 2012, hemos identificado ciertas debilidades de control interno relacionados con los procesos de emisin, control, autorizacin y archivo de los comprobantes contables. Recomendamos que a efectos de ejercer un adecuado control sobre los diferentes comprobantes utilizados como soporte de las transacciones de la Compaa y optimizar los procedimientos de preparacin de los mismos, se considere la conveniencia de implantar las siguientes sugerencias: Establecer por escrito la forma como operar el sistema y los responsables del archivo de los comprobantes contables. Dicha poltica deber requerir entre otros aspectos que los comprobantes adjunten toda la documentacin soporte correspondiente, o elaborar un memorndum de excepciones al respecto. Establecer controles sobre la integridad de los comprobantes emitidos, as como el control sobre la entrega y recepcin de los mismos al momento de ser solicitados por terceros (entidades de control, auditores externos, revisores de cuentas, etc.). Incluir en cada comprobante las firmas de responsabilidad de preparacin, revisin y aprobacin.

Comentarios de la Administracin:

20.Sistema Contable Operativo De nuestra revisin al sistema contable operativo de la compaa, observamos que los registros de las ventas y /o facturacin son efectuadas manualmente por cuanto este modulo no se encuentra automatizado; lo que, est originando duplicidad de trabajo y puede ocasionar sobre o subestimacin de los ingresos al momento de registrar dichas transacciones en el sistema contable operativo. Para evitar posibles contingentes por el registro de informacin errnea, afectando a las cuentas involucradas dentro del proceso de venta, se recomienda implementar una aplicacin o mejora al sistema, de manera que las transacciones se automaticen y que para efectos de un mejor control, exista un anlisis peridico de los saldos reflejados tanto en el mayor contable como en los anexos.

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Comentarios de la Administracin: *****

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