POLTICAS DE ACCESO, CONTROL DE

VISITANTES Y MOVIMIENTO DE PERSONAL

INTERNO


























Enero 2014
POLTICAS DE ACCESO, CONTROL DE VISITANTES Y MOVIMIENTO PERSONAL
INTERNO
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INDICE



INTRODUCCION



1. ASPECTOS GENERALES: ............................................................................... 4



1.1 OBJETIVOS:..................................................................................................... 4


1.2 ALCANCE ........................................................................................................ 4


1.3. FINALIDAD ...................................................................................................... 4


1.4. DISTRIBUCIN................................................................................................ 4


1.5. PUESTA EN VIGENCIA ................................................................................... 5

2. POLTICAS GENERALES SOBRE EL ACCESO, CONTROL DE VISITANTES
Y DE PERSONAL EN LAS INSTALACIONES DE LA CNECC. ............................ 6


2.1. VISITANTES .................................................................................................. 6

2.1.2 PERSONAL DE RECEPCIN ...................................................................... 6

2. 1.3 CIRCULACION INTERNA Y EXTERNA DE PERSONAL ............................ 8


3. PERSONAL DE SEGURIDAD ........................................................................... 9


4. PROHIBICIONES............................................................................................ 10
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INTRODUCCIN





El Presente Manual de Polticas, es un documento que busca normar el
movimiento del personal y de los visitantes dentro de las instalaciones de la
Empresa, como una medida de control interno y de seguridad.


Las reas con responsabilidad directa de velar por el cumplimiento de este manual
corresponden a: Recursos Humanos, Administracin y Planificacin y Desarrollo,
este ltimo como responsable del seguimiento al cumplimiento de las polticas
definidas en la institucin. Las dems reas que componen la institucin con
llevan la responsabilidad de velar porque el personal bajo su direccin se
identifique y se empodere del contenido del mismo para su cumplimiento.


El Manual de Polticas de acceso, control de visitantes y movimiento del personal,
busca disponer de una herramienta de control interno para el personal y los
visitantes.


Este documento ha sido socializado con todo el personal de la institucin.
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1. ASPECTOS GENERALES:



1.1 .OBJETIVOS:



Normar el acceso y movimiento de visitantes en las instalaciones



Establecer las normas internas para regular el comportamiento del personal

dentro de la institucin respecto a su circulacin.



1.2 ALCANCE



Este documento pauta el proceso interno de acceso, control de visitantes y
movimiento del personal interno.


1.3. FINALIDAD



El presente documento de polticas internas, tiene como finalidad definir los
criterios sobre el acceso, control de visitantes y movimiento del personal interno de
la institucin, asimismo normar las acciones a seguirse en la aplicacin del mismo.


1.4. DISTRIBUCIN



Para conocimiento, un original de este documento de Polticas reposar en cada
rea con responsabilidad directa en el cumplimiento del mismo
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1.5. PUESTA EN VIGENCIA



Este documento entrar en vigencia a partir de la aprobacin del mismo por parte
del Director Ejecutivo de la Institucin.
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2. POLTICAS GENERALES SOBRE EL ACCESO, CONTROL DE
VISITANTES Y DE PERSONAL EN LAS INSTALACIONES DE LA
CNECC.


2.1. VISITANTES


a) Todos los visitantes debern entregar en la recepcin un documento de
identificacin personal vigente, preferiblemente con foto, para que le sea
entregado el carnet emitido por la institucin con la palabra Visitante.


b) Algunos visitantes establecidos de manera directa por el Director Ejecutivo,
o por los encargados de reas que hayan sido instruidos por el Director, no
requerirn del carnet de visitante para su movilizacin, entre estos pueden
considerarse los siguientes: invitados especiales, voluntarios, entre otros.


c) Todos los visitantes debern portar en forma visible el carnet que lo
identifica durante su permanencia dentro de la institucin.


d) El visitante a su salida deber entregar el carnet provisto por la institucin al
momento de su llegada.



2.1.2 PERSONAL DE RECEPCIN



a) El personal de recepcin tendr la custodia de los Carnet de visitantes
emitidos por la institucin para tales fines.


b) El personal de recepcin deber solicitar a todos los visitantes un
documento de identificacin personal vigente de preferencia con fotografa,
el cual permanecer en la recepcin durante el tiempo que permanezca
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dentro de la institucin. Esta poltica no aplica para los visitantes referidos
en la letra b), del punto 2.1.


c) El personal de recepcin deber registrar a todos los visitantes en el Libro
Record de Visitas y hacer entrega del Carnet de identificacin numerado e
identificado con la palabra Visitante, para poder ingresar al rea
correspondiente. En caso de no disponer de un documento que lo
identifique deber registrar sus datos personales en el Libro Registro de
Visitantes y el rea donde se dirige hacerse responsable del mismo. Esta
poltica no aplica para los visitantes referidos en la letra b), del punto 2.1.


d) El personal de recepcin deber notificar al rea correspondiente la llegada
de los visitantes y hacerlo pasar solo cuando reciba la autorizacin del rea.


e) El personal de recepcin deber entregar el documento de identificacin
personal al visitante al momento de retirarse de las instalaciones.


f) El personal a cargo de la recepcin ser responsable de cualquier prdida
de carnet de visitante, lo cual deber notificar por escrito (va correo
electrnico), a su superior inmediato quien tomara las medidas pertinentes
para inhabilitarlo, En caso de reincidencia se pondr una sancin escrita
que constara en el expediente de la recepcionista o quien le sustituya si
fuera el caso.


g) El rea responsable de la recepcin, deber hacer arqueos peridicos a los
carnets de visitantes para asegurar su existencia segn inventario.


h) El personal de recepcin deber entregar a los empleados que brindan
soporte o apoyo durante la hora de almuerzo, vacaciones, permisos o
diferentes intervalos de tiempo, el Libro Record de visitantes, asegurando
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que lo registrado este acorde con los carnets entregados, lo mismo aplica al
momento de su incorporacin al rea.


i) Al momento de efectuarse una reunin o evento con varios visitantes, el
rea responsable de la misma deber entregar en la recepcin el listado de
participantes para que sea registrado en el Libro Record de Visitas y no
sean utilizados todos los Carnet de Visitantes. La Recepcin solo deber
solicitar un documento de identificacin personal para fines de
confirmacin, el cual har entrega, posterior a la confirmacin.


2. 1.3 CIRCULACION INTERNA Y EXTERNA DE PERSONAL


j) Todo Colaborador de la institucin deber portar su carnet de
identificacin de manera visible.


k) El rea de Recursos Humanos deber procurar la confeccin de todos los
carnets de identificacin de los empleados al momento de ser incorporados
a la institucin.


l) El primer carnet le ser entregado al empleado cubierto su costo por la
institucin y en caso de deterioro del mismo tambin le ser sustituido.


m) En caso de prdida del carnet, el colaborador de la institucin deber
reportar la misma, y cubrir el costo de la elaboracin de un nuevo carnet.


n) El Colaborador de la institucin deber cubrir el costo de la reposicin
de su carnet por motivo de deterioro, perdida o cualquier otro cambio.


o) Los empleados contratados de manera provisional o bajo consultora,
circularan con un carnet de identificacin transitorio titulado Carnet
Provisional, con el logo de la institucin.
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p) Todos los empleados debern portar el carnet en lugar visible mientras
dure su permanencia en las instalaciones. Mismo que servir para que
personalmente haga marcaje en nuestro sistema de control para dejar
registro de su hora de entrada y hora de salida. Ubicado en las entradas
principales.

q) Todo colaborador o directivo que no contare con su carn no podr ingresar
a las instalaciones sin la respectiva autorizacin del Gerente de Recursos
humanos o jefe inmediato superior, debiendo este dar aviso en la brevedad
posible al departamento de Recursos Humanos e identificarlo con carn de
visitante dejando su cedula de vecindad con el guardia de turno.


3. PERSONAL DE SEGURIDAD



a) El personal de seguridad debe tratar con amabilidad a todos las personas
que nos visitan o soliciten servicios, as como a todo el personal de la
institucin.


b) El personal de seguridad deber observar que los visitantes no se
encuentren en estado de ebriedad, armado o bajo cualquier estado incierto
que sea de perjuicio para los empleados y la institucin.


c) El personal de seguridad no podr sin previa autorizacin movilizarse
dentro de las oficinas que componen la institucin.


d) Deber en su movilizacin durante sus servicios prestados en la institucin,
estar debidamente uniformado.
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e) Asegurar que ningn visitante salga de las instalaciones de la institucin
con activos, sin el debido formulario de autorizacin que otorga el rea
Administrativa Financiera.


f) El personal de seguridad deber proteger a las personas, muebles e
inmuebles de la institucin, as como velar por el cumplimiento de lo
siguiente:


- Colaborar en el parqueo y acomodacin de los vehculos de empleados
y visitantes
- Coordinar el trnsito para entrada y salida de vehculos de nuestro
parqueo
- Acompaar a los empleados hasta el rea de parqueos para apoyarles
en su salida.
- Vigilar de manera continua las reas de parqueo y acceso a la
institucin.

4. PROHIBICIONES


a) Se prohbe a los empleados prestar su Carnet de identificacin a otros
empleados o visitantes.


b) Queda prohibido a todo el personal estar en las reas destinadas para
visitantes en horas laborables.


c) Queda prohibido a todo el personal estar en los pasillos de la institucin en
horas laborables, sin estar realizando labores institucionales.


d) Se prohbe a los visitantes y al personal no autorizado el acceso a las reas
identificadas como restringidas, salvo un permiso escrito y debidamente
autorizado por el Departamento Administrativo o el Director Ejecutivo.