Programa Business Process Management (BPM)

Ciclo de Vida del Proceso

Al finalizar el captulo, el alumno podr:


Reconocer los diferentes pasos del ciclo de vida de un proceso de
Negocio.
Diferenciar el modelado AS-IS del TO-BE.



Temas:


1. Ciclo de Vida del proceso.
2. Modelado AS-IS, TO-BE.
3. Construir el proceso a ejecutar.
4. Monitoreo y Administracin del proceso.
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1. Ciclo de Vida del Proceso







1.1. Objetivo de un Proceso

El objetivo de un proceso es que sea estable, que la variabilidad sea lo
menos posible, que su rendimiento sea alto. Es decir, que genere un
producto o servicio que satisfaga las necesidades del cliente (interno o
externo).


1.2. Ciclo de vida del proceso

Los estados de cambio por los que pasa un proceso, desde una
determinada condicin de rendimiento a la siguiente condicin, se conoce
como ciclo de vida del proceso.

Asimismo, se puede definir de acuerdo a la combinacin de las
condiciones industriales y su metodologa de procesos. Las diferentes
metodologas de procesos como CMMI (Capability Maturuty Model
Integration), IDEAL (Initiating, Diagnosing, Establishing, Acting and
Learning), Lean, Six Sigma, TQM tienen establecidas sus propias fases
del ciclo de vida del proceso.
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CMMI es un modelo para la mejora y evaluacin de procesos para el
desarrollo, mantenimiento y operacin de sistemas de software. Se basa
en los conceptos de Capacidad y Madurez, la capacidad del proceso es la
habilidad para producir los resultados esperados, mientras que la madurez,
viene a ser el crecimiento en la capacidad de los procesos de una
organizacin.

IDEAL es una metodologa que plantea diferentes etapas a seguir, para
mejorar el desarrollo de un software.

LEAN MANUFACTURING, (manufactura esbelta) es un conjunto de
tcnicas desarrolladas por la Compaa Toyota, que sirven para mejorar y
optimizar los procesos operativos de cualquier compaa, independiente de
su tamao.

SIX SIGMA es una tcnica de mejora de procesos que se basa en la
reduccin de la variacin de los procesos.

TQM (Total Quality Management) es una estrategia de accin, orientada
a crear conciencia de calidad en todos los procesos de una organizacin,
con la mira a la Calidad Total.


En lo que corresponde a proyectos BPM, se pueden identificar las siguientes
fases.

- Anlisis de los procesos, resulta una evaluacin de los procesos
existentes mediante la identificacin, modelado y el anlisis en s de los
procesos. En esta fase se deben identificar las tareas que incluyen,
cmo se ejecutan dichas tareas, quin las realiza, dnde se realizan,
qu datos utilizan, qu reglas de negocio deben cumplirse, adems de
identificar indicadores.

- Ejecucin de los procesos, viene a ser la automatizacin y
orquestacin de los procesos con un motor de workflow, integrando
aplicaciones y datos.

- Monitoreo de los procesos es observar las actividades del negocio,
para relacionar la informacin de los procesos con las estrategias
empresariales, a fin de conocer si se estn logrando las metas y
objetivos, tomando decisiones acorde al desempeo de los procesos.
Luego de ello, se debe volver a la fase inicial de anlisis y permitir un
entorno de mejora continua.
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- Optimizacin de los procesos es tratar de lograr una gestin eficiente,
monitorizando convenientemente, los aspectos crticos del proceso,
para ello se debe ajustar el flujo de tareas, entradas y salidas de
manera que entregue la mejor calidad al menor costo y en el menor
tiempo.



Recuerda:

BPM es una filosofa de gestin; es un conjunto de principios que, tomando como eje los
procesos, plantea medir los resultados obtenidos para poder controlar las operaciones y
tomar las decisiones adecuadas para el negocio.











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2. Modelado AS-IS, TO-BE







2.1. Modelado de un proceso

Modelar es desarrollar una descripcin, lo ms exacta posible, de un proceso y
de las actividades llevadas a cabo en l. Es adems, una representacin de
una realidad.

El modelado de un proceso se hace mediante la representacin grfica
(diagrama de proceso), en dicho diagrama pueden apreciarse con facilidad, las
interrelaciones existentes entre las distintas actividades, los puntos de contacto
con otros procesos, as como, identificar los subprocesos comprendidos.
Corresponde a la fase de anlisis del ciclo de vida de un proceso.


2.2. Modelado AS-IS

Es el modelado de los procesos, tal como se viene dando en el momento en
que se inicia el anlisis de los mismos; es decir, la situacin actual del proceso.
Ayuda a generar un alineamiento y entendimiento entre de todos los
involucrados en el proceso de negocios. Existen organizaciones en la que
ejecutivos y usuarios claves, no tienen la visin completa de cada una de
las actividades y detalles de la operacin del proceso de negocios.

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La documentacin del AS-IS ayuda a generar claridad respecto a cmo se
ejecutan las cosas y cules son los puntos de discrepancias con lo
establecido.
Tambin introduce los conceptos de BPM a los ejecutivos y a los usuarios
representativos, en particular, en el uso de los diagramas de procesos de
negocios.
Permite establecer los puntos crticos y de mejoramiento del proceso.
El modelo AS-IS debe ser validado por los gerentes involucrados en el
proceso.
La responsabilidad de generar y mantener actualizados los modelos AS-IS
de los procesos de negocios, debe estar formalmente asignada.
2.3. Modelado TO-BE
El modelado TO-BE de un proceso es relevante para establecer los cambios o
variaciones, desde el punto de vista de la mejora de los procesos, bien sea por
automatizacin o cambios en los mtodos de las diferentes actividades.
Se debe definir el nuevo modelo del proceso de negocios, independientemente
del software a utilizar. Al tener los modelos TO-BE y los AS-IS se puede
realizar un anlisis de diferencias para establecer las acciones de mejora.
Adems, el desarrollo del modelo TO-BE permite establecer indicadores para
medir los procesos. Posibilita realizar un efectivo alineamiento de los procesos
de negocios con la estrategia corporativa. Asimismo, debe ser desarrollado
teniendo en cuenta las mejores prcticas aplicadas a la organizacin.

2.4. Anlisis de GAP
El anlisis de GAP es establecer cules son los cambios que se requieren para
realizar el proceso AS-IS (actual) para que llegue a ser el TO-BE (nuevo
modelo). Se deben establecer con la mayor precisin posible qu cambios se
deben realizar, cmo, dnde y el impacto que tendrn en el nuevo proceso.
Las brechas o GAPS, se identifican en los procesos, subprocesos,
herramientas, reglas de negocio (polticas, normas), responsabilidades,
documentacin, registros, performance, etc.

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3. Construir el proceso a ejecutar







3.1. Construccin del proceso a ejecutar

Luego del anlisis de los procesos, con el TO BE correspondiente, se procede
definir las actividades a automatizar. Construir el proceso a ejecutar es
convertir todas las actividades en una aplicacin tecnolgica, mediante el uso
de herramientas diseadas para tal fin. Estas herramientas tienen
funcionalidades que permiten incluir informacin especfica del proceso,
algunos de dichos atributos se describen a continuacin.

Artefactos y modelos que deben ser generados como resultados de
cada tarea.
Herramientas o funcionalidades que deben ser utilizadas para completar
cada tarea.
Actividad automtica o manual. Las actividades automticas son
aquellas que pueden ser completadas sin necesidad de intervencin de
los usuarios. Por su parte, las manuales requieren que al menos un
usuario trabaje.
Identificacin de reglas de negocio y datos asociadas a los procesos.
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Las organizaciones que en su estrategia de TI han adoptado arquitectura
orientas a servicios (SOA), son las que adoptan BPM para la gestin de sus
procesos.

La tecnologa ESB (Enterprise Service Bus) es una de las soluciones de mayor
articulacin con las polticas SOA, implementando servicios de mensajera
como mecanismo de comunicacin e intercambio de servicios entre
aplicaciones que no se conocen pero que se encuentran en los servicios
registrados del BUS.


3.2. Publicar y revisar el modelo del proceso

Al finalizar la construccin del proceso, ste se debe publicar para proceder a
validar con los usuarios el modelo que representa el proceso. Luego de esta
etapa, se debe obtener el proceso aprobado por todos los involucrados en el
proceso.


3.3. Desplegar y probar

Un proceso automatizado debe ser fcil de modificar sin ayuda de un
programador, de forma que la barrera de cambio disminuya. Por ello, esta
etapa resulta relevante, pues aqu se deben validar los campos entre el
proceso y el servicio para garantizar el procesamiento preciso de los diferentes
tipos de datos, es decir, probar el proceso y servicio de principio a fin, sin
necesidad de llegar a implantar ninguno de estos.

Esta etapa permite verificar la flexibilidad del diseo para agilizar los procesos y
permitir el aprovechamiento adecuado de las habilidades especializadas de los
analistas de negocio y los desarrolladores de TI, ya que se logra una capa de
procesos y una capa de servicio que son independientes entre s.
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4. Monitoreo y administracin del proceso







4.1. Monitoreo del proceso

Una de las ventajas principales de BPM es la capacidad de monitorizar y
analizar los procesos, de principio a fin en tiempo real.
En esta etapa los procesos son visibles a los usuarios finales y se monitorea en
tiempo real e histricamente, mediante reportes de rendimiento e indicadores
sobre los procesos que permitirn analizar un negocio, identificar cuellos de
botella y sus causas, as como, oportunidades de mejora en sus procesos.


4.2. Administracin del proceso

Con la informacin capturada mediante el monitoreo de los procesos, luego del
anlisis y validacin del comportamientos, se pueden ajustar los procesos y
polticas en tiempo real.

Se debe administrar de manera coherente todos los componentes y procesos
incluidos en BPM, adems de la solucin SOA para poder identificar los errores
y corregirlos.
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Basado en los resultados, los procesos y polticas pueden ser ajustados en
tiempo real, sta nueva versin del proceso puede ser puesta en produccin
sin que se requiera algo de programacin.

Muchas organizaciones se han dado cuenta de que aunque han hecho grandes
inversiones en tecnologas, sistemas y aplicaciones, an no han alcanzado el
control total de cada proceso, de principio a fin, adems de la flexibilidad y
agilidad necesaria.
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Laboratorio N 2








Objetivo:

Identificar las diferentes etapas del ciclo de vida del proceso relacionado a la
metodologa BPM y sin metodologa BPM.