ARCHIVOS FSICOS Y ELECTRNICOS

ARCHIVOS FSICOS

Aunque estamos en la era sin papel, todava no se ha dado ese salto
por completo y a veces nos ahogamos por falta de orden y no tener los
documentos al da. Para desarrollar un sistema personal efectivo del
manejo de papeles y documentos, hace falta motivacin, tiempo, paciencia
y un poco de prctica.

Organizar los documentos
contribuye a simplificar el
trabajo y le ayudar a controlar
el tiempo, eliminando de esta
manera procesos innecesarios.
Si se sabe en qu lugar
especfico se guardan todos los
documentos importantes, no
hay prdida de tiempo. Cuando
se necesite uno, se va directo a donde est y se obtiene, devolvindolo a
su sitio una vez sea utilizado para el propsito con el cual fue elaborado.

El manejo de archivos es un asunto muy fcil de entender, pues obedece
a la lgica y el sentido comn. Como regla general, se debe guardar junto
con los documentos originales, copias de ellos, para que en caso de
necesitar alguna, solamente se tomara y no ser necesario sacar copia del
documento original.

Tambin es bueno mantener todos los manuales, garantas e
instrucciones de todo lo que se compre en un solo sitio y revisarlo
peridicamente para hacer limpieza de papelera de aparatos que ya no
estn porque se vendieron, dieron de baja, o por algn otro motivo ya no
se estn utilizando.

Si no es posible archivar los papeles del diario como son notas de compra,
comprobantes, cheques, bouchers, etc., estos deben colocarse en un solo
sitio y un vez que se disponga de tiempo se archivar en donde
corresponda.

Los tipos de organizacin ms comunes son alfabticos y numricos en
forma ascendente o descendente segn sea el caso. Existen tambin
situaciones especiales en los cuales se utilizan otros criterios para
ordenarlos, como son la fecha, el color, o alguna caracterstica que los
diferencie.

Cuando se van a organizar los documentos y papeles se debe tener
presente la utilidad de los mismos y los momentos en que se van a
requerir, pues estos datos permiten definir el criterio que se tendr para
archivarlos. Tambin es importante tener en cuenta que los documentos
se deben separar en carpetas o mediante separadores de otro color que
permitan identificar cada espacio de clasificacin.


ARCHIVOS ELECTRNICOS

Dada la gran cantidad de informacin que se maneja hoy en da, es
necesario manejar de forma adecuada los archivos electrnicos pues esta
es la nica forma de encontrar de forma oportuna la informacin que
requerimos en un momento dado.

Al igual que los archivos manuales
los archivos electrnicos tambin
deben contar con una buena
organizacin, se deben crear
carpetas claramente identificadas
por grandes temas y a su interior
crear nuevas carpetas que
permitan clasificar por otro
concepto hasta el punto de poder
guardar los archivos de manera que el conocimiento del tema nos permita
recorrer el camino necesario para ubicar con facilidad el documento que
requerimos en determinado momento, a este se le conoce como ruta.

Dadas las actuales circunstancias, de inseguridad y de virus informticos
es necesario tener ciertas precauciones:

Sacar una copia de seguridad de toda la informacin que se maneje y
guardarla en un sitio distinto del lugar donde se labora.

Tener programas originales y hacer mantenimientos preventivos
cuando sea necesario.

Actualizar los programas tan pronto como sea posible y verificar que
los archivos se puedan manipular en los nuevos programas.

Proteger los archivos y los equipos con todas las seguridades de tipo
lgico que existan, como passwords, login, claves, etc.