Modelo de Negocio Bienes

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

1

Proyecto:

Actualizacin del Sistema de Informacin
de Bienes Muebles

MODELO DE NEGOCIO

William J. Montilva C.
Enoch Vasquez S.

Enero, 2007

Tabla de Contenido

Pgina
Introduccin 1
1. Definicin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 2
2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 3
2.1. Visin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.2. Misin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.3. Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 3
3. Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 5
3.1. Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 6
3.2. Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes . 6
3.2.1. Procesos de Registro de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3.2.1.1. Proceso de Incorporacin de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.2.1.2. Proceso de Traslado de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.2.1.3. Proceso de Desincorporacin de Bienes . . . . . . . . . . . 26
3.2.1.4. Proceso Modificacin Caractersticas Fsicas de Bienes 42
3.2.2. Procesos de Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.2.2.1. Proceso de Inventario Fsico de Bienes . . . . . . . . . . . 45
3.3. Procesos de Apoyo del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 48
3.3.1. Proceso de Planificacin y Control de la Gestin de Bienes . . . 48
3.3.2. Proceso Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes . . . . . . . . . 50
4. Modelo de Actores y Estructura Organizativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
5. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de
Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

61
6. Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 66
7. Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 68
Anexo A: Planillas y Formatos A-1
Anexo B: Glosario B-1
Bibliografa C-1

Introduccin

Con miras a dar cumplimiento al macro proyecto institucional para la automatizacin e
integracin administrativa de la Universidad de Los Andes y especficamente en lo relativo
a la gestin administrativa para el registro y control de los bienes muebles, se presenta a
continuacin un documento que resume el trabajo realizado en la primera etapa del
proyecto para la Actualizacin del Sistema de Informacin de Bienes Muebles de la ULA.

El Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes constituye el
sistema de actividades administrativas que permiten realizar el control fsico de los bienes
muebles propiedad de la universidad. Este sistema de actividades representa el ambiente o
contexto donde el Sistema de Informacin de Bienes Muebles de la ULA opera, permitiendo
que este ltimo proporcione los servicios de informacin requeridos para cumplir con tan
importante misin dentro de la administracin universitaria.

Este documento denominado Modelo de Negocios del Sistema de Registro y Control de
Bienes de la Universidad de Los Andes, servir para representar tanto grficamente como
textualmente diferentes aspectos relacionados con la administracin de los activos fijos de
la universidad. Dicho modelo permitir describir los objetivos que el rea financiera debe
alcanzar para el control fsico de estos bienes. Los procesos y actividades que sern
realizados para lograr estos objetivos. Los recursos o entidades requeridos para ejecutar
estos procesos, as como el marco legal que regula dichos procesos. As mismo, la
identificacin de actores (personas o mquinas) responsables de la ejecucin de estos
procesos y la definicin de la estructura organizacional que los agrupa, tal como se describe
en el mtodo de Modelado de Negocios (Business Modeling Method: BMM), propuesta por
J . Montilva y J . Barrios [1].

El documento ha sido estructurado en 8 secciones y un anexo en los que se describen los
principales elementos de dicho modelo, tal como se muestra a continuacin:

La seccin 1, define en trminos generales el sistema de registro y control de bienes y
su contexto.
La seccin 2, describe los objetivos generales y especficos de este sistema de
actividades (modelo de objetivos).
La seccin 3, detalla los diferentes procesos y actividades llevados a cabo para cumplir
dichos objetivos (modelo de procesos).
La seccin 4, describe los diferentes actores y sus respectivos roles, as como la
estructura organizacional donde se encuentra asignados estos actores (modelo de
actores/unidades).
La sesin 5, seala las reglas de negocio que regulan la ejecucin de estos procesos, las
cuales estn representadas en las principales leyes, reglamentos y normas para el
control interno de bienes (modelo de reglas de negocio).
La seccin 6, muestra los eventos asociados a este sistema de negocio y el flujo de
trabajo asociado a cada evento (modelo de eventos).
La seccin 7, define las principales entidades o recursos que son requeridos para
ejecutar estos procesos (modelo de objetos).

1 Definicin del Sistema de Registro y Control de Bienes

Se entiende como Sistema de Registro y Control de Bienes al conjunto de principios,
polticas, normas, procesos y procedimientos administrativos que permiten el registro de las
adquisiciones, traslados o traspasos y desincorporaciones de los activos fijos tangibles,
propiedad de la Universidad de Los Andes. As como tambin, el control sobre el uso,
conservacin, mantenimiento, reemplazo y custodia de los mismos.

Entindase por ACTIVOS FIJOS TANGIBLES, todos los bienes muebles y/o equipos,
mobiliario, semovientes, colecciones u otros objetos, de largo uso y duracin que no estn
adheridos fsicamente a edificaciones y terrenos propiedad de la Universidad de Los Andes.

Dentro del contexto universitario, el Sistema de Registro y Control de Bienes se encuentra
ubicado dentro del sistema financiero de la ULA, vinculado y relacionado directamente con
los sistemas de Compras y Contabilidad , tal como se muestra en la figura 1.

Figura 1. Contexto del Sistema de Registro y Control de Bienes

El vinculo con el Sistema de Compras se da a travs de los procesos de solicitud,
adquisicin y posterior entrega de los bienes, cuando estos son adquiridos, donados o
producidos internamente en la institucin.

Una vez que estos bienes son adquiridos por la dependencia administrativa, estos deben ser
registrados como bienes muebles de la universidad. Para ello, los procesos de control
perceptivo, verificacin de comprobantes, asignacin de cdigos de inventario y rotulacin
de los bienes adquiridos son realizados por el Sistema de Registro y Control de Bienes,
crendose un registro nico de identificacin por cada bien registrado en el inventario.

As mismo, se crea un registro de asiento contable de acuerdo al Plan de Cuentas
contenidos en el Sistema de Contabilidad, con la finalidad de incluir en la cuenta de activos
fijos de la institucin todos los bienes muebles adquiridos.

Sistema de Registro Sistema de Registro
y y
Control de Bienes Control de Bienes
Sistema Sistema
de de
Compras Compras
Sistema Sistema
de de
Contabilidad Contabilidad
Sistema Financiero de la ULA Sistema Financiero de la ULA
Sistema de Registro Sistema de Registro
y y
Control de Bienes Control de Bienes
Sistema Sistema
de de
Compras Compras
Sistema Sistema
de de
Contabilidad Contabilidad
Sistema Financiero de la ULA Sistema Financiero de la ULA

2 Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Segn lo establecido en el Reglamento Interno del Sistema de Inventario de la Universidad
de Los Andes [2], artculo 1, donde hace mencin que el principal objetivo de esta rea
administrativa es la de practicar el control fsico de los bienes muebles propiedad de la
Universidad de Los Andes.

Entendindose como control fsico de bienes el registrar y controlar las incorporaciones,
desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento y custodia de los activos fijos
tangibles de la Universidad.

Basados en este objetivo principal, as como de la misin y visin que se tiene de esta rea
administrativa, se ha derivado el siguiente modelo de objetivos.

2.1 Visin del Sistema de Registro y Control de Bienes

Llegar a convertirse en un sistema eficaz y eficiente para una adecuada
administracin y control de los bienes muebles, con apego a las leyes y normativas
vigentes, con la finalidad de garantizarle a la comunidad universitaria y a los entes
contralores del estado, de toda la informacin oportuna, veraz y precisa sobre el
patrimonio de bienes muebles propiedad de la Universidad de los Andes.

2.2 Misin del Sistema de Registro y Control de Bienes

Garantizar un registro permanente, efectivo y actualizado de los bienes muebles de la
Universidad de los Andes mediante la aplicacin de las normativas legales que rigen
la materia.

2.3 Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes

1. Mantener el control fsico de los bienes mediante el registro y control de las
incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento,
custodia y actualizacin del inventario fsico de los bienes muebles de la ULA
con apego a las leyes y normativas vigentes.

1.1. Efectuar un registro oportuno y veraz de los movimientos de bienes que
reflejen las adquisiciones, traslados y desincorporaciones de bienes muebles.

1.1.1. Llevar un registro de todos los bienes que sean adquiridos por la
Universidad, ya sean por compra, donacin o produccin
institucional.

1.1.2. Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y de
responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de
un recinto universitario a otro.

1.1.3. Conservar un registro de todos los bienes que sean desincorporados
de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donacin,
permuta, robo o inservibilidad.

1.1.4. Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier
cambio en las caractersticas fsicas de un bien, as como de la
ubicacin y responsable del mismo.

1.2. Efectuar un control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y
custodia de los bienes muebles propiedad de la Universidad.

1.2.1. Verificar el estado, uso y conservacin de los bienes mediante el
levantamiento del inventario fsico de los bienes muebles de la
Universidad.

1.2.1.1. Ejecutar la revisin fsica de los bienes muebles de cada
dependencia universitaria.

1.2.1.2. Cotejar los resultados arrojados por la verificacin fsica
contra los registros llevados en forma automatizada.

1.2.1.3. Realizar los ajustes requeridos en los registros tanto
manuales como automatizados por las diferencias
encontradas.

1.2.2. Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal
que los utiliza en la ejecucin de sus funciones.

1.2.3. Realizar mantenimiento peridico tanto preventivo como correctivo
a los bienes muebles de la Universidad.

La figura 2 presenta un diagrama jerrquico donde se resumen los objetivos generales y
especficos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.

Figura 2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.

3 Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Con la finalidad de alcanzar los fines propuestos, un sistema de negocios se organiza en un
conjunto estructurado de actividades llamados procesos de negocio. Los procesos de
negocio son modelados como una jerarqua de procesos con varios niveles de abstraccin.

Tomando como base algunas reglas de modelado extradas del mtodo BMM [1], el nivel
ms alto de la jerarqua de procesos se modela usando una cadena de valor. Posteriormente,
cada proceso de negocio de la cadena de valor se descompone en subprocesos
representados mediante Diagramas de J erarqua de Procesos de UML Business.
Alternativamente, cada proceso del Diagrama de J erarqua de Procesos puede ser descrito
usando Diagramas de Procesos en UML Business, donde se resume el objetivo que persigue
dicho proceso, sus entradas y salidas, las reglas de negocio que aplican, los actores que
ejecutan dicho proceso y los objetos de negocio involucrados. Por ltimo, cada uno de los
procesos de ms bajo nivel del Diagrama de J erarqua de Procesos se describe
separadamente usando Diagramas de Actividad de UML (2.0).
OBJ ETIVO 1:
Mantener el control fsico de los bienes
muebles de la ULA mediante el registro y
control de sus incorporaciones,
desincorporaciones, traslados,
conservacin, mantenimiento, custodia y
actualizacin del inventario fsico con
apego a las leyes y normativas vigentes.
OBJETIVO 1.1:
Efectuar el registro de los movimientos
de bienes que reflejen las
incorporaciones, desincorporacionesy
traslados de bienes muebles.
OBJ ETIVO 1.1.1:
Llevar un
registro de los
bienes muebles
adquiridos por
la Universidad
ya sea por
compra,
donacin o
produccin
institucional.
OBJ ETIVO 1.1.2:
Mantener un
registrodel
cambio de
ubicacin fsica
y responsables
de los bienes
muebles cuando
estos son
trasladados de
un recinto
universitario a
otro.
OBJ ETIVO 1.2:
Efectuar el Control sobre el uso,
conservacin, mantenimiento,
reemplazo y custodia de los bienes
muebles de la ULA.
OBJ ETIVO 1.1.3:
Conservar un
registro de todos
los bienes
muebles
desincorporados
de los activos
fijos de la
Universidad, ya
sean por venta,
donacin,
permuta, robo o
inservibilidad.
OBJ ETIVO 1.1.4:
Mantener
actualizado
cualquier cambio
en las
caractersticas
fsicas de los
bienes muebles,
as como de su
ubicacin y
responsable.
OBJ ETIVO 1.2.1:
Verificar el
estado, uso y
conservacin de
los bienes
mediante el
levantamiento del
inventario fsico
de bienes
muebles de la
Universidad.
OBJ ETIVO 1.2.2:
Asignar
responsabilidades
para la custodia de
los bienes al
personal que lo
utiliza en la
ejecucin de sus
funciones.
OBJ ETIVO 1.2.3:
Realizar
mantenimiento
peridico tanto
preventivo como
correctivo a los
bienes muebles de
la Universidad.
OBJ ETIVO 1:
Mantener el control fsico de los bienes
muebles de la ULA mediante el registro y
control de sus incorporaciones,
desincorporaciones, traslados,
conservacin, mantenimiento, custodia y
actualizacin del inventario fsico con
apego a las leyes y normativas vigentes.
OBJETIVO 1.1:
Efectuar el registro de los movimientos
de bienes que reflejen las
incorporaciones, desincorporacionesy
traslados de bienes muebles.
OBJ ETIVO 1.1.1:
Llevar un
registro de los
bienes muebles
adquiridos por
la Universidad
ya sea por
compra,
donacin o
produccin
institucional.
OBJ ETIVO 1.1.2:
Mantener un
registrodel
cambio de
ubicacin fsica
y responsables
de los bienes
muebles cuando
estos son
trasladados de
un recinto
universitario a
otro.
OBJ ETIVO 1.2:
Efectuar el Control sobre el uso,
conservacin, mantenimiento,
reemplazo y custodia de los bienes
muebles de la ULA.
OBJ ETIVO 1.1.3:
Conservar un
registro de todos
los bienes
muebles
desincorporados
de los activos
fijos de la
Universidad, ya
sean por venta,
donacin,
permuta, robo o
inservibilidad.
OBJ ETIVO 1.1.4:
Mantener
actualizado
cualquier cambio
en las
caractersticas
fsicas de los
bienes muebles,
as como de su
ubicacin y
responsable.
OBJ ETIVO 1.2.1:
Verificar el
estado, uso y
conservacin de
los bienes
mediante el
levantamiento del
inventario fsico
de bienes
muebles de la
Universidad.
OBJ ETIVO 1.2.2:
Asignar
responsabilidades
para la custodia de
los bienes al
personal que lo
utiliza en la
ejecucin de sus
funciones.
OBJ ETIVO 1.2.3:
Realizar
mantenimiento
peridico tanto
preventivo como
correctivo a los
bienes muebles de
la Universidad.

3.1 Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Tomando como base el modelo de objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes de
la ULA y especficamente en la misin de este sistema, se muestra a travs de una cadena
de valor los procesos que son llevados a cabo para cumplir con los objetivos de este
sistema de negocios, tal como se ilustra en la figura 3.

Figura 3. Cadena de Valor del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA

3.2 Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes

Tal como se indica en el grfico anterior, los procesos fundamentales o claves del sistema
de Registro y Control de Bienes de la ULA son:

Proceso de Registro de Bienes y
Proceso de Control de Bienes.

3.2.1 Procesos de Registro de Bienes

El registro de bienes agrupa a todos los procesos y actividades que mantienen registros
permanentes y detallados de las entradas (incorporaciones), salidas (desincorporaciones) y
traspasos (traslados) de los activos fijos de la ULA. La figura 4 muestra el siguiente nivel
de descomposicin del proceso de Registro de Bienes.

<<proceso>>
1. Registro de
Bienes
<<proceso>>
2. Control de
Bienes
Procesos Fundamentales
Procesos de Apoyo
<<proceso>>
1. Planificacin y Control de la
Gestin de Bienes
<<proceso>>
2. Rendicin Mensual de la
Gestin de Bienes
<<proceso>>
1. Registro de
Bienes
<<proceso>>
1. Registro de
Bienes
<<proceso>>
2. Control de
Bienes
<<proceso>>
2. Control de
Bienes
Procesos Fundamentales
Procesos de Apoyo
<<proceso>>
Gestin de Bienes
<<proceso>>
Gestin de Bienes
<<proceso>>
Gestin de Bienes
<<proceso>>
Gestin de Bienes

Figura 4. Subprocesos del proceso de Registro de Bienes

3.2.1.1 Proceso de Incorporacin de Bienes

Objetivo del proceso:
Registrar el ingreso de bienes muebles a la Universidad, cuando estos
sean adquiridos por concepto de compra, donacin o produccin
institucional.

Diagrama general del proceso:

Figura 5. Diagrama del proceso de Incorporacin de Bienes
Proveedor
<<regla>>
Leyde Universidades
Reglamento del Sistema de Inventario
Circular vigente nmero 01-2003
Manuales o catlogos de cuentas
contables para el sistema de contabilidad
pblica elaborado por Programa de
Modernizacin de la Administracin
Financiera del Estado
Publicacin nmero 9 actualizada de la
Contralora General de la Repblica.
<<actor>>
Director de Finanzas
J efe de la Oficina Central
de Control de Bienes
<<obj eti vo>>
Registrar la incorporacin de bienes
muebles s de la Universidad de los
Andes por compra, donacin y
produccin institucional.
<<obj eto>>
Bienes muebles marcados
<<actor>>
Administrador de la
Dependencia
J efe de la OCCB
Secretaria de la OCCB
Registrador de Bienes
Consejo Universitario
<<i nformaci n>>
Sistema de Control de Bienes
Muebles Versin J unio 2005
Sistema de Reportes.
Sistema de Correspondencia.
Formatos Preelaborados
(F-I-20 y F-I-21)
<<proceso>>
1.1 INCORPORACIN
DE BIENES
<<Informaci n>>
Solicitud de incorporacin de
bienes muebles
Comprobante de adquisicin de bienes
( - Factura de compra,
- Recibo de produccin o
- Acta de aceptacin de bienes )
Orden de Compra o nota de entrega
Carta del ente externo que dona los bienes
Cualquier otro documento que avale
la adquisicin licita de los bienes
Archivo de la OCCB
Bien identificado
Dependencia
Universitaria
<<regula>>
controla
cumple
<<suple>>
<<requiere>>
F-I-20: Recoleccin de datos bienes muebles.
F-I-21: Formas de control de flujo.
<<evento>>
Entrega de
bienes muebles
<<Informaci n>>
Expediente de bienes conformado por:
Fotocopia del comprobante de
adquisicin de bienes
Formatos F-I-21
Formatos F-I-20 de cada
bien incorporado
<<ejecuta>>
<<Informaci n>>
Comprobante original de adquisicin
(codificado con cdigos contables
ynmeros de inventario)
Proveedor
<<regla>>
Leyde Universidades
Reglamento del Sistema de Inventario
Circular vigente nmero 01-2003
contables para el sistema de contabilidad
pblica elaborado por Programa de
Modernizacin de la Administracin
Financiera del Estado
<<actor>>
<<obj eti vo>>
Registrar la incorporacin de bienes
muebles s de la Universidad de los
Andes por compra, donacin y
produccin institucional.
<<obj eto>>
Bienes muebles marcados
<<actor>>
Administrador de la
Dependencia
J efe de la OCCB
<<i nformaci n>>
Sistema de Reportes.
Sistema de Correspondencia.
Formatos Preelaborados
(F-I-20 y F-I-21)
<<proceso>>
1.1 INCORPORACIN
DE BIENES
<<Informaci n>>
Solicitud de incorporacin de
bienes muebles
Comprobante de adquisicin de bienes
( - Factura de compra,
- Recibo de produccin o
- Acta de aceptacin de bienes )
Orden de Compra o nota de entrega
Carta del ente externo que dona los bienes
Cualquier otro documento que avale
la adquisicin licita de los bienes
Archivo de la OCCB Archivo de la OCCB
Bien identificado Bien identificado
Dependencia
Universitaria
Dependencia
Universitaria
<<regula>>
controla
cumple
<<suple>>
<<requiere>>
F-I-20: Recoleccin de datos bienes muebles.
F-I-21: Formas de control de flujo.
<<evento>>
Entrega de
bienes muebles
<<evento>>
Entrega de
bienes muebles
<<Informaci n>>
Expediente de bienes conformado por:
Fotocopia del comprobante de
adquisicin de bienes
Formatos F-I-21
Formatos F-I-20 de cada
bien incorporado
<<ejecuta>>
<<Informaci n>>
Comprobante original de adquisicin
(codificado con cdigos contables
ynmeros de inventario)
<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
1.1
Incorporaci n
de Bi enes
<<proceso>>
1.2
Trasl ado de
Bi enes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bi enes
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caractersti cas
Fsi cas
<<proceso>>
1. Regi stro de Bi enes
<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
1.1
Incorporaci n
de Bi enes
<<proceso>>
1.1
Incorporaci n
de Bi enes
<<proceso>>
1.2
Trasl ado de
Bi enes
<<proceso>>
1.2
Trasl ado de
Bi enes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bi enes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bi enes
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caractersti cas
Fsi cas
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caractersti cas
Fsi cas
<<proceso>>

Subprocesos asociados:

Figura 6. Subprocesos del Proceso de Incorporacin de Bienes

3.2.1.1.1 Subproceso de Control Perceptivo

Objetivo del subproceso:
Verificar que los bienes adquiridos y sus respectivas facturas, recibo de
produccin o acta de aceptacin correspondan con lo especificado en las
ordenes de compra o nota de pedido.

Fronteras:
Inicia: Cuando el proveedor entrega los bienes que son adquiridos
por una dependencia universitaria.
Termina: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la
incorporacin de los bienes adquiridos.
Actores:
Administrador de la Dependencia

<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
1.1
Incorporaci n
de Bi enes
<<proceso>>
1.2
Trasl ado de
Bi enes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bi enes
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caract ersti cas
Fsi cas
<<proceso>>
<<proceso>>
1.1.1
Control
Perceptivo
<<proceso>>
1.1.2
Verifi caci n
de Recaudos
<<proceso>>
1.1.3
Asignacin de
Cdigos
<<proceso>>
1.1.4
Rotul acin de
Bi enes
<<proceso>>
1.1 Incorporacin de Bienes
<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
1.1
Incorporaci n
de Bi enes
<<proceso>>
1.1
Incorporaci n
de Bi enes
<<proceso>>
1.2
Trasl ado de
Bi enes
<<proceso>>
1.2
Trasl ado de
Bi enes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bi enes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bi enes
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caract ersti cas
Fsi cas
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caract ersti cas
Fsi cas
<<proceso>>
<<proceso>>
1.1.1
Control
Perceptivo
<<proceso>>
1.1.1
Control
Perceptivo
<<proceso>>
1.1.2
Verifi caci n
de Recaudos
<<proceso>>
1.1.2
Verifi caci n
de Recaudos
<<proceso>>
1.1.3
Asignacin de
Cdigos
<<proceso>>
1.1.3
Asignacin de
Cdigos
<<proceso>>
1.1.4
Rotul acin de
Bi enes
<<proceso>>
1.1.4
Rotul acin de
Bi enes
<<proceso>>

Diagrama de Actividades:

Figura 7. Diagrama de Actividades del Subproceso de Control Perceptivo

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Entrega los bienes muebles con factura original, recibo de
produccin o acta de aceptacin.
Proveedor
2. Recibe del proveedor los bienes adquiridos con la nota de
entrega, orden de compra y/o factura y deber verificar que
las caractersticas y las cantidades de los bienes sean iguales
a las especificadas en la nota de entrega, orden de compra
y/o factura.
2.1. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no
coinciden con la orden de compra, elabora
comunicacin con las observaciones, notificando las
diferencias encontradas en el bien recibido y se notifica
al proveedor.
2.2. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura coinciden
con la orden de compra, se procesa entrada de los
bienes y se solicita a la Oficina de Control de Bienes la
incorporacin de estos bienes adquiridos.
Administrador de
Dependencia

3.2.1.1.2 Subproceso de Verificacin de Recaudos

Verificar que los comprobantes de adquisiciones capitalizables tales
como: la factura original de compra, recibo de produccin, acta de
aceptacin especifiquen claramente el precio, cantidad y caractersticas
Proveedor Administrador Dependencia J efe Oficina Central Control Bienes
[pedido correcto] [pedido incorrecto]
Bien mueble
[Entrega]
Verificar Factura/Nota de Entrega
Procesar entrada de bienes
Solicitar registro de Bienes
Solicitud de incorporacin
[Solicitada]
Informar proveedor
Bien mueble
[Nota Devolucin]

fsicas de los bienes adquiridos por compra, donacin o produccin
institucional.

Fronteras:
Inicia: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes recibe la solicitud de incorporacin de bienes y sus
respectivos recaudos.
Termina: Cuando el J efe de la Oficina Central de Control de Bienes
entrega al Registrador de Bienes (Interno) los respectivos
recaudos para la incorporacin de estos bienes.

Sub subprocesos asociados:

Figura 8. Sub-subprocesos del Subproceso de Verificacin de Recaudos

3.2.1.1.2.1 Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Compra

Objetivo del sub-subproceso:
Verificar que la factura original de compra especifique el precio, cantidad
y caractersticas fsicas de los bienes adquiridos.

Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o J efe de la Oficina Central de Control de Bienes

<<proceso>>
1.1.1
Control
Perceptivo
<<proceso>>
1.1.2
Verifi caci n
de Recaudos
<<proceso>>
1.1.3
Asignacin de
Cdigos
<<proceso>>
1.1.4
Rotul acin de
Bi enes
<<proceso>>
<<proceso>>
1.1.2.1
Verifi caci n
de Recaudos
por Compra
<<proceso>>
1.1.2.2
Verifi caci n
de Recaudos
por Donaci n
<<proceso>>
1.1.2.3
Verifi caci n de
Recaudos por
Producci n
<<proceso>>
1.1.2 Verif icaci n de Recaudos
<<proceso>>
1.1.1
Control
Perceptivo
<<proceso>>
1.1.1
Control
Perceptivo
<<proceso>>
1.1.2
Verifi caci n
de Recaudos
<<proceso>>
1.1.2
Verifi caci n
de Recaudos
<<proceso>>
1.1.3
Asignacin de
Cdigos
<<proceso>>
1.1.3
Asignacin de
Cdigos
<<proceso>>
1.1.4
Rotul acin de
Bi enes
<<proceso>>
1.1.4
Rotul acin de
Bi enes
<<proceso>>
<<proceso>>
1.1.2.1
Verifi caci n
de Recaudos
por Compra
<<proceso>>
1.1.2.1
Verifi caci n
de Recaudos
por Compra
<<proceso>>
1.1.2.2
Verifi caci n
de Recaudos
por Donaci n
<<proceso>>
1.1.2.2
Verifi caci n
de Recaudos
por Donaci n
<<proceso>>
1.1.2.3
Verifi caci n de
Recaudos por
Producci n
<<proceso>>
1.1.2.3
Verifi caci n de
Recaudos por
Producci n
<<proceso>>
1.1.2 Verif icaci n de Recaudos


Administrador
Dependencia
Secretaria Oficina Central de Control
de Bienes
J efe Oficina Central Control Bienes
(interno)
[incompletos]
[completos]
[no vlido]
[vlido]
Revisar recaudos
Verificar factura
Elaborar nota de
devolucin
Solicitud de
incorporacin
[Rechazada]
Solicitud de
incorporacin
[solicitada]
Solicitud de
incorporacin
[por asignacin]

Figura 9. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Compra

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio de
solicitud de incorporacin de bienes.
2. Revisa si la solicitud de incorporacin de bienes viene
acompaada de la factura original de compra y su
respectiva orden de compra o nota de entrega.
3. Si los recaudos estn incompletos los devuelve a la
4. Si los recaudos estn completos, los remite al J efe de la
Oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
5. Verifica la legalidad de los recaudos que avalan dicha
solicitud, chequeando que la factura original contenga
explcitamente los datos de: marca, modelo, serial, cdula
y nombre del responsable, as como la ubicacin fsica del
bien. As como tambin, que esta venga a nombre de la
unidad organizativa que adquiri dichos bienes y no a
titulo de una persona natural.
6. Si los recaudos estn correctos, entrega al Registrador de
Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporacin de
bienes al inventario.
7. Si alguno de estos recaudos est incorrecto, solicita a la
Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolucin.
J efe de la Oficina
Central de Control de
Bienes

8. Elabora nota de devolucin, la cual lleva la firma del J efe
de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia
universitaria que solicit la incorporacin.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.1.1.2.2 Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Donacin

Verificar que el acta de aceptacin o carta de donacin indique que los
bienes estn siendo donados a la Universidad de Los Andes,
especificando adems las caractersticas de los bienes donados.

Actores:
o Direccin de Finanzas
o Vicerrectorado Administrativo
o Consejo Universitario


Administrador
Dependencia
Secretaria Oficina Central de
Control de Bienes
J efe Oficina Central Control Bienes Direccin de Finanzas
Registrador de Bienes (
interno)
[incompletos]
[completos]
[incorrecta]
[correcta]
Realizar inspeccin fsica de
bienes donados
Elaborar informe sobre la
donacin
Revisar solicitud de
donacin bienes
Enviar Solicitud
al CU
Entregar recaudos
Solicitud de
incorporacin
[por asignacin]
Revisar recaudosde
donacin
Verificar acta de aceptacin
Elaborar nota de
devolucin a institucin
Solicitud de
incorporacin
[Rechazada]
Solicitud de
incorporacin
[solicitada]
Enviar solicitud e informe al CU
Recibir resolucin de
incorporacin por
donacin
Solicitud de
incorporacin
[Resolucin]

Figura 10. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Donacin

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio
donde se notifica que la dependencia ha recibido bienes
donados, para lo cual solicita su incorporacin, previa
aprobacin del Consejo Universitario.
2. Remite la solicitud de incorporacin de bienes por
donacin y sus respectivos recaudos al J efe de la Oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
3. Revisa que la solicitud de incorporacin venga
acompaada de un acta de aceptacin o una carta del ente
externo que dona los bienes a la ULA. Opcionalmente,
puede consignar si la hubiere, la factura original de
compra a nombre del ente o institucin que dona los
bienes.
4. Verifica que el acta de aceptacin o la carta de donacin
exprese claramente que los bienes estn siendo donados a
la Universidad y que refleje dentro de la misma, las
caractersticas de los bienes donados, tales como: marca,
modelo, serial, entre otros.
5. Visita la dependencia universitaria y realiza inspeccin
fsica a los bienes donados.
6. Elabora informe donde se detallan las caractersticas de
los bienes, su estado fsico y el costo unitario de cada uno
de ellos. En caso de no poseer costo unitario, se realiza un
justiprecio.
7. Remite el informe al Director de Finanzas, quien a su vez
lo debe enviar al Vicerrector Administrativo y ste al
Consejo Universitario para su estudio y aprobacin segn
consta en el artculo 20 del Reglamento de Inventario.
J efe de la Oficina
Bienes

8. Revisa informe de incorporacin de bienes por donacin y
lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
9. Recibe la resolucin del Consejo Universitario, aprobando
o negando la incorporacin de los bienes donados y la
remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
10. Recibe y verifica la resolucin del Consejo Universitario
de bienes donados.
11. Notifica a la dependencia universitaria la aceptacin o
rechazo para la incorporacin de bienes donados.
12. Entrega recaudos para la incorporacin de bienes al
Registrador de Bienes (Interno), si estos fueron aceptados.
J efe de la Oficina
Bienes

Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Produccin

Verificar que el recibo de produccin detalle claramente la cantidad de
bienes producidos, desglose los costos por mano de obra y material
utilizado, as como el costo unitario de cada bien elaborado.

Actores:


Administrador Dependencia
Control de Bienes
interno)
[incompletos]
[completos]
[no vlido]
[vlido]
Revisar recaudos
de produccin
Verificar recibo de
produccin
Elaborar nota de
devolucin a dependencia
[Rechazada]
[solicitada]
Solicitud de
incorporacin
[por asignacin]

Figura 11. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Produccin

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe oficio de solicitud de incorporacin de bienes por
parte del Administrador de la Dependencia.
2. Revisa si la solicitud de incorporacin de bienes viene
acompaada del respectivo recibo de produccin de los
bienes que han sido fabricados dentro de la institucin.
3. Si los recaudos estn incompletos, devuelve estos
recaudos a la dependencia universitaria.
4. Si los recaudos estn completos, los remite al J efe de la
Oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Actividades Actores
5. Verifica que el recibo de produccin incluya la cantidad
de producidos, el desglose de costos por mano de obra y
el material utilizado, as como el costo unitario de
produccin de cada uno de los bienes.
6. Si los recaudos estn correctos, entrega al Registrador de
Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporacin de
estos bienes al inventario.
7. Si alguno de estos requisitos est incorrecto, solicita a la
Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolucin
respectiva.
J efe de la Oficina
Bienes
8. Elabora nota de devolucin, la cual lleva la firma del J efe
de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia
universitaria que solicit la incorporacin.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.1.1.3 Subproceso de Asignacin de Cdigos

Registrar cada uno de los bienes que ingresan al inventario de bienes de
la ULA mediante la generacin y asignacin de un cdigo nico de
identificacin.

Fronteras:
Inicia: Cuando el Registrador de Bienes (Interno) recibe los recaudos
necesarios para efectuar la incorporacin de bienes.
Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes distribuye a los Registradores de Bienes (Externos) los
expedientes de bienes para su rotulacin.

Actores:
o Registrador de Bienes (Interno)
o Sistema de Control de Bienes Muebles


Figura 12. Diagrama de Actividades del Subproceso de Asignacin de Cdigos

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe los recaudos requeridos para la incorporacin de
bienes (oficio con hoja de seriales, factura original
/recibo de produccin /acta de aceptacin de bienes).
2. Consulta en el sistema automatizado y en la seccin de
Manual de Cdigos, si cada uno de los bienes a
incorporar tiene una descripcin de bienes ya definida en
el sistema.
3. Si la descripcin de un bien no esta registrada dentro del
sistema, se crea un registro donde se introduce el cdigo y
la descripcin que haga referencia a este nuevo bien.
(Interno)
3.1. Agrega los datos de descripcin del nuevo artculo. Sistema de Control de
Bienes Muebles
4. Introduce en el sistema automatizado los datos de cada
bien, proporcionando la marca, modelo, serial,
dependencia, concepto de adquisicin, fecha de
adquisicin, nmero de factura y precio unitario del bien.
(Interno)
5. Asigna automticamente el nmero de unidad que se
encuentre disponible dentro del sistema y que corresponda
al tipo de descripcin de cada bien a registrar.
6. Agrega los datos bsicos de cada uno de los bienes que se
estn incorporando al inventario.
Sistema de Control de
Bienes Muebles
Secretaria Oficina Central
J efe Oficina Central Control
Bienes
Registrador de Bienes (interno)
Muebles
externo)
[bien definido] [bien no definido]
Consultar manual de cdigos
[por asignacin]
Consultar cdigos
Existe ?
Registrar datos del bien
(Formato F-1- 20)
Agregar nuevo cdigo
Almacenar datos del bien
Calcular nmero de unidad
Emitir planilla Formato FI20
Transcribir cdigos en factura
Conformar expediente de bienes
Asignar expedientes
para rotulacin
[por rotulacin]
Archivar
expediente
Entregar
recaudos
originales
Recaudos Originales
[entrega a
dependencia]
Imprimir Reporte
Registrar manualmente
formato F-1-21
Enviar asignacin de
trabajo mensual
[expediente]
Notificar registrador

Actividades Actores
7. Emite para cada bien incorporado, la planilla para la
recoleccin de datos (Formato F-I-20) a travs del sistema
automatizado.
(Interno)
8. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes. Sistema de Control de
Bienes Muebles
9. Anota los cdigos de identificacin de cada bien (cdigo
o nmero de inventario) ya asignados, en el dorso de la
factura original, recibo de produccin o acta de
aceptacin.
10. Estampa mediante sello numrico los cdigos contables
que hacen referencia a los bienes reflejados en la factura
original, recibo de produccin o acta de aceptacin.
11. Seala adems, el responsable de la codificacin mediante
firma y sello producidos.
12. Llena manualmente la Forma de Control de Flujo
(Formato F-I-21) para cada grupo de bienes que tengan la
misma ubicacin fsica, anotando la fecha y responsable
de cada actividad en las secciones de codificacin de
planillas, asignacin de unidades y registro de unidades
respectivamente.
13. Reproduce 2 fotocopias del original de la factura de
compra, recibo de produccin o acta de recepcin de
bienes.
14. Entrega a la Secretaria los recaudos originales para ser
devueltos a la dependencia y una fotocopia de los mismos
para ser guardados en el archivo general de la oficina.
15. Arma un expediente de los bienes a incorporar con la
copia restante, el formato de control de flujo (Formato F-
I-21) y las planillas de recoleccin de datos (Formato F-I-
20) de cada bien a incorporar, el cual es enviado al J efe de
la Oficina.
(Interno)
16. Recibe del Registrador de Bienes (Interno) los recaudos
originales de la incorporacin de bienes y una copia de los
mismos.
17. Archiva el oficio original de la solicitud de incorporacin
y las fotocopias de los recaudos.
18. Elabora oficio para notificar a la dependencia que se dio
inicio al trmite de la incorporacin de bienes, entregando
los recaudos originales debidamente codificados con los
cdigos contables y de inventario al J efe de la Oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
19. Firma oficio de notificacin y revisa que la asignacin de
unidades corresponda con lo adquirido en las facturas,
recibos o actas, as como sus respectivos cdigos
contables y devuelve a la Secretara para su envo.
20. Revisa que el expediente de los bienes entregados por el
Registrador de Bienes (Interno) contenga todos los
J efe de la Oficina
Bienes

Actividades Actores
formatos debidamente llenados.
21. Asigna para cada expediente de bienes y de acuerdo a la
ubicacin fsica de la dependencia un Registrador de
Bienes (Externo), el cual se encargar de la rotulacin y
marcado de estos bienes. Dicha asignacin es asentada en
la hoja asignacin de trabajo mensual.
22. Enva a la Secretaria la hoja asignacin de trabajo
mensual y los respectivos expedientes, para que sean
distribuidos a los Registradores de Bienes (Externos).
23. De acuerdo a la hoja asignacin de trabajo mensual,
elabora oficio para notificar a los Registradores de Bienes
(Externos) su carga de trabajo, el cual es firmada por el
J efe de la Oficina.
24. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo) el original
y copia de los oficios y expedientes de bienes a rotular
junto con la hoja de asignacin de trabajo.
25. Devuelve al J efe de la Oficina la hoja de asignacin de
trabajo para su archivo y posterior control.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.1.1.4 Subproceso de Rotulacin de Bienes

Marcar fsicamente los bienes que han sido incorporados al inventario de
bienes de la ULA mediante la elaboracin y posterior pegado de las
placas o etiquetas, adhesivas o metlicas para la identificacin de cada
uno de ellos.

Fronteras:
Inicia: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) recibe los
expedientes de los bienes a rotular.
Termina: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) registra en el
sistema los datos de ubicacin de cada uno de los bienes
rotulados y archiva el expediente de bienes con las planillas F-
I-20 y F-I-21 debidamente llenadas.

Actores:
o Registrador de Bienes (Externo)


Control de Bienes
Registrador de Bienes (externo)
Muebles
[No]
[hay diferencias]
[no hay dferencias]
[por rotulacion]
Elaborar placas de identificacin
Programar visita dependencia
Ubicar fsicamente el bien
Colocar placa de identificacin
Completar datos en formatos FI20 y FI21
Registrar datos de ubicacin del bien
Emitir planillas Formatos FI20 y FI21
Revisa registro de datos del bien
Actalizar expediente de bienes
Agregar datos de ubicacin
Existe ?
Preparar Acta
Faltantes
[Acta de bienes faltantes]
Imprimir listados
Solicitud de incorporacin[
Incorporada]
Buscar cdigo del bien
Imprimir etiquetas
Verificar datos en recaudos con
caractersticas fsicas del bien
Preparar acta de
diferencias fsicas
[Acta de diferencias
bien/factura]

Figura 13. Diagrama de Actividades del Subproceso de Rotulacin de Bienes

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe el expediente de bienes por parte de la Secretaria y
verifica que lo indicado en la factura original, recibo de
produccin o acta de aceptacin coincida con lo
especificado en los formatos F-I-20 y F-I-21.
2. Ingresa al sistema automatizado y especficamente en el
mdulo de impresin e introduce los cdigos de
inventario de cada bien, a fin de generar sus placas o
etiquetas de identificacin.
(Externo)
3. Imprime las etiquetas de identificacin de cada bien
mueble.
Bienes Muebles
4. Programa visita a la Dependencia donde se encuentran los
bienes a marcar.
5. Ubica fsicamente los bienes segn la localizacin
reflejada en el formato F-I-21.
6. Verifica que los datos reflejados en la factura de compra,
recibo de produccin o acta de aceptacin y en los
formatos F-I-20 coincida con lo percibido fsicamente en
los bienes.
7. Completa datos dentro del formato F-I-20 donde indique
la localizacin fsica (conjunto, edificio, nivel y recinto) y
la cdula del responsable de cada bien.
8. Coloca la placa o etiqueta de identificacin a cada bien
mueble y estampa con marcador en un sitio visible el
cdigo de inventario correspondiente.
9. Transcribe los datos que fueron completados en los
formatos F-I-20 mediante el sistema automatizado de
inventario.
(Externo)
10. Agrega los datos de ubicacin y responsable de cada uno
de los bienes rotulados.
Bienes Muebles
11. Emite para cada uno de los bienes rotulados la planilla
definitiva de recoleccin de datos de un bien (F-I-20), la
cual ser anexada al expediente de bienes.
(Externo)
12. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes
rotulados.
Bienes Muebles
13. Anota en el Formato F-I-21 y en las secciones de
elaboracin de placas, colocacin de placas y trascripcin
de los datos, la fecha de realizacin de la actividad y el
nombre y firma del responsable.
14. Revisa y archiva los expedientes de bienes ya rotulados.
(Externo)

3.2.1.2 Proceso de Traslado de Bienes

Mantener actualizado el traspaso de los bienes cuando estos sean
cambiados de ubicacin fsica y responsable dentro de los recintos
universitarios.

Fronteras:
Inicia: Cuando la Dependencia Universitaria enva a la Oficina
Central de Control de Bienes la autorizacin de traslado de
bienes.
Termina: Cuando el J efe de la oficina Central de Control de Bienes
actualiza los datos de ubicacin y responsable en el sistema
automatizado y archiva original de la autorizacin de traslado.
Actores:


Figura 14. Diagrama del Proceso de Traslado de Bienes

<<actor>>
<<objeti vo>>
Mantener un registro del cambio de ubicacin
fsica y responsables de los bienes muebles
cuando estos son trasladados de un reciento
universitario a otro
<<actor>>
J efe de la OCCB
<<Informacin>>
Sistema de Reportes
Sistema de Correspondencia
<<proceso>>
1.2. TRASLADO
DE BIENES
<<Informacin>>
Planilla de Autorizacin
de Traslado de Bienes
Dependencia
Universitaria
Archivo de la OCCB
<<regula>>
<<controla>> <<alcanza>>
<<requiere>>
<<regla>>
Reglamento del Sistema de Inventario de
la ULA
Manual de procedimientos para el control
de activos fijos.
Dependencia que
cede el bien
Dependencia que
recibe el bien /
Depsito de
Bienes
<<evento>>
Solicitud de traslado
de bienes
<<ejecuta>> <<suple>>
<<Informacin>>
Autorizacin de
Traslado de Bienes
certificada
<<objeto>>
Bienes muebles trasladados
<<actor>>
<<objeti vo>>
Mantener un registro del cambio de ubicacin
fsica y responsables de los bienes muebles
cuando estos son trasladados de un reciento
universitario a otro
<<actor>>
J efe de la OCCB
<<Informacin>>
Sistema de Reportes
<<proceso>>
1.2. TRASLADO
DE BIENES
<<Informacin>>
de Traslado de Bienes
Dependencia
Universitaria
<<regula>>
<<requiere>>
<<regla>>
la ULA
de activos fijos.
Dependencia que
cede el bien
Dependencia que
cede el bien
Dependencia que
recibe el bien /
Depsito de
Bienes
Dependencia que
recibe el bien /
Depsito de
Bienes
<<evento>>
de bienes
<<evento>>
de bienes
<<Informacin>>
Autorizacin de
Traslado de Bienes
certificada
<<objeto>>
Bienes muebles trasladados


Figura 15. Subprocesos del Proceso de Traslado de Bienes

3.2.1.2.1 Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias

Registrar formalmente el traslado de bienes entre dependencias
universitarias.

Actores:

<<proceso>>
1. Registro de
Bienes
<<proceso>>
2. Control de
Bienes
<<proceso>>
1.1
Incorporacin
de Bienes
<<proceso>>
1.2
Traslado de
Bienes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bienes
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caractersticas
Fsicas
<<proceso>>
1. Registro de Bienes
<<proceso>>
1.2.1
Traslado de
Bienes entre
Dependencias
<<proceso>>
1.2.2
Traslado de
Bienes a los
Depsitos
<<proceso>>
1.2 Traslado de Bienes
<<proceso>>
1. Registro de
Bienes
<<proceso>>
1. Registro de
Bienes
<<proceso>>
2. Control de
Bienes
<<proceso>>
2. Control de
Bienes
<<proceso>>
1.1
Incorporacin
de Bienes
<<proceso>>
1.1
Incorporacin
de Bienes
<<proceso>>
1.2
Traslado de
Bienes
<<proceso>>
1.2
Traslado de
Bienes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bienes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bienes
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caractersticas
Fsicas
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caractersticas
Fsicas
<<proceso>>
1. Registro de Bienes
<<proceso>>
1.2.1
Traslado de
Bienes entre
Dependencias
<<proceso>>
1.2.1
Traslado de
Bienes entre
Dependencias
<<proceso>>
1.2.2
Traslado de
Bienes a los
Depsitos
<<proceso>>
1.2.2
Traslado de
Bienes a los
Depsitos
<<proceso>>
1.2 Traslado de Bienes


Administrador
Dependencia
Control de Bienes
Muebles
Enviar solicitud
de traslado
Verificar Autorizacin
Enviar al J efe de la OCCB
no vlida
Autorizacin Traslado
F-13
[Nota Devolucin]
Registrar traslado
Preparar reporte de traslado
Archivar Autorizacin de traslado
Informar Dependencia
F-13
[Copia]
vlida
Autorizacin Traslado F-13
[Solicitud]
Modificar ubicacin /
responsable

Figura 16. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe por triplicado la autorizacin de traslado de bienes
por parte de la dependencia universitaria que desea ceder
bienes y la remite al J efe de la Oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
2. Verifica que la autorizacin de traslado lleve la firma de
los representantes de las dependencias que ceden y reciben
los bienes, as como tambin una descripcin de los bienes
a trasladar con su respectivo nmero de inventario.
3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorizacin de
traslado a la dependencia origen y da por terminado el
proceso.
4. Si cumple con los requisitos, firma los triplicados de la
autorizacin de traslado, entregando las dos copias a la
dependencia universitaria que cede los bienes, la cual se
encargar posteriormente de entregar una copia a la
dependencia que recibe los bienes.
5. Registra en el sistema automatizado el traslado de bienes,
reflejando el cambio de ubicacin fsica y responsable del
uso directo de estos bienes.
J efe de la Oficina
Central de Control
de Bienes

Actividades Actores
6. Modifica los datos de ubicacin fsica y responsable de los
bienes trasladados.
Sistema de Control
de Bienes Muebles
7. Archiva original de la autorizacin de traslado en el
archivo de traslados.
J efe de la Oficina
Central de Control
de Bienes

3.2.1.2.2 Subproceso de Traslado de Bienes a los Depsitos

Realizar el traslado de bienes muebles en desuso o inservibles de una
dependencia a los depsitos de bienes adscritos a la Oficina Central de
Control de Bienes.

Actores:


Figura 17. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes a los Depsitos
Control de Bienes
Bienes Muebles
Enviar solicitud
de traslado
Verificar Autorizacin
Enviar al J efe de la oficina
no vlido
F-13
[Nota Devolucin]
Registrar traslado
Trasladar bienes a deposito
Archivar Autorizacin de traslado
F-13
[Copia]
vlido
Autorizacin Traslado F-13
[Solicitud / 3 copias]
Modificar ubicacin
/responsable
Ejecutar inspeccin fsica
Clasificar bien: desuso / inservible
Firmar y sellar autotizacin

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe la autorizacin de traslado de bienes (triplicado)
por parte de la dependencia universitaria que desea
trasladar bienes al depsito de la Oficina Central de
Control de Bienes y la remite al J efe de la oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
2. Verifica que la autorizacin de traslado lleve la firma de
del representante de la dependencia que entrega los
bienes, as como la descripcin exacta de los bienes a
trasladar con sus respectivos nmeros de inventarios y
caractersticas de cada uno de ellos.
3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorizacin de
traslado a la dependencia que entrega a depsito los
bienes y da por terminado el proceso.
4. Si cumple con los requisitos, visita la dependencia donde
se encuentran los bienes a trasladar.
5. Realiza una inspeccin ocular con la finalidad de
constatar el estado fsico y las caractersticas de los
bienes.
6. Firma los triplicados de la autorizacin de traslado,
entregando una copia a la dependencia universitaria que
entrega los bienes.
7. Clasifica los bienes a trasladar de acuerdo al estado fsico
de los mismos: bienes en desuso o bienes inservibles.
8. Traslada los bienes a cada uno de los depsitos de bienes
adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes. El
depsito de bienes en desuso o inservibles ubicado en la
Av. Universidad, antigua Facultad de Humanidades y
Educacin y el depsito de bienes inservibles ubicado en
el galpn de produccin de medicamentos en San Juan de
Lagunillas.
9. Registra el traslado de bienes al depsito dentro del
sistema automatizado, quedando estos bienes adscritos a
la Oficina Central de Control de Bienes bajo la
responsabilidad directa del J efe de dicha oficina.
J efe de la Oficina
Bienes
10. Modifica los datos de ubicacin fsica y responsable de
cada uno de los bienes traslados.
Sistema de Control
de Bienes Muebles
11. Archiva original y copia de la autorizacin de traslado en
el archivo de traslados.
J efe de la Oficina
Bienes

3.2.1.3 Proceso de Desincorporacin de Bienes

Mantener un registro detallado de las condiciones por las cuales los
bienes de la Universidad son desincorporados del inventario de activos
fijos bien sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.

Fronteras:
Inicia: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la
desincorporacin de una serie de bienes adscritos a su
dependencia. Tambin, cuando por decisin de la jefatura de
la Oficina Central de Control de Bienes existan dentro de la
institucin bienes en estado de obsolescencia, deterioro total o
inservibilidad o si un ente o institucin externa solicita la
donacin de bienes a la ULA.
Termina: Cuando el J efe de la Oficina Central de Control de Bienes
remite copia del Acta de Desincorporacin de Bienes a la
Dependencia interesada, al Departamento de Contabilidad y a
la propia Oficina de Control de Bienes.


Figura 18. Diagrama del Proceso de Desincorporacin de Bienes

<<regla>>
Reglamento de Sistema de Inventario de
la ULA, Seccin 3 De la
Desincorporacin, artculos 28 al 41.
de activos fijos.
<<actor>>
<<obj eti vo>>
Llevar un registro de los bienes muebles que
han sido desincorporados de los activos fijos
de la Universidad en caso de venta, donacin,
<<actor>>
J efe de la OCCB
Vicerrector Administrativo
<<informaci n>>
Muebles
Sistema de Reportes
<<proceso>>
1.3 DESINCORPORACIN
DE BIENES
<<Informaci n>>
Solicitud de desincorporacin
de bienes muebles
Solicitud de donacin de bienes
Informes de soporte
Dependencia
Universitaria
<<evento>>
Solicitud de
desincorporacinde
bienes
<<requiere>>
<<regula>>
<<controla>>
<<alcanza>>
Ente externo
a la ULA
<<evento>>
Solicitud de
donacin de bienes
<<Informacin>>
Acta de desincorporacin
de bienes
Informes tcnicos
Resolucin del Consejo
Universitario
Archivo de la OCCB
Dependencia,
Vicerrectorado
Administrativo,
Dpto. Contabilidad
Ente externo
a la ULA
<<obj eto>>
Bienes muebles desincorporados o
Bienes muebles donados
<<regla>>
Reglamento de Sistema de Inventario de
la ULA, Seccin 3 De la
Desincorporacin, artculos 28 al 41.
de activos fijos.
<<actor>>
<<obj eti vo>>
Llevar un registro de los bienes muebles que
han sido desincorporados de los activos fijos
de la Universidad en caso de venta, donacin,
<<actor>>
J efe de la OCCB
Vicerrector Administrativo
<<informaci n>>
Muebles
Sistema de Reportes
<<proceso>>
1.3 DESINCORPORACIN
DE BIENES
<<Informaci n>>
Solicitud de desincorporacin
de bienes muebles
Informes de soporte
Dependencia
Universitaria
Dependencia
Universitaria
<<evento>>
Solicitud de
desincorporacinde
bienes
<<evento>>
Solicitud de
desincorporacinde
bienes
<<requiere>>
<<regula>>
<<controla>>
<<alcanza>>
Ente externo
a la ULA
Ente externo
a la ULA
<<evento>>
Solicitud de
donacin de bienes
<<evento>>
Solicitud de
donacin de bienes
<<Informacin>>
Acta de desincorporacin
de bienes
Informes tcnicos
Resolucin del Consejo
Universitario
Dependencia,
Vicerrectorado
Administrativo,
Dpto. Contabilidad
Dependencia,
Vicerrectorado
Administrativo,
Dpto. Contabilidad
Ente externo
a la ULA
Ente externo
a la ULA
<<obj eto>>
Bienes muebles desincorporados o
Bienes muebles donados


Figura 19. Subprocesos del Proceso de Desincorporacin de Bienes

3.2.1.3.1 Subproceso de Desincorporacin por Venta

Registrar las desincorporaciones de activos fijos para aquellos bienes que
por su obsolescencia, deterioro, desuso hayan sido objeto de venta.

Actores:
o Unidad de Auditoria Interna

<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
1.1
Incorporaci n
de Bi enes
<<proceso>>
1.2
Trasl ado de
Bi enes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bi enes
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caractersti cas
Fsi cas
<<proceso>>
<<proceso>>
1.3 Desi ncorporaci n de Bi enes
<<proceso>>
1.3.1
Desincorporacin
por Venta
<<proceso>>
1.3.2
Desincorporacin
por Donaci n
<<proceso>>
1.3.3
Desincorporacin
por Permut a
<<proceso>>
1.3.4
Desincorporacin
por Robo
<<proceso>>
1.3.5
Desincorporacin
por Inservi bil idad
<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
1.1
Incorporaci n
de Bi enes
<<proceso>>
1.1
Incorporaci n
de Bi enes
<<proceso>>
1.2
Trasl ado de
Bi enes
<<proceso>>
1.2
Trasl ado de
Bi enes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bi enes
<<proceso>>
1.3
Desincorporacin
de Bi enes
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caractersti cas
Fsi cas
<<proceso>>
1.4.
Modificacin
Caractersti cas
Fsi cas
<<proceso>>
<<proceso>>
1.3 Desi ncorporaci n de Bi enes
<<proceso>>
1.3.1
Desincorporacin
por Venta
<<proceso>>
1.3.2
Desincorporacin
por Donaci n
<<proceso>>
1.3.3
Desincorporacin
por Permut a
<<proceso>>
1.3.4
Desincorporacin
por Robo
<<proceso>>
1.3.5
Desincorporacin
<<proceso>>
1.3.1
Desincorporacin
por Venta
<<proceso>>
1.3.1
Desincorporacin
por Venta
<<proceso>>
1.3.2
Desincorporacin
por Donaci n
<<proceso>>
1.3.2
Desincorporacin
por Donaci n
<<proceso>>
1.3.3
Desincorporacin
por Permut a
<<proceso>>
1.3.3
Desincorporacin
por Permut a
<<proceso>>
1.3.4
Desincorporacin
por Robo
<<proceso>>
1.3.4
Desincorporacin
por Robo
<<proceso>>
1.3.5
Desincorporacin
<<proceso>>
1.3.5
Desincorporacin


Control de Bienes
J efe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Direccin de Finanzas Comisisn de Licitaciones
Bienes Muebles
Realizar inspeccin en
Deposito de Bienes
Elaborar Informe de
Desincorporacin por Venta
Informe Desincorporacin
[Resolucin]
Elaborar acta de Desincorporacin
por Venta
Desincorporar Bienes por Venta
en el sistema automatizado
Archivar Acta Desincorporacin por
venta, informe y resolucin, acta de
apertura de sobres (copia)
hay bienes
inservibles
no hay bienes
inservibles
Acta Desincorporacin
[firmada / 4 copias]
[solicitud de auditor]
Asignar auditor
Enviar Informe de
Recomendaciones
[Recomendaciones]
Enviar Solicitud de
Desincorporacin al CU
[Solicitud informe tcnico y
recomendaciones]
Revisar Informe de
Enviar informe al CU de
Envar Resolucin del CU
[Solicitud de firma / 4 copias]
Firmar acta Desincorporacin
por Venta
Archivar resolucin
Enviar oficio notificacin
[notificacin, informe,
resolucin (copia 1)]
[notificacin, informe, resolucin (
original Contabilidad)]
[notificacin, informe y
resolucin (copia 2)]
[Acta apertura de sobres,
informe y avisos de
prensa]
Enviar acta del proceso de
apertura de sobres Revisar documentacin
[creacin]
Modificar estado
de un bien

Figura 20. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Venta

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe solicitud de desincorporacin de bienes por parte
de una dependencia universitaria o la J efatura de la
Oficina de Control Bienes decide desincorporar bienes
por venta.
2. Realiza la inspeccin fsica de los bienes a desincorporar
en los depsitos adscritos a la Oficina Central de Control
de Bienes, tomando fotografas para dejar constancia del
estado fsico de cada uno de los bienes.
3. Elabora informe tcnico donde especifica las
caractersticas generales de los bienes (marca, modelo,
serial y color), sus caractersticas contables (fecha de
adquisicin, costo de adquisicin, justiprecio y nmero de
inventario), as como su estado fsico.
4. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contralora Interna
solicitando a un auditor para que evale los bienes a
desincorporar por remate o venta, anexando el informe
tcnico.
J efe de la Oficina
Bienes

Actividades Actores
5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la
inspeccin fsica de dichos bienes, elaborando un informe
de recomendaciones, el cual es remitido a la Oficina
Central de Control de Bienes.
Unidad de Auditoria
Interna
6. Recibe informe de recomendaciones y lo remite al J efe de
la Oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
7. Elabora oficio de desincorporacin dirigido al Direccin
de Finanzas, quien a su vez lo debe remitir al Consejo
Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo
para su debido estudio y aprobacin, anexando el informe
tcnico y el informe de recomendaciones.
J efe de la Oficina
Bienes
8. Revisa informe de desincorporacin de bienes por venta y
lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
9. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o
negando la desincorporacin de bienes por venta y lo
Direccin de Finanzas
10. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega
al J efe de la Oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
11. Revisa la resolucin del Consejo Universitario y solicita a
la Secretaria la elaboracin del acta de desincorporacin
por venta.
J efe de la Oficina
Bienes
12. Elabora el acta de desincorporacin por venta,
especificando las caractersticas de los bienes
involucrados, as como el procedimiento seguido para
realizar dicha desincorporacin.
13. Enva a la Direccin de Finanzas cuatro (4) ejemplares del
acta de desincorporacin para las firmas de las partes
involucradas: Director de Finanzas, Vicerrector
Administrativo, J efe de la Oficina Central de Bienes, un
representante de la unidad de Auditoria Interna y un
representante de la dependencia universitaria.
14. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente
firmadas y las remite al J efe de la Oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
15. Anexa a cada acta de desincorporacin, copias del
informe tcnico, del informe de recomendaciones y de la
resolucin del Consejo Universitario.
16. Archiva copia del acta de desincorporacin, informes y
17. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad,
Comisin de Licitaciones de la Direccin de Servicios
Generales y a la unidad de Auditoria Interna notificando
la desincorporacin de bienes por remate o venta.
J efe de la Oficina
Bienes

Actividades Actores
18. Recibe de la Comisin de Licitaciones la copia del acta
del proceso de apertura de sobres, informe de la Comisin
de Licitacin y recortes de los avisos publicados en los
peridicos y lo remite al J efe de la Oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
19. Revisa los documentos enviados por la Comisin de
Licitacin.
20. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin
de bienes por venta, introduciendo el concepto de
desincorporacin, fecha de desincorporacin y nmero de
J efe de la Oficina
Bienes
21. Agrega los datos de concepto, fecha y nmero de
resolucin a cada uno de los bienes desincorporados.
Bienes Muebles
22. Archiva los documentos que avalan la desincorporacin
por venta.
J efe de la Oficina
Bienes

3.2.1.3.2 Subproceso de Desincorporacin por Donacin

Llevar un registro de las desincorporaciones de bienes de la ULA que por
su obsolescencia, deterioro o desuso pudieran ser donados a cualquier
ente o institucin.

Actores:


Figura 21. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Donacin

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe solicitud de un ente o institucin (externa) que
requiere la donacin de bienes propiedad de la ULA.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
2. Verifica disponibilidad y existencia de bienes en los
depsitos de bienes adscrito a la Oficina de Control de
Bienes en desuso y/o inservibles.
3. Si no existe disponibilidad de bienes a donar, lo notifica
mediante oficio al ente o institucin solicitante y finaliza
el procedimiento.
4. En caso de existir disponibilidad de bienes en el depsito,
elabora informe de desincorporacin de bienes por
donacin, el cual especifica las caractersticas generales
de los bienes (marca, modelo, serial y color),
caractersticas contables (fecha y costo de adquisicin,
justiprecio y nmero de inventario) y el estado fsico de
los bienes a ser donados.
5. Remite el informe tcnico a la Direccin de Finanzas,
J efe de la Oficina
Bienes
Administrador Dependencia Secretaria Oficina Central Control Bienes J efe Oficina Central Control Bienes Consejo Universitario Contabilidad
Solicitar
desincorporacin
Verificar de solicitud
donacin/Empresa
Verificar informe
tcnico
de lo
contrario
es donacin
Notificar
Dependencia
vlida
no vlido vlido
no vlida
Solicitud Desincorporacin
[Nota devolucin]
Realizar inspeccin
[solicitada]
[Solicita Autorizacin]
Elaborar Informe
Estudiar
Aprobar
[Resolucin]
Elaborar Acta
Desincorporar Bienes
Archivar Acta (copia)
Remitir Acta
[Copia 2]
[Original]
donacin
vlida
donacin no
vlida

Actividades Actores
quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a
travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido
estudio y aprobacin.
6. Revisa informe de desincorporacin de bienes por
donacin y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
negando la desincorporacin de bienes por donacin y lo
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
9. Revisa la resolucin del Consejo Universitario.
9.1. Si la resolucin es aprobatoria, solicita a la Secretaria
la elaboracin del acta de desincorporacin por
donacin con cuatro (4) ejemplares.
9.2. En caso contrario, notifica va oficio la no aprobacin
de la misma a la institucin que solicita la donacin.
J efe de la Oficina
Bienes
10. Elabora el acta de desincorporacin por donacin,
especificando las caractersticas de los bienes a ser
donados, anexando carta de solicitud de donacin por
parte de la institucin y la resolucin del Consejo
Universitario.
11. Enva a la Direccin de Finanzas los ejemplares del acta
de desincorporacin para sus respectivas firmas por parte
del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, J efe
de la Oficina Central de Control de Bienes, un
representante de la unidad de Auditoria Interna, un
representante de la dependencia universitaria que posee
los bienes y un representante de la institucin solicitante.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
informe tcnico y de la resolucin del Consejo
Universitario.
14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad
notificando la desincorporacin de bienes por donacin.
de bienes, especificando que el concepto de
desincorporacin es por donacin, su fecha de
desincorporacin y el nmero de resolucin del Consejo
Universitario.
J efe de la Oficina
Bienes
16. Agrega los datos de cada uno de los bienes
desincorporados: concepto, fecha y nmero de resolucin.
Bienes Muebles
17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporacin de
bienes, de la siguiente manera: una copia a la institucin
que recibe la donacin, una copia al Vicerrectorado
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Actividades Actores
Administrativo, una copia a la Oficina de Control de
Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.
18. Archiva el acta de desincorporacin de bienes por
donacin en el archivo principal de la oficina.
19. Procede a la entrega formal de los bienes a ser donados a
la institucin solicitante.
J efe de la Oficina
Bienes

3.2.1.3.3 Subproceso de Desincorporacin por Permuta

Registrar las desincorporaciones de los bienes muebles que por concepto
de permuta son retirados de los activos fijos de la ULA, para ser
intercambiados por otros bienes.

Actores:


Figura 22. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Permuta

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe de una dependencia universitaria una solicitud de
desincorporacin de bienes por permuta con los siguientes
recaudos: informe tcnico de los bienes a desincorporar,
cotizacin de los nuevos bienes, carta de aceptacin del
proveedor donde se especifica los bienes que recibe de la
ULA y su respectivo monto.
1.1. Si cumple con los requisitos, enva dicha solicitud al
1.2. En caso contrario, devuelve dicha solicitud con sus
respectivos recaudos.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
de Bienes
J efe Oficina Central Control Bienes Direccin de Finanzas
Sistema de Control
de Bienes Muebles
Verificar datos de
desincorporacin por
permuta
Notificar
Dependencia
no vlido
vlido
[Nota devolucin]
Realizar inspeccin
en Dependencia
[solicitada]
[Solicita Autorizacin]
Elaborar Informe tcnico
desincorporacin por permuta
Revisar Informe
tcnico / permuta
Enviar informe tcnico al CU
[Resolucin]
Elaborar acta de desincorporacin
por permuta
Desincorporar Bienes por permuta
Archivar copia de Acta, informe y
resolucin
Enviar Acta de
desincorporacin
[Copia+informe+resolucin]
[Original+informe+
resolucin]
vlida
no vlida
Envar Resolucin
desincorporacin por
permuta del CU
[sin Firma]
Firmar acta desincorporacin
por permuta / traslado
[firmada]
aprobada no aprobada
Modificar Estado
de un bien

Actividades Actores
2. Verifica que los recaudos consignados detallen las
caractersticas fsicas de los bienes (marca, modelo, serial,
color, descripcin, precio unitario y estado fsico).
3. Realiza una inspeccin ocular de los bienes en la
dependencia que solicit la desincorporacin de bienes
por permuta, verificando que dichos bienes coincidan con
lo especificado en los recaudos.
4. Elabora informe de desincorporacin de bienes por
permuta, dando fe que los datos reflejados en el oficio
coinciden con las caractersticas generales de los bienes,
sealando adems la fecha y costo de adquisicin de los
bienes a desincorporar y el costo de los nuevos bienes a
recibir por permuta y la diferencia a cancelar por parte de
la dependencia universitaria, si la hubiere.
5. Remite el informe tcnico a la Direccin de Finanzas,
quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a
travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido
estudio y aprobacin.
J efe de la Oficina
Bienes
permuta y lo remite al Vicerrector Administrativo.
negando la desincorporacin de bienes por permuta y lo
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
9. Revisa la resolucin del Consejo Universitario.
9.1. Si la resolucin es aprobatoria, solicita a la Secretaria
la elaboracin del acta de desincorporacin por
permuta.
9.2. En caso contrario, notifica va oficio la no aprobacin
a la dependencia que solicita la desincorporacin.
J efe de la Oficina
Bienes
10. Elabora el acta de desincorporacin por permuta,
anexando la resolucin del Consejo Universitario.
11. Enva a la Direccin de Finanzas los ejemplares del acta
de desincorporacin para sus respectivas firmas por parte
del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, J efe
de la Oficina Central de Control de Bienes, un
representante de la unidad de Auditoria Interna y un
representante de la dependencia universitaria que posee
los bienes a permutar.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
informe tcnico y de la resolucin del Consejo
Universitario.
J efe de la Oficina
Bienes

Actividades Actores
notificando la desincorporacin de bienes por permuta.
de bienes por permuta, introduciendo el concepto y fecha
de desincorporacin y el nmero de resolucin del
Consejo Universitario.
Bienes Muebles
bienes, de la siguiente manera: una copia a la dependencia
que permuta los bienes, una copia al Vicerrectorado
Administrativo, una copia a la Oficina de Control de
Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.
18. Archiva el acta de desincorporacin de bienes por
permuta en el archivo principal de la oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.1.3.4 Subproceso de Desincorporacin por Robo

Mantener un registro de la desincorporacin de todos los bienes muebles
que han sido retirados del inventario de activos de la ULA, luego de
haberse constatado su desaparicin fsica o robo.

Actores:


Administrador
Dependencia
Control de Bienes
Sistema de Control
de Bienes Muebles
Auditoria Interna Direccin de Finanzas
Notificacin de Robo
[Informa]
Verificar datos de
Notificacin de robo
no vlido
vlido
Revisar Datos de
Notificacin de Robo
Notificacin de Robo
[Devolucin]
Cambiar el estado de
los bienes muebles
Armar expediente sobre
el robo de bienes
Solicitar al CICPC estado
de la investigacin
Enviar al CU Solicitud de
Desincorporacin por robo
por Robo
Desincorporar Bienes por robo
Archivar informe y resolucin,acta
de desincorporacin por robo
Enviar Acta de
desincorporacin por robo
Notificacin de Robo
[Informe del CICPC]
[Solicitud al CU, expediente de robo]
Revisar Expediente por
Robo
Enviar al CU solicitud de
desincorporacin por robo
Envar Resolucin del CU sobre
Desincorporacin por robo
[resolucin, expediente de robo.
Dpto Contabilidad]
[Original+informe+resolucin]
por Inservibilidad2
[resolucin del CU]
[resolucin y
expediente de robo (
copia 1)]
[resolucin y expediente
de robo (copia 2)]
Modificar estado
de un bien

Figura 23. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Robo

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe oficio de una dependencia universitaria
notificando la desaparicin de bienes por robo o hurto,
consignando con ste los siguientes recaudos: informe del
responsable exponiendo los hechos y detallando las
caractersticas de los bienes hurtados, informe de la
denuncia presentada ante el Cuerpo de Investigaciones
Cientficas, Penales y Criminalsticas (CICPC) y lo remite
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
2. Revisa la documentacin consignada con la notificacin
de robo o hurto de bienes.
3. Busca en el archivo general de la Oficina, los expedientes
de los bienes que han sido hurtados, conformando un
nuevo expediente con la siguiente informacin: fotocopia
de la planilla F-I-20, fotocopia del comprobante de
adquisicin (factura de compra, recibo de produccin o
acta de aceptacin), informe del responsable e informe de
la denuncia ante el C.I.C.P.C.
4. Ingresa al sistema automatizado y cambia la condicin o
estado de los bienes hurtados como desaparecido.
J efe de la Oficina
Bienes

Actividades Actores
5. Modifica la condicin o estado actual de los bienes
robados.
Bienes Muebles
6. Dirige oficio al C.I.C.P.C. solicitando informacin sobre
los resultados de las actuaciones realizadas en torno a los
bienes desaparecidos o las recuperaciones que hayan sido
efectuadas con los bienes de la Universidad.
7. Archiva los expedientes de los bienes desaparecidos en
espera de una respuesta por parte de la C.I.C.P.C. o en su
defecto por la dependencia agraviada.

8. Recibe del C.I.C.P.C. oficio de notificacin de las
acciones realizadas por este cuerpo y las recuperaciones
de los bienes robados y lo remite al J efe de la Oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
9. Elabora oficio dirigido al Consejo Universitario donde
somete a su consideracin la desincorporacin de los
bienes muebles por robo o hurto. Anexando toda la
documentacin recabada de los bienes y el informe de
resultados emitido por el C.I.C.P.C.
J efe de la Oficina
Bienes
10. Entrega original y copia del oficio y la documentacin
recabada del hurto de bienes a la Direccin de Finanzas
para su revisin, quien a su vez lo debe remitir al Consejo
Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo
para su estudio y aprobacin.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
11. Revisa la documentacin recabada para la
desincorporacin de bienes por robo y lo remite al
Vicerrector Administativo.
negando la desincorporacin de bienes por robo y lo
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
14. Revisa la resolucin del Consejo Universitario,
solicitando a la Secretaria la elaboracin del acta de
desincorporacin por robo, si esta ha sido aprobada. En
caso contrario, se da por terminado el trmite de
desincorporacin.
J efe de la Oficina
Bienes
15. Elabora el acta de desincorporacin por robo,
especificando las caractersticas de los bienes
involucrados, as como el procedimiento seguido para
realizar dicha desincorporacin.
acta de desincorporacin para las firmas de las partes
involucradas: responsable de la dependencia afectada,
Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, J efe de
la Oficina Central de Bienes y un representante de la
unidad de Auditoria.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Actividades Actores
18. Anexa a cada acta de desincorporacin, las copias del
expediente de bienes desaparecidos, la resolucin del
Consejo Universitario, as como toda la documentada
recabada para ese momento.
notificando la desincorporacin de bienes por robo.
de bienes por robo, introduciendo la fecha y nmero de
J efe de la Oficina
Bienes
Bienes Muebles
bienes por robo, de la siguiente manera: una copia a la
dependencia donde fueron hurtado los bienes, una copia al
Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de
Control de Bienes y la restante al Departamento de
Contabilidad.
24. Archiva el acta de desincorporacin de bienes en el
archivo principal de la oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.1.3.5 Subproceso de Desincorporacin por Inservibilidad

Llevar un registro de los bienes muebles que son desincorporados del
inventario de la ULA por concepto de inservibilidad, cuando estos
presenten un estado de deterioro que no sea posible su reparacin.

Actores:
o Unidad de Auditoria Interna


Control de Bienes
J efe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Direccin de Finanzas
Bienes Muebles
Inspeccionar Deposito
de Bienes
Elaborar Informe de Desincorporacin
por Inservibilidad
[solicitud de auditor]
Nombrar auditor
Enviar Informe con
Recomendaciones
Enviar Solicitud de
Desincorporacin por
Inservibilidad al CU
[Resolucin]
[Recomendaciones]
[Solicitud al CU, informe tcnico y
recomendaciones]
Revisar Informe por
Inservibilidad
Enviar informe
Desincorporacin por
Inservibilidadal C:U:
Enva Resolucin Desincorporacin
por Inservibilidad
por Inservibilidad
Desincorporar Bienes por
Inservibilidad
Archivar informe y resolucin,acta
de desincorporacin
Enviar Acta de desincorporacin
por Inservibilidad
[informe, resolucin: original dpto
Contabilidad]
[Original+informe+resolucin]
[firmada]
hay bienes
inservibles
no hay bienes
inservibles
por Inservibilidad
[informe, resolucin: copia1]
[Solicitada]
Verificar datos de
solicitud
[Nota de Devolucin]
no vlida
vlida
Modificar estado
de un bien

Figura 24. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Inservibilidad

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe oficio de una dependencia universitaria solicitando
la desincorporacin de bienes por inservibilidad o cuando la
J efatura de la Oficina de Control Bienes decide
desincorporar bienes que se encuentran en los depsitos de
bienes adscritos a dicha oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
2. Realiza la inspeccin fsica de bienes en la dependencia que
solicita la desincorporacin o en los depsitos de bienes en
desuso o inservibles de la ULA, fotografiando dichos bienes
para dejar constancia de su estado fsico.
3. Elabora un informe tcnico de desincorporacin, donde se
describen las caractersticas generales de los bienes (marca,
modelo, serial y color), sus caractersticas contables (fecha
de adquisicin, costo de adquisicin, justiprecio y nmero
de inventario), su estado fsico, as como las razones por las
cuales se desea desincorporar estos bienes.
4. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contralora Interna
solicitando formalmente la asignacin de un representante
de esa unidad, con la finalidad de inspeccionar los bienes
objeto de desincorporacin, anexando el informe tcnico.
J efe de la Oficina
Central de Control
de Bienes

Actividades Actores
5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la
inspeccin fsica de dichos bienes, elaborando un informe
de inspeccin con sus respectivas recomendaciones, el cual
es remitido a la Oficina Central de Control de Bienes.
Unidad de Auditoria
Interna
6. Recibe informe de inspeccin y lo remite al J efe de la
Oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
7. Elabora oficio de desincorporacin de bienes por
inservibilidad dirigido al Director de Finanzas, quien a su
vez lo debe remitir al Consejo Universitario a travs del
Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y
aprobacin, anexando el informe tcnico y el informe de
inspeccin.
J efe de la Oficina
Central de Control
de Bienes
8. Entrega original y copia del oficio de desincorporacin a la
Direccin de Finanzas para su revisin y posterior envo al
Vicerrectorado Administrativo.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
inservibilidad y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
negando la desincorporacin de bienes por inservibilidad y
lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
Direccin de
Finanzas
11. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega al
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
12. Revisa la resolucin del Consejo Universitario, solicitando
a la Secretaria la elaboracin del acta de desincorporacin
por inservibilidad, si esta ha sido aprobada. En caso
contrario, se da por terminado el trmite de
desincorporacin.
J efe de la Oficina
Central de Control
de Bienes
13. Elabora el acta de desincorporacin por inservibilidad,
especificando las caractersticas de los bienes involucrados,
as como el procedimiento seguido para realizar dicha
desincorporacin.
acta de desincorporacin para sus respectivas firmas:
responsable de la dependencia involucrada, Director de
Finanzas, Vicerrector Administrativo, J efe de la Oficina
Central de Bienes y un representante de la unidad de
Auditoria.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
16. Anexa a cada acta de desincorporacin, el informe tcnico
de los bienes a desincorporar, el informe de inspeccin y
la resolucin del Consejo Universitario.
notificando la desincorporacin de bienes por
J efe de la Oficina
Central de Control
de Bienes

Actividades Actores
inservibilidad.
18. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de
bienes por inservibilidad, cambiando su estado actual por
desincorporacin e introduciendo la fecha y nmero de
19. Agrega los datos de concepto, fecha y nmero de resolucin
a cada uno de los bienes desincorporados.
Sistema de Control
de Bienes Muebles
J efe de la Oficina
Central de Control
de Bienes
bienes por inservibilidad, de la siguiente manera: una copia
a la dependencia que desincorpora los bienes, una copia al
Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de
Control de Bienes y la restante al Departamento de
Contabilidad.
22. Archiva el acta de desincorporacin de bienes en el archivo
principal de la oficina.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.1.4 Proceso de Modificacin de Caractersticas Fsicas de un Bien Mueble.

Mantener actualizado tanto en los archivos manuales como
automatizados cualquier cambio o alteracin de las caractersticas
fsicas de los bienes de la Universidad.

Fronteras:
Inicia: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes recibe notificacin de cambios en las caractersticas
fsicas de bienes por parte de una dependencia universitaria.
Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes informa a la unidad de origen de los cambios
realizados y guarda los documentos probatorios de estos
cambios en los archivos de la Oficina Central de Control de
Bienes.


Figura 25. Diagrama del Proceso de Modificacin de Caractersticas Fsicas de un Bien


Figura 26. Diagrama de Actividades del Proceso de Modificacin de Caractersticas Fsicas de un Bien

Dependencia
Uni versi taria
<<actor>>
<<objetivo>>
Mantener actualizado el registro de bienes
debido a cualquier cambio en las
caractersticas fsicas de un bien, as como el
cambio de ubicacin y/o responsable de bienes
dentro de una dependencia.
<<actor>>
J efe de la OCCB
<<Informacin>>
<<proceso>>
1.4 MODIFICACIN
CARACTERSTICAS
FSICAS
<<Informacin>>
Notificacin cambio de
caracterstica fsica de
bienes
Archivo de la OCCB
<<regula>>
<<controla>>
<<alcanza>>
<<requiere>>
<<regla>>
la ULA, Artculo 7
<<evento>>
Notifica cambio de
caracterstica fsica
<<Informacin>>
Planillas F-I-20 de
cada uno de los bienes
modificados
Dependencia
Uni versi taria
<<actor>>
<<objetivo>>
Mantener actualizado el registro de bienes
debido a cualquier cambio en las
caractersticas fsicas de un bien, as como el
cambio de ubicacin y/o responsable de bienes
dentro de una dependencia.
<<actor>>
J efe de la OCCB
<<Informacin>>
<<proceso>>
1.4 MODIFICACIN
CARACTERSTICAS
FSICAS
<<Informacin>>
Notificacin cambio de
caracterstica fsica de
bienes
<<regula>>
<<controla>>
<<alcanza>>
<<requiere>>
<<regla>>
la ULA, Artculo 7
<<evento>>
Notifica cambio de
caracterstica fsica
<<evento>>
Notifica cambio de
caracterstica fsica
<<Informacin>>
Planillas F-I-20 de
cada uno de los bienes
modificados
Control de Bienes
Bienes
Sistema de Control
de Bienes Muebles
Solicitar cambio de
caractersticas
Solicitud de cambio de
caractersiticas
[solicitada]
Aclualizar
caractersticas de un
bien
Archivar solicitud
Informar
dependencia
Informacin
[notifica cambio]
Enviar al jefe de Oficina
Modificar
Caractersticas
de un bien

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe una notificacin del cambio de caractersticas
fsicas de bienes por parte de una dependencia
universitaria, luego de haberse practicado el
mantenimiento o reparacin de los mismos.
2. Enva la notificacin de cambios al J efe de la Oficina
Central de Control de Bienes.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
3. Registra en el sistema automatizado los cambios en las
caractersticas fsicas de los bienes muebles descritos en
la notificacin y emite una nueva planilla F-I-20 por cada
bien modificado.
J efe de la Oficina
Bienes
4. Modifica los datos de las caractersticas fsicas de cada
uno de estos bienes.
5. Imprime la planilla F-I-20 de cada bien mueble
modificado.
Bienes Muebles
6. Archiva la notificacin de cambio y las planillas F-I-20 de
cada bien.
J efe de la Oficina
Bienes
7. Informa a la unidad de origen de los cambios realizados. Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.2 Procesos de Control de Bienes

El control de bienes agrupa a una serie de procesos y actividades dirigidas a la verificacin
de la existencia y estado fsico de los bienes, as como la conservacin, mantenimiento y
custodia de los activos fijos tangibles de la ULA. Dichos procesos se muestran en la figura
27.

Figura 27. Subprocesos del proceso de Control de Bienes
<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
2.1
Inventario Fsi co
de Bi enes
<<proceso>>
2.2
Custodi a de
Bi enes
<<proceso>>
2.3
Manteni mi ento de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de Bi enes
<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
1. Regi stro de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de
Bi enes
<<proceso>>
2.1
Inventario Fsi co
de Bi enes
<<proceso>>
2.1
Inventario Fsi co
de Bi enes
<<proceso>>
2.2
Custodi a de
Bi enes
<<proceso>>
2.2
Custodi a de
Bi enes
<<proceso>>
2.3
Manteni mi ento de
Bi enes
<<proceso>>
2.3
Manteni mi ento de
Bi enes
<<proceso>>
2. Control de Bi enes

3.2.2.1 Proceso de Inventario Fsico de Bienes


Verificar fsicamente la situacin o estado actual de los bienes adscritos
a una dependencia universitaria, as como el cotejo con los registros de
inventario automatizados llevados por la Oficina Central de Control de
Bienes.

Fronteras:
Inicia: Cuando una dependencia universitaria realiza la solicitud para
ejecutar el inventario fsico de sus bienes o el J efe de la
Oficina Central de Control de Bienes planifica el
levantamiento del inventario de una dependencia para efectos
de control.
Termina: Cuando la dependencia universitaria recibe el informe sobre la
situacin del inventario de sus bienes adscritos.


Figura 28. Diagrama del proceso de Inventario Fsico de Bienes

<<regla>>
Reglamento de Sistema de Inventario de la
ULA, Disposiciones generales, artculos 9,
11 y 15.
Leyde Universidades, Artculo 73, punto 7.
Circular vigente nmero 01-2003.
de activos fijos.
<<objeti vo>>
Verificar el estado, uso yconservacin de los
bienes mediante el levantamiento del inventario
fsico yposterior cotejo con los registros
automatizados de todos los bienes muebles de
la Universidad
<<Informaci n>>
Muebles
Sistema de Reportes
Formato Preelaborado
(F-I-20-B)
<<proceso>>
2.1 INVENTARIO FSICO
DE BIENES
<<Informacin>>
Solicitud del levantamiento del
inventario fsico de una
dependencia
F-I-20-B: Recoleccin de datos bienes muebles levantamiento fsico
<<actor>>
<<regula>>
<<controla>>
<<alcanza>>
Dependencia
Universitaria
o Jefe de la
OCCB
<<evento>>
Solicitud levantamiento
inventario fsico de
bienes
<<requiere>>
<<actor>>
J efe de la OCCB
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<Informacin>>
Informe de resultados
del levantamiento fsico
de bienes de una
dependencia
Vicerrectorado
Administrativo,
Direccin
Finanzas,
Auditoria Interna
Archivo de la OCCB
Dependencia
<<obj eto>>
Bienes muebles marcados,
bienes muebles no identificados,
Bienes muebles faltantes
<<regla>>
Reglamento de Sistema de Inventario de la
ULA, Disposiciones generales, artculos 9,
11 y 15.
Leyde Universidades, Artculo 73, punto 7.
Circular vigente nmero 01-2003.
de activos fijos.
<<objeti vo>>
Verificar el estado, uso yconservacin de los
bienes mediante el levantamiento del inventario
fsico yposterior cotejo con los registros
automatizados de todos los bienes muebles de
la Universidad
<<Informaci n>>
Muebles
Sistema de Reportes
Formato Preelaborado
(F-I-20-B)
<<proceso>>
2.1 INVENTARIO FSICO
DE BIENES
<<Informacin>>
Solicitud del levantamiento del
inventario fsico de una
dependencia
F-I-20-B: Recoleccin de datos bienes muebles levantamiento fsico
<<actor>>
<<regula>>
<<controla>>
<<alcanza>>
Dependencia
Universitaria
o Jefe de la
OCCB
Dependencia
Universitaria
o Jefe de la
OCCB
<<evento>>
inventario fsico de
bienes
<<evento>>
inventario fsico de
bienes
<<requiere>>
<<actor>>
J efe de la OCCB
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<Informacin>>
del levantamiento fsico
de bienes de una
dependencia
Vicerrectorado
Administrativo,
Direccin
Finanzas,
Auditoria Interna
Vicerrectorado
Administrativo,
Direccin
Finanzas,
Auditoria Interna
Dependencia Dependencia
<<obj eto>>
Bienes muebles marcados,
bienes muebles no identificados,
Bienes muebles faltantes


Secretaria Oficina
Central de Control
de Bienes
J efe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (externo)
Muebles
Programar inventario fsico
Elabora oficio Enviar oficio
Asignar Registardor
de Bienes
Visitar Dependencia
Recolectar datos
Inventario fsico
Cotejar Inventario
Planilla F-1-20-B
[Registro]
Consultar Bienes
Elaborar Informe Inventario
Registrar Diferencias en F-
1-1-20
Planilla F-1-20-B
[Cotejada]
Revisar Planilla
[Oficio levantamiento
Inventario]
[Informe Inventario]
Cambiar estado
a "faltante"
Archiva Planilla F-
1-20-B
Verificar bienes
registrados sin ubicar
hay diferencias
bien
registrado
Actualizar caracterstica fsica,
localizacin y/o responsable
bien no
registrado
Agregar datos del bien
Revisar bienes con cdigos
de inventario sin incluir
Revisar caractersticas fsicas.
ubicacin y responsable
Verificar bienes sin
identificacin
Consultar caractersticas
Rotular bien Anexar en F-1-1-20
como "no Identificado"
no hay diferencias

Figura 29. Diagrama de Actividades del proceso de Inventario Fsico de Bienes

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe solicitud para obtener el inventario fsico
actualizado de una dependencia universitaria o el J efe de
la Oficina Central de Control de Bienes planifica, para
efectos de control, el levantamiento del inventario fsico
de bienes de una dependencia.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
2. Programa la realizacin del levantamiento del inventario
fsico de bienes de una dependencia, determinando su
perodo de realizacin, as como, el personal requerido
para su ejecucin.
3. Asigna un Registrador de Bienes para que realice el
levantamiento del inventario fsico en la dependencia.
4. Elabora oficio dirigido a la mxima autoridad de la
dependencia a fin de notificarle la realizacin del
levantamiento del inventario fsico de bienes.
J efe de la Oficina
Bienes

Actividades Actores
5. Realiza el levantamiento del inventario fsico de los
bienes en la dependencia asignada, usando la planilla que
registra los datos de las caractersticas fsicas del bien, su
localizacin fsica y el responsable de su uso
(Recoleccin de datos bienes muebles levantamiento
fsico: Formato F-I-20-B).
6. Coteja cada bien registrado en la planilla F-I-20-B contra
los registros automatizados del inventario de bienes de la
ULA.
6.1. Si el bien est registrado y existen diferencias en las
caractersticas fsicas, localizacin y/o responsable,
se actualiza en el sistema automatizado los datos de
alguna caracterstica fsica, localizacin y/o
responsable.
6.2. Si el bien ya tiene asignado un nmero de inventario
y no est registrado en el sistema, se agregan los
datos de este bien en el sistema, realizando un
justiprecio.
6.3. Si el bien no tiene ninguna identificacin, es decir, no
est marcado, se verifica si est registrado en el
sistema, suministrando algunos datos de sus
caractersticas fsicas, tales como: marca, modelo,
color, serial.
6.3.1. Si est registrado en el sistema, se procede a
marcar el bien con el nmero de inventario
suministrado por el sistema y se actualizan sus
datos en caso de ser necesario.
6.3.2. Si no est registrado en el sistema, se anexan
al informe final como bienes no identificados
(no marcados).
6.4. Por otra parte, si existen bienes registrados en el
sistema que no fueron ubicados fsicamente en la
dependencia, se cambia la condicin o estado de los
mismos como bienes faltantes, reflejndolos
tambin en el informe final.
(Externo)
7. Modifica los datos que reflejan las caractersticas fsicas
de un bien o agrega los datos de un bien no registrado o
modifica la condicin o estado de un bien como bienes
faltantes.
Bienes Muebles
8. Revisa los datos de los bienes registrados en las planillas
de recoleccin de datos de levantamiento fsico (Formato
F-I-20-B).
9. Elabora informe que ser enviado a la dependencia, donde
se le indica el tiempo empleado en el levantamiento
fsico, cantidad de bienes inspeccionados, cantidad de
bienes identificados fsicamente y no registrados en el
J efe de la Oficina
Bienes

Actividades Actores
sistema, cantidad de bienes no marcados y cantidad de
bienes faltantes. Para el caso de los bienes no marcados,
se le solicita a la dependencia la certificacin de
propiedad de los mismos y una exposicin de motivos por
los cuales estos bienes no estn incorporados al
inventario.
10. Enva copia del informe a la Direccin o J efatura de la
dependencia donde se realiz el inventario fsico de
bienes, al Vicerrectorado Administrativo, a la Direccin
de Finanzas y a Auditoria Interna.
11. Archiva el informe original con las planillas de
levantamiento fsico F-I-20-B.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.3 Procesos de Apoyo

Los procesos de apoyo agrupan a todos los procesos y actividades que sirven de soporte a
los procesos primarios o fundamentales de una organizacin o empresa. En este sentido, los
procesos de apoyo que fueron identificados dentro del Sistema de Registro y Control de
Bienes Muebles son bsicamente procesos de administracin y control de bienes, entre
ellos estn:

Proceso de Planificacin y Control de la Gestin de Bienes y
Proceso de Rendicin mensual de la Gestin de Bienes

3.3.1 Planificacin y Control de la Gestin de Bienes


Planificar y controlar la ejecucin de las actividades de rotulacin e
inventarios fsicos de bienes solicitados por una determinada
dependencia, las cuales son realizadas por los Registradores de Bienes
(Externos).

Fronteras:
Inicia: A final de cada mes, cuando los Registradores de Bienes
(Externos) elaboran el informe mensual de actividades
realizadas.
Termina: Cuando los Registradores de bienes (Externos) reciben la hoja
de asignacin mensual de trabajo.


Figura 30. Diagrama del proceso de Planificacin y Control de la Gestin de Bienes


de Bienes
J efe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (externo)
Asignacin de trabajo mensual
[consulta]
Revisar Asignacin de trabajo
pendientes
Estimar porcentaje de
actividades ejecutadas
Planificar actividades de
rotulacin e inventaio fsico
[consulta2]
Recibir planificain
de actividades

Figura 31. Diagrama de Actividades del proceso de Planificacin y Control de la Gestin de Bienes
<<actor>>
<<objetivo>>
Planificar y controlar las actividades inherentes al
registro y control de los bienes muebles y
especficamente para la incorporacin de bienes y
el levantamiento del inventario fsico de bienes en
las dependencias
<<actor>>
J efe de la OCCB
<<Informacin>>
Muebles
<<proceso>>
1. PLANIFICACIN y CONTROL
DE LA GESTIN DE BIENES
<<Informacin>>
Hoja de asignacin de
trabajo mensual realizado
Solicitudes de incorporacin
de bienes muebles
Solicitudes del levantamiento
del inventario fsico
<<regula>>
<<controla>>
<<alcanza>>
<<requiere>>
<<regla>>
Ley Orgnica de procedimientos
Administrativos.
de activos fijos.
Cdigo de tica del Funcionario Pblico.
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<Informacin>>
trabajo mensual
<<actor>>
<<objetivo>>
Planificar y controlar las actividades inherentes al
registro y control de los bienes muebles y
especficamente para la incorporacin de bienes y
el levantamiento del inventario fsico de bienes en
las dependencias
<<actor>>
J efe de la OCCB
<<Informacin>>
Muebles
<<proceso>>
1. PLANIFICACIN y CONTROL
DE LA GESTIN DE BIENES
<<Informacin>>
trabajo mensual realizado
Solicitudes de incorporacin
de bienes muebles
Solicitudes del levantamiento
<<regula>>
<<controla>>
<<alcanza>>
<<requiere>>
<<regla>>
Administrativos.
de activos fijos.
Cdigo de tica del Funcionario Pblico.
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<Informacin>>
trabajo mensual

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Elabora el informe mensual de actividades realizadas,
especificando la cantidad de comprobantes de adquisicin
de bienes codificados, la cantidad de bienes rotulados por
comprobante de adquisicin, los levantamientos de
inventario fsico realizados, entre otros.
2. Imprime original y copia del informe y lo remite al J efe
de la Oficina.
(Externo)
3. Revisa el informe mensual de actividades de cada uno de
los Registradores de Bienes (Externos) y devuelve copia
debidamente firmada a cada Registrador.
4. Calcula el porcentaje de trabajo realizado por cada uno de
los Registradores, as como el porcentaje de trabajo
pendiente por ejecutar.
5. Elabora la planificacin mensual de actividades que ser
llevada a cabo por la Oficina Central de Control de
Bienes, en funcin de las nuevas solicitudes de
incorporacin de bienes, del nmero de bienes pendientes
por rotular, as como de los levantamientos de inventario
fsico a realizar.
6. Enva hoja de asignacin de trabajo mensual a la
Secretaria de la Oficina, para que se las remita a los
Registradores de Bienes (Externos).
J efe de la Oficina
Bienes
7. Entrega la hoja de asignacin de trabajo mensual a cada
Registrador de Bienes (Externo).
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.3.2 Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes


Rendir informe a la Direccin de Finanzas de las actividades mensuales
realizadas por la Oficina Central de Control de Bienes en cuanto a la
gestin de bienes muebles.

Fronteras:
Inicia: A final de cada mes, cuando el J efe de la Oficina Central de
Control de Bienes recibe el informe mensual de actividades
realizadas por los Registradores de Bienes (Externos).
Termina: Cuando la Direccin de Finanzas recibe el informe sobre la
gestin mensual de Bienes.


Figura 32. Diagrama del proceso de Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes

<<actor>>
<<objetivo>>
Elaborar el informe de rendicin mensual de las
actividades realizadas por el personal de la Oficina
Central de Control de Bienes para el registro y
control de los bienes muebles de la institucin.
<<actor>>
J efe de la OCCB
<<Informacin>>
Muebles
<<proceso>>
2. RENDICIN MENSUAL
DE LA GESTIN
DE BIENES
<<Informacin>>
trabajo mensual
Informe mensual de
actividades realizadas por un
<<regula>>
<<requiere>>
<<regla>>
Administrativos.
de activos fijos.
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<Informacin>>
Informe de la gestin
de bienes
<<actor>>
<<objetivo>>
Elaborar el informe de rendicin mensual de las
actividades realizadas por el personal de la Oficina
Central de Control de Bienes para el registro y
control de los bienes muebles de la institucin.
<<actor>>
J efe de la OCCB
<<Informacin>>
Muebles
<<proceso>>
2. RENDICIN MENSUAL
DE LA GESTIN
DE BIENES
<<Informacin>>
trabajo mensual
Informe mensual de
actividades realizadas por un
<<regula>>
<<requiere>>
<<regla>>
Administrativos.
de activos fijos.
<<ejecuta>>
<<suple>>
<<Informacin>>
Informe de la gestin
de bienes


Registrador de Bienes (externo)
Control de Bienes
Bienes
Enviar al J efe de
la Oficina
Revisar ejecucin
de actividades
Estimar porcentaje de
trabajo realizado
Elaborar Informe de gestin
de la Oficina para un
periodo determinado
Informe de gestin
de la Oficina
[original]
[ejecutado]
Archivar Asignacin
de trabajo mensual
Informe de gestin
de la Oficina
[copia]
Revisar Informe de
Gestin
Archivar Informe de
gestin

Figura 33. Diagrama de Actividades del proceso de Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes

Procedimiento:

Actividades Actores
1. Revisa el informe mensual de actividades realizadas por
cada uno de los Registradores de Bienes (Externos).
2. Calcula el porcentaje de trabajo realizado por los
Registradores de Bienes, tomando como base la hoja de
asignacin de trabajo mensual y el informe de
actividades realizadas por cada uno de ellos.
3. Elabora el informe de la gestin realizado por la Oficina
Central de Control de Bienes durante un determinado
perodo, generalmente de un mes, resaltando el nmero
de comprobantes de adquisicin codificados, el total de
bienes capitalizados, la cantidad de bienes rotulados, las
autorizaciones de trasladados procesadas, el total de
bienes trasladados, las desincorporaciones tramitadas, as
como el nmero de levantamientos de inventarios fsicos
realizados, entre otros.
J efe de la Oficina
Bienes

Actividades Actores
4. Enva el informe de gestin a la Direccin de Finanzas,
recibiendo copia del mismo, el cual ser devuelta al J efe
de la Oficina.
Secretaria de la Oficina
Bienes
5. Recibe y archiva copia del informe de gestin realizado
en la carpeta asignada para ello.
J efe de la Oficina
Bienes

4 Modelo de Actores y Estructura Organizativa

Dentro de un modelo de negocios o empresarial, los actores son aquellas personas,
mquinas o software que ejecutan los procesos de una organizacin o empresa. Cada uno
de estos actores se organizan en estructuras de trabajo llamadas unidades organizativas. El
conjunto de unidades organizativas clasificadas en divisiones, departamentos o secciones
conforman la estructura organizativa jerrquica de una organizacin o empresa.

Con la finalidad de definir a los diferentes actores que participan en la ejecucin del
conjunto de procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA, as
como de la estructura organizativa que los agrupa, se presenta a continuacin una lista
detallada de cada uno de estos actores (ver Tabla 1).

Tabla 1. Descripcin de Actores, Roles y Responsabilidades

Actor Rol Responsabilidades
Verificador

Llevar el registro y control de los
proveedores.
Realizar el control perceptivo de los
bienes que son adquiridos por la
dependencia, al momento de recibirlos
de su proveedor.
Administrador de la
Dependencia

Es un actor principal
que representa al
personal encargado
de la administracin
de los recursos
materiales y
financieros de una
dependencia Solicitante
Solicitar la incorporacin de los bienes
adquiridos.
Solicitar la autorizacin del traslado de
bienes.
Solicitar la desincorporacin de bienes.
Solicitar la actualizacin de los cambios
de caractersticas fsicas de un bien,
luego de efectuada una reparacin o
mantenimiento.
Solicitar el inventario fsico de los
bienes adscritos a su dependencia.

Guardia y custodio
Llevar el control de los bienes de su
dependencia, exigiendo responsabilidad
al personal que los utiliza en el uso y
custodia de los mismos.
Realizar el mantenimiento preventivo y
correctivo de los bienes adscritos a su
dependencia.
Verificador
Verificar que los comprobantes de
adquisiciones capitalizables cumplan
con lo especificado en los
procedimientos administrativos.
Revisar que la asignacin de cdigos de
inventario corresponda con los bienes
adquiridos y que los comprobantes de
adquisicin hayan sido registrados
correctamente con su cdigo contable.
Verifica que el expediente de bienes
conformado por el Registrador de
Bienes (Interno) contenga los formatos
debidamente llenados.
Verificar las autorizaciones para los
traslados de bienes.
Verificar la disponibilidad de bienes en
desuso o inservibles ubicados en los
depsitos de la Oficina, para efectos de
donacin.
Jefe de la Oficina
Central de Control
de Bienes

encargado de la
planificacin,
organizacin y
ejecucin del
registro y control
fsico de los bienes
muebles de la
Universidad

Perito
Realizar inspeccin fsica con la
finalidad de constatar el estado fsico y
caractersticas de los bienes.
Elaborar informe para el estudio y
aprobacin de los bienes a incorporarse
por donacin.
Elaborar informe tcnico donde se
describen las caractersticas y el estado
de los bienes a desincorporar.
Elaborar informe de los resultados del
levantamiento del inventario fsico de
una dependencia.
Elaborar el informe de rendicin de la
gestin realizada por la Oficina durante
un determinado perodo.

Operador del sistema
automatizado
Registrar el traslado de bienes en el
sistema automatizado modificando los
datos de ubicacin fsica y responsable
de los bienes.
Registrar la desincorporacin de bienes.
Actualizar el cambio de caractersticas
fsicas de un bien.
Planificador

Planificar las actividades de registro de
bienes, en funcin de las nuevas
solicitudes de incorporacin, traslado y
desincorporacin de bienes.
Planificar las actividades de control y
especficamente las del levantamiento
del inventario fsico de bienes en las
dependencias.
Planificar las actividades mensuales de
los Registradores.
Asignador
Asignar a cada Registrador los
expedientes de bienes para su
rotulacin.
Asignar un Registrador para que
efectu el levantamiento del inventario
fsico en una dependencia.
Archivador
Archivar la autorizacin de traslados de
bienes de una dependencia a otra o a los
depsitos de bienes en desuso o
inservibles.
Archivar la hoja de asignacin de
trabajo mensual de los Registradores.
Archivar el informe mensual de
actividades realizadas por los
Registradores.
Recibidor (Receptor)
Recibir solicitudes de incorporacin,
traslado, desincorporacin e inventario
fsico de bienes.
Recibir las resoluciones emitidas por el
Consejo Universitario para la
incorporacin de bienes donados o la
desincorporacin de bienes.
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Es el personal
secretarial que sirve
de apoyo en la
ejecucin de las
Revisor
Revisar recaudos consignados para la
incorporacin y desincorporacin de
bienes.

Transcriptor
Elaborar notas de devolucin de
solicitudes de incorporacin,
autorizaciones de traslados,
desincorporaciones, cambios de
caractersticas fsicas y levantamientos
de inventario fsico.
Elaborar el acta de desincorporacin de
bienes.
Elaborar oficio para notificar la
realizacin del levantamiento del
inventario fsico a una dependencia.
Elaborar oficios generales dirigidos a
las dependencias universitarias e
instituciones externas.
actividades de la
Oficina Central de
Control de Bienes
Archivador
Archivar las solicitudes de
incorporacin y los expedientes de
bienes incorporados.
Archivar el acta de desincorporacin de
bienes con los documentos que lo
avalan.
Archivar informe de los resultados del
levantamiento del inventario fsico de
una dependencia, con las planillas del
levantamiento fsico F-I-20-B.
Codificador
Identificar, clasificar y codificar los
bienes muebles con un cdigo nico de
inventario.
Transcriptor
Transcribir los cdigos de inventarios y
contables en los comprobantes de
adquisicin de bienes.
Transcribir la forma de flujo de control
(F-I-21) para cada de grupo de bienes
incorporados.
Registrar los datos bsicos de un bien
en el sistema automatizado.
Emitir la planilla de recoleccin de
datos (F-I-20) por cada bien
incorporado a travs del sistema
automatizado.
Emitir cualquier reporte requerido para
el control de bienes.
Registrador de
Bienes
(Interno)

que representa al
personal responsable
de la identificacin,
clasificacin y
codificacin de los
bienes de la
institucin
Organizador
Conformar el expediente de bienes
incorporados.

Rotulador
Elaborar las placas o etiquetas de
identificacin de los bienes a incorporar
en el inventario.
Ubicar fsicamente los bienes y colocar
sus placas o etiquetas de identificacin.
Transcriptor Transcribir la forma de flujo de control
(F-I-21) para indicar cuando y por quien
fue realizado la elaboracin de placas o
etiquetas y el marcado de bienes.
Completar manualmente los datos de
ubicacin y responsable de los bienes
en cada planilla F-I-20.
Ejecutor
Ejecutar el levantamiento del inventario
fsico de bienes en una dependencia.
Cotejar cada uno de los bienes
inventariados (forma F-I-20-B) contra
los registros automatizados.
automatizado
Registrar en el sistema automatizado los
bienes faltantes producto de la revisin
fsica de bienes de una dependencia.
Registrar en el sistema automatizado la
informacin recabada en la actividad de
marcado de bienes (datos de ubicacin
y responsable de los bienes).
Registrador de
Bienes
(Externo)

responsable directo
del marcado de
bienes, as como de
la determinacin de
la condicin y
ubicacin fsica de
los bienes
Archivador
Archivar los expedientes de bienes
incorporados con las planillas FI20 y
FI21 debidamente llenadas.
Consultor
Mostrar las tablas generales de cdigos
que permiten identificar, clasificar y
describir bienes, as como muchos de
sus atributos o caractersticas.
Sistema de Control
de Bienes

Representa al
sistema de
informacin que
permite capturar,
almacenar y
recuperar los datos
Actualizador
Actualizar los datos bsicos, contables,
ubicacin fsica, responsable y el estado
o condicin de cada bien.
Actualizar los datos generales de un
bien.

Generador
Generar la planilla de recoleccin de
datos (Forma F-I-20) de cada bien
registrado.
Generar diversos reportes que reflejen
caractersticas, ubicacin, condiciones
entre otros de todos los bienes
registrados en el inventario.
Generar reportes que muestren los
bienes incorporados, trasladados o
desincorporados.
de los distintos
bienes muebles que
han sido registrados
como activos fijos
de la universidad.
Procesador
Asignar automticamente el cdigo de
identificacin de cada bien que se va a
incorporar por primera vez al
inventario.
Direccin de
Finanzas

Es un actor
secundario
encargado de dirigir,
coordinar y
controlar la
ejecucin de los
recursos financieros,
as como supervisar
los registros
contables de las
distintas operaciones
financieras.

Revisor
Revisar los informes de incorporacin
de bienes por donacin.
Revisar los informes para la
desincorporacin de bienes de los
activos fijos de la institucin.
Recibir y revisar las resoluciones que
avalan la incorporacin de bienes por
donacin y las desincorporaciones de
bienes ya sean por venta, robo,
donacin, permuta o inservibilidad.
Revisar el informe de gestin del
registro y control de bienes realizado
por la Oficina Central de Control de
Bienes.

Revisor
Estudiar y revisar informe de
incorporacin o desincorporacin de
bienes para una dependencia.
Consejo
Universitario

Es un actor
secundario que
representa al
mximo rgano de
autoridad de la
Institucin.

Autorizador
Aprobar mediante resolucin la
incorporacin de bienes por donacin.
Aprobar mediante resolucin la
desincorporacin de los bienes que son
patrimonio de la Institucin.

Por otra parte, la estructura organizativa donde se ubican cada uno de estos actores dentro
del contexto universitario, es mostrada en la figura 34.

Figura 34. Modelo de Organizacin del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA

Como complemento a la descripcin de cada uno de estos actores y sus unidades
organizativas se muestra a continuacin una tabla que resume la participacin de cada uno
estos actores en los diversos procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes de la
ULA (ver Tabla 2).

Tabla 2. Matriz Procesos vs. Actores

Actores

Procesos

A
d
m
i
n
i
s
t
r
a
d
o
r

d
e

l
a

D
e
p
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A
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I
n
t
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r
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a

PF 1.1
Incorporacin de Bienes

PF - 1.1.1
Control Perceptivo
V, S

PF - 1.1.2.1
Verificacin de Recaudos por
Compra

Re,
Rv, T
V

PF - 1.1.2.2
Donacin

Re,
Rv
V, Pe Re
Re,
Au

PF - 1.1.2.3
Produccin

Re,
Rv, T
V

Actores

Procesos

A
d
m
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n
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D
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B
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U
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d

d
e

A
u
d
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I
n
t
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r
n
a

PF 1.1.3
Asignacin de Cdigos
Ar V, As
Co, T,
Op,
Or

Cn,
Pr,
Ac,
Ge

PF 1.1.4
Rotulacin de Bienes
Ro, T,
Op,
Ar
Ac,
Ge

PF 1.2
Traslado de Bienes

PF 1.2.1
Traslado de Bienes entre
Dependencias
Re
V, Op
Ar
Ac

PF 1.2.2
Traslado de Bienes al Depsito Re
V, Pe,
Op,
Ar
Ac

PF 1.3
Desincorporacin de Bienes

PF 1.3.1
Desincorporacin de Bienes por
Venta

Re, T,
Ar
V, Pe,
Op
Ac Rv
Re,
Au
Pe
PF 1.3.2
Donacin

Re, T,
Ar
V, Pe,
Op
Ac Rv
Re,
Au

PF 1.3.3
Permuta

Re, T,
Ar
V, Pe,
Op
Ac Rv
Re,
Au

PF 1.3.4
Robo

Re, T,
Ar
V, Pe,
Op
Ac Rv
Re,
Au

PF 1.3.5
Inservibilidad

Re, T,
Ar
V, Pe,
Op
Ac Rv
Re,
Au
Pe
PF 1.4
Modificacin Caractersticas Fsicas
Re Op
Ac,
Ge

PF 2.1
Inventario Fsico de Bienes

Re,
Ar
Pl, As,
Rv, Pe
E, Op

PA 1
Planificacin y Control de la Gestin de
Bienes

Rv,
Pl, As
T

PA 2
Rendicin Mensual de la Gestin de
Bienes

Rv,
Pe, Ar

Donde:
Ac: Actualizador Ge: Generador Ro: Rotulador
Ar: Archivador Op: Operador Rv: Revisor
As: Asignador Or: Organizador S: Solicitante
Au: Autorizador Pe: Perito T: Transcriptor
Cn: Consultor Pl: Planificador V: Verificador
Co: Codificador Pr: Procesador
E: Ejecutor Re: Recibidor

5 Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes

En un modelo empresarial, las reglas de negocio constituyen toda la coleccin de polticas
y restricciones que son aplicadas en una organizacin. En este sentido, las reglas restringen,
condicionan o controlan la ejecucin de los procesos de una empresa.

Los diferentes reglamentos, polticas y leyes que regulan el registro y control de los bienes
muebles de la institucin son resumidos en el grfico de la figura 35.

Figura 35. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA

La Tabla 3, describe las reglas de negocio que fueron derivadas de la revisin de los
procesos que son llevados a cabo dentro del Sistema de Registro y Control de Bienes de la
ULA, as como de los diferentes documentos que constituyen la base legal de este sistema
de actividades.

Tabla 3. Descripcin de las Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes

ID. Nombre de la Regla Descripcin Fuente
Procesos que
Regula
RN-1
Tipos de bienes
muebles a
inventariar
Los bienes muebles que deben ser
inventariados lo comprenden todos
aquellos equipos, mobiliario,
semovientes, colecciones u otros
objetos de largo uso y duracin y
que no se encuentren adheridos
Reglamento
de Sistema de
Inventario,
artculo 3
PF-1.1:
Incorporacin de
Bienes,
PF-2.1: Inventario
Fsico de Bienes
<<regla>>
REGLA DEL NEGOCIO
<<regla>>
LEYES
Ley Orgnica de Procedimientos
Administrativos
Ley de Universidades
Ley para la Administracin
Financiera del Sector Pblico
Ley Orgnica de la Contralora
General de la Repblica y el
Sistema nacional de Control Fiscal
(Gaceta Oficial N 37.347 del 17-
12-2001)
Ley contra la Corrupcin (Gaceta
Oficial N 5.637 del 07-04-2003)
Ley del Sistema Venezolano de
Calidad
Ley del Ministerio de Ciencia y
Tecnologa
<<regla>>
REGLAMENTO
Reglamento del Sistema de
Inventario de la Universidad
de Los Andes
<<regla>>
CDIGOS
Cdigo de tica del
Funcionario Pblico
<<regla>>
PUBLICACIONES
Publicaciones Nros.
9,10,15,20 y 21 de la
Contralora General de la
Repblica
<<regla>>
MANUALES
Manual de Normas de Control
Interno sobre un Modelo
Genrico de la Administracin
Central y Descentralizada
Funcionalmente (Gaceta Oficial
N 38.282 del 28-09-2005)
Manual para el Registro de
Bienes Muebles del Sistema
Integrado de Gestin y Control de
las Finanzas Pblicas (SIGECOF-
2003)
Manual de procedimientos para el
control de activo fijo.
contables para el sistema de
contabilidad pblica elaborado
por Programa de Modernizacin
de la Administracin Financiera
del Estado
<<regla>>
REGLA DEL NEGOCIO
<<regla>>
LEYES
Ley Orgnica de Procedimientos
Administrativos
Ley de Universidades
Ley para la Administracin
Financiera del Sector Pblico
Ley Orgnica de la Contralora
General de la Repblica y el
Sistema nacional de Control Fiscal
(Gaceta Oficial N 37.347 del 17-
12-2001)
Ley contra la Corrupcin (Gaceta
Oficial N 5.637 del 07-04-2003)
Ley del Sistema Venezolano de
Calidad
Ley del Ministerio de Ciencia y
Tecnologa
<<regla>>
REGLAMENTO
Reglamento del Sistema de
Inventario de la Universidad
de Los Andes
<<regla>>
CDIGOS
Cdigo de tica del
Funcionario Pblico
<<regla>>
PUBLICACIONES
Publicaciones Nros.
9,10,15,20 y 21 de la
Contralora General de la
Repblica
<<regla>>
MANUALES
Manual de Normas de Control
Interno sobre un Modelo
Genrico de la Administracin
Central y Descentralizada
Funcionalmente (Gaceta Oficial
N 38.282 del 28-09-2005)
Manual para el Registro de
Bienes Muebles del Sistema
Integrado de Gestin y Control de
las Finanzas Pblicas (SIGECOF-
2003)
Manual de procedimientos para el
control de activo fijo.
contables para el sistema de
contabilidad pblica elaborado
por Programa de Modernizacin
de la Administracin Financiera
del Estado

Procesos que
Regula
fsicamente a edificaciones o
terrenos.
RN-2
Registro y marcado
de bienes muebles
Todos los bienes muebles
capitalizables propiedad de la
ULA, debern ser registrados,
distinguidos y marcados con una
placa metlica o plstica que
contenga el nombre y el escudo de
la Universidad, la frase Control de
Bienes y un cdigo que identifique
de forma nica cada bien.
Reglamento
de Sistema de
Inventario,
artculo 4
PF-1.1:
Incorporacin de
Bienes
RN-3
Cdigo de
identificacin de los
bienes
El cdigo nico de identificacin
de un bien estar conformado por
3 secciones: Grupo, Descripcin y
Unidad.
Grupo: es un cdigo
numrico que indica el
tipo de bien (1: bien
inmueble, 2: bien mueble).
En este caso todos los
bienes llevaran el nmero
2.
Descripcin: es un cdigo
numrico que describe el
nombre genrico del bien
(generalmente de 5
posiciones).
Unidad: es un nmero
correlativo que refleja en
forma nica cada uno de
los bienes que han sido
inventariados con el
mismo nombre genrico
(ocupa 5 posiciones).
Instructivo
para el
Registro de
Bienes
Muebles
PF-1.1:
Incorporacin de
Bienes
RN-4
Comprobante de
adquisicin de
bienes
Un comprobante de adquisicin de
bienes puede ser:
Una factura de compra, si
la adquisicin es por
compra.
Un recibo de produccin,
si la adquisicin es por
produccin.
Un acta de aceptacin, si
la adquisicin es por
donacin.
J efe de la
Oficina
Central de
Control de
Bienes
PF-1.1:
Incorporacin de
Bienes
RN-5
Contenido de un
Comprobante de
adquisicin de
bienes
Los comprobantes de adquisicin
de bienes tales como: facturas de
compra, recibos de produccin o
actas de aceptacin de bienes,
Circular N 3,
Oficina
Central de
Control de
PF-1.1:
Incorporacin de
Bienes

Procesos que
Regula
debern contener explcitamente el
precio, cantidad y las
caractersticas fsicas (marca,
modelo, serial, color, etc.) de los
bienes muebles adquiridos por una
Bienes
RN-6
Recaudos requeridos
para incorporar
bienes muebles
Toda solicitud de incorporacin de
bienes muebles debe venir
acompaada de los siguientes
recaudos:
1. Si la adquisicin es por
compra, se debe consignar
la factura original de compra y
la orden de compra o nota de
entrega que origin dicha
adquisicin y una hoja de
seriales de los bienes en caso
de que no estn descritos en el
comprobante de adquisicin.
donacin, se debe entregar
el acta de aceptacin de bienes
o una carta enviada por el ente
externo que dona los bienes y
opcionalmente en caso de
poseer la factura original de
compra de los bienes donados.
produccin, se debe
consignar el recibo de
produccin de los bienes
elaborados.
J efe de la
Oficina
Central de
Control de
Bienes
PF-1.1:
Incorporacin de
Bienes
RN-7
Requisito para
aceptar la donacin
de bienes muebles
Para realizar la incorporacin de
bienes que han sido donados a la
institucin se requerir de la
aprobacin previa del Consejo
Universitario. El informe donde se
aprueba mediante resolucin los
bienes a ser incorporados por
donacin detalla las caractersticas
de los bienes, su estado fsico y el
costo unitario de cada uno de ellos,
luego de haberse aplicado un
avalo a los mismos.
Reglamento
del Sistema de
Inventario de
la ULA,
artculo 20.
PF-1.1:
Incorporacin de
Bienes
RN-8
Registro del precio
de los bienes
adquiridos
Los bienes adquiridos por compra,
produccin o donacin debern ser
registrados en el inventario de
activos al costo de adquisicin,
construccin o avalo
Manual de
Normas de
Control
Interno de la
Administraci
PF-1.1:
Incorporacin de
Bienes

Procesos que
Regula
respectivamente. n Central y
Descentraliza
da
RN-9
Requisito para
efectuar el traslado
de un bien mueble
Para efectuar el traslado de un bien
mueble se requiere del
consentimiento mutuo entre la
unidad que cede y la unidad que
recibe el bien.
Reglamento
del Sistema de
Inventario de
la ULA,
artculo 22.
PF-1.2:
Traslado de Bienes
RN-10
Autorizacin del
traslado de bienes
Para formalizar el traslado de
bienes de una dependencia a otra
es necesario elaborar la
autorizacin de traslado por parte
de la dependencia cedente, la cual
ser firmada por ambas partes y
avalada por la Oficina Central de
Control de Bienes.
Reglamento
del Sistema de
Inventario de
la ULA,
artculo 23.
PF-1.2:
Traslado de Bienes
RN-11
Requisito para
desincorporar
bienes muebles
Para realizar la desincorporacin
de bienes muebles del inventario
de bienes de la ULA es requerida
la previa aprobacin del Consejo
Universitario.
Reglamento
del Sistema de
Inventario de
la ULA,
artculo 28.
PF-1.3:
Desincorporacin
de Bienes
RN-12
Causas para la
desincorporacin de
bienes del inventario
La desincorporacin de bienes
muebles del patrimonio
universitario puede hacerse por
venta, donacin, permuta, robo o
inservibilidad. Los cuales sern
aplicados a los bienes cuando estos
presenten desuso, obsolescencia o
deterioro o sea declarada su
desaparicin fsica.
Reglamento
del Sistema de
Inventario de
la ULA,
artculo 30.
PF-1.3:
Desincorporacin
de Bienes
RN-13
Recaudos para
desincorporar bienes
muebles por venta
Para desincorporar bienes del
inventario por venta, la
dependencia deber efectuar un
avalu de los bienes, el cual
podra ser realizado por un perito
evaluador designado por la
Direccin de Servicios de la ULA.
Reglamento
del Sistema de
Inventario de
la ULA,
artculo 32.
PF-1.3.1:
Desincorporacin
por Venta
RN-14
Recaudos para
muebles por robo o
perdida
Para desincorporar bienes por
robo, la dependencia afectada
deber rendir un informe dirigido a
la Oficina Central de Control de
Bienes, donde se dejar constancia
de las investigaciones realizadas
para establecer las
responsabilidades a que diere lugar
la perdida o robo de bienes.
Reglamento
del Sistema de
Inventario de
la ULA,
artculo 37.
PF-1.3.4:
Desincorporacin
por Robo
RN-15
Recaudos para
muebles por
donacin, la dependencia donante
presentar un informe a la Oficina
Reglamento
del Sistema de
Inventario de
PF-1.3.2:
Desincorporacin
por Donacin

Procesos que
Regula
donacin. Central de Control de Bienes
indicando en l, los bienes
donados, as como las
caractersticas y condiciones de
dicha operacin.
la ULA,
artculo 36.
RN-16
Recaudos para
muebles por
permuta
permuta, la dependencia rendir un
informe dirigido a la Oficina
Central de Control de Bienes,
identificando y detallando las
caractersticas de los bienes a
desincorporar, consignando
adems la cotizacin de los nuevos
bienes recibidos a cambio y la
carta de aceptacin por parte del
proveedor donde se especifican los
bienes que se reciben y sus
respectivos montos.
Reglamento
del Sistema de
Inventario de
la ULA,
artculo 36.
PF-1.3.3:
Desincorporacin
por Permuta
RN-17
Recaudos para
desincorporar un
bien mueble por
inservibilidad
inservibilidad, la dependencia
rendir un informe dirigido a la
Oficina Central de Control de
Bienes, identificando y detallando
las caractersticas de los bienes y
argumentando los motivos por los
cuales dichos bienes deben
desincorporarse.
Reglamento
del Sistema de
Inventario de
la ULA,
artculo 38.
PF-1.3.5:
Desincorporacin
por Inservibilidad
RN-18
Acta de
desincorporacin de
bienes
La formalizacin de la
desincorporacin de bienes en la
Universidad, ser registrada a
travs de un Acta, en la cual se
deja constancia de los bienes
desincorporados, del
procedimiento establecido y de las
decisiones tomadas para ello,
adems de anexar la aprobacin
del Consejo Universitario. Dicha
acta deber llevar la firma del
Vicerrector Administrativo,
Contralora Interna, el J efe de la
Oficina Central de Control de
Bienes y Representantes de la
dependencia que desincorpora los
bienes.
Reglamento
del Sistema de
Inventario de
la ULA,
artculo 39.
PF-1.3:
Desincorporacin
de Bienes

6 Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Otro de los aspectos fundamentales que puede ser capturado en un modelo de negocio, es el
modelo de eventos. Dicho modelo permite representar el flujo de trabajo que es llevado a
cabo cuando ocurre un evento que proviene desde dentro o fuera del sistema de negocio.

Por lo general, un evento es una accin de muy corta duracin y que seala el inicio o fin
de la ejecucin de un proceso o actividad. Un evento puede tambin, cambiar el estado de
uno o ms de los objetos o conceptos presentes en un sistema de negocio. Los eventos
pueden ser clasificados como externos o internos, programados o no programados,
frecuentes o casuales, entre otros.

Los diferentes eventos que fueron identificados dentro del Sistema de Registro y Control de
Bienes de la ULA son resumidos en la tabla 4.

Tabla 4. Matriz Eventos vs. Procesos

Procesos

Eventos

P
F

-

1
.
1
.
1

C
o
n
t
r
o
l

P
e
r
c
e
p
t
i
v
o

P
F

-

1
.
1
.
2
.
1

V
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i
f
i
c
a
c
i
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e

R
e
c
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d
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s

p
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C
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p
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P
F

-

1
.
1
.
2
.
2

V
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P
F

-

1
.
1
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2
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3

V
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P
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.
1
.
3

A
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c
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C
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P
F

1
.
1
.
4

R
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B
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P
F

1
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B
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P
F

1
.
3
.
1

D
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B
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V
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P
F

1
.
3
.
2

D
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i
n

B
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p
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D
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P
F

1
.
3
.
3

D
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c
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c
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B
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P
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a

P
F

1
.
3
.
4

D
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a
c
i
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B
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P
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1
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3
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B
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F

1
.
4

M
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C
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c
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.

F
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B
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P
F

2
.
1

I
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F
s
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c
o

d
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B
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n
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s

Entrega de bienes muebles

Solicitud de incorporacin de bienes

Solicitud de traslado de bienes

Solicitud de desincorporacin de bienes


Notifica cambio de caracterstica
fsica

Solicitud de levantamiento de
inventario fsico

Con la finalidad de modelar el flujo de trabajo asociado a cada uno de los eventos
identificados en la tabla 4, se muestra a continuacin una serie de diagramas de eventos que
modelan la secuencia de ejecucin de procesos luego de la aparicin de un evento (vase
Figuras 36-41).

Figura 36. Flujo de Trabajo asociado a los Eventos: Entrega de Bienes y Solicitud de Incorporacin de Bienes

Figura 37. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Traslado de Bienes

Figura 38. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Desincorporacin de Bienes
<<proceso>>
1.3.3
Desincorporacin
por Permuta
<<evento>>
Solicitud de
desincorporacin
de bienes
<<Informacin>>
Solicitud de
desincorporacin
de Bienes,
Informes de soporte
<<Informacin>>
Acta de desincorporacin,
Informes tcnicos,
Resolucin Consejo Universitario
<<proceso>>
1.3.1
Desincorporacin
por venta
<<proceso>>
1.3.4
Desincorporacin
por Robo
<<proceso>>
1.3.5
Desincorporacin
por Inservibi lidad
<<objeto>>
Bienes
desincorporados
[Venta]
[Permuta]
[Robo]
[Inservibilidad]
<<proceso>>
1.3.3
Desincorporacin
por Permuta
<<proceso>>
1.3.3
Desincorporacin
por Permuta
<<evento>>
Solicitud de
desincorporacin
de bienes
<<evento>>
Solicitud de
desincorporacin
de bienes
<<Informacin>>
Solicitud de
desincorporacin
de Bienes,
Informes de soporte
<<Informacin>>
Informes tcnicos,
<<proceso>>
1.3.1
Desincorporacin
por venta
<<proceso>>
1.3.1
Desincorporacin
por venta
<<proceso>>
1.3.4
Desincorporacin
por Robo
<<proceso>>
1.3.4
Desincorporacin
por Robo
<<proceso>>
1.3.5
Desincorporacin
por Inservibi lidad
<<proceso>>
1.3.5
Desincorporacin
por Inservibi lidad
<<objeto>>
Bienes
desincorporados
[Venta]
[Permuta]
[Robo]
[Inservibilidad]
<<proceso>>
1.1.1
Control
Perceptivo
<<evento>>
Entrega de
bienes
muebles
<<Informacin>>
Comprobantes
de Adquisicin
de Bienes
<<proceso>>
1.1.2.1
Verificacin
de Recaudos
por Compra
<<proceso>>
1.1.2.2
Verificacin
de Recaudos
por Donacin
<<proceso>>
1.1.2.3
Verificacin de
Recaudos por
Produccin
<<Informacin>>
Solicitud de
Incorporacin,
Comprobantes
<<proceso>>
1.1.3
Asignacin de
Cdigos
<<proceso>>
1.1.4
Rotulacin de
Bienes
[Compra]
[Donacin]
[Produccin]
<<Informacin>>
Expediente de
bienes a incorporar
<<Informacin>>
Expediente de
bienes incorporados,
Comprobantes de
adquisicin codificados
<<objeto>>
Bienes marcados
<<evento>>
Solicitud de
incorporacin
de bienes
<<proceso>>
1.1.1
Control
Perceptivo
<<proceso>>
1.1.1
Control
Perceptivo
<<evento>>
Entrega de
bienes
muebles
<<evento>>
Entrega de
bienes
muebles
<<Informacin>>
Comprobantes
de Adquisicin
de Bienes
<<proceso>>
1.1.2.1
Verificacin
de Recaudos
por Compra
<<proceso>>
1.1.2.1
Verificacin
de Recaudos
por Compra
<<proceso>>
1.1.2.2
Verificacin
de Recaudos
por Donacin
<<proceso>>
1.1.2.2
Verificacin
de Recaudos
por Donacin
<<proceso>>
1.1.2.3
Verificacin de
Recaudos por
Produccin
<<proceso>>
1.1.2.3
Verificacin de
Recaudos por
Produccin
<<Informacin>>
Solicitud de
Incorporacin,
Comprobantes
<<proceso>>
1.1.3
Asignacin de
Cdigos
<<proceso>>
1.1.3
Asignacin de
Cdigos
<<proceso>>
1.1.4
Rotulacin de
Bienes
<<proceso>>
1.1.4
Rotulacin de
Bienes
[Compra]
[Donacin]
[Produccin]
<<Informacin>>
Expediente de
bienes a incorporar
<<Informacin>>
Expediente de
bienes incorporados,
Comprobantes de
adquisicin codificados
<<objeto>>
Bienes marcados
<<evento>>
Solicitud de
incorporacin
de bienes
<<evento>>
Solicitud de
incorporacin
de bienes
<<proceso>>
1.2.1
Traslado de
Bienes entre
dependencias
<<Informacin>>
Autorizacin
de Traslado de
Bienes Certificada
<<objeto>>
Bienes
trasladados
<<evento>>
Solicitud de
traslado de
bienes
<<Informacin>>
de Traslado
de Bienes
<<proceso>>
1.2.2
Traslado de
Bienes al
Depsito
[Dependencia]
[Depsito]
<<proceso>>
1.2.1
Traslado de
Bienes entre
dependencias
<<proceso>>
1.2.1
Traslado de
Bienes entre
dependencias
<<Informacin>>
Autorizacin
de Traslado de
Bienes Certificada
<<objeto>>
Bienes
trasladados
<<evento>>
Solicitud de
traslado de
bienes
<<evento>>
Solicitud de
traslado de
bienes
<<Informacin>>
de Traslado
de Bienes
<<proceso>>
1.2.2
Traslado de
Bienes al
Depsito
<<proceso>>
1.2.2
Traslado de
Bienes al
Depsito
[Dependencia]
[Depsito]

Figura 39. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Donacin de Bienes

Figura 40. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Notifica cambio de caracterstica fsica

Figura 41. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Levantamiento Inventario Fsico

7 Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Un modelo de objetos representa el conjunto de entidades (objetos o conceptos), concretas
o abstractas que estn presentes y son de inters a un sistema de negocio. Cada una de estas
entidades denominadas objetos de negocio, fungen como recursos para la ejecucin de las
diferentes actividades asociadas a los procesos de negocio ejecutados en una empresa.

En este sentido, un modelo de objetos es representado grficamente a travs de uno o ms
diagramas de clases en UML, donde se describen los diferentes objetos del negocio y sus
relaciones.

<<evento>>
Solicitud de
donacin de
bienes
<<Informacin>>
Solicitud de donacin
de bienes
<<proceso>>
1.3.5
Desincorporaci n
por Donacin
<<Informacin>>
Informes tcnicos,
<<objeto>>
Bienes
donados
<<evento>>
Solicitud de
donacin de
bienes
<<evento>>
Solicitud de
donacin de
bienes
<<Informacin>>
Solicitud de donacin
de bienes
<<proceso>>
1.3.5
Desincorporaci n
por Donacin
<<proceso>>
1.3.5
Desincorporaci n
por Donacin
<<Informacin>>
Informes tcnicos,
<<objeto>>
Bienes
donados
<<Informacin>>
Solicitud de
levantamiento
inventario fsico
<<proceso>>
2.1
Inventario Fsico
de Bienes
<<evento>>
Solicitud de
levantamiento
inventario fsico
<<Informacin>>
de bienes
<<objeto>>
Bienes marcados,
Bienes no identificados,
Bienes faltantes
<<Informacin>>
Solicitud de
levantamiento
inventario fsico
<<proceso>>
2.1
Inventario Fsico
de Bienes
<<proceso>>
2.1
Inventario Fsico
de Bienes
<<evento>>
Solicitud de
levantamiento
inventario fsico
<<evento>>
Solicitud de
levantamiento
inventario fsico
<<Informacin>>
de bienes
<<objeto>>
Bienes marcados,
Bienes no identificados,
Bienes faltantes
<<Informacin>>
Notificacin cambio
caracterstica fsica
de bienes
<<proceso>>
1.4
Modificacin
Caractersticas
Fsicas
<<evento>>
Notifica cambio de
caracterstica
fsica
<<Informacin>>
Planillas F-I-20
de cada uno de los bienes
modificados
<<Informacin>>
Notificacin cambio
caracterstica fsica
de bienes
<<proceso>>
1.4
Modificacin
Caractersticas
Fsicas
<<proceso>>
1.4
Modificacin
Caractersticas
Fsicas
<<evento>>
Notifica cambio de
caracterstica
fsica
<<evento>>
Notifica cambio de
caracterstica
fsica
<<Informacin>>
Planillas F-I-20
de cada uno de los bienes
modificados

Para el Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles, el modelo de objetos de negocio
lo constituye un conjunto de diagramas de clase en UML, tal como se muestra en las
figuras 42-46, donde en cada uno de ellos, se modelan los objetos de negocio que son
utilizados, creados, producidos o transformados por un proceso de negocio particular de
este sistema.

Figura 42. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Incorporacin de Bienes Muebles

Figura 43. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Traslado de Bienes Muebles

Figura 44. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Desincorporacin de Bienes Muebles

Figura 45. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Modificacin de Caractersticas Fsicas

Figura 46. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Inventario Fsico de Bienes

Finalmente, la Tabla 5 muestra la matriz Objetos de Negocio vs. Procesos de Negocio, que
indica los objetos de negocio que son utilizados como recursos en cada uno de los procesos
principales y de apoyo de alto nivel. Adicionalmente, en dicha matriz se seala cuando un
objeto de negocio es creado (C), usado (U) o actualizado (A).

Tabla 5. Matriz Objetos de Negocio vs. Procesos de Negocio

Procesos de Negocio

Objetos de Negocio

P
F

-

1
.
1

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n
c
o
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o

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B
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n
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s

Dependencia U U U U U
Solicitud de Incorporacin CU
Nota de Devolucin C
Recaudo de Incorporacin U
Orden de Compra U
Nota de Entrega U
Comprobante de Adquisicin U U
Factura de Compra U
Recibo de Produccin U
Acta de Aceptacin U
Proveedor U
Manual de Cdigos U
Bien Mueble CUA UA UA UA UA
Etiqueta de Identificacin C UA
Personal U U U
Registrador de Bienes U U
Control Registro Bienes C A
Forma de Control de Flujo (F-I-21) CUA
Forma Recoleccin Datos (F-I-20) CUA U UA
Expediente de Bienes CU
Localidad U U
Informe Resolucin Consejo
Universitario
CU CU
Autorizacin de Traslado U
Notificacin de Robo U
Recaudo por Robo U
Informe de Hechos U
Informe Denuncia CICPC U
Informe Desincorporacin por
Robo
CU
Notificacin Acciones del CICPC CU
Expediente Bienes Hurtados CU
Solicitud Desincorp. por Venta U
Informe Desincorp. por Venta CU

Procesos de Negocio

Objetos de Negocio

P
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-

1
.
1

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n
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2

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2
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3

M
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t
o

d
e

B
i
e
n
e
s

Solicitud Desincorp. por
Inservibilidad
U
Informe Desincorp. por
Inservibilidad
CU
Solicitud Desincorp. por Permuta U
Recaudo por Permuta U
Informe Tcnico U
Cotizacin Bienes U
Carta Aceptacin Proveedor U
Informe Desincorp. por Permuta CU
Informe de Recomendaciones CU
Ente Externo ULA U
Solicitud Donacin de Bienes U
Informe Desincorp. Por Donacin CU
Acta de Desincorporacin CU
Solicitud Cambio Caractersticas U
Notificacin Cambio Realizado C
Solicitud Inventario Fsico U
J efe Oficina Central Control Bienes U
Levantamiento Inventario Fsico CUA
Forma F-I-20-B CUA
Informe Resultado Inventario
Fsico
C

Anexo A

Planillas y Formatos

Anexo B

Glosario de Trminos

Referencias Bibliogrficas

1. Montilva, J ., Barrios, J .: BMM: A Business Modeling Method for
Information Systems Development. Universidad de Los Andes, Mrida,
Venezuela (2005).
2. Reglamento del Sistema de Inventario, Oficina Central de Control de
Bienes, Universidad de Los Andes, Mrida, Venezuela.
3. Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la
Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente. Publicado en
Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28 de septiembre de 2005.
4. Publicacin N 9 Actualizada (Instrucciones y Modelos para la
Contabilidad Fiscal de Bienes nacionales). Contralora General de la
Repblica (1988).
5. Manual para el Registro de Bienes Muebles. Programa de Modernizacin
de las Finanzas Pblicas. Repblica Bolivariana de Venezuela, Ministerio
de Finanzas (2003).
6. Montilva, J ., Curso de Ingeniera de Requisitos. Programa de Actualizacin
Profesional en Ingeniera de Software. CEISoft, Mrida, Venezuela (2005).
7. Montilva, J ., Besembel, I., Curso de Modelado de Sistemas usando UML
2.0. Programa de Actualizacin Profesional en Software Empresarial
basado en Componentes. CEISoft, Mrida, Venezuela (2005).
8. Barrios, J ., Besembel, I., Taller Modelado de Negocios Orientado por
Objetos. Facultad de Ingeniera, Escuela de Sistemas, Mrida, Venezuela
(2005).

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