Universidad Dr.

Andres Bello
Auditora de Sistemas
Errores Ocultos en Implantacin de
un sistema ERP Corporativo
Errores en la asignacin del personal
interno adecuado para el proyecto
Deben participar los "mejores" y no algn asistente, o "los que no tienen otra cosa
para hacer".
Como este personal habitualmente contina en paralelo con sus tareas, la empresa
debe prever como reemplazarlos mientras dure la implementacin, o al menos como
aportarles un refuerzo en su trabajo cotidiano.
Una opcin es la de seleccionar algunos jvenes profesionales o estudiantes, que
puedan actuar como soporte.
Errores en el armado del grupo de trabajo
Muchas veces las empresas asignan al
personal interno que va a trabajar en la
implementacin en funcin de sus
capacidades, conocimientos y competencias,
pero no tienen en cuenta sus roles dentro
del grupo de trabajo, ni el tiempo que le
debern dedicar al proyecto.

Una de las cosas que deben tenerse en
cuenta es que luego de la implementacin,
alguien deber colaborar con la capacitacin,
es decir: estar disponible en forma interna
para "ensear" al resto de la compaa el
manejo del nuevo sistema.
Por ende, resultara ideal sumar al grupo de trabajo a alguien con habilidad o
competencia docente, disponiendo de antemano que ese ser su rol al concluir la
implementacin.
Por otro lado, el armado del equipo depender tambin del enfoque que se le quiera
dar al proyecto.
Obviamente, si se busca tomar soluciones all-in-one, es decir del tipo standard, la
participacin del equipo interno puede ser menor a lo que se necesitara si se decide
personalizar el sistema.
Errores en la comunicacin
En la mayor parte de las personas,
habitualmente los cambios generan
dudas, temor y ansiedad.
Mucho ms cuando se sabe que se
ver afectada la forma en que se
trabaja, y en una primera instancia no
est claro su alcance.
Por eso es fundamental la forma en
que se comunique el proyecto al
personal.
Por otro lado, no alcanza con "mandar un memo". La informacin debe ser
frecuente, ya que los vacos en la comunicacin pueden motivar rumores,
que crean un clima adverso y finalmente entorpecen el trabajo.
Nunca hay un exceso de informacin. Lo ideal es que se produzcan
informes frecuentes sobre como va evolucionando el proyecto, y que se
habiliten varios canales para que el personal haga llegar sus dudas.
Errores en la capacitacin del personal
La empresa sabe que deber
entrenar al equipo de proyecto en
la funcionalidad del sistema. Pero
generalmente no considera que
adems, deber capacitar lo antes
posible a los usuarios finales en
forma prctica y terica (es decir,
con material impreso).
Esto implica preparar el material con anticipacin, y pensar en quienes van
a llevar adelante la capacitacin en forma interna.
Debera haber personas con capacidades docentes.
El empresario puede pensar: "encima que lo sustraje a sus tareas, ahora
tiene que ensear"Pero si busca el xito en la implementacin, es as.
Errores en la definicin de los alcances
Cules procesos
van a estar incluidos,
y cules no?
Si la Gerencia no define el alcance del proyecto y lo transmite en
forma adecuada a toda la empresa, se pueden generar falsas
expectativas, y luego se retrasa la implementacin. Para ello, en
primer lugar debe quedar claro cules son los procesos que no
estn incluidos, y cmo quedarn integrados (interfaces).
Es importante informar a cada sector del personal, de qu manera
se ver afectado
Exceso de anlisis
La etapa de anlisis y
recopilacin de informacin
sobre los procesos no debera
llevar ms que el 30 por ciento
del tiempo total de la
implementacin.
Pero muchas veces el trabajo se detiene (incluso hasta se paraliza)
porque se pone en juego un excesivo anlisis de cada definicin,
que finalmente impide tomar decisiones.
Para evitar esta situacin, lo ideal es pensar los problemas de una
forma simple y resumida, suficiente como para que los involucrados
comprendan lo que se est decidiendo. Si es necesario, siempre se
pueden realizar ajustes.
Errores en la limpieza de los datos a transferir
La etapa de migracin de datos
desde un sistema anterior es una
tarea pesada, que debe realizarse
cuidando cada detalle: hay
informacin contable, de
produccin, de logstica, que puede
ir variando hasta ltimo momento.
Este es uno de los aspectos clave,
a los que en general no se les da la
debida importancia.
Es muy relevante conciliar cuentas, tomar inventarios y atender en general
a la calidad de los datos que se van a transferir.
Para evitar este error, una buena opcin es nombrar a un responsable de
los datos de cada rea, que asegure que la informacin se encuentre
disponible en tiempo y forma cuando se necesita.
Error en la planificacin del ciclo de vida de la
aplicacin
En general, la implementacin
del sistema recorre 4 estados
o etapas: se implementa; se
comienza a utilizar; se
estabiliza; permite el
desarrollo de su potencial.
Muchas empresas desarrollan las dos primeras etapas y luego
creen que el proceso ha concluido: por ende retiran al personal
interno de apoyo, y dejan de actualizar el sistema.
Aunque el consultor atienda y pueda resolver muchas de las
situaciones posteriores que requieran un ajuste, debe haber alguien
interno que conozca bien la realidad de la empresa y del producto, y
que a medida que el sistema se estabiliza est en condiciones de
sealar aspectos a desarrollar, para sacarle ms provecho.
Falta de mantenimiento evolutivo
Si bien muchos consultores brindan este tipo de mantenimiento, que
tiene que ver con el crecimiento de la empresa y un
acompaamiento por parte del producto, esto no es as en todos los
casos, y la empresa debe prestar atencin a quin tomar la
responsabilidad de llevarlo a cabo: la consultora, la empresa o un
equipo mixto.
Falta de continuidad en el compromiso de la
direccin
Habitualmente la Gerencia
interviene en el proyecto solo
a la hora de definir el modelo a
seguir y al elegir al proveedor.
Pero es necesario que
contine involucrndose en el
proyecto.
Por un lado, para sealar una lnea institucional cuando se
presentan dudas.
Esto evitara que se avance en un sentido que no es el deseado, y
que la direccin se entere tarde de la decisin tomada.
Pero adems permitira agilizar la toma de decisiones; motivar y
comprometer al equipo de trabajo; sealar la direccin del proyecto
y la empresa y cumplir su rol de "agente de cambio.
GRACIAS POR SU ATENCION