NTC ISO

9001:08
COMPROMISOS / TAREAS PRODUCTOS RESPONSABLE ESTADO
Elaborar el diagnstico institucional Documento de diagnstico elaborado Pendiente
Elaborar Plan de Implantacion SGI Plan de Implantacion SGI Pendiente
Formalizacin alta direccin
Suscribir el acta de compromiso para la implementacin del sistema de gestin integral (SIG).
Sistemas: SGC iso 9001:08, SGA, iso 14001:04, SG-SST OHSAS 18001:07
Nombrar el representante de la direccin
Conformar el equipo operativo (equipo de implementacin del sistema de gestin institucional) Equipo
tcnico de calidad y control
Acta de Equipo interdisciplinario para la
implementacin conformado.
Definir principios y valores Documentos de principios y valores Ejecutado
Elaborar la estructura organizacional de la entidad Estructura organizacional (Organigrama,) Ejecutado
Elaborar el plan estrategico vigencia 2014 Plan de accin formulado y publicado Pendiente
Poltica SGI Ejecutado
Politica alcohol y drogras Ejecutado
Politica Conduccion y seguridad vial Ejecutado
Politica de RSE Ejecutado
Poltica de Contratacion Personal Ejecutado
Definir Objetivos Objetivos corporativos Ejecutado
Establecer matriz de Autoridad y responsabilidad Matriz de autoridad y responsabilidad Ejecutado
Elaborar y aprobar mapa de procesos
Mapa de procesos aprobado y
socializado
Ejecutado
Caracterizar los proceso de la entidad Procesos caracterizados Director de HSEQ Pendiente
Despliegue Estrategico Matriz de indicadores SGI (Parcial) Alta Direccin Pendiente
Elaborar, revisar, aprobar y difundir el normograma institucional Normograma elaborado y socializado Director de HSEQ Pendiente
Definir funciones por cada cargo
Elaborar perfiles de cargo
Procedimiento de seleccin, induccin y
promocin de personal
Pendiente
Procedimiento de capacitacin y evaluacin Pendiente
Otros documentos Pendiente
Formatos Gestion Humana Pendiente
Plan de Implantacion SGI
Pendiente
5.1
5.5.3
8.5.1
6.2 6.2.1 y
6.2.2
Perfiles de Cargos
5.4 Director de HSEQ
5.1, 5.5.1,
5.5.2, 5.5.3
Realizar las politicas Institucionales
4.1
4.2
7.1
Lder de proceso
Gestion Humana
Director de HSEQ
Acta de formalizacion de alta direccion,
compromiso de la direccin de adopcin del
SGI, y nombramiento del representante de la
direccin
5.4
5.3
7.1
Pendiente
Alta Direccin
Definir criterios de operacin del proceso ( Documentos y formatos)
Establecer el plan de formacin y/o capacitacin Plan de formacin y/o capacitacin definido. Ejecutado
Establecer programa de Bienestar social /Salud
Ocupacional
Programa de Bienestar y
Salud Ocupacional
Ejecutado
Sensibilizar, socializar y capacitar en el Sistema de gestion integral
Sensibilizar el 100% de los colaboradores de
la entidad
Permanente
Metodologa de gestin del riesgo aprobada Ejecutado
Mapa de riesgos Pendiente
Elaborar plan de mejoramiento para riesgos identificados
Elaborar plan de mejoramiento para riesgos
identificados
Pendiente
Elaborar la poltica de administracin del riesgo
Establecer la poltica de administracin del
riesgo
Director
OAP
Pendiente
4.1
7.2
Elaborar las polticas de operacin de los procesos
Polticas de operacin documentadas y
socializadas
Lder de proceso
OAP
Pendiente
Elaborar, revisar, aprobar y difundir los procedimientos obligatorios (6).
Procedimientos obligatorios aprobados y
socializados
Pendiente
Elaborar, revisar, aprobar y difundir los mtodos de operacin y control de los procesos (Manuales,
procedimientos, instructivos, guas, entre otros)
En la documentacin incluir los requisitos establecidos en las normas aplicables para: seleccin,
evaluacin y aprobacin de proveedores, verificacin de producto comprado, identificacin y
trazabilidad, propiedad del cliente, preservacin del producto/servicio
Documentos operativos aprobados y
socializados
Pendiente
4.1.
4.2.3, 4.2.4,
8.5.3
Definir controles en la operacin
(quedan establecidos en la documentacin de los procesos y en las polticas de operacin)
Documentos operativos aprobados y
socializados (contiene los controles)
Lider de proceso
OAP
Pendiente
8.2.3
8.4
Definir sistema de medicin a travs de indicadores
Definir indicadores de eficiencia,eficacia y
efectividad
Lder de proceso
OAP
Pendiente
4.2 l
4.2.2
Elaborar manual de gestin integral
Manual de gestin integral elaborado y
socializado
OAP Pendiente
Identificar necesidades de informacin externa para el cumplimiento de la funcin institucional. (se
hace desde la caracterizacin de los procesos)
Identificar flujos de informacin internos y externos
Caracterizacin de procesos
Matriz de informacin y comunicacin (interna
y externa)
OAP Pendiente
Establecer mtodos de gestin de PQR (Definir, documentar, difundir e implementar estndares de
gestin de PQR)
Actualizar
procedimientos de pqr, y estrategia de
Servicio al cliente.
Pendiente
Definir metodologa para la medicin de la satisfaccin del cliente
Metodologa para medir la satisfaccin del
cliente definida y socializada.
Pendiente
4.1
4.2
8.4
Implementar sistema de archivo (Ley general de archivo
594/00 implantada)
Establecer mecanismos para el registro, anlisis y consolidacin de datos e informacin (se define en
procedimientos y sistema de informacin)
Gestin documental implementada - ley 594
Lder gestin
documental OAP
Pendiente
4.1
5.6.2
7.5.1
8.3
8.5.3
Identificar riesgos (que afecten el cumplimiento de la funcin institucional - estrategia, e identificar los
riesgos por proceso)
Elaborar el mapa de riesgos
Representante de la
Direccin
Director HSEQ
6.2 6.2.1 y
6.2.2
4.2.1 4.2.3,
4.2.4, 8.2.2,
8.3,
8.5.2,
8.5.3
Lider de proceso
OAP
5.2
7.2
8.2.1
Lder atencin al
ciudadano OAP
Lder de proceso
Gestion Humana
Director de HSEQ
4.1
6.3
Disponer de sistema de informacin que soporte la operacin de la entidad. (Software y hardware)
Sistemas de informacin para la operacin de
la entidad.
(Matriz sistema de informacin ACR)
Polticas para el uso de programas
informticos
Lder UTI Lder
gestin documental
OAP
Pendiente
5.1
5.5.3
7.3.1
Pendiente
7.2.3
8.2.3
Pendiente
Aplicar encuesta DAFP de seguimiento a la implementacin del MECI Y DE LA NTCGP OAP Pendiente
Elaborar y presentar informes de autoanlisis para el mejoramiento de los controles del proceso,
dependencia y la entidad
OAP Pendiente
Elaborar y presentar informes de autoanlisis de la gestin realizada por el proceso, la
dependencia y la entidad
OAP Pendiente
5.6 Elaborar informe de evaluacin del sistema de control interno - Encuesta referencial.
Informe de avaluacin al sistema de controol
interno. Informe Ejecutivo Anual
Control Interno Pendiente
Conformar y capacitar equipo auditor
Equipo auditor competente para la realizacin
de auditoras integradas. (MECI - GP
1000)
Control Interno
OAP
Pendiente
Elaborar el programa de auditora Programa de auditora Pendiente
Elaborar el plan de auditora Planes de auditora por proceso (rea) Pendiente
Realizar auditoria al Sistema de gestion integral Pendiente
Preparar y presentar informe de auditora Pendiente
Elaborar e implementar el plan de mejoramiento institucional Plan de mejoramiento institucional
Lderes de proceso
Control Interno
Pendiente
Elaborar e implementar el plan de mejoramiento por proceso Plan de mejoramiento por proceso
Lideres de proceso
Control Interno
Pendiente
Elaborar e implementar el plan de mejoramiento individual Plan de mejoramiento individual
Servidores pblicos
Control Interno
Pendiente
Elaborar manual de comunicaciones (que incluya comunicacin organizacional, comunicacin
informativa y plan de medios) e implementar las disposiciones que en materia de comunicacin se
definan en dicho manual.
Manual de comunicaciones elaborado y
socializado
- Matriz de flujos de informacin y
comunicacin interna y externa
Lder comunicacin
OAP
Control Interno
Equipo auditor
Informes de auditora
Control Interno
Equipo auditor
5.6
6.2
8.2.3
8.5.2
8.5.3
8.2.3
5.6
Encuesta Referencial
Aplicada
Informe de autoevaluacin del control.
Informe de autoevaluacin de la gestin.
8.2.2
Dias
5
1
1
1
2
1
1
1
1
8
2
10
1
1
1
3
Plan de Implantacion SGI
1
14
1
1
2
0