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OFICINA DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD

GUIA PARA EL SUPERVISOR DE CONTRATOS
EN EL ICBF







Bogot D.C junio de 2011



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1. REFERENTES CONCEPTUALES




SUPERVISIN E INTERVENTORIA: Se entiende por Supervisin e interventora, en el
mbito de la contratacin estatal, el conjunto de actividades que en representacin de la
Entidad Pblica, realiza una persona natural o jurdica para llevar a cabo el control
seguimiento y apoyo de la ejecucin de los contratos o convenios, tendientes a
asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas
vigentes, en lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en la presente gua.
Corresponde a una exigencia legal que tiene el propsito de asegurar al mximo el
cumplimiento del objeto contractual, de los fines de la contratacin y la satisfaccin de los
intereses de la Entidad mediante la obtencin del fin perseguido.

DIFERENCIA ENTRE UN INTERVENTOR Y UN SUPERVISOR: Interventor es la
persona natural o jurdica contratada por la Entidad para desarrollar las actividades de
vigilancia y seguimiento del cumplimiento de un contrato tendientes a asegurar su correcta
ejecucin. Por su parte, el supervisor es el funcionario de la Entidad a quien se designa
para los mismos fines y propsitos.

PROCEDENCIA DE LA SUPERVISIN Y DE LA INTERVENTORA: De acuerdo con el
estatuto contractual
1
, la contratacin de la interventora es obligatoria para los contratos
de obra resultantes de procesos de licitacin. En los dems casos, es decir en aquellos
en los que la ley no exija contratar un interventor, la entidad puede contratarlo
voluntariamente cuando lo considere necesario sea por la naturaleza, la cuanta, por el objeto
contractual o porque no hay personal en planta para desarrollar esa funcin. De cualquier
forma, ningn contrato puede estar sin interventor o supervisor debidamente asignado.

1
artculo 32 de la ley 80 de 1993


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Es pertinente sealar, que la omisin en designar supervisor o en contratar interventor, o
en no contratar la interventora cuando la ley as lo exige, constituye falta disciplinaria
gravsima, en los trminos sealados en el numeral 31 del artculo 48 de la ley 734 de
2002.

OBJETO DE LA SUPERVISIN O INTERVENTORA: Es garantizar la eficiente y
oportuna inversin de los Recursos Pblicos aplicados a los contratos

PERFIL DEL SUPERVISOR. La persona designada para la supervisin al interior de la
entidad, debe ser, en lo posible, un funcionario de planta del nivel profesional o nivel
superior, con estudios en carreras afines al objeto del contrato que se va a supervisar.

Debe contar con la capacidad suficiente para vigilar el cumplimiento de los compromisos
contractuales y controlar el desarrollo operativo del contrato.

En atencin a estos requerimientos se deduce que el supervisor debe ser una persona
con las siguientes caractersticas:

EXPERIENCIA, para enfrentar con conocimiento y habilidad las situaciones
propias de la dinmica del contrato, en un contexto integrado por reglas, normas,
condiciones y plazos.

CAPACIDAD DE ORGANIZACIN, para planear y ejecutar todos los controles y
verificaciones que deben llevarse para garantizar el cumplimiento del objeto
contratado y las obligaciones pactadas, en la debida oportunidad, con las
calidades exigidas y los costos previstos.

PROFESIONALISMO, para cumplir con todas las obligaciones que asume con su
designacin, acudiendo a los criterios propios de su formacin profesional.

HONESTIDAD, para actuar, de acuerdo con los valores de la verdad y la justicia y
privilegiando siempre los criterios objetivos frente a cualquier consideracin de
tipo subjetivo.

CRITERIO TCNICO, para discernir entre distintas alternativas, cual es la ms
adecuada y apropiada, sin perder de vista los intereses de la entidad y de los
beneficiarios de los servicios.

ORDEN, para planificar, estructurar y administrar de manera eficiente, los
diferentes recursos que se generan de la relacin contractual, todo ello, en
armona con las dems funciones propias del cargo.



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DESIGNACIN DEL SUPERVISOR. Corresponde al ordenador del gasto o la persona
que haya sido delegada, designar mediante comunicacin formal, al servidor pblico que
actuar como supervisor, quien deber cumplir con el perfil anteriormente descrito.

La designacin debe hacerse dentro del mismo contrato o a ms tardar dentro de los dos
das siguientes al perfeccionamiento de los mismos.

CONTRATACIN DEL INTERVENTOR: En los casos que la ley obliga a contratar
interventor, o cuando la Entidad considere necesario contratarlo, sea por la naturaleza,
cuanta o por el objeto, se recomienda efectuar la seleccin de manera anterior o en su
defecto, a la mayor brevedad, respecto al contrato objeto de interventora.

En ambos casos, trtese de supervisor o de interventor, la persona que sea designada o
contratada, debe tener o acreditar conocimientos tcnicos bsicos o especializados, que
se relacionen directamente con el objeto contractual, preferiblemente con experiencia en
la intervencin de objetos relacionados al que se le va a asignar.

FACULTADES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR:

EXIGIR: En la medida que la funcin de la Interventora o Supervisin encuentre que en
el desarrollo de la relacin contractual no se est cumpliendo estrictamente con las
clusulas establecidas en el contrato y en los trminos de la oferta del contratista,
adquiere la obligacin de informar y demandar a las partes el debido cumplimiento de los
trminos y condiciones contractuales y las garantas constituidas para dicho fin.
2


PREVENIR: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no
est destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a
corregir los conceptos errneos, impidiendo que se desve el objeto del contrato.
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VERIFICAR: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la
ejecucin del contrato para poder establecer su situacin y nivel de cumplimiento; esta
realidad se concreta mediante la aplicacin de correctivos, la exigencia del cumplimiento
de lo contratado, la solucin de los problemas y la absolucin de dudas; teniendo en
cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Para ello, la Interventora o Supervisin no
deber desconocer los lmites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los
contratistas sean autnomos y adems se apersonar con diligencia de las solicitudes
que deba atender.
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EVALUAR: Esta evaluacin deber hacerse peridicamente por parte de los supervisores
o interventores, a los contratistas, con el propsito de verificar el grado de su
cumplimiento contractual.


2
Transcrito del Manual de Interventora de Obras de la Universidad del Valle.
3
dem
4
dem


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SUGERIR: Como consecuencia de las dems acciones a cargo del interventor, el sugerir
acciones en caso de dudas, incumplimientos o cualquier circunstancia que ponga en
peligro la buena marcha del contrato, constituye una importante labor del supervisor o
interventor desde el punto de vista preventivo y correctivo.

INFORMAR: El supervisor est en la obligacin de dar a conocer a sus superiores o las
instancias competentes, los hechos que considere afectan la correcta ejecucin del
contrato o la conducta transparente y tica de los servidores pblicos y contratistas.

APOYAR: El supervisor est en la obligacin de contribuir en el cumplimiento de contrato
y fin que se persigue con l. As mismo, posibilitar la interlocucin con las reas e
instancias involucradas para lograr este mismo fin.

PROHIBICIONES AL INTERVENTOR: Sin perjuicio de las normas que regulan las
inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el ICBF se abstendr de
designar interventor a quien se encuentre en situacin de conflicto de intereses que
pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventora o est incurso en alguna
conducta contemplada en la ley 734 de 2002. A los interventores les est prohibido:

Adoptar decisiones que impliquen modificacin del contrato sin el lleno de los
requisitos legales pertinentes.
Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para s o para un tercero, ddivas,
favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o
del contratista.
Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los
particulares en relacin con el contrato.
Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o
indirectamente en el contrato.
Permitir indebidamente el acceso de terceros a la informacin del contrato.
Gestionar indebidamente a ttulo personal asuntos relativos con el contrato.
Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.
Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto
establecer obligaciones a cargo del Instituto, salvo aquellas relacionadas
directamente con la actividad de interventora y que no modifiquen, adicionen o
prorroguen las obligaciones a cargo del Instituto.

RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR: El artculo 53 de la ley 80 de 1993, seala:
De la responsabilidad de los consultores interventores y asesores. Los consultores,
interventores y asesores externos respondern civil y penalmente tanto por el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultora, interventora o
asesora, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen dao
o perjuicio a las entidades, derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos
respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultara, interventora
o asesora.


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A su vez, el artculo 56 de la citada ley establece: De la responsabilidad penal de los
particulares que intervienen en la contratacin estatal. Para efectos penales, el
contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen
funciones pblicas en todo lo concerniente a la celebracin, ejecucin y liquidacin de los
contratos que celebren con las entidades estatales, y por lo tanto, estarn sujetos a la
responsabilidad que en esa materia seala la ley para los servidores pblicos.
De esta manera, los interventores y supervisores pueden ser declarados responsables en
lo civil, penal, fiscal o disciplinario.

A continuacin se describen cada uno de estos mbitos:

RESPONSABILIDAD CIVIL: Los interventores o supervisores, sean stos servidores
pblicos o contratistas, respondern pecuniariamente como consecuencia de sus
acciones u omisiones, esto es, negligencia o ejecucin indebida de sus labores de
supervisin o interventora, cuando el ICBF sufra detrimento patrimonial.
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Sobre el servidor pblico o contratista recae la obligacin de reparar el dao patrimonial
que le ha causado al instituto, como consecuencia de sus acciones u omisiones.

La reparacin se da a travs de la accin de repeticin que segn la ley colombiana
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es
el medio judicial que la Constitucin y la ley le otorgan a la administracin pblica para
obtener de sus funcionarios o ex funcionarios el reintegro del monto de la indemnizacin
que ha debido reconocer a los particulares como resultado de una condena de la
jurisdiccin de lo contencioso administrativo por los daos antijurdicos causados en
ejercicio de funciones pblicas o con ocasin a ellas, haya actuado con dolo o culpa
grave, descartando as la responsabilidad por culpa leve o levsima.

El dolo se configura cuando el agente del Estado quiere la realizacin de un hecho
contrario ajeno a las finalidades del servicio del Estado.
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La culpa grave se da cuando el dao es consecuencia de una infraccin directa a la
Constitucin o a la ley o de una inexcusable omisin o extralimitacin en el ejercicio de
las funciones.
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RESPONSABILIDAD PENAL: Los interventores o supervisores, sean servidores pblicos
o contratistas, sern responsables penalmente cuando por sus acciones u omisiones en
las labores de supervisin o interventora, se establezca la ocurrencia de alguno de los
siguientes tipos penales, consagrados en ley 599 de 2000 .
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5 Manual para la Supervisin tcnica de los contratos de aporte
6 Ley 678 de 2001.
7 Artculo 5 de la ley 678 de 2001
8 Artculo 6 de la ley 678 de 2001
9 Corresponde al actual cdigo penal.


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Art. 399. - Peculado por aplicacin oficial diferente; El servidor pblico que d a los
bienes del Estado o de empresas o instituciones en que ste tenga parte, cuya
administracin, tenencia o custodia se le haya confiado por razn o con ocasin de sus
funciones, aplicacin oficial diferente de aquella a que estn destinados, o comprometa
sumas superiores a las fijadas en el presupuesto, o las invierta o utilice en forma no
prevista en ste, en perjuicio de la inversin social o de los salarios o prestaciones
sociales de los servidores, incurrir en prisin de uno (1) a tres (3) aos, multa de diez
(10) a cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes, e inhabilitacin para
el ejercicio de derechos y funciones pblicas por el mismo trmino.
ARTCULO 408 - Violacin del rgimen legal o constitucional de inhabilidades e
incompatibilidades. El servidor pblico que en ejercicio de sus funciones intervenga en la
tramitacin, aprobacin o celebracin de un contrato con violacin al rgimen legal o a lo
dispuesto en normas constitucionales, sobre inhabilidades o incompatibilidades, incurrir
en prisin de cuatro (4) a doce (12) aos, multa de cincuenta (50) a doscientos (200)
salarios mnimos legales mensuales vigentes, e inhabilitacin para el ejercicio de
derechos y funciones pblicas de cinco (5) a doce (12) aos.
ARTCULO 409 - Inters indebido en la celebracin de contratos. El servidor pblico que
se interese en provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u
operacin en que deba intervenir por razn de su cargo o de sus funciones, incurrir en
prisin de cuatro (4) a doce (12) aos, multa de cincuenta (50) a doscientos (200)
salarios mnimos legales mensuales vigentes, e inhabilitacin para el ejercicio de
derechos y funciones pblicas de cinco (5) a doce (12) aos.
ARTCULO 410 - Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. El servidor pblico que
por razn del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos
legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos,
incurrir en prisin de cuatro (4) a doce (12) aos, multa de cincuenta (50) a doscientos
(200) salarios mnimos legales mensuales vigentes, e inhabilitacin para el ejercicio de
derechos y funciones pblicas de cinco (5) a doce (12) aos.
En caso de declaratoria de responsabilidad civil o penal y sin perjuicio de las sanciones
disciplinarias, los servidores pblicos quedarn inhabilitados para ejercer cargos pblicos
y para proponer y celebrar contratos con las entidades estatales por diez aos contados
a partir de la fecha de ejecutora de la respectiva sentencia.

RESPONSABILIDAD FISCAL:
Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contraloras con el fin
de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores pblicos y de los
particulares, cuando en el ejercicio de la gestin fiscal o con ocasin de sta, causen por
accin u omisin y en forma dolosa o culposa un dao al patrimonio del Estado.
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10
Definicin contenida en el artculo 1 de la ley 610 de 2000.


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La Responsabilidad Fiscal est integrada por:

Una conducta dolosa o culposa atribuible a quien realiza la gestin
Un dao patrimonial al Estado
Un nexo causal entre los dos nexos anteriores.

Se entiende por dao patrimonial al Estado la lesin del patrimonio pblico representada
en el menoscabo, disminucin, perjuicio, detrimento, prdida, uso indebido o deterioro de
los bienes o recursos pblicos, producida por una gestin antieconmica e ineficaz que
en trminos generales no se aplique al cumplimiento de los fines del Estado.

Los interventores o supervisores, sean stos servidores pblicos o contratistas, sern
responsables fiscalmente (sancin pecuniaria - multas) cuando por sus acciones u
omisiones en labores de supervisin o interventora, se produzca detrimento del
patrimonio pblico.

RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA:

De acuerdo con el Cdigo Disciplinario nico, constituye falta disciplinaria, y por lo tanto
da lugar a la accin e imposicin de la sancin correspondiente, la incursin en
cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el cdigo Disciplinario
nico que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitacin en el ejercicio de derechos
y funciones, prohibiciones y violacin del rgimen de inhabilidades, incompatibilidades,
impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales
de exclusin de responsabilidad.
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El artculo 53 de la citada ley, al referirse a los sujetos disciplinables, expresa lo siguiente:
El presente rgimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventora en
los contratos estatales; que ejerzan funciones pblicas, en lo que tienen que ver con
estas; presten servicios pblicos a cargo del Estado, de los contemplados en el artculo
366 de la Constitucin Poltica, administren recursos de este, salvo las empresas de
economa mixta que se rijan por el rgimen privado.

Es importante sealar que cuando se trate de personas jurdicas la responsabilidad
disciplinaria ser exigible del representante legal o de los miembros de la Junta Directiva.
Los artculos relacionados con faltas contra el rgimen de la contratacin estatal, en la ley
734 de 2002, son las siguientes:
Artculo 48. Faltas gravsimas. Son faltas gravsimas las siguientes:
30. Intervenir en la tramitacin, aprobacin, celebracin o ejecucin de contrato
estatal con persona que est incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad

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Definicin contenida en el artculo 23 de la ley 734 de 2002.


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prevista en la Constitucin o en la ley, o con omisin de los estudios tcnicos,
financieros y jurdicos previos requeridos para su ejecucin o sin la previa
obtencin de la correspondiente licencia ambiental.
31. Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en
detrimento del patrimonio pblico, o con desconocimiento de los principios que
regulan la contratacin estatal y la funcin administrativa contemplados en la
Constitucin y en la ley.
32. Declarar la caducidad de un contrato estatal o darlo por terminado sin que se
presenten las causales previstas en la ley para ello.
33. Aplicar la urgencia manifiesta para la celebracin de los contratos sin existir las
causales previstas en la ley.
34. No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la
entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas tcnicas obligatorias, o
certificar como recibida a satisfaccin, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.
35. Dar lugar a la configuracin del silencio administrativo positivo.
Se entiende como silencio administrativo positivo, cuando trascurridos tres (3) meses
contados a partir de la presentacin de una peticin, no se notifica decisin que la
resuelva, asumindose la respuesta como favorable al peticionario. Este silencio
solamente opera en los casos expresamente previstos en disposiciones legales
especiales, como es el caso de peticiones que se realicen en temas de contratacin
pblica.

El silencio positivo produce un verdadero acto administrativo en el cual se reconocen
derechos, por tanto una vez producido la administracin no puede dictar un acto posterior
contrario y slo est facultada para revocarlo con el consentimiento expreso y escrito del
titular o cuando sea manifiesta su oposicin a la Constitucin Poltica o a la ley, no est
conforme o atente contra el inters pblico o social, se cause agravio injustificado a una
persona o fuere evidente que el acto ocurri por medios ilegales (arts. 69 y 73 C.C.A.).

PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA SUPERVISIN E INTERVENTORA: Tomando
en consideracin que las acciones desarrolladas en la supervisin legal, administrativa y
financiera, se enmarcan en las actuaciones administrativas sealadas en el cdigo
contencioso administrativo
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, stas se cumplirn con arreglo a los principios de
economa, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradiccin y, en general, a
las disposiciones preceptuadas en dicha normatividad.


12
El cdigo contencioso administrativo, est contenido en el decreto 01 de 1984. El 1 de
julio de 2012, entrar a regir la ley 1437 de 2011.


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ECONOMA: De acuerdo con el principio de economa, se tendr en cuenta que las
normas de procedimiento se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos
se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes
intervienen en ellos.

CELERIDAD: En virtud del principio de celeridad, las autoridades tendrn el impulso
oficioso de los procedimientos, suprimirn los trmites innecesarios, utilizarn formularios
para actuaciones en serie cuando la naturaleza de ellas lo haga posible.

EFICACIA: A travs del principio de eficacia, se tendr en cuenta que los procedimientos
deben lograr su finalidad, removiendo de oficio los obstculos puramente formales y
evitando decisiones inhibitorias. Las nulidades que resulten de vicios de procedimiento
podrn sanearse en cualquier tiempo de oficio o a peticin del interesado.

IMPARCIALIDAD: En virtud del principio de imparcialidad, las autoridades debern actuar
teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y
garantizar los derechos de todas las personas sin ningn gnero de discriminacin; por
consiguiente, debern darles igualdad de tratamiento, respetando el orden en que acten
ante ellas.

PUBLICIDAD: De acuerdo con el principio de publicidad, las autoridades darn a conocer
sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones.

CONTRADICCIN: En virtud del principio de contradiccin, los interesados tendrn
oportunidad de conocer y de controvertir esas decisiones por los medios legales.

De otra parte, la supervisin tcnica cuenta con unos principios especficos que emergen
de su misma naturaleza y de su relacin con la misin institucional. Estos son
consecuentes con las polticas de infancia y adolescencia y coherentes con la visin, las
estrategias y los objetivos de la institucin. Como principios orientadores se establecen:

RESPETO MUTUO: Se reconoce que desde cualquier mbito y servicio las relaciones
entre beneficiarios, prestadores y contratantes deben enmarcarse en el respeto mutuo.

EFECTIVIDAD: El Sistema de Supervisin debe propiciar y fomentar el mejoramiento de
la calidad de vida de la poblacin que se beneficia con los proyectos y programas
ofrecidos por el instituto.

PROTECCIN INTEGRAL: El Sistema de Supervisin, desde el marco de los derechos y
estndares de calidad, reconoce y hace efectiva la prevalencia de los derechos, esto
significa que los derechos de la niez estn por encima de los derechos de los adultos y,
el inters superior, referido a que las decisiones que se tomen con respecto a la vida de
los nios y de las nias, propenda por garantizar el mayor nmero de derechos.



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EQULIBRIO: El Sistema de Supervisin debe permitir el reconocimiento de logros y
dificultades, de tal manera que se promuevan los primeros y se solucionen las segundas.

PARTICIPACIN: Se reconoce la importancia de que el proceso de supervisin se
desarrolle mediante un trabajo en equipo entre contratista y contratante.

TRANSPARENCIA: En el Sistema de Supervisin, supervisores y supervisados conocen
con claridad los aspectos que lo componen, las variables que es necesario supervisar,
los procedimientos utilizados, los instrumentos de evaluacin y los logros esperados.

DOCUMENTACIN REQUERIDA EN EL EJERCICIO DE LA INTERVENTORA O
SUPERVISIN

El interventor o supervisor debe consultar permanentemente el contrato motivo de su
supervisin y los documentos necesarios para ejercer sus funciones. Los siguientes
documentos le sirven de soporte para este objetivo, en cada una de las etapas
siguientes:

INICIO DEL CONTRATO:

Copia del contrato supervisado.
Pliegos de condiciones o el documento equivalente.
Estudios previos del contrato.
Estudio de costos.
Acta de inicio, cuando se especifique en el contrato.

EJECUCIN DEL CONTRATO:

Copia de las adiciones, modificaciones, cesiones, etc.
Correspondencia que se genere de la relacin contractual.
Plan de supervisin.
Informes del contratista
Concepto para pagos al contratista
Certificaciones para pago
Reclamaciones formales del contratista.
Respuestas dadas a las reclamaciones del contratista.
Actas de acuerdo.
Informes de programacin y seguimiento.

LIQUIDACIN DEL CONTRATO:

Certificacin sobre cumplimiento final de objeto y obligaciones contractuales.
Estado de cuenta del contrato.




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2. SUPERVISIN ADMINISTRATIVA





Parte de las actividades de observacin, verificacin y registro, dirigidas a asegurar que
en la ejecucin de los contratos, se cuente con mecanismos eficientes de planificacin,
organizacin, coordinacin y control de los recursos, para facilitar el adecuado desarrollo
de los compromisos contractuales.

Dentro de las funciones del supervisor o interventor relacionadas con el componente
administrativo tenemos las siguientes:

ACCIONES ADMINISTRATIVAS DESDE LA PLANEACIN:

Establecer mecanismos giles y eficientes para el desarrollo de la supervisin o
interventora a cargo.


Se debe construir y establecer un plan de supervisin, en el que se programen y
controlen las actividades especficas y rutinarias que desarrollen la funcin de
supervisin, indicando plazos, responsables y medios.

El plan de supervisin del contrato
13
, es un documento elaborado por el supervisor al
inicio del contrato, en donde se sealan las actividades, plazos, responsabilidades y
recursos para desarrollar la supervisin, en las etapas de planeacin, ejecucin y

13
El formato se puede consultar en la siguiente direccin :
http://intranet/contenido/contenido.aspx?catID=527&conID=993&pagID=1248



13
evaluacin del contrato. Este instrumento constituir la hoja de ruta en la ejecucin del
contrato.

Se deben crear y reglamentar los comits que se estimen convenientes para facilitar el
buen desarrollo del contrato.

Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecucin del
objeto contractual.

De acuerdo con la naturaleza del contrato y las condiciones sealadas en los pliegos y
dems anexos del contrato, el supervisor o interventor, debe elaborar una Matriz que
contenga el listado de los permisos, licencias y plizas, requeridas para la correcta
ejecucin del contrato y de esta manera hacer el control sobre su solicitud, trmite y
autorizacin. Esta matriz debe contener entre otros elementos, los siguientes:
Descripcin del permiso o licencia, requisitos para solicitarla, autoridad competente para
tramitarla, plazos, responsables y estado del trmite. (Ver anexo No. 1)

Definir los cronogramas que se seguirn durante el trmite de las etapas
contractual y post-contractual.

Se debe elaborar y socializar con el contratista y las instancias involucradas,
cronogramas que contengan actividades relacionadas con: reuniones de equipo,
presentacin de informes, labores puntuales de verificacin de obligaciones y
compromisos frente a las diferentes instancias que intervienen en la ejecucin del
contrato, donde el supervisor elabore una lista de todas las obligaciones exigibles al
contratista, contenidas en la minuta del contrato y sus documentos anexos.

El objetivo de esta matriz, es contar con una herramienta que permita visualizar cada
compromiso del contratista, los plazos para desarrollarlos y las condiciones para hacerlo;
y de esta manera llevar un control gil y oportuno sobre la ejecucin del contrato.

Para los compromisos relacionados con la entidad contratista, es recomendable no
emplear un cronograma, sino una matriz de seguimiento a obligaciones, como la que se
presenta en el anexo No. 2:

ACCIONES ADMINISTRATIVAS DESDE LA ORGANIZACIN:

Acopiar la documentacin producida en la etapa precontractual que se requiera, a
fin de contar con el mximo de informacin sobre el origen del contrato.

Con el propsito de que el contratista y el equipo supervisor cuente con todo el material
necesario para conocer sus compromisos frente a la ejecucin del contrato, antes de dar
inicio a su ejecucin, se hace necesario compilar y disponer de los siguientes
documentos:



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Pliego de condiciones o el documento equivalente.
Estudio previos
Minuta del contrato
Acta de inicio
Plizas de cumplimiento u otras garantas
Lineamientos tcnicos
Manuales operativos
Reglamentos
Instructivos
Modelos de informes
Cartillas
Directorios
Fichas tcnicas
Guas
Instrumentos de supervisin
Papelera
Plan de manejo ambiental, si se exige en el contrato.
Otros, especificar

Luego de localizarlos se deben ordenar y reproducir para que en la funcin de
supervisin pueda consultarlos. Adicionalmente, debe identificarse cules documentos
son indispensables de entrega al contratista de tal manera que ste est debidamente
enterado de los aspectos constitutivos del contrato.

Es aconsejable establecer una jornada de induccin, donde se haga entrega de este
material y se resuelvan dudas sobre su contenido o alcance.

Los documentos que hacen parte del proceso Precontractual, as como las adiciones,
modificaciones y prrrogas se encuentran disponibles para su consulta al portal nico de
contratacin en la pgina www. contratos.gov.co

Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del
contratista.

Establecer reglas claras para que las acciones que se adelanten con las dems
instancias que participan en la ejecucin del contrato sean siempre planeadas,
concertadas, socializadas y retroalimentadas, de tal manera que esto no interfiera en las
acciones del contratista. Cualquier circunstancia que afecte el normal desarrollo del
contrato, debe ser comunicada de manera inmediata a las instancias competentes y sin
interrumpir la ejecucin del contrato, se debe propender por adoptar las medidas
necesarias para superar los inconvenientes.

Organizar la informacin y documentos que se generen durante la ejecucin del
contrato, mantenindola a disposicin de los interesados.


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Tomando en cuenta que la informacin y documentacin que se genera durante la
ejecucin de un contrato es voluminosa y sta puede ser requerida en cualquier
momento, para efectos de verificar el cumplimiento de obligaciones o para dar respuestas
o generar informes especiales a instancias institucionales u rganos de control, se hace
necesario elaborar un listado de los documentos ms frecuentes que se manejan en la
relacin contractual, establecer una metodologa para su clasificacin y organizacin y
mantenerla siempre en condiciones de consulta. Todo ello, considerando la Normatividad
sobre archivstica del ICBF.

Presentar informes sobre el estado de ejecucin y avance de los contratos o
convenios, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza
de los mismos y un informe final de su ejecucin.

El supervisor debe presentar al ordenador del gasto, informes de avance e informe final
de los contratos supervisados, de acuerdo con los trminos y condiciones sealadas en
el respectivo contrato o en su defecto en los lineamientos tcnicos. Ver formato Informe
del supervisor, anexo 1 del manual del supervisor- Sistema de supervisin de los
contratos de aporte.

Para garantizar una calidad constante en los contenidos y la inclusin de lo que debe
contener los informes, es recomendable establecer los parmetros metodolgico y
contenido mnimos en un modelo de informe.

De igual manera se debe establecer la periodicidad de entrega de estos informes, de
acuerdo con la naturaleza del contrato, lo establecido en el contrato y las necesidades
particulares de informacin. Sin embargo, se debe siempre prever la entrega de un
informe final.

Sealar destinatarios de los informes y establecer reuniones de socializacin con las
instancias correspondientes.

En trminos generales, los informes deben contemplar, como mnimo, los siguientes
aspectos:

Informacin General de la empresa o persona supervisada
Informacin relacionada con el contrato, sus adiciones y modificaciones
Relacin detallada sobre el estado de cumplimiento de cada una de las
obligaciones
Informacin del componente administrativo del contrato
Informacin del componente tcnico del contrato
Informacin del componente financiero del contrato
Conclusiones y recomendaciones




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ACCIONES ADMINISTRATIVAS DESDE LA COORDINACIN:

Enviar, una vez se produzca las comunicaciones, copia de la misma a la Oficina
Asesora Jurdica, a la Direccin Administrativa y Direccin Financiera o las que
hagan sus veces, segn corresponda.

La Oficina Jurdica o Grupo Jurdico, segn corresponda, son a quienes les corresponde
llevar las carpetas oficiales de los contratos. En estos archivos se debe consignar todos
los documentos que tenga relevancia en la relacin contractual o que evidencie
cumplimiento o incumplimiento de los compromisos de las partes.

De igual forma, si las comunicaciones tienen que ver con aspectos administrativos y
financieros, se debern enviar a las instancias que dirigen estas reas, evitando siempre
la duplicidad de archivos en dependencias de la institucin.

La importancia de que estos documentos reposen en esta oficina, radican en el hecho
que estos archivos constituyen la fuente formal de consulta para quienes deseen o
deban acudir a los contratos.

Coordinar con las dependencias del ICBF que tengan relacin con la ejecucin del
contrato, para que stas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta funcin se
entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales.

Extraer y listar las obligaciones contenidas en la minuta del contrato, el pliego de
condiciones y dems anexos.

Incluirlas en una matriz
14
donde se indique la fuente de la obligacin, la clasificacin de la
obligacin, los plazos para el cumplimiento, responsable de la verificacin, fuentes de
verificacin, acciones de seguimiento y casilla de verificacin.

Filtrar por responsable de tema las obligaciones y remitir la parte de la matriz a quien
deba verificarla.

Consolidar los resultados del diligenciamiento de las matrices.

Integrar los comits a que haya lugar y participar de manera activa y responsable
en su funcionamiento, dejando constancia en actas o ayudas memoria, de las
diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.

Con base en el listado de obligaciones y compromisos contractuales, establecer que
comits de carcter tcnico, administrativo, financiero o jurdico se requiere establecer,
con el fin de apoyar la ejecucin del contrato y servir de mbito la socializacin de
resultados, la evaluacin de los mismos y la toma de decisiones que se requieran.

14
Esta matriz, corresponde a la mencionada en el captulo de acciones administrativas
desde la planeacin de la presente gua.


17

Se debe luego establecer la periodicidad para realizar estas reuniones, seleccionar a los
participantes e incluir las fechas de su realizacin, en el cronograma general de
actividades.

Se bebe establecer un responsable para convocar los comits, para conseguir el apoyo
logstico que se requiera y para gestionar las actas o ayudas memorias de las reuniones.

Finalmente se debe conservar de manera ordenada y cronolgica, estas actas o ayudas
memorias con sus respectivos anexos y soportes, para que puedan ser consultadas por
los interesados.

Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que
se imprima agilidad al proceso de la solucin de los problemas que se deriven del
desarrollo de la actividad contractual.

Los supervisores deben tener presente que los contratistas tienen el derecho a elevar
consultas, realizar peticiones o solicitar informacin a la entidad contratante. Estas
solicitudes se deben tramitan como derechos de peticin, en los trminos del captulo II
del cdigo contencioso administrativo y por tal razn se deben aplicar los plazos,
condiciones y efectos sealados en esta norma.

En este sentido, las peticiones y solicitudes de informacin se respondern dentro de los
quince (15) das siguientes a la fecha de su recibo y las consultas se resolvern en un
plazo mximo de treinta (30) das hbiles.

Es importante sealar que de acuerdo con numeral 16 del artculo 25 de la ley 80 de
1993, en las solicitudes que se presenten en el curso de la ejecucin del contrato, si la
entidad estatal no se pronuncia dentro del trmino de tres (3) meses siguientes, se
entender que la decisin es favorable a las pretensiones del solicitante en virtud del
silencio administrativo positivo. Pero el funcionario o funcionarios competentes para dar
respuesta sern responsables por este hecho.

Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de
personas externas a las reas de influencia del contrato.

Es importante que el supervisor cuente con una lista completa y actualizada de las
personas, que con ocasin a la relacin contractual, deba tener acceso a las reas de
influencia del ICBF.

Tambin es importante controlar que estas personas posean una carn de identificacin
suministrado por la empresa contratista, con la informacin y las caractersticas
establecidas por la Oficina de Comunicacin del ICBF. Es importante sealar que los
proyectos de carn de identificacin presentados por la firma contratista, deben ser
aprobados por la mencionada Oficina.


18

Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el
contratista, durante la ejecucin del contrato, de tal forma que el ICBF intervenga
oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

Se debe elaborar una matriz de seguimiento a correspondencia enviada y recibida, donde
se consigne la descripcin, tipo e identificacin del documento, asunto, destinatario,
responsable de la respuesta y si esta se dio o no. (Ver anexo 3)

Se debe sealar que a travs de este control, se acreditan algunas de las obligaciones a
cargo del contratista. De otra parte, con un adecuado control de la correspondencia se
garantiza la respuesta a las peticiones, consultas y solicitudes de informacin, con lo cual
se evita respuestas por fuera de trmino, silencios positivos y circunstancias que puedan
dar origen a desequilibrios contractuales.

Procurar que por causas atribuibles al ICBF no sobrevenga mayor onerosidad, es
decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato.
Es viable que el contratista pueda pretender la adopcin de medidas tendientes a
restablecer el equilibrio econmico y financiero del contrato, teniendo en cuenta que
existen diversos factores que pueden dar lugar a que dicho equilibrio se afecte en forma
tal, que el contratista no solo pierde la posibilidad de una ganancia justa sino que incurre
en prdidas que deben ser indemnizadas
15
.
Se ha entendido que dicho equilibrio
16
, implica que el valor econmico convenido como
retribucin o remuneracin a la ejecucin plena de sus obligaciones (prestacin del
servicio o suministro de bienes etc.) debe ser correspondiente, al que recibir como
contraprestacin a su ejecucin del objeto del contrato. Si no es as surge, en principio,
su derecho de solicitar la restitucin de tal equilibrio, siempre y cuando tal ruptura no
obedezca a situaciones que l mismo genere.
Se ha sostenido tambin
17
que dicho equilibrio puede verse alterado durante la ejecucin
del contrato, por las siguientes causas: actos o hechos de la institucin contratante, actos
de la administracin como Estado y factores exgenos a las partes del negocio jurdico.
La causa que hace referencia a los actos de la administracin como Estado, se refiere
fundamentalmente al denominado "Hecho del Prncipe", entendido la potestad normativa,
constitucional y legal, que se traduce en la expedicin de leyes o actos administrativos de
carcter general, los cuales pueden provenir de la misma autoridad contratante o de
cualquier rgano del Estado. El Consejo de Estado, ha precisado, que el
restablecimiento del equilibrio econmico del contrato podr proceder por dicha causa, si

15
Tratndose de contratos de aporte, el concepto de ganancia no aplica dodo que solo
se pueden celebran con entidades sin nimo de lucro.
16
Sentencia 21588 de 2002 del Consejo de Estado.
17
dem


19
se afecta la ecuacin financiera "en forma anormal o extraordinaria en detrimento del
contratista", haciendo ms onerosa la ejecucin del correspondiente contrato.
Como ya se mencion, el mayor control para evitar circunstancias que puedan generar
mayor onerosidad, es atender oportunamente las solicitudes que formule el contratista
para no generar silencios positivos, que puedan traducirse en rupturas del equilibrio
contractual.

Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones peridicas para analizar
el estado de ejecucin y avance del contrato.

Para el cumplimiento de esta funcin se debe reiterar la importancia de constituir los
comits que se estimen necesarios, para controlar el estado y avance del contrato e
incluir dentro del cronograma general de actividades para la ejecucin del contrato, estas
reuniones. En estas reuniones, se debe analizar los resultados de la supervisin o
interventora en el periodo inmediatamente anterior, y si es del caso de manera
acumulada con otros periodos, para evaluar, lneas de accin. De otra parte, es
importante dejar consignado en actas, el desarrollo de las reuniones y las conclusiones,
compromisos y recomendaciones que hayan surgido de la reunin.

Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y
ambiental que sean aplicables.

Dentro de los lineamientos y manuales operativos de los programas supervisados, se
cuenta con una normatividad sobre estos aspectos, que deben ser ampliamente conocida
y divulgadas para poder efectuar una adecuada supervisin de las obligaciones
vinculadas a estas materias. Para otro tipo de contratos que no cuenten con dichos
lineamiento o manuales, estn normas pueden ser parte de su contenido, anexo y marco
legal correspondiente.

Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido,
con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo
cuando fuere necesario.

Si el tipo de contrato, requiere la vinculacin de personal por parte de contratista para el
desarrollo del objeto contractual, ste debe ser sujeto a verificacin permanente por parte
del supervisor, para garantizar que las condiciones de idoneidad exigidas por el ICBF se
conserven. De esta manera, se debe controlar que el equipo ofertado sea el mismo que
ejecute el contrato.

En el evento de fuerza mayor o caso fortuito, el contratista podr cambiar el personal,
para lo cual el supervisor verificar los requisitos, de acuerdo con las condiciones
sealadas en el contrato o sus anexos.



20

3. SUPERVISION FINANCIERA:




Parte de las actividades de observacin, verificacin y registro, dirigidas a asegurar una
adecuada ejecucin presupuestal del contrato y el cumplimiento de obligaciones
relacionadas con el trmite de pagos y desembolsos presentados por el contratista.


Como parte del control y vigilancia integral del contrato, el factor presupuestal es
especialmente relevante por representar uno de los principales aspectos en que el inters
pblico se concreta y que la administracin vigila especialmente, mediante la fijacin de
funciones directas al supervisor o interventor.
18

Dentro del conjunto de las principales funciones de los supervisores e interventores, las
presupuestales son de vital importancia en cuanto se dirigen a proteger al Estado en su
patrimonio, mediante el control sobre la correcta inversin y manejo de los recursos
pblicos destinados para la ejecucin de sus contratos y convenios.
Esta funcin presupuestal, se debe dirigir a vigilar la inversin del presupuesto asignado
para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Con su ejercicio se constata que
el gasto se efecte de manera ajustada a la destinacin y montos previstos en el contrato
y a conducir el correcto manejo de los dineros pblicos.
Por lo anterior, se debe enfocar a vigilar la ejecucin presupuestal, exigiendo para ello
que todo acto que suponga ejecutar el presupuesto est debidamente soportado y

18
Directriz jurdica No. 44 del 31 de octubre de 2005, SENA.


21
registrado, para el actual y posterior control, as como en trminos generales, exigir el
correcto uso de los recursos, segn los fines estipulados, estando atentos al proceso de
cobro y pago. Para el desarrollo de esta funcin y tratndose de contratos de aporte, el
supervisor de contrato cuenta con el Manual para la Legalizacin de Entidades
Contratistas de Servicios de Bienestar Familiar, el cual tiene como objetivo: Establecer
los conceptos, procedimientos e instrumentos para la legalizacin de cuentas de las
entidades contratistas que ejecutan o administran servicios de bienestar familiar,
mediante contratos de aporte suscritos con el ICBF.
Dentro de las funciones del supervisor o interventor relacionadas con el componente
financiero tenemos las siguientes:

ACCIONES FINANCIERAS PRECONTRACTUALES

Verificar que el contrato est debidamente soportado con los recursos
presupustales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien
corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro
cuando se requiera.

Para una mayor comprensin de esta funcin, veamos algunos conceptos que se
manejan en este componente.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: De acuerdo con lo establecido
por el Estatuto Orgnico del Presupuesto y sus decretos reglamentarios, el certificado de
disponibilidad presupuestal (CDP) es un documento expedido por el jefe de presupuesto
o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiacin
presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos con cargo
al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el
presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.
19
Debe expedirse por cada
compromiso, individualmente considerado. No obstante lo anterior un contrato puede
contar con varios certificados de disponibilidad presupuestal, tomando en consideracin
que un contratista puede asumir compromisos vinculados a distintos programas que
desarrolla la institucin, siendo responsabilidad de cada programa aportar la
disponibilidad presupuestal para el desarrollo del contrato.

La ley seala que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones
presupuestales, deber contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y
cualquier compromiso que se adquiera con violacin de esa obligacin, generar
necesariamente responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.

REGISTRO PRESUPUESTAL: El registro presupuestal, a diferencia del certificado de
disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiacin existente, la

19
Direccin General del Presupuesto Nacional. Resolucin No. 036 del 7 de mayo de
1998.


22
afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este
registro no podrn ser destinados a ningn otro fin. En el registro se deber indicar
claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operacin
constituye un requisito de perfeccionamiento de los contratos.
20


Es importante sealar que el registro presupuestal se origina a partir del CDP expedido
previamente para amparar el compromiso. Los registros presupuestales amparan
compromisos generados en la vigencia fiscal en la cual se expiden, razn por la cual, los
compromisos que no se reconozcan en la vigencia, debern ser tramitados bajo la figura
de cuentas por pagar o reserva presupuestal.

CUENTAS POR PAGAR: En el contexto de un contrato en ejecucin, una cuenta por
pagar se debe constituir cuando el bien o servicio contratado, se ha recibido a
satisfaccin antes del 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal, pero no se le ha
pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y
estos no han sido cancelados. El supervisor del contrato, deber estar atento a constituir
las cuentas por pagar, para que los recursos destinados a los compromisos adquiridos,
no se pierdan.

Adicionalmente, resulta importante advertir, que la omisin de este procedimiento, puede
generar vigencias expiradas o pasivos exigibles, que pueden a su vez involucrar
indemnizaciones a cargo de la entidad contratante y por ende posibles responsabilidades
fiscales y acciones de repeticin contra el servidor pblico que dio lugar a ello.

RESERVA PRESUPUESTAL: Se genera cuando el compromiso es legalmente
constituido pero por razones de fuerza mayor o modificacin concertada en el plazo de
ejecucin, el objeto no fue cumplido dentro del ao fiscal que termina y ser pagada con
cargo a la reserva que se constituye a ms tardar en el primer semestre de la vigencia
siguiente.
21


Para este procedimiento, tambin aplica la advertencia de que la omisin del mismo,
puede generar vigencias expiradas o pasivos exigibles, lo cual puede a su vez,
involucrar indemnizaciones a cargo de la entidad contratante y por ende posibles
responsabilidades fiscales y acciones de repeticin contra el servidor pblico que dio
lugar a ello.

APROPIACIONES: Las apropiaciones son autorizaciones mximas de gasto que el
Congreso de la Repblica aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal
respectiva. Despus del 31 de Diciembre de cada ao estas autorizaciones expiran y en
consecuencia no podrn comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.
22



20
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.www.irc.gov.co. Portal preguntas frecuentes.
21
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Pgina www.irc.gov.co Portal Preguntas
Frecuentes.
22
Ley 179 de 1994, artculo 38.


23
VIGENCIAS FUTURAS: Es un instrumento de planificacin presupuestal y financiero que
garantiza la incorporacin en los presupuestos de vigencias posteriores a la de la
asuncin del compromiso, de los recursos necesarios para la ejecucin de proyectos
plurianuales y otros gastos especiales, que por su naturaleza requieren ejecutarse en
ms de una vigencia fiscal y dado que se consideran estratgicos y bsicos para el
cumplimiento de los objetivos y polticas de las entidades.
23


Estas vigencia, son tcnicamente revisadas por el Departamento Nacional de Planeacin,
organismos que las avala, para que posteriormente el Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico autorice el comprometer recursos de vigencias futuras.

ACCIONES FINANCIERAS CONTRACTUALES

Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo
pactado, y constatar su correcta inversin. Para este efecto deber exigir, segn
corresponda, la presentacin del programa de utilizacin de personal y equipos
durante la ejecucin del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el
programa de inversin del anticipo.

Revisemos algunos conceptos relacionados con la funcin:

ANTICIPO: El anticipo se toma como recursos que la entidad entrega al contratista,
incluso antes de la ejecucin del contrato, con el fin de financiarlo y no como pago por los
trabajos o labores acometidas. Por lo mismo, no extingue ninguna parte de la obligacin
de pago que adquiere la entidad por la celebracin del contrato ni, por tanto, entran al
patrimonio del contratista sino que conservan el carcter de pblicos.

Por eso es que debe asegurarse con la garanta de que tratan los artculos 3, 4 y 7 del
Decreto 4828 de 2008, la correcta y adecuada inversin, para evitar la dilapidacin y en
la medida que se vaya ejecutando el contrato se va amortizando. Usualmente se
emplean para adquisicin de maquinaria, materiales, realizacin de labores necesarias y
previas a la ejecucin del contrato, etc. y se consignan en cuentas exclusivamente
aperturadas por el contratista.

La cuenta debe ser de ahorros y en todo caso la entidad contratante deber exigir que se
abra en una entidad bancaria reconocida y que garantice los mejores rendimientos
financieros.

PAGO ANTICIPADO: El pago anticipado hace parte del precio y su entrega comporta la
extincin parcial de la obligacin de remuneracin a cargo de la entidad contratante slo
que de manera adelantada a la realizacin del contrato o como primer contado. Igual que
en la figura jurdica anterior, el Decreto 4828 de 2008 exige la constitucin de la garanta
de buen manejo.

23
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Pgina www.minhacienda.gov.co Glosario de
trminos..


24

Los dineros entregados al contratista a ttulo de pago anticipado, entran a su patrimonio y
no tienen destinacin diferente a la que su dueo de manera libre y autnoma quiera
darle.

Sobre la naturaleza jurdica de las figuras de ANTICIPO y PAGO ANTICIPADO, la Sala
de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado, Seccin Tercera, expres en la
Sentencia 13436 de junio 22 de 2001, lo siguiente:

"... La diferencia que la doctrina encuentra entre anticipo y pago anticipado,
consiste en que el primero corresponde al primer pago de los contratos de
ejecucin sucesiva que habr de destinarse al cubrimiento de los costos
iniciales, mientras que el segundo es la retribucin parcial que el contratista
recibe en los contratos de ejecucin instantnea. Lo ms importante es que los
valores que el contratista recibe como anticipo, los va amortizando en la
proporcin que vaya ejecutando el contrato de ah que se diga que los recibi en
calidad de prstamo; en cambio en el pago anticipado no hay reintegro del
mismo porque el contratista es dueo de la suma que le ha sido entregada.

En la prctica contractual administrativa con fundamento en la ley, lo usual es
que la entidad pblica contratante le entregue al contratista un porcentaje del
valor del contrato, a ttulo de anticipo, el cual habr de destinarse al cubrimiento
de los costos mdales en que debe Incurrir el contratista para la iniciacin de la
ejecucin del objeto contratado. De ah que se sostenga que es la forma de
facilitarle al contratista la financiacin de los bienes servicios u obras que se le
han encargado con ocasin de la celebracin del contrato. Se convierte as este
pago en un factor econmico determinante para impulsar la ejecucin del
contrato.

En tanto se trata de dineros pblicos vinculados a la ejecucin del contrato, los
rendimientos que generen pertenecen al tesoro.

El procedimiento a seguir para el manejo y control de estos recursos es el siguiente:

1. Al iniciar la ejecucin del contrato, si no hubiere oportunidad anterior para hacerlo, el
contratista presentar al Responsable del Proyecto el Plan de Inversin del Anticipo
previamente aprobado por el interventor o supervisor, en el que se relacione el tiempo en
cual se invertirn estos recursos, as como los conceptos y/o los montos en los que se
invertir el anticipo entregado, los cuales tendrn como nica destinacin el cumplimiento
del objeto contractual y se ajustarn a los normatividad vigente.

El giro del anticipo a la cuenta especial se autorizar una vez se tramite la apertura de
sta cuenta por parte del contratista, previo visto bueno del interventor, lo cual slo es
procedente una vez el contrato se encuentre perfeccionado, legalizado y con requisitos
de ejecucin.


25

2. Para autorizar el desembolso del anticipo, el interventor o supervisor debe aprobar el
plan de inversin del anticipo, as como verificar la consignacin de los rendimientos
financieros de la cuenta, si a ello hubiere lugar.

3. Para la autorizacin de los desembolsos siguientes, el Contratista deber presentar al
supervisor un informe de gastos detallados y debidamente soportados del desembolso
inmediatamente anterior aprobado por el interventor (Incluyendo las facturas que
demuestren el gasto de la totalidad del desembolso entregado) y recibos de consignacin
de rendimientos financieros, demostrando que los recursos invertidos se ajustan al Plan
de Manejo del Anticipo aprobado con anterioridad.

4. El interventor o supervisor dar el visto bueno a la relacin de gastos, los cuales deben
ser consistentes con el plan de inversin del anticipo aprobado. De encontrarse evidencia
de uso indebido del anticipo, el interventor o supervisor del contrato remitir la
documentacin soporte y solicitud debidamente motivada a la Oficina Jurdica o Grupo
Jurdico, segn corresponda, para los trmites tendientes a hacer efectiva la pliza de
Buen Manejo del Anticipo pactado en el contrato.
5. El desembolso de los Rendimientos Financieros de cada cuenta que se abra, se
realizar mensualmente a favor de la Tesorera.

6. Una vez ejecutado el monto total del anticipo y el contratista haya entregado los
informes requeridos para demostrar el buen manejo del mismo y las consignaciones de la
totalidad de los rendimientos financieros, se proceder a la cancelacin de la cuenta
bancaria por parte del contratista.

Velar por la amortizacin total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado
contractualmente, si aquel fue pactado.

Por regla general, el pago del anticipo podr realizarse en una sola cuota o en varias
parcialidades, la entidad contratante deber sealarlo dentro de las bases del proceso de
seleccin y en el contrato respectivo.

Para determinar el porcentaje de los anticipos que se otorgarn, la entidad deber tener
en cuenta las caractersticas, complejidad y magnitud de los compromisos contractuales
y tendrn por objeto el apoyar la debida ejecucin y continuidad de las obras o servicios.
En la clausula forma de pago, se deber contemplar el monto exacto de estos anticipos y
los plazos para su amortizacin.

Se debe entender como amortizacin, el reembolso gradual del monto inicialmente
reconocido como anticipo, a travs de descuentos peridicos efectuados en el plan de
pagos.



26
El valor del anticipo se pondr a disposicin del contratista previo la entrega de la
garanta que lo respalde y la aprobacin del plan de manejo del anticipo, por parte del
supervisor o interventor.

Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia del ICBF que corresponda, las
solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar un registro cronolgico
de los pagos, ajustes y deducciones efectuados.

Verificada la clausula correspondiente a la forma de pago y una vez se den las
condiciones para su reconocimiento, el contratista, formular la solicitud de pago que
corresponda, presentando para ello, la respectiva factura o cuenta de cobro. De igual
manera, anexar los respectivos certificados que acreditan estar al da en pago de
obligaciones al sistema de la seguridad social y parafiscales.

El supervisor o interventor, antes de comenzar el procedimiento para el pago, deber
verificar los siguientes aspectos:

1. Comprobar que los compromisos contractuales exigibles para la fecha de pago, se
hayan cumplido, para lo cual emitir el respectivo informe.
2. Comprobar que en el PAC, se haya previsto los recursos para efectuar el
desembolso.
3. Verificar el efectivo cumplimiento de compromisos frente a la seguridad social y los
parafiscales.
4. Revisar que las facturas o cuentas de cobro estn debidamente diligenciadas y
ajustadas a los requerimientos de ley.
5. Habindose cumplido con los anteriores requisitos, se proceder a elaborar el
respectivo certificado sobre cumplimiento de compromisos contractuales.
6. La orden de desembolso y los respectivos anexos, se radicaran en el rea de
Tesorera, para su trmite.



Todas las acciones relacionadas con el procedimiento de pago, debern ser consignadas
en el Formato Seguimiento Presupuestal a Contratos (ver anexo 4) donde se controle
de manera cronolgica los pagos, ajustes y deducciones efectuados. Esto ayudar a un
adecuado control de pagos y facilitar en un futuro el proceso de liquidacin de los
contratos

Es importante sealar que el PAC es un instrumento mediante el cual se define el monto
mximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta nica Nacional para los rganos
financiados con recursos de la Nacin y el monto mximo de pagos de los
establecimientos pblicos del orden nacional en lo que se refiere a sus propios ingresos


27
(Recursos Propios), con el fin de cumplir sus compromisos. En consecuencia, los pagos
se harn teniendo en cuenta el PAC y se sujetarn a los montos aprobados en l.
24


Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificacin del
cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.

Esta funcin consiste en remitir al rea de tesorera la documentacin necesaria para
efectuar el respectivo desembolso.

Si se trata de anticipos, se remitirn los siguientes documentos: Certificacin que
contenga la clausula de forma de pago en la cual se menciona el pago del anticipo, la
clausula en la cual se estipula la obligacin de presentar un plan de inversin del anticipo
y la manifestacin del supervisor de aprobacin de dicho plan y la descripcin de la
afectacin presupuestal

Dado que el anticipo se amortiza en los pagos previstos, el contratista debe presentar
cuenta de cobro y no factura, cuenta que debe adjuntar el supervisor a la certificacin
correspondiente.

Si el pago es ordinario, se remitir: Concepto sobre cumplimiento de objeto y
obligaciones contractuales suscrito por el supervisor y preparado por el funcionario de
apoyo del rea tcnica si lo hubiere, factura de cobro o cuenta de cobro, certificacin de
paz y salvo por concepto de seguridad social y parafiscales.

Velar por la correcta ejecucin presupuestal del contrato.

Velar porque los valores pactados en las condiciones de pago, se cumplan de acuerdo al
plan de caja presentado, llevando el registro de las posibles deducciones que se
apliquen, si fuera el caso. Matriz valor pagado, momentos pago y pagos efectivos.

El adecuado control de la ejecucin presupuestal, facilitar los procesos de cierre
financiero de fin de ao y los procesos de liquidacin del contrato.

Como herramienta complementaria que permita establecer los saldos del contrato, el
supervisor solicitar, al grupo financiero, de acuerdo con la frecuencia de pagos, estados
de cuenta, que permitan conciliar dichos saldos.

Frente a valores deducidos, de los cuales se tenga certeza que no se reconocern al
contratista, el supervisor deber optar por las siguientes alternativas, segn seas el caso:

Reduccin del valor contractual: Procede durante la ejecucin de contrato, cuando los
servicios o bienes contratados no puedan ser prestados o entregados. Para ello, se

24
Art. 73 inciso 1 Decreto 111/96) y (Art. 1 Decreto 0630/96.



28
deber tramitar una modificacin al contrato, en cuanto a la clausula valor y forma de
pago.

Liberacin de saldos: Procede en la fase de liquidacin, por las mismas causas anotadas
anteriormente. Para ello se consignar en la respectiva acta de liquidacin el valor a
liberar. Ver anexo No. 5

Para los anteriores procedimientos se contar con el apoyo del rea jurdica.

Verificar que el contratista est al da, en las obligaciones tributarias que sean
exigibles, por razn del contrato.

De acuerdo con las obligaciones tributarias que deba acreditar cada contratista, el
supervisor del contrato deber verificar peridicamente, el cumplimiento de los
compromisos fiscales surgidos con ocasin a la suscripcin del contrato, revisando para
ello formularios de presentacin y recibo de pagos que correspondan con la supervisin y
de acuerdo con los plazos definidos en el contrato.

Si la Entidad Contratista se encuentra en mora con el pago de los impuestos que le
compete, deber anexar copia de los acuerdos de pago suscritos con la DIAN y
Secretaria de Hacienda del domicilio que le compete y realizar seguimiento a dichos
acuerdos durante la vigencia del contrato. Si no tiene acuerdo de pago, el responsable de
la supervisin, deber solicitarle a la Entidad Contratista, adelantar los trmites
necesarios para suscribir los acuerdos correspondientes.

Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el
cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad
Social Integral a cargo del contratista.

El artculo 50 de la ley 789 de 2002, modificado por el artculo 1 de la ley 828 de
2003 seala lo siguiente:

Control a la evasin de los recursos parafiscales. La celebracin, renovacin o
liquidacin por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con
Entidades del sector pblico, requerir para el efecto, del cumplimiento por parte
del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos
profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a
ello haya lugar.

Las Entidades pblicas en el momento de liquidar los contratos debern verificar y
dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los
aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relacin
entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.


29

En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes
correspondientes, la Entidad pblica deber retener las sumas adeudadas al
sistema en el momento de la liquidacin y efectuar el giro directo de dichos
recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regmenes de salud y
pensiones, conforme lo define el reglamento.

Cuando la contratacin se realice con personas jurdicas, se deber acreditar el
pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante
certificacin expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los
requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al
que exija el respectivo rgimen de contratacin para que se hubiera constituido la
sociedad, el cual en todo caso no ser inferior a los seis (6) meses anteriores a la
celebracin del contrato.

En el evento en que la sociedad no tenga ms de seis (6) meses de constituida,
deber acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitucin.

Para la presentacin de ofertas por parte de personas jurdicas ser indispensable
acreditar el requisito sealado anteriormente. El funcionario que no deje constancia
de la verificacin del cumplimiento de este requisito incurrir en causal de mala
conducta. ()

PARGRAFO 2. Ser obligacin de las entidades estatales incorporar en los
contratos que celebren, como obligacin contractual, el cumplimiento por parte del
contratista de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral,
parafiscales (Cajas de Compensacin Familiar, Sena e ICBF) por lo cual, el
incumplimiento de esta obligacin ser causal para la imposicin de multas
sucesivas hasta tanto se d el cumplimiento, previa verificacin de la mora
mediante liquidacin efectuada por la entidad administradora.

Cuando durante la ejecucin del contrato o a la fecha de su liquidacin se observe
la persistencia de este incumplimiento, por cuatro (4) meses la entidad estatal dar
aplicacin a la clusula excepcional de caducidad administrativa.

PARGRAFO. En los contratos vigentes a la fecha de entrada en vigencia de la
presente ley se incluir una clusula que incorpore esta obligacin hacia futuro.

Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto,
el cumplimiento de los pagos a Proveedores frente a la prestacin del servicio.

Que la entidad contratista emita un dictamen especificando que, se encuentra a
paz y salvo por todo concepto a nivel de cuentas por pagar (proveedores de bienes
y servicios, con corte a una fecha establecida por la entidad contratista (mes y ao


30
correspondiente) y que la entidad contratista maneja una periodicidad de pago a
30, 60 o 90 das dependiendo de sus polticas de pago.

Este dictamen debe ser presentado en cada periodo que se vaya a pagar, bien sea
mensual, bimensual, trimestral o cuatrimestral.

ACCIONES FINANCIERAS POS CONTRACTUALES

Adelantar el proceso de liquidacin desde lo financiero

La liquidacin de un contrato es la etapa final de todo su procedimiento; constituye
fundamentalmente un acto de aclaracin de cuentas o balance del contrato, donde se
termina el negocio con el reconocimiento de saldos financieros a favor de las partes, o las
declaraciones de paz y salvo. Por esta razn, el apoyo desde lo financiero en esta
funcin es de vital importancia.

El ejercicio de liquidacin gira en torno de la siguiente informacin:

Valor inicial del contrato.
Valor de las modificaciones (adiciones y reducciones)
Valor de liberaciones presupuestales
Valor total del contrato (ms modificaciones, menos liberaciones)
Valor desembolsado por el ICBF
Saldo a favor del contratista

Solicitar los estados financieros del contrato al rea de Tesorera
Los Estados Financieros son los documentos generados por el rea de Tesorera, que
proporcionan informes peridicos a fechas determinadas, sobre el estado de pagos de un
determinado contrato. Estos reportes son fundamentales para el adecuado control de
pagos y para la liquidacin final del contrato.




31
SUPERVISIN LEGAL







Parte de las actividades de observacin, verificacin y registro, dirigidas a asegurar que
la ejecucin de los contratos y sus acciones conexas, se sujeten, en cualquier de sus
etapas, al ordenamiento jurdico colombiano y a lo previsto en el respectivo contrato.

Dentro de las funciones del supervisor o interventor relacionadas con el componente
legal tenemos las siguientes:

Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantas
exigidas en los casos de modificaciones que impliquen adiciones presupuestales o
prorrogas del plazo y velar porque estas permanezcan vigentes hasta su
liquidacin.

De conformidad con lo establecido en el artculo 3 del decreto 4828 de 2008, en los
procesos de contratacin los oferentes o contratistas podrn otorgar, como mecanismos
de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantas:

Pliza de seguros
Fiducia mercantil en garanta
Garanta bancaria a primer requerimiento
Endoso en garanta de ttulos valores
Depsito de dinero en garanta



32
La garanta se entender vigente hasta la liquidacin del contrato garantizado y la
prolongacin de sus efectos y, tratndose de plizas, no expirarn por falta de pago de la
prima o por revocatoria unilaterales.

La aprobacin de las garantas corresponde al coordinador del Grupo Jurdico o
coordinador del Grupo de Contratos de la Oficina Jurdica, quien luego de revisarlas
proceder a su aprobacin oficial.

Segn el caso, verificar que los subcontratos estn debidamente aprobados.

El subcontrato se entiende como el acto jurdico generador de obligaciones, que celebran
las personas naturales o jurdicas, con el contratista, bajo su nica responsabilidad, pero
con previa autorizacin de la entidad contratante, con el objeto de dar cumplimiento al
contrato principal. El subcontrato debe estar avalado por la entidad contratante.

Verificar que en los contratos llave en mano, de concesin o similares se agote en
primera instancia la etapa de pre inversin como requisito, para iniciar la de
inversin.

El contrato llave en mano, es aquel que tiene por objeto la elaboracin de una obra
material, incluyendo, diseos, suministro de materiales, equipos e instalacin, en
condiciones tales que el contratante pueda ponerla en marcha al momento en que se le
entrega. Dicha obra material, puede ser mueble o inmueble. En este tipo de contrato el
nfasis ha de ponerse en la responsabilidad global que asume el contratista frente al
cliente.

Esta modalidad consiste en que una empresa propietaria del proyecto, le entrega a un
contratista especializado la ejecucin total del mismo (diseo, ingeniera bsica,
ingeniera de detalle, materiales, compras, construccin y puesta en marcha) quedando
esta compaa con el compromiso de entregar el proyecto plenamente ejecutado y
operando en condiciones normales de capacidad, calidad y cantidad en un tiempo y por
un valor previamente acordado.

A su vez, son contratos de concesin, los que celebran las entidades estatales con el
objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestacin, operacin,
explotacin, organizacin o gestin, total o parcial, de un servicio pblico, o la
construccin, explotacin o conservacin total o parcial, de una obra o bien destinados al
servicio o uso pblico, as como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada
prestacin o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y
bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneracin que
puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorizacin, o en la participacin que se le
otorgue en la explotacin del bien, o en una suma peridica, nica o porcentual y, en
general, en cualquier otra modalidad de contraprestacin que las partes acuerden.




33
Promover el oportuno ejercicio de las facultades de direccin y reorientacin de la
accin contractual que competen al ICBF, en especial el ejercicio de las
prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley.

En desarrollo de los derechos, deberes, prerrogativas y de los medios que pueden utilizar
las entidades estatales para el cumplimiento del objeto contractual, se deber adelantar
las siguientes acciones:

a) Exigir en todo momento al contratista la ejecucin idnea y oportuna del objeto
contratado. Igual exigencia podrn hacer a la compaa aseguradora.
b) En caso de haberse impuesto multa al contratista, adelantar las gestiones necesarias
para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantas a que
hubiere lugar.
c) Solicitar la actualizacin o la revisin de los precios cuando se produzcan fenmenos
que alteren en su contra el equilibrio econmico o financiero del contrato.
d) Adelantar revisiones peridicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes
suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad
ofrecidas por los contratistas, y promover las acciones de responsabilidad contra
stos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.
e) Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales
se ajuste a los requisitos mnimos previstos en las normas tcnicas obligatorias, sin
perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas
tcnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por
organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los
acuerdos internacionales suscritos por Colombia.
f) Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnizacin de los daos que
sufran en desarrollo o con ocasin del contrato celebrado.
g) Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecucin del
contrato las condiciones tcnicas, econmicas y financieras existentes al momento de
proponer en los casos en que se hubiere realizado licitacin o concurso, o de
contratar en los casos de contratacin directa. Para ello utilizarn los mecanismos de
ajuste y revisin de precios, acudirn a los procedimientos de revisin y correccin de
tales mecanismos si fracasan los supuestos o hiptesis para la ejecucin y pactarn
intereses moratorios.
h) Actuar de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor
onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este
fin, en el menor tiempo posible, corregirn los desajustes que pudieren presentarse y
acordarn los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar
rpida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a
presentarse.

De otra parte, el artculo 14 del estatuto contractual establece que las entidades estatales
tendrn la direccin general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la
ejecucin del contrato. En consecuencia, con el exclusivo objeto de evitar la paralizacin
o la afectacin grave de los servicios pblicos a su cargo y asegurar la inmediata,


34
continua y adecuada prestacin, podrn, interpretar los documentos contractuales y las
estipulaciones en ellos convenidas, introducir modificaciones a lo contratado y, cuando
las condiciones particulares de la prestacin as lo exijan, terminar unilateralmente el
contrato celebrado. Estas acciones requerirn un acto administrativo motivado contra el
cual procede el recurso de reposicin

La caducidad del contrato es la medida ms extrema que su puede tomar frente al
incumplimiento del contratista. Se define como la medida en virtud de la cual si se
presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a
cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecucin del contrato y
evidencie que puede conducir a su paralizacin, la entidad por medio de acto
administrativo debidamente motivado lo dar por terminado y ordenar su liquidacin en
el estado en que se encuentre.

En caso de que la entidad decida abstenerse de declarar la caducidad, adoptar las
medidas de control e intervencin necesarias, que garanticen la ejecucin del objeto
contratado.

La declaratoria de caducidad ser constitutiva del siniestro de incumplimiento.

Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones prorrogas o
modificaciones a los contratos.

Veamos en qu consiste cada una de estas figuras:

Adicin: Incrementar hasta en un porcentaje mximo del 50% el valor adicional del
contrato.

Prorroga: Incrementar el plazo de ejecucin de los contratos.

Modificacin: Ajustar, complementar o eliminar alguna de las clausulas o partes de la
misma, sin que ello implique una modificacin del objeto contractual. Modelo para
solicitar adiciones, modificaciones.

Las anteriores novedades se solicitaran a la Oficina o rea Jurdica, diligenciando el
modelo contenido en el anexo No. 6

Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con
relacin al contrato suscrito.

En aquellos contratos donde se requiera de recurso humano, vinculado por la empresa
contratista, el supervisor debe verificar peridicamente, que ste ltimo, cumpla con
aquellos compromisos de tipo laboral, tales como afiliacin al sistema de la seguridad
social, el pago de sueldos y honorarios, el suministro de elementos necesarios para el


35
adecuado cumplimiento de sus labores, el reconocimiento de viticos, gastos de viaje,
entre otros.

Esta verificacin puede realizarse a travs de certificaciones mensuales que expide el
representante legal de la empresa, tratndose de aportes parafiscales y seguridad social
y a travs de reuniones que se programen directamente con el equipo profesional, donde
se indagar al grupo sobre el cumplimiento de estos compromisos.

Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las
recomendaciones a que haya lugar.

Cuando el contratista formula reclamaciones a la entidad, en el marco de un contrato
estatal, stas deben ser atendidas dentro de los plazos previstos en el cdigo
contencioso administrativo, considerando siempre que este mecanismo en la mayora de
casos resulta ser el ms eficiente y oportuno para evitar eventuales conflictos o para
solucionar problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual. Una
respuesta rpida a las reclamaciones del contratista, adems de evitar posibles
afectaciones en el normal desarrollo del contrato, puede precaver desequilibrios
contractuales o futuros litigios, que desemboquen en mayores cargas presupuestales de
la entidad.

Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasin de la ejecucin del
contrato.

El acta, es un texto escrito en el cual se presenta en forma objetiva, todo lo sucedido,
tratado y acordado en una reunin. Estos textos tienen estructura predominantemente
narrativa porque relacionan hechos sucedidos en un tiempo y espacio determinado;
adems tienen estructura enunciativa ya que informan sobre acuerdos o decisiones. Las
caractersticas que debe tener un acta son: Fidelidad, objetividad, exactitud, concisin,
claridad y sencillez, frente a lo que se percibe y se consigna.

El acta debe contener como mnimo la siguiente informacin: Nmero del acta, Lugar,
ciudad, donde se realiz la reunin, Hora y fecha, Lista de los asistentes, Orden del da,
Relato fiel de lo sucedido, Acuerdos tomados, Cierre y Firmas de los asistentes.

Las actas deben ser elaboradas en la misma reunin y ser firmadas al concluir sta.

Velar por el oportuno trmite de las solicitudes y peticiones que hagan los
particulares o las autoridades en relacin con el desarrollo del contrato.

De acuerdo con el cdigo contencioso administrativo
25
, toda persona podr hacer
peticiones respetuosas en inters general o en inters particular a las autoridades
pblicas, verbalmente o por escrito, a travs de cualquier medio.

25
Decreto 01 de 1984.


36

Los escritos de peticin debern contener, por lo menos:

1. La designacin de la autoridad a la que se dirigen.
2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado,
si es el caso, con indicacin del documento de identidad y de la direccin.
3. El objeto de la peticin.
4. Las razones en que se apoya.
5. La relacin de documentos que se acompaan.
6. La firma del peticionario, cuando fuere el caso.

Las peticiones se resolvern o contestarn dentro de los quince (15) das hbiles
siguientes a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible resolver o contestar la peticin en dicho plazo, se deber
informar as al interesado, expresando los motivos de la demora y sealando a la vez la
fecha en que se resolver o dar respuesta.

Cuando la peticin haya sido verbal, la decisin podr tomarse y comunicarse en la
misma forma al interesado. En los dems casos ser escrita.

De igual forma, las entidades pblicas y entes de control podrn formular solicitudes en
este mismo sentido, para lo cual se deber siempre proceder con celeridad y eficacia,
prestando la mayor colaboracin posible.

Verificar que la ejecucin contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del
contrato y de acuerdo con los valores establecidos.

Resulta pertinente establecer la distincin entre el plazo de ejecucin y el plazo de
vigencia del contrato (el primero es el ciclo material dentro del cual se debe ejecutar un
contrato y el plazo de vigencia se proyecta ms all de la ejecucin; es la vida jurdica del
contrato).

El plazo de ejecucin comienza con la firma del acta de inicio y finaliza el ltimo da del
periodo pactado en el contrato.

La vigencia por su parte va desde el perfeccionamiento del contrato, hasta la firma del
acta de liquidacin.

De esta manera, la supervisin debe verificar que dentro del plazo de ejecucin, el
contratista cumpla con el objeto y las obligaciones previstas en el contrato, de tal manera
que al vencimiento del mismo, solo se realicen acciones tendientes a la liquidacin.
Para este propsito, es aconsejable que el supervisor, disee y maneje la matriz de
seguimiento a las obligaciones, que se ha mencionado en un punto anterior.



37
De igual forma es pertinente implementar controles sobre la ejecucin y los estados
financieros del contrato, con el fin de garantizar un adecuado flujo de caja a las firmas
contratistas. As el contrato guarde proporcionalidad en los perodos de pago, esto se
perdera, si no se controla el pago peridico de los desembolsos pactados.

Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho
que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicacin de
sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o
extrajudiciales respectivas.

A travs de las acciones de supervisin dirigidas a informar la falta de oportunidad o
calidad en los servicios o bienes contratados, se garantiza la correcta ejecucin de los
contratos y la preservacin de los recursos pblicos.

Para cumplir con esta responsabilidad, se requiere contar con la capacidad de detectar
de manera oportuna y a travs de las herramientas y estrategias de supervisin, los
posibles incumplimientos, para aplicar las medidas correctivas que sean del caso y
dentro de los plazos que permitan la aplicacin de este mecanismo. En ocasiones, la
capacidad de reaccin del supervisor o la demora en el desarrollo de los debidos
procesos por parte del rea competente, pueden impedir la aplicacin de medidas de
apremio, dentro del plazo de ejecucin.
EL DEBIDO PROCESO: El debido proceso es un principio jurdico segn el cual, toda
persona tiene derecho a ciertas garantas mnimas, tendientes a asegurar un resultado
justo y equitativo dentro de un determinado proceso, a permitirle tener oportunidad de ser
odo y a hacer valer sus pretensiones legitimas frente al juez.
El artculo 29 de la Carta Poltica dispone que el debido proceso debe observarse en toda
clase de actuaciones judiciales y administrativas, es decir que obliga no solamente a los
jueces sino tambin a los organismos y dependencias de la administracin pblica.
Establece el artculo 17 de la Ley 1150 de 2007 que el debido proceso ser un principio
rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales.
De la aplicacin del principio del debido proceso se desprende que los administrados, en
este caso los contratistas que presuntamente han incurrido en incumplimiento, tienen
derecho a conocer las actuaciones de la entidad, a pedir y a controvertir las pruebas en
que se basa la afirmacin de incumplimiento, a ejercer con plenitud su derecho de
defensa, a impugnar los actos administrativos y en fin a gozar de todas las garantas
establecidas en su beneficio.
En esta etapa del debido proceso, es aconsejable que el supervisor o interventor, al
referirse al incumplimiento sealado, emplee siempre expresiones como: presunto,
posible, probable o supuesto incumplimiento, para que no se configure un pre
juzgamiento.


38
Luego de evidenciado plenamente el presunto incumplimiento por parte del supervisor, se
desarrollar el siguiente procedimiento:


El supervisor o interventor comunicar de inmediato el hecho al ordenador del
gasto y a la Oficina Jurdica o Grupo Jurdico, segn corresponda, con copia al
contratista y a su garante.
El supervisor o cualquier servidor pblico comunicar de inmediato el hecho al
ordenador del gasto y al rea Jurdica, con copia al contratista y a su garante.
El ordenador del gasto, con la asesora del rea Jurdica, evaluar los hechos y
dispondr, requerir al contratista, con copia al Supervisor y al garante, para que:
a. Subsane el incumplimiento y rinda explicaciones por escrito.
b. Rinda en audiencia y por escrito las explicaciones y aporte las pruebas a que
haya lugar. Se fijar lugar, fecha y hora.
Si el contratista subsana el incumplimiento y justifica el mismo, se optar por
cesar el procedimiento y por el archivo la actuacin.
Si subsana el incumplimiento pero no lo justifica, se declarar el incumplimiento.
En el evento previsto en el literal b) o si el contratista no subsana y no justifica
la existencia de una causal de exoneracin de responsabilidad, se llevar a cabo
audiencia de debido Proceso.
El contratista y su garante podrn intervenir para ejercer su derecho de defensa.
El Instituto examinar los argumentos y pruebas presentados por el contratista y
su garante.
En caso de no imposicin de sancin o que el Instituto tome la decisin de no
ejercer facultades excepcionales, as se le informar al contratista y su garante
mediante comunicacin escrita. En el evento en que se determine lo contrario, se
expedir el correspondiente acto administrativo.

Informar a la Direccin General o al delegatario las circunstancias y hechos que
considere afecta la conducta transparente y tica de los servidores pblicos y
contratistas.

De acuerdo con el numeral primero del artculo 4 de la Ley 80 de 1993 dentro de los
derechos y deberes de las entidades estatales para la consecucin de los fines de la
contratacin se encuentra el de exigir al contratista la ejecucin idnea y oportuna del
contrato.

As mismo, de acuerdo con el numeral 1 del artculo 26 del mismo estatuto los servidores
pblicos estn obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratacin, a vigilar
la correcta ejecucin del objeto del contrato y a proteger los derechos de la entidad, del
contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecucin del contrato.



39
De esta manera, el hecho de poner en conocimiento del superior, posibles hechos que
puedan constituir falta disciplinaria o conductas que vayan en contra de la ley o la tica,
se convierte en un deber del supervisor, cuya omisin, a su vez puede acarrearle un
reproche de tipo disciplinario.

En este sentido, el artculo 34 del cdigo disciplinario nico, seala que es obligacin del
servidor pblico:

24. Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere
conocimiento, salvo las excepciones de ley.

25. Poner en conocimiento del superior los hechos que puedan perjudicar el
funcionamiento de la administracin y proponer las iniciativas que estime tiles para el
mejoramiento del servicio

Expedir certificaciones de todos los convenios o contratos que celebre el ICBF que
se encuentren en ejecucin o en trmite de liquidacin al momento de la solicitud.

Las empresas contratistas, tienen el derecho de solicitar a las entidades contratantes,
certificaciones donde se les acredite la suscripcin del contrato, la fecha de suscripcin,
los datos de la empresa contratista, la cuanta del contrato, el plazo pactado, el estado
actual del contrato, los desembolsos realizados, la calidad del servicio o de los bienes
suministrados, entre otros.

La competencia para expedir estas certificaciones es del supervisor del contrato, si ste
se encuentra en etapa de ejecucin. Si se encuentra liquidado, ser responsabilidad de la
Oficina Jurdica de la sede nacional o el rea que haga sus veces en la regional o centro
zonal. (Ver anexo No. 7)

Elaborar en conjunto con el contratista el acta de liquidacin bilateral de los
contratos o convenios y remitirlas, con los documentos soporte, a la Oficina
Asesora Jurdica o Grupo Jurdico, segn sea el caso, para su revisin.

DEFINICIN DE LIQUIDACIN: La liquidacin de los contratos estatales es el acto
jurdico mediante el cual las partes, o unilateralmente la administracin, fijan la manera
en que se ejecut el contrato y determinan qu derechos y obligaciones corresponden a
cada una de las partes contratantes y qu sumas de dinero deben reconocerse o
cobrarse en forma recproca, as como la manera en que se ejecutaron o la forma en que
se debern ejecutar tales prestaciones.
26


En resumen la liquidacin del contrato corresponde al corte de cuentas entre la entidad
contratante y la entidad contratista, que contiene un balance descriptivo y cuantitativo

26
Concepto contenido en la obra La liquidacin bilateral de los contratos estatales: Un
mecanismo alternativo de soluciones de conflictos. Juan Carlos Expsito Vlez.
Universidad Externado de Colombia.


40
respecto de la ejecucin de cada una de las obligaciones que surgieron a cargo de las
partes por virtud del contrato.

La liquidacin ocurre una vez vencido el trmino de ejecucin del objeto contractual, o
declarada la caducidad o la terminacin unilateral del mismo.

PROCEDENCIA: De conformidad con el artculo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artculo 11
de la Ley 1150 de 2007, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecucin o
cumplimiento se prolongan en el tiempo y los dems que lo requieran, deben ser objeto
de liquidacin, en primer lugar, bilateral y luego s unilateral, en caso de imposibilidad de
suscribir un acta de liquidacin de comn acuerdo. La frmula contenida en la citada
norma se traduce en la prctica en que la mayora de los contratos que suscribe y
perfecciona la administracin deben ser liquidados.

CLASES DE LIQUIDACIN: Existen tres tipos de liquidacin: La liquidacin voluntaria o
bilateral, la liquidacin unilateral y la liquidacin va judicial. Veamos cada una de ellas:

Liquidacin bilateral: Es el acuerdo de voluntades, por medio del cual las partes detallan
el estado final de la ejecucin de las prestaciones u obligaciones adquiridas por cada
una, como consecuencia de la ejecucin del contrato o de la terminacin anticipada del
mismo.

La labor de proyectar el acta de liquidacin y diligenciarla hasta su suscripcin es,
responsabilidad del interventor o supervisor. El ordenador del gasto controlar que los
contratos que haya suscrito por l, se liquiden en debida forma. De igual manera, las
oficinas o rea jurdicas de la institucin, debern apoyar esta labor
De acuerdo con el manual de contratacin del ICBF, el procedimiento para las
liquidaciones, de contratos es el siguiente.
10.1.1. LIQUIDACIN BILATERAL

En la Sede Nacional y Regionales, en el momento en que se termine o deba
terminarse el contrato, el supervisor o interventor deber elaborar y suscribir el
proyecto de acta de liquidacin bilateral y remitirlo, con los documentos soporte, a
la Oficina Asesora Jurdica o Grupo Jurdico, segn corresponda, para su revisin
y visto bueno.
Una vez revisado el proyecto de acta de liquidacin, la Oficina Asesora Jurdica o
Grupo Jurdico, segn corresponda la remitir al ordenador del gasto para que
ste proceda a suscribirla. Posteriormente, la Oficina Asesora Jurdica o Grupo
Jurdico, segn corresponda, remitir al supervisor o interventor el proyecto de
Acta para que ste adelante todas las gestiones posibles a fin de que el acta de
liquidacin sea suscrita por el contratista.
el supervisor o interventor del contrato deber adelantar todas las gestiones
posibles a fin de que el acta de liquidacin sea suscrita por el contratista.


41
Suscrita el acta de liquidacin, conforme se establece en el inciso anterior, el
interventor remitir dicha acta nuevamente al rea jurdica para que se adelanten
los trmites siguientes.
Si el contrato no fue ejecutado a satisfaccin y de conformidad con lo previsto
contractualmente, el supervisor o interventor debe solicitar a la Oficina Asesora
Jurdica o Grupo Jurdico, la adopcin de las medidas a que haya lugar y la
declaratoria de siniestro ante la aseguradora, si es del caso.

10.1.2 LIQUIDACIN UNILATERAL

En el evento en que no sea posible efectuar la liquidacin bilateral, deber dar
aviso de tal circunstancia a la Oficina Asesora Jurdica o Grupo Jurdico, segn
corresponda, para que proceda a elaborar la liquidacin unilateral. Para tal efecto,
el supervisor o interventor del contrato elaborar la liquidacin financiera y el
balance de la ejecucin contractual con fundamento en los informes y
certificaciones requeridas, incluyendo la constancia de pagos expedida por el
rea Financiera. Los soportes documentales remitidos por el supervisor o
interventor del contrato debern dar cuenta del nivel de cumplimiento del objeto y
las obligaciones adquiridas por el contratista, incluyendo un informe que indique
claramente como fue desarrollado el respectivo contrato y estar acompaados de
mnimo una (1) constancia escrita de citacin enviada por correo certificado.
Cuando las partes no hubieren podido llegar a un acuerdo sobre el contenido de
la liquidacin, el supervisor o interventor del contrato o convenio, adicionalmente
deber remitir a la Oficina Asesora Jurdica o la Coordinacin Jurdica de la
Regional, un concepto tcnico sobre los aspectos jurdicos, tcnicos y/o
financieros que impidieron llevar a cabo la liquidacin bilateral.

El artculo 11 de la ley 1150 de 2007, al referirse al plazo para la liquidacin bilateral de
los contratos, seala lo siguiente: La liquidacin de los contratos se har de mutuo
acuerdo dentro del trmino fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o
dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal trmino, la liquidacin
se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto
para la ejecucin del contrato o a la expedicin del acto administrativo que ordene la
terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

De acuerdo con el artculo 11 de la ley 1150 de 2007, los contratistas tendrn derecho a
efectuar salvedades a la liquidacin por mutuo acuerdo, y en este evento, la liquidacin
unilateral solo proceder en relacin con los aspectos que no hayan sido objeto de
acuerdo.

Liquidacin unilateral: Siempre que no se haya logrado acuerdo con el contratista sobre
la liquidacin del contrato o cuando ste no haya atendido las invitaciones que por escrito
la entidad le formule para liquidar el contrato de mutuo acuerdo, la administracin deber
liquidarlo mediante acto administrativo motivado (resolucin) susceptible del recurso de
reposicin, de conformidad con lo dispuesto en el Cdigo Contencioso Administrativo.


42

El plazo para efectuar este tipo de liquidacin es de dos (2) meses contados a partir del
vencimiento del plazo previsto para la liquidacin bilateral, no obstante lo anterior,
siempre podr liquidarse el contrato hasta antes de vencerse el trmino para la
caducidad de la accin contractual (dos aos) o de la notificacin del auto admisorio de la
demanda interpuesta por el contratista.

Es importante resaltar que la invitacin previa y por escrito al contratista para liquidar el
contrato de mutuo acuerdo, es condicin obligatoria para que pueda acudirse a la
liquidacin unilateral, ya que esta omisin puede generar la nulidad de la misma por
abuso de poder o por violacin del debido proceso.

Liquidacin por va judicial: Es aquella practicada por la Jurisdiccin de lo Contencioso
Administrativo (jueces o tribunales). Si la administracin no liquidare el contrato durante
los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su
defecto del establecido por la ley, el interesado podr acudir a la jurisdiccin para obtener
la liquidacin en sede judicial a ms tardar dentro de los dos (2) aos siguientes al
incumplimiento de la obligacin de liquidar. nicamente el contratista est legitimado
para incoar esta demanda.

COMPETENCIA: Ahora bien, la competencia para realizar la liquidacin radica en cabeza
del jefe de la entidad contratante, o su delegado, y en el contratista o su representante
legal, quienes deben contar con la suficiente capacidad, a fin de efectuar los actos de
disposicin necesarios, para lograr el cumplimiento de los acuerdos a que haya lugar con
ocasin de la liquidacin contractual.

CONTENIDO: El acta de liquidacin deber contener las prestaciones y obligaciones
cumplidas o no por ambas partes, su equivalencia, multas debidas o canceladas, la
verificacin del cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social
integral, as como el pago de las obligaciones fiscales y parafiscales a cargo del
contratista; adems, los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y en ella
constaran los acuerdos, conciliaciones y transacciones necesarios para superar las
divergencias presentadas, declarndose, por lo general, las partes a paz y salvo
mutuamente. Para la elaboracin de la certificacin de cumplimiento contractual y acta de
liquidacin, ver anexo No. 8 y 9.

Remitir a la Oficina Asesora Jurdica o Grupo Jurdico los soportes
correspondientes para la elaboracin del acto administrativo de liquidacin
unilateral, cuando a ello hubiere lugar.

Como ya qued anotado, si no se logra la liquidacin bilateral o de comn acuerdo entre
las partes contratantes, por discrepancia del contratista, la entidad deber proceder a
tramitar la liquidacin unilateral, para lo cual es necesario que el supervisor remita a la
oficina jurdica o grupo jurdico toda la documentacin relativa al contrato, esto es: matriz
de cumplimiento de obligaciones, certificacin sobre el cumplimiento o incumplimiento de


43
obligaciones suscrito por el supervisor, el estado de cuenta expedido por el rea
financiera. (Ver anexo No. 10)



44


SUPERVISIN TCNICA






Parte de las actividades de observacin, verificacin y registro, dirigidas a asegurar que
el avance del contrato, as como las entregas de bienes o la prestacin de los servicios,
se sujeten siempre a los estndares, lineamientos, especificaciones, condiciones y
procedimientos previstos para cada una de las actividades contractuales y pos
contractuales.

Dentro de las funciones del supervisor o interventor relacionadas con el componente
tcnico tenemos las siguientes:

Controlar, inspeccionar y verificar permanentemente la calidad de la obra o del
servicio contratado, de acuerdo con las especificaciones tcnicas exigidas en el
contrato en sus anexos y dems normas reguladoras.

Esta funcin constituye la labor fundamental del interventor o supervisor. En la medida en
que se cumpla el objeto contractual y las obligaciones vinculadas a l, en las condiciones
y los plazos pactados, ser exitoso el papel del supervisor o interventor.

Para desarrollar esta funcin, el supervisor deber cotejar los parmetros sealados en
las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos tcnicos, manuales
operativos y dems normas tcnicas exigibles para los bienes o servicios contratados,


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con los productos entregados por el contratista. En la medida que stos no cumplan con
su estndar, se deber intervenir preventiva y correctivamente.
Verificar las entregas de los bienes o la prestacin de los servicios, de
conformidad con los plazos establecidos en el contrato, dejando la constancia y
justificacin escrita respectiva.

Las constancias, se realizan a travs de informe peridicos rendidos por el supervisor o
interventor a las instancias competentes, o a travs de actas de reuniones donde se
evalen resultados y se soliciten explicaciones. Estas constancias debern estar
acompaadas de un concepto, en donde se expliquen los perjuicios derivados de la falta
de oportunidad, para una eventual accin de carcter jurdico.

Velar porque el contratista, en el cumplimiento del contrato, cumpla en todo
momento, las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos tcnicos,
manuales operativos y dems normas tcnicas exigibles para los bienes o
servicios contratados.

Siendo la supervisin, un ejercicio permanente de comparacin, entre las condiciones del
servicio prestado, las caractersticas de obra entregada o la calidad del bien
suministrado, frente a las condiciones y trminos sealados en el contrato y sus anexos,
que a su vez incorporan las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos
tcnicos, manuales operativos y dems normas tcnicas, la labor fundamental del
contratista se dirige a garantizar que estas condiciones siempre coincidan. De tal manera
que el supervisor, est en la obligacin de conocer los parmetros comparativos y de
tener la capacidad tcnica de evaluar cualquier desvo por parte del contratista.

Certificar el cumplimiento del contrato en la etapa de ejecucin.

Otra de las funciones principales del supervisor, consiste en emitir peridicamente,
tratndose de contratos de tracto sucesivo o una vez se entregue el bien, el servicio o la
obra en caso de contratos de ejecucin instantnea, un informe respecto al cumplimiento
del contrato, que permita reconocer el pago o los pagos pactados o iniciar las acciones
de apremio que correspondan.

Este informe, deber referirse a la totalidad de obligaciones exigibles para el periodo
objeto de certificacin. En caso en que el cumplimiento sea parcial o total, se dejar
constancia en el informe y las recomendaciones necesarias para enfrentar la situacin.
Atender y resolver toda consulta sobre la interpretacin correcta de las normas,
especificaciones, procedimientos, lineamientos tcnicos, manuales operativos y
dems normas tcnicas.
Los contratistas tienen el deber de consultar cualquier duda que tengan respecto a la
correcta interpretacin sobre normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos
tcnicos, manuales operativos y dems normas tcnicas. De igual manera el supervisor,


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de acuerdo con sus conocimientos y su experiencia, o apoyado de personal tcnico de la
institucin, est en la obligacin de responder estas inquietudes, para la buena marcha
del contrato. En lo posible, las consultas y las respuestas, debern constar por escrito.
Verificar el cumplimiento del plan de calidad vinculado al contrato.

El Plan de Calidad es un documento que especifica las actividades, los recursos, los
responsables y los tiempos que aplicarn en las actividades vinculadas al contrato, para
cumplir los requisitos de un servicio o producto, el cual contribuye al aseguramiento de la
calidad proactivamente y no nicamente a travs de las acciones reactivas.
El supervisor o interventor le corresponde en este sentido:

Participar en la construccin del plan de calidad como resultado del anlisis de fallos y
efectos.

Hacer seguimiento a la ejecucin de las actividades definidas en el plan de calidad,
documento que hace parte integral de los contratos o fichas de negociacin.

Entregar a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad el seguimiento al plan de calidad con
la periodicidad establecida.

Dar retroalimentacin frente a la efectividad de la aplicacin del plan de calidad con el fin
de identificar oportunidades de mejora al diseo del plan de calidad para futuras
contrataciones.

Revisar informes que presente el contratista y emitir concepto.

La obligacin de presentar informes por parte del contratista, est presente en la mayora
de contratos, particularmente en los de tracto sucesivo. A travs de ellos, se informa
sobre la ejecucin del contrato, se suministra informacin estadstica, se indican las
dificultades y las experiencias exitosas y se formulan conclusiones y recomendaciones.

Es aconsejable, suministrar al contratista antes del inicio del contrato, la metodologa
para la presentacin de informes, estandarizando, hasta donde sea posible, el suministro
de la informacin.

El informe deber presentarse en fsico y en medio digital, acompaado de soportes,
tales como: matrices, registros fotogrficos, actas, hojas de registro, encuestas,
formularios, que evidencia el cumplimiento de las obligaciones.

Con base en la evaluacin que el supervisor realice sobre el informe y la comparacin de
sus datos con los soportes, se deber proceder a formular las observaciones que sean
pertinentes, a fin de que el contratista aclare, corrija o adicione la informacin requerida.

Los informes ms frecuentes son:


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Informe peridicos, segn lo sealado en el contrato.
Informes especiales solicitados por la entidad contratante
Informes finales de ejecucin
Informes financieros
Informes de resultados de exmenes especiales

Disear, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos
requeridos para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del
contratista y para llevar a cabo la labor de supervisin.

Una vez, el supervisor o interventor, elabore el listado de obligaciones, deber proceder
a establecer el medio o instrumento con el cual efectuar el respectivo seguimiento. De
igual forma establecer los procedimientos para llevar a cabo cada accin de supervisin.

Dentro de los instrumentos que se pueden emplear estn los siguientes: Matrices de
verificacin; formatos de reporte, listas de chequeo, actas de visita, informes de revisin
documental, formatos de inspeccin, registros fotogrficos, encuestas de aceptabilidad,
reporte de visitas de supervisin tcnica, entre otros.

Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera
oportuna a fallas que se evidencien en desarrollo de la supervisin.

Es indispensable que el supervisor informe a quien lo design o a sus superiores
jerrquicos, los problemas u obstculos que se puedan presentar en desarrollo de sus
funciones y que no puedan ser solucionados directamente por el supervisor.

Informar oportunamente a las instancias correspondientes, los riesgos
identificados en desarrollo de los contratos.

Entindase por riesgo en materia contractual, la probabilidad de ocurrencia de
eventos aleatorios que afecten el desarrollo del mismo, generando una
variacin sobre el resultado esperado, tanto en relacin con los costos como en
las actividades a desarrollar en la ejecucin contractual.

La informacin se puede realizar durante la ejecucin del contrato o al concluir sta. Si el
riesgo pone en peligro el debido desarrollo del contrato, el supervisor deber actuar de
forma inmediata, informando a la instancia competente el riesgo, para obtener una
solucin oportuna y efectiva. La presencia de riesgos detectados a lo largo de la
ejecucin del contrato, puede ser informada al finalizar la relacin contractual, a fin de ser
tenida en cuenta en futuros contratos.

Emitir concepto respecto a posibles incumplimientos de los contratistas y, cuando
sea requerido, cuantificar el monto de posibles multas.


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En desarrollo del deber de control y vigilancia sobre los contratos de la Administracin
Pblica, sta tendr la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el
objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones.
De acuerdo con el artculo 17 de la ley 1150 de 2007, esta decisin deber estar
precedida de audiencia del afectado que deber tener un procedimiento mnimo que
garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede slo mientras se halle
pendiente la ejecucin de las obligaciones a cargo del contratista. As mismo podrn
declarar el incumplimiento con el propsito de hacer efectiva la clusula penal pecuniaria
incluida en el contrato.
La clusula penal y las multas as impuestas, se harn efectivas directamente por las
entidades estatales, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de
compensacin de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garanta, o a cualquier
otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdiccin coactiva.

Efectuar revisiones documentales en los archivos del contratista, con el objeto de
verificar, a travs de este medio, el cumplimiento de obligaciones y la sujecin a
las condiciones tcnicas exigidas por el ICBF.

Cierto tipo de obligaciones, requiere la verificacin en fuentes documentales, ubicadas en
las sedes del contratista. De igual forma, algunos datos sealados en los informes, se
deben confrontar a travs de estos archivos, para evaluar su veracidad.

De esta manera, el supervisor programar estas vistas con la periodicidad que considere
necesaria, informando al contratista con tres das de anticipacin la visita.

En la revisin documental, se emplearan matrices de seguimiento que faciliten la
verificacin. De igual forma, se elaborar un acta que recoja, en trminos generales, los
resultados de la visita.

Con posterioridad, el supervisor, deber elaborar un informe detallado de los resultados,
con base en el cual se tomaran decisiones posteriores relacionadas con pagos,
descuentos o acciones contractuales, previo el debido proceso.
Exigir que los compromisos contractuales sean ejecutados dando proteccin al
medio ambiente y cumpliendo con todas las normas sobre manejo del impacto
ambiental establecidas en los documentos del contrato.
Los programas que se desarrollan a travs de los contratos, en su gran mayora
contienen lineamientos sobre manejo ambiental, que deben ser tenidos en cuenta por el
contratista y verificados por el supervisor. Por esta razn, los lineamientos y normas
ambientales hacen parte integral del contrato, deben ser plenamente conocidos por el
contratista y el supervisor o interventor del contrato.


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Ordenar y supervisar los ensayos, pruebas o encuestas necesarias para el control
del cumplimiento de las obligaciones pactadas.

Cierto tipo de obligaciones esencialmente de carcter tcnico, se verifican a travs de la
aplicacin de pruebas, ensayos, encuestas y otros medios especializados.

Es deber del supervisor o interventor del contrato, ordenar, coordinar o supervisar, segn
sea el caso, la programacin, aplicacin y reporte de dichas pruebas.

Elaborar un documento mensual con los anlisis, conclusiones y recomendaciones
sobre los aspectos fundamentales y esenciales de la operacin de cada uno de
los proyectos o programas, que sea orientador para la toma de decisiones
oportunas.
Como ya se dej sealado, la presentacin de informes por parte del supervisor o
interventor, constituye una funcin de vital importancia para los procesos de evaluacin
de los proyectos o programas contratados y para la toma de decisiones a partir de los
resultados obtenidos.
Estos informes se integran de dos partes: Una descriptiva, en la cual el supervisor o
interventor presentar de manera ordenada los resultados obtenidos del ejercicio de la
supervisin, sin ningn tipo de comentario, a travs del uso de tablas, matrices, grficos,
estadsticas. La otra parte es de tipo analtica, donde se consignan comentarios,
deducciones, recomendaciones y conclusiones, surgidas de los resultados.
Los informes deben estar acompaados de sus respectivos anexos, con los cuales se
comprueba lo sealado en el texto del informe.
Elaborar las certificaciones sobre cumplimiento del objeto y las obligaciones
contractuales para habilitar el reconocimiento de pagos a las empresas
contratistas, previa verificacin de requisitos y control de ejecucin presupuestal.

Una vez el contratista acredite el cumplimiento de sus compromisos contractuales para el
periodo y se cuente con el respectivo concepto de aprobacin del cumplimiento de
obligaciones, el supervisor del contrato emitir una certificacin donde se indique
plenamente: el nombre e identificacin del contratista; el nmero y fecha del contrato; el
objeto pactado; el perodo objeto de pago; el nmero, fecha y valor de la factura o cuenta
de cobro presentada por el contratista; los valores de descuento y glosas; el valor total a
desembolsar; la mencin al Artculo 50 de la Ley 789 de 2002, en el sentido de dejar
constancia que la empresa contratista se encuentra a paz y salvo en seguridad social,
salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales; los datos relacionados
con registros e identificadores presupuestales y la firma de quien suscribe la certificacin.

El modelo sugerido, para la certificacin sobre cumplimiento del objeto y las obligaciones
contractuales, se puede consultar en el anexo 11.


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Estudiar y decidir los requerimientos de carcter tcnico que no impliquen
modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones justificar y solicitar
los ajustes a los contratos, aportando la documentacin requerida para el efecto.

Para desarrollar esta actividad, el supervisor o interventor deber observar el contenido
de la Resolucin 6026 de 2010, actual Manual de Contratacin del ICBF, el cual seala al
respecto lo siguiente:

ARTCULO DCIMO. PROCEDIMIENTO PARA ADICIN, PRRROGA O
MODIFICACIN. Para la adicin, prrroga o modificacin a contratos o convenios, se
tendr en cuenta lo previsto en el artculo 40 de la Ley 80 de 1993 y adems las
siguientes reglas:

a. El supervisor o interventor, segn el caso, deber concertar con el contratista los
trminos de la adicin, modificacin o prrroga al contrato y elaborar una justificacin
tcnica y econmica que seale la necesidad, causas y conveniencias del ajuste a
realizar.
b. El director o jefe de la dependencia en la Sede de la Direccin General o el Director en
las Regionales, realizar la solicitud de trmite al rea jurdica allegando los soportes y
documentacin requerida de conformidad con el anexo No. 58 de la presente Resolucin
c. Se aplicar el mismo trmite previsto en el artculo vigsimo tercero de la resolucin
4670 de 2009 para la elaboracin, suscripcin, registro presupuesta!, aprobacin de
garantas y legalizacin de contratos o convenios

El rea jurdica, elaborar la minuta de la modificacin y la remitir para la firma del
ordenador del gasto. Toda modificacin debe ser firmada por quienes suscribieron el
contrato inicial. No obstante lo anterior, el objeto del contrato, no podr ser modificado
bajo ninguna circunstancia.

Verificar y dar respuesta en los tiempos establecidos por el ICBF a las quejas y
reclamos que formulen los beneficiarios del servicio contratado, la ciudadana,
veeduras o instituciones; y generar mecanismos que faciliten la recepcin y
trmites de estas.

Constituye un deber del supervisor o interventor del contrato, atender las quejas y
reclamos que se formulen respecto al servicio contratado. Estas manifestaciones,
constituyen en s misma, fuente de verificacin del cumplimiento de los compromisos
contractuales, que sirven de base para emitir los correspondientes conceptos.

Es recomendable codificar las quejas y reclamos, para efectos de identificarlas y hacerles
el respectivo seguimiento. El supervisor debe investigar la veracidad de las quejas y de
encontrarlas comprobadas, requerir al contratista e informar al ordenador del gasto y al
rea jurdica.



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De igual manera, el supervisor debe propiciar mecanismos que faciliten la recepcin de
las quejas y reclamos, tales como buzones de sugerencias, reuniones peridicas con
beneficiarios, correos electrnicas, a amanera de ejemplo.

Es importante sealar que las quejas y reclamos, se consideran derechos de peticin,
razn por la cual se deben regir por las normas del cdigo contencioso administrativo.




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ANEXOS



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Anexo No. 1 Matriz de control de permisos y licencias:

No.
Identificacin
del permiso o
licencia
Autoridad
que lo
otorga
Requisitos
para su
solicitud
Plazo de
entrega
Responsable
de la
solicitud
Estado de
la solicitud.








































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Anexo 2. Matriz de seguimiento a obligaciones.

No.
Descripcin
de la
Obligacin
Ubicacin
de la
obligacin
Tipo de
obligacin
Registro
donde se
verifica la
obligacin
Instancia de
verificacin
Concepto sobre
el
cumplimiento
de la obligacin


































Instrucciones de diligenciamiento

En la casilla de ubicacin de la obligacin, se debe mencionar la clausula o parte del contrato
donde se menciona la obligacin.

En el tipo de obligacin se deber precisar si es de carcter permanente o especifica.

El registro de verificacin corresponde al medio donde se debe verificar o comprobar su
cumplimiento.

La instancia de verificacin, corresponde a la dependencia o grupo que le corresponde la
verificacin.



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Anexo No. 3 Matriz control de correspondencia.

No.
Tipo de
documento
Fecha del
documento
Fecha de
radicacin
Remitente Asunto
Responsable
de la
respuesta
Plazo para la
respuesta
Fecha
radicacin
de la
respuesta
Observaci
ones







































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Anexo No. 4. Formato Seguimiento Presupuestal a Contratos.





Nmero de Contrato
Fecha de Suscripcin
del Contrato
Valor incial del contrato $ Plazo de Ejecucin
Valor adicin $
Fecha Adicin
Valor modificacin $
Fecha modificacin
Valor actual del contrato $
Compromiso Presupuestal(RP) Identificador presupuestal
1
2
3
Contratista NIT
Direccin Correo Electrnico
Representate Legal No. Telefonicos
Supervisor(es) del Contrato Nombre
1
2
Tipo De Contrato
Valor Pago Anticipado
Fecha de desembolso pago
anticipado
Valor Anticipo
Fecha de desembolso anticipo
Fecha Amortizacin Porcentaje de amortizacin
Subtotal amortizacin
Saldo de Anticipo
Fecha Pago pactada Detalle estimado a pagar
Fecha Pago Concepto de pago
Total pagos efectuados
Saldo por pagar (Valor contrato menos pagos efectuados) $
Objeto
Forma de Pago
$
$
- $
Pagos efectuados
- $
Valor proyectado a pagar
Valor Pagado
Proyeccin de pagos
Valor
$
Cargo
Valor amortizacin
$
$
$
Repblica de Colombia
Ministerio de la Proteccin Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Oficina de Aseguramiento a la Calidad
Formato Seguimiento de ejecucin de Contratos


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Anexo No. 5 Modelo de liberacin Saldos de Compromisos.


MODELO DE LIBERACIN SALDOS DE COMPROMISOS


"El Supervisor o Interventor y el ordenador del gasto del contrato No.________
de___________ de 20__ suscrito entre el ICBF y _______________________________,
identificado con C.C. o NIT ______________________________, autorizan la liberacin
de saldos de los compromisos presupuestales que NO son objeto de obligacin de pago y
en consecuencia anexan la modificacin o liquidacin del contrato con el saldo NO exigible
de pago.


El valor a liberar del contrato una vez hecho el anlisis de los pagos pendientes a favor del
contratista, corresponde a la suma de (letras) ________________________________
(Nmeros) $_______________________ Mda. Cte., con base en el siguiente detalle:
"
Cdigo y Nombre del Identificador Presupuestal Recurso o Fuente de
Financiacin Nmero del compromiso presupuestal (RP) Valor Total a Liberar
$
Valor Total a Liberar: (en letras)
$


Se expide en (Ciudad y Fecha) _____________________________, a los_______das del
mes de _____________ 20-----.

Supervisor o Interventor Ordenador del Gasto


Nombre: Nombre:



Firma: Firma:








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Anexo No. 6 Modelo para solicitar Adicin, Modificacin o Prrroga.

ADICIN, MODIFICACION Y PRORROGA PARA LA EJECUCIN DEL
CONTRATO No. ______________
rea Solicitante:
Ordenador del
Gasto:


Responsable del
trmite:


Objeto:

1. Modificar:______________________________________

2. Adicionar: _____________________________________

3. Prorrogar: _____________________________________

Contrato:
Nmero: _____ Fecha _________ Contratista _________
Rubro:

POR QU?
(JUSTIFICACIN
)

Cando?
Oportunidad
La presente prrroga se extiende hasta _______________
Valor a adicionar
La adicin solicitada es por la suma de _________________

Contenido de la
modificacin.

Texto original. ___________________________

Texto a modificar: ________________________

Plizas


Firmas:



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Anexo No. 7 Modelo de Certificacin de experiencia de Contratista.


MODELO DE CERTIFICACIN


EL SUSCRITO JEFE XX DEL ICBF, EN SU CONDICION DE SUPERVISOR DEL
CONTRATO No. ___ DE ___.

CERTIFICA:


Que la empresa ___ con NIT 900 ___, suscribi con el Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar, el ___ de __ de 2010, el contrato No. ___ del mismo ao.

Que de conformidad con la clusula ____ del citado contrato, el objeto pactado es ____

Que el plazo de ejecucin del contrato ___ de ___, se estableci desde la suscripcin del
acta de inicio, es decir __ de __ de __ y hasta el ___ de __ de ____.

Que el valor del mencionado contrato, incluido una adicin, es de ___ PESOS MCTE
($__).

Que a la fecha de expedicin de la presente certificacin, el contrato se encuentra en
estado de ejecucin y se le ha reconocido y pagado a la empresa contratista la suma de
$__.

La presente certificacin se expide a solicitud de la Empresa ___.


Dado en Bogot D.C. a los ___ das del mes de __ de ___.



FIRMA





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Anexo No. 8 Modelo de Certificacin para elaborar el acta de liquidacin



EL SUSCRIO JEFE DE ________ DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE
BIENESTAR FAMILIAR, EN CALIDAD DE SUPERVISORES DEL CONTRATO ---
-


CERTIFICA:


Que el CONSORCIO _____ con Nit. _____, durante el plazo de ejecucin del
contrato de consultora No. ____ del ___ de ___ de ____, cumpli a satisfaccin el
objeto y las obligaciones pactadas en la minuta contractual y frente a su obligacin
de acreditar los pagos por concepto del Sistema de Seguridad Social Integral,
present los recibos de pagos correspondientes, sobre los que se verific que
efectivamente cumpli con dicha exigencia conforme a lo dispuesto en el artculo
50 de la Ley 789 de 2002.


Se expide en Bogot D.C. a

Nombre



Cargo







61

Anexo No. 9. Modelo de acta de liquidacin.

MODELO DE ACTA DE LIQUIDACIN


CONTRATO No.
ENTIDAD CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
REPRESENTANTE LEGAL:
OBJETO:
FECHA DE SUSCRIPCIN DEL CONTRATO:
VALOR INICIAL DEL CONTRATO:
ADICIONES AL VALOR:
VALOR TOTAL DEL CONTRATO:
PLAZO DE EJECUCIN INICIAL:
MODIFICACIN DEL PLAZO:
FECHA DE INICIACIN:
FECHA DE TERMINACIN:
SANCIONES IMPUESTAS:
SUPERVISOR:

xxx, mayor de edad e identificado con cdula de ciudadana No. xxxx en calidad de xxxx
quien acta en nombre del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, quien se denominar
EL ICBF por una parte y por otra xxxx , identificado con la cdula de ciudadana No. xxx
quien obra en nombre y representacin del Consorcio xxxxxx, con NIT xxxxx , en adelante
se denominar EL CONTRATISTA, hemos convenido suscribir la presente acta de
liquidacin previas las siguientes CONSIDERACIONES: 1) Que la presente acta de
liquidacin se suscribe de acuerdo con la informacin reportada y certificada por el
supervisor del contrato xxx quien da fe de la ejecucin idnea del contrato. 2) Que el
contrato nmero xxx inici el da xxx del mes xx del ao xxxx. 3) Que el plazo de ejecucin
pactado inicialmente fue modificado, ampliando la vigencia hasta el da xxx del mes xxx de
xxxx. 4) Que el Coordinador del Grupo Financiero de xxx expidi el da xxx del mes xxx del
xxxx, el estado de cuenta del mencionado contrato, en donde se reflejan los pagos
realizados al contratista. 5) Que la presente liquidacin se realiza en cumplimiento de lo
establecido en el artculo 60 de la ley 80 de 1993, en concordancia con el artculo 11 de la
ley 1150 de 2007.

El presente documento se regir por las siguientes CLAUSULAS: PRIMERA-LIQUIACIN:
Liquidar de comn acuerdo el contrato xxxx suscrito entre EL ICBF y EL CONSORCIO XXX
de acuerdo a la informacin contenida en el estado de cuenta y certificado de cumplimiento
a satisfaccin expedido por el supervisor del contrato, en los siguientes trminos:

VALOR INICIAL DEL CONTRATO $XXX


62
VALOR MODIFICACIONES (ADICIONES-REDUCCIONES)
VALOR LIBERACIONES PRESUPUESTALES
VALOR TOTAL DEL CONTRATO (MAS MODIFICACIONES MENOS
LIBERACIONES)
VALOR DESEMBOLSADO POR EL ICBF
SALDO A FAVOR DEL CONTRATISTA
SALDO A LIBERAR A FAVOR DEL ICBF


SEGUNDA- DOCUMENTOS: Hace parte integral de la presente acta, el estado de cuenta o
extracto de ejecucin del convenio y los documentos allegados para realizar el trmite de
liquidacin del mismo. TERCERA- PAZ Y SALVO: Las partes se declaran a paz y salvo por
todo concepto derivado del contrato xxxx y el CONTRATISTA renuncia a cualquier
manifestacin posterior en contra del ICBF. CUARTA - MANIFESTACIN: Las partes
manifiestan libremente que han procedido a la lectura total y cuidadosa del presente
documento, por lo que en consecuencia, se obligan a todo lo ordenado y manifestado. Para
constancia, se firma a los xxxxxx

Por el ICBF Por EL CONTRATISTA



63
Anexo No. 10 Estado de Cuenta del Contrato.



64
Instructivo de diligenciamiento Formato de seguimiento de ejecucin de contratos.
El objetivo del presente formato es contar con una herramienta que resuma los aspectos ms
relevantes del contrato, para ello se requiere de una permanente actualizacin del mismo, de
acuerdo a los movimientos que se presenten en el desarrollo del contrato, de igual manera, el
formato est diseado para que de acuerdo a las necesidades se inserten ms filas para el
registro de la informacin.
1. Nmero de contrato: Registre el nmero que le fue asignado al contrato desde la Oficina
Jurdica.
2. Fecha del Suscripcin del Contrato: Registre la fecha detallada en la minuta del contrato,
asignada por la Oficina Jurdica correspondiente.
3. Valor inicial del contrato: Registre el valor establecido en la minuta del contrato.
4. Plazo de ejecucin: Registre la fecha establecida en la clusula Plazo de ejecucin
correspondiente a la fecha fijada de terminacin del contrato. Para los casos en que se presenten
modificaciones al plazo de ejecucin, actualice la fecha de acuerdo a lo fijado en la minuta de
modificacin del contrato.
5. Valor adicin: En los casos que se presente, registre el valor fijado en la minuta de la adicin
del contrato.
6. Fecha de adicin: Registre la fecha detallada en la minuta de la adicin del contrato.
7. Valor modificacin: En los casos que se presente, registre el valor fijado en la minuta de la
modificacin del contrato. Aplica solo para los casos en que se modifique el valor del contrato
en menor cuanta.
8. Fecha de modificacin: Registre la fecha detallada en la minuta de la modificacin del contrato.
9. Valor actual del contrato: Es el resultado de tomar la celda de valor inicial del contrato (+) la
celda valor adicin (-) la celda valor reduccin.
10. Compromiso presupuestal (RP): Es la operacin mediante la cual se perfecciona el compromiso
y se afecta en forma definitiva la apropiacin, la asignacin de este registro es generado desde el
aplicativo del grupo financiero de la Sede Nacional o de la Regional correspondiente, por ende,
este es el registro que debe incluirse en las celdas inferiores y subsiguientes de acuerdo con el
nmero de compromisos contratados.
11. Identificador presupuestal: se debe registrar el cdigo del Identificador Presupuestal tal como
aparece en el registro presupuestal, por ende, este es el registro que debe incluirse en las celdas
inferiores y subsiguientes de acuerdo al nmero de compromisos contratados.
12. Valor : Registre el valor asignado al compromiso presupuestal, los valores correspondientes a
Gravmenes Financieros no debe ser incluidos en este formato
13. Contratista: Registre el nombre o razn social del contratista que se encuentra detallado en la
minuta del contrato.
14. Nit: Registre el nmero de identificacin tributaria del contratista que se encuentra detallado en
la minuta del contrato.
15. Direccin: Registre la informacin relacionada en Registro nico Tributario (R.U.T).
16. Correo electrnico: Registre la informacin relacionada en Registro nico Tributario (R.U.T).
17. Representante Legal: Registre el nombre del representa legal, que se encuentra detallado en la
minuta del contrato. Para el caso de contratos que se suscriban con personas naturales como
contratistas, el diligenciamiento de esta celda no aplica.
18. Nmeros Telefnicos: Registre la informacin relacionada en Registro nico Tributario
(R.U.T).
19. Supervisor(es) del contrato: Registre el nombre(s) y los cargo(s) de los funcionarios asignado(s)
en la clusula correspondiente a Supervisin.


65
20. Tipo de contrato: Registre el tipo de contrato definido en la minuta del contrato. Por ejemplo:
Contrato de aporte, de Obra, De Interventora, entre otros.
21. Objeto: Registre el objeto del contrato definido en la minuta.
22. Forma de pago: Registre la forma de pago definida en la minuta.
23. Valor anticipo: Si el contrato establece dentro de la forma de pago la entrega de un anticipo,
registre el valor del anticipo.

Concepto: Aunque de manera excepcional es procedente pactar dentro de los
contratos estatales el anticipo, es la cantidad de dinero que desembolsa la entidad al
contratista, sin que se supere el 50% del valor del contrato, no se considera un
pago, ya que estos recursos no entran al patrimonio del contratista, siguen siendo
recursos pblicos y la entidad exigir las garantas que aseguren el manejo correcto
y vigilar la inversin adecuada.

24. Pago anticipado: Si el contrato establece dentro de la forma de pago la entrega de un pago
anticipado, registre el valor del pago.

Concepto: A diferencia del anterior, constituye pago efectivo al contratista, quien
est en libertad de disponer de ellos al no tener que cumplir ningn plan de
inversin pactado previamente, y se reputa como parte de pago del valor del
contrato. La entidad estatal no tiene la obligacin de vigilar y hacer seguimiento a
la inversin de esos recursos, ya que se encuentran amparados por la garanta de
cumplimiento a la legalizacin del contrato.

25. Fecha de desembolso anticipo: Registre la fecha del desembolso (est informacin es
suministrada por el grupo financiero).
26. Fecha de amortizacin: Si el contrato establece dentro de la forma de pago la entrega de un
anticipo, registre la(s) fecha(s) en que se amortiza el mismo.
27. Porcentaje de amortizacin: Para los casos que aplique el manejo de anticipo, registre el
porcentaje definido en la clusula forma de pago.
28. Valor de amortizacin: Registre el valor amortizado del anticipo segn corresponda a lo
establecido en la clusula forma de pago.
29. Subtotal amortizacin: Es la sumatoria de los valores amortizados.
30. Saldo Anticipo: Es el resultado de tomar la celda de valor anticipo (-) la celda subtotal de
amortizacin.
31. Fecha de pago pactada: Registre de acuerdo con lo establecido en la clusula forma de pagos,
los cortes previstos de pago.
32. Detalle estimado a pagar: Registre de acuerdo con lo establecido en la clusula forma de pagos,
la unidad de medida del pago, ejemplo (cupos, metros construidos, porcentaje, entre otros).
33. Valor proyectado a pagar: Registre de acuerdo al detalle estimado a pagar los valores
calculados.
34. Fecha de pago: Registre la fecha de realizacin del pago. (est informacin es suministrada por
el grupo financiero).
35. Concepto de pago: Registre el detalle del pago realizado, ejemplo (cupos, metros construidos,
porcentaje, entre otros).
36. Valor pagado: Registre el valor desembolsado.
37. Total pagos efectuados: Corresponde a la sumatoria de los pagos efectuados.
38. Saldo por pagar: Es el resultado de tomar la celda de valor actual del contrato (-) la celda total
pagos efectuados.



66
Para verificar la exactitud de la informacin, se debe confrontar los registros detallados en el
formato de seguimiento de ejecucin del contrato, con el informe de estado de cuenta. Los
campos a confrontar son:

Valor actual de contrato (Formato de seguimiento) vs Datos bsico - Valor Total
(estado de cuenta)
Fecha de contrato (Formato de seguimiento) vs Fecha de suscripcin (estado de
cuenta)
Nmero de contrato (Formato de seguimiento) vs Nmero de documento fuente
(estado de cuenta)
Compromiso Presupuestal (RP) (Formato de seguimiento) vs Compromiso
presupuestal (estado de cuenta)
Identificador presupuestal (Formato de seguimiento) vs Rubro presupuestal (estado de
cuenta)
Valor pagado (Formato de seguimiento) vs Valor bruto cancelado (estado de cuenta)
Total pagos efectuados (Formato de seguimiento) vs pagos valor total (estado de
cuenta)
Saldo por pagar (Formato de seguimiento) vs pagos - saldo (estado de cuenta).



67
Anexo No. 11. Modelo de certificacin sobre cumplimiento del Objeto y obligaciones
contractuales.

EL SUSCRITO SUPERVISOR DEL CONTRATO No. _____

CERTIFICA:

Que la empresa ____________, identificada con el Nit. _______ y representada
legalmente por _______ con C.C. _____, ha cumplido con el objeto y las obligaciones
pactadas en el contrato No. _____ de fecha, durante el periodo __________ y ha
presentado la constancia, donde certifica que se encuentran a paz y salvo en seguridad
social, en salud, pensiones, riesgos profesionales y con los aportes parafiscales.

Que la citada empresa, present la factura No. _____ de fecha _____, por un valor de
______ con el fin de solicitar el pago previsto contractualmente.

Que el literal _____ de la clusula ______ del mencionado contrato, establece como
forma de pago lo siguiente: ____.

Que con base en lo anterior y de acuerdo con la forma de pago pactada, se hace
procedente que el ICBF proceda a desembolsar a favor del contratista, el valor
correspondiente a ( ) letras y nmeros.

Por lo anterior y una vez verificado el cumplimiento, conforme a lo dispuesto en el artculo
50 de la Ley 789 de 2002, se autoriza el pago de la suma de (___) letras y nmeros
El pago a efectuar, se encuentra respaldado de la siguiente forma:

Registro
Presupuestal
Identificador
Presupuestal
Descripcin Valor


Se anexa: Certificacin de pago de seguridad social expedida por el Representante Legal
y la respectiva factura.

Ciudad y fecha


Firma del supervisor