PROCEDIMIENTO ATENCIN DE EMPRESAS VIP A.R.

P
Cdigo: ARP-PR-PV-02
Versin 7,1
1. OBJETIVO GENERAL:
Estandarizar la prestacin de Servicios de Prevencin y Promocin en Salud
Ocupacional en las empresas VIP e INTERMEDIAS ailiadas a la ARP
!I"ERT#$
2. ALCANCE:
Aplica a la atencin de empresas con cotizacin mensual superior a un
milln %uinientos pesos &'($)**$***+$ Adicionalmente, se pueden incluir en este
procedimiento empresas con cotizacin mensual inerior a los l-mites
esta.lecidos, cuya ne/ociacin comercial permita el nivel de servicio indicado
en este procedimiento$
3. DEFINICIONES:
0!PM1 Sot2are de 3erenciamiento de las actividades de Prevencin y
0omercial$
EMPRESAS INTERMEDIAS1 Empresas ailiadas a ARP !I"ERT# con
cotizacin mensual entre ' ($)**$**( y '4$***$***$

EMPRESAS VIP1 Empresas ailiadas a la ARP !I"ERT# con cotizacin
mensual superior a ' 4$***$***
4. DESCRIPCIN LAS ACTIVIDADES:
No. Desc!"c!#$ %e &'
Ac(!)!%'%
Res"o$s'*&e Re+!s(o O*se)'c!o$es
( Inicio

5
Asi/na semanalmente
las nuevas empresas
ailiadas se/6n
par7metros
preesta.lecidos en el
0!PM$
Si la empresa es
Director de
Prevencin
"ase de datos del
0!PM$ Modulo de
Atencin de
empresas
Se /enera e8mail
&0!PM+ a cada
Analista de
Prevencin
inorm7ndole la
asi/nacin de las
empresas$
intermedia podr7 ser
asi/nada a un analista
directo o al outsourcin/
deinido para tales
eectos %uienes
de.er7n se/uir el
protocolo incluido en el
ane9o ($
4 Revisa inormacin de
empresas asi/nadas y
esta.lece estrate/ia
tentativa de atencin de
acuerdo con la
propuesta espec-ica de
Servicios de Prevencin
y Promocin en Salud
Ocupacional ela.orada
por el :rea 0omercial$
Analista de
Prevencin$
3estor
0omercial
En 0!PM se de.e
importar la
condicin de
ne/ocio$
Adicionalmente el
/estor comercial
de.e remitir la
propuesta
detallada ;unto
con el costeo
respectivo$
0uando se
mane;an
empresas como
/rupo podr7
contarse o con un
crono/rama
/eneral o con un
plan de accin
especiico,
dependiendo de
la ne/ociacin$
As- mismo el
mane;o
presupuestal
podr7 variar
<aciendo a trav=s
de una de las
empresas del
/rupo$
> Realiza contacto inicial
con la empresa ailiada
y 0oordina ec<a de la
primera visita
Analista de
Prevencin y
3estor
0omercial$
?ec<a de primer
contacto en
Eventos 0!PM
!a entre/a de la
empresa y la
primera visita se
realizara con el
apoyo del 3estor
comercial$
) Realiza visita inicial y
esta.lece crono/rama
de actividades del cual
de.e %uedar copia -sica
en la carpeta
correspondiente
Analista de
Prevencin$

0onstancia
de visita$
0rono/rama$
Dia/nostico
Pro/rama de
Salud
Ocupacional
En caso %ue se
acuerde con la
empresa, se
realizar7 el
Dia/nostico del
sistema de
3estin en
Se/uridad y
Salud
Ocupacional
S#SO, o si en el
acuerdo inicial
con la empresa
involucra al/6n
otro tipo de
dia/nstico se
tomar7 como
.ase teniendo en
cuanta %ue pueda
ser compara.le al
uturo$ Tam.i=n
se podr7 ela.orar
crono/rama a
partir del
dia/nstico propio
%ue ten/a la
empresa$
@ A.re carpeta -sica de la
empresa ailiada para
arc<ivo de
documentacin de la
Direccin de
Prevencin$
Analista de
Prevencin$
o
?uncionario de
Arc<ivo

A Ela.ora rdenes de
servicio por empresa$
Analista de
Prevencin,
analista
administrativo
o asistente
administrativo$
&Outsourcin/+$
"ase de datos del
0!PM$ Modulo
Brdenes de
Servicio$
Para la
pro/ramacin de
ordenes de
servicio se de.e
revisar la
e;ecucin del
crono/rama y
<acer el
se/uimiento
de ordenes sin
e;ecutar$ En caso
de %ue las
ordenes de
servicio <ayan
sido ela.oradas
por el Analista o
asistente
administrativo, el
Analista de
Prevencin de.e
aceptar las
ordenes creadas
en el modulo
ordenes de
servicio en
aceptacin
masiva de
ordenes de
servicio$
C Revisa y acepta
inormes de actividades
de Prevencin y
Promocin realizados
por los proveedores$
Analista de
Prevencin
?ormato inorme
mensual de
proveedor &E9cel+
impreso$
0ada analista
utilizar7 el inorme
mensual de
proveedores en
E9cel para su
%ue<acer
administrativo,
este no se
considera soporte
de actividades
D In/resa inormacin de
soporte de actividades
de Prevencin y
Promocin en carpeta
de la empresa yEo en
medio ma/n=tico$
Analista de
Prevencin o
Asistente
administrativo
Soportes de
actividades de
prevencin
!a inormacin
impresa se remite
al arc<ivo central,
los inormes
ma/n=ticos se
consi/nan en
disco duro$ !as
sucursales
/uardar7n estos
medios en
arc<ivo$ En caso
de %ue la
empresa no
permita la salida
de tales
documentos se
ane9ar7 una
comunicacin
escrita o e8mail
de apro.acin del
tra.a;o realizado$
(* Aprue.a Orden de
Servicio$
Analista de
Prevencin
Orden de servicio
ane9a a la actura
!as Brdenes de
servicio
/eneradas para
los recursos
asi/nados de
tiempo i;o en las
empresas, se
apro.aran
anticipadamente
para /arantizar el
pa/o oportuno y
se veriicaran los
soportes e
inormes en el
mes si/uiente al
de la /eneracin
de la orden$
(( Si la empresa lo solicita
o si se <a pactado en el
crono/rama de la
misma, se realiza
inorme de 3estin$
Analista de
Prevencin yEo
Proveedor de
Prevencin$
Inorme de 3estin El inorme de
/estin se realiza
teniendo como
reerencia,
par7metros
t=cnicos
esta.lecidos en el
documento1
FINSTRG0TIVO
E!A"ORA0IBN
#
PRESENTA0IBN
DE! IN?ORME
DE 3ESTION
ANGA!F$
(A ?in

,. P-NTOS CR.TICOS DE CONTROL
PCC I$%!c'%o FREC-ENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2
0GMP!IMIENTO DE
0RONO3RAMA POR1
Sucursal, 0onsultor,
Proveedor, Total
O$S$ &Apro.adasH
3losadasHPa/adasH3iradas+
con actividades del mesEO$S$
Aceptadas con actividades
del mes
Mensual Director de
Prevencin
Planilla de
indicadores

/.DOC-MENTOS ASOCIADOS:
No aplica$

CONTROL DE REGISTROS:
identificacin ALMACENAMIENTO RECUPERACIN PROTECCIN TIEMPO DE
CONSERVACIN
DISPOSICIN
Base de datos del
CLPM.
Asignacin de
Empresas.
Base de datos
Software CPLM.
Modulo de atencin
de Empresas.
Bsqueda por:
om!re empresa
it.
Bac"ups #ndefinido #ndefinido
Base de datos del
CLPM. Modulo
Cronograma
Base de datos
Software CPLM.
Modulo de
Cronograma.
Bsqueda por:
om!re empresa
it.
Bac"ups #ndefinido #ndefinido
Constancia de
$isita #nicial
En medio f%sico.
Carpeta de Empresa
afiliada.
Bsqueda por:
Cdigo carpeta
de identificacin
Empresa
Afiliada
Arc&i'o
cu!ierto
( A)os En'%o arc&i'o
muerto
Base de datos del
CLPM. *rdenes
de Ser'icio.
Medio magn+tico.
Base de datos
Software CPLM.
Modulo de *rdenes
de Ser'icio.
Bsqueda por:
om!re empresa
it.
Bac"ups #ndefinido #ndefinido
Soportes de
tra!a,os t+cnicos
En medio magn+tico Carpeta f%sica de
la empresa en
sucursales. En
Arc&i'o
cu!ierto -
Bac"up
Ser'idor.
( A)os En'%o arc&i'o
muerto
El PC de cada
analista. A partir
del mes de .ulio
de (/0/ en el
programa S&ore
Point.
en sucursales1
los informes
quedan en
medio Bac"ups
en 2$2. A
partir de .ulio
(/0/ todos los
soportes de
tra!a,os
t+cnicos de!en
quedar en el
s&ore point.