Ejemplo de Proyecto

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO
PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES
DE LA COORDINACIN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE
GEOLOGA Y MINERA DE VENEZUELA (INGEOMIN)
REGIN GUAYANA

Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Licenciado
en Administracin de Empresas

AUTOR:
J os Gregorio Guerra Tovar
TUTORA:
Lic. Yurma Maya (MSc)

CIUDAD BOLVAR, 2008
i


APROBACIN DEL TUTOR

En mi carcter de Tutora del Trabajo de Grado presentado por el
ciudadano: J os Gregorio Guerra Tovar, para optar al grado de Licenciado
en Administracin de Empresas, cuyo ttulo es: Sistema de Control y Registro
de los Bienes Nacionales de la Coordinacin Regional del Instituto Nacional
de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN), Regin Guayana;
considero que dicho trabajo rene los requisitos y mritos suficientes para
ser sometido a la presentacin pblica y evaluacin por parte del jurado
examinador que se designe.
En Ciudad Bolvar, a los catorce das del mes de Marzo de 2008.

______________________
Lic. Yurma Maya
C.I. N 10.040.091

ii

AGRADECIMIENTOS

Cuando finalizamos una meta y principalmente, si es la culminacin de
una carrera universitaria, siempre tenemos mucho que agradecer.
Primeramente, a Dios todopoderoso, a Nazareno y al Dr. J os
Gregorio Hernndez (por quien llevo mi nombre), por protegerme y darme
vida y salud, para llegar a ver este sueo hecho una hermosa realidad.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana, en sus sedes
Puerto Ordaz y Ciudad Bolvar, materializada en todos sus docentes, por ser
la Casa de Estudios donde me he formado profesionalmente.
A mi Tutora, Lic. Yurma Maya, a quien le estoy inmensamente
agradecido, por su ayuda y colaboracin en el desarrollo y culminacin de
este Trabajo de Grado.
A la Coordinadora de la Sede Ciudad Bolvar, Lic. Indira Rodrguez;
al Coordinador del Programa de Investigacin y Desarrollo (PID), Prof. Luis
Daz; a la Lic. Nirma Alvarez, del Dpto. de Relaciones Interinstitucionales
de la UNEG; a la Prof. Sara Bianco, J efe del Dpto de Control de Estudios
(Puerto Ordaz); y a todos los profesores con quienes compart e intercambi
experiencias a lo largo de estos cinco aos.
A la Lic. Zulaine Caraballo de INGEOMIN, por su ayuda y
colaboracin cuando hice mi pasanta de tecnlogo en esa institucin y para
la culminacin de ella a travs de este Trabajo de Grado.
A mis familiares y amigos, por estar siempre pendientes de mis
estudios y de incentivarme a culminar mi carrera.

iii

DEDICATORIA

Este trabajo se encuentra dedicado a todas aquellas personas que
con sus sabios consejos supieron guiarme a travs de un camino no siempre
fcil de transitar; personas que me escucharon y estuvieron ah durante
toda mi carrera:
En primer lugar, agradezco a mis padres: Lic. Carolina Tovar Lizardi
y Lic. Jess Guerra Garrido, por su constante asesora, presencia tanto
emocional como econmica; ya que jams me han faltado en ningn
aspecto y han sabido educarme bajo los principios de la cultura y la
constancia; tolerando mis errores e inmadureces producto del mpetu de
la edad y canalizando, con mucha sabidura, todo mi energa hacia el
estudio y el aprendizaje.
A mi mejor amiga Daniela Martnez, quien ha estado a mi lado desde
siempre, siendo la comprensin y entendimiento que me han hecho no
perder las ganas de seguir adelante y no frustrarme por los tropiezos.
A mis abuelas Rita Lizardi y Edelmira de Tovar, quienes con sus
rezos y buenas intenciones han permitido que en las tempestades siempre
aparezca un rayo de luz al final del camino.
A mi hermano, Ing. Jess David Guerra Tovar, porque juntos somos
los primeros profesionales de la nueva generacin, para que sirva de ejemplo
al resto de los primos.
Y en especial a Adrin Garrido (+), que en paz descanse, por ser mi
mejor amigo y una de las personas que ms contribuy en mi crecimiento
como estudiante; por su ayuda incondicional siempre que lo necesit ya que
sin ella me hubiera sido muy difcil comprender muchas de las materias en la
Universidad; por ser un ejemplo de constancia y dedicacin que me sirvi
para admirar y seguir; y ya que no pudo llegar a ver al final los frutos de
nuestro esfuerzo, este trabajo va dedicado muy especialmente a l.

iv

NDICE GENERAL

pp
APROBACIN DEL TUTOR......................................................................
AGRADECIMIENTOS................................................................................
DEDICATORIA...........................................................................................
LISTA DE CUADROS.
LISTA DE GRFICOS.........................................................................
LISTA DE FIGURAS
RESUMEN..................................................................................................

INTRODUCCIN.

CAPTULOS

I. EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema..........
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General...
Objetivos Especficos..
J ustificacin..

II. MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin.
Resea Histrica y Descripcin de INGEOMIN.
Resea Histrica de INGEOMIN......
Descripcin de INGEOMIN..
Bases Tericas.
Aspectos Generales relacionados con el Control.........
El Control Interno en las Organizaciones.......
Sistema de Control Interno...
Sistema de Control y Registro de Materiales....
Bases Legales..

III. MARCO METODOLGICO

Tipo de Investigacin.......
Diseo de Investigacin...
Identificacin de Variables..
Operacionalizacin de Variables....
Poblacin y Muestra.
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x
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06
06
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v

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos...
Procesamiento y Anlisis de los Datos.....

IV. ANLISIS DE RESULTADOS

Nivel de Anlisis.
Forma de Presentacin de los Resultados...
Presentacin e Interpretacin de los Resultados....

V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones.
Recomendaciones....

VI. SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES
NACIONALES DE LA COORDINACIN REGIONAL DE
INGEOMIN, REGIN GUAYANA

Presentacin..
Fundamentacin
Objetivos de la Propuesta
Objetivo General.
Objetivos Especficos.
Proceso para las Operaciones del Sistema de Control y Registro
Componente Planificacin
Componente Despliegue del Sistema...
.

REFERENCIAS.

ANEXOS.
Anexo A. Instrumento.
Anexo B. Validacin del Instrumento..
Anexo C. Revisin de Bienes...
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vi

LISTA DE CUADROS

Cuadro N pp.
1. Identificacin y Definicin de las Variables

2. Operacionalizacin de Variables..

3. Distribucin absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se
realizan en la institucin diagnsticos sobre los procesos de
almacenamiento y depsito...

4. Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los
encuestados sobre los aspectos comprendidos en los
diagnsticos realizados sobre almacenamiento y depsito...

5. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la existencia de una
fijacin y determinacin de objetivos donde se defina la
orientacin en la ejecucin del inventario de la institucin

6. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la extensin en el
tiempo de los objetivos formulados en relacin a las actividades
de inventarios

7. Distribucin absoluta y porcentual acerca del establecimiento de
planes para la realizacin del proceso de inventario en la
institucin....

8. Distribucin absoluta y porcentual sobre si los planes responden
a diagnsticos estratgicos

9. Distribucin absoluta y porcentual sobre la forma como se
encuentra identificado el material que est en existencia dentro
del depsito

10. Distribucin absoluta y porcentual sobre el tipo de procedimiento
utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del
depsito.

11. Distribucin absoluta y porcentual sobre el registro de la
identificacin utilizada
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12. Distribucin absoluta y porcentual sobre la clasificacin del
material que est en existencia

13. Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento
utilizado para clasificar los materiales del depsito.

14. Distribucin absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema
de informacin de la clasificacin utilizada...

15. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la
realizacin del inventario fsico

16. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los aspectos que
comprende el control del inventario fsico.

17. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la
cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por
almacenamiento...

utilizado para la determinacin de los costos

cual se lleva un registro de solicitudes de materiales...

encuestados acerca del nivel de actualizacin de los registros de
las solicitudes y devoluciones de bienes...

cual se mantienen los registros de los movimientos...

encuestados acerca de las variables consideradas para realizar
el clculo del consumo/uso promedio de materiales...

23. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos
para realizar la revisin y fiscalizacin de los depsitos donde
estn los bienes y materiales

de evaluacin de los registros de materiales

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viii

para revisar los clculos realizados para la determinacin del
consumo/uso mensual promedio.

de verificacin de los clculos utilizados para determinar los
niveles en la existencia de materiales.

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LISTA DE GRFICOS

Grfico N pp.
1. Distribucin absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se
almacenamiento y depsito...

2. Distribucin absoluta y porcentual sobre los aspectos
comprendidos en los diagnsticos sobre almacenamiento

3. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la existencia de una
fijacin y determinacin de objetivos del inventario de la
institucin

4. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la extensin en el
tiempo de los objetivos formulados en relacin a las actividades
de inventarios

5. Distribucin absoluta y porcentual acerca del establecimiento de
planes para realizar proceso de inventario en la institucin...

6. Distribucin absoluta y porcentual sobre si los planes responden
a diagnsticos estratgicos

7. Distribucin absoluta y porcentual sobre la forma como se
encuentra identificado el material que est en existencia dentro
del depsito

utilizado para el etiquetado de los materiales del depsito

9. Distribucin absoluta y porcentual sobre el registro de la
identificacin utilizada

10. Distribucin absoluta y porcentual sobre la clasificacin del
material que est en existencia

utilizado para clasificar los materiales del depsito.

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12. Distribucin absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema
de informacin de la clasificacin utilizada...

13. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la

14. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los aspectos que
comprende el control del inventario fsico.

cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por
almacenamiento...

utilizado para la determinacin de los costos

cual se lleva un registro de solicitudes de materiales...

encuestados acerca del nivel de actualizacin de los registros de
las solicitudes y devoluciones de bienes...

cual se mantienen los registros de los movimientos...

encuestados acerca de las variables consideradas para realizar
el clculo del consumo/uso promedio de materiales...

para realizar la revisin y fiscalizacin de los depsitos donde
estn los bienes y materiales

de evaluacin de los registros de materiales

para revisar los clculos realizados para la determinacin del
consumo/uso mensual promedio.

de verificacin de los clculos utilizados para determinar los
niveles en la existencia de materiales.
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LISTA DE FIGURAS

Figura N pp.
1. Organigrama de INGEOMIN...

2. Componente Planificacin.

3. Fase de Almacenamiento..

4. Traslado Temporal de Bienes...

5. Cambio de estado de Bienes por Desuso..

6. Autorizacin de salida de Bienes.

7. Desincorporacin de Bienes por Desuso...

8. Supervisin del Proceso.
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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES
DE LA COORDINACIN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE
GEOLOGA Y MINERA DE VENEZUELA (INGEOMIN),
REGIN GUAYANA

Autor: J os Gregorio Guerra Tovar
Tutora: Lic. Yurma Maya (MSc)
Ao: 2008

RESUMEN

La investigacin realizada se plante como objetivo general proponer un
Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinacin
Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela
(INGEOMIN), Regin Guayana. El diseo fue de campo, porque se desarroll
y aplic en el propio mbito donde se present la realidad objeto de estudio;
el tipo de investigacin en modalidad proyecto factible, ya que no slo se hizo
un diagnstico acerca del control y registro de los bienes en el marco de la
institucin, sino que tambin se propusieron alternativas de solucin que se
expresaron a travs de un Sistema de Control y Registro de los Bienes
Nacionales. La poblacin del estudio estuvo representada por catorce (14)
funcionarios que laboran en las reas administrativas de control interno de la
institucin. Para la recoleccin de los datos se utiliz un cuestionario
conformado por veinticuatro (24) tems. De los resultados obtenidos, se
infiere la necesidad de desarrollar una alternativa de solucin que comprenda
un proceso de planificacin ajustado a las necesidades del control de
inventario y la implementacin de un sistema de inventario, donde se
controlen con efectividad los procesos de almacenamiento, niveles de
inventario, movimiento de los materiales y los dispositivos de supervisin
para verificar el cumplimiento de cada una de estas actividades.
xiii

Descriptores: Control Interno, control y registro de bienes y materiales,
sistema de control y registro de bienes y materiales.
xiv

INTRODUCCIN

Los procedimientos de control que se desarrollan en cada una de las
reas de las organizaciones de la administracin pblica o privada deben
estar en permanente proceso de revisin y renovacin, pues de su eficacia
depende en buena medida la estabilidad financiera y econmica de estas
instituciones, pudiendo significar, en algunos casos, un factor que influye en
su permanencia o extincin.
Una de las ventajas fundamentales que tienen las organizaciones
exitosas, se encuentra en el manejo ptimo de los mecanismos de control de
sus inventarios, pues con ellos se logra determinar la cantidad de bienes y
materiales con que se cuenta para el proceso de produccin o generacin de
servicios, as como calcular los costos de mantenimiento, a los fines de
garantizar su equilibrio financiero.
Los planteamientos expuestos son pertinentes en el caso especfico
de las instituciones de la administracin pblica, que tienen la
responsabilidad de mantener un control interno efectivo de los ingresos,
movimientos, salidas y reingresos de sus bienes y materiales, tanto desde el
punto de vista de lo que corresponde a la administracin de sus recursos
materiales y financieros como lo que tiene que ver con su responsabilidad
ante la ley en cuanto a la administracin de estos recursos de acuerdo con
los principios de honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia,
transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad establecidos
constitucionalmente.
Lo que se ha sealado constituye el punto de partida para la
realizacin de una investigacin relacionada con el manejo de los procesos
1

de control interno de bienes y materiales en un ente de la administracin
pblica. El estudio realizado se llev a cabo en el rea administrativa de la
Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de
Venezuela (INGEOMIN), adscrito al Ministerio de Industrias Bsicas
(MIBAN), y se orient hacia la propuesta de un sistema de control y registro
de los bienes nacionales con los cuales cuenta esta dependencia, a los fines
de realizar una de las tareas bsicas en el proceso de ingreso, movimiento y
salida de los bienes y materiales de esta dependencia.
La investigacin se enmarca dentro de los procesos relacionados con
la administracin de los recursos materiales de toda organizacin y
especficamente con los procedimientos de control y registro de los bienes
nacionales, con el objeto de realizar el inventario y aplicar las medidas de
desincorporacin en los casos que competa, de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos.
Cabe sealar que el departamento donde se ejecutaron las
actividades de investigacin antes referidas tiene como una de sus
atribuciones fundamentales la de llevar a cabo la gestin administrativa de
las actividades pautadas por INGEOMIN para esta regin. En ese sentido, su
implementacin se cuenta entre las tareas requeridas para dar cumplimiento
a dichas atribuciones como parte de los procesos de gestin administrativa
de este organismo.
El trabajo se desarroll de acuerdo con un esquema metodolgico que
comprende un total de seis captulos, que se describen a continuacin:
Captulo I. El Problema: En esta parte se abordan los tpicos donde se
contextualiza el problema del control de bienes y materiales dentro de las
organizaciones; los objetivos del estudio y su justificacin.
Captulo II. Marco Terico: Abarca los aspectos referenciales tericos
representados por los antecedentes de la investigacin; resea histrica y
2

descripcin de INGEOMIN, objetivo de la institucin, atribuciones y tareas,
estructura organizativa y ubicacin de la dependencia regional. As mismo se
plantean las bases tericas y legales en las cuales se sustenta el estudio.
Captulo III. Marco Metodolgico: Comprende los aspectos
relacionados con la metodologa, concretamente los puntos relativos a tipo y
diseo del estudio, identificacin y operacionalizacin de variables, poblacin
y muestra, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos y el
procesamiento de los mismos.
Captulo IV. Anlisis de Resultados: En este captulo se desarrolla el
anlisis de los datos obtenidos y abarca el nivel de anlisis, la forma de
presentacin de los resultados y su interpretacin a travs de cuadros de
frecuencia simple.
Captulo V. Conclusiones y Recomendaciones: Se desarrollan las
conclusiones que se derivan del trabajo realizado, as como las
recomendaciones correspondientes.
Captulo VI. Propuesta: En esta parte del trabajo se presenta la
propuesta del sistema de control y registro de los bienes nacionales de la
Coordinacin Regional de INGEOMIN, Regin Guayana. En ese sentido, se
abordan los puntos relativos a su presentacin, fundamentacin, objetivos y
proceso prescrito para las operaciones a desarrollar a travs del sistema de
control.

3

CAPTULO I
EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En las estructuras organizacionales es un hecho indiscutible la
necesidad de profundizar en los sistemas de informacin y control como la
mejor alternativa para que stas perfeccionen los mecanismos a travs de
los cuales puedan desarrollar cada una de las metas trazadas en las reas
de gestin, operativas y de control. Esto se basa en el hecho de que a travs
de estos sistemas se facilitan los flujos de la comunicacin interna y externa
en forma dinmica, permitindole a cada organizacin ejecutar con mayor
eficacia las actividades que realiza.
Lo sealado tiene plena pertinencia en el caso de las instituciones
pblicas, por el hecho de que stas deben responder no solamente a los
parmetros previstos en los principios fundamentales de la gestin y el
control administrativo, sino tambin a lo que se encuentra establecido en las
leyes y reglamentos que rigen el manejo de los bienes y recursos de la
administracin pblica.
A nivel nacional, la gestin de los recursos materiales y financieros en
el marco de la administracin pblica venezolana presenta connotaciones
preocupantes y delicadas, destacndose el relativo a los procesos de control
interno como uno de los de mayores niveles crticos, dadas las
consecuencias que se generan del mismo.
Por esta razn, es pertinente destacar lo que refiere el Informe de la
Contralora General de la Repblica (2004), cuando dice que en las
4

entidades regionales que conforman la estructura poltico-administrativa del
pas, se evidencia que los entes contralores presentan fallas en sus sistemas
internos, lo que dificulta asegurar el acatamiento de las normas legales
dictadas para garantizar una administracin eficiente y eficaz de los recursos
materiales y financieros.
Se puede afirmar que en los procedimientos de control y registro de
los bienes, que deben llevarse a cabo en el mbito de los diferentes entes
regionales de la administracin pblica de Venezuela, no se aprecia un
manejo eficiente, situacin que permite verificar la existencia de un problema
de alta significacin en materia de gestin de los recursos materiales y
financieros; as como de manejo y control de bienes en concreto.
Los planteamientos realizados permiten abordar la situacin que se
hace presente en el marco de una dependencia pblica de importancia
estratgica en el estado Bolvar, como lo es la Coordinacin Regional del
Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN); en la
cual se evidencia un problema en lo que concierne a los procesos de control
y registro de los bienes nacionales.
Entre los aspectos que indican la existencia de un problema en cuanto
al manejo de los inventarios de los bienes nacionales, se destacan los
siguientes:
- Dificultades para la identificacin, ubicacin, control y registro de
los bienes nacionales.
- No existe una precisin realista de los materiales, recursos y
equipos con los cuales cuenta la administracin regional.
- Los procedimientos de seguimiento, control y registro de los bienes
nacionales que se encuentran dentro de la institucin presentan
limitaciones en cuanto a velocidad, precisin y actualizacin
permanente.
5

En atencin a esta situacin, se ha considerado pertinente ejecutar
una investigacin dirigida a dar respuesta a las siguientes interrogantes:
- Cmo se lleva a cabo el proceso de planificacin de los
procedimientos de registro y control de los bienes nacionales en
INGEOMIN, regin Guayana?
- Cules son los procedimientos utilizados para el almacenamiento
de los bienes nacionales en esta institucin?
- Cules son las estrategias empleadas para el control del
movimiento de materiales?
- Cules son los dispositivos aplicados para realizar el proceso de
supervisin de la administracin de los bienes nacionales?
- Qu componentes deben ser tomados en cuenta para llevar a
cabo el diseo de un Sistema de Control y Registro de los Bienes?

Objetivos de la Investigacin

Objetivo General

Proponer un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales
de la Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de
Venezuela (INGEOMIN), Regin Guayana.

Objetivos Especficos

- Describir el proceso de planificacin de los procedimientos de
registro y control de los bienes nacionales en INGEOMIN,
- Caracterizar los procedimientos para el almacenamiento de los
bienes nacionales en dicha institucin.
6

- Examinar las estrategias empleadas para el control del movimiento
de materiales.
- Verificar cules son los dispositivos aplicados para realizar el
proceso de supervisin de la administracin de los bienes
nacionales.
- Establecer cules deben ser los componentes a considerar para el
diseo de un Sistema de Control y Registro de los Bienes.

Justificacin

Una de las acciones planteadas por toda organizacin radica en la
introduccin de estrategias que estn dirigidas a optimizar los procedimientos
de control interno con el propsito de que cada rea operativa,
especficamente en lo que tiene que ver con el registro y control de bienes y
materiales, asuma responsabilidades en lo relativo al registro y seguimiento
en el almacenamiento, movimiento y ejecucin de las gestiones de
supervisin de los procedimientos realizados.
Partiendo de all, a travs de esta investigacin se aportara la
aplicacin de los enfoques tericos que se manejan actualmente en cuanto al
desarrollo de las funciones relacionadas con la gestin administrativa dentro
de toda institucin, el control de materiales y la aplicacin del enfoque
sistmico y los sistemas de informacin al control de inventarios.
Cabe sealar que en la concepcin moderna de las gestiones de
control, el manejo de los inventarios es considerado uno de los ejes
centrales para garantizar el xito de la gerencia, puesto que a travs de los
procedimientos, registros e informaciones que este manejo aporte, se le
facilita a los niveles gerenciales llevar a la prctica la planificacin financiera,
7

bien sea de inversiones o de gastos en materiales, en atencin a indicadores
confiables y debidamente sustentados.
En ese sentido, la ejecucin de la investigacin va permitir expresar en
la prctica los elementos tericos propios del control de materiales y la
aplicacin de los sistemas de informacin en el desarrollo de este control,
mediante el modelo que se tiene propuesto en este trabajo y que pretende
generar soluciones puntuales a este elemento fundamental del control interno
de la institucin objeto de estudio.
Desde el punto de vista metodolgico, se estaran estableciendo un
conjunto de directrices que permitiran orientar el desarrollo de cualquier
proceso dirigido a formular sistemas de control y registro considerando el tipo
y diseo de investigacin, instrumentos de recoleccin de datos y los
procesos de anlisis de resultados.
A nivel prctico, esta investigacin viene a representar una
oportunidad importante para la institucin objeto de estudio, de abordar con
precisin cules son los problemas que actualmente se presentan en la
aplicacin de los procesos de control de los bienes y los factores que han
facilitado su permanencia en el tiempo.
Otro de los aportes de este trabajo, se encuentra en el hecho de que a
travs de su ejecucin, se abren las posibilidades de mejoramiento de los
procedimientos de control y manejo de inventario hasta ahora utilizados por
la institucin y, por lo tanto, una mayor rapidez de los mismos para la
atencin de clientes y proveedores.
Finalmente, el trabajo es de importancia para el propio autor, puesto
que servir para poner en prctica los conocimientos adquiridos en la
universidad, en relacin a los procesos de manejo y control de inventarios,
as como tambin organizar la informacin sobre esta rea, adquirida a
travs de su pasanta en la institucin en estudio.
8

CAPTULO II
MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin

Rodrguez, Elas y Brito (2000), realizaron un trabajo titulado Control
de Inventarios del Almacn de Mantenimiento y Limpieza del Hospital Uyapar
de Ciudad Guayana, el cual consisti en un estudio de campo desarrollado a
travs de la aplicacin de un conjunto de cuestionarios al personal directivo,
administrativo y obrero que se desempea en esa institucin hospitalaria.
Los resultados alcanzados permitieron a los autores concluir que el
establecimiento de salud objeto de estudio presenta problemas en el control
del movimiento de materiales que ingresa y sale del almacn. Igualmente se
detecta, que no existe una debida clasificacin y localizacin de los
materiales. Estos autores sugieren la aplicacin de un sistema de inventario,
que permita optimizar la situacin.
Las conclusiones obtenidas en este estudio reflejan que los procesos
de control de materiales e inventario son necesarios para el desarrollo de una
gestin de calidad, incluso en los organismos pblicos. La sugerencia final de
los autores es otra evidencia de la necesidad de la sistematizacin de los
controles de inventario, como una alternativa para disminuir los niveles de
desorganizacin en el manejo de los materiales.
Crespo (2003), llev a cabo una investigacin que tiene por ttulo:
Diseo de un Manual de Control Interno para la Custodia de los Bienes
Nacionales en el Sector Pblico Propiedad del Instituto Agrario Nacional,
Caso Especfico: Delegacin Agraria del Estado Lara. La ejecucin de este
trabajo se realiz a travs de un diseo de campo en cuyo desarrollo fueron
9

utilizados los siguientes instrumentos de recoleccin de datos: la observacin
directa, el cuestionario de control interno y la entrevista no estructurada,
permitiendo evaluar el sistema de control interno actual.
De la investigacin realizada se concluye que existen serias
debilidades en cuanto a la materia de control interno se refiere en la Custodia
de los Bienes Nacionales y los controles mnimos necesarios para la:
Asignacin de Bienes, Realizacin de la Toma Fsica de Inventario de
Bienes, Control de entradas y salidas de Bienes del Almacn, Registro de las
transacciones como Adiciones, Desincorporaciones, y Transferencias por
parte del Departamento de Bienes Nacionales.
Las conclusiones establecidas en este trabajo permiten afirmar que en
el marco de las instituciones del Estado, se hace necesario optimizar los
procedimientos, mecanismos y sistema de control interno, concretamente los
que se relacionan con la gestin de inventario y materiales. Ello a los fines de
garantizar una mayor eficacia en la ejecucin de las funciones
administrativas y el manejo financiero por parte de dichas instituciones.
Finalmente, cabe mencionar la investigacin realizada por Argin
(2006), titulada: Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos para el
Registro de los Bienes Nacionales en la Oficina de Planificacin del Sector
Universitario, oficina tcnica del Consejo Nacional de Universidades;
ejecutada a travs de un estudio de campo.
En este trabajo se concluye que la Coordinacin de Bienes de esta
dependencia carece de los instrumentos y mecanismos necesarios y
adecuados (libros auxiliares de activos fijos), para llevar a cabo los controles
y registros de las entradas, salidas, traspasos, tipos de bien, rea en el que
est asignado, depreciacin, fecha de adquisicin y mejoras de los activos
fijos que posibiliten su identificacin, clasificacin; as como el control de su
uso y disposicin.
10

Las conclusiones de esta investigacin evidencian la importancia que
tiene el uso permanente y sistematizado de los mecanismos y recursos de
control y registro, a travs de los cuales se puedan mantener identificados y
clasificados los bienes de una determinada institucin, a los fines de
garantizar una gestin eficaz, eficiente y transparente de dichos bienes que
coadyuve en un manejo financiero con las mismas caractersticas.

Resea Histrica y Descripcin de INGEOMIN

Resea Histrica de INGEOMIN

Los antecedentes histricos del Instituto Nacional de Geologa y
Minera de Venezuela (INGEOMIN) se remontan al ao 1945, concretamente
a la Ley de Minas de esa poca, cuyo Artculo 101 contemplaba el
funcionamiento en la capital de la Repblica de un Servicio Tcnico de
Geologa y Minera con la organizacin y atribuciones que el Ejecutivo
Federal determinara. Dicho servicio, jams lleg a materializarse; sin
embargo, se puede considerar que el germen de tal institucin lo constituy
la Oficina Coordinadora de la Prestacin de Servicios Geolgicos y Mineros
(SERVIGEOMIN), creada mediante Decreto Nmero 2.246 de fecha 25 de
septiembre de 1983, con carcter de servicio.
Posteriormente, con fundamento en el Decreto Nmero 1.921 de fecha
07 de noviembre de 1991, mediante Resolucin Nmero 11 de fecha 07 de
enero de 1992, se le confiere el rango de Direccin General Sectorial,
dependiente del Despacho del Ministro. A partir del 15 de Agosto de 1997,
por reestructuracin de este Ministerio, pasan a formar parte de
SERVIGEOMIN, la Direccin de Geologa y el Centro de Anlisis de
Informacin Geolgica y Minera (CAIGEOMIN) de este Ministerio, con la
finalidad, de que esta conjuncin, sirviera para la creacin del Instituto
11

Nacional de Geologa y Minera, a los fines de dar respuestas a los
requerimientos del sector Geolgico y Minero Nacional e Internacional, por el
grado de especializacin y reconocida trayectoria de la antigua Direccin de
Geologa.
El 05 de Septiembre de 1999 se crea INGEOMIN, mediante Decreto
Nmero 295 con Rango y Fuerza de Ley de Minas, publicado en la Gaceta
Oficial Extraordinario Nmero 5.382 de fecha 28-09-99. En la actualidad es
un organismo con personalidad jurdica, autonoma funcional y patrimonio
independiente del fisco nacional, adscrito al Ministerio de Energa y Minas y
constituye una institucin necesaria para el pas, por cuanto representa un
Centro de Informacin Bsica nacional e internacional similar a los Institutos
Geolgicos y Mineros de los dems pases de Amrica, tales como:
Colombia, Brasil, Ecuador, Argentina, Chile entre otros.
El Instituto est en capacidad de disear y ejecutar programas
exploratorios geoqumicos, geofsicos y geolgicos para lo cual cuenta con
equipos propios que le permiten emprender cualquier programa de
perforaciones en la evaluacin de reservas minerales, as como para la
prospeccin de aguas subterrneas.
Cuenta con laboratorios especializados para anlisis petrogrficos,
mineralgicos, de suelo, gemolgicos y qumicos con aplicacin de tcnicas
analticas tales como Absorcin Atmica y Fluorescencia de Rayos X, entre
otros ensayos, teniendo una experiencia de ms de 50 aos al servicio del
sector geolgico-minero.
Igualmente, se debe aadir que dispone de profesionales
especializados y personal tcnico de amplia experiencia en el campo de las
geociencias, as como equipos de Instrumentacin Topogrfica, un Centro
de Procesamiento Digital, Sala de Dibujo, Planoteca y una Biblioteca
Especializada, a cargo de la Gerencia de Informacin Geolgico-Minera.
12

INGEOMIN, a travs de la Gerencia de Proyectos de Desarrollo
Minero ofrece sus Servicios Profesionales, basados en la experiencia de
trabajo desarrollada en el campo de las Ciencias de la Tierra en diferentes
regiones del territorio nacional.

Descripcin de INGEOMIN

A los fines tener una mayor informacin acerca la institucin donde se
llev a cabo esta investigacin, se considera pertinente conocer los
siguientes aspectos: Filosofa de Gestin, Objetivos, Tareas y Atribuciones,
as como su Estructura Organizativa, Ubicacin y Atribuciones especficas de
la Coordinacin Regional de INGEOMIN, Guayana.

Filosofa de Gestin

La filosofa de gestin de INGEOMIN se encuentra expresada a travs
de su misin, visin y valores organizacionales. A continuacin se presentan
cada uno de estos aspectos:

Misin.
INGEOMIN es considerado como el organismo rector de las
geociencias a nivel del pas, motor de las investigaciones interdisciplinarias y
del desarrollo sostenible de los recursos minerales y energticos no
convencionales.

Visin.
En su proyeccin hacia el futuro, INGEOMIN se visualiza como lder
nacional en geociencias aplicadas a recursos minerales y energticos no
convencionales.

13

Valores Organizacionales.

Los valores organizacionales de INGEOMIN responden a una filosofa
de gestin orientada hacia la consecucin de sus metas dentro de
estndares de calidad, desde una perspectiva sustentada en la concepcin
de desarrollo sostenible. En ese sentido, se pueden destacar como valores
fundamentales de esta institucin, los siguientes:
- Responsabilidad: Se asumir el compromiso de realizar un trabajo
de alta calidad para alcanzar los objetivos preestablecidos y el nivel
de desempeo adecuado.
- Sensibilidad: Se actuar con tica y mstica ante los clientes que
atiende el instituto.
- Excelencia: Se mantendr una actitud permanente de
mejoramiento de la productividad y de la calidad de personal.
- Trabajo en equipo: Se conformarn grupos de trabajo
interdisciplinario para incentivar la cooperacin, enriquecer el
trabajo y alcanzar los objetivos de manera compartida.
- Honestidad: El personal del instituto actuar con integridad y
mstica, en cuanto a su comportamiento en general y en especial
en la administracin de los recursos asignados a su cargo y en el
manejo adecuado de la informacin.
- Lealtad: Compromiso del personal con la gestin del instituto e
identificacin de su misin y objetivos.
- Mstica: El personal mantendr una actitud hacia el trabajo que
demuestre su vocacin de servicio hacia el logro de la misin del
instituto.
- Disciplina: Se respetarn las normas establecidas para garantizar
el desarrollo del instituto.
14

- Proactividad: Anticiparse a los problemas y situaciones que
involucren al instituto y proponer lneas de accin acordes.
- Interdisciplinariedad: En INGEOMIN se asume que la investigacin
y el desarrollo de los recursos naturales debe hacerse desde una
perspectiva en la cual se integren diferentes especialidades y
disciplinas cientficas, a los fines de generar una visin integral de
la realidad de los recursos minerales y energticos no
convencionales del pas.
- Desarrollo Sostenible: INGEOMIN promueve una explotacin de
los recursos minerales y energticos desde una perspectiva de
conservacin y renovacin de los recursos naturales, de tal manera
que dicha explotacin no genere impactos en los ecosistemas.
- Capital Humano: En INGEOMIN se enfatiza la acumulacin,
crecimiento y desarrollo del capital humano como recurso y activo
de primer orden para la consecucin de las metas trazadas por la
institucin en atencin a las polticas de desarrollo del Estado
Venezolano.

Objetivos de INGEOMIN

En la gestin institucional que lleva a cabo INGEOMIN, se plantean los
siguientes objetivos:
Formar y mantener el inventario de los recursos minerales
existentes en el territorio nacional;
Elaborar estudios geolgicos y de investigacin, evaluaciones de
los recursos mineros, prestar asistencia tcnica, servicios de
laboratorio y de consultora en las diferentes reas de su actividad
a personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas;
15

Coordinar y gestionar con instituciones de educacin superior o
con personas pblicas o privadas, nacionales o extranjeras,
programas de investigacin y de cooperacin tcnica que se
requieran para el desarrollo de sus objetivos;
Atender la solicitud del Ministerio de Industrias Bsicas y Minera,
en lo relativo a estudios de croquis, planos y dems recaudos
tcnicos presentados por los solicitantes de concesiones mineras,
y emitir su pronunciamiento, o cualquier otra materia tcnica de su
competencia;
Elaborar, recopilar, sistematizar y divulgar los informes y estudios
realizados;
Impartir y desarrollar capacitacin y entrenamiento en las reas
que tengan relacin con las funciones del Instituto;
Preparar la cartografa geolgica del pas a diferentes escalas;
Realizar investigaciones sobre tecnologas aplicables a la actividad
minera en sus distintas escalas y a la recuperacin ambiental;
Las dems materias que sealen los reglamentos de la Ley de
Minas.
Todo lo anterior viene a constituir la informacin bsica, tcnica y
profesional, requerida para el desarrollo integral-econmico-industrial del
pas. Informacin que deber suministrarse a todos los organismos pblicos
y privados garantes de la ejecucin de los planes de desarrollo del pas.

Atribuciones y Tareas de INGEOMIN

Las tareas y atribuciones de INGEOMIN se encuentran orientadas
hacia la consolidacin de las metas y objetivos que se le han establecido a
este instituto. En ese sentido, se destacan las siguientes:
16

La determinacin y evaluacin de la cantidad, calidad y distribucin de
los recursos minerales, de rocas y suelos.
La cartografa topogrfica, geolgica, geotcnica y de toda ndole afn
que suministre la cobertura del pas a las escalas adecuadas.
La clasificacin de los terrenos en escala nacional con relacin a sus
potencialidades tanto de recursos naturales renovables como no
renovables.
La prestacin de los servicios de: Informacin, geologa, minera,
prospeccin geofsica, estudios geotcnicos, geologa marina,
topografa y perforacin, anlisis mineralgicos y prospeccin
geoqumica y ambiente.
La formacin y capacitacin de profesionales aptos para el
desempeo profesional en el rea geolgica y minera.

Estructura Organizativa

INGEOMIN presenta una estructura organizativa vertical que tiene como
nivel de mayor jerarqua al Consejo Directivo y como ente asesor al Consejo
Consultivo. En lnea descendente, dependientes de las decisiones del
Consejo Directivo se encuentra la Presidencia del Instituto, que tiene como
niveles subordinados inmediatos: Consultora J urdica, Gerencia de
Administracin, Gerencia de Recursos Humanos y Auditora Interna. Estos
cuatro niveles presentan la misma jerarqua, trabajan en relacin de
coordinacin y responden a las directrices emanadas directamente de
Presidencia.

Las dems gerencias son las de: Proyectos de Desarrollo Minero,
Investigaciones Geolgicas e Informacin Geolgica Minera. Estas tres
gerencias se distinguen de las anteriores, en que tienen una orientacin de
17

carcter operativo. Como niveles subordinados a Presidencia se encuentran
las Direcciones Administrativas de las regiones de: Guayana, Centro
Occidental y Los Andes (Ver Figura 1).

Figura 1

Organigrama de INGEOMIN

18

Ubicacin Geogrfica de INGEOMIN

INGEOMIN tiene su sede principal en la ciudad de Caracas, en Parque
Central, Torre Oeste, Piso 8 y 5. Las sedes regionales son las siguientes:
- San Felipe, estado Yaracuy: Laboratorio de Minerales no
Metlicos. Zona Industrial, detrs del CIEPE.
- Mrida, estado Mrida: Av. Lora, Qta Esperanza N 14-36.
- Coro, estado Falcn: Edif. Curiel, calle Garcs con Ampes frente a
la Gobernacin del estado Falcn.
- Ciudad Bolvar, estado Bolvar: Laboratorio Tecnolgico. Av.
Libertador Edif. INGEOMIN.
En esta ltima sede regional fue donde se realizaron las
investigaciones correspondientes a los procedimientos administrativos del
rea de bienes y materiales en la Administracin Regional, estado Bolvar.

Atribuciones Especficas de la Coordinacin Regional de
INGEOMIN, Regin Guayana

Las atribuciones especficas que se encuentran establecidas para la
Coordinacin Regional de INGEOMIN son las siguientes:
Realizar los procesos gerenciales relacionados con la investigacin en
el rea minera en la regin.
Realizar la evaluacin y levantamiento de informes sobre la cantidad,
calidad y distribucin de los recursos minerales, de rocas y suelos en
la Regin Guayana.
La cartografa topogrfica, geolgica, geotcnica y de toda ndole afn
que suministre la cobertura de la regin a las escalas adecuadas.
19

La clasificacin de los terrenos en escala regional con relacin a sus
potencialidades tanto de recursos naturales renovables como no
renovables.
La prestacin de los servicios de: Informacin, geologa, minera,
prospeccin geofsica, estudios geotcnicos, topografa y perforacin,
anlisis mineralgicos y prospeccin geoqumica y ambiente.
Gestin y control administrativo de los recursos humanos, materiales y
financieros con los cuales se da la ejecucin de las actividades del
instituto.
Este ltimo aspecto se desarrolla en el rea administrativa y contable de
INGEOMIN, Regin Guayana que fue el lugar donde se realizaron las
pasantas relacionadas con este informe.

Bases Tericas

En relacin a las bases tericas de esta investigacin, stas se
expresan en los planteamientos relacionados con los aspectos inherentes al
control en las organizaciones en trminos generales, el control interno, el
control de inventarios y los sistemas de informacin. A continuacin se hace
un anlisis de cada uno de estos tpicos.

Aspectos Generales relacionados con el Control

Dentro de todas las organizaciones, bien sean pblicas o privadas, se
recurren a procedimientos destinados a asegurar el avance, correccin y
ejecucin en trminos de eficiencia y eficacia de los planes diseados en la
institucin, organismo o empresa. Estos procedimientos se ubican dentro del
concepto de control.
20

Este concepto es definido por Gurusteaga (1999), como: "...el
conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar los
resultados obtenidos en el perodo, para evaluarlos y para decidir las
medidas correctivas que sean necesarios" (p. 89).
Siguiendo esta definicin, la implementacin del control dentro de las
organizaciones, especficamente las de carcter pblico, viene a ser un
procedimiento en el cual se integran una diversidad de acciones dirigidas a
verificar los logros alcanzados en una determinada gestin, as como
establecer los registros pertinentes de esos logros. Todo ello con el propsito
de incrementar los aspectos positivos y tomar las medidas correctivas de los
resultados contrarios a los esperados.
Estos planteamientos indican que el control interno representa uno de
los ejes fundamentales y de mayor relevancia para la buena marcha de la
organizacin. Esa importancia se sustenta en el hecho de que a travs del
control, se protegen los valores de la misma. Este planteamiento se basa en
lo que sealan Hodge y J ohnson (2004) cuando afirman que:

La decisin administrativa en las reas de definicin,
planeamiento y adquisicin de la misin, est dirigida hacia la
creacin de valor; las decisiones de control se adoptan como
una suerte de seguro destinado a minimizar las consecuencias
(destruccin de valor) de las decisiones impropias o el
desempeo inadecuado (p. 250).

Lo expuesto indica que la implementacin de los mecanismos de
control en las diferentes reas de la organizacin, por parte de quienes
tienen las responsabilidades de gestin, es una garanta para la consecucin
de las metas y para verificar el manejo eficaz de los recursos materiales y
financieros de dicha organizacin.
21

En ese mismo orden de ideas, Pichardo (1999), afirma que el control
representa: .....la fase del proceso administrativo que efecta la medicin de
los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, ya sea todo
o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes (p.
85).
Partiendo de esta definicin, se puede afirmar que el control tiene
como finalidad sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir
que se produzcan nuevamente. En ese sentido, para hacer un buen control,
es conveniente que cada uno de los integrantes de la organizacin haga su
esfuerzo propio analizando su actuacin. En las ocasiones que sea posible,
se solicitar esta opinin por escrito, pero deber ser el interesado quien
explique las causas de desviacin de la actividad que se le encomend.
La importancia que tiene el control y los aspectos presentes en su
ejecucin dentro de los procesos administrativos de la organizacin, permiten
calificarlo, a su vez, como un sub-proceso de ellos. J ames (2004), afirma que
el control viene a constituir el ....proceso que se utiliza para asegurar que se
satisfacen los objetivos, por medio de la informacin obtenida de la ejecucin
real del mismo (p. 192). Esto implica que la informacin obtenida es
comparada con los estndares esperados y, a continuacin, se toman
decisiones de acuerdo con el resultado de dicha comparacin.
Estas decisiones vienen a ser las respuestas a las necesidades de
control, como eje para asegurar una gestin administrativa de calidad, que
beneficie el rendimiento de la empresa y la generacin de productos y
servicios que satisfagan los requerimientos y usuarios.
De acuerdo con este autor, el control implica el cumplimiento de los
siguientes requerimientos:

- Elegir que controlar el sujeto.
- Desarrollar un objetivo para una caracterstica de control.
22

- Determinar una unidad de medida.
- Desarrollar un medio o sensor para medir la caracterstica
del control.
- Medir la caracterstica durante el proceso o al final de ste.
- Evaluar las diferencias entre el desarrollo real y el esperado.
- Tomar las acciones necesarias (p. 193).

El primer requerimiento implica la consideracin del sujeto como eje
fundamental para indicar los problemas relacionados con la calidad de los
productos. De acuerdo con el autor sealado, los sujetos: incluyen cualquier
entrada (materia), proceso (equipo, condiciones y producto) y salida (clientes,
autoridades de estndares, etc) (Ibidem). En ese sentido, cada uno de los
aspectos de un sistema de control viene a representar la base para la
eleccin del sujeto.
El desarrollo de un objetivo para una caracterstica de control parte del
sujeto de control, quien proporciona la base para desarrollar los mecanismos
pertinentes. De acuerdo a J uran y Gryna (2000), es necesario considerar un
cierto nmero de factores, cuando se est desarrollando un objetivo para una
caracterstica de control. Estos incluyen:

- Todos los objetivos necesitan tener parmetros orientados al
cliente; esto incluye los clientes inmediatos y finales.
- El objetivo debera ser esclarecedor por s mismo, en la
totalidad de su aplicacin asegurar que el objetivo es
representativo de las medidas que ayuda a proporcionar (p.
121).

Lo anterior implica que los objetivos para una caracterstica de control
deben ser vistos por aquellos que sern medidos como vlidos, apropiados y
fciles de comprender cuando se trasladan a expresiones numricas. En ese
sentido, debe haber una clara comprensin de los objetivos que se traza el
23

control, tanto desde el punto de vista de su expresin cualitativa como de su
registro en trminos cuantitativos.
En relacin al tercer requerimiento de control planteado por J ames
(2004), referido a determinar una unidad de medida, el mismo refiere que
puede ser expresada en trminos numricos que estn orientados a los
requerimientos internos y a los que establece la demanda (p. 195).
En ese sentido, en el caso de las organizaciones del sector pblico, el
control de los procesos relacionados con el registro de bienes y materiales,
debe tomar en cuenta no slo las necesidades internas que tiene la
organizacin con relacin a la demanda de un determinado recurso o
material y la salida del mismo, sino tambin a las exigencias que le plantean
los usuarios en relacin a ese recurso o material.
El cuarto requerimiento, relativo al desarrollo de un medio para medir
la caracterstica de control, J ames (2004), seala que la ejecucin de este
medio debe poseer el carcter de ser tanto preciso como oportuno para
poder tomar decisiones sobre la calidad del producto o servicio ofrecido (p.
196).
En este caso, los instrumentos de medicin y control deben ser lo ms
apropiados posibles para precisar una determinada ejecucin o accin y, por
lo tanto, facilitar los anlisis y elecciones que habrn de hacer las personas
encargadas de ejercer el control.
El quinto requerimiento del proceso de control, que se refiere a medir
las caractersticas durante el proceso de produccin o al final de ste, de
acuerdo con el autor tratado, implica el seguimiento de cada una de las
estaciones en las cuales se gesta un producto o servicio (p. 196). De esa
manera representa la ejecucin de una evaluacin de procesos, a travs de
la cual se hagan, sobre la marcha, los correctivos necesarios y orientar el
logro efectivo de lo que se quiere alcanzar.
24

El sexto requerimiento de la evaluacin de las diferencias entre la
ejecucin real y la esperada, representa para el autor una evaluacin final,
para verificar la diferencia de un estndar con respecto a la aplicacin de un
proceso (p. 196). En ese orden de ideas, se debe acotar que es la
interpretacin de los resultados y no los resultados en s, lo que debe
proporcionar las bases para la toma de decisiones.
El sptimo requerimiento seala que cualquier accin puede ser
llevada a cabo solamente despus de establece si el problema destacado se
puede crear aleatoriamente o puede ser asignado (p. 198). Esto plantea el
desarrollo de habilidades en la resolucin de problemas y al uso de
herramientas que faciliten la ejecucin de las acciones que permitan superar
los problemas detectados.
Los requerimientos del control analizados comprenden los sujetos que
participan en cada una de las fases de la gestin del sistema administrativo,
quienes son los que proporcionan los elementos para fijar los objetivos e
indicadores de control. Igualmente, en estos requerimientos de control se
enfatizan los indicadores y atributos de los materiales y bienes objeto de
control, a los fines de establecer con precisin su importancia para la propia
organizacin como para los usuarios que los demandan.
Igualmente, los requerimientos de control implican la utilizacin de
instrumentos de mediacin para su ejecucin efectiva y garantizar una
evaluacin que establezca con precisin las discrepancias entre el desarrollo
real y esperado, a los fines de que se tomen las decisiones pertinentes.

El Control Interno en las Organizaciones

Abordados y analizados los aspectos relacionados con los procesos de
control dentro de la organizacin, es pertinente precisar lo que corresponde
especficamente al control interno. En primer lugar, cabe destacar que este
25

concepto ha sido objeto de diferentes definiciones que han evolucionado en
el tiempo. A ese respecto, Aular (2002), hace referencia a que la American
Institute for Certified Accountants (AICC) o Instituto Americano de
Contadores Autorizados (titulados/colegiados) en el ao 1949, a travs de su
Comit de Procedimientos, luego de un estudio sobre el control interno y
pblico iniciado en 1948, estableci, a travs de un boletn especial, una
definicin de control interno y pblico que sealaba lo siguiente:

El control interno comprende el plan de organizacin de todos
los mtodos coordinados y las medidas adoptadas en el
negocio, para proteger sus activos, verificar la confiabilidad de
sus datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y
estimular la adhesin a las prcticas ordenadas por la empresa
(p. 421).

En atencin a esta definicin inicial, el control interno puede calificarse
como un plan de medidas y sistemas que se adoptan en una empresa o
institucin pblica con el propsito de resguardar sus bienes, comprobar la
veracidad de sus datos contables, suscitar dentro de la organizacin una
tendencia permanente hacia la eficiencia de sus operaciones e incitar a todos
sus integrantes a vincularse estrechamente a las prcticas que se ordenen
en dicha organizacin.
Esta definicin evolucion en el tiempo y, al respecto, es conveniente
hacer referencia a la definicin que elabor el Comitte of Sponsorings
Organizations of Treadway Comission (COSO) Comit de Organizaciones
Patrocinantes de la Comisin de Seguimiento; un conjunto de organismos
profesionales integrados por: American Accounter Asociation (AAA) o
Asociacin Americana de Contadores (AAC); American Institute of Certified
Public Accounter (AICPA) o Instituto Americano de Contadores Pblicos
Autorizados (IACP); Financials Executives Instituto (FEI) o Instituto de
Ejecutivos Financieros (IEF); Institute of Internals Auditors (IIA) o Instituto de
26

Auditores Internos (IAI) y el Institute of Managers Accounters (IMA) o Instituto
de Contadores Gerenciales (ICG).
La definicin planteada por COSO, segn la publicacin de Cooper &
Librands (1992), indica que el control interno se define en los siguientes
trminos:

Es un proceso efectuado por el directorio, la direccin y el resto
del personal de una entidad, diseado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecucin de los objetivos dentro de las siguientes
categoras: Eficiencia y eficacia de las operaciones,
confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las
normas y las leyes aplicables ( p. 2).

En relacin a esta definicin y a la anterior, se puede inferir que el
control interno presenta una serie de elementos caracterizadores que
permiten precisar en qu medida dentro de una determinada organizacin se
estara llevando a cabo este tipo de control y si el mismo responde al deber
ser que se estipula en sus definiciones.
En primer lugar, se puede afirmar que el control interno es un plan
lgico de organizacin que responde a los objetivos de la empresa o de la
institucin. En ese sentido, su estructuracin debe responder a una
planificacin que surge de las mismas caractersticas y necesidades de la
organizacin. A partir de esa planificacin, se estableceran los descriptores
que formaran parte del plan de control interno.
En segundo lugar, el control interno comprende una adecuada
estructura de control en el rea contable, rea de presupuesto y costos. Ello
se explica por el hecho de que a travs del control interno se busca
garantizar que las informaciones financieras sean altamente confiables y
para ello su aplicacin implica la estructuracin de procedimientos de
control eficientes y eficaces en lo que tiene que ver con las reas claves de
27

las finanzas, que son el rea contable, la de planificacin financiera
(presupuesto) y costos.
En tercer lugar, el control interno implica la existencia o desarrollo de
una unidad de contralora o auditora interna ubicada al mximo nivel
organizativo, cuya responsabilidad ser de la continua revisin, evaluacin y
mejora de los controles internos. Si se quiere garantizar controles internos
efectivos, es necesario que se establezcan los mecanismos de evaluacin y
auditora de dichos controles.
En cuarto lugar, la aplicacin de los procedimientos debe implicar el
establecimiento de responsabilidades, delimitadas en forma individual y
claramente definidas por escrito. Ello, significa que la efectividad del control
se hace real en la medida que se formalizan las responsabilidades de cada
quien dentro de la organizacin, a los fines de que stas se establezcan de
manera precisa y se puedan hacer las correcciones que sean pertinentes.
En quinto lugar, el control interno dentro de la organizacin debe
establecer una separacin de funciones de carcter incompatibles las cuales
deben estar separadas a nivel departamental y de empleados. Para la
correcta ejecucin de los procedimientos de control debe haber una
organizacin con un nivel de divisin de trabajo altamente precisado, de tal
manera que se evite el cruce de funciones y, por lo tanto se puedan
establecer las responsabilidades con claridad en el cumplimiento de las
responsabilidades a dichas funciones.
Finalmente, el control interno requiere de un personal cuya
preparacin profesional, experiencias e idoneidad responda a las exigencias
tcnicas modernas. En ese sentido, en la captacin y seleccin de este
personal se deben establecer los perfiles requeridos por la institucin o la
empresa para la ejecucin de los diferentes cargos que integran la estructura
organizativa.
28

Para complementar las caractersticas descriptivas del control interno
en las organizaciones, cabe destacar tambin lo referente a los elementos
de control. A ese respecto, el informe COSO seala los siguientes:

- Entorno de Control: Influye en la concienciacin de los
empleados debido a que es la base de todos los
componentes del control interno, ya que aporta disciplina y
estructura. Incluyen la integridad, los valores ticos y la
capacidad de los empleados de la empresa, la filosofa de la
direccin; y organiza y desarrolla profesionalmente a sus
empleados.
- Evaluacin de Riesgos: Consiste en la evaluacin y el
anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los
objetivos y sirve de base para determinar cmo han de ser
gestionados los riesgos.
- Actividad de Control: Son las polticas y los procedimientos
que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las
instrucciones de la direccin de la empresa.
- Informacin y Comunicacin: Permite identificar, recopilar
y comunicar informacin que ayude a cada empleado a
cumplir sus responsabilidades.
- Supervisin: Los sistemas de control interno requieren
supervisin, es decir, un proceso que comprueba que se
mantiene el adecuado funcionamiento del sistema en el
tiempo.

El ambiente o entorno de control integra en forma combinada los
diferentes factores que afectan las polticas y procedimientos de una entidad
y que pueden fortalecer o debilitar sus controles. Entre esos factores puede
estar la actitud de la administracin hacia los controles internos establecidos;
la misma estructura de la organizacin de la entidad; el funcionamiento de
los rganos colegiados de administracin y sus comits; los mtodos
utilizados para asignar autoridad y responsabilidad; los mtodos para
asignar autoridad y responsabilidad; los de de control administrativo para
supervisar y dar seguimiento a cumplimento de polticas y procedimientos
incluyendo la funcin de auditora interna, polticas y prcticas de personal y
29

las influencias externas que afecten las operaciones y prcticas de la
entidad.
En relacin a la evaluacin de riesgos, es necesario acotar que este
elemento parte de la premisa de la existencia de riesgos internos y externos
en toda organizacin, por lo que la aplicacin de procedimientos de
evaluacin de los mismos, debe ser uno de los componentes a formar parte
del control interno de las entidades de gestin pblica o privada. Mediante los
mecanismos de evaluacin de riesgos se logra la identificacin, anlisis,
calificacin y categorizacin de los mismos, estableciendo los niveles de
relevancia de riesgos en funcin de la consecucin de los objetivos y sirven
de base para determinar cmo han de ser gestionados los riesgos.
En el caso concreto de instituciones como INGEOMIN, debido a que
las condiciones econmicas, industriales, jurdicas y operativas deben estar
cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para
identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio, de tal manera que
se logre su control efectivo; as como garantizar el cumplimiento de sus
objetivos.
En cuanto a las actividades de control, stas remiten a las
operaciones y tareas concretas a desarrollar para lleva a cabo las directrices
establecidas desde los niveles de decisin de la entidad. Estas actividades
ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los
riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la empresa y
deben estar presente en todos los mbitos de las organizaciones, en los
diferentes niveles y en la ejecucin de todas las funciones.
En relacin a la informacin y comunicacin, tal como lo dice su
designacin, este elemento del control interno, se centra en recopilar y
comunicar informacin pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a
cada empleado con sus responsabilidades. A travs de los sistemas
informticos de los cuales pueda disponer la entidad, se pueden emitir
30

informes de informaciones tanto operativas como financieras, as como los
datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el
negocio de forma adecuada.
Dichos sistemas no slo manejan datos generados internamente, sino
tambin informacin sobre acontecimientos internos, actividades y
condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestin as como para
la presentacin de informacin a terceros. En este elemento se prescribe
tambin que debe haber una comunicacin eficaz en un sentido ms amplio,
que fluya en todas las direcciones a travs de todos los mbitos de la
organizacin, de arriba hacia abajo y a la inversa.
En ese orden de ideas, en el contexto de las instituciones y empresas
modernas, es de fundamental importancia la presencia efectiva de las
Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin para asegurar el flujo de
estos dos elementos (informacin y comunicacin) en el interior de la
organizacin y de sta hacia el exterior.
En cuanto a la supervisin, este elemento constituye un componente
clave de todo sistema de control interno, puesto que permite verificar si se
logra mantener el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.
En el contexto actual de la administracin moderna, la supervisin del control
interno se debe producir de manera continua para asegurarse que el proceso
funciona segn lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que
cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron
idneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a los niveles de
direccin la razonable seguridad que ofrecan antes.
Tambin se debe destacar que el alcance y frecuencia de las
actividades de supervisin dependen de los riesgos a controlar y del grado
de confianza que inspira a la direccin el proceso de control. La supervisin
de los controles internos puede realizarse mediante actividades continuas
incorporadas a los procesos de las entidades y mediante evaluaciones
31

separadas por parte de la direccin, de la funcin de auditoria interna o de
personas independientes. Las actividades de supervisin continua
destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las
actividades peridicas de direccin y supervisin, comparaciones,
conciliaciones y otras acciones de rutina.
Luego del anlisis de cada uno de los componentes que forman parte
del control interno, se puede resumir que estos elementos relacionados entre
s pueden generar una concentracin de esfuerzos y formar un sistema
integrado que responda de una manera dinmica a las circunstancias
cambiantes del entorno.
Por otro lado, se debe acotar que estos componentes pueden incidir o
ser, a su vez, influidos por los estilos gerenciales propios de cada
organizacin. Igualmente, inciden directamente en el sistema de gestin,
teniendo como premisa que el hombre es el activo ms importante de toda
organizacin y necesita tener una participacin ms directa en el proceso de
direccin y sentirse parte integrante del Sistema de Control Interno que se
aplique.
Estos componentes se encuentran tambin entrelazados con las
actividades operativas de la entidad coadyuvando a la eficiencia y eficacia de
las mismas, permitiendo con ello mantener el control de todas las
actividades. En ese sentido, su funcionamiento eficaz proporciona un grado
de seguridad razonable de que una o ms de las categoras de objetivos
establecidas van a cumplirse. Por consiguiente, estos componentes tambin
son criterios para determinar si el control interno es eficaz.
El nuevo enfoque de control interno puede verse un poco riguroso,
pero por su actualidad, puede ser asimilado, de forma provechosa por la
economa de las entidades. Los cinco componentes analizados, se pueden
considerar nuevos elementos que se aportan al sistema, se integran entre s
y se implementan de forma interrelacionada, influenciados por el estilo de
32

direccin. Sirven para determinar si el sistema es eficaz y se enmarcan en el
sistema de gestin, permitiendo prever los riesgos y tomar las medidas
pertinentes para minimizar o eliminar su impacto en el cumplimiento de los
objetivos organizacionales.

Sistema de Control Interno

En el planteamiento de los enfoques actuales inherentes al ejercicio y
la prctica de la administracin, se expone la nocin de Sistemas como la
expresin ms acabada de las herramientas para el desarrollo de los
aspectos claves relacionados con el procesamiento de informacin, control y
registro dentro de toda entidad.
Para Gmez (1989), en trminos generales, un sistema se define de la
siguiente manera: es aquel todo ordenado, en el cual las partes estn en
relacin y dependencia recproca, como lo estara el encadenamiento de una
serie de teoremas, que conformen una teora (p. 1-1).
La aplicacin de esta definicin al mbito administrativo, permite
afirmar que un sistema representa la integracin y funcionamiento de la
estructura de la organizacin, el desarrollo de los procesos administrativos, la
eficacia en el desempeo del factor humano, la aplicacin efectiva de los
controles administrativos; as como el manejo y flujo permanente y ordenado
de la informacin en las diferentes reas que conforman una determinada
institucin.
Una definicin ms concreta en relacin a la conceptualizacin
expresada, seala que un sistema es un conjunto de reglas, funciones,
principios y cosas, lgicamente organizadas e interrelacionadas; las cuales,
mediante la accin coordinada, conllevan al logro de determinado objetivo,
sirviendo, a la vez, de marco de referencia y de patrn de comportamiento
(Ibdem).
33

En relacin a lo que seala esta definicin, se puede afirmar que todo
sistema se asume como una estructura integrada de elementos que
funcionan de acuerdo a normas y reglas generales, por lo que su acepcin
debe considerarse partiendo de su carcter como una totalidad, es decir,
que la conceptualizacin, anlisis o ejecucin del mismo debe siempre
estudiarse y asumirse como un todo, considerado en su conjunto total.
Catacora (2001), por su parte, define un sistema como un conjunto de
elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos
atributos identificables que tienen relacin entre s, y que funcionan para
lograr un objetivo comn (p. 25). Esta definicin implica que un sistema
representa una agrupacin de diversos elementos que se relacionan entre s
con miras al cumplimiento de determinados objetivos y metas comunes.
De estas conceptualizaciones se desprende que todo sistema
representa en primer lugar una unidad estructural, en la cual se integran
diversos elementos con miras al logro de un determinado fin o para el
alcance de un propsito definido. As mismo, su comprensin y
funcionamiento slo se asume como una totalidad, por lo que el anlisis de
cualquiera de las partes que lo integran debe realizarse siempre desde la
perspectiva de consulta. En todo sistema se dan acciones coordinadas, las
cuales garantizan que el mismo funcione de manera coherente, lo que
implica que los elementos de todo sistema se sustraen al todo o, lo que es lo
mismo, que los elementos constitutivos de un sistema funcionan en atencin
a la totalidad del sistema y no a su propia condicin de parte del mismo.
En este sentido, los conceptos planteados permiten deducir que todo
sistema contiene otros sistemas a los cuales se les puede denominar
subsistemas y, a la vez, ese sistema se encuentra contenido en otro superior.
Tomando en consideracin lo que seala Gmez. (1989) la alteracin o
variacin de una de las partes o de sus relaciones incide en las dems y en
el conjunto (p. 1-9).
34

Estas caractersticas permiten asociar al enfoque de sistemas con el
funcionamiento de toda institucin o de toda empresa, en el sentido de que
toda organizacin desarrolla sus acciones en funcin de una integracin de
los elementos que la conforman y la orientacin de los mismos hacia el logro
de determinados fines comunes. Una de las reas de la estructura
administrativa donde se perfila con mayor pertinencia la implementacin del
enfoque de sistema, es la correspondiente al control interno.
La aplicacin de los sistemas al control interno dentro de las
organizaciones viene a representar formas de garantizar el logro de los
objetivos trazados. En ese sentido, se justifica el planteamiento de Timms
(2001), cuando seala lo siguiente:

La forma idnea de alcanzar la eficacia de la gestin
empresarial es la instalacin de buenos sistemas de control; lo
cual permita a la organizacin retroalimentarse con los
resultados de sus propias actividades, de modo que pueda
reorientarse en la instrumentacin de sus estrategias y en la
propuesta del logro de sus objetivos (p. 52)

Un sistema de control representa un generador de insumos
informativos, que facilitarn la toma de decisiones hacia el logro eficaz de las
metas que se ha trazado una determinada entidad, sea sta de carcter
pblico o privado y, en consecuencia, responder de manera efectiva a las
exigencias que le establece el medio ambiente.
En todo caso, sea cual fuere el sistema de control adoptado dentro de
la organizacin, la tcnica utilizada y la funcin que se pretenda controlar, la
estructura del sistema de control obedecer a un mecanismo que funciona
en forma cclica operativa, que siempre ha de conducir a una toma de
decisiones, cuando se detecten desviaciones y fallas. En relacin con lo
sealado, Gmez (1989) afirma que el mecanismo para la puesta en prctica
de cualquier sistema de control se descompone en las siguientes fases:
35

A) Definicin previa de las caractersticas o variables, que se
desean controlar por el sistema.
B) Escogencia de los puntos del proceso, en que se
establecern los controles, o sea los homoestatos.
C) Adopcin de un mtodo confiable, capaz de evaluar las
caractersticas o variables que se medirn como punto de
comparacin.
D) Establecimientos de criterios definidos de comparacin de
los resultados, con las metas propuestas, que resultaren viables,
segn las condiciones del entorno y los recursos disponibles.
E) Diseo y adopcin de una poltica de decisin uniforme.
F) Asignacin de responsabilidades y del poder de decisin,
que fuera menester (p. 5-3).

La primera fase viene a constituir el diagnstico inicial de lo que se
quiere chequear. A travs de un proceso de evaluacin diagnstica, se
determinan las reas de la estructura organizacional que presentan
debilidades y, en funcin de ello, se categorizan en trminos de variables a
controlar.
La segunda fase representa, en trminos sistmicos, los puntos de
equilibrio donde se habr de aplicar el control y que van a poder hacer los
registros pertinentes para tomar las decisiones que sean necesarias.
La tercera fase constituye la estructuracin de un diseo de evaluacin
que comprenda el estndar, tcnicas e instrumentos que se aplicarn para
realizar la evaluacin pertinente en la que se habr de comparar la variable
ideal con la real.
La cuarta fase se ubica en la definicin de los criterios de evaluacin, a
travs de los cuales se podr definir en qu medida se han alcanzado los
niveles ptimos, buenos, regulares o deficientes en el desempeo de las
funciones a controlar.
En la quinta fase se estructura una poltica de toma de decisiones
orientada a definir las disposiciones que se habrn de tomar en funcin de
los resultados observados en las evaluaciones realizadas en las fases
36

anteriores. A esta fase les sigue la asignacin de responsabilidades a las
personas encargadas de operativizar las soluciones o decisiones planteadas.
Cada una de estas fases forma parte de una estructura sistmica, que
se desarrolla en forma continua a travs de procesos y tareas que permiten
determinar el comportamiento de las variables que se quieren controlar, tanto
en lo que se refiere a los aspectos de entrada, como de proceso y salida.
Lo anterior indica que la estructuracin de un sistema de control
interno dentro de una organizacin implica el desarrollo de un proceso de
identificacin y operacionalizacin de las variables de la organizacin que
deben ser medidas y controladas. Igualmente, en la conformacin del
sistema se deben precisar los puntos clave en los cuales se realizar el
control, los mtodos adecuados para la evaluacin y los criterios
correspondientes, as como establecer los procedimientos para la toma de
decisiones en funcin de los resultados obtenidos.
Tambin se puede afirmar que el sistema de control interno es un
proceso llevado a cabo por las autoridades de una entidad y su diseo est
orientado a proveer la seguridad razonable de que se estn cumpliendo de
manera eficiente los objetivos trazados por la institucin. Considerando la
definicin analizada acerca del control interno, cabe mencionar que en el
sistema de control interno se integran en forma organizada, secuencial y
lgica el plan de la organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de ella con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la
confiabilidad de los datos contables.
En este punto, Gmez (1989), refiere que un sistema de control
interno debe presentar las siguientes caractersticas:

a) Oportuno: Es decir, que debe detectar las fallas al momento
de modo que los responsables involucrados puedan tomar
las medidas correctivas con premura, a fin de que los daos
se reduzcan al mnimo posible.
37

b) Claro, Sencillo, gil: El sistema de control debe ostentar
claridad, para que todos puedan entenderlo y aplicarlo
correcta y uniformemente, que todos lo entiendan de una
misma manera sin lugar a dudas.
c) Flexible y Adaptable: Debe ser flexible, que tenga capacidad
de adaptacin a las circunstancias imperantes. De lo
contrario estara condenado al fracaso, puesto que, si
permaneciera inflexible y esttico y la situacin cambiara
notablemente, llegara un momento en que resultara
inoperante e intil.
d) Econmico y Eficaz: El sistema de control resultar
econmico, si las prdidas que lograra evitar fueran
cuantiosas, en comparacin con el costo de mantenimiento
de control.
e) Objetivo y Realista: El sistema de control debe ir encaminado
a controlar el comportamiento de personas y mquinas
concretamente. Debe definir a qu actividad y de que
personas y mquinas debe controlar.
f) Adecuado y Apropiado: El control debe estar dotado de los
mecanismos e implementos apropiados a cada caso.
g) Continuo: El control debe ejercerse en forma continua y no
espordica, por las mismas razones sealadas en el literal A.
(p. 5-5).

Las caractersticas expuestas por el autor reflejan lo que se podra
denominar la estructura adecuada de un sistema de control. Ese carcter
viene dado por el hecho de que: El sistema pueda ser manejado en forma
unitaria y organizada por los usuarios del mismo; adaptable a los cambios
que se den dentro de la organizacin; presente una relacin costo/beneficio
favorable a la institucin; se exprese en trminos de mediciones,
ponderaciones y evaluaciones precisas y con criterio definido, claro e
imparcial; con adopcin de dispositivos altamente funcionales, de tal forma
que conjugue velocidad con precisin.
Al trasladar las caractersticas sealadas al mbito de las instituciones
de la administracin pblica, se puede afirmar que las mismas tienen
pertinencia en dicho mbito, slo que su aplicacin, aparte de garantizar el
cumplimiento de cada una de las funciones y tareas de la organizacin, se
38

encuentra dirigida tambin a asegurar de manera fidedigna el acatamiento de
las normas legales vigentes establecidas, bien sea en el nivel institucional o
gubernamental; salvaguardar los bienes y recursos que integran el
patrimonio de la institucin; promover la mxima eficacia, eficiencia y
economa en la realizacin de las operaciones llevadas a cabo y verificar la
veracidad de la informacin administrativa y financiera con el fin de lograr
una eficiente toma de decisiones y que se cumplan los planes y programas
propuestos.

Sistema de Control y Registro de Materiales

En la realizacin de los procesos de control interno de las empresas,
instituciones y entidades en general, el control y registro de materiales deben
estar sustentados en un sistema de informacin, que, tal como lo afirman
Bruce y Pederson (2003), se oriente por los siguientes propsitos:

- Llenar las necesidades de procesamientos de datos
correspondientes a los aspectos legales y otros, de las
transacciones.
- Proporcionar informacin a los administradores, en apoyo de
las actividades de planeacin, control y toma de decisiones.
- Producir gran variedad de informes sobre las distintas reas
de su incumbencia (p. 74)

Estos planteamientos traducen que con el desarrollo de los sistemas
de informacin, se pretende lograr el mximo de control de los procesos, a
travs de un tratamiento integral de todos los datos que se encuentran
implicados, a los fines de garantizar que las entradas, procesos y salidas de
recursos y materiales sean debidamente registrados para determinar dnde
se encuentran los aciertos y las anomalas y, en funcin de ello, tomar las
decisiones pertinentes.
39

Es posible afirmar que un sistema de registro y control de bienes
dentro de toda institucin debe estar dirigido a garantizar la eficacia de este
aspecto fundamental de la gestin de los diferentes movimientos de dichos
bienes, a los fines de que las decisiones a tomar se ajusten a criterios que
abarquen los aspectos tcnicos, legales y ticos relacionados con lo que
debe ser la gestin de los recursos pertenecientes a los entes de la
administracin pblica tanto centralizada como descentralizada.
En el caso concreto de las instituciones de la administracin pblica, la
insercin de un sistema de control de los bienes y materiales tiene como
propsito fundamental asegurar que los bienes adquiridos por la entidad o
que se encuentren bajo su responsabilidad, cumplan con las especificaciones
de calidad y cantidad requeridas, as como mantener actualizado el
inventario global de bienes muebles instrumentales de la dependencia.
Tanto para las organizaciones en general, como para las entidades del
sector pblico en especfico, es de vital importancia considerar la
planificacin, el almacenamiento, el control de movimiento de materiales y la
supervisin, como reas claves en la ejecucin del control y registro de
materiales. A continuacin se analiza cada uno de estos componentes del
sistema de control de materiales.

Planificacin.

La planificacin en un sistema de control de bienes y materiales debe
estar orientada en trminos de un actividad continua, en el sentido de que los
planes sean permanentemente revisados y ajustados a la dinmica de la
demanda y el movimiento de los materiales. En relacin a ello, Foulke (2000),
afirma que la planificacin del inventario debe realizarse de acuerdo con los
siguientes objetivos:

- Satisfaccin de la demanda (o consumo) esperada(o) de
cada rengln.
40

- Equilibrar cada partida de inventarios con su demanda (o
consumo) estimada (o) de manera de evitar el agotamiento
de algunas y la sobrinversin en otras de poca salida.
- Establecimiento de un cierto margen de seguridad, o nivel de
inventario mnimo, que garantice las entregas y dote a la
empresa de flexibilidad suficiente para planificar sus
actividades generales.
- En ltima instancia, conjugar los costos de
aprovisionamiento y mantenimiento de los inventarios, con la
cuanta de los beneficios que aporta la empresa (p. 132).

Los aspectos mencionados se encaminan al desarrollo de un
equilibrio en el flujo de los bienes y materiales del inventario, de tal manera
que se logre mantener una perfecta relacin entre demanda y dotacin de
mercanca, monto de inventario y demanda real, costos de mantenimiento
con beneficios de la entidad.
Indudablemente que el desarrollo de estos equilibrios implica la
construccin de una estructura racional de control, que garantice el manejo
adecuado de los registros y la aplicacin de procedimientos de
procesamiento de datos, que garanticen un manejo correcto del inventario de
la entidad. Igualmente, debe orientarse por la necesidad de garantizar el uso
efectivo del espacio, de los equipos, de la mano de obra, accesibilidad a
todos los bienes y materiales y proteccin de los mismos.
Lo anterior permite afirmar que la planificacin del control de los bienes
debe sustentarse en primer lugar en diagnsticos que abarquen, tanto las
condiciones fsicas para el almacenamiento como los requerimientos en cada
rea de la entidad, a los fines de establecer objetivos que se ajusten a la
realidad del manejo de los materiales dentro de ella. Igualmente, la
planificacin debe establecer los planes de inventario para cada ejercicio, a
los fines de prever las estrategias de almacenamiento y control de
movimiento de materiales que sean aplicables.

41

Almacenamiento.

Esta parte del proceso de control de materiales tiene que ver
concretamente con la aplicacin de los mecanismos a travs de los cuales
se puedan ubicar, identificar y clasificar los materiales en existencia, a los
efectos de determinar con qu se cuenta y cules son los requerimientos de
los mismos. Tompkins y Smith (2004), afirman que la funcin del
almacenamiento es proveer el espacio adecuado para el alojamiento seguro
y ordenado de los bienes (p. 135).
En ese sentido, los objetivos del almacenamiento son los de
maximizar el uso efectivo del espacio, la adecuada utilizacin de la mano de
obra y equipo, acceso directo y rpido a todos los productos y materiales,
movimiento efectivo de los bienes, mxima proteccin de todos los productos
y buen mantenimiento. En ese sentido, tiene pertinencia la definicin que
realiza Calimeri (2001), cuando afirma que el almacn representa el rea de
la entidad que tiene por objeto realizar las operaciones y actividades
necesarias para suministrar los materiales o artculos en condiciones ptimas
de uso y con oportunidad (p. 55).
El almacn como espacio fsico y como representacin de uno de los
procedimientos claves en el control de bienes y materiales, cumple diversas
funciones, entre las que se pueden destacar la de recepcin de los bienes
desde una determinada fuente, acopiar y recolectar los bienes para el
momento en que sean requeridos y preparar el producto hacia el usuario
apropiado.
El propsito sealado y las funciones planteadas indican que en la
realizacin de las operaciones de almacenamiento dentro del proceso de
control y registro de materiales, se deben establecer los procedimientos
adecuados para asegurar la existencia de los bienes y materiales en las
condiciones que sean requeridas dentro de la organizacin. A ese respecto,
42

cabe mencionar lo que seala Sunico (2001), cuando afirma que en la
operacin de almacenamiento, se hacen presentes dos niveles de control:
control fsico del material y el mantenimiento de registros relativos al
material" (p. 45).
El control fsico del material implica el acondicionamiento de espacios
fsicos adecuados para un almacenamiento efectivo, seguridad en el
almacenaje adecuado y un procedimiento eficiente de pedidos internos. El
primer aspecto remite a la vigilancia e inspeccin de las condiciones fsicas
donde va a estar almacenada la mercanca. El segundo aspecto, se centra
en garantizar que los materiales almacenados se encuentran en un ambiente
seguro, donde se evitar su sustraccin y uso inadecuado para las metas de
la empresa. Mientras que el tercero se centra en desarrollar un proceso de
informacin que efectivamente favorezca el flujo de los pedidos y, por lo
tanto, el desarrollo de respuestas rpidas y efectivas a los proveedores y
clientes.
En cuanto al segundo nivel de control, estara dirigido a verificar las
existencias reflejadas en los registros (formularios, tarjetas y/o sistemas
informticos), donde se encuentran los datos relativos a identificacin y
clasificacin de los pedidos recibidos, salida de materiales y la determinacin
de los datos. Todo ello se cumple con el objeto de verificar si la cantidad y la
ubicacin de los registros se expresa fsicamente en la realidad y si la
existencia est en condiciones adecuadas y disponibles para su utilizacin.
En la ejecucin de los procedimientos de control interno y auditoras,
el inventario fsico de los almacenes permite comprobar el material faltante o
la existencia de materiales deteriorados o intiles, bien sea por dao, por
antigedad, que ameriten descargarlos del inventario o por lo menos, ajustar
su valuacin en el mismo.
El manejo de tcnicas adecuadas de almacenamiento, donde se
controlen las condiciones fsicas en las cuales van a permanecer los bienes y
43

materiales; y se registren de manera permanente sus movimientos,
constituye un factor coadyuvante en la ejecucin fluida de las auditoras de
inventarios que deben hacerse dentro de las entidades pblicas.
Finalmente, es conveniente destacar lo que sealan Tompkins y Smith
(2004), cuando plantean que en el proceso de almacenamiento se deben
considerar los siguientes aspectos:

- Identificacin y localizacin de los materiales y/o mercancas:
Remite esta dimensin a las condiciones de identificacin de los
materiales, la utilizacin de procedimientos estandarizados de
rotulacin, tipo de identificacin y facilidad de localizacin.
- Clasificacin de los materiales y mercancas: Comprende
clasificacin estandarizada de los materiales y mercancas, el
tipo de clasificacin y la correlacin entre el registro de la
ubicacin de los materiales y su ubicacin fsica.
- Ejecucin de Inventario Fsico: Esta ejecucin comprende
aspectos tales como: Revisin de las condiciones fsicas de los
almacenes, revisin de la localizacin de la mercanca y
materiales y la revisin de la correspondencia entre los registros
y la existencia real.
- Clculo de los costos incurridos en almacenamiento: La
determinacin de los costos concepto de almacenamiento debe
hacerse con la mayor frecuencia posible, a los fines de
establecer con precisin cules son los costos reales por
concepto de almacenamiento. Lo importante de este aspecto es
que los clculos se realicen de manera exacta y precisa (p. 145).

Cada uno de los aspectos mencionados expresan la importancia
fundamental que tienen los procedimientos para el almacenamiento de
bienes y materiales para garantizar su disponibilidad en el momento que se
requieran, para asegurar las condiciones adecuadas de los mismos y
controlar de manera precisa los aspectos contables que se encuentran
implicados en su ejecucin.
En ese sentido, la concurrencia y coherencia de cada uno de ellos es
garanta para asegurar que la entidad cuenta con la cantidad y calidad de
44

bienes y materiales necesarios para las operaciones o actividades generales
que deban llevarse a cabo en el cumplimiento de las funciones que le han
sido asignadas.

Control de Movimiento de Materiales.
De acuerdo con Magad y Amos (2001), el control del movimiento de
materiales es un concepto organizacional donde se persigue la optimizacin
de todos los recursos de la entidad y proveer a los usuarios de una atencin
que se ajuste a sus polticas (p. 59). Este elemento del control de bienes y
materiales abarca las actividades que van desde el momento que stos son
recibidos, su flujo a travs de las operaciones de la entidad hasta su uso en
las reas correspondientes.
En ese sentido, se encarga de los movimientos relativos a las
solicitudes, distribucin y devoluciones, ajustes y traslados entre los
establecimientos de almacenaje; y para su ejecucin deben existir los
mecanismos de registro, mediante tarjetas de control de inventario, donde se
reflejan los movimientos sealados.
En trminos ms especficos, el control de movimiento de materiales
abarca los siguientes aspectos:
- Registro de las solicitudes y las devoluciones: Este primer aspecto
remite a la aplicacin de los mecanismos de control, seguimiento y registro
de los movimientos de los materiales por concepto de requisicin de los
mismos a los almacenes o por concepto de devolucin. Cualquiera de estos
eventos debe estar plenamente registrado y actualizado de manera
permanente para que los clculos a realizar se sustenten en datos reales.
- Registro de los movimientos de las existencias: Este tpico del
control del movimiento de los materiales, permite establecer las entradas y
salidas de los materiales del almacn. La realizacin en forma permanente
45

de estos registros tambin coadyuva en la consolidacin de procedimientos
de clculos que generen resultados ciertos y permitan establecer
predicciones con altos niveles de certeza.
- Clculo de consumos/usos promedios: En la realizacin de los
clculos promedios es fundamental que existan controles y registros
rigurosos de solicitudes, devoluciones y existencias. Igualmente, en la
realizacin de estos clculos se deben tomar en cuenta todas las variables
que participan en los consumos.

Supervisin.

La supervisin del sistema de control de bienes y materiales permite
realizar la evaluacin pertinente de la eficacia del sistema. En ese sentido, se
encarga de llevar a cabo el proceso de fiscalizacin de las condiciones de
almacenamiento y de la aplicacin adecuada de los mtodos de clasificacin
y localizacin de las mercancas.
Lloyd (1990) seala que la realizacin del proceso de supervisin del
sistema, debe sustentarse en los siguientes procedimientos y mecanismos
de informacin:

Verificar las Tarjetas de Control de Inventario, a efectos de
corroborar si estn los suministros apropiadamente
registrados y actualizados o si se han agotado las
existencias en el pasado reciente.
Realizar una inspeccin del rea de almacenamiento, para
determinar si cumple el depsito con todas las normas
vigentes.
Confirmar si las existencias estn organizadas de acuerdo
con un sistema determinado.
Verificar el consumo mensual promedio para cada producto
para chequear si ha habido cambios significativos en el CMP.
Confirmar si las existencias disponibles estn cercanas a los
niveles establecidos mximo y mnimo (p. 191).
46

Las funciones descritas evidencian que los procesos de supervisin se
encuentran englobados en una labor donde se controlan, miden y dirigen las
acciones orientadas a alcanzar los mejores niveles en el manejo de los
procesos de inventario dentro de la entidad.
Se puede afirmar que la ejecucin de las actividades de supervisin en
el sistema de control de bienes y materiales, al igual que en todas las
funciones de supervisin, implica el manejo de informacin sistematizada y
organizada para poder establecer las mediciones y comparaciones
pertinentes; hacer las interpretaciones de estas informaciones y, en funcin
de ello, llevar a cabo la toma de decisiones sobre esta rea.
Gmez (1990), sostiene que otros de los elementos informativos a
tomar en cuenta en el nivel de supervisin del manejo de inventario se
encuentran representados por los informes y grficos. De acuerdo al autor,
mediante estos elementos informativos los niveles de direccin y supervisin
pueden tomar decisiones pertinentes en materia de produccin, ventas e
inventarios (p. 45)
El uso de cada uno de estos recursos informativos, permite la
ejecucin efectiva de los mecanismos de supervisin del inventario, de tal
manera que puedan reflejar tanto en forma escrita y esquemtica como
grfica, la manera como se han desarrollado las tendencias en la
administracin de los materiales de la empresa. Por ello es fundamental
mantener al da todos y cada uno de los instrumentos de registro y control,
as como el uso de tablas, informes y grficos, a los efectos de garantizar
una supervisin realmente eficiente.
En resumen, la ejecucin de los procesos de supervisin en el sistema
de control de bienes y materiales debe llevarse a cabo de acuerdo a la
siguiente secuencia de actividades:
- Inspeccin y revisin del rea de almacenamiento: A travs de esta
tarea se trata de verificar si las condiciones del rea donde se almacenan los
materiales son las ms adecuadas. Las situaciones irregulares que se
47

detallen en ese registro deben ser notificadas a los niveles de decisin, con
la intencin de establecer los cambios necesarios y pertinentes. Para la
ejecucin de esta supervisin, se deben aplicar tcnicas e instrumentos
como la observacin directa, entrevistas a las personas encargadas de los
almacenes y, en los casos que se requiere, la aplicacin de las auditoras
correspondientes.
- Revisin de los registros: Se trata de verificar si los datos expresados
en ellos se ajustan a la realidad. En ese sentido, la ejecucin de esta revisin
debe comprender evaluaciones a la forma como se han manejado los
registros o realizar una muestra de registro para analizar si lo que los mismos
indican se corresponde con los elementos fsicos.
- Inspeccin del uso mensual promedio de bienes: Mediante este
procedimiento se trata de verificar si los clculos de los consumos mensual
promedio son correctos. Para ello se debe abordar al personal involucrado,
desarrollar la revisin de los clculos, verificar los datos con una muestra de
consumo real.
- Verificacin de niveles de existencias: Esta verificacin puede
desarrollarse a travs de la aplicacin de registros correspondientes, anlisis
de las variables involucradas en la determinacin de los niveles mnimos y
mximos y la contrastacin de los niveles calculados con los reales.
En atencin a las dimensiones sealadas, se puede establecer la
eficacia de los procesos de supervisin realizados y garantizar hasta qu
punto la gestin de control se ha podido cumplir en atencin a las exigencias
mnimas relacionadas con el manejo de los bienes y materiales en la entidad.

Bases Legales

Las bases legales de esta investigacin se encuentran representadas,
en primer lugar, en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela
(2000), de donde se destaca el Artculo 141, cuando establece que:
48

La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y
ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad,
participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia,
rendicin de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la
funcin pblica, con sometimiento pleno a la ley y al derecho (p.
95).

Para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el citado artculo,
es de fundamental importancia la existencia y aplicacin de sistemas de
control interno, a travs de los cuales se desarrollen las tareas de control y
registro en todas y cada una de las reas, niveles y funciones de la
organizacin. El sistema de control de registro de bienes y materiales
constituye una de las formas a travs de las cuales se lleva a la prctica el
sistema de control interno de una determinada entidad de la administracin
pblica.
Otro de los fundamentos legales de la investigacin, lo representa la
Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional (1974), de donde se extraen
los siguientes Artculos:

Artculo 1. La Hacienda Pblica Nacional comprende los bienes,
rentas y deudas que forman el activo y el pasivo de la Nacin, y
todos los dems bienes y rentas cuya administracin
corresponde al Poder Nacional. La Hacienda, considerada como
persona jurdica, se denomina Fisco Nacional.

Artculo 19. Son bienes nacionales:
1.- Los bienes muebles o inmuebles, derechos y acciones que
por cualquier ttulo entraron a formar el patrimonio de la Nacin
al constituirse sta en Estado soberano, y los que por cualquier
ttulo haya adquirido o adquiera la Nacin o se hayan
destinados o se destinaren en algn establecimiento pblico
nacional a algn ramo de la Administracin Nacional.
2.- Los bienes muebles o inmuebles que se encuentren en el
territorio de la Repblica y que no tengan dueo.

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Los artculos mencionados permiten establecer con precisin lo que
son los bienes nacionales y como stos se encuentran comprendidos dentro
de la Hacienda Pblica Nacional. En ese sentido, lo establecido en estos
artculos lleva a afirmar que los bienes nacionales, son aquellos posedos
por el Estado Venezolano bajo el estilo de Administracin Pblica Nacional.
La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico
(2003), es otro sustento legal importante y de donde se selecciona el Artculo
131, el cual establece que:

El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el
acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y
bienes que integran el patrimonio pblico, asegurar la obtencin
de informacin administrativa, financiera y operativa til,
confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la
eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los
planes, programas y presupuestos, en concordancia con las
polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, as
como garantizar razonablemente la rendicin de cuentas.

En ese orden de ideas, la estructuracin de un sistema de control de
bienes y materiales en las entidades pblicas se encuentra ubicada dentro de
los planteamientos expresados en el artculo precedente, porque aporta
elementos de relevancia para que se cumplan los propsitos de control,
concretamente en lo que atae a los recursos y bienes que forman parte del
patrimonio pblico.
De igual manera, el Artculo 134 de la referida ley seala que:
Corresponde a la mxima autoridad de cada organismo o entidad la
responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno
adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organizacin. En ese
orden de ideas, las autoridades de entes pblicos como INGEOMIN, tienen la
responsabilidad de realizar las acciones para la implantacin de un sistema
50

de control de bienes y materiales en todas y cada una de las sedes de este
organismo en Venezuela.
En cuanto a la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica
y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), se destaca, en primer lugar,
el Artculo 35 en el cual se define el Sistema de Control Interno:

El Control Interno es un sistema que comprende el plan de
organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y
procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto
a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud
y veracidad de su informacin financiera y administrativa,
promover la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones,
estimular la aplicacin de las polticas prescritas y lograr el
cumplimiento de su misin, objetivos y metas.

Esta definicin establece los parmetros que definen lo que
representa el sistema de control interno y, como a partir de dichos
parmetros, se pueden disear los sistemas de control de bienes y
materiales dentro de toda entidad pblica. A ese respecto, el Artculo 36
plantea que: Corresponde a las mximas autoridades jerrquicas de cada
ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el
sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza,
estructura y fines del ente.
Para complementar lo dicho anteriormente, el Artculo 37 de la Ley
Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, establece lo siguiente:

Cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco de las
normas bsicas dictadas por la Contralora General de la
Repblica, las normas, manuales de procedimientos,
indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems
instrumentos o mtodos especficos para el funcionamiento del
sistema de control interno.
51

Lo anterior confirma la responsabilidad de los entes de la
administracin pblica en la elaboracin de las normas, manuales de
procedimientos y dems elementos de control y evaluacin que le den
operatividad y aplicabilidad al sistema de control que debe aplicarse dentro
de sus diferentes dependencias.
Finalmente, se encuentra el Artculo 39, donde se seala lo siguiente
en relacin a la responsabilidad de las autoridades de cada dependencia:

Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada
departamento, seccin o cuadro organizativo especfico
debern ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas
constitucionales y legales, de los planes y polticas, y de los
instrumentos de control interno a que se refiere el artculo 35 de
esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las
unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su
directa supervisin.

Es responsabilidad de los gerentes o autoridades administrativas de
cada departamento, velar por el cumplimiento de la normativa legal, planes y
polticas en materia de control interno dirigida a salvaguardar los bienes y
recursos, comprobar la exactitud y veracidad de la informacin financiera y
administrativa; as como promover la eficiencia, economa y calidad en las
operaciones que se realizan en estas dependencias.
Otro de los basamentos legales est representado en la Ley contra la
Corrupcin (2003), concretamente en su Artculo 6, donde reza que:

En la administracin de los bienes y recursos pblicos, los
funcionarios y empleados pblicos se regirn por los principios
de honestidad, transparencia, participacin, eficiencia, eficacia,
legalidad, rendicin de cuentas y responsabilidad.

Lo establecido en este artculo tiene vinculacin con lo que seala la
Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (1981), en el Artculo 30
acerca de la actividad administrativa:
52

La actividad administrativa se desarrollar con arreglo a
principios de economa, eficacia, celeridad e imparcialidad. Las
autoridades superiores de cada organismo velarn por el
cumplimiento de estos preceptos cuando deban resolver
cuestiones relativas a las normas de procedimiento (p. 9).

En atencin a lo establecido en ambos artculos, la implantacin y
aplicacin de sistemas de control de bienes y materiales dentro de las
entidades del sector pblico, estarn orientadas a garantizar y prever el
cumplimiento de los principios expuestos en ellos.
La Ley del Estatuto de la Funcin Pblica (2002), Artculo 33, numeral
7, establece que, adems de los deberes que impongan las leyes y los
reglamentos, los funcionarios o funcionarias pblicos estarn obligados a:
Vigilar, conservar y salvaguardar los documentos y bienes de la
Administracin Pblica confiados a su guarda, uso o administracin. La
estructuracin de los mecanismos y sistemas de control pertinentes sern las
herramientas a travs de los cales se cumpliran estas obligaciones.
Finalmente, el Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora
General de la Repblica (2001) constituye otro de los sustentos legales de
esta investigacin, concretamente en su artculo 23, donde textualmente se
lee lo siguiente: Las dependencias de la administracin pblica estn
obligadas a formar y actualizar sus inventarios de bienes, de acuerdo con las
instrucciones de la Contralora y en las oportunidades que sta seale.
Instituciones como INGEOMIN, tienen la obligacin de mantener
actualizados sus inventarios de bienes, en atencin a las instrucciones
emanadas por el rgano contralor y, en ese sentido, el planteamiento de un
sistema de control de bienes y materiales de este organismo se inscribira en
los procesos dirigidos al cumplimiento de esta obligacin.

53

CAPTULO III
MARCO METODOLGICO

Tipo de Investigacin

El estudio realizado fue de tipo descriptivo, puesto que se detallaron
los aspectos correspondientes a la situacin relacionada con la gestin,
control y registro de los bienes nacionales en la Coordinacin Regional del
Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN), Regin
Guayana.
En relacin a los estudios descriptivos, Hernndez, Fernndez y
Baptista (2000), sealan lo siguiente: este tipo de estudio se aboca a medir y
expresar la forma como se comportan determinadas variables en un contexto
especfico" (p. 89).
La investigacin tambin se ubica dentro de los esquemas de los
estudios de tipo proyectivo o proyectos factibles, los cuales, de acuerdo con
Sierra Bravo (2004), tienen como propsito plantear alternativas concretas
de solucin ante una problemtica detectada en la investigacin, a travs de
planes, proyectos, lneas de accin, manuales de trabajo, procedimientos y
sistemas operativos (p. 54).
En el caso de la presente investigacin, se trata no slo de ofrecer un
diagnstico acerca de los aspectos del control y registro de bienes
nacionales en el marco de la Coordinacin Regional de INGEOMIN, estado
Bolvar, sino tambin de generar alternativas de solucin que se expresarn
a travs de un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales para
esta institucin.
54

Diseo de la Investigacin

El diseo de esta investigacin es de campo. El mismo se caracteriza
porque se desarrolla y aplica en el propio mbito donde se presenta la
realidad objeto de este estudio; en este caso, en la Coordinacin Regional
de INGEOMIN en el estado Bolvar. De acuerdo con Chazel, Boudon, y
Lazarsfeld, (2001), este diseo de investigacin se caracteriza por
"......obtener la informacin y datos sobre las variables en el propio mbito
donde las mismas se hacen presentes" (p. 112).
En ese sentido, es importante sealar que el diseo de campo se
ejecut sin crear condiciones especiales para la recoleccin de los datos,
tampoco se plante la manipulacin de variables independientes para
verificar su influencia en determinadas situaciones. Slo se limit a obtener la
informacin sobre la variable o variables objeto de estudio en el propio sitio
donde stas hicieron su aparicin.

Identificacin de Variables

Dentro de una investigacin, las variables vienen a representar los
elementos de medicin, a travs de los cuales se hace posible realizar los
diagnsticos correspondientes a la realidad objeto de estudio. A continuacin
se presenta la identificacin de las variables de la investigacin en atencin a
los objetivos planteados en el primer captulo y considerando los aspectos
tericos desarrollados acerca de las mismas.

55

Identificacin y Definicin de las Variables

Cuadro 1

Identificacin y Definicin de las Variables

Objetivos Especficos Variables Definicin
Describir el proceso de
planificacin de los
procedimientos de
registro y control de los
bienes nacionales en
INGEOMIN,

Planificacin de los
procedimientos de
registro y control.
Se representa en los
aspectos que
corresponden a los
diagnsticos previos
sobre el inventario,
definicin de objetivos,
la formulacin de los
pronsticos de
inventario y la
proyeccin de los costos
posibles de inventario.
Caracterizar los
procedimientos para el
almacenamiento de los
bienes nacionales en
dicha institucin.

Almacenamiento Comprende los
mecanismos de registro,
tcnicas de clasificacin,
evaluacin del inventario
fsico y el clculo de los
costos.

Examinar las estrategias
empleadas por la
institucin para el
control del movimiento
de materiales.

Control de Movimiento
de Materiales
Abarca los aspectos
referidos a revisin de
solicitudes y devolucin
de materiales, as como
el clculo de usos
promedios de bienes.
Verificar cules son los
dispositivos aplicados
para realizar el proceso
de supervisin de la
administracin de los
bienes nacionales.

Proceso de Supervisin Representa los aspectos
de: Inspeccin del rea
de almacenamiento, de
los registros, uso
mensual promedio de
bienes y verificacin de
niveles de existencias

56

Operacionalizacin de Variables

Cuadro 2

Operacionalizacin de Variables

Variables Dimensiones Indicadores
Planificacin de los
procedimientos de
registro y control.
Proceso de
planificacin
- Diagnsticos.
- Definicin de objetivos.
- Formulacin de planes
- Proyecciones de costos
Almacenamiento Mtodos de
almacenamiento
- Mecanismos de Registro.
- Tcnicas de Clasificacin.
- Evaluacin de Inventario
Fsico.
- Clculo de Costos de
Almacenamiento.
Control de
Movimiento de
Materiales
Estrategias de control - Revisin de solicitudes
y devoluciones.
- Procesamiento de datos
Proceso de
Supervisin
Ejecucin de
Revisiones.
- Revisin de depsitos.
- Evaluacin de registros.
- Revisin de consumo
- Verificacin de clculos

57

Poblacin y Muestra

Poblacin

En el desarrollo de toda investigacin, la determinacin de la
poblacin es fundamental para la localizacin de las variables relacionadas
con el estudio. De acuerdo con Tamayo y Tamayo (2001), la poblacin se
concibe como: el conjunto de elementos que posee caractersticas comunes
que lo definen (p. 114).
En este caso, la poblacin estuvo conformada por los funcionarios que
laboran en las diferentes reas administrativas de la Coordinacin Regional
de INGEOMIN, estado Bolvar. De acuerdo a las informaciones obtenidas a
travs del Departamento de Administracin de esta Coordinacin, esta
poblacin comprende un total de catorce (14) funcionarios.

Muestra

En atencin al nmero de la poblacin, el cual es relativamente
pequeo, no se consider pertinente realizar proceso de muestreo, puesto
que la cantidad poblacional es ubicable y menor de 100 unidades. Esto
sustentado en el criterio de Naghi (2001), quien seala que una poblacin
menor a 100 unidades no requiere de proceso de muestreo (p. 91)

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

La tcnica para la recoleccin de los datos fue la encuesta. De
acuerdo con Mnch y ngeles (2001), esta tcnica se define de la siguiente
manera: ...es una tcnica que consiste en obtener informacin acerca de
una poblacin o muestra, mediante el uso del cuestionario o de la entrevista
(p. 55).
58

El instrumento que se utiliz para la ejecucin de la tcnica referida
fue el cuestionario. De acuerdo con los autores citados, este instrumento se
define como: .....un formato redactado en forma de interrogatorio en donde
se obtiene informacin acerca de las variables a investigar (p. 55). El
cuestionario se aplic a la poblacin de funcionarios que labora en la
Coordinacin Regional de INGEOMIN, estado Bolvar y constaba de
veinticuatro (24) tems.
Fue validado a travs del J uicio de Experto, para lo cual fue sometido
a la revisin por parte de dos personas especializadas en el rea
Administrativa y de las Finanzas; quienes dieron su aprobacin para ser
aplicado a la poblacin seleccionada para tal fin.

Procesamiento y Anlisis de los Datos

De acuerdo con Elizondo (2003), el procesamiento de los datos en una
investigacin con diseo de campo se define como ....la organizacin de los
elementos obtenidos durante el trabajo realizado (p. 276). En ese sentido, el
procesamiento de anlisis de los datos comprende un proceso a travs del
cual se organizan las informaciones obtenidas de la aplicacin del o de los
instrumentos de recoleccin de datos.
En esta investigacin, el procesamiento de los datos comprendi: por
un lado, la codificacin y vertido de los resultados, mediante la asignacin de
una numeracin a cada una de las categoras o alternativas del instrumento
el vaciado de los datos en una matriz de datos de doble entrada; adems,
la medicin de los mismos, por medio de la distribucin de frecuencia y
porcentualizacin, con el propsito de determinar las tendencias relacionadas
con la gestin del control y registro de los bienes nacionales en la institucin
en estudio.

59

CAPTULO IV
ANLISIS DE RESULTADOS

Nivel de Anlisis

El nivel del anlisis de los datos se ubica dentro de la escala
descriptiva, que consiste en reflejar los aspectos cualitativos y cuantitativos
de los resultados obtenidos y, en virtud de ello, hacer las inferencias
pertinentes, tomando en cuenta los planteamientos realizados en las bases
tericas.

Forma de Presentacin de los Resultados

Los resultados se expresan en cuadros de frecuencia simple y
grficos, en los cuales se reflejan los datos relativos a alternativas,
frecuencias y porcentajes respectivos.

Presentacin e Interpretacin de los Resultados

A continuacin se procede a la presentacin e interpretacin de los
resultados obtenidos a travs de la aplicacin del instrumento de recoleccin
de datos a la poblacin objeto de estudio.

60

Proceso de Planificacin

Cuadro 3

Distribucin absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se
almacenamiento y depsito

Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Cada seis meses 00 --
- Anualmente 00 --
- Cada dos aos 00 --
- Cada tres aos 03 21%
- Con frecuencia mayor a tres aos 11 79%
- No se realiza diagnsticos 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en
INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 1
En el cuadro 3 se reflejan las tendencias referidas a las respuestas
emitidas en relacin a la frecuencia con la cual en INGEOMIN se llevan a
cabo diagnsticos para los procesos de almacenamiento y depsito,
observndose que el 79% seleccion la alternativa con frecuencia mayor a
tres aos, mientras que el 21% estableci que los diagnsticos se realizaban
cada tres aos. De estos resultados se infiere que existe un manejo
deficiente de los diagnsticos sobre el inventario de la institucin.
61

Cuadro 4
Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los encuestados
sobre los aspectos comprendidos en los diagnsticos realizados sobre
almacenamiento y depsito

- Anlisis de objetivos de inventario 00 --
- Anlisis de recursos y necesidades 14 100%
- Deteccin de factores ambientales 00 --
- Todos los anteriores 00 --
- No se realiza diagnsticos 00 --
Totales 14 100%

Grfico 2
En relacin al cuadro 4, referido a los diagnsticos realizados en el
rea de inventario, se observa que el 100% de las personas encuestadas
manifest que se realizaban anlisis de recursos y necesidades. De estos
resultados se deduce que la poca frecuencia con la cual se efectan los
diagnsticos sobre el manejo de los inventarios, apreciada en el cuadro
anterior, se encuentra limitada al rea de recursos y necesidades, situacin
que permite tener una visin sesgada de lo que debe ser la estructuracin del
proceso de planificacin de este importante aspecto del control de los
materiales que se manejan dentro de esta dependencia regional
62

Cuadro 5
Distribucin absoluta y porcentual acerca de la existencia de una
fijacin y determinacin de objetivos donde se defina la orientacin en
la ejecucin del inventario de la institucin

- Siempre 00 --
- Algunas veces 05 36%
- Nunca 09 64%
Totales 14 100%

Grfico 3
En lo que se refiere al cuadro 5, donde se exponen los resultados
sobre la pregunta acerca de la existencia de una fijacin y determinacin de
objetivos en los cuales se defina la orientacin y ejecucin del inventario, se
puede observar que el 64% de las personas encuestadas manifest que no
se haca nunca, mientras que 36% expres que se haca algunas veces. De
ello se deduce que no se establecen en forma permanente y continua los
objetivos de ejecucin, mediante los cuales se puedan precisar las
directrices de las actividades que se deben realizar en el mbito del control
de bienes y materiales de la entidad objeto de estudio, situacin que pudiera
traducir una deficiente planificacin de este aspecto.
63

Cuadro 6
Distribucin absoluta y porcentual acerca de la extensin en el tiempo
de los objetivos formulados en relacin a las actividades de inventarios

- A largo plazo (de uno a cinco aos) 00 --
- A mediano plazo (de uno a tres aos) 00 --
- A corto plazo (de tres a seis meses) 00 --
- No se formula objetivos 14 100%
Totales 14 100%

Grfico 4
En relacin a la naturaleza de los objetivos formulados, en el cuadro 6
se confirma que el 100% de las personas encuestadas no se formula
objetivos para guiar el desarrollo de los procesos de administracin del
inventario de la institucin objeto de estudio, aunque sea desde la
perspectiva de un largo, mediano o corto plazo, a travs del cual se
establezcan las metas concretas que se deben lograr para consolidar un
efectivo sistema de inventario dentro de esta importante dependencia
regional.

64

Cuadro 7
Distribucin absoluta y porcentual acerca del establecimiento de planes
para la realizacin del proceso de inventario en la institucin

- Siempre 00 --
- Algunas veces 00 --
- Nunca 14 100%
Totales 14 100%

Grfico 5
En el cuadro 7 donde se encuentran los resultados de la indagacin
realizada acerca del establecimiento de los planes para la realizacin del
proceso de inventario, se observa que el 100% de las personas encuestadas
opt por la alternativa nunca. Esto evidencia las deficiencias presentes en el
proceso de planificacin del inventario que se encuentran en la institucin,
situacin que termina de verificarse en la ausencia de planes en los cuales
se definan los objetivos, metas, estrategias y procedimientos de evaluacin
de las actividades que se habrn de realizar para la ejecucin de un proceso
de inventario que controle eficazmente las existencias de la institucin.

65

Cuadro 8
Distribucin absoluta y porcentual sobre si los planes responden a
diagnsticos estratgicos

- Siempre 00 --
- Algunas veces 00 --
- Nunca 14 100%
Totales 14 100%

Grfico 6
Los resultados del cuadro 8, en cuanto a que si los planes responden
a los diagnsticos realizados por la institucin en el rea de inventario,
reflejan que el 100% de las personas confirma con su seleccin de la
alternativa nunca, que la realizacin del proceso de planificacin de los
inventarios se centra nicamente en diagnsticos realizados con poca
frecuencia y de manera aislada de una estructura que termine de
consolidarse con planes estratgicos, tcticos y operativos, donde se perfilen
las metas, estrategias y actividades a desarrollar en materia de control y
registro de bienes y materiales. Esta situacin puede llegar a constituir un
factor que podra afectar un adecuado manejo de inventario, pues el mismo
se estara realizando de acuerdo a determinados ejes de direccin.
66

Almacenamiento
Cuadro 9

Distribucin absoluta y porcentual sobre la forma como se encuentra
identificado el material que est en existencia dentro del depsito

- Totalmente identificado 00 --
- Parcialmente identificado 14 100%
- Deficientemente identificado 00 --
- Sin identificacin en su totalidad 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea
administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 7
Los datos del cuadro 9, referidos a la forma como se encuentra
identificado el material que est en existencia dentro del depsito de
INGEOMIN, Regin Guayana, permiten observar que el 100% de las
personas encuestadas manifest que el mismo se encuentra parcialmente
identificado. Esta situacin refleja que la aplicacin de la identificacin de los
materiales, paso fundamental en la realizacin de los procedimientos de
almacenamiento, no se implementa de manera satisfactoria, aspecto que
debe ser considerado, pues es un punto de entrada, a partir del cual se
garantiza la eficiencia de todo sistema de inventario.
67

Cuadro 10
Distribucin absoluta y porcentual sobre el tipo de procedimiento
utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del depsito

- Alfa-numricos 14 100%
- Literal 00 --
- No est definido 14 --
Totales 14 100%

Grfico 8

En relacin al cuadro 10, donde se evidencian los resultados de la
consulta realizada a las personas del estudio acerca del tipo de
procedimiento utilizado para realizar el etiquetado de los materiales en
depsito, se puede observar que el 100% de las personas encuestadas
respondi que se utilizaba el etiquetado alfa-numrico. Esta tendencia en las
respuestas refleja que dentro de la organizacin objeto de estudio, no se
utiliza un procedimiento de identificacin estandarizado, a travs del cual se
asegure la realizacin de una adecuada identificacin de los bienes y
materiales que estn en existencia en los depsitos, de tal manera que no
haya la necesidad de adquirirlos nuevamente.
68

Cuadro 11
Distribucin absoluta y porcentual sobre el registro de la identificacin
utilizada

- Informtico/manuales 00 --
- Informticos 00 --
- Manuales 14 100%
- No se encuentra registrada 00 --
Totales 14 100%

Grfico 9
Se puede observar que en el cuadro 11, donde se encuentran los
resultados de la consulta acerca del registro de la identificacin realizada a
los bienes y materiales, el 100% de las personas encuestadas manifest que
el registro se lleva a cabo en forma manual. Estos resultados expresan que
en la institucin no se ha actualizado an la utilizacin de los sistemas
informticos, como componentes necesarios para la ejecucin de los
procesos de inventarios, concretamente en la fase de identificacin de los
materiales. Al utilizar slo un registro manual, INGEOMIN se ve limitada al
manejo de un procedimiento lento y confuso, que retarda y dificulta la
realizacin efectiva de la identificacin de los bienes en existencia.
69

Cuadro 12
Distribucin absoluta y porcentual sobre la clasificacin del material
que est en existencia

- Totalmente clasificado 00 --
- Parcialmente clasificado 14 100%
- Deficientemente clasificado 00 --
- Sin clasificacin en su totalidad 00 --
Totales 14 100%

Grfico 10
En el cuadro 12, donde se aprecian reflejadas las respuestas emitidas
por las personas encuestadas acerca de la forma como se encuentra
clasificado el material que est en existencia en los almacenes de la
institucin, se puede observar que el 100% de las personas eligi la
alternativa parcialmente clasificado, lo que evidencia, al igual que en la
identificacin de los materiales, la falta de procedimientos consolidados y
estandarizados de clasificacin, que garanticen un control idneo de los
bienes en existencia, condicin fundamental para la realizacin de un
inventario efectivo dentro de este organismo de la administracin pblica,
que garantice la distribucin de sus materiales en trminos ptimos.

70

Cuadro 13
Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para
clasificar los materiales del depsito

- Localizacin 00 --
- Utilizacin 00 --
- Tiempo de permanencia 00 --
- No existe un procedimiento definido 14 100%
Totales 14 100%

Grfico 11

En relacin al procedimiento utilizado para clasificar los materiales en
depsito, se puede observar en el cuadro 13 que el 100% de las personas
consultadas para este estudio manifest que no existe un procedimiento
definido. Estas respuestas confirman la deficiencia en la realizacin de la
clasificacin que se debe llevar a cabo en la institucin objeto de estudio, a
los efectos de lograr un manejo y control eficiente de los materiales en
existencia y desarrollar un sistema de inventarios, que se adecue a las
exigencias que actualmente se le plantean a la organizacin desde el punto
de vista administrativo y financiero; para responder a ellas con un control
adecuado de sus materiales y un manejo racional de los costos implicados
en los mismos.
71

Cuadro 14
Distribucin absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema de
informacin de la clasificacin utilizada

- Informtico/manual 00 --
- Informtico 00 --
- Manual 14 100%
- No se encuentra registrada 00 --
Totales 14 100%

Grfico 12

Se observa en el cuadro 14, que el 100% de las personas
encuestadas respondi, en relacin al sustento de la clasificacin que se
realiza, que el mismo se ubicaba en un registro manual. Esta situacin indica
que en la ejecucin de los procesos de clasificacin de los materiales dentro
de la institucin, se recurre a la utilizacin de procedimientos manuales, que
no garantizan del todo el registro adecuado de la clasificacin de los bienes y
materiales dadas las exigencias que en la actualidad se le plantea a la
organizacin en cuanto a la dinmica de trabajo que le compete

72

Cuadro 15

Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la

- Cada tres meses 00 --
- Cada seis meses 00 --
- Anualmente 14 100%
- Cada dos aos 00 --
- Ms all de dos aos 00
Totales 14 100%

Grfico 13
En el cuadro 15, donde se refleja lo relativo a la frecuencia con la cual
se lleva a cabo el inventario fsico de INGEOMIN, el 100% coincidi en la
alternativa anualmente. De ello se deduce que la institucin realiza el
inventario fsico, dentro de la frecuencia mnima aceptada para su ejecucin.
Cabe, sin embargo, destacar que la naturaleza de la respuesta misma refleja
que no existe un conocimiento de la secuencia intranual, con la cual se lleva
a cabo dicho inventario, situacin que, indudablemente, puede ser factor de
descontrol y bajo seguimiento de este aspecto fundamental de la
administracin de los bienes y materiales de la entidad.
73

Cuadro 16

Distribucin absoluta y porcentual acerca de los aspectos que
comprende el control del inventario fsico

- Revisin de las condiciones fsicas de almacenes

07 50%
- Revisin de la localizacin e identificacin
de los bienes y materiales

07 50%-
- Revisin de correspondencia registro-existencia

00 --
- Todos los anteriores -- --
- No existe una secuencia definida 00
Totales 14 100%

Grfico 14
De acuerdo al cuadro 16, donde se reflejan los resultados de la
pregunta formulada a las personas sobre los aspectos que son revisados al
realizar el control del inventario fsico de la institucin, el 50% manifest que
se llevaba a cabo la revisin de las condiciones fsicas de los almacenes,
mientras que el otro 50% dijo que se revisaba la localizacin e identificacin
de los bienes y materiales. De estos resultados se puede deducir que el
proceso de realizacin del control del inventario fsico se lleva a cabo en
forma deficiente, pues se consideran algunas variables, cuando en realidad
se deben tomar en cuenta todos y cada uno de los aspectos que componen
el inventario.
74

Cuadro 17

Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual
se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento

- Mucha frecuencia 00 --
- Poca frecuencia 08 57%
- Muy poca frecuencia 06 43%
- Ninguna frecuencia 00 --
Totales 14 100%

Grfico 15

Los datos presentes en el cuadro 17, referidos a la frecuencia con la
cual se realiza el control de los costos incurridos por almacenamiento,
indican que el 57% de las personas encuestadas seleccion la alternativa
poca frecuencia, mientras que el 43% consider la alternativa muy poca
frecuencia. Esto permite afirmar que existe un proceso de control de costos
inadecuado, lo que puede incidir en el manejo adecuado de los clculos de
los niveles de ganancias a obtener por la institucin y el desarrollo de
ventajas comparativas, que se pueden alcanzar, en virtud del valor agregado
ocasionado por el manejo adecuado de estos costos y su aplicacin efectiva
en el control de los bienes y materiales en existencia.
75

Cuadro 18
Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para
la determinacin de los costos

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJ E
- Centros de costo 00 --
- Demandas de tareas 00 --
- Actividades incurridas 00 --
- No se tiene un mtodo de costeo 14 100%
Totales 14 100%

Grfico 16

De acuerdo a lo que se observa en el cuadro 18, donde se reflejan los
datos de la interrogante acerca de los procedimientos utilizados para la
determinacin de los costos de almacenamiento, se puede precisar que
dentro de la institucin objeto de estudio no se maneja un criterio definido, a
travs del cual se establezca una definicin y un clculo de los costos
incurridos por almacenaje, situacin que evidencia el desconocimiento
respecto de los niveles de costos generados por la existencia en almacn y
el posible manejo inadecuado de los bienes en existencia. Ello constituye un
factor de desequilibrio financiero, que afecta la estructura econmica de la
organizacin.
76

Estrategias de Control de Movimiento de Materiales

Cuadro 19

se lleva un registro de solicitudes de materiales

- Mucha frecuencia 14 100%
- Poca frecuencia 00 --
- Muy poca frecuencia 00 --
- Ninguna frecuencia 00 --
Totales 14 100%

Grfico 17

Lo referido en el cuadro 19 sobre la frecuencia con la cual se lleva un
registro de las solicitudes de materiales de los almacenes, expresa que el
100% de las personas consultadas manifest que se llevaba con mucha
frecuencia. Estos resultados indican que en la realizacin de las solicitudes y
devoluciones se hace un registro del material en movimiento. Esto constituye
un acierto a considerar en la ejecucin del proceso de inventario, pues se
estara asegurando el control del movimiento de los bienes y materiales en
INGEOMIN, por lo menos en lo que tiene que ver con la entrada y salida.
77

Cuadro 20

acerca del nivel de actualizacin de los registros de las solicitudes y
devoluciones de bienes.

- Muy actualizados 00 --
- Poco actualizados 03 21%
- Desactualizados 11 79%
- Muy desactualizados 00 --
Totales 14 100%

Grfico 18

En relacin a la informacin presente en el cuadro 20, donde se
evidencia lo relativo al nivel de actualizacin de los registros de solicitudes y
devoluciones de materiales, se observa que el 79% manifest que dichos
registros se encuentran desactualizados, mientras que el 21% manifest que
estn poco actualizados. Esta circunstancia permite inferir que, si bien se
llevan los registros de estos movimientos, no se estn realizando los
procedimientos adecuados para implementar una actualizacin permanente
de ellos, que permita tener un control eficiente del movimiento de los
materiales y un manejo efectivo de los inventarios, que favorezca una visin
real de las necesidades de recursos.
78

Cuadro 21

se mantienen los registros de los movimientos

- Cada da 00 --
- Cada dos das 00 --
- Ms de dos das 14 100%
- No se actualizan 00 --
Totales 14 100%

Grfico 19

En cuanto a la frecuencia con la cual se realiza la actualizacin de los
registros del movimiento de materiales, aspecto presente en el cuadro 21, se
observa que el 100% de las personas consultadas manifest que ello se
realizaba con una secuencia de ms de dos das. Estas tendencias, verifican
las fallas presentes en la realizacin de la actualizacin de los registros como
parte fundamental del registro de los movimientos de las existencias. Esto
viene a ser un hecho contraproducente respecto a la ejecucin de un efectivo
control de este elemento fundamental de la administracin del inventario y,
por lo tanto, la consolidacin de un manejo de inventario, que podra estar
afectando la obtencin de mejores niveles de eficacia de la institucin en lo
relativo a las funciones que le corresponden.
79

Cuadro 22

acerca de las variables consideradas para realizar el clculo del
consumo/uso promedio de materiales

- Usos planificados 00 --
- Movimientos de existencia 00 --
- Rotacin de inventario 00 --
- Inventario promedio 14 100%
- Ninguna/ no se realiza 00 --
Totales 14 100%

Grfico 20

En relacin al cuadro 22, donde se expresan los datos sobre las
variables consideradas para la realizacin de los clculos del consumo/uso
mensual promedio, se observa que la totalidad de las personas encuestadas
manifest y confirm que tales procedimientos se centran en los inventarios
promedios, que no constituyen garanta para establecer un manejo cualitativa
y cuantitativamente idneo de los consumos y utilizacin promedios de
materiales y que le permitiran a los niveles de gerencia de INGEOMIN,
Regin Guayana tomar las decisiones oportunas y adecuadas en materia de
administracin y gestin de los inventarios.
80

Supervisin
Cuadro 23

Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para
realizar la revisin y fiscalizacin de los depsitos donde estn los
bienes y materiales

- Observacin directa 14 100%
- Entrevista con el personal 00 --
- Auditora en profundidad 00 --
- No se realiza 00 --
Totales 14 100%

Grfico 21

En cuanto a los datos del cuadro 23, referidos a los procedimientos
utilizados para la revisin y fiscalizacin de los depsitos de los materiales,
el 100% de los encuestados manifest que slo se aplicaba la observacin
directa. Esto permite inferir que el nico procedimiento usado para llevar a
cabo la revisin para supervisar los depsitos donde se almacenan los
materiales, es el de la observacin, evidencindose un procedimiento
limitado, que no garantiza la deteccin de todas las variables que afectan el
proceso de almacenamiento.
81

Cuadro 24

Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de
evaluacin de los registros de materiales

- Peritaje del manejo de registros 14 100%
- Entrevista al personal 00 --
- Anlisis de muestra de veracidad de
Registros
00 --
- No se realiza procedimiento alguno 00 --
Totales 14 100%

Grfico 22

Los resultados del cuadro 24, referidos a los datos relativos a las
respuestas sobre los procedimientos para la evaluacin de los registros de
inventario, reflejan que el 100% de las personas consultadas manifest que
slo se limitaba al peritaje de esos registros, sin consideracin de otros
procedimientos de supervisin complementarios y que permitan ampliar la
informacin, tales como la entrevista del personal y el anlisis de la veracidad
de los registros. Esto refleja la ejecucin de una supervisin del manejo de
los registros con fallas en eficacia y acuciosidad, para garantizar una
adecuada supervisin de este aspecto del inventario en la institucin.
82

Cuadro 25

Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para
revisar los clculos realizados para la determinacin del consumo/uso
mensual promedio

- Revisin de promedios calculados 00 --
- Entrevista con el personal encargado 00 --
- Contrastacin de promedio con muestra de
consumo real
00 --
- No existe procedimiento alguno 14 100%
Totales 14 100%

Grfico 23
De acuerdo a lo reflejado en el cuadro 25, referido al tipo de
procedimiento de supervisin utilizado para revisar los clculos del consumo
mensual promedio, se pudo observar, que el 100% de las personas coincidi
en que no existe procedimiento alguno, situacin que refleja una deficiente
actuacin en esta parte de la supervisin del inventario y, por lo tanto, la
dificultad futura para introducir los correctivos en los procedimientos que
hasta ahora se han utilizado para llevar a cabo los clculos del consumo
mensual promedio y el poder controlar el movimiento de los materiales.
83

Cuadro 26

Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de
verificacin de los clculos utilizados para determinar los niveles en la
existencia de materiales

- Aplicacin de registros 14 100%
- Anlisis de variables para determinar Niveles 00 --
- Contrastacin de niveles calculados con
niveles reales
00 --
- No se realiza procedimiento alguno 00 --
Totales 14 100%

Grfico 24

Se observa en el cuadro 26, que el 100% de las personas consultada
respecto al procedimiento para verificar los clculos realizados para
determinar los niveles de existencia de materiales, manifest que slo se
utiliza la aplicacin de los registros para determinar los niveles mnimos y
mximos de inventario. Con esta respuesta se observa que no se toman en
cuenta la variedad de factores a considerar en este proceso de verificacin,
ni tampoco la contrastacin entre los niveles registrados y los niveles reales,
lo que refleja una supervisin deficiente en esta rea que afecta de manera
significativa el control interno de la institucin.
84

CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Los resultados obtenidos en esta investigacin permitieron establecer
las siguientes conclusiones:

- El proceso de planificacin de los procedimientos de inventario en
INGEOMIN Regin Guayana, se lleva a cabo en forma deficiente, pues an
cuando se realizan diagnsticos acerca de la situacin del manejo de los
inventarios; stos no son aplicados en la estructuracin de objetivos ni planes
que permitan orientar y definir las metas y acciones a desarrollar para la
realizacin de los controles pertinentes de los materiales en existencia.
Los datos obtenidos en este estudio permitieron evidenciar que el
proceso de planificacin no responde a los elementos y principios
fundamentales que deben regir en la estructuracin de los planes y
programas en toda gestin; los cuales destacan la importancia de considerar
las necesidades del rea a gestionar y disear los objetivos y metas en
atencin a las caractersticas y niveles de prioridades de dichas necesidades,
de tal manera que los planes diseados se encuentren en sintona con
dichos requerimientos.
- La forma como se estructura la organizacin del inventario en
INGEOMIN Regin Guayana, no atiende a un orden donde se encuentren
debidamente definidas las lneas de mando y autoridad de la gestin que se
debe llevar a cabo para la administracin de los inventarios, as como cada
una de las funciones a desempear para la consecucin de las actividades
relacionadas con dicha administracin.
85

Los resultados obtenidos a travs de esta investigacin, pudieron
determinar que la organizacin del inventario no responde a una definicin de
las funciones correspondiente a todas y cada una de las actividades de esta
administracin, el establecimiento de las jerarquas y autoridades que deben
dirigir y tomar decisiones respecto a esta gestin, la conformacin de un
sistema organizativo lineal y/o funcional, un proceso de comunicacin
definido y el establecimiento de normas de funcionamiento.
- Los procedimientos que se deben aplicar para el almacenamiento de
los materiales utilizados en la institucin objeto de estudio, presentan fallas
de ejecucin que no permiten tener un control efectivo y permanente de los
materiales en existencia dentro de los almacenes.
Es importante sealar que estos resultados permitieron determinar que
los mecanismos de identificacin y clasificacin de los materiales manejados
dentro de la institucin no se aplican en forma permanente y organizada. As
mismo, se determin que la realizacin de la evaluacin del inventario fsico y
el clculo de los costos de almacenamiento, no se desarrolla de acuerdo a un
sistema de trabajo organizado y coherente.
- Los mecanismos de informacin que implementa la gerencia de la
institucin para la verificacin de los niveles de prdidas o ganancias
derivados del manejo actual de sus inventarios no se aplican de manera
recurrente y sostenida, situacin que dificulta a la Gerencia tomar las
decisiones pertinentes para prevenir situaciones de prdidas.
Se pudo determinar a travs de la investigacin realizada, que la
determinacin de los niveles de inventario mnimo y mximo que se deben
llevar a cabo para realizar los controles pertinentes, a travs de los cuales se
definan los niveles de prdidas y ganancias, se ejecutan de manera
deficiente.
- Las estrategias empleadas por la institucin para el control del
movimiento de materiales en existencia no se implementan en forma
adecuada, afectando el seguimiento correcto de las entradas y salidas de los
86

materiales, a travs de la revisin de los pedidos y reintegro de la mercanca
y el procesamiento de los datos relativos a los consumos promedios.
- Los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisin de
la administracin de los inventarios no se aplican de forma eficiente dentro de
la organizacin en estudio. De acuerdo a los resultados evidenciados, se
detect que los mecanismos de revisin de depsitos, la evaluacin de
registros, la revisin del consumo mensual promedio y la verificacin de los
clculos realizados para determinar los niveles de existencia, no se aplican
en forma sistemtica de tal manera que garanticen la rectificacin de los
procedimientos realizados.
- Los aspectos desarrollados anteriormente permitieron establecer que
los componentes a considerar para el diseo de un Sistema de Control y
Registro de Bienes Nacionales para INGEOMIN, Regin Guayana, se
encuentran representados en el desarrollo de un proceso de planificacin
ajustado a las necesidades del control de inventario, la conformacin de una
organizacin altamente operativa y el desarrollo de un sistema de inventario,
donde se controlen con efectividad los procesos de almacenamiento, niveles
de inventario, movimiento de los materiales y los dispositivos de supervisin
para verificar el cumplimiento efectivo de cada una de estas actividades y el
mejoramiento permanente de la gestin administrativa de los inventarios de
la institucin.

Recomendaciones

En atencin a las conclusiones de esta investigacin se plantean las
siguientes recomendaciones:
- Informar a los niveles directivos de la Coordinacin Regional sobre
las necesidades de planificacin y organizacin del proceso de control de
bienes y materiales, a los efectos de que tomen las decisiones, que
conduzcan al desarrollo de un proceso de intervencin en la institucin,
87

dirigido a darle una mayor y mejor utilizacin a la planificacin del control de
materiales.
- Implementar un proceso de actualizacin y sinceracin de la dotacin
de los bienes nacionales de la institucin, con la finalidad de poder
determinar cules son en realidad los materiales, recursos y equipos con los
cuales cuenta la administracin regional. A tal efecto, es pertinente que los
resultados obtenidos sean considerados como una de las fuentes de
informacin, en funcin de la cual las personas a quienes competen las
decisiones en materia gerencial-administrativa en INGEOMIN, Regin
Guayana, propongan las acciones pertinentes que coadyuvar en promover
una renovacin (por reparacin o adquisicin) de los materiales, recursos y
equipos de la institucin.
- Disear e implantar dentro de la institucin un sistema automatizado
de inventario, a los fines de que se optimicen en cuanto a velocidad,
precisin y actualizacin permanente, los procedimientos de seguimientos,
control y registro de los bienes nacionales. En ese sentido, se sugiere la
insercin de la institucin a los beneficios del software libre, a travs de los
cuales se hara, a un menor costo, la incorporacin de los programas de
control de inventario que requiera esta dependencia.
- Hacer llegar los resultados de esta investigacin a las personas que
tienen decisiones en materia gerencial y administrativa dentro de la
institucin, a los fines de que tengan una informacin sobre la situacin
tratada. Para ello se har llegar copia de este trabajo a la persona que se
encarga de coordinar y dirigir los procesos de gestin y control administrativo
en INGEOMIN, Regin Guayana, a los fines de que tenga conocimiento de lo
aqu expuesto.
- Establecer los contactos necesarios con las instituciones
universitarias y de capacitacin de recursos humanos, con la finalidad de
preparar al personal del rea de control de materiales para que se
88

desempeen en forma idnea en el desarrollo de un nuevo sistema de
administracin de los inventarios y el manejo de los procedimientos tcnico-
informticos dirigidos a elevar los niveles de eficacia en el control de los
inventarios de esta institucin.
En ese sentido, se deben contactar especialistas en el rea de
informtica, administracin, contadura y redes, con la intencin de que se
constituya un equipo de profesionales que faciliten la induccin del personal
que labora en las diferentes reas de la institucin, especialmente del rea
de Almacn, para que se adapten actitudinal y aptitudinalmente al manejo de
los procedimientos administrativos, contables, tcnicos e informticos
relacionados con la sistematizacin de la administracin y control de
inventario en INGEOMIN, Regin Guayana.

89

CAPTULO VI
SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE
LA COORDINACIN REGIONAL DE INGEOMIN REGIN GUAYANA.

Presentacin

Los resultados del diagnstico permiten visualizar la existencia de una
serie de limitaciones y deficiencias en la realizacin de los procedimientos de
control y registro de los bienes nacionales adscritos a la Coordinacin
Regional de INGEOMIN, Regin Guayana. En atencin a ello, se consider
pertinente plantear una propuesta para la estructuracin de un Sistema de
Control y Registro de los Bienes Nacionales de esta dependencia regional.

Fundamentacin

Desde el punto de vista legal, esta propuesta se fundamenta en los
siguientes instrumentos jurdicos:
- Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela: Artculo 141.
- Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional: Artculos 1 y 19.
- Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico:
Artculos 131 y 134.
- Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal: Artculos 35, 36 y 37.
- Ley contra la Corrupcin: Artculo 6.
- Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos: Artculo 30.
- Ley del Estatuto de la Funcin Pblica: Artculo 33, numeral 7,
- Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica: Artculo 23
90

Objetivos de la Propuesta

Objetivo General

Optimizar los procedimientos relacionados con el control y registro de
los bienes nacionales en la Coordinacin de INGEOMIN, Regin Guayana.

Objetivos Especficos

- Prescribir los procesos a desarrollar para la planificacin del control y
registro de los bienes nacionales.
- Reorientar los procedimientos para el almacenamiento de los
materiales utilizados en la institucin objeto de estudio.
- Mejorar los procesos de informacin gerencial de la institucin para
un control ptimo de los niveles de prdidas o ganancias.
- Perfeccionar las estrategias en el control del movimiento de
materiales en existencia.
Elevar los niveles de eficacia de los dispositivos aplicados para
realizar el proceso de supervisin de la administracin de los inventarios.

Proceso para las Operaciones del Sistema de Control y Registro

A objeto de consolidar la ejecucin de un sistema propuesto en esta
parte de la investigacin, se ha considerado pertinente desarrollar una
estructura operativa, que facilite su consecucin en trminos realmente
viables y factibles. A tal efecto, se consideraron tres partes-componentes
como ejes fundamentales para la consecucin de los objetivos del modelo: la
primera, representa el Componente Planificacin; la segunda se encuentra
91

expresada en el Componente Despliegue del Sistema de Control; la tercera
abarca las normas generales que deben estar presente para la correcta
aplicacin del sistema.


El desarrollo de este componente comprende: metas, situacin actual
del proceso y actividades a desarrollar. Estos elementos constituyen ejes
matrices para la consolidacin de planes futuros relativos al inventario de
bienes de la institucin (Ver figura 2).

92

Figura 2

Situacin actual:
- Ausencia de planes de procedimientos de inventario.
- Falta de organizacin del proceso de inventario.
- Manejo deficiente de los procedimientos de almacenamiento.
- Insuficientes y deficientes mecanismos de control.
- Control errado del movimiento de materiales.
- Supervisin deficiente del proceso.

Metas a alcanzar:
- Registrar, clasificar y cuantificar el 100% de los materiales en
existencia.
- Generar el 100% de informacin sobre niveles de inventario.
- Inspeccionar el 100% de los pedidos y reintegros de materiales y
procesar el 100% de los datos correspondientes a los mismos.
- Mejorar el 100% de los niveles de eficiencia de los dispositivos de
supervisin de los inventarios.

Actividades:
- Estructurar esquema bsico de planificacin del proceso de
inventario.
- Definir una estructura organizacional para efectivizar este proceso.
- Facilitar el mejoramiento de sistema de almacn
- Optimizacin de los mecanismos utilizados para determinar los
niveles de inventario
- Lograr la consolidacin de los procesos de control de materiales y
supervisin de gestin

93

Componente despliegue de Sistema

Este componente representa el aspecto propiamente operativo del
Sistema de Control y Registro de Bienes de Inventarios propuesto y se
desarrolla a travs de las siguientes fases fundamentales:

- Fase de Almacenamiento.
- Fase de Control de Movimiento de Materiales.
- Fase de Supervisin del Proceso.

Fase de Almacenamiento.

Para el desarrollo de la fase de almacenamiento, se plantean los
siguientes procedimientos (Ver Figura 3):

1. Consulta a los bienes pendientes por asignar identificacin a travs del
Sistema (Ver Anexo C).
2. Verifica el bien en el sitio de uso con los datos del Registro de Bienes.
3. Incorpora los datos necesarios para la identificacin del bien.
4. Actualiza otros datos referenciales del bien.
5. Genera a travs del sistema el cdigo del bien.
6. Imprime etiqueta.
7. Enva a travs de lo que sera el Sistema Integrado de Administracin
a la unidad correspondiente la informacin del bien mueble
incorporado.
8. Notifica la incorporacin del bien a la unidad administradora, a travs
del sistema.

94

Figura 3
Fase de Almacenamiento

Recepcin de Bienes
Muebles, Materiales,
Suministros y Servicios

1. Consulta los bienes pendientes por asignar
identificacin.
2. Verifica el bien en el sitio de uso con los
datos del Registro de Bienes.

5. Genera el cdigo del bien.
6. Imprime etiqueta
7. Enva a travs del sistema informacin del
bien adquirido
8. Notifica la incorporacin del bien a la
unidad administradora, a travs del sistema.

3. Incorpora los datos necesarios para la
identificacin del bien (uso, funcin y
naturaleza).
4. Actualiza otros datos referenciales del bien
(contrato de mantenimiento, garanta, entre
otros).

95

Fase de Control de Movimiento de los Bienes.

En esta fase es necesario desglosar diferentes situaciones de
movimientos de bienes. Estas son las siguientes: Traslado temporal de
bienes, cambio de estado de bienes por desuso, autorizacin de salida de
bienes, desincorporacin de bienes por deterioro

Traslado Temporal de Bienes (Ver Figura 4):

La dependencia solicitante:

1. Previo acuerdo con la Unidad de Administracin, genera formulario
Traslado Temporal de Bienes, solicita la autorizacin del traslado
temporal al responsable.
2. Enva a la Unidad de Administracin el formulario de Traslado
Temporal de Bienes

Unidad de Administracin:
3. Recibe la informacin generada por la Unidad Solicitante.
4. Revisa, firma y autoriza el traslado temporal de bien mueble.
5. Imprime 2 ejemplares del formulario.
6. Entrega el bien mueble a la unidad solicitante junto a 1 ejemplar
Traslado Temporal de Bienes Muebles.

Dependencia solicitante:
7. Recibe el bien.
8. Una vez finalizado el perodo de prstamo genera el formulario
Devolucin de bienes.
9. Devuelve el bien a la unidad administradora.

96

97

Unidad Administradora
10. Recibe el bien mueble.
11. Revisa y firma los datos registrados del bien mueble devuelto en
seal de conformidad.
12. Imprime 2 ejemplares del formulario Devolucin de Bienes
muebles.
13. Entrega 1 ejemplar del formulario Devolucin de Bienes Muebles a
la Unidad Solicitante para su uso.
14. Archiva el formulario de Devolucin de Bienes Muebles para su
control.

98

Figura 4
Traslado Temporal de Bienes

.

Traslado
temporal
de bienes
Traslado
temporal
de bienes
10. Recibe el bien mueble.
11. Revisa y firma los datos registrados del bien
mueble devuelto en seal de conformidad.
13. Entrega 1 ejemplar del formulario Devolucin
de Bienes Muebles a la Unidad Solicitante.
14. Archiva el formulario de Devolucin de Bienes
Muebles para su control 10. Recibe el bien
mueble.
11. Revisa y firma los datos registrados del bien
mueble devuelto en seal de conformidad.
6. Entrega el bien mueble a la unidad
solicitante junto a 1 ejemplar Traslado
Temporal de Bienes Muebles.
3. Recibe la informacin generada por la
Unidad Solicitante.
4. Revisa, firma y autoriza el traslado
temporal de bien mueble.
1. La unidad solicitante, previo acuerdo con
Unidad de Administracin, genera formulario
de Traslado Temporal de Bienes, solicita la
autorizacin del traslado temporal al
responsable.
2. Enva a la Unidad de Administracin el
formulario de Traslado Temporal de Bienes.
Bie
n
7. Recibe el bien.
8. Una vez finalizado el prstamo genera
el formulario Devolucin de Bienes.
9. Devuelve el bien a la unidad
Bie
n
UNIDAD ADMINISTRADORA UNIDAD SOLICITANTE

Cambio de estado de Bienes por Desuso (Ver Figura 5).

Unidad responsable por el uso del bien:

1. Genera en el sistema el formulario para el cambio de estado del
bien mueble por desuso.
2. Solicita conformacin al responsable de la Coordinacin como
responsable primario del bien.

Coordinacin Regional:

3. Verifica la informacin en el sistema para el cambio de estado del
bien por desuso.
4. Conforma la informacin en el sistema colocando su firma
electrnica y solicita a la unidad administradora la autorizacin
para el cambio de estado.

Unidad Administradora:

5. Verifica la informacin para el cambio por desuso.
6. Si no est conforme informa a coordinacin y rechaza la solicitud.
7. Si est conforme autoriza el cambio colocando su firma electrnica
y se actualiza el cambio de estado del bien.

99

Figura 5
Cambio de estado de Bienes por Desuso

Unidad responsable de uso Coordinacin Regional

1. Genera en el sistema el
formulario para el cambio de
estado del bien mueble por
desuso.
2. Solicita conformacin al
responsable a la Coordinacin
como responsable primario del
bien.
3. Verifica la informacin en el
sistema para el cambio de
estado del bien por desuso.
4. Conforma la informacin en el
sistema colocando su firma
electrnica y solicita a la unidad
administradora la autorizacin
para el cambio de estado.

Unidad Administradora

Conform
?
7. Autoriza el cambio

Si
6. Informa a Coordinacin y
rechaza solicitud
No
5. Verifica la informacin para el
cambio por desuso:

100

Autorizacin de salida de Bienes (Ver Figura 6)

Unidad solicitante:

1. Genera formato solicitud de autorizacin de salida de bienes para
actividades o eventos especiales o solicitud de autorizacin de
salida de bienes para reparaciones, segn corresponda.
2. Solicita autorizacin de la salida de bienes a Coordinacin
Regional.


3. Recibe a travs del sistema la solicitud de autorizacin de salida de
bienes.
4. Autoriza la salida del bien mueble.
5. Informa a la unidad solicitante
6. Imprime formato Autorizacin de Salida de Bienes para su control.

Unidad solicitante:

7. Imprime el formato Autorizacin de Salida de bienes debidamente
autorizado.
8. Solicita los datos de la persona que retira el bien.
9. Recibe el bien un a vez finalizado el periodo autorizado para la
salida.
10. Registra los datos del bien devuelto en el formulario Constancia de
Devolucin de Bienes.
11. Imprime el formulario Constancia de Devolucin de Bienes.

101

Figura 6
Autorizacin de Salida de Bienes

1. Genera formato solicitud de
autorizacin de salida de bienes
para actividades o eventos
especiales o solicitud de
autorizacin de salida de bienes
para reparaciones,
2. Solicita autorizacin de la salida
de bienes a Coordinacin Regional.

Unidad solicitante
3. Recibe a travs del sistema la
solicitud de autorizacin de salida
de bienes.
4. Autoriza la salida del bien
mueble.
Coordinacin Regional

Autoriza
salida del
bi
Autorizacin
de salida del
bi
7. Imprime el formato Autorizacin
de Salida de bienes debidamente
autorizado.
8. Solicita los datos de la persona
que retira el bien.
5. Informa a la unidad solicitante
6. Imprime formato Autorizacin de
Salida de Bienes para su control.

Traslado
temporal de
bienes
9. Recibe el bien una vez finalizado el
periodo autorizado para la salida.
10. Registra los datos del bien
devuelto en el formulario Constancia
de Devolucin de Bienes.
11. Imprime el formulario

102

103

Desincorporacin de bienes por deterioro (Ver Figura 7)

Unidad responsable de Uso:

1. Al momento de requerir la desincorporacin de un bien mueble.
Genera la solicitud de Desincorporacin de Bienes Muebles.
1.1 En caso de extravi o robo de bienes muebles realiza la
denuncia ante las autoridades policiales.
1.2 En caso de desincorporacin por deterioro o inservibilidad
solicita informe tcnico.


2. Recibe del responsable del uso del bien la Solicitud de
Desincorporacin y anexos que lo respaldan.
3. Inspecciona en sitio los bienes a desincorporar.
4. Firma Solicitud de Desincorporacin a travs del Sistema Integrado
de Administracin Financiera.
5. Enva a la unidad administradora central de bienes datos de
desincorporacin a travs del sistema.

Unidad Administradora:
6. Recibe datos de desincorporacin de bienes muebles.
7. Verifica e inspecciona en sitio los bienes a desincorporar junto a
documentacin soporte
7.1 En caso de no estar conforme, informa a Coordinacin para su
correccin.
7.2 En caso de estar conforme, firma Solicitud de Desincorporacin
de Bienes. Se actualiza el registro de bienes del sistema
8. Imprime un ejemplar de la solicitud de desincorporacin de bienes
para su control e informa a Coordinacin

104

1. Al momento de requerir la
desincorporacin de un bien
mueble. Genera la solicitud de
Desincorporacin de Bienes
Muebles.
1.1 En caso de extravo o robo
realiza denuncia ante autoridades
policiales,
1.2 En caso de desincorporacin
por deterioro solicita informe
tcnico,
Anexos
Unidad responsable de uso
Anexos
2. Recibe del responsable
de uso la Solicitud de
Desincorporacin.
3. Inspecciona en sitio los
bienes a desincorporar
4. Solicita autorizacin
para desincorporacin a
la Unidad Administrativa
Conform
e?
Si
8 Autoriza la
desincorporacin.
9. Imprime solicitud de
desincorporacin e informa
N
Acta
7. Informa a la
Coordinacin
para
6. Verifica e inspecciona
en sitio los bienes a
5. Recibe a travs del
sistema solicitud de
Coordinacin Regional Unidad Administradora
Expedien
10. Imprime la
documentacin.
Desincorporacin de bienes por deterioro
Figura 7

Fase de Supervisin

Para la supervisin del proceso, en el sistema propuesto se plantean
cuatro entradas con sus respectivos procesos y salidas (Ver Figura 8):
La primera entrada, se refiere a la programacin de las visitas a los
almacenes de INGEOMIN, a los fines de desarrollar los procesos
correspondientes a su revisin, validacin de su funcionamiento en atencin
a estndares y verificacin en archivos de los registros vlidos. La salida
prevista es la obtencin de registros vlidos y la emisin de informe de
validacin.
La segunda entrada, aborda lo referente a la recepcin de fichas de
existencia de bienes. El proceso seguido comprende la revisin de fichas,
chequeos de los datos contrastando fichas contra las existencias y validacin
o invalidacin de acuerdo a la inspeccin. La salida esperada son los
registros de validacin y los reportes correspondientes a dichos registros.
La tercera entrada, se refiere a la solicitud de registros de la fase
realizada. Los procesos a desarrollar son: La revisin de registros de salidas
de materiales, anlisis cuantitativos de movimiento de los bienes, validacin
o invalidacin de acuerdo con inspeccin y archivo de los registros vlidos.
La salida se representa en la existencia de registros vlidos almacenados y
se informa sobre fallas en la fase de control de movimiento de los bienes y
materiales.
La cuarta entrada comprende la solicitud de registros de la fase
realizada. A esta entrada le siguen los procesos de revisin de fase de
control de niveles, clculos de niveles promedios de movimientos, evaluacin
y archivo de registros vlidos. La salida de este proceso son los registros
correspondientes y el informe del contenido de los registros.

105

Figura 8
Supervisin del proceso

- Programacin
de visita a
almacenes
Entrada Proceso
- Revisin de los
almacenes.
- Validacin contra
normas estndar.
- Archivo de los
registros vlidos.
Salida
- Registros vlidos.
- Informe de
validacin.

- Recepcin de
fichas de
existencias
- Revisar fichas
- Chequeo de los
datos fichas contra
las existencias.
- Validacin o
invalidacin.
- Solicitud de
registros de
salidas de
materiales
- Revisar registro
de salidas de
materiales.
- Anlisis
cuantitativo de
movimiento de
los materiales.
- Valida o invalida.
- Almacena los
registros vlidos
- Registros vlidos
almacenados.

- Informe sobre fallas
en la fase de control
de movimiento de los
materiales.
- Registros validados
- Reporte de validacin
- Solicitud de
registros de la
fase realizada.

- Revisin de fase
de control de
niveles.
- Clculos de
niveles promedios
de movimientos
- Evaluacin.
- Archivo de
registros vlidos.

- Registros

- Informe sobre
contenido de los
registros

106

REFERENCIAS

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McGraw-Hill Interamericana.

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Sector Universitario, oficina tcnica del Consejo Nacional de
Universidades. Barquisimeto: Universidad Centro Occidental Lisandro
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Auditora

Aular, V. (2002). Material Didctico de Apoyo sobre las Normas de
Auditora de Aceptacin General y Tcnicas y Procedimientos de
Auditora. Los Teques, Venezuela: Colegio de Contadores Pblicos del
estado Miranda.

Bruce, P. y Pederson, S. (2003). Sistemas de Informacin y Organizaciones
Empresariales. Caracas: Miro, C.A.

Chazel, F.; Boudon, R. y Lazarsfeld, P. (2001). Metodologa de las Ciencias
Sociales. Barcelona, Espaa: Laia.

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Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, 5.453, Marzo,
24, 2000.

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Anlisis de la Administracin Estadal y Municipal. Caracas: Autor.

Cooper & Librand S.A. (1992), Informe COSO. Madrid: Instituto de Auditores
Internos de Espaa.

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Custodia de los Bienes Nacionales en el Sector Pblico Propiedad del
Instituto Agrario Nacional, Caso Especfico: Delegacin Agraria del
Estado Lara. Barquisimeto: Universidad Centro Occidental Lisandro
Alvarado (UCOLA). Trabajo de Grado de Especializacin sin publicar.

Elizondo, A. (2003). Metodologa de la Investigacin Contable. Mxico:
Thompson.

Hernndez, R.; Fernndez, C. y Baptista, P. (2000). Metodologa de la
Investigacin. Mxico: Mcgraw-Hill.
107

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Aires: El Ateneo.

Ley contra la Corrupcin. Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinaria, Abril, 07,
2003.

Ley del Estatuto de la Funcin Pblica. Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela 37.522, Septiembre, 06, 2002.

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta
Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, 37.606, Enero, 9,
2003.

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. Gaceta Oficial de
la Repblica Bolivariana de Venezuela 37.347, Diciembre, 17, 2001.

Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional. Gaceta Oficial de la
Repblica de Venezuela 1.660, J unio, 21, 1974.

Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial N 2.818
Extraordinaria, J ulio, 1, 1981.

Magad, E. L., Amos, J . M., 1995. Gerencia Total de Almacenamiento.
Mxico: McGraw-Hill.

Mnch, L. y ngeles, A. (2001). Mtodos y Tcnicas de Investigacin.
Mxico: Trillas.

Naghi, M. (2001). Metodologa de la Investigacin. Mxico: Diana

Reglamento General de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela,
37.169, Marzo, 29, 2001.

Rodrguez, E. y Brito, J . (2000). Control de inventarios del almacn de
mantenimiento y limpieza del Hospital Uyapar de Ciudad Guayana.
Ciudad Bolvar: Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez.
Trabajo de Especial de Grado de Licenciatura sin publicar.

Sierra Bravo, R. (2004). Mtodos de Investigacin. Mxico: Interamericana.

Tamayo y Tamayo, M. (2001). El Proceso de la Investigacin Cientfica.
Mxico: Diana.
108

ANEXOS

109

ANEXO A: Instrumento

SEDE CIUDAD BOLVAR

CUESTIONARIO PARA OBTENER INFORMACIN SOBRE EL CONTROL
DE BIENES EN INGEOMIN

Estimado/a empleado/a:

El cuestionario que se le suministra tiene como propsito obtener una
serie de datos acerca de la forma como se lleva a cabo el proceso
administrativo de los inventarios en la institucin donde usted labora. Los
mismos servirn de sustento para un estudio que se realiza en la Universidad
Nacional Experimental de Guayana (UNEG).
Esperando su mayor cooperacin en las respuestas a los tems de
este instrumento, sin otro particular, queda de Usted

Atentamente;
J os Gregorio Guerra Tovar

110

INSTRUCCIONES

1.- Lea cuidadosamente el instrumento antes de responder.

2.- Marque con una equis (x) la respuesta que considere conveniente.

3.- No deje ningn tem sin responder.

4.- El instrumento es confidencial; por lo tanto, no lleva identificacin.

5.- Cualquier duda, consulte a la persona que le aplica el instrumento.

111

PARTE I: PROCESO DE PLANIFICACIN

1. En la institucin se llevan a cabo diagnsticos sobre los procesos de
almacenamiento y depsito:

- Cada seis meses _____
- Anualmente _____
- Cada dos aos _____
- Cada tres aos _____
- Con frecuencia mayor a tres aos _____
- No se realizan diagnsticos _____

2. Los diagnsticos realizados comprenden:

- Anlisis de los objetivos del inventario _____
- Anlisis de recursos y necesidades _____
- Deteccin de factores ambientales _____
- Todos los anteriores _____
- No se realizan diagnsticos _____

3. Existe una fijacin y determinacin de objetivos, donde se defina la
orientacin en la ejecucin del inventario de la institucin:

- Siempre _____
- Algunas veces _____
- Nunca _____

112

4. La extensin en el tiempo de los objetivos formulados son:

- A largo plazo (de uno a cinco aos) _____
- A mediano plazo (de uno a tres aos) _____
- A corto plazo (de tres a seis meses) _____
- No se formulan objetivos _____

5. Se establecen planes para la realizacin del proceso de inventario:

- Siempre _____
- Nunca _____

6. Los planes de inventario responden a los diagnsticos realizados:

- Siempre _____
- Nunca _____

PARTE II. ALMACENAMIENTO

7. En cuanto a la identificacin del material que est en existencia dentro del
depsito, ste se encuentra:

- Totalmente identificado _____
- Parcialmente identificado _____
- Deficientemente identificado _____
- Sin identificacin en su totalidad _____
113

8. El procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los materiales
del depsito es de tipo:

- Alfa-numrico _____
- Literal _____
- No est definido _____

9. La identificacin utilizada se encuentra registrada en sistemas:

- Informticos/manuales _____
- Informticos _____
- Manuales _____
- No se encuentra registrada _____

10. En cuanto a la clasificacin del material que est en existencia dentro de
los almacenes, ste se encuentra:

- Totalmente clasificado _____
- Parcialmente clasificado _____
- Deficientemente clasificado _____
- Sin clasificacin en su totalidad _____

11. El procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depsito se
realiza por:

- Localizacin _____
- Utilizacin _____
- Tiempo de permanencia _____
- No existe un procedimiento definido _____

114

12. La clasificacin utilizada se sustenta en un sistema de informacin:

- Informtico/manual _____
- Informtico _____
- Manual _____
- No se encuentra sistematizada _____

13. La realizacin del inventario fsico se lleva a cabo:

- Cada tres meses _____
- Cada seis meses _____
- Anualmente _____
- Cada dos aos _____
- Ms all de dos aos _____

14. La realizacin del inventario fsico comprende:

- Revisin de las condiciones fsicas de los almacenes _____
- Revisin de la localizacin e identificacin de mercanca _____
- Revisin correspondencia registro/existencia real _____
- No existe una secuencia definida _____

15. La realizacin de un control a los costos en los que se incurre por
almacenamiento, se realiza con

- Mucha frecuencia _____
- Poca frecuencia _____
- Muy poca frecuencia _____
- Ninguna frecuencia _____
115

16. El procedimiento para realizar la determinacin de los costos se sustenta
en:

- Centros de costos _____
- Demandas de fabricacin _____
- Actividades _____
- No hay mtodo de costeo _____

PARTE III: ESTRATEGIAS DE CONTROL DE MOVIMIENTO DE MATERIALES

17. El registro de los pedidos de materiales se realiza con:

- Mucha frecuencia _____
- Poca frecuencia _____
- Muy poca frecuencia _____
- Ninguna frecuencia _____

18. En cuanto a la actualizacin de los registros de pedidos y devoluciones,
stos se encuentran:

- Muy actualizados _____
- Poco actualizados _____
- Desactualizados _____
- Muy desactualizados _____

19. Los registros de movimientos de existencias se mantienen con una
frecuencia de:

- Cada da _____
- Cada dos das _____
- Ms de dos das _____
- No se actualizan _____
116

20. Las variables tomadas en cuenta para la realizacin de los clculos de
los consumos/usos promedios son:

- Usos planificados _____
- Movimientos de existencia _____
- Rotacin de inventario _____
- Inventario promedio _____
- Ninguna/ no se realiza _____

PARTE IV: SUPERVISIN

21. El procedimiento para realizar la revisin y fiscalizacin de los depsitos
se realiza mediante:

- Observacin directa _____
- Entrevista con el personal _____
- Auditora en profundidad _____
- No se realiza procedimiento alguno _____

22. El procedimiento utilizado para realizar la evaluacin de los registros de
inventario se desarrolla a travs de:

- Peritaje del manejo de registros _____
- Entrevista al personal _____
- Anlisis de muestra de veracidad de registros _____

117

23. Para revisar los clculos realizados para la determinacin del consumo
mensual promedio, se acude a:

- Revisin de promedios calculados _____
- Entrevista con el personal encargado _____
- Contrastacin de promedio con muestra de consumo real _____

24. La verificacin de los clculos realizados para determinar los niveles de
existencia de mercanca se realiza mediante:

- Aplicacin de registros _____
- Anlisis de variables para determinar los niveles _____
- Contrastacin de niveles calculados con niveles reales _____

118

ANEXO B: Validacin del Instrumento

CERTIFICADO DE VALIDEZ

Yo Mara Dervis Ruz, en mi carcter de experto en el rea de
Administracin de Recursos Materiales y Financieros, certifico que he ledo
y recibido el cuestionario que se aplicar para la recoleccin de los datos de
la investigacin que desarrolla el Tecnlogo J os Gregorio Guerra Tovar,
titulada: Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la
Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de
Venezuela (INGEOMIN); luego de realizada la observacin, se verific que
dicho instrumento cumple los requerimientos para los cuales ha sido
diseado y, por ello certifico su validez.

Nombre: Lic. Mara D. Ruz
Firma: ___________________________
C.I. N: 8.878.814
Fecha: 02-11- 2007

119

CERTIFICADO DE VALIDEZ

Yo, Zulaine Caraballo, en mi carcter de experto en el rea de
Administracin y Finanzas, certifico que he ledo y recibido el cuestionario
que se aplicar para la recoleccin de los datos de la investigacin que
desarrolla el Tecnlogo J os Gregorio Guerra Tovar, titulada: Sistema de
Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinacin Regional del
Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN); luego
de realizada la observacin, se verific que dicho instrumento cumple los
requerimientos para los cuales ha sido diseado y, por ello certifico su
validez.

Nombre: Lic. Zulaine Caraballo
Firma: ___________________________
C.I. N: 8.877.940
Fecha: 05 -11- 2007

120

ANEXO C

INVENTARIO DE BIENES NACIONALES ADSCRITOS A
INGEOMIN. REGIN GUAYANA

121

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