EFICIENCIA, EFICACIA Y PRODUCTIVIDAD Existen en Administracin algunos trminos que se utilizan mucho, tanto por su impacto dentro de la actividad

diaria de la empresa, como por su aplicabilidad. Estos son los trminos de eficiencia, eficacia y productividad, que se refieren a: Eficacia: consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa. Eficiencia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Obsrvese que el punto clave en sta definicin es ahorro o reduccin de recursos al mnimo. Productividad: consiste en la relacin producto-insumo en un perodo especfico con el adecuado control de la calidad. La productividad puede expresarse en la siguiente ecuacin: Produccin = Productividad / Insumo Observando detenidamente la frmula anterior, se puede inferir que la productividad puede ser elevada cuando: 1. 2. 3. Se reducen los insumos y se mantienen los mismos productos. Se incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos. Se incrementan los productos con los mismos insumos.

Oportunidades Las oportunidades son aquellos factores, positivos, que se generan en el entorno y que, una vez identificados, pueden ser aprovechados. Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son: Qu circunstancias mejoran la situacin de la empresa? Qu tendencias del mercado pueden favorecernos? Existe una coyuntura en la economa del pas? Qu cambios de tecnologa se estn presentando en el mercado? Qu cambios en la normatividad legal y/o poltica se estn presentando? Qu cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se estn presentando?

Amenazas Las amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra ste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearlas. Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son: Qu obstculos se enfrentan a la empresa? Qu estn haciendo los competidores? Se tienen problemas de recursos de capital? Puede alguna de las amenazas impedir totalmente la actividad de la empresa?

Anlisis interno Los elementos internos que se deben analizar durante el anlisis DAFO corresponden a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado, percepcin de los consumidores, entre otros. El anlisis interno permite fijar las fortalezas y debilidades de la organizacin, realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de los recursos y procesos con que cuenta el ente. Para realizar el anlisis interno de una corporacin deben aplicarse diferentes tcnicas que permitan identificar dentro de la organizacin qu atributos le permiten generar una ventaja competitiva sobre el resto de sus competidores. Fortalezas Las fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase. Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son: Qu consistencia tiene la empresa?

Qu ventajas hay en la empresa? Qu hace la empresa mejor que cualquier otra? A qu recursos de bajo coste o de manera nica se tiene acceso? Qu percibe la gente del mercado como una fortaleza? Qu elementos facilitan obtener una venta?

Debilidades Las debilidades se refieren a todos aquellos elementos, recursos, habilidades y actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organizacin. Tambin se pueden clasificar: aspectos del servicio que se brinda, aspectos financieros, aspectos de mercado, aspectos organizacionales, aspectos de control. Las debilidades son problemas internos, que, una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse. Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son: Qu se puede evitar? Que se debera mejorar? Qu desventajas hay en la empresa? Qu percibe la gente del mercado como una debilidad? Qu factores reducen las ventas o el xito del proyecto?

La correcta administracin de una empresa depende en gran parte de la colaboracin de todos sus integrantes, que respeten las normas establecidas, no obstante la libertad de expresin y con base en una comunicacin que fluya adecuada y oportunamente en beneficio de la productividad. A continuacin se enumeran algunos de los factores que representan el desarrollo de la comunicacin en una compaa: Factores Favorables: 1. 2. 3. 4. 5. Emitir mensajes claros y precisos al personal. Brindar informacin oportuna a sus integrantes. Dosificacin de la informacin. Revisin cuidadosa de los boletines de informacin. Comunicarse en el momento oportuno, calendarizar las juntas o reuniones de trabajo.

Factores Desfavorables: 1. 2. Comunicacin improvisada. Citar al personal a reuniones improvisadas las cuales afectan el desarrollo de las actividades de la empresa y sus integrantes.

La comunicacin consta de tres elementos: Emisor, donde se origina la informacin. Transmisor, a travs del cual fluye la comunicacin. Receptor, que recibe y debe de entender la informacin.

Una buena comunicacin implica: claridad, integridad, aprovechamiento de la organizacin informal, equilibrio, moderacin, difusin y evaluacin. Existen dos formas en las cuales la comunicacin se puede llevar a cabo, la formal y la informal. Cuando se habla de la comunicacin formal, se refiere a aquella que se origina en la estructura formal de la organizacin a travs de los canales organizacionales, tal es el caso de la correspondencia, instructivos, manuales, etc., y la comunicacin informal que surge de los grupos informales de la empresa y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la compaa, por ejemplo, comentarios u opiniones. Estos dos tipos de comunicacin a su vez pueden ser:

Vertical, cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa (quejas, reportes sugestiones, ordenes, instrucciones). Horizontal, se da en niveles jerrquicos semejantes (circulares, juntas, etc.). Verbal, se transmite oralmente. Escrita, mediante material escrito o grfico.

La comunicacin es un proceso integrado y constante que ofrece beneficios reales. Como todo procedimiento, requiere disponer de un conjunto de recursos e instrumentos, donde cada uno de ellos responda a estrategias y objetivos previamente determinado. De esta manera, se facilita la percepcin favorable de los pblicos receptores, a los que orientan las acciones. Para los gerentes es importante por dos razones: primero porque es un proceso por el cual se desempean funciones de planeacin, organizacin, direccin y control. Segundo, porque es una actividad a la cual los administradores destinan una mayor proporcin de su tiempo. La importancia de la comunicacin es que se caracteriza por ser el medio que enlaza a las personas en una serie de organizacin con el objeto de lograr un propsito comn. El manejo de la comunicacin involucra los diferentes niveles de la compaa y debe buscar proyectar una imagen nica y coherente, como sntesis de la misin, visin y valores que se reconocen en forma interna. Es por esto que la planificacin de estrategias y actividades comunicacionales debe orientarse a tres tipos de pblicos diferenciados:

- Los pblicos internos, que comprenden al personal en relacin de dependencia directa con la compaa y su entorno familiar ms cercano. - Los pblicos externos, que son aquellos que influyen en la vida organizacional desde una posicin de inters relativa y comprenden a clientes, medios de comunicacin, competidores, etc. - Pblicos intermedios, que son distribuidores, proveedores, agentes de ventas y otros grupos de inters que pueden verse afectados por alguna circunstancia. Las empresas estructuran su comunicacin en dos niveles: la comunicacin interna, dirigida hacia los llamados pblicos (clientes) internos de la empresa y que est formada por todos los mensajes (la informacin) que comparten los miembros de una misma organizacin, y la comunicacin externa enfocada a los pblicos externos de la compaa y que debera ser capaz de transmitir los mensajes basados en la cultura de la empresa, as como, la imagen o identidad corporativa. La comunicacin interna se establece en torno a tres tipos de relaciones que son producto de la propia organizacin: las relaciones de negocio, establecidas por la propia actividad; las relaciones internas del da a da, de los empleados y colegas entre s; y las relaciones que establece la propia cultura de empresa. De hecho, la cultura de la organizacin la integran las creencias y los valores compartidos que actan de diferentes maneras en cada una de ellas. Una de las principales funciones del directivo es saber comunicar dentro de su organizacin y, especialmente a los integrantes de su equipo. Por lo tanto, la comunicacin en las empresas juega un papel fundamental. En las sociedades tradicionales, el intercambio de la comunicacin personal se estableca, principalmente, a travs del cara a cara. El desarrollo de la tecnologa ha ampliado las posibilidades de transmitir con mayor rapidez y volumen la informacin dentro de las organizaciones. Las empresas son tan complejas como las propias personas que las componen. Por ello, la comunicacin de los directivos no debera caer en la improvisacin. El personal merece directivos comunicadores capaces de dirigir, en donde transmitan integridad y confianza a sus equipos. La comunicacin tiene mucho que ver con la manera en la que hacemos nuestro trabajo, en definitiva, en cmo somos.