Cdigo: PNTO-0286

PROCEDIMIENTO
Versin: 2.0

DIRECCIN DE ASUNTOS ESTUDIANTILES

Entrevista Psicosocial para deteccin de causales de desercin Universitaria

Versin Ficha: 2

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ANTECEDENTES GENERALES
Los estudiantes aquejados por diversas problemticas personales deciden interrumpir la continuidad de sus estudios acadmicos, concretizando esa intencin a travs de la realizacin de un acto administrativo que implica la entrega conforme del Formulario nico de Solicitud de Alumnos (FUSA) y su posterior resolucin. Frente a la tramitacin de suspensin, postergacin de estudios, reincorporacin, solicitud de 3 oportunidad, transferencias para cambio de carrera, renuncia a la misma u otros; los estudiantes deben, obligatoriamente, presentar el formulario FUSA, el cual es visado por las autoridades de su Facultad, Escuela, Organismos del Nivel Central, para procurar el cierre de su perodo acadmico, certificando la tramitacin y cumplimiento de sus obligaciones arancelarias, de Bibliotecas UV y Ayudas Econmicas Estudiantiles de Arancel y/o Mantencin. Considerando que estas situaciones probablemente sean atribuibles a problemticas de ndole personal, familiar y/o psicosocial, resulta pertinente la intervencin de los profesionales Asistentes Sociales de la DAE, adscritos en facultades o campus , quienes a travs de una entrevista, indagarn los motivos por los cuales el estudiante ha optado por interrumpir sus estudios, cambiar de carrera, solicitar una nueva oportunidad o reincorporarse a la vida acadmica. La Direccin de Asuntos Estudiantiles ha identificado la urgente necesidad de otorgar una atencin integral a los estudiantes con miras a apoyar su permanencia acadmica, facilitando procesos de entendimiento y participacin, integracin y desarrollo, brindando adems el espacio donde los estudiantes sientan su derecho a ser escuchados y partcipes de procesos de transformacin cuando la realidad as lo requiera y permita.

OBJETIVO
La DAE debe contribuir, sumativamente a lo acadmico, al proceso formativo del estudiante, para que ste desarrolle las herramientas necesarias y suficientes que le permitan generar destrezas y habilidades personales adicionales al mbito acadmico, con la finalidad de que cada uno de ellos pueda enfrentarse a la realidad cotidiana, considerando la resolucin de sus problemas o dificultades de manera individual.

Elabor: Pierina Penna B. Fecha: 16/01/2013

Revis: Comit Ejecutivo DAE Fecha: 13/08/2013

Aprob: Mnica Serrano L. Fecha: 13/08/2013

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PROCEDIMIENTO
Versin: 2.0

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Entrevista Psicosocial para deteccin de causales de desercin Universitaria

Versin Ficha: 2

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Los objetivos especficos de este procedimiento se enmarcan en: Identificar las causales por las cules el estudiante ha decidido interrumpir sus estudios, cambio de carrera o reincorporarse luego de una ausencia acadmica. Orientar los programas y servicios de la DAE con miras a la entrega de una atencin formal integral coherente con los objetivos de la Unidad de Desarrollo Estudiantil, Unidad definida para ello en sus funciones, el Plan de desarrollo Estratgico de la DAE y el Proyecto Educativo Institucional.

ALCANCE
Todos los alumnos de la Universidad de Valparaso, que soliciten suspensin o postergacin de estudios, reincorporacin, renuncia y transferencia interna. No sern sujetos de atencin los alumnos que soliciten tercera oportunidad. No obstante sern enviados con su AASS para timbre y firma y as no complejizar el circuito. La ejecucin del presente procedimiento ser desde Septiembre de este ao, hasta el 27 de diciembre de 2013.

AUTORIDADES Y RESPONSABLES
UNIDAD DE DESARROLLO ESTUDIANTIL Elaboracin, evaluacin y sancin de instrumento de recoleccin de informacin. Preparacin de planilla on-line de registro de atencin profesional. Diseo de la Pauta que se utilizar al momento de las entrevistas.

ALUMNO Retiro de FUSA en secretaras de docencia y/o Secretarias de Estudio de Facultad para manifestar su voluntad de suspender, postergar, renunciar, reincorporarse, realizar transferencia interna. Acudir obligatoriamente a las entrevistas establecidas con su respectivo Asistente Social, Posteriormente deber concurrir a Bibliotecas, Unidad de Beneficios y Aranceles.

Elabor: Pierina Penna B. Fecha: 16/01/2013

Revis: Comit Ejecutivo DAE Fecha: 13/08/2013

Aprob: Mnica Serrano L. Fecha: 13/08/2013

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Versin Ficha: 2

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SECRETARIAS DE DOCENCIA DE CARRERAS/PROGRAMAS DE PREGRADO Y/O SECRETARIAS DE ESTUDIOS DE FACULTAD. Entrega de FUSA al alumno/a. Derivacin con AASS de la DAE que atiende al programa respectivo. Informar de la necesidad de obtener visto bueno (firmas y timbres) de Bibliotecas, Unidad de Beneficios y Aranceles. Recepcin posterior de FUSA con todos los timbres y firmas pertinentes.

ASISTENTES SOCIALES DE LA DAE Implementar dos tipos de entrevista segn corresponda. 1. Entrevista a los estudiantes que soliciten suspensin, postergacin de estudios, renuncia y transferencia interna. Se aplicar una pauta de entrevista que se registrar en plantilla Excel on-line de Google Drive (en caso necesario se utilizar respaldo de la misma enviada desde UTAGE, Anexo 1). 2. Entrevista a los estudiantes que soliciten reincorporaciones, que se registrar en sistema de grabacin digital. (Anexo 2) Para estos casos, deber obtener consentimiento informado de grabacin de la entrevista para las reincorporaciones. (Anexo 3).

Para el caso de las 3 Oportunidad (Artculo 19), el AASS slo proceder firmar y timbrar, pues no es sujeto de entrevista. Siendo as se le informar respecto de las otras firmas y timbres que deba consignar el alumno en su FUAS. La informacin recabada ser puesta a disposicin de la UTAGE quienes prepararn reportes a la Direccin de la DAE y Unidades que lo requieran. Derivar al o la estudiante para que proceda a la obtencin de los otros timbres y firmas de las Unidades respectivas. El AASS deber socializar bandas horarias de atencin para estos alumnos, preferentemente de 13.00 a 14.00 y en la tarde de 16.00 a 17.00. Independiente de lo anterior, se entiende que, contando el profesional con tiempo disponible, atender a los alumnos indistintamente el horario que posea.
Revis: Comit Ejecutivo DAE Fecha: 13/08/2013 Aprob: Mnica Serrano L. Fecha: 13/08/2013

Elabor: Pierina Penna B. Fecha: 16/01/2013

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Versin Ficha: 2

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En caso que el/la AASS, por fuerza mayor y/o a solicitud de jefatura, deba ausentarse de su oficina, el alumno ser citado en la banda horaria siguiente, o da siguiente. En caso de necesidad de atencin urgente por provenir de otra Provincia o Regin, podr ser derivado, por la Secretaria del Asistente Social, a la UTAGE (Unidad Tcnica de Asesora y Gestin) de la DAE para entrevista, debiendo tomar contacto la Secretaria con esa Unidad, al nexo 2507171.

DEFINICIONES
Entrevista: Tcnica que permite la obtencin de informacin mediante una conversacin de naturaleza profesional cuyo proceso presupone la participacin de al menos dos actores que interactan verbalmente y de manera recproca. FUSA: Formulario nico de Solicitud de Alumnos. Pauta de Entrevista: Pauta de preguntas bsicas que permiten conocer los motivos por los cuales el estudiante suspende, posterga, solicita una nueva oportunidad, se cambia de carrera, renuncia o se reincorpora a sus estudios. Planilla on line: Planilla de registro de la informacin recabada en cada una de las entrevistas a los estudiantes. Postergacin: Es el acto por el cual un estudiante que ha concluido un perodo acadmico, interrumpe sus estudios hasta por dos aos con autorizacin de la Universidad. Reincorporacin: Es el acto por el que una persona que ha suspendido o postergado sus estudios, vuelve a incorporarse a la misma carrera. Renuncia: Es el acto por el cual el estudiante manifiesta su voluntad de retirarse definitivamente de sus estudios, con autorizacin de la Universidad. Suspensin: Es el acto por el cual el estudiante que se encuentra cursando sus estudios, los interrumpe por el perodo acadmico en curso con autorizacin de la Universidad. Transferencia: Es el cambio de un estudiante de una carrera o programa a otra carrera o programa al interior de la Universidad de Valparaso. 3 Oportunidad (Artculo 19): Posibilidad reglamentaria que poseen los alumnos de cursar nuevamente una asignatura, luego de haberla reprobado en dos oportunidades anteriores.

Elabor: Pierina Penna B. Fecha: 16/01/2013

Revis: Comit Ejecutivo DAE Fecha: 13/08/2013

Aprob: Mnica Serrano L. Fecha: 13/08/2013

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EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES

Cuestionario utilizando formulario Google Drive, Planilla Excel en Google Drive.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Actividad N1: alumno debe gestionar la obtencin del Formulario nico de Solicitud de Alumnos. El alumno deber obtener el formulario desde la Secretara de Estudios, quien le indicar los pasos a seguir para completar el formulario y le sealar que acuda a las distintas Unidades para obtener el timbre de conformidad, partiendo por su AASS. Actividad N2: Alumno deber completar en el FUSA, en sus incisos: 2.1.-Antecedentes personales:
Nombre Alumno(a) Carrera Domicilio N Telfono Rut Ao de Ingreso Email

2.2.- Marcar con una cruz (X) la opcin que quiere solicitar.
SOLICITUD DE: Suspensin (perodo)* Postergacin (perodo)* Reincorporacin Renuncia (perodo)*

3 Oportunidad* Homologacin Transferencia Rebaja

Devolucin de Arancel** Abono de Arancel** Rebaja convenio, indicar: Otra (especificar):

2.3.- Si la solicitud es de Renuncia, Suspensin y/o Postergacin, Reincorporacin, Transferencia Interna y 3 Oportunidad (continuidad de estudios) el alumno debe, o ser dirigido o derivado por la Secretaras de Estudios y/o de Docencia, al Asistente Social que atiende su carrera o programa para proceder a entrevista en cuestin.

Elabor: Pierina Penna B. Fecha: 16/01/2013

Revis: Comit Ejecutivo DAE Fecha: 13/08/2013

Aprob: Mnica Serrano L. Fecha: 13/08/2013

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Actividad N3: el AASS cumplir con la implementacin de las entrevistas de acuerdo a los siguientes pasos.
1. Alumno debe presentarse con FUSA. En caso que Unidades obliguen concurrir a otra instancia, desde all se le debe derivar con su AASS obligatoriamente. 2. Si es tercera oportunidad. Se le timbra y firma FUSA y recuerda los timbres y firmas restantes de las otras unidades. No se realiza entrevista. 3. Si es postergacin y/o suspensin, o renuncia, o Transferencias. a) Explicar Objetivos de la entrevista, as como los principios de voluntariedad y confidencialidad. b) No requiere consentimiento pues no se graba la entrevista. c) Revisar FUSA, debe estar completado por el alumno en tems Antecedentes personales y Tipo de solicitud. d) Si el alumno no desea ser entrevistado, no se efecta sta. Contine desde el Nmero 10. e) Si alumno acepta entrevista, completar on-line en Google Drive Cuestionario POR SUSP-POST.RENUN.-TRANSF. Causas de Desercin Universitaria DAE-UV https://docs.google.com/a/uv.cl/forms/d/1wVtX0pvjpuh-sS7Cntdd2aW3ssbv8EQBEjTDSbNpobU/edit f) En caso de no haber conectividad, el AAS completar manualmente el "Cuestionario", y luego lo ingresar a Google Drive. g) Finalizar agradeciendo la disposicin, se haya realizado la entrevista o no. h) AASS timbrar y firmar donde dice "Bienestar Estudiantil", tarjando esa frase. i) Una vez efectuada la entrevista, la/el AASS debe reforzar al estudiante la obtencin de los otros timbres y firmas de las Unidades respectivas. j) Indicarle al estudiante que es factible que, de existir deuda arancelaria que no pueda cancelar o repactar, debe regresar a entrevista por situacin socioeconmica. 4. Si es Reincorporacin. a) Explicar Objetivos de la entrevista, as como los principios de voluntariedad y confidencialidad. b) Revisar que FUSA se encuentra debidamente completado por el alumno en lo que le corresponde a datos personales. c) Informar de la necesidad de grabar, y por ende que se requiere su consentimiento "FIRMADO". d) Si no desea ser grabado, no se efecta la entrevista. Contine desde el Nmero 24. e) Si consciente ser grabado, Alumno debe firmar consentimiento informado. f) Habilitar la grabacin de la entrevista (Micrfono y comenzar a grabar). g) Deber grabarse el consentimiento informado, se le explica esto al alumno y se graba su conformidad. h) Aplicar " Cuestionario POR REINCORPORACIN". i) Recuerde guardar cada registro de voz (grabacin del alumno) slo con el nmero de RUT, sin punto, guin ni DV, ni anteponer 0, ejemplo para el RUT 12.582.258-6, sera 12582258. j) Una vez efectuada la entrevista (que corresponda), la AASS debe reforzar al estudiante la obtencin de los otros timbres y firmas de las Unidades respectivas. k) AASS timbrar y firmar donde dice "Bienestar Estudiantil", tarjando esa frase. l) Indicarle al estudiante que es factible que, de existir deuda arancelaria que no pueda cancelar o repactar, debe regresar a entrevista por situacin socioeconmica. m) Finalizar agradeciendo la disposicin, se haya realizado la entrevista o no.

Elabor: Pierina Penna B. Fecha: 16/01/2013

Revis: Comit Ejecutivo DAE Fecha: 13/08/2013

Aprob: Mnica Serrano L. Fecha: 13/08/2013

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Actividad N4: Posteriormente el AASS orientar y recordar al alumno para que solicite VB, con sus timbres y firmas, en las Unidades indicadas en el apartado CERTIFICACIN Y VERIFICACION DE DEUDAS Y/O COMPROMISOS, stas son: Unidad de Beneficios: Certifica que el alumno ha firmado los respectivos Pagars. Cuadro 1, 2 y 3, adems verificar que estn correctamente ingresados en su cuenta arancelaria, as como la delimitacin y acotamiento de cualquier trmite relacionado con suspensin o reincorporacin de ayudas ministeriales de arancel o CAE. Biblioteca: certificar que el alumno no posee deuda (multas impagas) y no tiene libros pendientes de devolucin. Cuadro 5. Unidad de Aranceles: certifica que el alumno no tiene deuda arancelaria o documentos vencidos o protestados impagos. El alumno si puede tener documentos a fecha por cobrar. Realizar tramite de repactacin. Si es por motivos de salud, se debe presentar Certificado Mdico visado por el Servicio Mdico de la Universidad (SEMDA). Documentos a adjuntar: Carta dirigida al Sr. Decano explicando motivos que llevan a presentar la solicitud.

Actividad N5: Alumno devuelve Formulario nico de Solicitud de Alumnos (FUSA). Tratndose de Suspensiones, Postergaciones, Renuncias, 3 Oportunidad (continuidad de estudios), Reincorporacin, Transferencias, el Alumno deber hacer entrega del Formulario en la Secretara de Estudios de su Facultad, donde se le entregarn colilla con sus antecedentes, fecha, firma y timbre de recepcin, lo que ser comprobante de la solicitud realizada.

Elabor: Pierina Penna B. Fecha: 16/01/2013

Revis: Comit Ejecutivo DAE Fecha: 13/08/2013

Aprob: Mnica Serrano L. Fecha: 13/08/2013

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REGISTROS
Almacenamiento Identificacin Responsable Tiempo Cuestionario POR SUSP-POST.RENUN.-TRANSF. Grabaciones de Cuestionario POR REINCORPORACIN Medio de Soporte Lugar y Responsable Asistente Social DAE - UB Disposicin

UB-AASS

5 aos

Digital y papel

UB-AASS

5 aos

Digital

Asistente Social DAE - UB

DOCUMENTOS REFERENCIALES
Reglamento General de Estudios. Reglamento de Aranceles de Pre y Post Grado.

Elabor: Pierina Penna B. Fecha: 16/01/2013

Revis: Comit Ejecutivo DAE Fecha: 13/08/2013

Aprob: Mnica Serrano L. Fecha: 13/08/2013

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DESCRIPCIN DEL FLUJO (Diagrama)

Elabor: Pierina Penna B. Fecha: 16/01/2013

Revis: Comit Ejecutivo DAE Fecha: 13/08/2013

Aprob: Mnica Serrano L. Fecha: 13/08/2013

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CONTROL DE MODIFICACIONES
Autor Pierina Penna Bugueo Pierina Penna Bugueo Maximiliano Garca Carmona Fecha 16/01/2013 22/04/2013 29/08/2013 Modificacin Creacin primera versin 1.0 Modificaciones menores. Modificacin sustancial versin 2.0

Elabor: Pierina Penna B. Fecha: 16/01/2013

Revis: Comit Ejecutivo DAE Fecha: 13/08/2013

Aprob: Mnica Serrano L. Fecha: 13/08/2013