Informacin y toma de decisiones

Information and decisin making

Hermelindo Chi Poot*

Profesor de Tiempo Completo de la Divisin Econmico Administrativas, UTC

Resumen- La informacin es un componente bsico en la toma decisiones en las organizaciones, especialmente en este mundo cada vez ms dinmico, que da lugar al uso los sistemas de informacin computarizado para poder optimizar sus recursos, lograr la ventaja competitiva y poder sobrevivir.

completa, coherente y adaptada a las necesidades de cada usuario y de cada circunstancia [1]. Los sistemas de informacin (SI) estn cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. La automatizacin de procesos operativos de las empresas, proporcionan informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones, lograr el control de la misma y, lo que es ms importante, facilitan el logro de la ventaja competitiva. Conceptos bsicos: Hay tres elementos en los sistemas de informacin [2]: 1. Dato: puede ser un nmero, una palabra, una imagen, que es la materia prima para la produccin de informacin. 2. Informacin: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenmeno. Los datos se perciben, se integran y generan la informacin necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia. Para las empresas, la calidad de informacin es de suma importancia; de ah que se consideren sus tres dimensiones: tiempo, contenido y forma. a. Dimensin del tiempo: la informacin debe estar disponible cuando se necesita, estar actualizada, proveerse con periodicidad. Puede ser del presente, pasado o futura. b. Dimensin del contenido: la informacin debe proporcionarse sin errores, ser relevante, completa, concisa. Puede ser interna o externa. c. Dimensin de forma: la informacin debe ser provedo en una forma sencilla de entender, puede ser detallada o en forma de resumen, estar ordenada con base en cierto criterio. Puede ser presentada en varios formatos: tablas, grficas, listas, etc., y puede ser provedo en diferentes medios: papel, medios digitales, etctera. 3. Sistema: es el mecanismo por el cual se genera la informacin. En la Edad Media, la informacin se resguardaba en las bibliotecas de los monasterios entre los siglos III y XV. Actualmente, en nuestro mundo desarrollado se ha propuesto lograr la globalizacin del acceso a los enormes volmenes de informacin existentes en medios cada vez ms complejos, con capacidades ascendentes de almacenamiento y en soportes cada vez ms reducidos. La proliferacin de redes de transmisin de datos e informacin, de bases de datos con acceso en lnea, ubicadas

Abstract- The information is a basic component in the taking decisions in the organizations, especially in this more and more dynamic world, that gives rise to the use the computerized information systems to be able to optimize its resources, to obtain the competitive advantage and to be able to survive.

I. INTRODUCCIN Nadie puede, en estos momentos, poner en tela de juicio la importancia de la informacin, importancia que provoca una fuerte demanda de este bien. El deseo de la informacin es un fin en s mismo, en general responde a la necesidad de conocer el entorno socioeconmico y cultural en que nos desenvolvemos con fines de investigacin y de toma de decisiones. La informacin es un recurso fundamental, en su sentido econmico, siendo vital para el desarrollo de los pueblos y de las instituciones que en ella se encuentran; ya que en la lucha de seleccin de especies vivientes, los vencedores han sido siempre los que han dispuesto de mayor informacin. El presente trabajo presenta una visin general de la importancia de la informacin para las organizaciones en su proceso de toma de decisiones y sus aplicaciones, en particular en los sistemas de informacin computacional, que se han estado desarrollando actualmente y que pueden ayudar a las organizaciones a ser ms productivos y competitivos en este mundo globalizado, donde predomina una enorme competencia.

II. LA INFORMACIN La necesidad de informacin de nuestra sociedad actual se deja sentir cada vez ms imperiosa. La informacin, como soporte de la transferencia de conocimiento, es segn la OCDE clave para el progreso de la humanidad e indispensable para poder modelar bien este porvenir. La investigacin, la planificacin y la toma de decisiones exigen una informacin precisa, oportuna,

Doctor en Administracin. Profesor de Tiempo Completo de la Divisin Econmico Administrativas de Universidad Tecnolgica de Cancn E-mail: hchi@utcancun.edu.mx

en cualquier lugar, localizables mediante Internet, permiten el hallazgo de otras redes y centros de informacin de diferentes tipos en cualquier momento desde cualquier lugar[3].
Fig. 1. Datos, sistema e informacin

Datos

Sistema

Informacin

Sistema de informacin Es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Actualmente se toma el trmino como sistema de informacin computarizado que incluye: el equipo computacional (hardware), el recurso humano, los datos o informacin fuente, los programas (software), las telecomunicaciones (hardware y software) y los procedimientos que incluyen las polticas y reglas de operacin. Esto se ha desarrollado en esta nueva era que algunos llaman la era de la tecnologa digital, que se da a raz del surgimiento de las computadoras, las redes y la internet.
Fig. 2. Dispositivos de un Sistema de informacin computarizado

heterogneas que la componen funcionen como una red lgica nica, de alcance mundial. La implantacin generalizada de internet, con sus varios modos de distribuir las noticias y de promocionar y generar discusiones, ha producido un crecimiento muy rpido de los sistemas de participacin en cualquier proceso de toma de decisiones de cualquier tipo de personas en cualquier tipo de organizacin. Los rganos de control y de toma de decisiones pueden ser disueltos, donde se puede asistir a un proceso de re-creacin del proceso de toma de decisiones asambleario (aunque sea virtual) [5]. De aqu se desprenden tambin trminos relacionados como intranet, extranet, firewall y la www.
Fig. 3. Diseo conceptual de un sistema de informacin.
Reporte e informes

Entrada de datos

Retroalimentacin

PROCESO

Interfaz automtica de entrada

Almacenamiento

Interfaz automtica de salida

Actividades bsicas de un sistema de informacin Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada (dispositivos de entrada son: cintas magnticas, unidades de disquetes, USB, lectores de cdigos de barras, plumas pticas, escner, monitores sensibles al tacto, lectores de CD-ROM, de DVD, el ratn y el teclado); almacenamiento (archivos, base de datos; dispositivos: discos magnticos o duros, discos de DVD, disquetes, USB, CD-ROM; procesamiento y salida de informacin (impresoras, disquetes, cintas magnticas, la voz, graficadores, plotters, entre otros). Los sistemas de informacin tambin requieren la retroalimentacin que es el producto regresado a personas, a los miembros adecuados de la institucin para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa de alimentacin [6]. El trmino complementario de los sistemas de informacin es las tecnologas de informacin y comunicacin(TICs), que hace referencia a todas aquellas tecnologas que permiten y dan soporte a la construccin y operacin de los sistemas de informacin, que pueden ser tecnologas de hardware, software, tecnologas de almacenamiento y tecnologas de comunicaciones como: redes de datos, redes de voz, satlites, sistemas de telefona, medios de transmisin de fibra ptica, redes inalmbricas, ruteadores, concentradores, mdems, reproductores de discos compactos, sistemas operativos, protocolos de comunicacin, etctera. Usos de los sistemas de informacin 1. Automatizar los procesos operativos. 2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. 3. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

Otros trminos relacionados a la informacin Base de datos: es una coleccin de datos interrelacionados. Un sistema gestor de base de datos consiste (SGBD) en una coleccin de datos interrelacionados y un conjunto de programas para acceder a dichos datos que son aplicables a: bancos, lneas areas, universidades, transacciones con tarjetas de crdito, telecomunicaciones, finanzas, ventas, comercio en lnea, produccin y recursos humanos [4]. Data warehouse: es un conjunto de datos integrados orientados hacia una materia, que varan con el tiempo y que no son transitorios, los cuales apoyan el proceso de toma de decisiones de una administracin (es una arquitectura de informacin, con fines estratgicos de negocios). Se emplean en el sector bancario y financiero, riesgos de crdito, en artculos de consumo, para comprender los patrones de compra y hbitos del consumidor. De aqu se desprenden trminos como el Data Mining. Internet: es un conjunto descentralizado de redes de comunicacin interconectadas, que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes fsicas

En relacin a lo anterior, son tres las categoras de los sistemas de informacin: Sistema para el procesamiento de transacciones, sistema de informacin administrativa y sistema para el soporte de decisiones. Nos concentraremos en los sistemas de apoyo a las decisiones que tienen las siguientes caractersticas [1]: 1. Suelen introducirse despus de haber implantado los sistemas transaccionales (automatizacin de procesos operativos) ms relevantes de la empresa. La informacin que genera sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin, pues sta ya fue recopilada por los sistemas transaccionales (ej. planeacin financiera). No suelen ahorrar mano de obra. Suelen ser sistemas de informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual. Apoyan a la toma de decisiones repetitivas y estructuradas, as como a las no repetitivas y no estructuradas. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica.

la toma de decisiones de sta. Luego es necesario examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnologa de informacin actual para dar soluciones [6]. El desarrollo de sistemas, es un proceso formado por Elaboracin de planes Objetivos generales que comienza cuando la las etapas de anlisis y diseo, administracin o algunos miembros del personal del rea de sistemas detectan un sistema que necesita mejoras [7]. TCTICO Consta de las siguientesNIVEL actividades:
Control de gestin

NIVEL ESTRATGICO

2.

3.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Objetivos especficos Investigacin preliminar Determinacin de los requerimientos del sistema Diseo del sistema NIVEL OPERACIONAL Desarrollo de software Tareas administrativas Prueba de los sistemas Implantacin y evaluacin

rdenes y planes

informacin

III. TOMA DE DECISIONES En gran medida, los xitos o fracasos que una persona u organizacin experimenta dependen de las decisiones que toman, ya que tiene repercusiones tanto internas y externas. Tambin tiene efectos multiplicadores, que afectan el entorno donde se encuentra, en especial sobre los aspectos socioeconmicos [8]. La toma de decisiones es un proceso sistemtico y racional a travs del cual se selecciona entre varias alternativas el curso de accin ptimo. La teora de las decisiones, es una forma analtica y sistemtica para lidiar con los problemas, del que se desprenden el anlisis cuantitativo, que es el enfoque cientfico para la toma de decisiones administrativas. Los caprichos, emociones y conjeturas no forman parte de l. Este enfoque empieza con los datos, que son transformados en informacin valiosa para la toma de la mejor decisin, y como se ha mencionado, las computadoras juegan un papel importante. Este enfoque tambin considera los aspectos cualitativos como un complemento [9]. El trmino de anlisis cuantitativo para algunos autores es sinnimo de investigacin de operaciones y de ciencia administrativa que es la ms empleada en las organizaciones y es una de las cualidades que se tener el tomador de decisiones, junto con la experiencia, el buen juicio y la creatividad.

4. 5.

6.

7.

Estos sistemas se pueden clasificar en [2]: DSS (Decision support systems), sistemas de apoyo a la toma de decisiones. GDSS (group decisin support systems), sistemas de apoyo a la toma de decisiones de grupo. EIS (executive information systems), sistema de informacin para ejecutivos. EDSS (expert decisin support systems), sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones. En este tipo de sistemas se pueden incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etctera. En relacin a la evolucin de los sistemas de informacin en las organizaciones, primero se implantan los sistemas transaccionales y, posteriormente se introducen los sistemas de apoyo a las decisiones; por ltimo, se desarrollan sistemas estratgicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.
Fig. 4. Niveles de gestin de las organizaciones

Fig. 5. Etapas de proceso de toma de decisiones del anlisis cuantitativo Definicin del problema Desarrollo del modelo

Ciclo de vida clsico de desarrollo de sistemas Desde el punto de vista de negocios, un sistema de informacin es una solucin de organizacin y administracin basada en la tecnologa de informacin a un reto que surge del medio ambiente. Para disear y usar sistemas de informacin de manera eficaz, es necesario entender el entorno, la estructura, la funcin y las polticas de las instituciones as como el papel de la administracin y

Adquisicin de datos de entrada Desarrollo de la solucin Prueba de la solucin Anlisis de resultados Implementacin de resultados

Etapa general del proceso de toma de decisiones 1. Identificacin del problema, este es un obstculo o diferencia entre los resultados reales y los planeados, impidiendo el logro de los objetivos. Esta etapa es vital, ya que su correcta definicin depende el planteamiento de las alternativas para su solucin. Algunas tcnicas auxiliares son: tormenta de ideas, Delphi y las herramientas de Ishikawa. Construccin de un modelo, es la representacin de una situacin real, a travs de un diagrama o de un sistema, con el fin de tener una visin completa de todos los factores que influyen en el problema. Determinacin de los parmetros, se establecen suposiciones relativas al futuro y presente tales como: restricciones, efectos posibles, costos, variables, objetivos por lograr, con el fin de definir las bases cualitativas y cuantitativas en relacin con los cuales es posible aplicar un mtodo y determinar diversas alternativas. Aplicacin de un mtodo, este va de acuerdo con la importancia y tipo de la decisin, la informacin y los recursos disponibles se eligen y aplican las tcnicas, las herramientas o los mtodos, ya sea cualitativos o cuantitativos, ms adecuados para plantear alternativas de decisin. Especificacin y evaluacin de alternativas, una vez que se han identificado varias alternativas, se elige la opcin con base en criterios de eleccin, de acuerdo con el costo-beneficio que resulte de cada opcin. Los resultados de cada alternativa deben ser evaluados en relacin con los resultados esperados y los efectos. Es conveniente elegir la estrategia ptima y minimizar riesgos. Implantacin, una vez elegida la alternativa ptima, se deber planificar todas las actividades para implantarla y para efectuar un seguimiento de los resultados, lo cual requiere elaborar un plan de accin [8].

4.

5.

2.

Decisiones rutinarias, son las que se toma a diario y son de carcter repetitivo, se dan a nivel operacional y para elegirlas se utilizan tcnicas cualitativas. Decisiones operativas, se generan en niveles operativos, estn establecidas en las polticas y los manuales, son procesos especficos de la organizacin y se aplican mediante tcnicas cualitativas y cuantitativas.

Tcnicas o herramientas para tomar decisiones 1. Tcnicas cualitativas o heursticas, dependen de la opinin o de la experiencia de las personas que las toman, son mtodos formales no matemticos que se apoyan en datos histricos y estadsticos, y en sistemas de informacin. Las ms comunes son: tormenta de ideas, mesas redondas, Delphi, fortalezas y debilidades, cadenas de fines y medios o rboles de decisin, grupos T, administracin por participacin y el mtodo del directivo racional de Kepner y Tregoe. 2. Tcnicas cuantitativas, estas tcnicas se fundamentan en la aplicacin de las matemticas y la estadstica, y existen softwares para su aplicacin. Las ms utilizadas son: a. Investigacin de operaciones: programacin lineal, simplex, matriz econmica, teora de colas, rboles de decisin, modelos de markov y teora de juegos. b. Mtodos estadsticos: anlisis de correlacin, anlisis de regresin, herramientas de Ishikawa, mtodos paramtricos y no paramtricos. c. Teoras de ingeniera econmica: valor presente, tasa interna de rendimiento, anlisis de recuperacin y punto de equilibrio. d. Modelos matemticos para decisiones: criterio de Wald (minimax), criterio de Hurwicz, criterio de Laplace, criterio de Savage. Los modelos matemticos se clasifican a su vez en diferentes modelos: descriptivos, normativos, determinsticos, estocsticos, lineal, no lineal, esttico, dinmico y simulacin especfica. e. Simulacin: mtodo de Montecarlo, mtodo de juegos operacionales [8].

3.

4.

5.

6.

Tipos de ambientes del proceso de toma de decisiones 1. Toma de decisiones bajo certidumbre, se conoce con certeza la consecuencia de cada una de las alternativas que implica la seleccin de la decisin. Toma de decisiones bajo incertidumbre, existen varios resultados posibles para cada alternativa y quien toma las decisiones no conoce las probabilidades de los diferentes resultados. Toma de decisiones bajo riesgo, existe varios resultados posibles para cada alternativa y quien toma las decisiones conoce la probabilidad de que cada uno de estos resultados ocurra [9].

2.

3.

CONCLUSIONES La informacin como tal no tiene funciones, pues estas son el funcionamiento de algo, de modo que estas funciones solamente son propias de quien emplea y maneja la informacin. Pero tambin es imposible que la informacin dote al individuo de ms conocimiento, es l quien valora lo significativo de la informacin, la organiza y la convierte en conocimiento. Con esta informacin, al conocer cada uno de los tipos de decisin, el gerente o responsable de tomar decisiones a cualquier nivel en una organizacin podr distinguir entre las diversas situaciones que se le presenten, determinar el criterio a seguir, usar las tcnicas y

Otros tipos de decisiones 1. 2. 3. Decisiones individuales, situacin fcil de resolver y se realiza con absoluta independencia. Decisiones gerenciales o estratgicas, se toman en altos niveles gerenciales y son de gran importancia. Decisiones programables, son tomadas de acuerdo a un hbito, regla o procedimiento, se aplica a problemas estructurados o rutinarios.

herramientas adecuadas con el fin de elegir el curso de accin ms efectivo y aplicable.

REFERENCIAS
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Silberschautz, Abraham; Korth, Henry F. y Sudarshan S. Fundamentos de base de datos. 2 Ed. McGraw-Hill: China.2006 Garca-Gutirrez Fernndez, Carlos et al. La red de informacin INTERNET de la sociedad de la comunicacin y del conocimiento promueve la generalizacin de la participacin en los procesos de toma de decisiones (en el establecimiento de los objetivos) en las organizaciones de produccin. Revista de economa pblica, social y cooperativa. No. 49, 2004, pp.31-54 Anquino, Andrea Paola. (2009, diciembre 15). Administracin de los sistemas de informacin. Universidad Nacional de Jujuy. [En lnea] Disponible en:

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