LA ORGANIZACIN

Lic. Nury Ruiz Para poder entender la administracin se debe conocer la perspectiva de la historia de su disciplina; los hechos acerca de lo ue ha pasado en situaciones similares anteriores! y relacionarlas con otras e"periencias y otros conocimientos actuales. #s por eso la importancia de conocer la historia y ori$en de la administracin. La administracin aparece desde ue el hombre comienza a traba%ar en sociedad. #l sur$imiento de la administracin es un acontecimiento de primera importancia en la historia social. #n pocos casos! si los hay! una institucin b&sicamente nueva! o al$'n nuevo $rupo diri$ente! han sur$ido tan r&pido como la administracin desde el principio del si$lo ((. Pocas veces en la historia de la humanidad una institucin se ha manifestado indispensable con tanta rapidez. La administracin! ue es el r$ano espec)fico encar$ado de hacer ue los recursos sean productivos! esto es! con la responsabilidad de or$anizar el desarrollo econmico! refle%a el esp)ritu esencial de la era moderna. #s en realidad indispensable y esto e"plica por u*! una vez creada! creci con tanta rapidez. #l ser humano es social por naturaleza! por ello tiende a or$anizarse y cooperar con sus seme%antes. La historia de la humanidad puede describirse a trav*s del desarrollo de las or$anizaciones sociales partiendo en la *poca prehisp&nica por las tribus nmadas! donde comienza la or$anizacin para la recoleccin de frutas y la caza de animales! y despu*s con el descubrimiento de la a$ricultura ue da paso a la creacin de las pe ue+as comunidades. ,i pudi*ramos repasar toda la historia de la humanidad encontrar)amos ue! los pueblos anti$uos traba%aron unidos en or$anizaciones formales -e%emplo los e%*rcitos $rie$os y romanos! la i$lesia catlica romana! la compa+)a de las indias orientales! etc... /ambi*n las personas han escrito sobre cmo lo$rar ue las or$anizaciones sean eficaces y eficientes! mucho antes de ue el termino 0administracin0 hubiera aparecido y se hubiera definido. Las sociedades se han ido transformando! ya ue durante si$los se caracterizaron por poseer formas predominantemente a$rarias! donde la familia! los $rupos informales y las pe ue+as comunidades eran importantes. Posteriormente! *stas se transformaron en otras de tipo industrial! impulsadas por la Revolucin 1ndustrial y caracterizadas por el sur$imiento y desarrollo de las $randes or$anizaciones y centros industriales. #l cuerpo sistem&tico de conocimientos sobre la administracin se inicia en plena Revolucin 1ndustrial! en el si$lo (1(! cuando sur$ieron las $randes empresas ue re uer)an de nuevas formas de or$anizacin y pr&cticas administrativas. La empresa industrial a $ran escala era al$o nuevo. A partir de all) es ue sur$en las primeras teor)as de la administracin con los considerados padres de la misma: 2rederic3 /aylor y 4enri 2ayol uienes dieron los

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primeros principios -verdades fundamentales. y teor)as -la e"presin de la realidad hecha por el hombre. sobre la administracin. Qu es una organizacin? ,i se realizara esta pre$unta usted se$uramente me contestar)a: 5es un $rupo de personas ue buscan obtener un fin com'n6. #ste concepto se aplica a todo tipo de or$anizacin social. Pero si hablamos de una or$anizacin donde el administrador debe lo$ar un super&vit -diferencia entre los recursos necesarios para desarrollar al$o y el resultado obtenido.! entonces a este concepto lo debemos reformular diciendo ue: una 7R8AN19A:1;N est& formada por un con%unto de personas ue deben desarrollar un rol o papel para lo$rar el fin com'n6. ,e considera Patrn ,iner$*tico 5al con%unto de conductas observables entre los roles6! es decir es el patrn de relaciones entre las personas ue desempe+an los roles. #ntonces <cu&ndo e"iste una or$anizacin=! cuando e"iste un patrn siner$*tico ue la e"pli ue! por e%emplo! en una familia! e"isten roles: pap&! mam&! hi%o! abuelos! t)os! etc. -por darle nombres conocidos. y e"iste un con%unto de conductas observables entre sus miembros. #sta familia puede ser una buena o mala or$anizacin: depende de cmo se la analice y de cmo se la interprete desde un punto de vista l$ico y *tico. Mientras tanto es una or$anizacin. ,i cambia al$uno de los inte$rantes de la familia <cambia la or$anizacin= No! pero si cambia el patrn siner$*tico! < u* sucede=! cambia la or$anizacin. >sted se pre$untar& por u*: es ue se modific el con%unto de relaciones y ello provoc la modificacin de la or$anizacin. :ada or$anizacin necesita una masa cr)tica para funcionar como tal y es la cantidad m)nima de roles ue se deben interrelacionar para lo$rar un ob%etivo. Se a !inis"ra #a organizacin? La respuesta es s); ello implica ue sur$e el fenmeno de la administracin. Por consi$uiente administrador es la persona ue diri$e a los individuos ue e%ecutan los roles.

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LA ORGANIZACION ROL

ROL

%A&RON SIN'RG(&ICO

ROL

ROL

?entro del estudio de las or$anizaciones est& el de las empresas.

Posiblemente si la pre$unta fuera < u* es una empresa= >sted me responder)a una or$anizacin con fines de lucro. Pero la respuesta correcta! lue$o de lo ue hemos visto! es la si$uiente: una empresa es una interrelacin de roles -puestos de traba%o! &reas o departamentos. ue buscan obtener una super&vit! ue por lo $eneral es 5econmico6. /ambi*n podemos decir ue: empresa es un con%unto de partes ue se interrelacionan para obtener un fin com'n. A )u se consi era un negocio? Podemos decir ue un ne$ocio es una or$anizacin ue combina entradas de recursos -materias primas! capital! mano de obra! habilidades administrativas! etc.. para obtener resultados -por lo $eneral! beneficios.. La transformacin de las entradas de recursos en resultados de salida! implican el proceso de transformacin ue se debe administrar.

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/O3'LO INS4/O 5 %RO34C&O ,'n+o)ue Sis"!ico-

Cic#o e #a ac"i.i a Resu#"a o ,%ro uc"o-

Recursos

%roceso e "rans+or!acin

Re"roa#i!en"acin o +ee 1ac2 /e io e0"erno o en"orno

?entro de las or$anizaciones ue nos competen! las empresas! $eneran beneficios para uienes las constituyeron y para los ue desarrollan los distintos roles. C!o es"6 es"ruc"ura a #a organizacin? Por lo $eneral a las empresas se las puede $raficar como una pir&mide donde se definen los distintos niveles %er&r uicos -los niveles representan el orden preestablecido por uienes definen la estructura.. #l ni.e# su7erior es donde se encuentran los responsables m&"imos dentro de la or$anizacin -pueden o no estar los propietarios y@o due+os! socios! accionistas! etc. ubicados en este rol.. #n el ni.e# e !an os !e ios se encuentran! por lo $eneral! los $erentes de &reas. #n los ni.e#es o7era"i.os es donde se encuentran los operadores del sistema.

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LOS NI:'L'S ;'R<RQ4ICOS ORGANIZACIONAL'S

Ni.e# su7erior Ni.e#es 9er6r)uicos Ni.e# e !an os !e ios

Ni.e# o7era"i.o

Qu es #a a !inis"racin en"onces? >sted puede entrar en 1nternet y hacer esta pre$unta! recibir& tantas respuestas como autores han escrito sobre el tema! es decir cientos de interpretaciones. Nosotros tomaremos a uella ue dice ue 5La administracin es el proceso de crear! dise+ar y mantener un ambiente en el ue las personas traba%ando en $rupos! alcancen con eficiencia metas seleccionadas6. #s necesario ampliar esta definicin b&sica: :omo administracin! las personas -los administradores. realizan funciones administrativas de planeacin! or$anizacin! inte$racin de personal! direccin y control. La administracin se aplica en todo tipo de or$anizacin. #s aplicable a los administradores en todos los niveles %er&r uicos. La meta de todos los administradores en todos los niveles %er&r uicos es crear un super&vit. La administracin se ocupa de la productividad; esto implica siner$ia! eficacia y eficiencia.

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?entro de las or$anizaciones uien e%ecuta o e%erce un rol debe desempe+ar todas las funciones administrativas! cabe aclarar ue el tiempo ue le dedicar& a cada una de ellas ser& diferente en relacin directa al puesto ue ocupe dentro de la or$anizacin. Antes de continuar con el desarrollo me $ustar)a pre$untarle u* interpreta usted por autoridad y u* por poder. Le podr)a pre$untar en el $rupo familiar ue usted tiene cerca! < ui*n tiene autoridad el padre o el hi%o= Posiblemente usted me dir)a el padre. Pero en realidad ambos tiene autoridad lo ue cambia es el rol y del papel es uien depende la autoridad. Podemos definir a la au"ori a como la capacidad del individuo de tomar decisiones. #s un poder limitado por el rol ue se desempe+a en la or$anizacin. #ste concepto est& li$ado al de responsabilidad! el $rado de autoridad de un individuo ue ocupa un rol se mide por el nivel de responsabilidad ue tiene el mismo. Por otro lado! si$uiendo con el e%emplo de la familia < ui*n tiene poder=! <el padre o el hi%o= Posiblemente ue si estamos en una %u$ueter)a o en un 3iosco de $olosinas! me dir)a ue el hi%o. #l poder es la capacidad de cambiar el comportamiento del otro. #l poder no es del individuo sino del car$o o rol ue se ocupa. #s decir ue en este caso el padre tiene el poder por el solo hecho de ocupar ese rol! aun ue el hi%o con su $rado de persuasin ha$a ue el padre cambie de opinin. Las +unciones a !inis"ra"i.as se desarrollan en todos los niveles or$anizacionales: #l 7#ani+icar si$nifica definir a dnde se desea lle$ar -ob%etivo o resultado esperado. y la forma para alcanzarlo. #l organizar es identificar la estructura intencional de los roles necesarios para lo$rar de forma eficiente los resultados esperados a trav*s del camino seleccionado. In"egrar e# 7ersona# implica llenar y mantener ocupados los puestos en la estructura or$anizacional. #l irigir consiste en influir sobre las personas para ue contribuyan en la obtencin de las metas u ob%etivos de la or$anizacin y los individuales; se refiere a la interrelacin de las personas. #l con"rol implica medir y corre$ir el desempe+o individual y or$anizacional para ase$urar ue los hechos se a%usten a los planes.

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LAS ?4NCION'S A3/INIS&RA&I:AS 'N LOS NI:'L'S ORGANIZACIONAL'S

Planificar

7r$anizar

:ontrolar

Ni.e# su7erior Ni.e#es 9er6r)uicos Ni.e# e !an os !e ios Ni.e# o7era"i.o

?iri$ir

Lo invito a ue piense en lo ue hace d)a a d)a! en todas las or$anizaciones en las ue participa!

por e%emplo en un %ue$o -f'tbol! cartas! etc..! en su casa! traba%o! etc. en todas ellas: <usted siempre realiza la misma actividad=! <tiene id*ntica autoridad=! <es responsable de las mismas cosas=! <tiene i$ual poder= #s importante ue identifi ue los roles en cada or$anizacin y ue se ubi ue en ellas en la posicin ue usted personalmente ocupa! de esa forma podr& analizar los componentes ue se$uiremos desarrollando. Los administradores tambi*n poseen @a1i#i a es a !inis"ra"i.as! identificar como: ue se las puede

La @a1i#i a "cnica es el conocimiento y la destreza para realizar actividades ue incluyan m*todos! procesos! procedimientos y pr&cticas. #s decir traba%ar con determinadas herramientas y t*cnicas. La @a1i#i a @u!ana es la capacidad de traba%ar con personas; representa la potencialidad para el traba%o en e uipo. La @a1i#i a conce7"ua# es la capacidad de ver la ima$en de con%unto! de reconocer los elementos de una situacin y su nivel de relacin.

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La @a1i#i a e iseBo es la capacidad de solucionar los problemas en forma tal ue se beneficie la or$anizacin o empresa.

LAS CADILI3A3'S A3/INIS&RA&I:AS 'N LOS NI:'L'S ORGANIZACIONAL'S

Ni.e# su7erior Ni.e#es 9er6r)uicos

4abilidades /*cnicas

4abilidades :onceptuales y de ?ise+o

Ni.e# e !an os !e ios

4abilidades 4umanas

Ni.e# o7era"i.o

:omo usted puede observar el administrador en todos los niveles or$anizacionales debe e%ecutar

tanto las funciones administrativas como las habilidades. #s decir! ue en todos los niveles %er&r uicos se administra y por ende en cada uno de ellos los administradores -ya sean $erentes u operarios. deben construir el clima para ue traba%ando en $rupos se lo$ren las metas seleccionadas. ,i ahora usted observa sus actividades en las distintas or$anizaciones en las ue participa cotidianamente! es posible ue identifi ue ue utiliza de forma diferente cada una de estas habilidades y funciones se$'n el rol ue est& desempe+ando. #l administrador debe lo$rar super&vit! es decir obtener una diferencia entre los recursos necesarios y los resultados esperados. Muchas empresas obtienen esta diferencia siendo productivas. La 7ro uc"i.i a es la relacin ente resultados -productos. e insumos -recursos. dentro de un per)odo con la debida consideracin de la calidad. ,e puede e"presar como:

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Pr oductividad =

resultados

(dentro de un tiempo dado, considerada la calidad ) insumos

,i usted analiza este cociente el resultado puede ser i$ual a A -uno. ello implica ue no e"iste super&vit. <:mo se puede me%orar la productividad= 4aciendo ue ese cociente sea mayor ue uno. Aumentando los resultados con la misma cantidad de insumos! al disminuir los insumos manteniendo la misma produccin o aumentar la produccin y disminuir los insumos para cambiar el cociente de una forma favorable. Los conceptos de sinergiaF e+icacia G e+iciencia colaboran para -or$anizacional e individual. se desarrolle. ue la productividad

La sinergia -recuerde el concepto de patrn siner$*tico ue analizamos anteriormente. es una propiedad de los sistemas ue indica ue la suma de las partes es distinta al todo. ?esde el punto de vista de una or$anizacin empresarial -considerada un sistema abierto ue se relaciona con un entorno. se puede decir ue los individuos ue e%ecutan los roles deben superar lo esperado. Por e%emplo! cu&ntas veces usted debi realizar un traba%o en $rupo para una materia! se reuni en una oportunidad con el $rupo! tomaron al$o y se distra%eron y el resultado fue ne$ativo Bno se termin el traba%oB. Ahora bien! se reuni con el mismo $rupo en otra oportunidad y terminaron el traba%o antes de lo previsto. <Cue sucedi entonces= #"isti siner$ia positiva! es decir ue lo$raron el ob%etivo con menos esfuerzo. La e+icacia es el lo$ro de los ob%etivos. La e+iciencia es el obtener los resultados esperados con la menor cantidad de recursos. Por e%emplo! estudio una carrera y me recibo diez a+os despu*s de lo previsto. #n este caso somos eficaces -de eficacia.. #n cambio si estudio y me recibo en el tiempo indicado! somos eficientes -de eficiencia.. Le recomiendo adem&s la lectura de los temas de las escuelas de administracin de la biblio$raf)a b&sica. #sto le permitir& ir ampliando su conocimiento con respecto a la construccin de la ciencia de la administracin. Adem&s si desea ver como se consideraba la administracin y las or$anizaciones a comienzos de ADEE le recomiendo vea la pel)cula 5/iempos modernos6 de :harles :haplin! es suficiente ue vea hasta cuando al prota$onista se lo lleva la polic)a detenido. #n ese tramo usted podr& analizar los conceptos de or$anizacin! autoridad! poder! productividad! eficiencia! eficacia! entre otros.

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