Ms all de las mejores prcticas en la seleccin de un ERP.

Por Jorg Janke

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Ms All De Las Mejores Prcticas En La Seleccin De Un ERP.

Por Jorg Janke (*)

Qu son mejores prcticas? El trmino es tan vagamente utilizado en el ambiente actual de negocios que las definiciones pueden ir desde un mtodo aceptado para completar una tarea, hasta una prctica que supera a otras prcticas en una situacin semejante. Generalmente el ltimo es el caso. Mejor Prctica puede ser apenas una palabra pegadiza del marketing que alienta a las compaas a adoptar ciegamente mtodos que han sido previamente utilizados, ms all de su eficacia. En cambio, estas compaas terminan aplicando prcticas mediocres, creyendo que estos son enfoques innovadores. Implementando las mejores prcticas, usted no gana una ventaja competitiva como se le hizo creer. Para esto, debe ir un paso ms an, y asegurar que su compaa opera verdaderamente en un nivel ms alto que la competencia. En un artculo de la MIT Sloan Management Review, titulado Mas all de las Mejores Prcticas 1, las autoras Lynda Gratton y Sumantra Ghoshal investigan una solucin a esta situacin. Ellas sugieren que las compaas crean procesos firmados para construir sus mejores prcticas. Los procesos firmados reflejan la historia y los valores de la organizacin y su equipo ejecutivo. Segn el artculo, estos procesos podran incluir un encuentro ejecutivo diario o un programa de asistencia de pares. Estos procesos son creados internamente teniendo en cuenta que trabaja mejor para la organizacin individual, en lugar de adoptar una prctica que pueda trabajar para la industria. 2 Cmo se aplica esto para seleccionar un sistema de Enterprise Resource Planning (ERP)?. Las tpicas Mejores Prcticas de seleccin de una solucin ERP incluyen: Definir un Request for Proposal (RFP). Crear una lista de potenciales proveedores que deberan recibir el RFP. Comparar las respuestas al RFP y seleccionar la solucin que mejor le convenga.

Si esos pasos son correctamente ejecutados, usted puede elegir una solucin conveniente para su compaa. Sin embargo, eso no es tan fcil como suena. Determinando Sus Necesidades En la prctica, desarrollar un RFP adecuado es dificultoso. Requiere una comprensin exhaustiva de los procesos firmados de negocio de su compaa y cmo ellos necesitarn ser incorporados a un sistema ERP. El ms comn y

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N. del T.: El ttulo original del artculo es Beyond Best Practices

N. del T.: Un proceso firmado es un proceso idiosincrsico desarrollado internamente, que refleja la historia y los valores de la organizacin. Por ejemplo, el Royal Bank of Scotland Group que tiene una reunin diaria todas las maanas de sus mayores ejecutivos. Este proceso va en contra de pensamiento corriente, pero para este banco ha demostrado ser exitoso.

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generalmente menos efectivo mtodo de creacin de una lista es usar y simplemente modificar un RFP modelo3. Un RFP modelo es un requerimiento que puede ser utilizado para cualquier compaa, en cualquier industria, para cualquier producto. Se personaliza solo llenando los blancos. Tpicamente, los RFP modelos incluirn o acentuarn las caractersticas que son simplemente las ltimas tendencias o mejores prcticas de la industria y no algo que beneficiar directamente a su compaa. Utilizando este enfoque, usted estar determinando, basado en las caractersticas y beneficios, un producto conveniente, no el mejor producto para su compaa. Para determinar que es lo mejor para su compaa, usted deber evaluar cuales son sus procesos firmados de negocio actuales, y si ellos pueden ser mejorados, y como se puede lograr eso. Frecuentemente, esto se conoce como una revisin del proceso de negocio. Identificando procesos firmados nicos en su compaa, usted obtendr una idea mucho ms clara de que estar buscando en un sistema ERP. Con este conocimiento, puede crear un RFP personalizado a sus necesidades de negocio. Esto lo ayudar a encontrar la solucin que mejor se ajusta a su compaa. Quin es Digno? Ahora que usted a completado una lista de procesos especficos para su compaa y utilizado eso para generar un RFP, deber determinar cuales proveedores deberan recibir su RFP. Existen varios productos o portales para la comparacin de ERPs que puede utilizar para determinar que productos estn disponibles. Estas comparaciones estn basadas nicamente en caractersticas, no en beneficios especficos ni en la posibilidad de los productos en soportar los procesos firmados nicos de su compaa. Para que una caracterstica pueda ser considerada incluida con un producto, el proveedor solamente tiene que indicar que la caracterstica est ofrecida no si la cuestin est disponible inmediatamente o requiere una personalizacin adicional (y dolores de cabeza). Los productos de comparacin de ERP tales como el Accounting Software Library (www.accountinglibrary.com) o portales tales como ERP Evaluation Center (www.erpevaluation.com) son buenos lugares para iniciar la recopilacin de su lista de proveedores. Con estos productos, usted puede reunir informacin sobre las fortalezas de las diferentes soluciones de software ERP disponibles. Sin embargo, es importante recordar que cada proveedor est para vender su propio producto, as que cuando un proveedor etiqueta una caracterstica como una mejor prctica, eso es simplemente lo mejor que ellos pueden hacer con su solucin. Considere, tambin, que esos portales generan ganancias por la venta que llevan a los proveedores. El Test Drive (Prueba de Manejo) Una vez que usted ha concluido su lista inicial de proveedores, el prximo paso lgico es pedir referencias, correcto? Error. Muchas referencias reciben pagos o tratamiento especial como intercambio por sus testimonios; ellos tampoco darn una cuenta mala de sus propias implementaciones y
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N. del T.: El trmino original utilizado es blanket RFP.

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decisiones de software. As, usted estar oyendo solamente el lado positivo de las implementaciones, lo cual realmente es diferente de saber como fue completada la implementacin. Entonces qu debe hacer usted? Vaya para una prueba de manejo (un Test Drive). Usted no comprara un coche basado solamente en las caractersticas; lo probara para ver como se maneja. Para una solucin ERP, esto puede ser alcanzado mediante un Conference Room Pilot (CRP)4, la cual le permite que usted aproveche la experiencia prctica utilizando el software, en lugar que alguien se lo diga con palabras. En un Conference Room Pilot, el software se configura para un proceso de negocios determinado y usted lo prueba contra los procesos firmados de su compaa. Esto le permite concentrarse en la adaptabilidad de los procesos centrales a sus necesidades. Usted puede tambin enfocarse sobre las ventajas competitivas que vendran con esta solucin, antes que en descripciones genricas de caractersticas y beneficios. Esto lo ayuda a desarrollar y adaptar el software a sus especificaciones y evaluar si satisface las demandas de su compaa. Tambin ayuda llamar a un experto, tal como un consultor, quin est familiarizado con el software, para ayudarlo con esta evaluacin. El Catch 22
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de las Soluciones Tradicionales

La mayora de los proveedores de soluciones tradicionales no estn dispuestos a ofrecer Conference Room Pilot a causa del esfuerzo y costo implicados. En suma, si el estimado para probar dos o tres escenarios en un conference room pilot es extremadamente costoso, es una clara indicacin de que el software es duro de configurar e inflexible. Sin embargo, no hay manera segura de decidir a menos que usted pruebe el software. En esto miente el Catch 22. Usted quiere probar la solucin antes de comprarla, pero el proveedor quiere que usted compre antes de probarla. Aqu es donde las aplicaciones open source son claramente la mejor eleccin. La Solucin Open Source Con OSS (Open Source Solution), usted puede descargar la aplicacin completa y probarla antes de comprarla. Adems, no hay costos para la descarga, apenas un honorario a un partner para la implementacin, quien puede asistirlo a usted durante las pruebas. El partner de implementacin, puede tambin demostrarle las capacidades de extensin y flexibilidad de la solucin open source. Despus del primer da de un conference room pilot, usted sabr si la solucin open source trabajar con sus procesos firmados. Luego de unas pocas pruebas ms, usted sabr exactamente que puede esperar del software y si eso puede ayudarlo a ganar una ventaja competitiva, que debe ser el principal criterio para seleccionar una solucin ERP.

Conference Room Pilot (CRP): Es un trmino utilizado para referirse a la demostracin de una instancia configurada con valores reales y utilizados por el usuario. Se podra traducir como Sesin de Pruebas Piloto 5 Catch 22 es una novela de Joseph Heller, famoso escritor ya fallecido. La frase Catch 22 se populariz al ser llevada al cine esta novela y se ha convertido en una expresin idiomtica norteamericana para describir una situacin absurda de NO-Ganar (No-win situation).

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Conclusin Sabiendo que el ciclo de vida promedio de una solucin ERP es de 10 a 15 aos, usted querr indudablemente escoger una solucin que se adaptar a sus cambiantes necesidades de negocio. As, vale su tiempo en asegurarse que los procesos firmados de su compaa estn considerados a travs de todo el proceso de seleccin de la solucin ERP, en lugar de depender de las llamadas mejores prcticas de la industria. Si usted lo hace, puede estar seguro, sabiendo que la solucin que escogi se complementar con su compaa y con sus necesidades especficas para los prximos aos.-

(*) Jorg Janke es director de ComPiere Inc., la compaa detrs de la aplicacin open source Compiere ERP & CRM. Website: www.compiere.org/contact.html

Nota de Copyright: El presente artculo fue publicado en EOSJ (Enterprise Open Source Journal) Fecha: 2 de Noviembre de 2005. Seccin: Profile Products Pg.: 60 Puede acceder a la versin original de este documento (en ingls) en la direccin: http://www.eosj.com/ O en: http://mag1.olivesoftware.com/ActiveMagazine/getBook.asp?Path=OSJ/2005/11/02&BookCollec tion=OSJ_AM&ReaderStyle=Normal

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