TEMA: PROCESO CAMBIO DE SITIO DE LA COPIADORA POLITCNICA

Nombre del Proyecto: PROCESO CAMBIO DE SITIO DE LA COPIADORA POLITCNICA Fecha: 15-10-2012 rea de Gestin Estratgica: Infraestructura Fsica Objetivo Estratgico: Implementar un Centro de Copiado en el Bloque de Posgrados para mejorar la infraestructura fsica y se pueda satisfacer las necesidades de los estudiantes. Estrategia: analizar la mejor opcin para instalar el centro de copiado. Unidad Responsable: Estudiantes de Gestin de TICS Responsable del Proyecto: Ing. Edgar Hermosa Perfil del Proyecto Elaborado por: Juan Francisco Velasco Martha Saavedra Vernica Simbaa Personal Colaborador: Estudiantes de la Escuela Politcnica del Ejrcito

INTRODUCCIN:

El centro de copiado papelera de la ESPE es una compaa especializada en la prestacin de servicios de fotocopiado, reproduccin de textos, manejo de documentos, impresin, encuadernacin. En la sede ubicada en los altos del comedor politcnico, la infraestructura actual tecnolgica esta conformada por dos mquinas copiadoras, una b/n y una a color, adems de un dispositivo computacional, donde encontramos impresiones b/n y color, utilizando las mismas mquinas de copiado. Tiene alrededor de 2 empleados, y por parte de papelera ofrece anillados, espiral y grapas.

ANTECEDENTES
El

proyecto se realizar por pedido del Ing. Edgar Hermosa. En primera instancia el centro de copiado se sugiri colocar en el Auditorio pero se llego a la conclusin que no era un buen sitio entonces evaluamos otros sitios pero el mas adecuado fue en el bloque D en posgrados.

JUSTIFICACION:
La

justificacin de este proyecto Proceso cambio de sitio de la copiadora politcnica incide en la mejora de la calidad del servicio cada uno de los procesos que maneja la copiadora en un sitio adecuado para los usuarios que requieran de ella en las reas de encuadernacin, impresin, fotocopiado, etc.

OBJETIVOS:

Centralizar el servicio de manera que las diferentes reas de produccin en un rea determinada, tengan mayor espacio en para el cumplimiento sobre los procesos de encuadernado, fotocopiado e impresiones. Abastecer al mercado mediante todos los servicios al fin de que haya una satisfaccin total tanto en el cliente como en la empresa.

DURACION DEL PROYECTO: Fecha de Inicio: 01/09/2012 Fecha de Fin: 15/09/2012 Duracin: 2 semanas PROCESO: Para esto hemos descrito las diferentes reas, que se esperan para el funcionamiento correcto, y los pasos para llegar a una buena decisin.

DESCRIPCIN DE REAS:

rea de fotocopiado: Copias de alta calidad, tiempos de entrega verdaderamente rpidos y completos, servicios complementarios a la duplicacin nos han convertido en la alternativa preferida para el sector ms exigente del mercado de la duplicacin. Libros tcnicos y cientficos, documentacin legal e informacin empresarial requieren excelente legibilidad y perfecta presentacin, caractersticas que slo pueden lograrse con alta tecnologa y un muy frecuente mantenimiento. Copias a color y blanco/negro.

rea de empastado: Presentaciones ms formales, con apariencia profesional y mxima duracin, requieren un empastado ms exigente. Mediante un proceso artesanal y complejo, documentos que van a ser almacenados por largos periodos de tiempo o requieren altas dosis de manipulacin precisan, ms que ser "argollados", ser empastados. rea de impresin: Se ofrece impresiones de alta calidad, en formato A4, a color y a blanco/negro. Para esto se cuenta con un equipo computacional la cual recibe diferentes tipos de almacenamiento que por parte de los usuarios seleccionan el documento a ser impreso.

ENCUESTA

Anlisis de diferentes lugares

El

hall de descanzo en el segundo piso del bloque D, al parecer sera un espacio apropiado, pero para este lugar se ha previsto un proyecto futuro.

 En

una de las aulas ubicadas en los bloques, pero aqu est reservado para las respectivas clases de los alumnos, y otras designadas para otras entidades.

 El

auditorio no es un lugar propicio para este tipo de servicios, ya que aqu se realizan conferencias de todo tipo. El alto grado de afluencia por parte de los usuarios, y tambin el ruido de la maquinaria no sera apropiado en ste sitio.

ENTRE LAS OPCIONES MS RECOMENDABLES TENEMOS

Lugar en donde se les han situado a los guardias, que recorren las instalaciones, situado debajo de las gradas del bloque D, pero claro, previendo el traslado de stos a un adecuado sitio, por ejemplo debajo de las gradas del Bloque de la Med, para que puedan alojar sus pertenencias. Otro lugar recomendado es el hall que por ser comn para todos los bloques, y aparte de no interrumpir la afluencia de las personas se dara un buen servicio.

Las fotocopiadoras de Xerox son resistentes con interfaces fciles de usar, manejo de papel ms grueso, mayor capacidad de papel y herramientas que le permiten restringir y rastrear el uso para el control de costes. Diseadas para manejar los volmenes de su grupo de trabajo, las fotocopiadoras de Xerox pueden automatizar procesos repetitivos y personalizar flujos de trabajo.

EQUIPOS

2 Fotocopiadoras Xerox WorkCentre 5325/5330/5335

Copiadora o Impresora/Copiadora/Escane ado a correo electrnico/USB/carpeta del dispositivo Funciones de seguridad avanzadas y de control de costes Ideal para su uso diario para grupos de trabajo pequeos o medianos Velocidad: hasta 25 / 30 / 35 ppm

Se requiere el uso de este tipo o modelo, ya que aparte de cumplir con las especificaciones de los usuarios, ofrece un diseo no voluminoso, para la optimizacin del espacio.

 Dos

dispositivos infocus, para la proyeccin de archivos. Impresora para Plotter. 2 Mesas y escritorios bsicos. Sillas. Perforadora.

Presupuesto (Anual)
2Copiadoras

Nuevas Impresora Color Infocus x 2 Personal x 3 TOTAL

700 150 200 1000

1400 150 400 3000 4900

HORARIOS DE ATENCIN:
El

Horario de atencin ser de lunes a sbado desde las 7 am de la maana a 12.30, y desde las 13.30 hasta la 8.30 de la noche.

CONCLUSIONES: El pedido inicial de cambiar el centro de copiado al auditorio no se pudo por: Poco espacio Por la demanda de gente que utiliza estos servicios, se concluye que el rea actual se encuentra muy limitada para abarcar a todos los clientes, por ende su reubicacin en el lugar planteado. Se podr brindar un mejor servicio con mayor rapidez. RECOMENDACIONES: Tomar en cuenta los presupuestos disponibles y los permisos correspondientes que se debern gestionar para la implementacin del nuevo centro de copiado.