POLICA NACIONAL DELPER DIRECCIN DE BIENESTAR

ADMINISTRACIN. ESTRATEGIAS MODERNAS ADMINISTRATIVAS: CALIDAD TOTAL, REINGENIERA, BENCHMARKING Y OUTSOURCING.

LIC. DOC. PNP. ROSA INS CACHAY BUENO

OBJETIVOS GENERALES DEL CURSO

El presente Curso est diseado para proporcionar conocimientos tericos bsicos sobre Administracin y las Estrategias Modernas Administrativas: Calidad Total, Reingeniera, Benchmarking y Outsourcing; A todo el personal de participantes que laboran en la Direccin de Bienestar a fin de que estos conocimientos sean aplicados en su nivel dentro del rea de Responsabilidad en la cual prestan servicios dentro de la Organizacin.

DEFINICIN DE TRMINOS
1. Visin: Es el escenario deseado en el largo plazo. 2. Misin: Es la razn de ser, es el fin supremo de la

organizacin; y su enunciado responde a las siguientes preguntas: Para qu existimos?, Para quin existimos? 3. Proceso: Es una sumatoria de Actividades que transforma recursos en resultados: Productividad. 4. Calidad: Es la propiedad o conjunto de propiedades inherentes a una persona o cosa que permiten apreciarla como igual, mejor o peor que las otras de su especie.

MISION VISION

QU SOMOS? PARA QUE EXISTIMOS?

QU QUEREMOS SER? A DONDE QUEREMOS LLEGAR?

LA VISION ES EL NEXO QUE UNE EL PRESENTE DE LA INSTITUCION CON EL FUTURO

I M A G E N 3 5 O B J E T I V O

VISION
LA VISION ES LA IMAGEN MENTAL DE LO QUE LA INSTITUCION QUIERE LLEGAR HACER EN UN ESCENARIO FUTURO DE LARGO PLAZO

DEFINICIN DE TRMINOS
5. Administracin: Es gerenciar productivamente los

recursos de una organizacin para alcanzar sus objetivos, teniendo la visin y misin como gua. 6. Foda: Herramienta de diagnstico que analiza el contexto interno y externo de la organizacin. 7. Objetivo: Es un deseo de lo que se quiere lograr. 8. Evaluacin: Es la comparacin de los objetivos con los resultados y la descripcin de cmo dichos objetivos fueron alcanzados. Las evaluaciones constituyen una herramienta para tomar decisiones. Una evaluacin refleja el xito o el fracaso de una gestin.

DEFINICIN DE TRMINOS
Eficacia: Significa hacer las cosas bien, es llegar a alcanzar los objetivos de manera satisfactoria. 10. Eficiencia: significa hacer las cosas bien con el menor costo posible. 11. Efectividad: es la relacin entre los resultados planificados y los obtenidos. 12. Plan Operativo Institucional: Instrumento de gestin que precisa las tareas y trabajos necesarios a desarrollar durante el ao fiscal.
9.

EFICACIA,EFICIENCIA,EFECTIVIDAD

Eficacia se refiere a que se cumple determinado objetivo planeado con anterioridad. Eficiencia. Aqu adems de que se cumple el objetivo deseado, ello se logra utilizando de manera "ptima" los recursos de que disponemos. Efectividad. Es prcticamente lo mismo que eficacia, la diferencia radica en que se refiere a una medida por medio de la cual pueden compararse diferentes acciones. En ejemplos: Si el objetivo es matar a una animal se puede decir lo siguiente: Disparar "una" bala al corazn es una accin "efectiva" pues el animal morir (se cumple el objetivo). Disparar "dos" balas al corazn es igualmente una accin efectiva Sin embargo utilizar una bala es una accin eficiente pues no malgastas los recursos, ya que gastar dos balas es desperdiciar tus recursos (balas) y por lo tanto disparar slo una bala es utilizarlos ptimamente.

Por lo tanto: 1)disparar dos balas al corazn es una accin eficaz pero no eficiente. 2) disparar una bala al corazn es una accin eficaz y adems eficiente. pues el animal morir (se cumple el objetivo). Eficacia + Eficiencia = Productividad. Por otro lado, eficacia y efectividad son prcticamente lo mismo, la diferencia es muy sutil y se refiere sobre todo a que la eficacia no implica necesariamente que sea medible y la efectividad s implica cuantificacin. Por ejemplo, se puede decir que la medicina A tiene una efectividad de 50% para sanar una enfermedad y la medicina B la tiene de 60%. Por lo tanto se puede decir que la medicina B es "ms efectiva que" la medicina A. Pero ambas, una vez que curan la enfermedad son efectivas.

ADMINISTRACIN
Gerenciar productivamente los Recursos de una Organizacin para alcanzar sus Objetivos teniendo la Visin y Misin como Gua.
Materiales Mano de Obra Maquinarias Mtodos Medio Ambiente Mentalidad Moneda = Directos e Indirectos = Personas = Activos = Procedimientos/Sistema = Ambiente/Clima Laboral = Cultura Organizacional/Paradigmas = Dinero

Recursos

* Materiales Directos o Insumos.Que son aquellos transformados en producto terminado

* Materiales Indirectos.Son todos aquellos que apoyan y son necesarios para que el proceso transforme los insumos en productos

ADMINISTRACIN

Administrar adaptndose al Entorno no enfrentarlo. Administrar recursos escasos para mltiples alternativas. Administrar con la informacin existente. Administrar Innovadoramente. Administrar Procesos y no Funciones. Administrar Midiendo y Comparando.

ADMINISTRAR
Es gerenciar, es lograr resultados mediante la accin de otras personas Tomar Decisiones Con la finalidad de alcanzar los objetivos de la empresa.

a las que se les proporciona el ambiente propio para

El Gerente para lograr sus resultados se traza un objetivo, ste tiene que ser un bien a conseguir, teniendo en cuenta que el valor del objetivo a obtener sea mayor que el costo. El objetivo debe ser alcanzable, sin embargo DEBE SER UN RETO.

* Materiales Directos o Insumos.Que son aquellos transformados en producto terminado

* Materiales Indirectos.Son todos aquellos que apoyan y son necesarios para que el proceso transforme los insumos en productos

ADMINISTRACIN

Administrar adaptndose al Entorno no enfrentarlo. Administrar recursos escasos para mltiples alternativas. Administrar con la informacin existente. Administrar Innovadoramente. Administrar Procesos y no Funciones. Administrar Midiendo y Comparando.

ADMINISTRACIN
FORMA Funcional /Procesos OBJETIVO Enfoque tradicional clsico del desarrollo del Planeamiento, Organizacin, Direccin y Control de las Actividades, Funciones / Procesos de una Organizacin. Enfoque en las Relaciones Humanas que enfatiza el Comportamiento Organizacional y la Relacin Interpersonal, para que por medio de personas se puedan conducir las actividades de la Organizacin. Enfoque del Uso de los Sistemas Data y Tcnicas Cuantitativas para tomar Decisiones que facilitan la consecucin de los objetivos.

Comportamiento

Sistmico

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN

PLANIFICACIN : Los Gerentes visualizan el futuro y trazan el programa de accin para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse.Usan la lgica y los mtodos para analizar objetivos y acciones. ORGANIZACIN : Los Gerentes ordenan y asignan tanto el organismo material como el social de la empresa para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y alcanzar las metas organizacionales

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN

DIRECCIN : Los Gerentes dirigen, influyen y motivan a los miembros del equipo para que realicen las tareas esenciales con voluntad y entusiasmo. CONTROL : Los Gerentes se aseguran de que la organizacin se dirige hacia el logro de los objetivos organizacionales.

NATURALEZA INTERACTIVA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIN. LOS GERENTES USAN LA LGICA Y LOS MTODOS PARA ANALIZAR OBJETIVOS Y ACCIONES

CONTROL LOS GERENTES SE ASEGURAN DE QUE LA ORGANIZACIN SE DIRIGE HACIA LOS OBJETIVOS ORGANIZACIO. NALES DIRECCIN LOS GERENTES DIRIGEN INFLUYEN Y MOTIVAN A LOS MIEMBROS DEL EQUIPO PARA QUE REALICEN LAS TAREAS ESENCIALES

ORGANIZACIN LOS GERENTES ORDENAN Y ASIGNAN EL TRABAJO LA AUTORIDAD Y LOS RECURSOS CONCERTADAMENTE PARA ALCANZAR LAS METAS ORGANIZACIONALES

DEFINICIONES DE ESTRATEGIA

Estrategia es el plan de accin dirigida a obtener resultados especficos dentro de un horizonte de tiempo definido. Estrategia es la manera en que la organizacin, reaccionando a su entorno, emplea sus principales recursos y dirige sus mayores esfuerzos al logro de sus objetivos.

ESTRATEGIAS MODERNAS ADMINISTRATIVAS

CALIDAD TOTAL (TQM) (ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD TOTAL) REINGENIERA (BPR) (REINGENIERA DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO) BECHMARKING (REFERENCIACIN- COMPARACIN) OUTSOURCING (TERCERIZACIN) TECNOLOGAS DE INFORMACIN (IT) COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES (ABC)

EVOLUCIN DE LAS ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS

Nivel de Cambio en Procesos
Innovacin Radical

INSPECCIN

MEJORAMIENTO CONTINUO AO

1900 F. Taylor H. Fayol Administracin Cientfica

1990 1950 W.E. Deming H. Hammer J. Champy J. Juran P. Crosby - Reingeniera - Calidad Total

COMPARACIONES ESTRATGICAS ADMINISTRATIVAS

LIDERAZGO

Es requerido para poder practicar la calidad total por que deben efectuarse cambios fundamentales en la forma de operar las organizaciones, los cuales deben ser implementados por la alta direccin con o ante la ausencia de una Necesidad requerida, no soportado por un sistema de recompensas y dirigiendo con el ejemplo

Es conducir a las personas de una organizacin para Alcanzar los Objetivos de la misma, conduccin basada en el respeto al Lder por sus cualidades Profesionales y Personales, por sus Conocimientos y Enseanzas, logrando un efecto multiplicador.

EL LIDER
Deber ser:

- Visionario
- Comunicador - Innovador

Es aquel que:

- Tiene objetivos claros y precisos - Sabe trabajar en equipo - Cuenta con un plan de trabajo - Le gusta manejar la informacin - Maneja bien las relaciones pblicas

CULTURA ORGANIZACIONAL
Grupo de elementos importantes tales como Normas, Valores Actitudes y Creencias que los miembros de la organizacin tienen en Comn

Conjunto de Creencias Valores Actitudes Hbitos Comunes Tradiciones Supuestos Heredados Filosofas Propias

CULTURA ORGANIZACIONAL
Es medible y adopta cuatro niveles

Organizacin

Nivel 4 Nivel 3 Nivel 2 Nivel 1

Participativo Consultivo Autoritario Benevolente Autoritario

La Incidencia e Importancia de estos males Endmicos depender de la Cultura Organizacional de cada Empresa.

CARACTERSTICAS DE UNA CULTURA DE CALIDAD

ES

NO ES

Escuchar los Requerimientos de los Clientes Identificar los costos de la Calidad Hacer las cosas correctas .Bien desde la primera vez Un Proceso de Mejora Continua y Total. La Calidad es Propiedad de todos los Niveles de la Organizacin. Demostrar Liderazgo Ejecutivo

Asumir conocer lo que el Cliente Requiere. No considerar los Costos escondidos de la Realidad. Hacerlo de nuevo para hacerlo Bien. Una Medida Correctiva, muestreo Permanente. Asignar la Responsabilidad de la Calidad a un Departamento. Delegar la Responsabilidad de la Calidad

PROCESOS

Es una sumatoria de Actividades que transforman Recursos en Resultados. Todo proceso tiene Proveedores y Clientes (externos y/o internos) .Recibe Insumos que son transformados con el apoyo de los Indirectos, por medio de la Planta (activos) y Trabajo (personas), agregndoles valor y obtiene productos (BIENES Y SERVICIOS) en un tiempo de ciclo.

PROCESOS

Insumo con valor agregado

PROCESO

INSUMOS
PLANTA
Tecnologa

PRODUCTOS
TRABAJO
Recursos Humanos

INDIRECTOS

PROCESOS PRODUCTORES EN BIENES FSICOS

MATERIALES INDIRECTOS

INSUMOS: MATERIALES DIRECTOS

PROCESO PLANTA TRABAJO

VALOR AGREGADO

PRODUCTO: BIEN FISICO MATERIALES

TECNOLOGIA

CONOCIMIENTO (KNOW HOW)

PROCESOS PRODUCTORES DE SERVICIOS

MATERIALES INDIRECTOS

PROCESO INSUMOS: PERSONAS PLANTA TRABAJO

VALOR AGREGADO
TECNOLOGIA

PRODUCTO: SERVICIO PERSONAS

CONOCIMIENTO (KNOW HOW)

PROCESOS
ENTRADAS SALIDAS

PROCESOS
RECURSOS INSUMOS COSTOS VALOR AGREGADO RESULTADOS PRODUCTOS BENEFICIOS

PRODUCTIVIDAD = RESULTADOS = BENEFICIOS = PRODUCTOS = SALIDAS RECURSOS COSTOS INSUMOS ENTRADAS

CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS

OPERACIONES

BIEN FISICO

CAMBIO FISICO OBJETOS

SERVICIO

CAMBIO ESTADO PERSONAS

Manufactura Contruccion Fabricacin Ensamblaje

Conversin Extraccin Transformacin Reduccin

Reparaciones Reconstruccin Renovacin Restauracin

Logstica Almacenamiento Transporte Comercial

Seguridad Proteccin Defensa Orden

Bienestar Salud Educacin Asesora

FRUGALIZACION PROCESOS
DIRECTOS

P1

P2

P4

P6

Productos Bienes Servicio

Entradas
INDIRECTOS

PROCESOS OPERATIVOS

Salidas

P3

P5

PROCESOS ADMINISTRATIVOS PROCESO AMPLIADO / EXTENDIDO TIPOS Procesos Primarios / Operativos: Transforman Directos con Apoyo de Indirectos en Productos Procesos Secundarios / Administrativos: Apoyan a la transformacin

SALIDAS

Productos: Utilidad vendible, bien o servicio

Directos: Materia Prima (Procesos de Bienes) Personas (Procesos de Servicios) Indirectos: Materiales apoyo a Directos

ENTRADAS

CASO RESTAURANTE
FRUGALIZACION ENTRADA (CLIENTE)

P1

P2

P4

P6 P7

SALIDAS (CLIENTE SATISFECHO)

INDIRECTOS

P3

P5

P8

PROCESO AMPLIADO / EXTENDIDO ENTRADA INDIRECTOS P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 SALIDA : : : : : : : : : : : CLIENTES (INSUMOS) VIVERES LICORES (APOYO) PROCESO DE RECEPCION (OPERATIVO) PROCESO DE BAR (OPERATIVO) PROCESO DE ALMACENAJE (ADMINISTRATIVO) PROCESO DE COMEDOR (OPERATIVO) PROCESO DE COCINA (ADMINISTRATIVO) PROCESO DESPEDIDA (OPERATIVO) PROCESO DE FACTURACIN (ADMINISTARTIVO) PROCESO CONTABLE (ADMINISTRATIVO) CLIENTES SATISFECHOS, QUE REGRESEN Y TRAIGAN OTROS

PROCESO DE CUENTAS DE LA EMPRESA FORD