SISTEMAS DE CONTROL

ING. VCTOR R. LEDESMA HERNNDEZ

AUDITORIAS DE CALIDAD
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OBJETIVOS
Homogeneizar los conocimientos sobre la estructura, alcances e interpretacin de la norma ISO. Clarificar en qu consiste el funcionamiento de un Sistema de Gestin de Calidad.

Formar un grupo de auditores internos capaces de auto-detectar las desviaciones de un Sistema de Gestin de la Calidad.

DEFINICIONES
Criterios de auditora. Conjunto polticas, procedimientos o requisitos. de

Evidencia de auditora. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. Hallazgos de la auditora. Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.

DEFINICIONES
Conclusiones de auditora. Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. Cliente de la auditora. Organizacin o persona que solicita una auditora.

Auditado. Organizacin que es auditada.

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DEFINICIONES
Auditor. Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. Equipo auditor. Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos (Nota: a un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo).

Experto tcnico. Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor.

DEFINICIONES
Programa de auditora. Conjunto de una o ms auditoras planeadas para un periodo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico (un programa incluye todas las actividades
necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditoras).
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Plan de auditora. Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
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DEFINICIONES
Alcance de la auditora. Extensin y lmites de una auditora. Competencia. Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades..

Cmo asegurar que el Sistema de Gestin de la Calidad ha sido definido adecuadamente y funciona como se plane?

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AUDITORAS

DEFINICIN DE AUDITORA DE CALIDAD (ISO 9000:2000)

Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios.
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OBJETIVOS DE LAS AUDITORAS

Determinar si el SGC ha sido desarrollado y documentado. Verificar si el SGC ha sido implementado.

Revisar que se mantiene de manera eficaz.

Identificar cualquier deficiencia o desviacin que permita mejorarlo. Permitir el registro del Sistema de Calidad.
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PARA NO INCURRIR EN APLICACIONES EQUIVOCADAS DE LAS AUDITORAS SE DEBE TOMAR EN CUENTA:

La auditora no es sinnimo de inspeccin o verificacin, efectuadas para el control de proceso o aceptacin del producto.
La auditora no controla algo directamente, slo reporta resultados, para el control del elemento detectado insatisfactorio. Los resultados de la auditora estn dirigidos a la Alta Direccin para su revisin.

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QU DEBEMOS AUDITAR?
Todas las reas con actividades que afecten la calidad del producto/servicio. Revisar que los lineamientos establecidos en el Manual de Calidad, procedimientos e instructivos de trabajo, cumplen con los requisitos de la norma y estn implantados.

Verificar que los requisitos del cliente estn identificados y cumplidos, ste ltimo, por medio del monitoreo de su satisfaccin.

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BENEFICIOS DE LAS AUDITORAS

Fortalece la imagen de la empresa Asegurar el grado de efectividad del SGC Se corrigen no conformidades que pueden afectar econmicamente a la organizacin. Detectar las necesidades de capacitacin. Se mejoran los procesos de fabricacin. Reduce/elimina las quejas de los clientes.

Es una herramienta til para la Alta Direccin.

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QU PROPORCIONA UNA AUDITORA DE CALIDAD?

Determina si el SGC es conforme con los requisitos de ISO 9001:2000 y con los requisitos establecidos por la empresa. Identifica objetivamente las desviaciones que se tengan a esos requisitos. Apoya a la Direccin en la deteccin y priorizacin de las reas de oportunidad que afectan significativamente la calidad de los 15 productos y servicios.

QUINES PARTICIPAN Y CUL ES SU ROL?

El Auditor Interno es quien realiza la auditora propiamente. No se involucra/responsabiliza de la funcin auditada (no auditar su propio trabajo). Lleva a cabo la auditora de acuerdo al procedimiento establecido. Da seguimiento a hallazgos encontrados hasta su solucin.
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QUINES PARTICIPAN Y CUL ES SU ROL?

El Auditado es el responsable de la funcin auditada. Coopera con el auditor.

Investiga causas de desviaciones que le encuentren. Asegura las acciones correctivas para su solucin.
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RESISTENCIA A LA AUDITORA
Actitud natural ante un examen. Deseo de que slo lo bueno sea sabido por otros. CMO SE EXPRESA COMNMENTE Ya s lo que ocurre en mi departamento. Todo anda bien aqu. Ya se hizo una y se arreglo todo. Estamos con mucho trabajo, venga despus. Ahora no puedo, lo vemos maana.
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CLASIFICACIN DE LAS AUDITORAS

Comnmente las Auditoras de Calidad se clasifican:
POR SU TIPO POR SU OBJETIVO

INTERNAS EXTERNAS

FINANCIERA PRODUCTO PROCESO

SISTEMA

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CLASIFICACIN DE AUDITORAS
AUDITORA INTERNA = 1.EMPRESA Parte
CLIENTEAUDITORA EXTERNA = 2. Parte PROVEEDOR
PROVEEDORCERTIFICACIN

AUDITORA CERTIFICACIN = 3. Parte ORGANIZACIN20

DIFERENCIA ENTRE AUDITORAS

INTERNAS:
Se dispone de tiempo para su implantacin. Pueden verificar la implantacin del sistema en su totalidad. El auditor se relaciona con personal de su mismo nivel.
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El auditor no requiere de tanta experiencia.

El auditor puede recomendar soluciones.
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DIFERENCIA ENTRE AUDITORAS

EXTERNAS:
El tiempo es corto. Se verifica la implantacin mediante un muestreo. El auditor tiene que comunicarse con personal de todos los niveles. El auditor debe tener suficiente adiestramiento y capacidad. experiencia,

No debe hacer recomendaciones por el desconocimiento del funcionamiento de la empresa.

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AUDITORAS POR SU OBJETIVO

AUDITORAS FINANCIERAS:

Consiste en comprobar mediante la verificacin que los mtodos contables de una organizacin proporcionen a los directores accionistas una imagen verdadera del estado financiero.
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AUDITORAS DE PROCESO
Su objetivo es comprobar la conformidad del proceso, de los operarios y del equipo con los requisitos definidos. Examina la adecuacin y eficacia de los controles del proceso con respecto al equipo y los operarios, conforme est establecido en los procedimientos, instrucciones de trabajo y hojas de proceso.

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AUDITORAS DE PRODUCTO
Tienen como objetivo el comprobar si los productos cumplen con los requisitos tcnicos establecidos en las especificaciones, cdigos, normas o cualquier documento contractual previamente establecido.
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SE VERIFICA:
Si los componentes del producto o equipo (ensambles o subensambles estn cumpliendo con los parmetros tcnicos del diseo). Si se tienen los medios para evaluar, probar y calificar el producto. Si al producto se le estn realizando las inspecciones y pruebas requeridas por la especificacin tcnica, cdigo o norma, as como tambin la confiabilidad de las pruebas, equipo y procedimientos de prueba.
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SE VERIFICA:
Si se tienen definidas, aprobadas y emitidas las especificaciones tcnicas del producto y de sus componentes. Que si estn o fueron emitidos los registros de calidad en conformidad con lo establecido en las especificaciones tcnicas, cdigos y normas.

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AUDITORAS POR SU OBJETIVO

AUDITORAS DE SISTEMAS DE CALIDAD
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Se realizan para verificar o comprobar si el Sistema de Calidad documentado se est implantando sistemtica y adecuadamente, con base en los requisitos contractuales y polticas de calidad establecidas.

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PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
PRINCIPIOS DE LOS AUDITORES:
Profesionalidad: confianza, integridad, confidencialidad, discrecin.

CONDUCTA TICA

PRESENTACIN IMPARCIAL

Obligacin de informar con veracidad y exactitud.

Los hallazgos , conclusiones e informes reflejan las actividades de la auditora. Se informa de obstculos significativos encontrados durante la auditora.

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PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
Debido cuidado profesional
Aplicacin de diligencia y juicio al auditar
Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo a la importancia de la tarea que desempea y la confianza depositada en ellos.

Independencia

Imparcialidad de la auditora y la objetividad

Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones estarn basados slo en la evidencia de la auditoria.

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AUDITORAS

ENFOQUE BASADO EN EVIDENCIA

Mtodo para alcanzar conclusiones fiables y reproducibles

CUANDO LA PUEDO COMPROBAR COMO AUDITORIA

EVIDENCIA OBJETIVA

La evidencia de la auditora es verificable. Est basada en muestras de la informacin disponibles. El uso apropiado del muestreo est estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditora.

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AUDITORAS AL SGC
Auditoras previas EJERCICIO PARA DAR UNA Revisin del SEMBLANZA DE SI AUDITORA sistema ESTOY LISTO O NO PARA LA Resultados CERTIFICACIN
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CONSIDERACIONES

ETAPAS DEL PROCESO DE LAS AUDITORAS DE CALIDAD

5. Gestin

del programa de auditora

6. Actividades de la

auditora

7. Competencia y evaluacin de los auditores

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PROCESO GESTIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA

Autoridad para el programa de auditora (5.1)
Planear ACTUAR
Establecimiento del programa de auditora (5.4, 5.5) Competencia y evaluacin Actividades de auditora

Mejora de Programa (5.6)

Implementacin del programa de auditora (5.2, 5.3)

Hacer

Seguimiento y revisin del programa de auditora (5.6)

Verificar

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QUE RECURSOS SE UTILIZAN PARA HACER AUDITORIAS?

RECURSO HUMANO

MATERIAL AREA DE TRABAJO

DINERO

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QUE CANTIDAD DE AUDITORIAS SON NECESARIAS PARA ASEGURAR UNA CERTIFICACIN?

VA A DEPENDER COMPLETAMENTE DE LA NATURALEZA DE LA EMPRESA

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GESTIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA

5.1 GENERALIDADES Un programa puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin.

Un programa incluye tambin todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y nmero de auditoras y proporcionar los recursos necesarios.

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EJEMPLOS: Una serie de auditoras internas para el ao en curso. Auditoras de segunda parte, auditoras de certificacin.
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5.2 OBJETIVOS Y AMPLITUD DE UN PROGRAMA DE AUDITORA. Deben establecerse los objetivos considerando: Prioridades de la direccin. Propsitos comerciales. Requisitos del Sistema de gestin. Requisitos legales, reglamentos. Necesidad de evaluar proveedores. Requisitos del cliente. Necesidades de otras partes interesadas. Riesgos para la organizacin.

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5.2.2 Amplitud de un programa de auditoras. La amplitud estar influenciada por el tamao, naturaleza y complejidad: a) El alcance, el objetivo y la duracin de cada auditora que se realice. b) La frecuencia de las auditoras. c) Nmero, importancia, complejidad y ubicacin de las actividades. d) Las normas, requisitos legales, reglamentarios y contractuales.

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5.2.2 Amplitud de un programa de auditoras.

e) Necesidad de acreditacin.
f) Conclusiones de auditoras previas. g) Cualquier aspecto idiomtico, cultural y social. h) Cambios significativos en la organizacin.
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5.3

RESPONSABILIDADES, RECURSOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA.

Las responsabilidades deben asignarse a una o ms personas con conocimientos generales de los principios de auditoras, aplicacin de tcnicas y conocimiento tcnico y del negocio.
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Establecer objetivos y amplitud del programa

Asegurarse de la implementacin del programa

Asegurarse de que se mantienen registros pertinentes del programa

RESPONSABILIDADES
Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora.

Establecer responsabilidades y procedimientos y asegurarse que se proporcionan recuersos.

Se debern identificar los recursos necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de auditoras y para la competencia de los auditores (expertos, viticos, etc.).

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5.3.3 Procedimientos auditora.

del

programa

de

La planeacin y elaboracin del calendario de auditoras. Asegurar la competencia de auditores. Seleccin de equipos auditores apropiados y designacin de funciones y responsabilidades. Realizacin de las auditoras. Realizacin del seguimiento de la auditora. Seguimiento del desempeo y eficacia de programa. Comunicacin de logros globales del programa.

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5.4 IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA. Comunicacin del programa. Coordinacin y elaboracin del calendario. Establecer y mantener proceso de evaluacin de auditores. Asegurarse de la realizacin de acuerdo a programa. Control de registros. Revisin y aprobacin de los informes. Distribucin de informes. Seguimiento de la auditora.

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5.5

REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORA.

Los registros pueden incluir:

a) Planes de auditoras e informe. b) Informes de no conformidades, acciones correctivas, informes de seguimiento. c) Resultados de la revisin del programa. d) Registros relacionados con el programa de auditora: Competencia del auditor,

evaluacin del desempeo, seleccin del equipo auditor, mantenimiento y mejora de la competencia.

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5.6 SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PROGRAMA.

La implementacin del programa debera seguirse y revisarse a intervalos apropiados para evaluar si se han cumplido sus objetivos y para identificar oportunidades de mejora.
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AUDITORAS DEL SGC

6.1 ACTIVIDADES DE AUDITORA. INICIO DE AUDITORA
Revisin de documentacin
Preparacin de auditora en sitio (in situ)

Finalizacin de auditora

Preparacin, aprobacin y distribucin de informe

Realizacin de actividades

Actividades de seguimiento

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AUDITORAS DEL SGC

6.2 INICIO
6.2.1 6.2.2 Designacin del lder del equipo auditor. Definicin de los objetivos, alcance y criterios de auditora.
Objetivos Alcance Criterios

Definen qu es lo que se quiere lograr.

Describe la extensin y los limites de la auditora.

Se utilizan como referencia frente a la cual se determina la conformidad.

Procedimientos, polticas, normas, leyes y reglamentos.

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AUDITORAS DEL SGC

6.2 INICIO

6.2.3. determinacin de viabilidad de la auditoria. a)Informacin suficiente y apropiada para planificar la auditoria. b)Cooperacin adecuada del auditado. c) Tiempo y recursos necesarios.
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AUDITORAS DEL SGC

6.2

INICIO 6.2.4. SELECCIN DEL EQUIPO AUDITOR.

Se debe seleccionar teniendo en cuenta las competencias.

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6.2 INICIO

EN EL MOMENTO DE DECIDIR EL TAMAO Y COMPOSICIN DEL EQUIPO AUDITOR SE DEBE CONSIDERAR:

Los objetivos, alcance, criterios, y duracin de la auditoria. Si la auditoria es combinada o conjunta. La competencia global del equipo auditor . Requisitos legales, reglamentarios y contractuales. Independencia del equipo auditor con respecto a las actividades a auditar. Capacidad de interaccin del equipo con el auditado. Comprensin de caractersticas sociales y culturales.

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6.2 INICIO
6.2.5 Establecimiento del contacto inicial con el auditado. a) Establecer canales de comunicacin con el auditado. b) Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoria. c) Proporcionar informacin sobre fechas y duracin. d) Solicitar acceso a documentos. e) Determinar reglas aplicables al lugar. f) Hacer los preparativos para la auditoria. g) Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guas.
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6.3 REVISION DE LA DIRECCIN

Antes de las actividades de auditoria in-situ, la documentacin debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema. La documentacin puede incluir: 1. Documentos y registros del SGC, informes de auditorias previas. 2. Si se encuentra documentacin inadecuada, el lder deber informar al cliente, y se deber decidir si se continua o se suspende la auditoria hasta que los problemas de documentacin se resuelvan.

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6.4 PREPARACIN DE AUDITORIAS IN SITU (preparacin del plan de auditoria)

El lder deber preparar un plan que facilite el establecimiento de horarios y la coordinacin de las actividades de la auditoria. Generalmente incluye:

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6.4 PREPARACIN DE AUDITORIAS IN SITU (preparacin del plan de auditoria) Objetivos de la auditoria. Criterios de auditoria y documentos de referencia. Alcance de la auditoria. Fechas y lugares donde se va a realizar auditoria in situ. Hora y duracin estimada de las actividades de auditoria in situ, incluyendo reuniones con la direccin y con el equipo auditor. Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor. Asignacin de recursos.

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6.4 PREPARACIN DE AUDITORIAS IN SITU (preparacin del plan de auditoria) Identificacin del representante del auditado. Idioma de trabajo y del informe de la auditoria. Temas del informe de la auditoria. Preparativos logsticos. (viajes, recursos, etc.). Asuntos relacionados con la confidencialidad. Cualquier accin de seguimiento de la auditoria. El plan debiera ser revisado y aceptado por el cliente de la auditoria y presentado al auditado antes de la auditoria.

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6.4.2 ASIGNACIN DE TAREAS PARA EL EQUIPO AUDITOR

El lder, asigna a cada miembro del equipo la responsabilidad de auditar procesos, funciones, lugares, reas actividades especificas.

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6.4.3 PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

Los miembros del equipo deberan revisar la informacin y preparar documentos de trabajo, p. ej.: listas de verificacin, planes de muestreo, etc.

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6.4 PREPARACIN DE LA AUDITORIA

1. PLANEACIN DE LA AUDITORIA. Identificar los elementos contra los cuales debe ser realizada la auditoria. Estn definidos en el manual de calidad, procedimientos, especificaciones, instrucciones, planos, etc. Se definen las reas, operaciones, procesos, productos o servicios, a donde se aplicara.

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2. ESTRATEGIAS DE PLANIFICACIN. Cada elemento de la Norma Vs reas en las que se aplica. (1ra revisin o auditoria).
Cada documento del SGC Vs reas donde debe utilizarse (mas de una auditoria). Seguimiento a un producto desde el inicio hasta el final o rastreando hasta el comienzo (experto).

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Sin importar la estrategia seleccionada, la planificacin debe garantizar que: Todas las secciones de la norma, manual de calidad, procedimientos y actividades sean identificadas (verificar). Todos los departamentos o reas de la organizacin sean incluidas.
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3. ELABORACIN Y APROBACIN DE LA PLANEACIN (PROGRAMA DE AUDITORIAS).

Revisin por el responsable de la ejecucin y autorizado por el responsable de la implantacin del sistema.

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4. ALCANCE DE LA AUDITORA.

Debe ser definido durante la fase de planeacin con la finalidad de identificar las reas que sern auditadas y cuales documentos y/o requisitos se verificaran.

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5. SELECCIN DEL GRUPO AUDITOR. Depender de la extensin e importancia del rea auditor. Tambin del alcance y profundidad de la auditoria. Son sealados en el plan de auditorias.

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6. ASIGNACIN DE TAREAS.
El auditor jefe asignara a cada integrante del grupo auditor las actividades especificas durante la preparacin y ejecucin de la auditoria para evitar confusiones. Ejemplos de tareas: Revisin del manual de calidad. Revisin de procedimientos, especificaciones, normas, cdigos, etc. Preparacin de la agenda (plan) de trabajo. Preparacin de la notificacin de la auditoria. Elaboracin de las listas de verificacin. Revisin de informes de auditorias realizadas con anterioridad.

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. Deben estar claramente definidos durante la planeacin porque serviran de apoyo para la preparacin. Tales documenotos pueden ser: Manual de calidad, Procedimientos, Instructivos, Planos, Especificaciones, Normas de calidad, Etc.

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8. OTRA INFORMACIN DISPONIBLE. Adems de los documentos de referencia el grupo auditor revisa si existen evidencias que puedan tener relacin con la auditora. Ejemplos: Reclamaciones de clientes, informes de auditorias realizadas por los clientes, etc.

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9. LISTA DE VERIFICACIN. Durante la preparacin, elaborar las listas de verificacin, las cuales son una herramienta para facilitar el examen de evidencias objetivas y/o la investigacin durante la ejecucin de la auditoria.

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PROPOSITO DE LAS LISTAS DE VERIFICACIN: COMO GUA PARA DESARROLLAR ORDENADAMENTE LA AUDITORIA. COMO EVIDENCIA OBJETIVA DE LA AUDITORIA. PARA DAR CONTINUIDAD A LA AUDITORIA. PARA AYUDAR EN LA PREPARACIN DEL INFORME FINAL DE LA AUDITORIA. AYUDAR A UN AUDITOR EN ENTRENAMIENTO PARA LOGRAR Y ADQUIRIR LA EXPERIENCIA EN LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA.

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CONTENIDO BASICO DE UNA LISTA DE VERIFICACIN. Identificacin de la organizacin o rea/departamento a ser auditado. Fecha de ejecucin de la auditoria. Numero designado a la auditoria. Norma de calidad aplicable. Requisitos de la norma ISO, y documento del SAC. Nombre y firma del auditor. Descripcin de los puntos especficos que tienen que ser considerados dentro del requerimiento (preguntas). Apartado de observaciones y/o comentarios.

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CONSIDERACIONES Deben ser preparadas para cada actividad del Sistema de Calidad que vaya a ser auditada. Deben incluir todos los requisitos a ser evaluados. Es conveniente que sean redactadas de manera que una respuesta si signifique cumplimiento. Debe contener espacio para el registro apropiado de la evidencia objetiva correspondiente. Debe registrar el cumplimiento o no cumplimiento de cada requisito verificado.

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Deben proporcionar al auditor la oportunidad de resumir y sintetizar las observaciones y lo encontrado individualmente, para facilitar conclusiones. El uso de listas de verificacin cuidadosamente preparadas para la auditoria ofrece ventajas como: Mejorar la administracin del tiempo de auditoria. Proporciona uniformidad al proceso de auditoria. Evitar dar la impresin de improvisacin.

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11. FORMATO DE LISTA DE VERIFICACIN

Existen formas diferentes, lo recomendable es que cada empresa disee y elabore su propio formato, segn su sistema de trabajo.

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12. PRECAUCIN EN EL USO DE LAS LISTAS DE VERIFICACIN.

Son preparadas con la visin limitada, proporcionada por los documentos que posee el auditor.
Nueva informacin es conocida durante la auditoria que obliga a modificar toda o parte de la lista de verificacin.
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13. NOTIFICACIN DE LA AUDITORIA

Los auditados deben ser notificados con un tiempo razonable anticipado a la fecha de inicio de la auditora
QUE LA GENTE ESTE DISPONIBLE ES EL FIN
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AUDITORIA DEL SGC

Realizacin de las actividades in situ (6.5) Realizacin de la reunin de apertura. Papel y responsabilidad de los guas y observadores. Recopilacin y verificacin de la informacin. Generacin de hallazgos. Preparacin de conclusiones. Realizacin de reunin de cierre.

Preparacin, aprobacin y distribucin del informe. (6.6) Preparacin del informe. Aprobacin, distribucin del informe de auditoria.

Finalizacin de la auditoria. (6.7)

Realizacin de las actividades de seguimiento de la auditoria. (6.8)

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6.5.1 REALIZACIN O EJECUCIN DE LA AUDITORIA.

a) b) c) d)

Reunin previa o de apertura. Desarrollo/ejecucin de la auditoria. Reunin entre auditores. Reunin con el responsable de atender la auditoria. e) Reunin de clausura o cierre.

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a) Reunin previa o de apertura. Personal asistente. Propsito de la reunin previa: Presentaciones del grupo de auditor. Agenda de trabajo. Revisar propsito y alcance de auditoria. Establecer canales de comunicacin. Disponibilidad de recursos. Aclarar dudas. Pasar lista de asistencia.

la

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b) Desarrollo / Ejecucin de la auditoria. 1. Determinacin de la muestra a auditar. Investigacin de la muestra de la poblacin. Muestra grande=problemas de tiempo. Recomendable entender el sistema que se audita. 2. Evaluacin del sistema de calidad. Es necesario reunir y analizar la evidencia que determine si los controles del sistema de calidad son adecuados y si estn documentados e implantados, y cumplen con la norma y poltica de calidad establecida. La evidencia se adquiere mediante entrevistas y revisin de los documentos.

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3. EVIDENCIA OBJETIVA.

Definicin ISO 9000:2000

Datos que respaldan la veracidad de algo

Nota: la evidencia objetiva puede Obtenerse por medio de la observacin, medicin, ensayo/prueba u otros medios.
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4. METODOS DE EVALUACIN.
Seguir el plan de auditoria utilizando las listas de verificacin
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En las listas de verificacin se documentan los hallazgos, sirven como evidencia documentada, se anotan las referencias de detalles especficos, tales como: nmeros de serie, lote, ubicacin, etc.

5. ENTREVISTAS

Se realizan al personal que realiza la actividad. La informacin obtenida se debe confirmar por otros medios que tienen como: observacin directa, mediciones, revisin de registros, etc.

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6. TECNICAS DE ENTREVISTAS.
a) Corts, amable, manteniendo las siguientes actitudes: Mantener contacto cara a cara. Muestre inters. Tome notas durante la conversacin. Acepte la informacin inclinando la cabeza o un si. Hable claro y cuidadosamente. Conozca sus preguntas. Exprese en forma diferente la pregunta, si esta no se entiende, utilice el Que?, Quien?, Cuando?, Cual?, Por que? y Como?. No olvidar el demustreme..

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7. RECOMENDACIONES ADICIONALES:

Pregunte directamente a quien realiza la actividad, no a su jefe o subordinado. No subestime al personal entrevistado. Utilice el mismo lenguaje del entrevistado.

Hable directamente, no le de vueltas.

Trate de no tener la actitud de un polica, mantenga su mente abierta.
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7. CONTROL DE LA AUDITORIA.
Las reglas de la auditoria son fijadas por el auditor jefe. El grupo auditor debe mantenerse amable, corts y seguro. Los entrevistados pueden usar tcticas para demorar las actividades, como: Falta de preparacin de documentacin auditable. Llegadas tarde a la entrevista. Demoras a l proporcionar evidencias objetiva. Presentaciones largas. Comidas o descansos largos. Interrupciones. El ausente indispensable. El soborno.

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8. EL PAPEL DEL AUDITOR.

El auditor es el personaje mas importante durante la conduccin de una auditoria. Debe estar preparado y considerar la siguiente actitud: a) Permanecer seguro. b) Evitar discusiones. c) No dejarse conducir o engaar. d) Detallista en el anlisis. e) No salirse del tema. f) Evite charlas sin control. g) Actitudes a evitar (indiferencia a las respuestas, ser controvertido, ser indisciplinado, ser negativo, comparar al auditado, ser sarcstico, blasfemar).

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PUNTOS CLAVE PARA RECORDAR POR EL AUDITOR.

PREGUNTE. ESCUCHE.

OBSERVE.
PIENSE. EVALUE.
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REGISTRE.

9. DETECCIN DE NO CONFORMIDADES.

Si la intuye, no la de por hecho, investigu hasta confirmarla. Si es grave, notifique al auditor jefe para que se corrija a la brevedad. Solo informe al auditado de una no conformidad hasta que se este seguro de su existencia.
10. DEFINICIN DE NO CONFORMIDAD (ISO 9000:2000).
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Incumplimiento de un requisito.

11. REVISIN Y ANALISIS DE OBSERVACIONES Y/O NO CONFORMIDADES POR EL AUDITOR.

Al finalizar las entrevistas, revise sus notas, comprelas con sus observaciones. Lea nuevamente los resultados para asegurar que el resultado es claro y la terminologa correcta Asegrese que las no conformidades estn basadas y clasificadas correctamente, y no estn influenciadas en opiniones personales.

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REUNIN ENTRE AUDITORES (PREVIA Y FINAL).

Con la finalidad de:

El plan y programa de auditoria se cumplan. Que el grupo auditor sea consistente y homogneo. Que no exista obstculo para su desarrollo. Que las observaciones y no conformidades detectadas sean revisadas, analizadas y documentadas por los auditores. Que las tcticas empleadas den los resultados previstos.

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CLASIFICACIN DE NO CONFORMIDADES

Mayores: es el incumplimiento, no aplicacin total o parcial, de un requisito del SGC que puede afectar directamente: La satisfaccin del cliente. La calidad del producto/servicio. La perdida de calificacin como proveedor confiable. El proceso operativo, causando dao importante. El retiro de la certificacin.

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EJEMPLO MAYORES:

DE

NO

CONFORMIDADES

Falta de procedimientos documentados para inspeccin, control de documentos, revisin de contratos, auditorias, etc. Equipo de inspeccin sin control y sin calibrar. No realizar auditorias internas. No capacitar al personal. No evaluar a subcontratistas. Existencia de documentos sin control. Cambios a documentos sin aprobar. Personal sin competencia.

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CLASIFICACIN DE NO CONFORMIDADES.

MENORES: Son aquellas que si bien no cumplen totalmente con alguna disposicin preestablecida, su presencia no impacta de manera definitiva en la calidad del producto o servicio.

Una no conformidad menor reiterativa puede volverse mayor.

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EJEMPLO MENORES:

DE

NO

CONFORMIDADES

Informes de inspeccin que no estn al da. Lista no actualizada de subcontratistas. Documentos sin fecha (aislados). Falta del nombre y firma del ejecutor de una actividad en registros de calidad (aislados). Registros de calidad incompletos (aislados). Programas de auditorias no cumplidas.

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OBSERVACIONES Y/O NO CONFORMIDADES MAS COMUNES: El SGC no se encuentra implantado en todas las reas. El personal no aplica correctamente los procedimientos o instructivos preestablecidos. Los cambios efectuados a los documentos controlados (planos, dibujos, especificaciones, procedimientos, etc.) no se han realizado formalmente. Las inspecciones y pruebas se realizan sin instrucciones y no se documentan los resultados. No se tienen disponibles los documentos o procedimientos en las reas donde se realizan los trabajos.

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 La implantacin de las acciones correctivas no se realizan a tiempo y no reciben el suficiente apoyo de la gerencia. El control y evaluacin de los proveedores no se realiza o es inadecuado. No existen procedimientos para el control de documentos. La calibracin del equipo no se efectua con la frecuencia requerida. En almacenes se mantienen materiales sin identificar y sin proteccin o daados. No se cumplen los planes de auditorias.

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PROBLEMAS MAS COMUNES QUE SE PORESENTAN DURANTE LA AUDITORIA: Planificacin inadecuada en la preparacin. Objetivo y alcance no definido claramente. Listas de verificacin mal preparadas. Falta de entrenamiento apropiado de los auditores. Falta de familiarizacin con los documentos a ser auditados. Tiempo insuficiente para la ejecucin de la auditoria. Logstica deficiente. El personal entrevistado no fue notificado. Falta cultural de calidad en el personal auditado.

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d) REUNIN CON LA GERENCIA AUDITADA.

Tiene como fin analizar y constatar que verdaderamente existen las no conformidades. Evitar enfrentamiento en la reunin de cierre. Las no conformidades deben de ser firmadas por el auditado.
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e) REUNIN DE CLAUSURA/CIERRE.

Es la conclusin de la evaluacin al SGC. En ella se presentan las no conformidades u observaciones encontradas durante la auditoria. Los asistentes son los mismos que en la reunin de apertura, pasar lista nuevamente. Se firman las no conformidades. Se solicita un plan de acciones correctivas. Recomendaciones; solo si se solicitan. Agradecimientos.

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INFORME DE AUDITORIA.

Nombre de la empresa/rea auditada. Fecha de realizacin. Identificacin de la auditoria. Alcance y objetivo de la auditoria. Integrantes del grupo auditor. Personal contactado y puesto dentro de la empresa/rea. Numero de solicitudes de acciones correctivas. Firma del auditor jefe y de aceptacin por el auditado.

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SEGUIMIENTO Y CIERRE DE AUDITORIA

Seguimiento a las no conformidades encontradas. Confirmacin de que la accin correctiva para cada no conformidad sea implantada y efectiva. Cierre de las no conformidades y auditoria.
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REGLAS PRACTICAS PARA UNA AUDITORIA.

Antes de la auditoria: Programar la auditoria. Definir al grupo auditor. Obtener informacin del rea a auditar. Preparar la auditoria basados en el SGC y los procedimientos de trabajo del rea a auditar.
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DURANTE LA AUDITORIA:

Minimizar las interrupciones. Utilizar listas de verificacin. Verificar informacin. Al termino de cada da de auditoria, tener una reunin del grupo auditor. Los hallazgos deben de ser discutidos con el auditado. Reconocer en primera instancia lo que esta bien.

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DESPUES DE LA AUDITORIA:

Preparar el informe en forma objetiva., Discutir el informe con el responsable del rea. Entregar una copia del informe al responsable del rea auditada. Dar tiempo al auditado para que prepare un plan de accin. El xito depende en gran medida de la cooperacin de auditado para el seguimiento y cierre de la auditoria. Programar la prxima auditoria.

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COMPORTAMIENTO DEL DURANTE LA AUDITORIA.

AUDITOR

Ser profesional. Las evidencias objetivas deben ser identificadas en las listas de verificacin. Evitar conjeturas, reportar hechos y evidencias objetivas, no opiniones y chismes. Evitar dar sugerencias y observaciones de una actividad para mejorarla. Evitar comentarios como te pesque, te cache, no que no, etc. No comentar lo encontrado con otras compaas u organizaciones (tica profesional).

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