- Mdulo 2 Programacin y Preparacin de las Contrataciones

Unidad

Plan Anual de Contrataciones

Abog. Carlos Ireijo

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Abog. Carlos Ireijo Mitsuta Socio de la firma IMB ASOCIADOS SAC. Abogado por la Pontificia Universidad Catlica del Per. Especialista en contrataciones pblicas por la Universidad de Lima. Estudios de Master en Derecho de la Contratacin en la Universidad Castilla de la Mancha. Fue asistente de vocal en el Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y abogado de la Gerencia Tcnico Normativa del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - OSCE. Fue abogado de la Oficina de Asesora Jurdica y Jefe del rea de Procesos Pblicos de la Unidad de Abastecimiento del Ministerio de Educacin, as como asesor de la Unidad de Administracin de la Oficina de Gestin de Proyectos del mismo Ministerio.

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Plan Anual de Contrataciones del Estado

Abog. Carlos Ireijo Mitsuta El Plan Anual de Contrataciones de las Entidad, la que llamaremos en adelante PAC, es un documento de gestin que permite registrar todos los procesos de seleccin que una Entidad Pblica (EP) tiene programado convocar durante el ao fiscal correspondiente; sean bienes, servicios u obras. Es importante verificar que en este documento se tienen que registrar todas las contrataciones, sin que sea relevante el rgimen legal que las regule o la fuente de financiamiento. Cabe sealar que la propia normativa seala que no resulta obligatorio registrar las Adjudicaciones de Menor Cuanta (AMC) no programables. No obstante, debemos indicar que la interpretacin correcta que debe darse a esta permisin es que se traten de AMC que no pudieron ser programadas en el ao fiscal y no simplemente que se traten de AMC y que no fueron programadas1. Una de las consecuencias de esta disposicin es que no slo las contrataciones regulados por la Ley de Contrataciones del Estado deben estar registrados, sino tambin los que regulan por regimenes especiales, podemos indicar proceso del Banco Mundial, Banco Interamericano de Desarrollo, PNUD o UNOPS, o de otras entidades u organismos internacionales. Asimismo, si el proceso est circunscrito a un encargo, la entidad que encarga el proceso registrar el proceso siempre que el presupuesto que respalde la contratacin se mantenga en su esfera de dominio, pero si se ha generado una transferencia presupuestal a favor de la entidad encargada entonces la primera - la encargante - deber excluirlo de su PAC. De otro lado, si la contratacin tiene un antecedente del ao fiscal anterior (una declaratoria de desierto) tambin tiene que se registrado en el PAC del nuevo ao fiscal. El PAC tiene una importante - y directa - vinculacin con otros documentos de gestin: El Plan Operativo Institucional (POA), el Plan Estratgico Institucional (PEI) y el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA). En ellos se encontrarn las metas institucionales y el financiamiento respectivo. Cada dependencia de las EP debe determinar sus requerimientos en funcin a sus metas presupuestarias, programando las contrataciones, de acuerdo con las prioridades que internamente hayan establecido. Estos requerimiento deben ser establecidos y consignados en los respectivos cuadros de necesidades para que el rgano encargado de las contrataciones proceda con la consolidacin y posterior valorizacin. Este registro es tan importante que se configura como un requisito para la convocatoria de los procesos de seleccin; e incluso se exige para las contrataciones exoneradas, salvo excepciones en la causal de emergencia donde se permite la contratacin sin registro PAC pero se requiere su regularizacin.
Sobre este particular, revisar el segundo prrafo del numeral 2.1 de las Disposiciones Especficas de la Directiva 005-2009-OSCE/PRE, el mismo que seala textualmente lo siguiente:
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"Las adjudicaciones de menor cuanta sern incluidas en el PAC cuando puedan ser planificadas o programadas de forma habitual y anticipadamente antes que dicho instrumento de gestin sea aprobado. En ese sentido, no ser obligatorio incluir las adjudicaciones de menor cuanta que obedecen a nuevas necesidades de la entidad que no pudieron ser previstas y han surgido luego de la aprobacin del PAC, y requieren ser atendidas durante el correspondiente ao fiscal".

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La elaboracin del PAC tiene como base fundamental los requerimientos de las dependencias usuarias. Si sta se encuentran mal elaboradas, son deficientes o imprecisas, el resultado esperado - y obvio - es que el PAC se encuentre mal estructurado y las consecuencias las encuentren en las fases preparatorios de estudio de posibilidades o durante el proceso o, ms grave an, durante la ejecucin del contrato mismo. El registro en el PAC deben contener el objeto de la convocatoria, una pequea descripcin del bien, servicio u obra, un valor estimado, el tipo de proceso que le correspondera, la fuente de financiamiento, tipo de moneda, niveles de centralizacin o desconcentracin de la facultad de contratar y la fecha prevista de convocatoria. Operativamente el OSCE ha emitido la Directiva 005-2009-OSCE/CD que regula los criterios para la elaboracin y publicacin de los PACs; y en ella se ha establecido que cada EP, a travs de su titular o el rgano o funcionario al que se haya delegado esta facultad establecer el plazo mximo para que los usuarios presenten a su rgano encargado de las contrataciones (OEC) sus requerimientos para el cumplimiento de sus metas. Verifquese que en muchas situaciones internas no existe un plazo para este paso previo; y si est establecido, simplemente no se cumple. Durante la elaboracin del PAC, el OEC consolidar los requerimientos y para su valorizacin realizar, en coordinacin con las dependencias usuarias, efectuar unas indagaciones de posibilidades de precios que ofrece el mercado; normalmente esta pequea "indagacin" es materializada mediante el precio histrico de los contratos suscritos con anterioridad. Este mtodo es bueno, pero no necesariamente es el nico que puede ser utilizado, pueden pedirse pequeas cotizaciones o sencillas comparaciones con los agentes econmicos de mercado. La aprobacin de este documento de gestin tiene una formalidad especfica y la normativa ha dispuesto que el PAC sea aprobado por el titular de la entidad, por escrito. Ahora bien, es posible, como es costumbre, que est facultad sea delegada en otro servidor o funcionario pblico. Como los valores registrados en el PAC debe tener una concordancia con el PIA, entonces, aqul - el PAC - debe ser aprobado dentro de los quince das hbiles siguientes de que el PIA es aprobado. El PAC no slo debe ser aprobado, sino tambin publicado en el SEACE dentro de los cinco (05) das hbiles siguientes a la fecha de su aprobacin. Las modificaciones al PAC deben seguir las mismas formalidades que son utilizadas para su aprobacin. Las modificaciones debern (al menos en teora) responder a las reprogramaciones de las metas institucionales o una modificacin de la asignacin presupuestal, configurando las inclusiones y/o exclusiones que sean necesarias. Ahora bien, slo debern modificarse el PAC si es que el requerimiento vara en ms del 25% del valor estimado y con ello se deba modificar el tipo de proceso de seleccin. En este punto es importante revisar - y confirmar - que las EP no tienen una comprensin de lo importante de la programacin y aprueban estos instrumentos pero sin seriedad. Es probable que algunas EP se sientan ofendidas con este comentario, puesto que las realizan de acuerdo con la verdadera - y diligente - programacin; pero no puede regularse 14

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sobre las excepciones. Casi la mayora de las EP aprueban sus PAC's los cuales son constantemente modificados en posteriores versiones. Esta afirmacin es fcilmente verificable durante la ejecucin del presupuesto y los PAC's que son registrados ante el OSCE. No se equivoque el lector pues no se est afirmando categricamente que los PAC's no deben ser modificados, sino que la constante y permanente modificacin tiene dos posibles lecturas: La primera, que no se haya programado seriamente los requerimiento; y la segunda, es que simplemente que son malos programadores, en cualquiera de las opciones la deficiencia est presente y debe corregirse. Entre las obligaciones ms relevantes - pero incompleta - que creo estableci la normativa es la de revisar cada semestre la ejecucin del PAC. Ahora bien, normalmente la evaluacin del PAC se ha limitado a verificar cuntos procesos tenemos programados en el documentos y cuntos han sido convocados, cuntos adjudicados, cuntos comprometidos en el presupuesto y cuntos devengados, obteniendo as una estadstica bastante limitada y que solamente tiene como resultado la mala (o buena) situacin en la ejecucin del presupuesto. Lo que creo, y por ello sealo que es incompleta, es que, mensualmente, los actores que coordinan con este sistema deben verificar las razones por las cuales la programacin no est siendo cumplida, porqu no se ha convocado un proceso a tiempo (en la fecha prevista de la convocatoria), y una vez que se encuentre dicho problema, adoptar las medidas correctivas de ese problema. El PAC resulta ser un documento de gestin relevante y muy trascendente en relacin con la programacin, pero no est bien analizada por las EP, las cuales, estimo, slo se preocupan de hacer bien - en la medida de los posible - el estudio de posibilidades, convocatoria, desarrollo del proceso y suscribir el contrato, pero no comprenden a cabalidad que una contratacin eficiente no resulta de un proceso legalmente correcto, sino que se compre lo que se necesita a un buen precio a una buena empresa y en unas buenas condiciones comerciales.

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Actividad 1
Luego de visualizar los videos y leer los textos, ingrese con su clave al aula virtual: www.utrivium.com para desarrollar la actividad calificada asignada en esta unidad.

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