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MINISTERIO DE EDUCACION

PROCEDIMIENTOS TECNICOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO

EXPOSITOR: ARACELLY CASTILLO MORA

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TEMARIO

1.- Marco Legal 2.- Aspectos Generales Sobre Toma de Inventarios en Entidades Pblicas 2.- Conformacin de la Comisin de Inventario Fsico de Bienes Patrimoniales, Funciones 3.- Acta de Instalacin de la toma de inventario Fsico de bienes patrimoniales 4.- Plan de trabajo para la toma de inventario y cronograma de actividades 5.- Condiciones previas para la toma de inventario de Bienes Muebles del Estado 6.- Objetivo del inventario 7.- Proceso de inventario 8.- Codificacin de los bienes Catalogo Software SINABIP 9.- Resultados y/o productos de la toma de inventarios fsicos de bienes muebles 10.- Informe final de la Comisin de Inventarios.

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BIENES MUEBLES ESTATALES Marco Normativo


LEY N 29151

Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales


D.S. N 007-2008-VIVIENDA; Reglamento de la Ley N 29151

SBN:

Reglamento para el inventario de bienes muebles (Resolucin N 039-98/SBN) Resolucin Suprema N 197-2001-ED Alta y Baja de bienes muebles (Directiva N 0042008/SBN Donacin de bienes muebles (Directiva N 0092002/SBN) Catalogo de bienes muebles (Resolucin N 158-97/SBN) Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG Resolucin N 126-2007-VIVIENDA Tasacin de Bienes Muebles

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INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES

VERIFICAR

CONSTRASTAR

BIENES

MUEBLES

DETERMINAR EL ESTADO DE CONSERVACION

ADMINISTRAR

De conformidad a la normatividad vigente SBN

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RESPONSABLES SBN

OCI

UGEL

ACTA DE INSTALACION

COMISION DE INVENTARIO INSTITUCIONES EDUCATIVAS

ACTA DE CIERRE

CONTROL PATRIMONIAL
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OBJETIVO DE LA TOMA DE INVENTARIO

1. Con la toma de los inventarios fsicos en las instituciones educativas, se lograr sincerar los Estados Financieros de la UGEL con relacin a los activos fijos y bienes no depreciables. 2. Tener un registro adecuando y confiable de los bienes muebles de propiedad estatal.

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INVENTARIO FISICO DE UNA ENTIDAD PUBLICA

La toma de inventario fsico de bienes patrimoniales en las Instituciones Educativas , consiste en la verificacin fsica y/o constatar la presencia real de los bienes muebles de propiedad estatal a una fecha determinada. El mismo que determinar su estado de conservacin o deterioro del bien.

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Condiciones previas para la toma de inventario FISICO

Designar a la Comisin de Inventario; los mismos que debern tener conocimiento de la normatividad y procedimientos a seguir. : : : : Director (a) 01 Docente 01 Docente del Area Tcnica 01 Personal Administrativo

Presidente Miembro Miembro Miembro

La comisin debe estar reconocida con una resolucin

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Condiciones previas para la toma de inventario FISICO

Designar a la Persona responsable de la verificacin de la documentacin.


Inventario Historico

Documentos Fuentes : Resolucin Acta de Entrega Boleta de Venta Factura Pecosas Otros

LEVANTAR ACTAS POR LAS REUNIONES DE TRABAJO

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Condiciones previas para la toma de inventario FISICO

* Determinar las caractersticas tcnicas que se consignara en la hoja de trabajo

EQUIPO * Marca * Modelo * Serie * Color * Valor * Otros

MOBILIARIO * Modelo * Tipo * Color * Dimensiones * Valor * Otros

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Condiciones previas para la toma de inventario FISICO

Proporcionar Herramientas de Trabajo

WINCHA

TABLERO

CAMARA FOTOGRAFICA

LUPA

CATALOGO

UTILES DE OFICINA

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HERRAMIENTAS DE TRABAJO

V I
Inventario Histrico 2008 Documentos Fuentes de Ingreso del Bien

III Inventario Conciliado Con la UGEL

II

INVENTARIO FISICO Resolucin N 039-98-SBN


D.S. N 007-2008-VIVIENDA

Hoja de Trabajo

IV Catalogo De SBN

III
Normas Legales y/o Directivas

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Condiciones previas para la toma de inventario FISICO

Supervisar la Capacitacin previa a la Comisin de Inventario. Vigilar que se lleve a cabo las mesas de trabajo con la participacin de todos los miembros de la comisin Consultar el plano de la entidad y tener como referencia el inventario historico

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Condiciones previas para la toma de inventario FISICO

Entregar la zonificacin para determinar el nmero de zonas y/o aulas.


Taller 2 A cosmti 103 ca 203 Bibliote ca 202 Saln de innovac in 201 1B 102 1A 101 2 B 104 4A 204 5A 205

Patio

3A 105 3B 106

Almacn 206

Sala de profeso res 109

Secretar ia 108

Direccio n 107

Puerta princip al

S.S.H.H

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Funciones de la Comisin de Inventario


Llevar a cabo el inventario patrimonial de la I.E. al barrer. Elaborar el acta de inicio, informe progresivo de la toma de inventario e informe final, con suscripcin del acta de cierre. Realizar la conciliacin patrimonial con la UGEL y con el inventario histrico de la entidad Mantener el control actualizado de los bines (movimientos internos y externos de los bienes) Supervisar o monitorear los trabajos Asignar los bienes a los responsables de talleres, laboratorio y/o aulas Coordinar acciones permanentes con el Director de la institucin educativa y responsable de patrimonio de la UGEL

COMISION DE INVENTARIO
FUNCIONES DE LA COMISION DE INVENTARIO

Elaborar un Plan de Trabajo Elaborar Cronograma de Actividades Tener un Plano y/o Bosquejo de las Instalaciones de la Institucin

PLAN DE TRABAJO
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES
5 Instalacin de la Comisin Aprobacin de Plan de Trabajo Reconocimiento de Ambientes Acta de Inicio de inventario Toma de Inventario Primer informe a la Direccin Conciliacin de Hojas de Trabajo Analisis de la toma de inventario Elaboracin del informe final Reporte de faltantes y sobrantes Reporte de bienes para dar de baja Acta de Cierre de inventario Elevar inventario a la Direccin de la I.E. Elevar inventario a la UGEL 01 x x x x x x x x 6 7 8 9

DICIEMBRE-2009
10 11 12 13 14 15 16 17 4

ENERO- 2010
5 6 7 8 9 10

x x

X x

X x x x x x x x x x x x x x x x x

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PROCEDIMIENTOS PARA ENTREGAR BIENES A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS POR LA APAFAS

Los bienes adquiridos por la APAFA destinado a la I.E. deben ser transferidos a esta en el plazo Mximo de 30 das bajo responsabilidad

Acta de Entrega Recepcin al Director de la Institucin Educativa

El Director debe incluir el bien dentro del Patrimonio de la Institucin Educativa

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TIPOS DE INVENTARIOS

INVENTARIO DE BIENES MUEBLES 1503 Vehculos Maquinaria y Otros 9106 Control de Bienes en Prstamo, Custodia y No Depreciables

INVENTARIO DE INFRAESTRUCTURA PUBLICA

INVENTARIO DE BIENES INTANGIBLES (SOFTWARE, TITULOS DE VALORES)

INVENTARIO DE BIENES CULTURALES

CLASIFICACION DE CUENTA PATRIMONIAL


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CTA- 1503 ACTIVO FIJO BIENES DEPRECIABLES

a.) Mayor o Igual a un 1/8 U.I.T.

b.) Tener una duracin mayor de 01 ao c.) Estar sujeto a depreciacin d.) Estar al servicio de la Institucin.

Necesariamente tiene que cumplir los cuatro factores para ser activo fijo

CLASIFICACION DE CUENTA PATRIMONIAL


CTA- 9106 CUENTA DE ORDEN BIENES NO DEPRECIABLES

a.) Menor a una 1/8 U.I.T.

b.) Tener una duracin menor de 01 ao c.) No esta sujeto a depreciacin

Su registro debe ser de carcter obligatorio, y controlado en la cuenta de orden. En reporte independiente.

CATALOGO NACIONAL DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO


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RESOLUCION N 158-97-SBN

Que aprueba la :
DIRECTIVA N 01-97-SBN/UG-CIMN

Aplicacin y cumplimiento obligatorio de todas las entidades Pblicas

Registrar sus Inventarios de Bienes Patrimoniales

CATALOGO NACIONAL DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO


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FINALIDAD:

* Contar con un catalogo adecuado y oportuno de Bienes Patrimoniales a fin de estandarizar la informacin en los registros de los bienes en Inventarios de las Entidades Pblicas

* Brindar en forma adecuada y oportuna la informacin apropiada, simplificada y completa con relacin a los Bienes Muebles de una entidad

CATALOGO NACIONAL DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO


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INFORMACION DEL CODIGO

El cdigo de un bien est conformado por un conjunto de 12 digitos :


74 08 7700 0002

GRUPO 74

CLASE 08

DENOMINACION 7700

CORRELATIVO 0002

CATALOGO NACIONAL DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO


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CODIGO DE IDENTIFICACION DEL TIPO DEL BIEN

CODIGO 74 08 7700 0002 CODIGO 74 64 3712 0001 CODIGO 74 08 9950 0001

TIPO DEL BIEN Monitor a Colores TIPO DEL BIEN Escritorio de Mad. TIPO DEL BIEN C.P.U

UNIDAD Unidad. UNIDAD Unidad. UNIDAD Unidad.

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FORMATO DE INVENTARIO
INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009

ENTIDAD : CUENTA

:
DENOMINACION MARCA DEL BIEN MOD. SERIE COLOR UBICA- FECHA DOCU- EST. CION INGRESO MENTO BIEN VALOR EN LIBRO
350.00

CODIGO

1 74 08 7700 0002 Monitor a Colores

SAMSUNG

591S

LV15BS

Negro

Direccin

12.04.05

PCS 120-05

2 74 08 7700 0002 C.P.U. PENTIUM IV

INTEL

MINITOWER

S/S

Negro

Direccin

12.04.05

PCS 120-05

750.00

3 74 08 7700 0002

Teclado

Genius

k639

ZM346970 Negro/gris Direccin

12.04.05

PCS 120-05

95.00

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QUE HACER AL CIERRE DE LA TOMA DE INVENTARIO FISICO

Al concluir con el trabajo de los inventarios fsicos al cierre de un ejercicio fiscal, se debe sincerar los inventarios para tal efecto se realizar la etapa de saneamiento. Cabe indicar que las instituciones educativas presentarn los reportes respectivos a la UGEL, los mismos que sern integrados y/o registrados en la Cta. 1503 y la Cta. de Orden 9106 respectivamente y que por ende sern el sustento de los estados financieros, de la UGEL

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QUE REPORTES ARROJAN LOS INVENTARIOS AL CIERRE DE UN EJERCICIO

Todo los inventarios en las entidades pblicas concluye con la presentacin de :

a.- Inventario fsico conciliado (son aquellos que cuentan con toda la documentacin, el mismo que debe reflejar en los registros contables y patrimoniales de la UGEL) b.- Inventario fsico faltantes (son aquellos que se encuentran registrados en los inventarios de aos anteriores y que al momento de constatar no se ubica) c.- Inventario fsico sobrantes ( son aquellos bienes muebles que estn al servicio de la institucin, pero se desconoce su procedencia, no cuentan con documentacin), que permita su ingreso al patrimonio de la entidad

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ARACELLY CASTILLO MORA CORREO : aracecast@hotmail.com Celular : 945396002