Cuestionario Gu A Evaluaci N

Cuestionarios para la Evaluacin del Proceso de Control Interno
F - 6209
M AN U AL D E C O N T R O L G U B E R N AM E N T AL
G/CE-18
Cd. de la Norma
CUESTIONARIOS PARA EVALUAR EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

INTEGRIDAD Y VALORES TICOS Entidad: Alcance: Supervisado por:
ASPECTOS CONDICIONANTES
1. Muestra la Direccin inters por la integridad y los valores ticos de los funcionarios pblicos? Existe un Cdigo de tica aprobado por la Entidad? El Cdigo de tica ha sido difundido mediante talleres o reuniones para explicar su contenido? 2. Se ha comunicado eficazmente el compromiso de la Direccin hacia la integridad y el comportamiento tico a toda la entidad, tanto en palabras como en hechos? La Direccin predica con el ejemplo e indica claramente lo que est bien y lo que est mal en cuanto al comportamiento organizacional? La Direccin propicia una cultura organizacional con nfasis en la integridad y el comportamiento tico? Se conocen hechos de abuso de autoridad por parte de los ejecutivos que afecten la dignidad de los funcionarios? 3. Los funcionarios responden adecuadamente a la integridad y valores ticos propiciados por la entidad? Existe una cultura de rendicin de cuentas con caractersticas de integridad, confiabilidad y oportunidad? Los funcionarios prestan colaboracin para cumplir las exigencias excepcionales de la entidad relacionadas con el servicio a los usuarios? Existe conocimiento de actos fraudulentos o contrarios a la tica que involucren a los funcionarios que ejecutan las operaciones? 4. Existen procedimientos para inducir a todos los funcionarios sobre el comportamiento tico pretendido, independientemente de su jerarqua? La Direccin ha propiciado la creacin de un Comit de tica para vigilar, difundir y tratar las cuestiones relacionados con la tica Funcionaria? La entidad ha exigido la aceptacin formal del Cdigo de tica por parte de todos los funcionarios sin distincin de jerarquas? La entidad realiza induccin sobre los nuevos funcionarios en cuestiones ticas? 5. La Direccin ha eliminado o reducido los incentivos que pueden propiciar que el personal se involucre en actos fraudulentos, ilegales o no ticos? Existe presin para cumplir con objetivos de gestin poco realistas?
DISEO
SI Ref Hecho NO N/A PT por:
CUMPLIMIENTO
Califi- Ref Hecho cacin PT por:
Cuestionario para evaluar el componente Ambiente de Control
INTEGRIDAD Y VALORES TICOS Entidad: Alcance: Supervisado por:
6. Otorga la Direccin reconocimientos para fomentar un tono tico apropiado? Existen mecanismos divulgados en entidad para la proteccin del denunciante sobre el conocimiento de posibles violaciones de otros funcionarios independientemente de la jerarqua involucrada? 7. Toma la Direccin acciones disciplinarias apropiadas en respuesta a las desviaciones de polticas y procedimientos aprobados o violaciones del Cdigo de tica de la entidad? Los funcionarios entienden que si se les sorprende violando las normas de tica sufrirn las consecuencias? Se investigan y documentan las posibles violaciones a la tica Funcionaria? Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones ticas? Existe reiteracin de comportamientos contrarios a la tica Funcionaria? Existen quejas de los usuarios por actitudes soberbias de los funcionarios vinculados con los servicios que presta la entidad?
DISEO
SI NO N/A Ref Hecho PT por:
CUMPLIMIENTO
Califi- Ref Hecho racin PT por:
Valores obtenidos
ptimo para el factor Calificacin proporcional obtenida 35
ADMINISTRACIN ESTRATGICA Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. La entidad desarrolla una administracin estratgica para el cumplimiento de su misin? Existen estrategias consistentes con la misin de la entidad? Los objetivos de gestin son consistentes con las estrategias vigentes? 2. Las estrategias han sido elaboradas considerando el marco normativo vigente? Las estrategias son consistentes con los planes generales de desarrollo aplicables? Las estrategias han sido elaboradas sobre la base de las normas bsicas del Sistema Nacional de Planificacin y el Sistema Nacional de Inversin Pblica? 3. Se han elaborado programas operativos sobre la base de los objetivos de gestin de la entidad? El POA de la entidad surge de una compatibilizacin de los POA de las reas administrativas y operativas? Los objetivos de gestin de las unidades funcionales son consistentes con los objetivos de gestin de la entidad? El presupuesto de la entidad constituye la expresin econmica-financiera de las operaciones programadas? 4. Se efecta el seguimiento de las estrategias como una herramienta para evaluar la gestin de la entidad? Existe informacin peridica, oportuna y confiable sobre el cumplimiento de metas y objetivos por rea y unidad funcional para el seguimiento de las estrategias? Existe informacin sobre cambios en el entorno que puedan afectar el cumplimiento de las estrategias? Existen ajustes de las estrategias en funcin a los cambios significativos del entorno? 5. Existen indicadores y medidores sobre el cumplimiento de objetivos de gestin? Existen responsables determinados especficamente para el seguimiento peridico de las metas y objetivos de las distintas reas y unidades funcionales para el ajuste de los programas correspondientes? Se han definido metas para poder medir el rendimiento de las unidades funcionales? Existe retroalimentacin para el ajuste oportuno de los programas sobre la base del nivel de desempeo alcanzado?
DISEO
CUMPLIMIENTO
ADMINISTRACIN ESTRATGICA Entidad: Alcance: Supervisado por:
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
SISTEMA ORGANIZATIVO Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. La estructura organizacional es adecuada para el tamao y las actividades de sus operaciones? La entidad revisa y modifica la estructura organizacional de acuerdo con los cambios significativos en los objetivos comprometidos o la experiencia de rendimientos insatisfactorios evidenciados en gestiones anteriores? Existe una adecuada dimensin de las reas y unidades administrativas en comparacin con las operativas que se necesitan para el cumplimiento de los objetivos de gestin? La entidad ha identificado sus reas estratgicas y las ha fortalecido para mejorar la calidad de los servicios vinculados con las mismas? 2. Existen polticas y procedimientos apropiados para la autorizacin y aprobacin por parte del nivel jerrquico adecuado sobre las operaciones y actividades que desarrolla la entidad? Existen mecanismos formales para la revisin y actualizacin de los procedimientos en funcin a los riesgos existentes? Existe una unidad para la revisin de la formulacin y modificacin de los procedimientos en cuanto a su adecuacin y normalizacin antes de la aprobacin por la mxima autoridad ejecutiva de la entidad? 3. Existe una adecuada supervisin y monitoreo de las operaciones de las unidades o entidades desconcentradas de la entidad? La entidad exige rendiciones de cuenta y ejerce controles peridicos sobre las actividades de las desconcentraciones organizativas? 4. La entidad tiene diseados procesos y procedimientos orientados al cumplimiento de los objetivos de gestin? Existen procedimientos administrativos y stos estn incluidos en los reglamentos especficos? Existen procedimientos operativos y stos estn incluidos en el manual de procesos? 5. Los funcionarios tienen conocimiento de los reglamentos especficos y el manual de procesos? Existen reglamentos especficos para todos los sistemas de administracin? Los reglamentos especficos son consistentes con las normas bsicas vigentes? Existen evidencias de la aprobacin de dichos reglamentos por la mxima autoridad ejecutiva? Existen evidencias de la compatibilizacin de los reglamentos especficos con el rgano rector?
DISEO
CUMPLIMIENTO
SISTEMA ORGANIZATIVO Entidad: Alcance: Supervisado por:
6. Se han identificado los procesos, procedimientos y actividades que no generan valor agregado o son innecesarios en la entidad? La entidad ha realizado recientemente una revisin, anlisis y adecuacin o reingeniera de sus procesos a efectos de lograr una mayor eficiencia operativa eliminando procedimientos innecesarios y burocrticos? 7. La entidad ha elaborado el manual de organizacin y funciones? Este documento representa la estructura organizacional vigente? Se han definido canales de comunicacin bidireccionales y entre unidades funcionales relacionadas? Se han determinado formalmente los medios de comunicacin aplicables segn las circunstancias? 8. La entidad ha elaborado su manual de puestos y el reglamento interno? El contenido del manual de puestos es consistente con lo establecido en las normas bsicas vigentes del sistema de administracin de personal? El reglamento interno es consistente con lo establecido en el Estatuto del Funcionario Pblico? Se ha presentado el reglamento interno para su compatibilizacin ante el rgano rector?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES Y NIVELES DE AUTORIDAD Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. La entidad ha elaborado la programacin operativa anual individual (POAI)? Se han elaborado POAI escritas para todos los funcionarios de carrera? La POAI de cada funcionario ha sido aprobada y remitida a la Superintendencia de Servicio Civil con fines de registro? 2. Las POAI estn adecuadamente elaboradas? La POAI describe adecuadamente las funciones especficas y continuas de cada puesto? La POAI determina la denominacin del puesto, la dependencia, la supervisin ejercida, la categora y la ubicacin dentro de la estructura organizacional? Se ajustan las POAI al inicio de cada gestin? Se revisan las POAI cuando se modifica el POA de la gestin a efectos de sus posibles adecuaciones? El conjunto de POAI es consistente con las actividades y objetivos del POA de la entidad? 3. La entidad ha asignado la responsabilidad para la toma de decisiones sobre la base de los niveles de autoridad? Los funcionarios que toman decisiones administrativas y operativas significativas tienen el nivel de autoridad correspondiente? 4. La entidad evala el desempeo de funcionarios? La evaluacin de desempeo provee informacin para mejorar el desempeo y tomar medidas correctivas? 5. La entidad ha elaborado programas de capacitacin para los funcionarios de carrera? Los programas de capacitacin estn fundamentados especficamente en las necesidades detectadas principalmente por los resultados de la evaluacin del desempeo? 6. La entidad cuenta con el personal adecuado en cantidad y experiencia para el cumplimiento de sus objetivos? La POAI especifica los requisitos personales y profesionales que el puesto exige para el funcionario que lo desempee? Existe personal suficiente para el desarrollo de las funciones de cada una de las unidades organizacionales?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
FILOSOFA DE LA DIRECCIN Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. Es apropiado el estilo gerencial desarrollado por la Direccin? Existen evidencias de un estilo participativo desarrollado por la mxima autoridad ejecutiva (MAE)? Existen evidencias del desarrollo de un estilo participativo por parte de los responsables jerrquicos ms importantes? La MAE instruye la creacin de Comits para el tratamiento de problemas de gestin institucional? Los Comits permiten tomar decisiones oportunas y consensuadas? 2. La Direccin procura el mantenimiento de un clima organizacional adecuado? La Direccin fomenta la realizacin de actividades para la integracin de las diversas reas y unidades organizacionales? La Direccin verifica que las promociones verticales consideren los mritos de los funcionarios en el marco de un proceso transparente? 3. La Direccin ejerce controles gerenciales? Existen evidencias que la Direccin desarrolla controles sobre la ejecucin presupuestaria haciendo comparaciones con el cumplimiento de metas y objetivos? La Direccin exige informacin por excepcin para efectuar controles y tomar las acciones correctivas que resulten pertinentes? 4. La Direccin atiende adecuadamente las deficiencias de control interno? Se exige el cumplimiento de objetivos tanto como la observancia de los controles internos relacionados con los mismos? La Direccin toma acciones oportunas procurando corregir las deficiencias del control interno? La Direccin exige el respeto de los controles internos establecidos y mantiene una actitud de no tolerancia sobre incumplimientos significativos? 5. La Direccin establece objetivos realizables de acuerdo con los medios disponibles? Se establecen expectativas de desempeo reales para el personal operativo? La gestin de la Direccin est orientada hacia el cumplimiento de los objetivos bajo criterios de eficacia y eficiencia en el marco legal que rige las actividades de la entidad?
DISEO
CUMPLIMIENTO
FILOSOFA DE LA DIRECCIN Entidad: Alcance: Supervisado por:
6. La Direccin desarrolla su estilo de gestin considerando los riesgos internos y externos? Existe exigencia de la Direccin para que se identifiquen y evalen los riesgos que puedan perjudicar el logro de objetivos? La Direccin es consciente de los riesgos presentes y potenciales que pueden afectar la eficacia y la eficiencia de su gestin? 7. La Direccin considera que la informacin financiera es importante para la rendicin de cuentas? Existen evidencias de la preocupacin de la Direccin por la confiabilidad y la oportunidad de la informacin financiera? Se exige el cumplimiento de plazos para la presentacin de la informacin financiera por parte de la Unidad Contable? Se exige el cumplimiento de plazos para la presentacin del informe de la Unidad de Auditora Interna (UAI) sobre la confiabilidad de los registros y estados financieros? 8. La Direccin ha definido polticas administrativas y operativas? Existen polticas formales que constituyan guas de pensamiento para el desarrollo de las operaciones? 9. La Direccin respeta la independencia de la UAI en cuanto a la programacin, ejecucin y comunicacin del resultado de sus actividades? La UAI depende jerrquicamente de la mxima autoridad ejecutiva? La UAI dispone de los recursos suficientes para cumplir sus actividades programadas y no programadas? La Direccin ha difundido la Declaracin de Propsito, Autoridad y Responsabilidad de la UAI a todas las unidades operativas de la entidad de acuerdo con las normas vigentes?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
COMPETENCIA DEL PERSONAL Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. El personal tiene la capacidad y el entrenamiento necesario para el nivel de responsabilidad asignado considerando la naturaleza y la complejidad de las operaciones que debe desarrollar? La entidad ha establecido los requisitos de competencia requeridos para los puestos clave o trabajos especficos que necesitan un alto nivel de desempeo profesional? Las POAI determinan los requisitos personales y profesionales de cada puesto? 2. Se analizan los conocimientos y las habilidades requeridos para realizar los trabajos adecuadamente? Existen procedimientos para evaluar especficamente la competencia profesional al momento de la incorporacin del funcionario a la entidad? La entidad constituye Comits de Seleccin para evaluar objetivamente el nivel de competencia de los postulantes a los puestos vacantes? Existe evidencia que demuestre que los funcionarios poseen los conocimientos y habilidades requeridos? 3. Poseen la Direccin de la entidad y los ejecutivos que ocupan los cargos de mayor responsabilidad una amplia experiencia funcional? La mxima autoridad ejecutiva y sus asesores directos tienen formacin profesional y experiencia acorde con las operaciones principales que desarrolla la entidad? Existe una adecuada experiencia funcional en el responsable de la Unidad de Recursos Humanos?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
10
POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. Existe un reglamento especfico de Administracin de Personal con procedimientos para cada una de las etapas relacionadas con la dotacin, la evaluacin del desempeo, la capacitacin, la movilidad de los recursos humanos; como tambin, del registro de la informacin correspondiente? Este reglamento est aprobado por la mxima autoridad ejecutiva de la entidad? El reglamento est compatibilizado por el rgano rector considerando las normas bsicas vigentes? 2. Existen procedimientos para la investigacin de datos sobre los postulantes a los cargos vacantes, particularmente para el personal relacionado con acceso a activos susceptibles de sustraccin? Se someten a un examen especialmente minucioso los historiales o currculum vitae que presentan cambios frecuentes de trabajo o perodos amplios de inactividad? Se investiga si los candidatos han tenido procesos o si tienen procesos pendientes relacionados con responsabilidades por la funcin pblica? 3. Existen polticas claras para la administracin de personal? Estn formalmente establecidas dichas polticas en el reglamento especfico de administracin de personal o en el manual de organizacin y funciones? Se actualizan las polticas de acuerdo con las circunstancias? Se comunican las polticas para su conocimiento por todos los funcionarios y particularmente por las unidades desconcentradas o ubicadas en otros departamentos? 4. Existen polticas adecuadas que permiten transparencia en las promociones? Estn suficientemente explcitos los criterios para las promociones verticales en la entidad? Se considera especficamente para las promociones que los candidatos no hayan tenido cuestionamientos o problemas vinculados con la tica Funcionaria? 5. Las polticas en materia de recursos humanos son consistentes con el Estatuto del Funcionario Pblico y las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Personal? Existe una aplicacin inequvoca, objetiva y oportuna de estas polticas? Se ha determinado formalmente quien o quienes deben aplicar las distintas polticas para el manejo del personal?
DISEO
CUMPLIMIENTO
11
POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL Entidad: Alcance: Supervisado por:
6. La entidad procura la estabilidad de los funcionarios que demuestren desempeos adecuados? Existe inters manifiesto y sincero de la entidad en mantener y capacitar a los funcionarios con buenos desempeos y comportamientos ticos?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
12
ROL DE LA AUDITORIA INTERNA Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. La Unidad de Auditora Interna (UAI) desarrolla sus trabajos con imparcialidad? Los auditores internos han firmado la Declaracin de Independencia para la presente gestin? Las auditoras cubren las reas ms significativas de la entidad; como tambin, aquellas que presenten un mayor nivel de riesgos? Los hallazgos informados son analizados bajo la perspectiva de la responsabilidad por la funcin pblica a efectos de determinar los indicios correspondientes? 2. Tiene la UAI personal adecuado para una cobertura amplia de las distintas reas y operaciones que desarrolla la entidad? El responsable de la UAI tiene el nivel de experiencia e idoneidad necesarias para el desempeo adecuado de su cargo? El resto de los recursos humanos de la UAI tienen la competencia necesaria para cubrir la diversidad y complejidad de las operaciones desarrolladas por la entidad? 3. Tiene la UAI una imagen positiva en la entidad? Las unidades funcionales proporcionan oportunamente la informacin requerida? La mxima autoridad ejecutiva de la entidad implanta las recomendaciones aceptadas en los tiempos comprometidos? 4. La UAI tiene acceso irrestricto y en cualquier momento a toda la informacin relacionada necesaria para las auditoras y los seguimientos que debe realizar? La UAI accede a todas las reas, archivos e informacin no confidencial sin restricciones? 5. La UAI programa y ejecuta su POA con total independencia? La UAI coordina con la mxima autoridad ejecutiva de la entidad sin requerir la aprobacin de su POA? La UAI cumple con las auditoras programadas?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
13
ATMSFERA DE CONFIANZA Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. La entidad propicia una comunicacin sin barreras que impidan el acercamiento entre los distintos niveles organizativos? Existe una poltica de puertas abiertas? Existen mecanismos para que los niveles inferiores puedan presentar propuestas o sugerencias? Los funcionarios perciben que las propuestas o sugerencias son analizadas en los niveles correspondientes? La Direccin promueve e incentiva la proposicin de mejoras, y efecta reconocimientos a los funcionarios que las han sugerido? 2. La entidad ha implantado canales de comunicacin que faciliten la retroalimentacin? Los emisores conocen si los mensajes han sido correctamente entendidos por los receptores antes de la ejecucin de las instrucciones correspondientes? 3. La entidad considera los esfuerzos que realizan los funcionarios en trminos de eficacia y eficiencia? Se aplican los reconocimientos psicosociales y/o econmicos que se merecen los funcionarios? 4. Los funcionarios consideran que la entidad recompensar adecuadamente sus esfuerzos? Existen adecuados niveles de colaboracin por parte de los funcionarios para que la entidad alcance y mejore su eficiencia operativa? La Direccin cumple con las promesas relacionadas con el mejoramiento de las condiciones de trabajo? 5. La Direccin de la entidad no permite privilegios ni ejerce actitudes permisivas en favor de algunos dependientes? Existen actitudes de la Direccin que son percibidas como injustas por los niveles inferiores? Existen privilegios, prejuicios o desigualdades en el trato por parte de la Direccin que perjudican al clima organizacional creando desmotivacin y prdida de confianza en los funcionarios?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
14
AMBIENTE DE CONTROL
Entidad: Alcance: Supervisado por: CALIFICACIONES
FACTORES
Directa
Optimas Influencia Proporcional Directa
Obtenidas Influencia Proporcional
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Integridad y valores ticos Administracin estratgica Sistema organizativo Asignacin de responsabilidades Filosofa de la direccin Competencia del personal Polticas de adm de personal Rol de la auditora interna Atmsfera de confianza
35 25 40 30 45 15 30 25 25
0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111
4 3 4 3 5 2 3 3 3
0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111
Valores obtenidos por cada factor

ptimo para el componente Calificacin proporcional obtenida 30
15
APLICACIN DEL F-6209
Objetivo del Formulario: Evaluar la eficacia del componente Ambiente de Control Alcance: Se aplica para la auditora del proceso del control interno y otras auditoras para determinar el enfoque de las mismas. Instrucciones para el llenado del Formulario: Ver punto 7.1.3 de esta gua. Emisin: Organizaciones de auditora. Frecuencia: De acuerdo con las necesidades de las auditoras. Distribucin: Los formularios forman parte de los legajos de papeles de trabajo. Denominacin Oficial: Cuestionarios para evaluar el componente Ambiente de Control. Cdigo Oficial: F-6209 Cdigo de la Norma: CE/18 Numeracin de Control: Segn corresponda. Tamao: Carta. Color: Blanco.
17
F - 6210
G/CE-18
Cd. de la Norma
CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL COMPONENTE EVALUACIN DE RIESGOS

Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. Promueve la Direccin una cultura de riesgos? Se ha difundido en todos los niveles organizacionales el concepto de riesgo, sus distintas calificaciones y consecuencias para la entidad? La Direccin propicia la identificacin peridica de riesgos con la participacin de los dueos del proceso? 2. La Direccin ha establecido quienes sern los funcionarios que participarn en la identificacin de riesgos externos e internos? Se han determinado los responsables de la identificacin y el anlisis de los riesgos? Se ha definido la oportunidad en que se deben identificar los riesgos? 3. Existen los insumos para el proceso de identificacin de riesgos? Se han desagregado los objetivos de gestin institucionales en los correspondientes a cada unidad funcional? Se han determinado las interacciones de la entidad con el entorno? Se han determinado los recursos que deben ser manejados adecuadamente a efectos de no generar cambios que afecten la ejecucin de las operaciones? Se han determinado los factores crticos del xito internos y externos cuyos cambios negativos pueden perjudicar el logro de objetivos? 4. La entidad ha implantado tcnicas para la identificacin de riesgos presentes? Se han establecido procedimientos para aplicar autoevaluaciones directas e indirectas y anlisis del diseo? Se han establecido procedimientos para considerar el resultado de los relevamientos efectuados por otras auditoras o el producto de la supervisin ejercida? 5. La entidad ha implantado tcnicas para la identificacin de riesgos potenciales externos e internos? Se han establecido procedimientos para desarrollar simulaciones sobre bases estadsticas? Se han establecido procedimientos para implantar sistemas de alertas tempranos que permitan detectar cambios generadores de riesgos en el entorno externo e interno?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Cuestionario para evaluar el componente Evaluacin de Riesgos
EVALUACIN DE RIESGOS Entidad: Alcance: Supervisado por:
6. La entidad ha desarrollado sistemas de informacin para la identificacin de riesgos potenciales? Se han determinado las caractersticas de la periodicidad de la informacin y las fuentes ms confiables para su obtencin? Se han determinado los responsables de monitorear esta informacin? 7. La entidad ha establecido criterios para analizar los riesgos identificados? Existen criterios formales para definir la importancia relativa de los riesgos? Existen criterios formales para definir la frecuencia de ocurrencia de los riesgos? 8. La Direccin ha establecido las caractersticas de los Mapas de Riesgos? Se ha determinado el funcionario que deber aprobar el Mapa de Riesgos previa revisin de la documentacin de respaldo sobre la identificacin y el anlisis que se llevaron a cabo? Se priorizan los riesgos considerando su nivel en funcin del producto entre la importancia relativa y la frecuencia de ocurrencia? Se establecen las posibles consecuencias de los riesgos residuales identificados? Se establecen las posibles acciones que sern consideradas en la administracin de riesgos?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
Objetivo del Formulario: Evaluar la eficacia del componente Evaluacin de Riesgos Alcance: Se aplica para la auditora del proceso del control interno y otras auditoras para determinar el enfoque de las mismas. Instrucciones para el llenado del Formulario: Ver punto 7.1.3 de esta gua. Emisin: Organizaciones de auditora. Frecuencia: De acuerdo con las necesidades de las auditoras. Distribucin: Los formularios forman parte de los legajos de papeles de trabajo. Denominacin Oficial: Cuestionarios para evaluar el componente Evaluacin de Riesgos. Cdigo Oficial: F-6210 Cdigo de la Norma: CE/18 Numeracin de Control: Segn corresponda. Tamao: Carta. Color: Blanco.
F - 6211
G/CE-18
Cd. de la Norma
CUESTIONARIOS PARA EVALUAR EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

EFICACIA Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. La entidad ha diseado procedimientos adecuados para el cumplimiento de sus objetivos? Existen procedimientos administrativos u operativos inefectivos cuyos productos no afectan o no influyen en los objetivos que debe cumplir la entidad? Existen tareas improductivas que si no se realizaran no afectaran el cumplimiento de objetivos de la entidad? Existen tareas duplicadas o tareas con objetivos similares realizadas por distintos niveles jerrquicos? 2. La entidad ha establecido actividades de control para asegurar que estructura de la entidad no incluya unidades funcionales innecesarias para el cumplimiento de objetivos? Se han realizado anlisis que permitan determinar la existencia de unidades improductivas o cuyos productos o servicios no son necesarios o se podra prescindir de ellos? Existen esfuerzos duplicados entre unidades funcionales? 3. La entidad ha diseado una coordinacin suficiente entre las distintas reas y unidades funcionales? Existen ineficiencias por impedimentos o trabas generadas por la falta de coordinacin adecuada entre las unidades funcionales relacionadas? 4. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar que las reas y unidades funcionales cuenten con recursos suficientes para un desempeo acorde con los objetivos a cumplir? Existen anlisis estructurales y mediciones sobre el desempeo de las unidades que permitan identificar excesos o defectos en la cantidad de personal operativo y administrativo? 5. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar que se evale la eficacia y eficiencia operativa? Existen medidores e indicadores para la deteccin de desvos en la eficacia y en la eficiencia operativa? Existen responsables designados para la generacin de la informacin que permita evaluar los niveles obtenidos de eficacia y eficiencia de las operaciones? Se ha definido la periodicidad de las evaluaciones de eficacia y eficiencia?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Cuestionario para evaluar el componente Actividades de Control
La Direccin de la entidad conoce oportunamente los desvos y los niveles de eficacia y eficiencia de las operaciones ms significativas que contribuyen al cumplimiento de los objetivos? 6. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar la exactitud en el desarrollo de los procesos? Existen actividades de control suficientes para verificar el cumplimiento de especificaciones de los productos finales e intermedios? Se informan los desvos en las especificaciones para que se generen las acciones correctivas correspondientes? 7. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar la integridad en el desarrollo de los procesos? Existen actividades de control suficientes para verificar el cumplimiento de todas las etapas o tareas necesarias para las operaciones? Se informan los desvos en las especificaciones para que se generen las acciones correctivas correspondientes? 8. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar niveles de inventarios adecuados? Existen insumos o productos almacenados que por su naturaleza implican compras innecesarias de acuerdo con los objetivos operativos que ha definido la entidad? Existen cantidades significativas en almacenes que exceden la rotacin normal que la entidad puede presentar en una gestin generando problemas de ubicacin fsica, conservacin y/o aplicacin excesiva de recursos? 9. Los procedimientos incluyen actividades de control para identificar activos fijos que no estn en condiciones de utilizacin y que pueden perjudicar el desarrollo normal de las operaciones? Existen activos fijos crticos daados por la falta de un mantenimiento preventivo adecuado? 10. Los procedimientos incluyen actividades de control sobre las adquisiciones para asegurar que se adquieran y se contraten los bienes y servicios necesarios? Existen planes de adquisiciones y contrataciones consistentes con los consumos y los servicios que se necesitan para cumplir con los objetivos de gestin? Existe definicin de stocks mnimos y puntos de pedido para iniciar el proceso de compras oportunamente? Existen prcticas inapropiadas o que se pueden considerar como despilfarros?
DISEO
CUMPLIMIENTO
11. La entidad ha diseado actividades de control suficientes para la proteccin fsica de los activos consumibles y activos fijos? Existe acceso restringido a los Almacenes para que ingrese exclusivamente el personal autorizado? Existen instalaciones con proteccin adecuada contra siniestros? Los activos consumibles y los activos fijos tienen asignados los responsables de su custodia? Los bienes consumibles ingresan y salen de almacenes con documentacin que autorice el movimiento de inventarios por los funcionarios de nivel adecuado previamente establecidos? Existe un plan de mantenimiento preventivo sobre los activos fijos? 12. La entidad ha diseado actividades de control para la proteccin fsica de los activos financieros de la entidad? Los activos financieros tienen asignados los responsables de su custodia? Los activos financieros se custodian en cajas de seguridad con acceso restringido en instalaciones protegidas contra prdidas, robos, hurtos u otros siniestros? Se depositan diariamente las recaudaciones y existe constancia de ello en documentos? 13. Los procedimientos incluyen actividades de control independientes sobre las existencias fsicas? Existen actividades de control suficientes a desarrollar por unidades independientes? Se toman inventarios y arqueos fsicos peridicos y sorpresivos? Se compara con registros y se determinan las diferencias existentes? Se informa convenientemente para que se tomen las acciones correctivas correspondientes? Los responsables superiores conocen las diferencias detectadas en los inventarios y arqueos? 14. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar la oportunidad de los servicios que se prestan a los usuarios? Existen actividades de control suficientes para la verificacin del cumplimiento de los cronogramas y tiempos de produccin? Se informan los desvos en los tiempos incurridos para que se generen las acciones correctivas correspondientes? 15. La entidad ha diseado procedimientos para autorizar y aprobar las operaciones?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Existe la designacin de funcionarios con el nivel jerrquico adecuado para autorizar el inicio de las operaciones? La autorizacin implica la verificacin y conformidad con los antecedentes y condiciones previas que deben estar presentes en la documentacin? Existe la designacin de funcionarios con el nivel jerrquico adecuado para aprobar el producto o servicio generado por las operaciones? La aprobacin implica la verificacin y conformidad con las especificaciones cumplidas? 16. Los procedimientos incluyen actividades de control suficientes para asegurar la proteccin fsica de la informacin de la entidad? La documentacin del movimiento de bienes est en lugares fsicos protegidos y con acceso restringido? La entidad ha designado al funcionario responsable de la custodia de comprobantes y documentacin de sustento considerando la posible incompatibilidad de funciones? Existen responsables de la custodia de los documentos que constituyen informacin crtica de la entidad? Existen procedimientos para asegurar la confidencialidad de la informacin que pueda perjudicar la eficiencia o eficacia de las operaciones? 17. Los procedimientos incluyen actividades de supervisin durante el desarrollo de las operaciones? Existe la designacin de funcionarios para ejercer tareas de supervisin? Se ha establecido la oportunidad y las caractersticas a verificar en la supervisin? Se informa el resultado de la supervisin para que se tomen las acciones correctivas correspondientes? Los niveles superiores conocen las deficiencias detectadas en la supervisin?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
ptimo para el subcomponente Calificacin proporcional obtenida 85
CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN FINANCIERA Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. La entidad ha implantado un sistema de contabilidad integrado de acuerdo con lo establecido en la Ley 1178 y en las normas bsicas de contabilidad gubernamental integrada vigentes? El sistema de contabilidad utilizado integra informacin financiera, patrimonial y presupuestaria en un sistema nico, comn, oportuno y confiable? La unidad de contabilidad realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros bsicos? La unidad de contabilidad realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros bsicos y los complementarios? La unidad de contabilidad realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros y los registros? 2. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar que el presupuesto aprobado correspondiente a la gestin sea correctamente incorporado al sistema contable? La unidad de contabilidad verifica la consistencia del presupuesto aprobado para la entidad con los estados de ejecucin presupuestaria elaborados? 3. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar que la unidad de contabilidad aplica adecuadamente los principios de contabilidad gubernamental integrada? Existen procedimientos para realizar y verificar que el ajuste por inflacin, las estimaciones o previsiones y las depreciaciones se hayan realizado de conformidad con las normas vigentes? La unidad contable verifica la imputacin adecuada de los activos y pasivos entre corrientes y no corrientes? La unidad contable verifica que se haya elaborado y emitido el conjunto de los estados financieros que corresponde a la naturaleza de la entidad de acuerdo con las normas vigentes emitidas por el rgano rector? 4. Los procedimientos presentan una adecuada separacin de funciones incompatibles? Existe control por oposicin entre los funcionarios que registran y los que autorizan las operaciones? Existe control por oposicin entre los funcionarios que custodian la informacin procesada y los que la registran? Existe control por oposicin entre los funcionarios que registran y el que autoriza dicho registro?
DISEO
CUMPLIMIENTO
5. Los procedimientos determinan actividades de control para asegurar que las existencias de los bienes patrimoniales se valen adecuadamente? La unidad de contabilidad verifica que las existencias estn valuadas al cierre de gestin de acuerdo a valores de compra actualizados segn el criterio de valuacin adoptado? La unidad de contabilidad verifica que la valuacin de existencias no supere el valor recuperable? 6. Los procedimientos determinan actividades de control que aseguren la integridad de los registros? Se asegura la integridad del procesamiento de informacin mediante la verificacin de la correlacin numrica de los comprobantes? Se efectan cruces de informacin de fuentes distintas para confirmar la integridad y exactitud de los datos procesados? Se realizan pruebas de corte de documentacin para comprobar que los registros incluyen todas las operaciones aplicables a un perodo determinado? Se revisan los archivos de informacin pendiente de procesamiento para detectar problemas de integridad de los registros correspondientes a un perodo determinado? 7. Los procedimientos determinan actividades de control para asegurar el registro adecuado de las existencias de los bienes patrimoniales? La unidad de contabilidad realiza, al menos al cierre de cada gestin, la toma de inventarios de activos realizables y activos fijos? La unidad de contabilidad identifica activos deteriorados, en desuso o inutilizables y solicita la baja de los registros que debe estar convenientemente autorizada? La unidad de contabilidad realiza peridica y sorpresivamente arqueos de fondos, como tambin, al cierre de cada gestin? La unidad de contabilidad realiza al cierre de cada gestin arqueos de las acciones telefnicas? La unidad de auditora interna participa como observador en los arqueos y en la toma de inventarios para confirmar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para tales efectos? La unidad de contabilidad analiza e investiga las causas de las diferencias entre las existencias fsicas y los registros a efectos de generar las acciones correctivas correspondientes? 8. Los procedimientos determinan actividades de control que aseguren la exactitud de los registros?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Se asegura la exactitud del procesamiento con tcnicas de totales de lotes sobre los montos de los comprobantes y documentos registrados o tildes de registros considerando la documentacin procesada? Se realizan pruebas de validacin sobre el proceso informtico en cuanto a los controles de exactitud e integridad de las aplicaciones? 9. Los procedimientos aseguran que todo movimiento de bienes se incluya en los comprobantes correspondientes? Existan actividades de control que impidan ingresar y retirar bienes de almacenes y depsitos sin la emisin del comprobante correspondiente con la debida autorizacin? 10. Los procedimientos determinan actividades de control sobre las entradas o insumos del procesamiento? Existe autorizacin previa del registro de las operaciones? Los procedimientos determinan quines son los funcionarios que deben autorizar el registro de las operaciones? La autorizacin implica la verificacin de la existencia de documentacin de sustento? Se verifica que las operaciones a registrar hayan sido aprobadas segn procedimientos vigentes? 11. Los procedimientos determinan actividades de control para la proteccin fsica de los comprobantes y la documentacin de respaldo? Se han determinado los responsables de la custodia de comprobantes y documentacin de sustento? Los comprobantes y la documentacin estn archivados correlativa y cronolgicamente? Los archivos estn ubicados en instalaciones con acceso restringido protegidas contra posibles siniestros? 12. Los procedimientos determinan actividades de control para la proteccin fsica de los registros? Se han determinado los responsables de la custodia de los registros? Los registros estn ubicados en instalaciones con acceso restringido protegidas contra posibles siniestros? Los archivos informticos tienen acceso restringido exclusivamente a los funcionarios correspondientes segn las claves asignadas? Existe proteccin adecuada de las copias de resguardo de los registros informticos?
DISEO
CUMPLIMIENTO
13. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar que los saldos con terceros se hayan registrado adecuadamente? La unidad de contabilidad emite pedidos de confirmacin de saldos, entre otros, a los siguientes externos: Entidades bancarias? Empresas de telecomunicaciones? Deudores? Acreedores? Los procedimientos determinan quines deben conciliar los saldos y qu saldos estn sujetos a conciliacin? Los procedimientos establecen plazos y periodicidad de las conciliaciones de saldos? La unidad de contabilidad realiza las conciliaciones en los plazos establecidos? La unidad de contabilidad analiza e investiga las causas de las diferencias a efectos de generar las acciones correctivas correspondientes? 14. Los procedimientos establecen actividades de control que aseguren el registro oportuno de las operaciones? La unidad de contabilidad registra en el sistema contable los comprobantes inmediatamente de emitidos?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
CUMPLIMIENTO DE LEYES Y NORMAS Entidad: Alcance: Supervisado por:
Sistema de Programacin de Operaciones (SPO) 1. Los procedimientos del SPO establecen una adecuada separacin de funciones? Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Formulacin de objetivos. Determinacin de las operaciones. Compatibilizacin de los POA correspondientes a las distintas reas funcionales. Aprobacin de la elaboracin del POA. Custodia de la documentacin utilizada y generada. Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades? Verificacin y evaluacin de resultados parciales y finales de las operaciones programadas. Aprobacin de las medidas correctivas. Custodia de la documentacin utilizada y generada. 2. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada para la elaboracin y el seguimiento del POA? Los archivos estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de cada rea funcional y cuentan con acceso restringido? Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? El reglamento especfico y el POA de la entidad cuentan con medidas de seguridad contra prdida y alteraciones o modificaciones no autorizadas? Los procedimientos determinan los responsables de la custodia de la documentacin? 3. Los procedimientos establecen actividades de control sobre la informacin que debe ser considerada para la formulacin de objetivos de gestin de la entidad? Existe evidencia de comunicaciones entre la Direccin de Programacin y Organizacin Administrativa (DPOA) y el resto de la reas funcionales para coordinar la elaboracin del POA? Existe evidencia que la DPOA haya verificado la integridad y vigencia de la documentacin utilizada para la formulacin de objetivos? 4. Los procedimientos determinan los plazos para la elaboracin del POA de acuerdo con las directrices vigentes? Existen cronogramas que determinen las fechas para la elaboracin del POA?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Sistema de Programacin de Operaciones (SPO) Se verifica el cumplimiento de los cronogramas? 5. Los procedimientos establecen actividades de control sobre el anlisis de situacin y el anlisis del entorno? La DPOA comprueba que las reas funcionales hayan elaborado documentos para evidenciar los siguientes aspectos?: La consideracin integral de los resultados alcanzados en la gestin anterior y en el primer semestre del ao en curso. La consideracin de factores externos sobre el logro de objetivos actuales y sobre los que se formulen para la prxima gestin. 6. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar que exista coherencia entre los objetivos formulados? La DPOA verifica la consistencia entre los objetivos de gestin de la entidad y los objetivos de cada una de las reas funcionales? 7. Los procedimientos establecen que los objetivos de gestin de cada unidad deben desagregarse en las operaciones necesarias para su logro? La DPOA comprueba el ordenamiento lgico y secuencial de las operaciones respecto de cada objetivo de gestin? La DPOA comprueba que las operaciones se hayan clasificado en funcionamiento, preinversin o inversin? La DPOA verifica que para cada operacin se incluya la siguiente informacin?: Establecimiento de metas. Estimacin de tiempos para la ejecucin. Determinacin de recursos humanos y materiales necesarios. Identificacin de las unidades responsables. Identificacin de las necesidades de contratacin de bienes y servicios. 8. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar que el POA considere el techo presupuestario asignado por el rgano Rector? La DPOA comprueba que las reas o unidades correspondientes hayan considerado en sus POA la informacin del techo presupuestario; como tambin, de la estimacin de ingresos propios, otros ingresos y crditos aprobados?
DISEO
CUMPLIMIENTO
10
Sistema de Programacin de Operaciones (SPO) 9. Los procedimientos establecen que las reas o unidades organizacionales deben determinar pautas para el seguimiento de los objetivos? La DPOA verifica que todos los objetivos cuenten con indicadores de eficacia y eficiencia? 10. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar la consistencia entre las necesidades y los recursos previstos? La DPOA verifica la compatibilizacin de los requerimientos de recursos humanos y financieros; como tambin, de bienes y servicios entre los diferentes programas de operaciones? 11. Los procedimientos determinan las caractersticas de la aprobacin del POA? El POA es aprobado por la MAE previa confirmacin de la aplicacin de controles por otras instancias? 12. Los procedimientos establecen actividades de control sobre las tareas de seguimiento del POA? Existe designacin de un funcionario como responsable de la generacin de informacin sobre el desempeo logrado? La informacin para el seguimiento comprende resultados obtenidos, bienes producidos, recursos y tiempos utilizados en cada una de las operaciones? Se aprueba la informacin para el seguimiento previa verificacin de su integridad? 13. Los procedimientos determinan la naturaleza de las medidas correctivas que se pueden tomar? La DPOA verifica que se hayan determinado medidas correctivas para los desvos detectados por las unidades responsables por los objetivos? La DPOA determina la necesidad de reformulacin del POA? La MAE aprueba el POA reformulado? 14. Existen controles independientes desarrollados por la UAI? La UAI realiza auditoras SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos de programacin, y del seguimiento y evaluacin de la ejecucin del POA? La UAI verifica el funcionamiento eficaz de las actividades de control incorporadas al SPO? La UAI verifica la existencia de un reglamento especfico debidamente aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? La UAI verifica la existencia de la DPOA como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del SPO?
DISEO
CUMPLIMIENTO
11
La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se tomen las acciones correctivas pertinentes?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
ptimo para el subcomponente SPO Calificacin proporcional obtenida 70
12
Sistema de Organizacin Administrativa (SOA) 1. Los procedimientos del SOA establecen una adecuada separacin de funciones? Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Determinacin y anlisis organizacional. Determinacin del diseo organizacional. Elaboracin del plan de implantacin. Aprobacin de los productos anteriores. 2. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada para el anlisis organizacional, la elaboracin del manual de organizacin y funciones, la elaboracin del manual de procesos, y para la determinacin del plan de implantacin? Los archivos estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la DPOA y cuentan con acceso restringido? Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? El reglamento especfico, el manual de organizacin y funciones y el manual de procesos que hayan sido aprobados por la MAE cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones? Los procedimientos determinan los responsables de la custodia de la documentacin? 3. Los procedimientos determinan plazos para realizar el anlisis retrospectivo y prospectivo? Se elaboran cronogramas que establezcan fechas para realizar los anlisis organizacionales y el alcance de los mismos? Se verifica el cumplimiento de los cronogramas? 4. Los procedimientos establecen actividades de control sobre el anlisis retrospectivo? El responsable de cada unidad organizacional aprueba el anlisis retrospectivo y emite el informe correspondiente para la DPOA? La DPOA verifica el cumplimiento de las siguientes tareas por parte de las unidades funcionales correspondientes?: Identificacin de usuarios y sus necesidades. Determinacin de los productos y procesos desarrollados para satisfacer las necesidades de los usuarios. Descripcin de cambios internos y externos. 5. Los procedimientos establecen actividades de control sobre el anlisis prospectivo?
DISEO
CUMPLIMIENTO
13
Sistema de Organizacin Administrativa (SOA) El responsable de cada unidad organizacional aprueba el anlisis prospectivo y emite el informe correspondiente para la DPOA? La DPOA analiza la adecuacin de los cambios organizativos propuestos, sus consecuencias y la posibilidad de implantarlos e informa para su aprobacin? La MAE aprueba o rechaza las modificaciones organizacionales considerando las posibilidades presupuestarias y la capacidad tcnica u operativa necesaria para implantarlas? 6. Los procedimientos determinan plazos para realizar el diseo o rediseo de los procesos operativos? Se elaboran cronogramas que establezcan fechas para elaborar los procesos por parte de las reas o unidades organizacionales? Se verifica el cumplimiento de los cronogramas? 7. Los procedimientos establecen actividades de control sobre el diseo de los procesos operativos? La DPOA verifica que las unidades organizacionales hayan cumplido con la metodologa establecida por la entidad e incorpora los procesos y procedimientos al manual de procesos? La Direccin General Administrativa comprueba que el contenido del manual de procesos comprenda al menos, la siguiente informacin?: Denominacin y objetivo de cada puesto. Nmero y nombre de las operaciones que componen el proceso. Descripcin del proceso y sus procedimientos. Diagramas de flujo. Formularios y otras formas utilizadas. La MAE aprueba el manual de procesos emitiendo la resolucin administrativa correspondiente? 8. Los procedimientos establecen actividades de control sobre la metodologa aplicada para representar las relaciones de autoridad lineal de las unidades organizacionales? La DPOA conforma las reas y unidades funcionales previa inclusin de todos los procesos diseados? La MAE aprueba el organigrama de la entidad previa verificacin de que la DPOA haya verificado que se haya considerado en su elaboracin a todas las unidades organizacionales y que presente adecuadas relaciones de autoridad lineal y/o funcional? 9. Los procedimientos establecen actividades de control sobre el proceso para elaborar el manual de organizacin y funciones de la entidad?
DISEO
CUMPLIMIENTO
14
Sistema de Organizacin Administrativa (SOA) La DPOA se asegura mediante listas de verificacin que el manual de organizacin y funciones haya considerado, al menos, la siguiente informacin?: Asignacin de las operaciones que integran los procesos a las unidades respectivas. Asignacin de autoridad lineal y/o funcional a las unidades organizacionales. Determinacin de los canales y medios de comunicacin formal. Determinacin de instancias de coordinacin interna. La MAE aprueba el manual de organizacin y funciones? La MAE al momento de la aprobacin del manual de organizacin y funciones verifica que la DPOA haya verificado la incorporacin de toda la informacin necesaria? 10. Los procedimientos establecen actividades de control sobre el plan de implantacin del diseo o rediseo organizacional? La DPOA elabora el plan de implantacin y se asegura de la exactitud de sus instrucciones al momento de la supervisin por el responsable de dicha unidad? La Direccin General Administrativa comprueba que el plan de implantacin elaborado por la DPOA comprenda todas las caractersticas establecidas en los procedimientos? La MAE aprueba o rechaza el plan de implantacin elaborado por la DPOA y presentado por la Direccin General Administrativa verificando que se haya incorporado al menos, la siguiente informacin?: Objetivo y estrategia de implantacin. Cronograma. Recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la implantacin. Responsables de la implantacin. Programa de difusin, orientacin, adiestramiento y/o capacitacin a responsables y funcionarios involucrados. 11. Existen controles independientes desarrollados por la UAI? La UAI realiza auditoras SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos del SOA relacionados con el anlisis y diseo organizacional, como tambin con la elaboracin del plan de implantacin respectivo?
DISEO
CUMPLIMIENTO
15
Sistema de Organizacin Administrativa (SOA) La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el SOA? La UAI verifica la existencia de un reglamento especfico para el SOA debidamente aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? La UAI verifica la existencia de la DPOA como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del SOA? La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se tomen las acciones correctivas pertinentes?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
ptimo para el subcomponente - SOA Calificacin proporcional obtenida 55
16
Sistema de Presupuesto (SP) 1. Los procedimientos del SP establecen una adecuada separacin de funciones? Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Determinacin y metodologa para la estimacin de los recursos; como tambin para la apropiacin de gastos. Aprobacin del anteproyecto de presupuesto institucional (API). Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Determinacin de los cronogramas para la utilizacin de recursos. Aprobacin de los cronogramas. Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Ejecucin presupuestaria. Seguimiento y evaluacin de la ejecucin presupuestaria. Aprobacin de los seguimientos y evaluaciones presupuestarias. 2. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de formulacin presupuestaria, de coordinacin de la ejecucin presupuestaria y de seguimiento y evaluacin sobre la ejecucin presupuestaria? Los archivos estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la Unidad de Presupuesto (UP) y cuentan con acceso restringido? Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? El reglamento especfico y el presupuesto aprobado cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones? Los procedimientos determinan los responsables de la custodia de la documentacin? 3. Los procedimientos determinan plazos para realizar el API? Se elaboran cronogramas con las fechas que debe cumplir la UP para la elaboracin del API? La Direccin Financiera realiza el seguimiento de las fechas comprometidas verificando el cumplimiento de los cronogramas? Se detectan incumplimientos de fechas previstas y se aplican acciones correctivas? 4. Los procedimientos establecen actividades de control sobre el proceso para las estimaciones presupuestarias de los recursos?
DISEO
CUMPLIMIENTO
17
Sistema de Presupuesto (SP) El responsable de la UP verifica que el presupuesto de recursos haya sido respaldado con documentos que sustenten la consideracin de los siguientes aspectos?: Metodologa aplicada para estimar los recursos propios. Polticas presupuestarias para estimar las transferencias corrientes y de capital. Polticas institucionales para estimar los recursos propios de capital. Adecuacin del endeudamiento a los lmites establecidos por la Ley 2042. 5. Los procedimientos establecen actividades de control sobre el proceso para elaborar el presupuesto de gastos? El responsable de la UP verifica que el presupuesto de gastos se encuentre dentro de los techos presupuestarios establecidos para la entidad y se haya respaldado con suficientes papeles de trabajo que evidencian la consideracin de los siguientes aspectos?: Necesidades de personal. Necesidades de bienes y servicios. Necesidades relacionadas con el servicio de la deuda. Requerimientos para la realizacin de transferencias corrientes y de capital. 6. Los procedimientos establecen actividades de control sobre el API formulado? La MAE aprueba formalmente el API previa revisin de que la UP haya cumplido con los controles previstos para la estimacin de los recursos y la apropiacin de los gastos respetando los procedimientos vigentes? La MAE aprueba el Resumen del Programa de Operaciones Anual que debe ser presentado en forma conjunta con el API al rgano rector? 7. Los procedimientos establecen actividades de control sobre los cronogramas de utilizacin de recursos (CUR)? La UP verifica que la suma total de los gastos peridicos (mensuales) sea consistente con el presupuesto asignado a la unidad organizacional respectiva? La UP comprueba que la distribucin o calendarizacin de los gastos haya considerado las prioridades previamente determinadas en el POA? La UP comprueba que la totalidad de los CUR sea consistente con el presupuesto aprobado?
DISEO
CUMPLIMIENTO
18
Sistema de Presupuesto (SP) La UP identifica errores en la elaboracin de los CUR y los informa las unidades correspondientes para que realicen las adecuaciones pertinentes? La Direccin General Administrativa aprueba los CUR emitidos por las unidades administrativas que han programado las necesidades de recursos humanos, materiales y de servicios generales? 8. Los procedimientos establecen actividades de control sobre los cronogramas fsicos? La UP verifica que la informacin de los cronogramas fsicos de produccin de bienes o de servicios sea consistente con las metas peridicas incluidas en el POA? La UP verifica que la informacin de los cronogramas fsicos sea consistente con los CUR que han elaborado cada una de las unidades administrativas? 9. Los procedimientos establecen actividades de control sobre la certificacin de gastos presupuestarios? La UP certifica los gastos verificando previamente los siguientes aspectos?: Que el concepto del compromiso se relacione con la naturaleza de la partida imputada. Que no se ejecuten gastos cuyas partidas no hayan sido comprometidas previamente o simultneamente de acuerdo con las caractersticas de la operacin. 10. Los procedimientos establecen actividades de control respecto de los compromisos contrados no devengados al cierre de cada gestin? La UP verifica que aquellos compromisos legalmente contrados no devengados al cierre sean apropiados a los gastos del ejercicio siguiente? 11. Los procedimientos establecen actividades de control sobre las modificaciones presupuestarias? La Direccin Financiera confirma o devuelve las modificaciones presupuestarias presentadas por las unidades administrativas y operativas previa verificacin de la adecuacin a lo establecido en las normas vigentes por parte de la UP? La MAE aprueba por Resolucin Administrativa las modificaciones presupuestarias previa conformidad manifiesta de la Direccin General Administrativa? La Unidad de Tesorera (UT) verifica que no se realice ninguna reasignacin, incremento o ejecucin presupuestaria de partidas hasta tanto no se hayan cumplido con todas las instancias de aprobacin que correspondan segn leyes y normas vigentes?
DISEO
CUMPLIMIENTO
19
Sistema de Presupuesto (SP) 12. Los procedimientos establecen actividades de control sobre la metodologa para evaluar la ejecucin presupuestaria? La UP identifica los desvos en la ejecucin presupuestaria considerando informacin fidedigna que hayan proporcionado las distintas unidades organizativas sobre la ejecucin fsica del POA previa aprobacin de su responsable? La UP analiza y documenta los desvos detectados en la evaluacin de la ejecucin presupuestaria? El responsable de la UP verifica la adecuacin de las conclusiones sobre el nivel de eficacia y eficiencia logrado segn los indicadores incluidos en el POA? La UP informa a la Direccin Financiera para que tome las acciones correspondientes sobre los desvos detectados en la ejecucin presupuestaria, y en su caso, generar modificaciones en el POA y en el presupuesto vigente? 13. Los procedimientos establecen actividades de control sobre la determinacin de las cuotas de compromisos? La Unidad de Tesorera (UT) comprueba que las cuotas trimestrales de compromisos propuestas por la UP sean consistentes con el volumen de recaudacin previsto? 14. Existen controles independientes desarrollados por la UAI? La UAI realiza auditoras SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos del SP relacionados con la formulacin del anteproyecto del presupuesto institucional, la coordinacin de la ejecucin presupuestaria y el seguimiento y evaluacin de la ejecucin presupuestaria? La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el SP? La UAI verifica la existencia de un reglamento especfico para el SP aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? La UAI verifica la existencia de la UP como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del SP? La UAI examina que la aprobacin de las modificaciones presupuestarias haya sido previa a su ejecucin y una vez cumplidas todas las instancias correspondientes? La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se tomen las acciones correctivas pertinentes?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
ptimo para el subcomponente - SP Calificacin proporcional obtenida 70
20
Sistema de Administracin de Personal (SAP) 1. Los procedimientos del SAP establecen una adecuada separacin de funciones? Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Formulacin del plan del personal. Comit de seleccin de personal. Evaluacin de la confirmacin. Eleccin del candidato. Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Custodia de formularios para la evaluacin del desempeo. Registro de las evaluaciones del desempeo. Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Liquidacin de remuneraciones finales. Aprobacin de las liquidaciones. Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Ejecucin de la capacitacin. Evaluacin de la capacitacin y sus resultados. Los empleados que tienen la responsabilidad del registro de funcionarios activos y pasivos participan en la ejecucin de otros procesos relacionados con el SAP? 2. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de dotacin de personal, evaluacin del desempeo, movilidad de personal, capacitacin productiva y registro? Los archivos fsicos y la base de datos de los funcionarios cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la Direccin de Recursos Humanos (DRH)? Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? El reglamento especfico y el registro de los funcionarios activos y pasivos cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones? Los procedimientos determinan los responsables de la custodia de la documentacin utilizada y generada por la DRH? 3. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar exactitud e integridad sobre la clasificacin, valoracin y remuneracin de puestos? Se han determinado los formularios prenumerados que se necesitan para evidenciar la clasificacin, valoracin y remuneracin de los puestos?
DISEO
CUMPLIMIENTO
21
Sistema de Administracin de Personal (SAP) El responsable de la DRH aprueba la clasificacin, valoracin y remuneracin de los puestos que haya realizado cada unidad organizacional previa verificacin de los siguientes aspectos?: Que todas las unidades organizacionales hayan entregado a la DRH el formulario correspondiente. Que se hayan considerado integralmente los requerimientos de personal manifestados en el POA. Que las remuneraciones de cada puesto sean consistentes con la escala salarial aprobada para la entidad. Que la valoracin de puestos se haya realizado de acuerdo con el mtodo aprobado por la DRH. 4. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar exactitud e integridad sobre la cuantificacin de la demanda de personal que se necesita para cumplir con las actividades del plan estratgico institucional (PEI)? Se han determinado los formularios prenumerados que se necesitan para evidenciar la cuantificacin de la demanda de personal a largo y corto plazo (plan anual de incorporaciones)? El responsable de DRH aprueba la cuantificacin de la demanda de personal previa verificacin de los siguientes aspectos?: Consistencia de la cuantificacin de la demanda de personal a largo plazo con el PEI. Consistencia del plan anual de incorporaciones con el POA. 5. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar exactitud e integridad sobre el inventario de personal? La DRH realiza una comprobacin fsica del personal existente en la entidad y lo compara con la planilla de sueldos? La DRH efecta un relevamiento peridico de los datos personales de los funcionarios y los compara con las fichas o registros individuales? La DRH actualiza mensualmente el inventario de personal para que sea consistente con la planilla de sueldos? El responsable de la DRH aprueba el inventario de personal?
DISEO
CUMPLIMIENTO
22
Sistema de Administracin de Personal (SAP) 6. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar la adecuacin de la Programacin Operativa Anual Individual (POAI)? La DRH provee el formato de POAI al responsable de cada unidad organizacional e instruye para que se realice adecuadamente? La DRH verifica que cada POAI se ajuste al inicio de cada gestin, integre todos los datos necesarios y sea consistente con el POA aprobado para la entidad? La DRH comprueba que exista una POAI para cada uno de los tems incluidos en la planilla presupuestaria aprobada para la entidad? La DRH detecta inconsistencias en sus verficaciones y comprobaciones y las informa a los responsables de las unidades organizacionales para que se corrijan? El responsable de cada unidad organizacional aprueba las POAI? La DRH remite las POAI aprobadas a la Superintendencia de Servicio Civil con fines de registro? 7. Los procedimientos establecen actividades de control que aseguren el cumplimiento de los procesos para reclutar al personal? La DRH autoriza el inicio del proceso de reclutamiento en consistencia con la oportunidad determinada en el plan anual de incorporaciones previa comprobacin de los siguientes aspectos?: Que exista el tem correspondiente en la planilla presupuestaria de la entidad. Que la invitacin directa slo sea utilizada para incorporar servidores pblicos que cubran puestos del 1, 2 o 3 nivel de la estructura jerrquica. Que las convocatorias externas tengan lugar slo cuando no existan postulantes o no calificara ninguno de los postulantes a las convocatorias internas. Que los formatos utilizados para las convocatorias contengan toda la informacin necesaria. 8. Los procedimientos establecen actividades de control que aseguren el cumplimiento de los procesos para reclutar al personal? El responsable de la DRH verifica que el informe del comit de seleccin haya sido puesto a disposicin de todos los postulantes como garanta de la transparencia del proceso?
DISEO
CUMPLIMIENTO
23
Sistema de Administracin de Personal (SAP) La DRH comprueba que la eleccin del postulante corresponda a uno de los candidatos que hayan obtenido el mayor puntaje? La DRH comprueba que la eleccin haya sido evidenciada fehacientemente mediante nota firmada por la autoridad facultada por la entidad para tales efectos? La DRH verifica que los nombramientos sean emitidos por las autoridades competentes correspondientes? La DRH verifica que se haya posesionado al servidor pblico nombrado por el responsable del rea o de la unidad funcional correspondiente? La DRH verifica que se haya dado de alta al funcionario desde el momento de su posesin? 9. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar la induccin del personal incorporado recientemente? La DRH verifica que exista constancia escrita de la naturaleza y el perodo de induccin cumplido por el jefe inmediato superior del personal nuevo? La DRH verifica que dicha constancia escrita haya sido rubricada por el servidor pblico recin posesionado? 10. Los procedimientos incluyen actividades de control para obtener la confirmacin de los servidores pblicos incorporados o promovidos recientemente? La DRH realiza un seguimiento de las fechas las incorporaciones para establecer el fin de los perodos probatorios? El responsable de la DRH verifica que haya finalizado la relacin laboral de los servidores pblicos no confirmados? El responsable de la DRH verifica que hayan sido restituidos a sus puestos anteriores los funcionarios cuya promocin no haya sido confirmada? 11. Los procedimientos incluyen actividades de control independientes sobre el reclutamiento y la seleccin del personal? La Direccin General Administrativa evala e identifica las causas de los incumplimientos relacionados con el plan de incorporaciones y toma las acciones correspondientes? La Direccin General Administrativa evala las inconsistencias informadas por la DRH respecto de la comparacin entre las caractersticas del personal existente y el perfil definido para cada puesto en las POAI?
DISEO
CUMPLIMIENTO
24
Sistema de Administracin de Personal (SAP) 12. Los procedimientos establecen actividades de control que aseguren la evaluacin del desempeo de todos los funcionarios de carrera? La DRH completa previamente los siguientes datos para poder identificar los funcionarios alcanzados por la evaluacin?: N de tem. Puesto. Nombres y Apellidos del evaluado. Nombres y Apellidos del evaluador. Perodo de la evaluacin. La DRH entrega a los responsables de las unidades organizacionales formularios prenumerados para evaluar el desempeo y verifica posteriormente su devolucin? 13. Los procedimientos establecen actividades de control que aseguren la exactitud de la evaluacin del desempeo? El responsable de la DRH verifica que se hayan determinado factores consistentes con cada POAI; estandarizados por categora y unidad organizacional? La DRH verifica que los formularios para evaluar el desempeo hayan sido rubricados por el evaluador y el evaluado demostrando conformidad o no con los resultados del proceso llevado a cabo? 14. Los procedimientos establecen actividades de control independientes para asegurar exactitud de la evaluacin del desempeo? El responsable de cada unidad organizacional firma los formularios de desempeo previa verificacin que se haya considerado el nivel de cumplimiento sobre los resultados esperados e incluidos en las POAI? 15. Los procedimientos establecen actividades de control gerenciales para asegurar integridad, exactitud y oportunidad de la evaluacin del desempeo? La Direccin General Administrativa (DGA) verifica que se haya informado a la Superintendencia de Servicio Civil y a los servidores pblicos sobre las fechas de las evaluaciones? La DGA verifica que se haya informado a los funcionarios las caractersticas de la evaluacin del desempeo y sus consecuencias en forma previa a su ejecucin? La DGA analiza las causas informadas por la DRH en cuanto a la existencia de funcionarios no evaluados en las fechas previstas y toma las acciones correspondientes? La MAE verifica que el Comit de Evaluacin atienda los reclamos de los funcionarios evaluados?
DISEO
CUMPLIMIENTO
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Sistema de Administracin de Personal (SAP) 16. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar que se toman las acciones correspondientes de acuerdo con los resultados de la evaluacin del desempeo? El responsable de la DRH verifica que se hayan tabulado todos los resultados obtenidos en las evaluaciones e identifica las calificaciones que implican decisiones de posibles promociones o retiros? 17. Los procedimientos incluyen actividades de control gerenciales para asegurar que se tomen acciones sobre los resultados de las evaluaciones del desempeo? La Direccin General Administrativa verifica que los funcionarios con dos evaluaciones consecutivas en observacin sean retirados de la entidad? La Direccin General Administrativa verifica que se promocione horizontalmente aquellos funcionarios evaluados como excelentes que lo soliciten? 18. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar la identificacin y satisfaccin de las necesidades de capacitacin? La DRH verifica que los jefes inmediatos superiores hayan identificado, cuando corresponda, las necesidades de capacitacin de los evaluados? El responsable de la DRH aprueba el programa de capacitacin previa verificacin de que se hayan incluido las siguientes necesidades?: Identificadas en la evaluacin del desempeo. Identificadas por la DRH de acuerdo con las necesidades futuras determinadas en el plan de personal. La DRH compara peridicamente la oferta de capacitacin con las necesidades insatisfechas y las posibilidades presupuestarias. La DRH comprueba que los funcionarios hayan cumplido las horas mnimas de capacitacin anual? 19. Los procedimientos incluyen actividades de control que aseguren el cumplimiento del mantenimiento y actualizacin de los datos personales de los servidores pblicos de la entidad? El responsable de la DRH comprueba que se haya organizado un archivo pasivo de servidores pblicos retirados con los antecedentes, causales y procedimientos efectuados para el retiro de los funcionarios? El responsable de la DRH verifica que el archivo activo contenga la cantidad de fichas personales que sea consistente con la cantidad de tems de la planilla de sueldos vigente?
DISEO
CUMPLIMIENTO
26
Sistema de Administracin de Personal (SAP) 20. Los procedimientos incluyen actividades de control independientes que aseguren el cumplimiento del registro de funcionarios en la entidad y en el SNAP? La Direccin General Administrativa exige y verifica que se actualicen los datos de los funcionarios segn las modificaciones generadas por los cambios en su identificacin y desempeo personal? La Direccin General Administrativa aprueba la informacin actualizada que la entidad debe entregar al SNAP en los plazos establecidos de acuerdo con la Plataforma de Informacin Mnima determinada por dicha institucin? 21. Existen controles independientes desarrollados por la UAI? La UAI realiza auditoras SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos del SAP relacionados con la dotacin de personal, la evaluacin del desempeo, la movilidad del personal, la capacitacin productiva y el registro? La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el SAP? La UAI verifica la existencia de un reglamento especfico para el SaP aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? La UAI verifica la existencia de la DRH como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del SAP? La UAI examina que la aprobacin de las modificaciones presupuestarias haya sido previa a su ejecucin y una vez cumplidas todas las instancias correspondientes? La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se tomen las acciones correctivas pertinentes?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
ptimo para el subcomponente - SAP Calificacin proporcional obtenida 105
27
Sistema de Tesorera (ST) 1. Los procedimientos del ST establecen una adecuada separacin de funciones? Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Recaudacin de recursos. Registro contable. Custodia de recaudaciones y otros activos financieros. La programacin del flujo financiero es elaborada por funcionarios que no realizan las siguientes tareas?: Registro contable. Custodia de recursos. Recaudaciones. Pagos 2. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de recaudacin de recursos y administracin de recursos? Los archivos fsicos de los comprobantes que se emitan para recaudar y administrar los recursos; como tambin, de toda la documentacin respaldatoria de las operaciones de tesorera cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la Unidad de Tesorera (UT)? Los activos financieros estn protegidos en cajas de seguridad con acceso restringido hasta su depsito posterior en las cuentas bancarias de la entidad? Las cajas de seguridad estn ubicadas en instalaciones seguras protegidas contra siniestros bajo la responsabilidad de la UT? El responsable de la custodia verifica que los comprobantes adjunten la documentacin respaldatoria y exista constancia de su procesamiento? El responsable de la custodia entrega documentacin con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige la devolucin en tiempo y forma? Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? El reglamento especfico y los registros de las operaciones de tesorera cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones? Los procedimientos determinan los responsables de la custodia de los activos financieros; como tambin, de la documentacin utilizada y generada por la UT antes y despus de su procesamiento?
DISEO
CUMPLIMIENTO
28
Sistema de Tesorera (ST) 3. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar que se recauden los recursos necesarios? El responsable de la UT verifica que el personal bajo su dependencia haya identificado los recursos a recaudar, la frecuencia de su percepcin y el monto que ha estimado la UP? El responsable de la UT comprueba que el monto total de los recursos a recaudar sea consistente con el monto estimado presupuestariamente por la UP? 4. Los procedimientos incluyen actividades de control que aseguren las recaudaciones en las fechas exigibles y por los montos correspondientes? La UT verifica que las recaudaciones provenientes de transferencias y recuperacin de prstamos; como tambin, del crdito pblico se gestionen en las fechas previstas de acuerdo con el cronograma respectivo? La UT verifica que la entrega de bienes y la prestacin de servicios por la entidad haya generado los ingresos financieros correspondientes? La UT dispone de informacin operativa confiable para comprobar que los servicios prestados sean consistentes con los montos recaudados? La UT verifica que las recaudaciones sean consistentes con los tiempos de la entrega de bienes y la prestacin de servicios sin que existan demoras injustificadas? La UT identifica peridicamente (semanalmente) los desvos en las recaudaciones de acuerdo de acuerdo con lo programado en cuanto a los montos y las fechas previstas y los informa a la Direccin Financiera (DF) para que instruya las acciones correctivas que se consideren necesarias? 5. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar el depsito integral de las recaudaciones? La UT comprueba diariamente que el monto de las recaudaciones sea consistente con las planillas emitidas por los cajeros para tales efectos? El responsable de la UT comprueba que las recaudaciones se hayan depositado integralmente en las cuentas bancarias autorizadas hasta el prximo da hbil respecto del momento de la recaudacin? 6. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar la existencia de la documentacin de respaldo de las recaudaciones? El responsable de la UT verifica la realizacin de las gestiones correspondientes para la identificacin inmediata de acreditaciones cuya procedencia se desconoce?
DISEO
CUMPLIMIENTO
29
Sistema de Tesorera (ST) El responsable de la UT verifica diariamente que se hayan emitido los comprobantes de ingreso correspondientes a las recaudaciones efectuadas? El funcionario de la UT que emite los comprobantes de ingreso verifica la existencia de la documentacin necesaria para identificar origen, integridad y exactitud de los montos recaudados? El funcionario que registra los ingresos verifica previamente que los comprobantes hayan sido rubricados por el responsable de su emisin? 7. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar la acreditacin de las recaudaciones? La UT realiza conciliaciones peridicas de las recaudaciones comparando los montos de los comprobantes de ingresos incluidos en las boletas de depsito con los resmenes bancarios? La UT detecta e informa a la DF las diferencias en las acreditaciones para que se tomen las acciones correspondientes? 8. Los procedimientos establecen controles gerenciales para asegurar el cumplimiento de las recaudaciones previstas? La DF analiza las causas de los incumplimientos al cronograma de recaudaciones detectadas por la UT e informa a la Direccin General Administrativa para que se inicien las acciones correspondientes que mejoren la eficacia y eficiencia de las recaudaciones? La Direccin General Administrativa aprueba las modificaciones a los cronogramas de recaudaciones coordinando con la UP y la DPOA por los efectos que se generan? 9. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar una programacin adecuada de las recaudaciones? El responsable de la UT aprueba el cronograma de recaudaciones para toda la gestin verificando previamente la razonabilidad de la distribucin sobre la base de los siguientes aspectos?: Disposiciones legales. Necesidades financieras de la entidad. Actividades de produccin y prestacin de servicios que desarrolla la entidad. 10. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar la existencia de rendiciones de cuenta sobre los fondos en avance? La UT verifica el cumplimiento de las fechas de las rendiciones y comprueba que exista la documentacin de respaldo correspondiente?
DISEO
CUMPLIMIENTO
30
Sistema de Tesorera (ST) 11. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar que los pagos presenten toda la documentacin respaldatoria correspondiente? La UT verifica antes de su procesamiento que los pagos hayan sido autorizados por los niveles jerrquicos correspondientes? La UT impide pagos sin documentacin de respaldo o con documentacin incompleta? 12. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar informacin suficiente sobre la disponibilidad de fondos para cumplimiento oportuno de las obligaciones? El responsable de la UT aprueba la informacin sobre la disponibilidad de fondos previa verificacin de la confiabilidad de los datos considerados para estimar el nivel de liquidez que presenta la situacin financiera de la entidad? 13. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar la determinacin adecuada de las cuotas de devengamiento y pago? El responsable de la UT aprueba la determinacin de las cuotas de devengamiento que utilizar o aplicar la UP previa verificacin de su consistencia con el volumen de ingresos devengados y con el nivel de produccin o prestacin de servicios? El responsable de la UT antes de su aprobacin verifica que las cuotas atiendan principalmente las prioridades establecidas en el SPO? El responsable de la UT aprueba la determinacin de las cuotas de pago considerando el volumen de las cuotas de devengamiento aprobadas, las condiciones de pago acordadas para las contrataciones devengadas y el flujo de ingresos proyectado? El responsable de la UT verifica, antes de la aprobacin de las cuotas de pago, que su monto no supere el saldo de efectivo vigente al momento de su determinacin; como tambin, que exista partida presupuestaria relacionada con el pago y que se identifique la fuente de financiamiento correspondiente? 14. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar la exactitud de los saldos de las cuentas bancarias a efectos del ajuste peridico del flujo financiero? El responsable de la UT comprueba que peridicamente se realicen conciliaciones entre los resmenes bancarios y las libretas bancarias para verificar la adecuacin de los saldos en cada una de las cuentas aperturadas por fuente de financiamiento?
DISEO
CUMPLIMIENTO
31
Sistema de Tesorera (ST) 15. Existen controles independientes desarrollados por la UAI? La UAI realiza auditoras SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos del ST relacionados con la recaudacin y la administracin de recursos? La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el ST? La UAI realiza arqueos sorpresivos y peridicos de fondos y valores para detectar posibles errores en la aplicacin de controles de procesamiento? La UAI verifica la existencia de un reglamento especfico para el ST aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? La UAI verifica la existencia de la UT como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del ST? La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se tomen las acciones correctivas pertinentes?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
ptimo para el subcomponente - ST Calificacin proporcional obtenida 75
32
Sistema de Crdito Pblico (SCP) 1. Los procedimientos del SCP establecen una adecuada separacin de funciones? Existe control por oposicin entre el responsable de la Direccin Financiera (DF) y los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades relacionadas con la deuda pblica?: Inicio. Negociacin. Contratacin. Utilizacin. Registro. 2. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de administracin de la deuda pblica? Los archivos fsicos de la documentacin presentada para el inicio de las operaciones de crdito pblico; como tambin, para la contratacin de la deuda pblica cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la Unidad Tcnico Operativa (UTO)? El responsable de la custodia entrega documentacin con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige la devolucin en tiempo y forma? Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? El reglamento especfico y los registros de las operaciones de crdito pblico cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones? Los procedimientos determinan los responsables de la custodia de la documentacin utilizada y generada por la UTO antes y despus de su procesamiento? 3. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar el cumplimiento normativo en el inicio de las operaciones de crdito pblico? El responsable de la DF aprueba la documentacin a ser presentada al Ministerio de Hacienda para solicitar el inicio de las operaciones de crdito pblico verificando previamente las siguientes caractersticas financieras?: El servicio de la deuda de la gestin corriente (amortizaciones, intereses y comisiones) no podr exceder el 20% de los ingresos corrientes recurrentes de la gestin anterior. El valor presente de la deuda total no podr exceder el 200% de los ingresos corrientes de la gestin anterior.
DISEO
CUMPLIMIENTO
33
Sistema de Crdito Pblico (SCP) El responsable de la DF aprueba la documentacin a ser presentada al Ministerio de Hacienda para solicitar el inicio de las operaciones de crdito pblico verificando previamente la exactitud e integridad de la siguiente informacin econmico-financiera?: Importe y perfil de la deuda ya contrada. Importe y perfil de nuevas obligaciones a contraer. Flujo de fondos proyectado para el perodo de duracin del endeudamiento. El responsable de la DF aprueba la documentacin tcnica a ser presentada al Ministerio de Hacienda previa verificacin de su exactitud sobre las caractersticas principales de las operaciones de crdito pblico que se solicita iniciar? La MAE refrenda la documentacin que se presenta al Ministerio de Hacienda para el inicio de las operaciones de crdito pblico previa verificacin que la DF haya aprobado toda la informacin tcnica, econmica y financiera necesaria? 4. Los procedimientos determinan actividades de control para asegurar que se lleve a cabo la negociacin una vez obtenido el certificado de registro de la solicitud de inicio de las operaciones de crdito pblico? La DF realiza un seguimiento del proceso de concertacin entre el acreedor y el negociador de la entidad para determinar las condiciones financieras y legales en las cuales se contraer el prstamo e informa a la MAE? La MAE aprueba la informacin sobre el desarrollo de las negociaciones que la UTO debe proporcionar al Ministerio de Hacienda para registro, seguimiento y evaluacin? 5. Los procedimientos determinan actividades de control para asegurar que las operaciones negociadas generen los contratos respectivos para formalizar los crditos pretendidos por la entidad? El responsable de la DF aprueba la siguiente documentacin que debe reunir la UTO a efectos de presentarla al Ministerio de Hacienda para la contratacin de la deuda?: Certificado de registro de inicio de operaciones. Tipo de deuda, especificando si se trata de deuda interna o externa; de largo o corto plazo. Monto mximo de la operacin. Condiciones financieras de la operacin. Cuadro de amortizacin. Destino del financiamiento.
DISEO
CUMPLIMIENTO
34
Sistema de Crdito Pblico (SCP) El responsable de la DF, en caso de contratacin de deuda pblica externa, efecta un seguimiento peridico para conocer la publicacin del Decreto Supremo que autoriza al Ministerio de Hacienda a suscribir el contrato de prstamo respectivo y la ley que aprueba dicho contrato? La MAE exige informes peridicos a la DF sobre el avance del proceso e instruye a la UP para el registro presupuestario una vez concretada la contratacin de la deuda? La MAE, en caso de contratacin de deuda pblica interna, verifica que el monto de dicha contratacin se encuentre dentro de lmites y condiciones de endeudamiento establecidos por las normas vigentes? La UP no procede a ejecutar gastos financiados con deuda pblica hasta que no exista el contrato respectivo y el registro en el presupuesto de la gestin? 6. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar el registro actualizado de la deuda pblica? La DF verifica peridicamente que la UTO mantenga un registro actualizado y conciliado de las operaciones de crdito pblico? La DF comprueba que la UTO conserve la siguiente documentacin sobre la deuda pblica contrada que debe ser consistente con la informacin incluida en los registros mencionados precedentemente?: Contrato de prstamo entre el organismo financiador y la Repblica. Convenio subsidiario, suscrito entre el Ministerio de Hacienda y las entidades de transferencia. Contrato de financiamiento, suscrito entre la entidad de transferencia y la entidad ejecutora. Otros que determine el Ministerio de Hacienda. La DF comprueba peridicamente el cumplimiento de las condiciones financieras y contractuales para detectar posibles incumplimientos que deben ser reportados inmediatamente al Ministerio de Hacienda por parte de la UTO? 7. Existen controles independientes desarrollados por la UAI? La UAI realiza auditoras SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos del SCP relacionados con la administracin de la deuda pblica? La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el SCP. La UAI verifica la existencia de un reglamento especfico para el SCP aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes.
DISEO
CUMPLIMIENTO
35
Sistema de Crdito Pblico (SCP) La UAI verifica la existencia de la UTO como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del SCP. La UAI verifica que la entidad presenta al Ministerio de Hacienda, al final de cada gestin; el estado actualizado de su deuda pblica debidamente auditado. La UAI verifica que la UTO lleve un registro actualizado de las operaciones de crdito pblico y que cruce dicha informacin con los saldos patrimoniales, cuando corresponda. La UAI verifica que la UTO conserve los contratos y convenios relacionados con la deuda pblica. La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se tomen las acciones correctivas pertinentes?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
ptimo para el subcomponente - SCP Calificacin proporcional obtenida 35
36
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SAByS) 1. Los procedimientos del SAByS establecen una adecuada separacin de funciones? Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Direccin del rea Administrativa. Solicitud de adquisicin de bienes y contratacin de servicios. Aprobacin de las contrataciones. Aprobacin de la recepcin definitiva de bienes y servicios. Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: rea Administrativa. Unidad de Almacenes. Unidad de Activos Fijos. Los funcionarios de la Comisin de Calificacin (CC) son distintos de la MAE y de la Autoridad Responsable del Proceso de Contratacin (ARPC)? Los funcionarios de la Comisin de Recepcin (CR) son distintos de la ARPC? 2. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de contratacin? Los archivos fsicos de la Direccin de Administracin (DA) cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos contra siniestros para el resguardo de los comprobantes y documentos generados y utilizados en la contratacin de bienes, entre otros?: Constancias de las publicaciones correspondientes a cada una de las convocatorias nacionales e internacionales que se realicen. Documentacin original recibida junto a la garanta por seriedad de propuesta hasta el momento de su devolucin. Registro electrnico o libro de actas con informacin de las propuestas que se debe conservar junto con la documentacin de respaldo registrada. Boletas bancarias o plizas correspondientes a las garantas de cumplimiento de contrato y las garantas de correcta inversin de anticipo, cuando hayan sido entregados. Copias de las solicitudes de cotizacin emitidas para las contrataciones menores por comparacin de precios. Certificaciones presupuestarias otorgadas junto a la documentacin de respaldo correspondiente.
DISEO
CUMPLIMIENTO
37
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SAByS) Resoluciones motivadas emitidas por la MAE para instruir su decisin de contratar por excepcin. Los procedimientos determinan el responsable de la custodia de la documentacin recibida, utilizada y generada por la DA respecto de la contratacin de bienes? El responsable de los archivos verifica que los comprobantes adjunten la documentacin respaldatoria correspondiente? El responsable de los archivos entrega documentacin con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige la devolucin en tiempo y forma? Los archivos presentan ndices, correlatividad y cronologa que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? El reglamento especfico y los registros de la DA cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones?
DISEO
CUMPLIMIENTO
3. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada por la unidad de almacenes? Los archivos fsicos de la Unidad de Almacenes cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos contra siniestros para el resguardo de los registros; como tambin, de los comprobantes y documentos generados y utilizados en la administracin de almacenes?: Documento de recepcin oficial. Nota de remisin. Orden de compra. Nota de adjudicacin. Contrato. Documento de convenio de donacin o transferencia. Los procedimientos determinan el responsable de la custodia de los registros y de la documentacin recibida, utilizada y generada en la administracin de almacenes? El responsable de los archivos verifica que los comprobantes adjunten la documentacin respaldatoria correspondiente? El responsable de los archivos entrega la documentacin requerida con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige su devolucin en tiempo y forma?
38
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SAByS) Los archivos de la documentacin de ingresos y salidas de almacenes presentan ndices, correlatividad y cronologa que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? Los registros de almacenes y el manual para el manejo y disposicin de bienes cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones? 4. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de administracin de activos fijos muebles e inmuebles? Los archivos fsicos de la Unidad de Activos Fijos cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos contra siniestros para el resguardo de los registros; como tambin, de los documentos generados y utilizados en la administracin de activos fijos?: Documento de recepcin oficial. Nota de remisin. Orden de compra. Nota de adjudicacin. Contrato. Documento de convenio de donacin o transferencia. Orden escrita y autorizada por autoridad competente para entregar activos fijos muebles. Constancia escrita de la entrega de bienes a los servidores pblicos en las que ellos expresen la conformidad de la recepcin mediante su firma. Copia de la documentacin legal de los bienes muebles e inmuebles sujetos a registro de su derecho propietario. Los procedimientos determinan el responsable de la custodia de los registros y de la documentacin recibida, utilizada y generada en administracin de activos fijos? El responsable de la custodia verifica que los comprobantes adjunten la documentacin respaldatoria correspondiente? El responsable de la custodia entrega la documentacin requerida con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige su devolucin en tiempo y forma? Los archivos presentan ndices, correlatividad y cronologa que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? Los registros de activos fijos muebles e inmuebles cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones?
DISEO
CUMPLIMIENTO
39
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SAByS) 5. Existen procedimientos para la proteccin fsica de los bienes almacenados?: Los almacenes cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares aptos que permitan una conservacin y proteccin adecuada de los bienes contra daos, robos, mermas, prdidas, deterioros, incendios y otros siniestros? Los procedimientos determinan el responsable de la custodia de los bienes almacenados? El responsable del almacn cuenta con los conocimientos necesarios en funcin de la complejidad y caractersticas tcnicas de los bienes que custodia? El responsable de la custodia verifica que los bienes a ingresar cuenten con la documentacin correspondiente que justifica dicho movimiento de acuerdo con la modalidad de la contratacin?: Documento de recepcin oficial. Nota de remisin. Orden de compra. Nota de adjudicacin. Contrato. Documento de convenio de donacin o transferencia. El responsable de la custodia verifica que los bienes entregados cuenten con la documentacin correspondiente que justifica dicho movimiento e impide retiros sin documentacin autorizada?: Documento con la rbrica de la autoridad competente. El responsable de la custodia ha solicitado la contratacin de seguros contra siniestros para los almacenes si existe una poltica establecido para ello? El responsable de la custodia realiza inspecciones de las instalaciones de los almacenes peridicamente para confirmar las medidas de seguridad y conservacin? El responsable de la custodia realiza inventarios peridicos para comprobar la exactitud de sus registros y el estado de conservacin de los bienes almacenados? Se investigan las causas de las diferencias y se ajustan en las fichas de stock o inventarios fsicos. Se informa a la DA y a la unidad contable, cuando corresponda, para que se tomen las acciones correspondientes. La unidad contable realiza los inventarios al cierre de cada gestin con la participacin de la Unidad de Almacenes y la UAI?
DISEO
CUMPLIMIENTO
40
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SAByS) 6. Existen procedimientos para la proteccin fsica de los activos fijos en depsitos?: Los depsitos cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares aptos que permitan una conservacin y proteccin adecuada de los bienes contra daos, robos, mermas, prdidas, deterioros, incendios y otros siniestros? Los procedimientos determinan el responsable de la custodia de los bienes en depsitos? El responsable del depsito cuenta con los conocimientos necesarios en funcin de la complejidad y caractersticas tcnicas de los bienes que custodia? El responsable de la custodia verifica que los bienes a ingresar cuenten con la documentacin correspondiente que justifica dicho movimiento de acuerdo con la modalidad de la contratacin?: Documento de recepcin oficial. Nota de remisin. Orden de compra. Nota de adjudicacin. Contrato. Documento de convenio de donacin o transferencia. El responsable de la custodia verifica que los bienes a entregar cuenten con la documentacin correspondiente que justifica dicho movimiento e impide entregas sin documentacin autorizada?: Documento u orden de entrega con la rbrica de la autoridad competente. El responsable de la custodia ha solicitado la contratacin de seguros contra siniestros para los depsitos si existe una poltica en la entidad establecida para ello? El responsable de la custodia realiza inspecciones de las instalaciones de los depsitos peridicamente para confirmar la aplicacin de las medidas de seguridad y conservacin establecidas? El responsable de la custodia realiza inventarios peridicos para comprobar la exactitud de sus registros y el estado de conservacin o utilizacin de los activos fijos?: Se investigan las causas de las diferencias y se ajustan en los inventarios fsicos. Se informa a la DA y a la Unidad Contable, cuando corresponda, para que se tomen las acciones correspondientes. 7. Existen procedimientos para la proteccin fsica de los activos fijos entregados a los funcionarios con la autorizacin correspondiente?:
DISEO
CUMPLIMIENTO
41
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SAByS) El responsable de activos fijos pone en conocimiento por escrito a los funcionarios que reciben y utilizan los bienes sobre las responsabilidades que asumen en cuanto al uso adecuado, custodia y mantenimiento de los bienes hasta el momento de su devolucin documentada fehacientemente? El responsable de activos fijos lleva un registro actualizado de los bienes entregados a los funcionarios de la entidad que permita la rpida identificacin del bien y su destinatario? El responsable de activos fijos pone en conocimiento de los usuarios, en forma escrita, de las fechas del mantenimiento preventivo que debe cumplirse para evitar reparaciones e interrupciones prolongadas en las prestaciones de dichos activos? El responsable de activos fijos pone en conocimiento de los usuarios, en forma escrita, de las prohibiciones que tienen los funcionarios en cuanto al uso de los bienes, considerando especialmente prohibidos los siguientes actos?: Usar los bienes para beneficio particular o privado. Permitir el uso para beneficio particular o privado. Prestar o transferir el bien a otro empleado pblico. Enajenar el bien por cuenta propia. Daar o alterar sus caractersticas fsicas o tcnicas. Poner en riesgo el bien. Ingresar bienes particulares sin autorizacin de la unidad o responsable de activos fijos. Sacar bienes de la entidad sin autorizacin de la unidad o responsable de activos fijos. 8. Existen procedimientos para la proteccin fsica de los inmuebles de la entidad? La DA realiza inspecciones peridicas para observar el mantenimiento de los inmuebles y de las instalaciones? La DA coordina con los jefes de unidades el plan de mantenimiento preventivo para preservar la funcionalidad de las instalaciones? El responsable de la DA ha implantado las siguientes medidas de salvaguarda?: Solicitar la contratacin de seguros contra incendios, inundaciones, desastres naturales y los que la entidad considere pertinentes. Establecer medidas de vigilancia y seguridad fsica. Establecer medidas de seguridad industrial, cuando corresponda.
DISEO
CUMPLIMIENTO
42
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SAByS) Mantener saneada y resguardada la documentacin tcnico legal de los bienes inmuebles de la entidad.
DISEO
CUMPLIMIENTO
9. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar la viabilidad de los requerimientos de la contratacin de bienes y servicios? Los requerimientos escritos son aprobados por el responsable del Almacenes previa verificacin de los siguientes aspectos?: La existencia de la partida presupuestaria ejecutable con saldo suficiente. Los pedidos de servicios incluyen especificaciones tcnicas y los trminos de referencia correspondientes; como tambin, una justificacin del requerimiento en concordancia con el POA, el Programa Anual de Contrataciones (PAC), y la obtencin de la informacin necesaria sobre el presupuesto y el flujo de fondos aprobado. Los pedidos de bienes deben considerar el nivel de existencias que presenta el inventario fsico actualizado de los tems requeridos. 10. Los procedimientos incluyen actividades de control sobre los registros de almacenes y de activos fijos? La DA realiza verificaciones peridicas sobre los registros de los bienes que se administran bajo su responsabilidad para confirmar su actualizacin permanente cruzando informacin de los ltimos movimientos? La DA verifica que los registros permitan conocer la identificacin, clasificacin, codificacin y ubicacin de los bienes? La DA confirma que los registros presenten informacin sobre el estado de conservacin y obsolescencia en que se encuentran los bienes? La DA confirma que los bienes incluidos en los registros tengan la documentacin legal que evidencie su propiedad e inscripcin en los registros oficiales correspondientes? 11. Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar la identificacin integral de los bienes sujetos a disposicin? La DA solicita informacin escrita a los jefes de unidad sobre los bienes sujetos a disposicin y comprueba el estado y las caractersticas de los bienes, analizando y justificando los siguientes aspectos para la emisin del anlisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa?
43
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SAByS) La no utilizacin del bien. Las condiciones actuales de los mismos. Las posibilidades de utilizacin del bien en un corto, mediano o largo plazo. Vida til, que identifica a los bienes que hayan cumplido el perodo de vida til estimado y su sustitucin sea recomendable. La MAE aprueba el informe elaborado por la DA sobre la disposicin de bienes previa revisin y anlisis del informe anterior e instruye su inclusin en el POA de la entidad, particularmente verifica la documentacin de los siguientes aspectos?: Tipo de bienes. Anlisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa. Recomendacin de la modalidad a utilizarse. Precio base de los bienes a disponer. Documentacin de respaldo de los bienes a ser dispuestos. La DA inicia el proceso de disposicin una vez que el POA de la entidad haya sido aprobado y que la MAE haya emitido la Resolucin sobre la Disposicin de Bienes? 12. Los procedimientos incluyen actividades de control para dar de baja a los bienes? La DA aprueba la baja de los bienes y pone a consideracin de la MAE previa revisin de los informes de los responsables y de las actas de verificacin o de cualquier otra documentacin que pueda evidenciar suficientemente alguna de las siguientes causales?: Disposicin definitiva de bienes. Hurto, robo o prdida fortuita. Mermas. Vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros. Inutilizacin. Obsolescencia. Desmantelamiento total o parcial de edificaciones, excepto el terreno que no ser dado de baja. Siniestros. 13. Existen controles independientes desarrollados por la Direccin General Administrativa (DGA) y la unidad contable sobre la administracin de almacenes? Los ajustes en los registros de almacenes sobre las cantidades inventariadas son autorizados por el responsable de la DGA previo anlisis de las justificaciones documentadas presentadas?
DISEO
CUMPLIMIENTO
44
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SAByS) La unidad contable identifica las causas de los ajustes a efectos de la adecuada imputacin contable de las diferencias e informa a la MAE los posibles indicios de responsabilidad vinculados con las deficiencias en el manejo de los bienes? La DGA verifica peridicamente la ejecucin presupuestaria de las compras de materiales consumibles con los ingresos valorizados a almacenes a fin de detectar inconsistencias que pueden implicar diferencias de inventario no regularizadas en los registros? La unidad contable realiza los inventarios de materiales al cierre de cada gestin con la participacin de la Unidad de Almacenes y la UAI? 14. Existen controles independientes desarrollados por la DGA y la unidad contable sobre la administracin de activos fijos? Los ajustes en los registros de activos fijos sobre las cantidades inventariadas son autorizados por el responsable de la DGA previo anlisis de las justificaciones documentadas presentadas? La unidad contable identifica las causas de los ajustes a efectos de la adecuada imputacin contable de las diferencias e informa a la MAE los posibles indicios de responsabilidad vinculados con el registro, uso, conservacin y mantenimiento de los bienes? La DGA verifica peridicamente la ejecucin presupuestaria de las compras de activos fijos con los ingresos valorizados de dichos activos a fin de detectar inconsistencias que pueden implicar diferencias de inventario no regularizadas en los registros? La unidad contable realiza los inventarios de activos fijos al cierre de cada gestin con la participacin de la unidad de activos fijos y la UAI, considerando la significatividad de los bienes y dando nfasis a la identificacin de bienes en desuso y deteriorados? 15. Existen controles independientes desarrollados por la UAI sobre las contrataciones de bienes? La UAI realiza auditoras SAYCO u otras para examinar el cumplimiento de los procesos del SAByS relacionados con la contratacin de bienes? La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en los procesos para la contratacin de bienes, examinando particularmente los siguientes aspectos?: Los motivos incluidos en las resoluciones correspondientes para justificar la realizacin de procesos de Contratacin por Excepcin autorizados por la MAE.
DISEO
Ref Hecho SI NO N/A PT por:
CUMPLIMIENTO
45
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SAByS) La realizacin de procesos de contrataciones menores que evidencien un fraccionamiento de montos. La evidencia de las adjudicaciones que deben ser consistentes con las mejores ofertas. La iniciacin de procesos de contrataciones con imputacin a partidas presupuestarias correctas y con saldo suficiente. La iniciacin de procesos de contrataciones previa autorizacin de la ARPC. La UAI verifica la existencia de un reglamento especfico para el SAByS de acuerdo con las normas bsicas vigentes que haya sido compatibilizado por rgano rector y aprobado por la MAE? La UAI verifica la existencia del Manual de Contrataciones de Bienes y Servicios? La UAI verifica la existencia de la DA como la direccin encargada especficamente de la aplicacin del SAByS? La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se tomen las acciones correctivas pertinentes?
DISEO
CUMPLIMIENTO
16. Existen controles independientes desarrollados por la UAI sobre el manejo y disposicin de bienes? La UAI realiza auditoras SAYCO u otras para examinar el cumplimiento de los procesos del SAByS relacionados con el manejo y disposicin de bienes? La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en los procesos diseados para el adecuado manejo y disposicin de bienes? La UAI participa y verifica la adecuacin de los procedimientos de toma de inventarios al cierre de cada gestin? La UAI realiza pruebas sobre los inventarios para comprobar la exactitud de los registros? La UAI verifica la existencia del Manual de Manejo y Disposicin de Bienes y Servicios? La UAI verifica que de la Direccin de Administracin dependa la unidad o responsable de almacenes y la unidad o responsable de activos fijos con funciones especficamente asignadas en forma independiente y consistente con las normas vigentes? La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se tomen las acciones correctivas pertinentes?
Valores obtenidos
ptimo para el subcomponente - SAByS Calificacin proporcional obtenida 46 Cuestionario para evaluar el componente Actividades de Control 80
Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada (SCGI) 1. Los procedimientos del SCGI establecen una adecuada separacin de funciones? Existe control por oposicin entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: Aprobacin de los comprobantes previamente al registro Registro contable. Custodia de registros, comprobantes y documentacin de respaldo. 2. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en el procesamiento y elaboracin de los registros y estados financieros? Los archivos fsicos de los comprobantes de las operaciones realizadas; como tambin, de toda la documentacin respaldatoria de las mismas cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la Unidad Contable (UC)? El responsable de la custodia verifica que los comprobantes adjunten la documentacin respaldatoria correspondiente y exista constancia de su procesamiento? El responsable de la custodia entrega la documentacin requerida con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige la devolucin en tiempo y forma? Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? El reglamento especfico y los registros contables cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones? Los procedimientos determinan quines son los responsables de la custodia de los comprobantes antes y despus de su procesamiento? 3. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar el registro de operaciones autorizadas y documentadas adecuadamente? El Contador General autoriza el registro de las operaciones previa verificacin de la legalidad de la operacin, la imputacin correcta de las cuentas correspondientes y la existencia de documentacin suficiente de respaldo? 4. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar integridad y exactitud de los registros? La UC realiza conciliaciones peridicas (mensuales) por funcionarios independientes del registro sobre las siguientes cuentas?:
DISEO
CUMPLIMIENTO
47
Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada (SCGI) Bancos Cuentas a cobrar Cuentas a pagar Inventarios o existencias Activos fijos La UC verifica informacin operativa para confirmar que todas las operaciones devengadas hayan sido registradas en el perodo correspondiente? Los funcionarios que realizan las conciliaciones detectan e informan al Contador General para que ste instruya las acciones correspondientes? La UC ajusta inmediatamente las diferencias o partidas conciliatorias que se han evidenciado previa autorizacin del Contador General? 5. Los procedimientos establecen actividades de control gerenciales para asegurar el cumplimiento de los plazos de presentacin de los estados financieros? La Direccin Financiera (DF) elabora un cronograma para la emisin de los estados financieros considerando los tiempos necesarios para la auditora interna? La DF verifica el cumplimiento de los plazos de emisin y entrega de la informacin a la UAI para la realizacin del examen sobre la confiabilidad de los registros y estados financieros? La MAE de la entidad exige el cumplimiento del cronograma para la puesta a disposicin de la Contralora General de la Repblica y la presentacin al Viceministerio de Presupuestos y Contadura de los estados financieros con el informe del auditor interno? 6. Los procedimientos establecen actividades de control para asegurar la integridad de los registros y estados financieros que debe emitir la entidad? El Contador General suscribe la emisin de la informacin financiera previa verificacin de la consistencia e integridad de los registros y estados financieros emitidos? El Contador General evidencia la verificacin de los siguientes aspectos antes de suscribir la informacin financiera y remitirla para la firma del responsable de la DF y de la MAE? Presentacin de estados financieros comparativos con la gestin anterior. Presentacin de estados financieros agregados o consolidados con todos los programas y proyectos de la entidad. Inclusin de todas las notas a los estados financieros que se consideren necesarias.
DISEO
CUMPLIMIENTO
48
Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada (SCGI) Elaboracin de todos los registros obligatorios para la entidad. Presentacin de todos los estados financieros bsicos y complementarios que correspondan a la naturaleza de la entidad. Presentacin de la ejecucin presupuestaria equilibrada para las entidades que no pertenezcan a la administracin central. Presentacin de activos y pasivos clasificados en corrientes y no corrientes, cuando corresponda. Consistencia entre la ejecucin presupuestaria con el estado de resultados o de recursos y gastos. Equilibrio en la Cuenta Ahorro-InversinFinanciamiento. Consistencia del efectivo final del flujo de efectivo con el saldo de patrimonial del efectivo al cierre de la gestin. Consistencia del resultado del ejercicio expuesto en el estado de resultados con el considerado en el estado de evolucin del patrimonio neto. El responsable de la DF suscribe la informacin financiera previa comprobacin de los controles aplicados por el Contador General para asegurar la consistencia e integridad de los registros y estados financieros emitidos? La MAE suscribe la informacin financiera verificando que previamente haya firmado y aplicado los controles correspondientes el Contador General y el responsable de la DF? 7. Existen controles independientes desarrollados por la UAI? La UAI realiza auditoras SAYCO u otras para examinar la adecuacin de los procesos del SCGI relacionados con el procesamiento de la informacin contable y la elaboracin de registros y estados financieros? La UAI verifica que la entidad haya implantado un sistema de contabilidad que integre la informacin patrimonial, presupuestaria y financiera en un sistema nico? La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el SCGI? La UAI realiza arqueos sorpresivos y peridicos de fondos y valores para identificar posibles errores no detectados por los controles de procesamiento? La UAI verifica la existencia de un reglamento especfico para el SCGI aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes?
DISEO
CUMPLIMIENTO
49
Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada (SCGI) La UAI verifica la existencia de un manual de contabilidad consistente con las normas bsicas de contabilidad vigentes? La UAI verifica la existencia de la Unidad Contable (UC) como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del SCGI? La UAI verifica que el Contador General de la entidad tenga formacin profesional; registro y autorizacin para el ejercicio de sus funciones contables? La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se tomen las acciones correctivas pertinentes?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
ptimo para el subcomponente - SCGI Calificacin proporcional obtenida 35
50
ACTIVIDADES DE CONTROL
Entidad: Alcance: Subcomponente: leyes y normas Supervisado por: Cumplimiento de CALIFICACIONES
SISTEMAS DE ADMINISTRACION
Directa
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
SPO SOA SP SAP ST SCP SAByS SCGI
70 55 70 105 75 35 80 35
0,125 0,125 0,125 0,125 0,125 0,125 0,125 0,125
9 7 9 13 9 4 10 4
0,125 0,125 0,125 0,125 0,125 0,125 0,125 0,125

51
ACTIVIDADES DE CONTROL
SUBCOMPONENTES
Directa
1. Eficacia y eficiencia de las op 2. Confiabilidad de la inf. financiera 3. Cumplimiento de leyes y normas
85 70 65
0,333 0,333 0,333
28 23 22
0,333 0,333 0,333

52
Objetivo del Formulario: Evaluar la eficacia del componente Actividades de Control Alcance: Se aplica para la auditora del proceso del control interno y otras auditoras para determinar el enfoque de las mismas. Instrucciones para el llenado del Formulario: Ver punto 7.1.3 de esta gua. Emisin: Organizaciones de auditora. Frecuencia: De acuerdo con las necesidades de las auditoras. Distribucin: Los formularios forman parte de los legajos de papeles de trabajo. Denominacin Oficial: Cuestionarios para evaluar el componente Actividades de Control. Cdigo Oficial: F-6211 Cdigo de la Norma: CE/18 Numeracin de Control: Segn corresponda. Tamao: Carta. Color: Blanco.
53
F - 6212
G/CE-18
Cd. de la Norma
CUESTIONARIOS PARA EVALUAR EL COMPONENTE INFORMACIN Y COMUNICACIN

INFORMACIN Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. Los funcionarios que utilizan el sistema de informacin estn conformes con respecto a la confiabilidad y oportunidad de los informes que emiten dichos sistemas? Conocen los usuarios el nivel de confiabilidad de la informacin financiera y operativa que utilizan? Permite el sistema la generacin de informacin financiera oportuna para la toma de decisiones? 2. Existen resguardos apropiados de la informacin contra alteraciones, prdidas y falta de confidencialidad? Se protegen adecuadamente con copias de seguridad los programas de aplicacin y los archivos informticos generados durante el procesamiento diario de las operaciones? Existe proteccin adecuada de los archivos fsicos de la documentacin procesada? Existe asignacin de responsabilidades respecto de la custodia de las copias de seguridad de los programas y archivos informticos? Existe asignacin de responsabilidades respecto de la custodia de la documentacin procesada? 3. Se han definido los responsables de implantar, documentar, probar y aprobar cambios en los sistemas de informacin? Existen procesos de capacitacin sobre los sistemas nuevos y sobre las modificaciones de los vigentes? Existe un alto grado de cooperacin e interaccin entre los usuarios y los programadores del sistema de informacin operativo? 4. Existe apoyo de la Direccin hacia la implantacin de nuevos y ms aptos sistemas de informacin? Se destinan recursos suficientes para mejorar o desarrollar sistemas de informacin operativos? 5. La entidad tiene capacidad tcnica para elaborar informes financieros anuales e intermedios confiables? Existen funcionarios con la capacidad necesaria para procesar oportunamente la informacin financiera y controlar la exactitud de los registros? La entidad cuenta con un sistema de procesamiento de datos adaptado a las necesidades que permita la generacin de informacin exacta y oportuna? El sistema de procesamiento detecta e informa errores de autorizacin, exactitud e integridad en los registros?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Cuestionario para evaluar el componente Informacin y Comunicacin
INFORMACIN Entidad: Alcance: Supervisado por:
6. La Direccin recibe informacin analtica, financiera y operativa que le permita tomar decisiones oportunamente? La Direccin ha determinado las necesidades de informacin y la periodicidad de su emisin? Se suministra a los gerentes y a los jefes de unidades la informacin que necesitan para cumplir con sus responsabilidades? 7. Se obtiene regularmente informacin sobre los factores crticos del xito (condicionantes internas y externas para el logro de objetivos) que deben estar presentes? Existen procedimientos que establezcan la naturaleza, fuentes y periodicidad de la informacin necesaria? Los procedimientos han determinado los responsables de obtener, transmitir y analizar esta informacin? 8. Existen mecanismos para obtener informacin externa sobre las necesidades y el nivel de satisfaccin de los usuarios? Las sugerencias, quejas y otras informaciones recibidas son comunicadas a los funcionarios encargados de su anlisis y respuesta? La Direccin tiene conocimiento de la informacin relevante que se obtiene de los usuarios? La Direccin realiza seguimiento a la implantacin de las decisiones que se tomen sobre las necesidades y el nivel de satisfaccin de los usuarios? 9. Los sistemas de informacin son tiles y consistentes con los planes estratgicos y programas operativos de la entidad? Existe informacin suficiente y confiable para el seguimiento de las estrategias? Existe informacin suficiente, confiable y oportuna para el seguimiento del POA de la entidad? La Direccin tiene informacin de los objetivos y metas que debe alcanzar? La informacin de los resultados alcanzados se compara con los objetivos y metas programados?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
COMUNICACIN Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. La entidad ha comunicado claramente las lneas de autoridad y responsabilidad dentro de la entidad? Existen medios de comunicacin bidireccionales y suficientes para que los funcionarios conozcan las tareas que deben realizar, los procedimientos y sus responsabilidades frente a los controles internos? Los funcionarios conocen los objetivos de las actividades en la cuales participan y cmo sus tareas contribuyen a lograrlos? Los funcionarios comprenden cmo sus tareas afectan a, y son afectadas por, las tareas de otros funcionarios? 2. Las polticas y los procedimientos establecidos centralmente se comunican al personal que se desempea en otros Departamentos del pas o en dependencias ubicadas en otros edificios? Los funcionarios del Interior del pas conocen las polticas y procedimientos vigentes que se hayan determinado y aprobado centralmente? 3. Existen procedimientos para comunicar las irregularidades que los funcionarios hayan detectado? Son conocidos estos procedimientos por todos los funcionarios de la entidad? Los procedimientos son aptos para comunicar acciones impropias de la Direccin? Existen procedimientos de excepcin que permitan la comunicacin con los niveles superiores sin pasar previamente por un supervisor directo? 4. Existen procesos para comunicar rpidamente la informacin crtica a toda la entidad? La entidad ha establecido medios de comunicacin aptos para la comunicacin inmediata de informacin urgente a toda la entidad o todos los responsables de las reas y unidades funcionales? 5. Los nuevos funcionarios conocen la naturaleza y alcance de sus deberes y responsabilidades? La induccin de los nuevos funcionarios incluye el conocimiento con los procedimientos, reglamentos y controles especficos que deben aplicar? 6. Existen mecanismos establecidos para la coordinacin de tareas entre reas, unidades y funcionarios? Existe una comunicacin adecuada (fluida, suficiente y oportuna) entre todas las reas y unidades relacionadas de la entidad; como tambin, entre los funcionarios que participan de una operacin determinada?
DISEO
CUMPLIMIENTO
COMUNICACIN Entidad: Alcance: Supervisado por:
7. Existen mecanismos establecidos para la coordinacin con entes tutores? La entidad ha determinado canales de comunicacin con los entes tutores?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUBCOMPONENTES
Directa
1. Informacin 2. Comunicacin
45 35
0,50 0,50
22,5 17,5
0,50 0,50

Objetivo del Formulario: Evaluar la eficacia del componente Informacin y Comunicacin Alcance: Se aplica para la auditora del proceso del control interno y otras auditoras para determinar el enfoque de las mismas. Instrucciones para el llenado del Formulario: Ver punto 7.1.3 de esta gua. Emisin: Organizaciones de auditora. Frecuencia: De acuerdo con las necesidades de las auditoras. Distribucin: Los formularios forman parte de los legajos de papeles de trabajo. Denominacin Oficial: Cuestionarios para evaluar el componente Informacin y Comunicacin. Cdigo Oficial: F-6212 Cdigo de la Norma: CE/18 Numeracin de Control: Segn corresponda. Tamao: Carta. Color: Blanco.
F - 6213
G/CE-18
Cd. de la Norma
CUESTIONARIOS PARA EVALUAR EL COMPONENTE SUPERVISIN

Entidad: Alcance: Supervisado por:
1. Requieren los procedimientos vigentes que la Direccin revise el proceso de control interno para asegurarse que los controles se estn aplicado adecuadamente? Existen controles gerenciales que permitan conocer el nivel de eficacia de los controles internos aplicados durante el procesamiento de las operaciones? 2. Requieren los procedimientos que se soliciten confirmaciones de terceros para corroborar la informacin generada dentro de la entidad? Las comunicaciones de proveedores, bancos y deudores se utilizan para supervisar el control interno de los saldos relacionados? 3. Requieren los procedimientos que se confirmen los saldos de existencias fsicas mediante instancias independientes? Existe evidencia de la comparacin peridica de los registros de existencias de dinero y otros bienes de la entidad con los activos fsicos? 4. Existe una adecuada segregacin de funciones que permita el desarrollo de controles por oposicin? Se aplican controles por oposicin que permitan comprobar la ejecucin de funciones de control e identificar las deficiencias existentes? 5. La funcin de auditora interna es independiente? Tiene el responsable de la UAI acceso directo a la mxima autoridad ejecutiva? Tiene la UAI autoridad sobre alguna de las reas o unidades que audita? Existe evidencia de que la UAI participa en tareas administrativas distintas de las actividades que la Ley 1178 le ha asignado especficamente a dicha unidad? Cumple la UAI con las auditoras incluidas en su programa operativo anual (POA)? 6. El POA de la UAI ha sido coordinado con las instancias correspondientes? Existe evidencia de la coordinacin con la mxima autoridad ejecutiva de la entidad? Existe evidencia de la coordinacin con la UAI de la entidad que ejerce tuicin? Se han realizado las coordinaciones internas y externas antes de enviar el POA de la UAI a la CGR?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Cuestionario para evaluar el componente Supervisin
SUPERVISIN Entidad: Alcance: Supervisado por:
Se han realizado las coordinaciones internas y externas antes de comenzar la ejecucin de las actividades programadas? 7. Tienen los auditores internos autoridad y capacidad para examinar cualquier aspecto de las operaciones y actividades de la entidad? Es apropiado el alcance de las evaluaciones de la UAI dada la naturaleza, el tamao y la estructura de la entidad cubriendo las operaciones y actividades ms riesgosas? De acuerdo con las evaluaciones realizadas por la CGR, la UAI cumple con las normas de auditora gubernamental para planificar, ejecutar y comunicar sus resultados? Es adecuado el nivel de personal, entrenamiento y habilidades que presenta la UAI? 8. Son remitidos los informes de la UAI a las instancias correspondientes? Existe constancia de remisin de informes a: La mxima autoridad ejecutiva de la entidad? La mxima autoridad ejecutiva de la entidad tutora? La Contralora General de la Repblica? 9. Las evaluaciones puntuales sobre el control interno son adecuadas? Los auditores internos y externos demuestran en sus trabajos un conocimiento suficiente de las actividades de la entidad sujetas a examen? Los auditores demuestran la obtencin del conocimiento necesario para entender cmo deberan funcionar los sistemas administrativos y operativos?; Los auditores comparan el conocimiento terico obtenido con la realidad del funcionamiento? Las deficiencias detectadas son puestas en conocimiento de la mxima autoridad ejecutiva de la entidad? 10.La Direccin decide sobre las acciones necesarias para corregir las deficiencias informadas por Auditora Externa y por la UAI? Existen pronunciamientos escritos sobre la aceptacin o rechazo de las recomendaciones? Existen cronogramas para la implantacin de las recomendaciones? Existen polticas y procedimientos para asegurar que se toman acciones correctivas oportunamente cuando ocurren excepciones en los controles? Se corrigen las transacciones o las deficiencias identificadas?
DISEO
CUMPLIMIENTO
SUPERVISIN Entidad: Alcance: Supervisado por:
Se investigan las causas de las deficiencias en los controles internos? 11.Se realiza un seguimiento de las acciones efectuadas para comprobar la implantacin de las recomendaciones? La UAI realiza el seguimiento a las recomendaciones aceptadas que haya incluido en sus informes y, tambin, de las recomendaciones aceptadas emitidas por las Firmas Privadas de Auditora?
DISEO
CUMPLIMIENTO
Valores obtenidos
Objetivo del Formulario: Evaluar la eficacia del componente Supervisin Alcance: Se aplica para la auditora del proceso del control interno y otras auditoras para determinar el enfoque de las mismas. Instrucciones para el llenado del Formulario: Ver punto 7.1.3 de esta gua. Emisin: Organizaciones de auditora. Frecuencia: De acuerdo con las necesidades de las auditoras. Distribucin: Los formularios forman parte de los legajos de papeles de trabajo. Denominacin Oficial: Cuestionarios para evaluar el componente Supervisin. Cdigo Oficial: F-6213 Cdigo de la Norma: CE/18 Numeracin de Control: Segn corresponda. Tamao: Carta. Color: Blanco.
PROCESO DE CONTROL INTERNO

COMPONENTES
Directa
1. 2. 3. 4. 5.
Ambiente de Control Evaluacin de Riesgos Actividades de Control Informacin y Comunicacin Supervisin
30 40 65 40 55
0,20 0,20 0,20 0,20 0,20
6 8 13 8 11
0,20 0,20 0,20 0,20 0,20

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA - BOLIVIA Nro. de Depsito Legal 4 1 364 04 P.O.
Consultor: Lic. Miguel Angel Var

Cuestionario Gu A Evaluaci N

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Cuestionario Gu A Evaluaci N

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Cuestionarios para la Evaluacin del Proceso de Control Interno

CUESTIONARIOS PARA EVALUAR EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

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SISTEMA ORGANIZATIVO Entidad: Alcance: Supervisado por:

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SISTEMA ORGANIZATIVO Entidad: Alcance: Supervisado por:

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FILOSOFA DE LA DIRECCIN Entidad: Alcance: Supervisado por:

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FILOSOFA DE LA DIRECCIN Entidad: Alcance: Supervisado por:

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ATMSFERA DE CONFIANZA Entidad: Alcance: Supervisado por:

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Optimas Influencia Proporcional Directa

Obtenidas Influencia Proporcional

0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111

0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111 0,1111

Valores obtenidos por cada factor

Cuestionario para evaluar el componente Ambiente de Control

APLICACIN DEL F-6209

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