CMO FORMULAR UN PROYECTO?

Por: Angela Mara Molina Castao Corporacin Cultural Ciudad Latente 2011

Presentacin
Pese a que todo el tiempo estamos desarrollando ideas, no siempre lo hacemos de manera consiente o planificada. Plasmarlas de manera coherente, en un documento que sintetice lo que queremos hacer puede ser muy sencillo si se hace ordenadamente. A ese ordenamiento consiente de las ideas en actividades o acciones es a lo que se le denomina proyecto. Elaborar proyectos no slo permite organizar la forma en que se trabaja adems, es la manera ms comn de buscar fuentes de financiacin y de aprovechar oportunidades de gestin y escenarios de promocin. Por lo general, todas las instituciones o entidades financiadoras as como los posibles socios o inversionistas solicitan por escrito el proyecto para, de esta forma, poder analizar lo que se propone realizar, s es viable, importante y de inters. Aunque no existe un mtodo nico para la elaboracin de proyectos, el presente documento pretende ofrecer algunas recomendaciones para hacerlo de manera sencilla. Surge de la experiencia que la Corporacin Ciudad Latente como organizacin del sector cultural ha adquirido en la formulacin y gestin de proyectos de este tipo. Por tal razn, es importante seguir indagando otras propuestas y desde luego tratar de encontrar un mtodo propio.
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QU ES UN PROYECTO?

Un proyecto es el conjunto de acciones o actividades diseadas de manera coherente y articulada para alcanzar un propsito o fin especfico, durante un tiempo definido y con recursos presupuestados.

PARA QU SE HACEN LOS PROYECTOS?

Cmo se estructura un proyecto?

Para suplir necesidades o carencias previamente identificadas. Para alcanzar metas y/o cumplir sueos. Para mejorar los resultados obtenidos en un proceso o proyecto en curso.

Todos los proyectos obedecen a una estructura lgica que permite que quin los consulte, revise o evalu pueda entender claramente:

Qu se quiere hacer? Por qu es importante hacerlo? Para quin o para qu se va a hacer? Cmo se va a hacer? En cunto tiempo? Quin lo va a hacer? Cunto cuesta hacerlo? Cmo se puede verificar que se est haciendo bien?

En trminos generales, un proyecto se compone por:

TITULO DEL PROYECTO PRESENTACIN JUSTIFICACIN OBJETIVOS RESULTADOS ESPERADOS METODOLOGA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES O PLAN DE EJECUCIN PRESUPUESTO MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

TTULO DEL PROYECTO

Es la manera en que se denomina el proyecto. Da cuenta del propsito principal del proyecto, es decir, involucra en su construccin el objetivo general que se ha definido. Preferiblemente, debe ser corto y generar recordacin. Por ejemplo: RICO: Red de Informacin de Cultura y Ocio para el Eje Cafetero Muchas veces, poner el ttulo es lo ltimo que se hace.

PRESENTACIN

Es un texto breve en el que se cuenta de manera general en qu consiste el proyecto, cules son sus objetivos, alcances y antecedentes que motivan su realizacin. No debe explicar la metodologa a emplear, ni emitir conclusiones o recomendaciones. Esto se desarrollar ms adelante en el cuerpo del proyecto. Debe enfocarse en el problema o tema central del proyecto. Debe despertar inters y expectativa frente al mismo. Se recomienda no extenderse ms de una pgina o en el caso de proyectos que atienden a una convocatoria especfica ajustarse a las extensiones que esta determine.

JUSTIFICACIN

La justificacin expresa de manera precisa:

El

por qu es importante realizar el proyecto?, Las razones que motivaron su realizacin? Los beneficios o transformaciones que puede generar.

Es decir, la justificacin permite identificar el cmo las acciones o actividades propuestas pueden:
Ayudar

a suplir la necesidad carencia identificada Alcanzar las metas y/o sueos propuestos Mejorar los resultados obtenidos en un proceso o proyecto en curso.

OBJETIVOS
Los objetivos expresan el qu se quiere hacer y en qu orden de prioridades.
El

objetivo general expresa el gran fin o propsito del proyecto y; Los objetivos especficos dan cuenta de las acciones que se van a desarrollar para contribuir con el cumplimiento del objetivo general.

TIPS PARA LA ELABORACIN DE OBJETIVOS:

OBJETIVO GENERAL Lo primero que se debe hacer es identificar el problema, necesidad o deseo principal por el cual se realiza el proyecto. Ejemplo: El Sector Cultural del Eje Cafetero presenta dificultades para el acceso a medios de difusin y promocin de las actividades y procesos que se desarrollan en la regin. Para construir el objetivo general se debe plantear el como este problema, necesidad o deseo principal se puede trasformar de forma positiva. Ejemplo: Incrementar el acceso a medios de difusin y promocin de las actividades y procesos culturales del Eje Cafetero. Se sugiere comenzar por un verbo en infinitivo. Asimismo, se debe procurar que estos verbos no sean blandos (facilitar, contribuir, apoyar, mejorar, etc.) pues pueden conducir a ambigedades a la hora de evaluar los resultados del proyecto. En este sentido, se recomiendan verbos duros (incrementar, reducir, ampliar, disminuir, analizar, disear, etc.) pues permiten evidenciar los cambios o transformaciones que el proyecto genera en relacin con una situacin inicial, punto de partida o lnea base. De igual manera, facilitan el seguimiento y evaluacin a la ejecucin del proyecto.

1.

2.

3.

Cada proyecto debe tener un objetivo general, s se tiene ms de un objetivo general, es probable que se tenga ms de un proyecto, por tanto se debe priorizar cul responde realmente a lo que se quiere o se necesita hacer. 5. Ya que cada verbo denota una accin, slo se debe usar un verbo por cada objetivo. Si se tiene ms de un verbo por objetivo se debe priorizar en el que mejor exprese la accin que se espera desarrollar.
4.

OBJETIVOS ESPECFICOS Cada objetivo especfico representa una accin o componente necesario para alcanzar el objetivo general. En este sentido, los objetivos especficos deben estar planteados en una secuencia lgica, como si se tratara de una receta de cocina o las instrucciones para armar un mueble. Ejemplo: S el Objetivo General es: Incrementar el acceso a medios de difusin y promocin de las actividades y procesos culturales del Eje Cafetero., los Objetivos Especficos podran ser:
1. 2. 3.

1.

2.

Identificar las organizaciones, personas y entidades que desarrollan actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero. Identificar las necesidades de promocin y difusin de estos actores. Disear una herramienta adecuada para la difusin y promocin de actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero

3.

4.

Al igual que en el objetivo general, siempre se debe comenzar por un verbo en infinitivo. Por ejemplo: Disear, identificar, realizar, etc. No se recomienda poner una lista demasiado larga de objetivos especficos pues se vuelve muy complicada la ejecucin y seguimiento al proyecto.

RESULTADOS ESPERADOS

Cada objetivo especfico debe permitir alcanzar uno o varios resultados.

De esta forma, los resultados esperados dan cuenta de la materializacin de los objetivos especficos. Ejemplo: S uno de los objetivos especficos del proyecto es: Identificar las organizaciones, personas y entidades que desarrollan actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero. Los resultados esperados pueden ser:

R1.1. Mapa de organizaciones, personas y entidades del sector cultural del Eje Cafetero elaborado. R1.2. Listado de Procesos y actividades culturales desarrolladas en el Eje Cafetero durante los ltimos 3 aos compilado.

Como se aprecia en el ejemplo anterior, los resultados esperados se enuncian de manera afirmativa, eliminando los verbos en infinitivo. Es decir, en vez de decir Elaborar un mapa de actores se dice: Mapa de actores elaborado en vez de Compilar un listado de actividades y procesos culturales se dice Listado de actividades y procesos compilado

METODOLOGA

Da cuenta de los componentes del proyecto y de la forma en que ste se va a desarrollar. Es coherente con los objetivos especficos y con el orden que estos plantean. Ejemplo:
1.
1. 2.

Componente 1 o Fase 1. Diagnstico: permitir identificar:

Actores con actividades y procesos culturales Necesidades de promocin y difusin de estos actores.

2.

Componente 2 o Fase 2. Diseo: Define todas las sub - actividades y tareas necesarias para disear una herramienta adecuada para la difusin y promocin de actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero

Adems de enunciar las fases de desarrollo del proyecto, explica la forma en que se va hacer (el cmo), las herramientas metodolgicas de las que har uso y las tcnicas o recursos a emplear. Ejemplo: En el componente o fase Diagnstica, se consultarn fuentes oficiales de informacin como Alcaldas, Consejos de Cultura, etc. Para tal propsito se revisarn diagnsticos o inventarios previos, se aplicarn tcnicas de investigacin cualitativa para la identificacin de actores y necesidades del sector. De esta manera, se proceder a la aplicacin de encuestas o de entrevistas semi-estructuradas.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES O PLAN DE EJECUCIN

El cronograma de actividades o plan de ejecucin se estructura a partir de los componentes o fases metodolgicas del proyecto. Organiza en el tiempo las actividades, sub actividades y tareas a realizar. En algunos casos, permite identificar los responsables de cada actividad, subactividad o tarea propuesta. Establece plazos para la ejecucin del proyecto. Permite identificar los productos o resultados esperados.

PROYECTO: (NOMBRE DEL PROYECTO) FECHA DE INICIO: (DIA/MES/AO) FASE O COMPONENTE ACTIVIDADES

Ejemplo: Cronograma de Actividades Plan de Ejecucin:

FECHA DE FINALIZACIN: (DIA/MES/AO) SUBACTIVIDADES TAREAS RESULTADOS ESPERADOS / PRODUCTOS RESPONSABLES DURACIN SEMANAS O DIAS
4 semanas 3 semanas 2 semanas

Identificacin de actores

Consulta directa

Entrevistas actores sector cult. Encuestas

Mapa de Actores del Sector Cultural

Nombre de la persona responsable dentro de la organizacin de realizar este proyecto.

Revisin bibliogrfica DIAGNSTICO Identificacin de necesidades de difusin Consulta directa

Revisin diagns. Anteriores

Listado de actividades y o procesos culturales desarrollados en el ltimo ao. Listado de canales de difusin disponibles. Caracterizacin de las principales dificultades o necesidades de difusin.

Nombre de la persona responsable dentro de la organizacin de realizar este proyecto.

Nombre de la persona responsable dentro de la organizacin de realizar este proyecto.

2 semanas

Entrevistas actores sector cult.

5 semanas

PRESUPUESTO

Presenta la informacin correspondiente a los recursos requeridos para realizar o ejecutar cada una de las actividades, sub-actividades o tareas planteadas para el proyecto. Los recursos as sean en especie (horas de trabajo necesarias, maquinas y equipos, materias primas, etc.) deben ser valorados y expresados en trminos econmicos. Esto significa que si para un proyecto x se requiere de una cantidad x de materia prima, lo que se consigna en el presupuesto es el valor total en pesos (o la moneda que sea) de esa materia prima si se comprara al da de hoy en el mercado. La suma de los costos de todas las actividades permite conocer el valor total del proyecto. La correcta elaboracin del presupuesto hace la diferencia entre el xito o el fracaso del proyecto. Un mal clculo puede implicar enormes perdidas desperdicios.

Tambin presenta informacin sobre la cofinanciacin o contrapartidas del proyecto. Esto es: quienes (incluyendo al proponente) invierten o ponen recursos para el desarrollo del proyecto y en qu proporcin lo hacen. Para realizar el presupuesto es importante tener valorado cunto cuesta desarrollar cada actividad, esto implica saber:

De acuerdo a la duracin planteada en el cronograma de actividades y al tipo de tarea (tcnica, investigativa, anlisis, artesanal, etc.) a realizar, se deben proyectar cuntas horas de trabajo son necesarias para su realizacin y el costo de estas. Si se trata de realizar una actividad para la cual se requieren insumos o materias primas, se debe tener un estimado del costo de estas en el mercado y de la cantidad requerida para la actividad planteada. Para actividades que requieran de espacios fsicos se debe estimar segn la duracin del proyecto el costo por da del alquiler de dicho espacio. Estos clculos se deben realizar para todos los componentes, actividades, subactividades y tareas.

Ejemplo: Presupuesto:
PROYECTO: (NOMBRE DEL PROYECTO) FECHA DE INICIO: (DIA/MES/AO)
FASE O COMPONENTE ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD

FECHA DE FINALIZACIN: (DIA/MES/AO)

TAREAS RECURSOS REQUERIDOS FUENTES DE FINANCIACIN / CONTRAPARTIDAS

REC. PROPIOS $
Entrevistas actores sector cult. Encuestas Salario encargado de entrevista o encuesta, Grabadora, Cassettes, etc Salario encargado revisar docs, Fotocopias, transporte, etc. Salario Comunicador o persona que realice la entrevista, Grabadora

REC. SOLICITADOS $

SUBTOTAL $

Identificacin de actores

Consulta directa

$3.000.000

$7.000.000

$10.000.000

DIAGNSTICO Identificacin de necesidades de difusin

Revisin bibliogrfica

Revisin diagns. Anteriores

$5.000.000

$3.000.000

$8.000.000

Consulta directa

Entrevistas actores sector cult.

$5.000.000

$4.000.000

$9.000.000

TOTAL

$27.000.000

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO O EVALUACIN

Son los elementos que permiten dar cuenta del logro de los objetivos del proyecto en sus diferentes fases o componentes. Estos elementos normalmente se denominan Indicadores y se caracterizan por:

Ser medibles Ser verificables (que se pueden comprobar o corroborar) Ser pertinentes (que tienen que ver o se relacionan con lo que se quiere medir)

Por ejemplo: si se plantea realizar un diagnstico de los actores del sector cultural del Eje Cafetero y una de las actividades propuestas para este objetivo es la identificacin de actores, el indicador podra ser: No. de Actores del sector cultural identificados en el Eje Cafetero durante el 2010. La fuente de verificacin sera: los registros de encuestas y entrevistas realizadas a actores del sector cultural los estudios e inventarios revisados para este fin.

Factores para tener en cuenta en proyectos de cooperacin internacional (Ochoa B., 2010):

Los proyectos tienen mayor probabilidad de ser aceptados en el mbito de la cooperacin internacional cuando forman parte de un programa y cuando responden a planes de desarrollo nacionales, regionales o municipales. Es conveniente sealar que una de las polticas de las fuentes de cooperacin es trabajar con el enfoque de programas, lo cual ha sido propuesto a escala mundial y es uno de los criterios de seleccin. El ciclo de vida de los proyectos: Los proyectos no nacen de la noche a la maana, deben ser la construccin de una etapa de planeacin participativa entre los actores que se vern involucrados. Primero se planea, se consulta con la comunidad, se ajustan los planes, luego se plasman las ideas, se evala el contexto, los pro, los contra. Luego se negocia, se busca viabilidad tcnica y financiera. Se comienza la ejecucin de las actividades, se hace una evaluacin y una retroalimentacin. Se deben tener en cuenta las prioridades sectoriales de Colombia: Los proyectos son apoyados por organizaciones pblicas o privadas que tienen sus propios intereses. Para esto es necesario conocer la Estrategia de Cooperacin Internacional de Colombia (www.accionsocial.gov.co) o las prioridades sectoriales del donante o de los actores a los que vamos a presentar los proyectos para poder tener capacidad de negociacin y argumentacin. Planes, programas y proyectos: necesidad de una visin integral. El proyecto debe ser en lo posible parte de un proceso o programa que vaya ms all de un simple conjunto de actividades, debe ser algo articulado. Ver Factores de xito de un proyecto en el Manual de acceso a la cooperacin internacional de Accin Social (p.19)

Bibliografa

Corporacin Cultural Ciudad Latente. Memorias Seminario de Formacin de Formadores en Emprendimiento Cultural e Industrias Creativas Cartagena Emprende Cultura. Cartagena de Indias, Diciembre, 2010. Ministerio de Cultura. (2010). Manual de Emprendimiento Cultural. Bogot: La Silueta Ediciones. Salazar P., William A. Alta redaccin. Informes tcnicos y administrativos. NET Educativa. Bogot, 2007. Sandoval C., Carlos A. Investigacin Cualitativa. Programa de especializacin en Teoras, Mtodos y Tcnicas de Investigacin social. Instituto Colombiano para el Fomento de la Educacin Superior , ICFES. Bogot, 2002.

Ochoa B., Marcela. Memorias Taller de Planeacin Estratgica y Oportunidades de Gestin para Proyectos de Emprendimiento de Bienes y Servicios Culturales. Seminario de Formacin de Formadores en Emprendimiento Cultural e Industrias Creativas Cartagena Emprende Cultura. Corporacin Cultural Ciudad Latente. Cartagena de Indias, Diciembre, 2010.

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