CAPITULO 10

LO QUE VIENE A CONTINUACION DEL PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

A algunos estudios de planeamiento estratgico no les sigue la accin, y esto los hace de poco valor. Cuando se presentan los resultados de un ISP a la alta administracin, un plan de accin detallado deber acompaarlos diciendo lo ue ocurrir despus. Al ISP le puede seguir un anlisis del rea de negocios !"AA#. $l proyecto ISP identi%ica ciertas necesidades cr&ticas y urgentes para los sistemas. A menudo stas son los sistemas de soporte de decisin y los sistemas de in%ormacin e'ecutivo. IDENTIFICANDO AREAS DE NEGOCIOS (n )rea de negocios) es un agrupamiento naturalmente cohesivo de %unciones de negocios y datos ue %orman la base para el anlisis del rea de negocios. (na matri* de %unciones de negocios y tipos de entidades es agrupada para %ormar reas de negocios. +os grupos pueden ser a'ustados manualmente para cumplir con diversas restricciones. (n rea de negocios deber ser, "ien clara con l&mites de%inidos +o su%icientemente pe uea para ue el anlisis del rea de negocios pueda proseguir rpidamente. +o su%icientemente grande para aprovechar las bases de datos compartidas en una %orma coherente natural. -o traslaparse con otras reas de negocios !esto uiere decir, ue no comparta %unciones de negocios#. .eneralmente no ser actuali*ada por otras reas de negocios, no obstante pueden pasarse algunos datos entre reas de negocios. $l agrupamiento en reas de negocios debe hacerse como parte de la modelacin general de la empresa. $sto puede conducir a una reconsideracin de la estructura bsica de la empresa. (n rea de negocios contiene diversos sistemas de negocios. (n sistema de negocios consiste tambin de un grupo de tipos de entidades y procesos naturalmente cohesivos. +os sistemas de negocios naturales pueden ser identi%icados al mismo tiempo ue se determinan las reas de negocios. +os l&mites de un sistema de negocios natural se determinarn con ms precisin cuando se realice el anlisis del rea de negocios. (n sistema de negocios natural no deber abarcar dos reas de negocios. Por lo tanto tenemos dos agrupamientos de la matri* %uncin de negocios/tipo de entidad, uno en sistemas de negocios naturales, y uno en reas de negocios listos para el anlisis del rea de negocios.

ELECCION DEL AREA(S) DE NEGOCIOS A SER ANALIZADA Cuando una empresa ha sido dividida en reas para el anlisis del rea de negocios, es necesario decidir cul o cules reas abordar primero. Ser&a pre%erible tener un simple clculo de retorno de la inversin para la determinacin de prioridades, pero en la prctica probablemente m0ltiples consideraciones a%ectan la eleccin. Se recomienda ue los criterios se agrupen para su consideracin como sigue, "ene%icio potencial . 1etorno de la inversin !esto puede ser di%&cil de calcular y re uiere consideraciones de precio# . 2angibles . Intangibles . $'ecucin de los %actores de 3ito cr&tico . $'ecucin de metas . Solucin de serios problemas. 4emanda . Presin de la demanda de usuarios %inales senior por sistemas nuevos o me'orados. . -ecesidad tasada . Sugerencias pol&ticas Impacto organi*acional . -0mero de organi*aciones y personas a%ectadas . Si las organi*aciones estn geogr%icamente dispersas . $%ecto cualitativo Sistemas e3istentes . Su%iciencia o valor de los sistemas e3istentes . 1elacin con los sistemas e3istentes . Costos de mantenimiento %uturo estimados !los sistemas ue son %rgiles o ue tienen altos costos de mantenimiento deben ser reempla*ados# Probabilidad de 3ito . Comple'idad !las reas relativamente simples debern abordarse primero hasta ue se gane e3periencia#. . .rado de aceptacin del negocio . $3tensin del proyecto . Pre5re uisitos . 1iesgos 1ecursos re ueridos . Si e3isten datos o modelos de procesos . Si est instalado un e uipo de herramientas apropiado . Calidad de los analistas disponibles . 6ondos re ueridos Implementacin concurrente . Si m0ltiples proyectos de anlisis del rea de negocios pueden proseguir concurrentemente. . Si un proyecto capacitar a las personas ue puedan moverse rpidamente hacia otros proyectos. . Si una %uncin de administracin de datos e3istente ya ha reali*ado una buena modelacin de datos.

Se sugiere ue las reas para un posible anlisis "AA sean clasi%icadas sobre una escala del 7 al 8 para cada una de las categor&as dentro de la lista siguiente. $ntonces puede tomarse una decisin sobre cul o cules reas abordar primero. 9a ue la in%ormacin debe ser tratada como un recurso de negocios, los proyectos de sistemas de in%ormacin debern ser evaluados por la administracin en casi la misma %orma en ue son evaluados los proyectos de negocios. 4eber evaluarse retorno de la inversin, la necesidad de potencial humano, y riesgos posibles como cual uier nueva aventura de negocios. $sto puede hacerse si la corporacin est siendo e3aminada en con'unto con el compromiso de altos e'ecutivos. %ig.7:.7 %ig.7:.< %ig.7:.= %ig.7:.> ;atrices mostrando los sistemas e3istentes. $sta matri* muestra u sistemas de in%ormacin e3istentes y plani%icados son usados por las unidades organi*acionales. $sta matri* muestra u sistemas de in%ormacin e3istentes o plani%icados son usados por los e'ecutivos. $sta matri* muestra cmo se relacionan los sistemas de procesamiento de datos e3istentes o plani%icados con las %unciones de negocios. $sta matri* muestra u bases de datos son usadas por los sistemas de in%ormacin plani%icados o e3istentes.

UNIDADES ORGANIZACIONALES

SISTEMAS DE INFORMACIO N

$sta matri* muestra u sistemas de in%ormacin e3istentes y plani%icados son usados por las unidades organi*acionales.

EJECUTIVOS EN LA ORGANIZACION

SISTEMAS DE INFORMACI N

$sta matri* muestra u sistemas de in%ormacin e3istentes o plani%icados son usados por los e'ecutivos

FUNCIONES DE NEGOCIO

SISTEMAS DE INFORMACI N

$sta matri* muestra cmo se relacionan los sistemas de procesamiento de datos e3istentes o plani%icados con las %unciones de negocios

BASES DE DATOS

SISTEMAS DE INFORMACI N

$sta matri* muestra u bases de datos son usadas por los sistemas de in%ormacin plani%icados o e3istentes

Fig 10.1.- M !"i#$% &'%!" ()' %i%!$& % $*i%!$(!$%. E%! % %'( &'%!" )'% #'( &+% )$! ,,$ $( , % -ig." % 10./ 10.0

ANALISIS DE SISTEMAS ACTUALES (na empresa %recuentemente tiene muchos sistemas de procesamiento de datos ue %ueron establecidos antes de ue apareciera la ingenier&a de la in%ormacin. -o usan los modelos de datos de la ingenier&a de la in%ormacin y no enla*an en la enciclopedia su coordinacin del conocimiento. $s conveniente hacer una tabla de los sistemas e3istentes y esclarecer cmo respaldan actualmente el sistema. Para esto pueden usarse tres matrices, como se muestra en %ig.7:.7. $stas matrices se muestran con ms detalle en las %igs.7:.< hasta la 7:.>. $stas ayudan a esclarecer las omisiones y redundancias de los sistemas. A menudo e3isten mayores redundancias en sistemas desarrollados sin la ingenier&a de la in%ormacin. PLANEAMIENTO DE ALTO NIVEL DE LA TECNOLOGIA Ciertos tipos de planeamiento de la tecnolog&a necesitan reali*arse en el nivel ms alto de una empresa. Por e'emplo, es conveniente tener una red de datos ue enlace todas las partes de la empresa y ue vaya a todos los escritorios de los traba'adores con el conocimiento como un sistema nervioso. $l lograr alta compatibilidad, para ue cual uier computadora pueda ser conectada a esta red, hace evidentes muchos asuntos comple'os y necesita planeamiento y diseo substancial. $ste planeamiento slo puede hacerse en el nivel ms alto de una empresa por ue la red necesita servir a todas las divisiones y ubicaciones. $l diseo de la red se relaciona con la permisible eleccin de computadoras y estaciones de traba'o. %ig.7:.< +os sistemas e3istentes o planeados son mapeados versus la estructura de la organi*acin. +a parte superior de esta matri* lista las posiciones de los e'ecutivos. $sta matri* %orma por lo tanto una base !en parte# para las entrevistas con los e'ecutivos. +as necesidades del so%t?are de aplicacin de enla*arse con el so%t?are de base de datos y los datos estn crecientemente distribuidas. 4i%erentes traba'adores con el conocimiento con sus propias capacidades de soporte de decisiones necesitan ser capaces de intercambiar in%ormacin a travs de la red de la empresa y necesitan ser capaces de discutir por tel%ono las representaciones de in%ormacin comple'as ue ambos tienen en sus pantallas. +os traba'adores con el conocimiento necesitan ser capaces de intercambiar modelos de negocios computari*ados u otros clculos. %ig.7:.= +os procesos de negocios son mapeados versus los sistemas actuales y e3istentes. $l planeamiento de alto nivel de la tecnolog&a incluye una variedad de asuntos ue estn ms all del mbito de este libro, tales como la tecnolog&a de la produccin, la tecnolog&a de la red, estndares para las computadoras personales, etc. $n general, la ingenier&a de la in%ormacin re uiere redes abiertas !esto es, redes ue permitan una interconectividad completa de %acilidades en m uinas de di%erentes vendedores#. +as redes abiertas re uieren estndares. +a eleccin e implementacin de estndares para la interconectividad es cr&tica. %ig.7:.> $l e uipo de planeamiento necesita comprender u datos e3isten actualmente, y cules sistemas usan cules datos. (na matri* como esta se re%erir a las bases de datos e3istentes as& como a los archivos.

$s importante ue los planes y estndares de alto nivel no impidan la creatividad. $n la prctica, la creatividad en la construccin de una aplicacin se me'ora si se hace ms %cil la interconectividad . Para lograr la interconectividad, necesitamos estndares de redes y estndares de datos. 2cnicamente las m uinas deben ser %ciles de interconectar, y las diversas ubicaciones deben emplear el mismo modelo de datos. (na enciclopedia con un coordinador del conocimiento puede asegurar ue las di%erentes aplicaciones o partes de aplicaciones pueden intercomunicarse. +a red corporativa y otras tecnolog&as a%ectan la implementacin de los planes de negocios y o%rece oportunidades para me'orar el %uncionamiento de la empresa, por e'emplo, me'ores cone3iones con los clientes, agentes, compradores, y proveedores@ me'or toma de decisiones@ menor inventario@ nuevos tipos de negocios@ etc. Por lo tanto, el planeamiento de la estrategia de negocios necesita enla*arse con el planeamiento de alto nivel de la tecnolog&a as& como el planeamiento de la in%ormacin estratgica. 1QUIEN MANTIENE AL ISP ACTUALIZADO2 +as tablas de nueva tecnolog&a y oportunidades de negocios debern ser actuali*adas por una persona ue sea entusiasta con la tecnolog&a y se mantenga a s& mismo actuali*ado. +as metas y problemas debern revisarse cada ve* ue se realicen las entrevistas de la administracin5por5los ob'etivos para orientar a los e'ecutivos y a los 'e%es de departamento. Peridicamente !no menos de una ve* al ao#, se llevan a cabo reuniones estratgicas de planeamiento de negocios. $n estas reuniones el anlisis de impacto de la tecnologa, anlisis de factor de xito crtico y estudios de sistemas estratgicos deben volver a revisarse y deben ayudar a orientar el planeamiento de negocios. $n algunas corporaciones los %actores de 3ito cr&ticos son parte de la documentacin para las reuniones de directorio, y sus modi%icaciones pueden ser recomendadas por el directorio. $sto es 0til y debe hacerse en las reuniones de directorio de la mayor&a de corporaciones. Algunas corporaciones tienen un directorio de asesor&a tcnica. $ste deber revisar el anlisis de impacto tcnico, el estudio de sistemas estratgicos, y posiblemente tambin, el anlisis de %actores de 3ito cr&ticos PROCEDIMIENTO $l Cuadro 7:.7 resume los pasos en la transicin de un ISP a un anlisis del rea de negocios.

CUADRO 10.1 P %'% $( , !" (%i#i3( 4 " $, P, ($ &i$(!' )$ Si%!$& % )$ I(-'"& #i3( (ISP) 5 #i $, A(+,i%i% )$, A"$ )$ N$g'#i'% (BAA).
Agrupar al modelo de la empresa en grupos naturales. Agrupar la matri* %uncin/entidad para ue muestre sistemas naturales. (sar el algoritmo de agrupamiento de la herramienta de planeamiento estratgico. Agrupar sobre la base de u %unciones C1$A- u tipos de entidades. Asignar a los grupos las %unciones y tipos de entidades ue uedan. 4epurar los agrupamientos manualmente. Agrupar la matri* %uncin/entidad para ue muestre las reas de negocios naturales. A'ustar la matri* agrupada %uncin/entidad para %ormar los l&mites "AA. Asignar todas las %unciones a un rea de negocios. 4eterminar las ubicaciones de esa rea de negocios. Construir una matri* de las reas de negocios y ubicaciones. Construir una matri* de las reas de negocios y departamentos. 4epurar las reas de negocios seg0n sea necesario. 4epurar los l&mites del proyecto "AA. Considerar, . $l tiempo para implementar el "AA. . $s%uer*o re uerido para implementar el "AA. . Cmo enca'a el "AA propuesto con la organi*acin actual. . 2asacin del riesgo Aceptacin/participacin del usuario so%isticacin/aptitud del usuario Comple'idad tcnica Anali*ar los sistemas actuales para determinar u cambios son necesarios. Construir una matri* mapeando los sistemas I.S versus las unidades organi*acionales. Construir una matri* mapeando los sistemas I.S versus los e'ecutivos. Construir una matri* mapeando los sistemas I.S las %unciones de negocios. Construir una matri* mapeando los sistemas I.S versus los tipos de entidades. Agrupar las matrices anteriores en reas de negocios. Identi%icar cules sistemas necesitan reempla*o o rediseo. Identi%icar cules sistemas son costosos en costos de mantenimiento. Preparar lo ue viene a continuacin del Planeamiento de la In%ormacin $stratgica. Comentar Cuando los resultados del ISP son presentados a la alta administracin deber acompaarlos un plan de accin detallado diciendo u ocurre despus. $s conveniente ue al estudio ISP le siga una accin vigorosa ue condu*ca a la implementacin de me'ores sistemas.

Priori*ar las reas de negocios para el Anlisis del Area de -egocios. $3isten m0ltiples %actores ue a%ectan la priori*acin de cul rea de negocios traba'ar primero. Clasi%icar los %actores de aba'o sobre una escala del 7 al 8. "ene%icios potenciales 1etorno de la inversin !$sto puede ser di%&cil de calcular y re uiere consideraciones de precio# .2angibles .Intangibles . $'ecucin de %actores de 3ito cr&ticos. . $'ecucin de las metas. . Solucin de serios problemas. 4emanda . Presin de la demanda de usuarios %inales senior de sistemas nuevos o me'orados. . -ecesidad tasada. . Sugerencias pol&ticas. Impacto organi*acional . -0mero de organi*aciones y personas a%ectadas. . Si las organi*aciones estn geogr%icamente dispersas. . $%ecto cualitativo. Sistemas e3istentes . Su%iciencia o valor de los sistemas e3istentes. . 1elacin con los sistemas e3istentes. . Costos %uturos estimados de mantenimiento. !+os sistemas ue son %rgiles o ue tienen altos costos de mantenimiento deben ser reempla*ados#. A3ito probable . Comple'idad, !+as reas relativamente simples debern ser las primeras en ser abordadas hasta ue se gane e3periencia#. . .rado de aceptacin del negocio. . $3tensin del proyecto. . Pre5re uisitos . 1iesgos. 1ecursos re ueridos . Si e3isten los datos y modelos de procesos. . Si est instalado un e uipo de herramientas conveniente. . Calidad de los analistas disponibles. . 6ondos re ueridos. Implementacin concurrente . Si m0ltiples proyectos del Anlisis del Area de -egocios pueden proceder concurrentemente. . Si un proyecto capacitar a las personas ue rpidamente se movern a otros proyectos. . Si una %uncin de administracin de datos e3istente ya ha reali*ado una buena modelacin de datos.

Iniciar el Anlisis del Area de -egocios Ber Cuadro 77.<, Anlisis del Area de -egocios 4eterminar u sistemas debern construirse inmediatamente. $l ISP genera ciertas necesidades urgentes para los sistemas para la administracin senior. $stas debern satis%acerse tan rpido como sea posible con tcnicas relativamente simples tales como herramientas de ho'as de clculo, so%t?are de soporte de decisiones, o so%t?are de sistemas de in%ormacin para los e'ecutivos. Ber +ibro III, 2cnicas de implementacin 1pida. Iniciar acciones para mantener actuali*ado el ISP Asignar a una persona conocedora de la tecnolog&a para ue mantenga actuali*ado el Anlisis de Impacto de la 2ecnolog&a. Plani%icar ue los 6actores de A3ito Cr&ticos sean revisados peridicamente en las reuniones de planeamiento de la estrategia de los negocios. Plani%icar ue los 6actores de A3ito Cr&ticos sean presentados en las reuniones de 4irectorio para su revisin. Plani%icar ue el Anlisis de ;etas5y5Problemas sea actuali*ado cuando se lleven a cabo las entrevistas de apreciacin de la administracin como parte del procedimiento administracin5por5los5ob'etivos. Asegurar ue los diagramas de descomposicin negocios5%uncin y los diagramas entidad5relacin estn actuali*ado en la enciclopedia cuando se realice el Anlisis del Crea de -egocios. Asegurar ue el ISP est re5e3aminado cuando ocurran cambios importantes en la empresa !tales como ad uirir la mayor&a de acciones#. Dacer la presentacin a la alta administracin Ebtener el acuerdo para continuar con las acciones.