MANUAL DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO

INSTITUTO PROFESIONAL VALLE CENTRAL

INDICE
Ceremonial y Protocolo.1 Clasificacin de los actos Institucionales: Actos institucionales.2 Actos interinstitucionales Actos acadmicos..3 Ceremonial Institucional: In itacin !ece"cin de autoridades# $%icacin de los in itados $so de las %anderas nacional e institucional& El 'imno Nacional..( Pro)rama %*sico de al)unos actos Institucionales: Inau)uracin de o%ras !econocimientos y +omena,es -irma de con enios... Entre)a de donaciones /isitas "rotocolares Entre)a de t0tulos1 Precedencia de Instituto Profesional /alle Central..2

Ceremonial y Protocolo
3odo acto Institucional re4uiere de ciertas formalidades "ara su or)ani5acin y desarrollo6 de modo de otor)arle la solemnidad in+erente a su "ro"io car*cter. !esulta con eniente6 "or lo tanto6 4ue las distintas unidades de nuestro Instituto "uedan ordenar el ceremonial de los actos 4ue or)anicen so%re %ases comunes "ara toda la institucin. Esta "u%licacin es una s0ntesis del 7anual de Ceremonial y Protocolo del Instituto Profesional /alle Central6 ela%orado "or el De"artamento de Comunicaciones6 con las "rinci"ales normas 4ue de%en o%ser arse "ara la reali5acin de actos de esta naturale5a.

Clasificacin de los actos Institucionales

Actos solemnes: 8on a4uellos 4ue el Instituto Profesional /alle Central cele%ra "eridicamente6 de acuerdo a normas esta%lecidas6 en un conte9to de )ran formalidad y con una ri)urosa "lanificacin. 8u or)ani5acin es res"onsa%ilidad del !elacionador P:%lico6 "ero en este caso recae en el De"artamento de Comunicaciones6 sin "er,uicio de la cola%oracin 4ue le "uedan %rindar otras unidades de la Institucin. Estos actos son los 4ue se nom%ran a continuacin: Ani ersario Institucional Inau)uracin del A;o Acadmico <r)ani5acin de semana =mec+ona> Ceremonias de 3itulacin

Actos institucionales:
Inau)uracin de o%ras de alcance institucional !econocimientos y +omena,es

En el "rimer caso6 su or)ani5acin es res"onsa%ilidad de la unidad directamente %eneficiada6 la 4ue contar* con la cola%oracin del De"artamento de Comunicaciones en lo relati o a su coordinacin y e,ecucin. ?as in itaciones ser*n suscritas "or el !ector y la m*9ima autoridad de la unidad or)ani5ador. ?a res"onsa%ilidad de la or)ani5acin de los actos de +omena,e "or a;os de ser icios a acadmicos y no acadmicos6 en tanto6 corres"onde al De"artamento Comunicaciones.

Actos interinstitucionales:
8on acti idades 4ue in olucran a dos o m*s instituciones con el "ro"sito de crear6 mantener y estrec+ar 0nculos6 a tra s de: -irma de con enios o acuerdos Entre)a de donaciones /isitas "rotocolares.

8u or)ani5acin es de res"onsa%ilidad de la unidad directamente %eneficiada con el estrec+amiento y@o consolidacin de estos la5os6 con la cola%oracin del De"artamento de Comunicaciones. ?as in itaciones ser*n cursadas "or las m*9imas autoridades de las entidades in olucradas o6 si ello no fuere "osi%le6 slo "or la !ector0a.

Actos acadmicos:
Com"renden las ceremonias de: Entre)a de t0tulos o di"lomas Premiaciones Inau)uracin de la%oratorios u otros Cele%racin de efemrides Inau)uracin o clausura de acti idades de e9tensin acadmica A8eminarios6 con)resos6 etc.B

?a or)ani5acin y coordinacin de los actos acadmicos6 son de res"onsa%ilidad de la unidad )estora de la iniciati a6 con la cola%oracin del De"artamento de Comunicaciones. ?as in itaciones a este ti"o de ceremonias ser*n cursadas "or la m*9ima autoridad de la unidad or)ani5adora.

Ceremonial Institucional
Al)unas de las formalidades 4ue de%en o%ser arse en la or)ani5acin de un acto Institucional Auni ersitarioB son las si)uientes: Invitacin Al esta%lecer la fec+a y +ora de la reali5acin de una ceremonia6 de%e considerarse la dis"oni%ilidad de tiem"o de la autoridad in itada6 ya sea sta e9terna o interna6 "articularmente si se desea 4ue +a)a uso de la "ala%ra. Para ello6 la unidad or)ani5adora le comunicar*C de "referencia "or escrito6 el "ro"sito de la in itacin con la de%ida antici"acin6 es"ecificando si de%er* inter ernir en el acto y6 si as0 fuere6 su)iriendo la tem*tica a tratar. 8e en iar* carta firmada "or el !ector cuando se desea in itar al Presidente de la !e":%lica6 Presidente del 8enado6 Presidente de la Corte 8u"rema6 Presidente de la C*mara de Di"utados6 e9DPresidentes de la !e":%lica6 Cardenales6 Em%a,adores e9tran,eros6 7inistros de Estado6 autoridades nacionales con ran)o de 7inistro y Contralor Eeneral de la !e":%lica. A los dem*s in itados6 se les en iar* una tar,eta de in itacin6 o%ser ando cuidadosamente su redaccin y el adecuado uso de lo)os y colocando el telfono corres"ondiente "ara la confirmacin. El tiem"o de des"ac+o "re io de una in itacin es de siete d0as +*%iles como m0nimo y 1& como m*9imo.

Recepcin de autoridades Para la rece"cin de in itados6 se de%e considerar la ,erar4u0a de 4uienes reci%en y de 4uienes se reci%e. En cual4uier caso6 de%e estar siem"re al):n directi o de la unidad or)ani5adora6 en re"resentacin de su m*9ima autoridad6 si ste no "udiere +acerlo. 8i asisten altas autoridades e9ternas6 stas ser*n reci%idas "or el !ector6 /icerrector6 Director Acadmico6 etc. en la !ector0a6 desde donde se diri)ir*n lu)ar corres"ondiente6 marcando su lle)ada al inicio del acto. De la misma manera se "roceder*6 "ara las firmas de con enios y@o entre)a de donaciones6 con las autoridades de la institucin in olucrada.

Ubicacin de los invitados ?a u%icacin de los in itados se +ar* de acuerdo al orden de "recedencia y actuando como due;o de casa la m*9ima autoridad de la unidad or)ani5adora. Esta ceder* el centro de la "rimera fila6 de la mesa de +onor o testera Alu)ar destinado al anfitrinB al !ector o su re"resentante le)al cuando asista6 u%ic*ndose a su i54uierda. 8i se utili5a mesa de +onor6 en ella de%e u%icarse un n:mero im"ar de "ersonas6 no su"erior a siete6 con el due;o de casa al centro. El ordenamiento de las dem*s autoridades se esta%lece altern*ndose de derec+o a i54uierdo6 de mayor a menor ,erar4u0a. Para la firma de con enios y@o entre)a de donaciones6 los m*9imos re"resentantes de las instituciones ser*n u%icados "rotocolarmente en al centro de uno de los costados de una mesa6 4uedando el in itado "rinci"al a la derec+a del !ector. 8i fueren tres los firmantes6 el !ector se situar* en el centro. ?os dem*s asistentes ser*n u%icados de acuerdo a su ,erar4u0a e intercalando in itados internos y e9ternos en los lu)ares asi)nados al ":%lico o alrededor de la mesa.

Uso de las banderas nacional e institucional ?a Fandera Nacional slo se em"lear* "ara los actos uni ersitarios solemnes de inau)uracin del a;o acadmico y de cele%racin del ani ersario institucional y en a4uellos en 4ue est "resente el Presidente de la !e":%lica Den cuyo caso se enar%ola el Estandarte PresidencialD o un 7inistro de Estado en su re"resentacin. En las otras ceremonias se usar* el "a%elln institucional6 de acuerdo a las si)uientes normas: o ?a %andera institucional nunca "uede ser de menor tama;o 4ue otras %anderas 4ue la acom"a;en6 ni "uede 4uedar i5ada a menor altura 4ue las dem*s. o ?a %andera de la institucional de%e ser colocada siem"re en forma tal 4ue desta4ue en el con,unto. o En el caso de conferencias 6 la %andera institucional de%e ir colocada al lado derec+o del "rinci"al orador6 esto es a la i54uierda se):n la "erce"cin del ":%lico.

o 8i est* acom"a;ada de un n:mero "ar de %anderas6 ocu"ar* el lu)ar al centro de ellas. ?os dem*s "a%ellones6 en tanto6 se colocar*n a su derec+a e i54uierda6 sucesi amente6 si)uiendo el orden de "recedencia esta%lecido. o 8i se coloca ,unto a un n:mero im"ar6 ocu"ar* el "rimer lu)ar al lado i54uierdo del es"ectador6 u otra u%icacin en forma 4ue desta4ue. o ?a "recedencia de las otras %anderas "resentes ser* determinada "or orden alfa%tico6 sal o 4ue e9istan otros moti os 4ue considerar6 "or e,em"lo: ,erar4u0a de las instituciones re"resentadas6 "resencia de naciones e9tran,eras u otra ra5n.

El Himno Nacional Este ser* inter"retado :nicamente en los actos uni ersitarios solemnes de inau)uracin del a;o acadmico y de cele%racin del ani ersario institucional6 al comien5o de la ceremonia. En los otros actos6 slo se inter"retar* el 'imno del Instituto /alle Central6 al inicio o al trmino de la acti idad.

Pro rama b!sico de al unos actos Institucionales

Inau uracin de obras Introduccin 'imno del Instituto /alle Central Pala%ras de la m*9ima autoridad de la unidad %eneficiada Pala%ras del !ector Corte de cinta !ecorrido "or el lu)ar

Reconocimientos y "omena#es Introduccin Pala%ras del !ector o su re"resentante Entre)a de reconocimientos 'imno del Instituto /alle Central Cierre

$irma de convenios Introduccin ?ectura de las "rinci"ales cl*usulas del acuerdo -irma de los documentos Pala%ras del !ector o su re"resentante

Pala%ras del re"resentante de la AsB otra AsB institucin AesB Cierre

Entre a de donaciones Introduccin Pala%ras del re"resentante de la institucin 4ue entre)a la donacin Entre)a de la donacin o firma de los documentos corres"ondientes Pala%ras del !ector Cierre

%isitas protocolares 8aludo al !ector en !ector0a Entre)a de o%se4uios y folletos institucionales !ecorrido "or la Institucin

Entre a de t&tulos Introduccin 'imno de Instituto /alle Central Pala%ras del !ector Entre)a de t0tulos Entre)a de distinciones y o%se4uios Ame,or alumno6 me,or com"a;ero6 de"ortistas destacados6 etc.B Pala%ras de un e)resado

Cancin del Adis Cierre

Precedencia de Instituto Profesional %alle Central

?a "recedencia de las autoridades del Instituto Profesional /alle Central6 4ue re)ir* en las ceremonias o actos 4ue se realicen en la Institucin ser* la si)uiente: !ector Nacional Presidente De Conse,o Directi o /icerrector Nacional Director Nacional !ectores !e)ionales Directores de 8ede