Administracin De Proyectos

GANTT CPM Y PERT

Proyecto
Proyecto: puede definirse como una serie de actividades relacionadas entre s, que por lo comn estn dirigidas hacia un resultado comn y cuyo desempeo requiere de un perodo significativo.

Administracin de Proyectos: puede definirse como planeacin, direccin y control de recursos (personas, equipo, material) para cumplir con las restricciones tcnicas, de costos y de tiempo de un proyecto.

Planeacin de proyectos
Incluye las actividades de tipo administrativo que conducen el curso de accin, su cobertura abarca tambin el rea operacional. Esta funcin permite establecer Los objetivos del proyecto Los pronsticos de tiempo Recursos que se requieren Presupuesto Tipo de organizacin Las personas que lo van administrar y las que lo van a ejecutar. El director del proyecto debe establecer las polticas que determinen las actividades que son crticas para su ejecucin y finalizacin.

Programacin de proyectos
Tiene cobertura especfica, ya que determina el tiempo y las fases con metas; por lo tanto es parte de la fase de establecimiento de objetivos. *Especifica el plan del proyecto con mayor detalle, comienza con: la construccin de una lista detallada de actividades (estructura de la divisin del trabajo) Un programa detallado de los tiempos para cada actividad, y La asignacin de personal para el proyecto en las actividades individuales

TCNICAS DE PLANEACIN Y PROGRAMACIN DE PROYECTOS

Estas pueden clasificarse como:

1. Grfica de Gantt 2. Mtodos de Redes

GRAFICA DE GANTT
Historia y Evolucin Es la primera herramienta de planeamiento, programacin y control de proyectos, apareci alrededor del ao 1910, desarrollada por Henry L. Gantt, durante la primera guerra mundial La evolucin del diagrama de Gantt hacia una red probablemente surge a finales de la dcada de 1940, cuando aparece el mtodo de pilares de la marina de Estados Unidos Definicin Grfica que muestra tanto la cantidad de tiempo, como la secuencia en la cual pueden desempearse las actividades. Tambin conocida como grfica de barras.

CARACTERSTICAS de La Grfica de Gantt

Representa no slo Cunto tiempo se necesita para cada actividad, sino tambin Cundo se realizar cada UNA. Tambin puede mostrar los OBJETIVOSEVENTOS O FASES..... Un objetivo es un instante en el tiempo, en tanto que una actividad es una tarea con cierta duracin de tiempo

Smbologa utilizada en la Grfica de Gantt

Los smbolos que se emplean en la elaboracin y presentacin de la grfica son: [ = Inicio de una actividad ] = Fin de una actividad [-------] = Progreso actual de la actividad V = ( Vrtice) = Indicador que marca el tiempo en el cual se encuentra el proyecto en el momento.

VENTAJAS
Fcil de elaborar, De uso muy comn en la programacin de proyectos, debido a que son fciles de usar y hay mucha gente que las comprende. Resulta ms econmica con relacin a los mtodos de redes. Se podr comprobar el progreso general del sistema de tareas en cualquier punto en el tiempo. La grfica de Gantt es una herramienta que puede tener amplia divulgacin.

DESVENTAJAS
No indica las causas y como repercute en la fecha final de un proyecto, cuando hay problemas de retraso en una o ms actividades. Difcil de actualizar Este mtodo es inadecuado cuando se trate de programar proyectos complejos, debido a que no muestran interdependencia y relaciones entre actividades y especialmente cuando ocurren cambios. El mtodo de programacin de proyectos con red resuelve estas dificultades.

Grfica Gantt (del Libro)

Eje Vertical:
Siempre Actividades o Trabajos

Las barras / Corchetes horizontales se utilizan para indicar el perodo de tiempo para cada actividad o trabajo.

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6

Tiempo Eje Horizontal: Siempre Tiempo

EJEMPLO DE CLASE DE GANTT

El Seor Rafael Cofio, es propietario de la Finca Monte Rico, cuya extensin de terreno es de 5 caballeras. Hasta hace dos aos se produca en 2.5 caballera tomate, pero debido al surgimiento de plaga se ha decidido no continuar con la produccin, ya que se solicit al ICTA, realizar una evaluacin de la tierra y verificar si es posible extinguir la plaga. Segn anlisis previos se cree que para llevar a cabo este proyecto y lograr erradicar la plaga, es necesario elaborar un contrato y determinar una serie de actividades, las cuales deben realizarse de manera ordenada contemplando el tiempo necesario para llevar a cabo cada una. Para el efecto le han contratado a Usted como asesor en programacin de Proyectos y le solicitan elaborar la Grfica de Gantt respectiva, sta les servir tambin, para el seguimiento y control del proyecto mencionado. A continuacin se le detallan las actividades que deben realizarse con su tiempo respectivo. 1.El proyecto inicia con las actividades A y B las cuales deben realizarse en 4 y 3 semanas respectivamente. 2.Despus de concluidas A y B se inicia la actividad C, la cual requiere 3 semanas para su ejecucin. 3.Concluida la actividad C, se procede a iniciar D con 5 semanas y E con 4 semanas. 4. Despus de finalizada la actividad E debe iniciarse F con 2 semanas de duracin. 5. Finalizada la actividad D, se inicia G con 3 semanas. 6.Finaliza el proyecto la actividad H, la cual debe realizarse en 4 semanas, debe iniciarse una vez concluida la actividad F y G.

ACTIVIDAD

TIEMPO DE LA ACTIVIDAD ( Semanas ) 4

Predecesora Inmediata ----------

Sucesora Inmediata C

-----------

A,B

D,E

F,G

-------

TIEMPO EN SEMANA
Actividad

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

A B C D E F G H

METODOS DE REDES
CPM y PERT, son mtodos desarrollados para planificar, programar y
controlar proyectos COMPLEJOS.

DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS

Grfica integrada por las FLECHAS que representan las ACTIVIDADES y por crculos o NODOS que representa los eventos, ambos unidos de forma tal, que permiten indicar grficamente la relacin de dependencia cronolgica y secuencial

D(2) A(2) B(1) C(1) E(5) F(5) G(1)

Definiciones CLAVES para REDES Actividad

Es la unidad mas pequea de esfuerzo de trabajo que consume tiempo y recursos. deben ejecutarse de acuerdo a un orden establecido. Se representan por medio de una flecha. o pueden ser: - Reales: Son las que consumen recursos. Estan representadas por una flecha contnua: - Ficticias o Fantasmas: No consumen ningn recurso ya que solo se utilizan para indicar un imposicin o dependencia entre ciertos eventos de la red. Se representa por medio de una flecha discontinua:

Evento o NODO
Es el punto en el cual una o varias actividades debern iniciarse y otra u otras actividades deben concluir.
I/ 0

CONDICIONES PARA ELABORAR EL DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS:

1.Cada actividad va a estar representada por una sola y nica flecha; es decir dos eventos no pueden estar unidos ms que por una sola actividad

2. El diagrama no puede tener ningn circuito cerrado, es decir que cuando un actividad ya ha sido ejecutada, ya no puede volverse a ella.

3. Una actividad no puede realizarse has que aquella o aquellas que la preceden de forma inmediata no sean concluidas. Relaciones de Precedencia: Significa que una actividad no podr iniciarse, mientras otra actividad precedente no haya sido concluida. Respetar la relacin de las actividades, antes, despus y simultanea 2 3 3
4. El diagrama no puede tener ningn circuito cerrado, es decir que cuando un actividad ya ha sido ejecutada, ya no puede volverse a ella.

PALABRAS QUE INDICAN EL ORDEN DE LAS ACTIVIDADES

ANTES Predecesora Precedente Predece Antecede Antecesora Anterior Primeramente DESPUES Sucesivo Subsecuente Subsiguiente Seguidamente Consecuente Posteriormente Sucesora

2 3 3
4. El diagrama no puede tener ningn circuito cerrado. Cuando un actividad ya ha sido ejecutada, ya no puede volverse a ella. 5. La numeracin de los eventos, deben realizarse de forma secuencial y lgica ( de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo) de manera ininterrumpida de I o cero...hasta x Nmero. 6. Partiendo que se tiene el tiempo de duracin o ejecucin de cada una de las actividades. Este se debe colocar sobre la respectiva flecha. Puede utilizar cualquier unidad de tiempo, acorde al tipo de proyecto. o En funcin de registros anteriores ( estudios de tiempos) o Estimaciones de expertos Para fines del curso, se parte del supuesto que se conoce la duracin de las actividades

Deben establecerse dos tiempos:

Tiempo de terminacin ms Temprana (TE) ocurrir si las

actividades precedentes se inician tan pronto como sea posible, o ms temprano en que se pueda iniciar. ste tiempo se determina sumando (+) hacia delante; se inicia en el nodo origen y se desplaza hacia el nodo final de cada actividad, se calcula en cada nodo. Al converger en un mismo NODO, varias actividades, se toma el tiempo de mayor duracin.

Tiempo de terminacin ms Tarda (TL)

Es la fecha mxima a la ltima fecha aceptable, en que un evento puede ser realizado, sin retrasar el proyecto. Se obtiene restando (-) desde el ltimo NODO, retrocediendo hasta llegar al inicial. Al converger en un mismo nodo diferentes actividades, se toma el tiempo de menor duracin

CPM:

Critical Path Method (Mtodo de la ruta Crtica).

Fue desarrollado en 1957 por J. E. Kelly de Remington Rand y M. R. Walker de Du Pont.

Camino o ruta crtica

Es la ruta ms larga del diagrama en trminos de tiempo, o cadena de actividades cuya realizacin consumo ms tiempo. A las actividades de este camino se les llaman Actividades Crticas. El retraso de cualquiera de estas actividades equivale a que se retrase todo el proyecto. Un diagrama puede tener uno o ms caminos / rutas criticas. Se debe sealizar con otro color, para identificarse de las otras cadenas o caminos en el diagrama.

ESTABLECIMIENTO DE HOLGURAS:
Generalmente la Holgura es utilizada como: Un margen de seguridad Para equilibrar las necesidades de Mano de Obra Por retraso en la aplicacin de recursos

HOLGURA TOTAL (HT):

Es el tiempo adicional disponible para terminar una actividad, si todas las actividades precedentes se inician lo ms temprano posible y las siguientes lo mas tarde. SU FORMULA: HT En donde: HT TLj Tei D = TLj - Tei - d

= Holgura Total = Tiempo Tardo del Nodo Destino = Tiempo Temprano del Nodo Origen = duracin de la actividad

HOLGURA LIBRE (HL) Es el tiempo adicional que

puede extenderse una actividad, sin afectar el inicio ms prximo de cualquier actividad subsiguiente.

SU FORMULA:

HL =

TEj

TEi -

En donde:

HL TEj

= Holgura Libre = Tiempo Temprano del nodo = Tiempo Temprano del = Duracin

destino
TEi Nodo origen D

EJERCICIO DE CLASE ( Caso CPM )

Una constructora del pas, tiene planificado urbanizar y construir casas en un selecto sector del rea metropolitana de la ciudad de Guatemala. Para ello ha realizado varios estudios, especialmente con el propsito de estimar el tiempo y las fases que dicho proyecto conlleva. El Gerente ha acudido a Ud. Estudioso y experto de la planificacin y control proyectos para que le indiqu Cunto tiempo se lleva el proyecto? Tambin para que le plantee sus recomendaciones a efecto de tener precaucin para evitar caer en retraso. Para el efecto le presentan la siguiente informacin.

1. El proyecto inicia con las actividades A y B, las cuales tienen una duracin de 7 y 6 semanas respectivamente. 2. Las actividades C y D estn precedidas por A, con una duracin de 9 y 6 semanas en su orden 3. La conclusin de la actividad B, permite que se inicien las actividades E y F con 8 y 4 semanas. 4. La actividad G dura 6 semanas y est precedida por C 5. Para iniciar la actividad H con 5 semanas, es necesario que concluya D 6. La actividad I con 6 semanas es consecuente de la actividad E 7. La actividad J dura 6 semanas, y est precedida por F 8. Las actividades G y H son predecesoras de la actividad K que tiene una duracin de 7 semanas 9. Con la finalizacin de I y J se procede a dar inicio a L con 8 semanas 10.La ltima actividad del proyecto es la actividad M con 4 semanas, y es sucesora de las actividades K y L.

a. Lista de Actividades b. Tabla de P recedencia Actividad A B C D E F G H I J K L M Tiempo

en /Sem.
A ntes Durante Despues

c.
Act. A B C D E F G H I J K

Matriz de Secuencia A B C D E F G H I X X X X X X X

K L

7 6 9 6 8 4 6 5 6 6 7

A A B B C D E F G,H

A B C D E F G H I J K

C,D E,F G H I J K K L L M

X X X X X X X

8 4

I,J K,L

L M

L M

16 16

3
G,6
7 7

22 22

C,9

7 1
0 0

D,6

13 17

H,5

K, 7

A, 7

29 29

33 33
M,4

4 O
B,6

9
6 7
E,8

10

5
I,6

L,8

2
F,4

14 15

8
10 15
J,6

20 21

e) Cadenas de Actividades Ruta # 1

Semanas Evento A ctividad Tiempo A c.

Ruta # 2
Semanas Evento A ctividad Tiempo A c.

0,1 1,3 3,7 7,9 9,1

A C G K M

7 9 6 7 4
Semanas

7 16 22 29 33
Tiempo A c.

0,1 1,4 4,7 7,9 9,1

Ruta # 4

A D H K M

7 6 5 7 4

7 13 18 25 29

Ruta # 3
Evento A ctividad

Semanas Evento A ctividad Tiempo A c.

0,2 2,5 5,8 8,9 9,1

B E I L M

6 8 6 8 4

6 14 20 28 32

0,2 2,6 6,8 8,9 9,1

B F J L M

6 4 6 8 4

6 10 16 24 28

2,5 2,6 3,7 4,7 5,8 6,8 7,9 8,9 9,1

E F G H I J K L M

15 15 22 22 20 20 29 29 33

6 6 16 13 14 10 22 20 29

8 4 6 5 6 6 7 8 4

1 5 0 4 0 4 0 1 0

g.

Holgura Libre HL = Tej - Tei- d Evento 0,1 0,2 Actividad A B Tej 7 6 Tei 0 0 d 7 6 HT 0 0

g.

Holgura Libre HL = Tej - Tei- d Evento 0,1 0,2 1,3 1,4 2,5 2,6 3,7 4,7 5,8 6,8 7,9 8,9 9,1 Actividad A B C D E F G H I J K L M Tej 7 6 16 13 14 10 22 22 20 20 29 29 33 Tei 0 0 7 7 6 6 16 13 14 10 22 20 29 d 7 6 9 6 8 4 6 5 6 6 7 8 4 HT 0 0 0 0 0 0 0 4 0 4 0 1 0

REPLANTEMIENTO
USO DE RECURSO ADICIONALES: Puede contratarse nuevo personal o comprarse nuevo equipo, o las dos cosas. Aunque PERT no considera el costo, el gerente del proyecto si debe considerarlo. USO DE TIEMPO EXTRA CON RECURSOS ACTUALES: En principio es esencialmente lo mismo que comprar nuevos recursos, que se hace en el caso de carencia de personal nuevo y calificado. El costo es un extremo importante en las decisiones que implican sobretiempo.

 REASIGNACIN DE LOS RECURSO ACTUALES: Las actividades con holgura, presentan la posibilidad de contar con recursos adicionales que se puedan cambiar a las actividades crticas. Esta reasignacin puede disminuir la duracin de la ruta crtica, pero al hacer esta reasignacin, pueden presentarse nuevas rutas criticas. REEVALUACION DE LAS ESTIMACIONES DE TIEMPO: Especialmente para aquellas que estn en la ruta crtica, un examen detallado puede lograr algunas veces a disminuir estos estimativos.

PARA EFECTOS DEL CURSO

Ao de:

365 das 52 semanas 30 das el mes 4 semanas el mes

Con un 90% de probabilidad se asume que el proyecto es factible.

PROGRAM EVALUATION & REVIEW TECHNIQUE PERT

TECNICA DE EVALUACIN Y REVISIN DE PROYECTOS

HISTORIA
PERT se desarroll en la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Estados Unidos , y se aplic por primera vez en el Proyecto del Sistema Polaris (submarino) de Armas en 1958 . Esta tcnica permiti programar a ms de tres mil contratistas, proveedores y otras dependencias, permitiendo terminar el proyecto con 24 meses de anticipacin.

LOGICA
1. Todas las actividades del proyecto deben estar claramente identificadas. 2. Debe de partirse que se conocen 3 estimados de tiempo para la realizacin de cada actividad, definidos por cualquier forma (3 criterios, o 3 experiencias similares, o 3 estudios, etc). 3. La red se evala calculando la ruta crtica y otras variables similares. 4. Requiere de un clculo probabilstico, que permite indicar la FACTIBILIDAD ENTRE LO DE ACUERDO ESTIMADO DE CADA ACTIVIDAD segn la Ruta Crtica entre de la Red y lo requerido por EL CLIENTE o SOLICITANTE.

COMO AYUDA?
A la gerencia del proyecto a obtener y proporcionar una fecha realista. A determinar la falta o exceso de recursos para cumplir con la fecha programada y fijada por cualquiera de las partes. Considera el tiempo, no el costo (algunos libros lo hacen, pero todava se esta estudiando si conviene)

PROCESO DE SOLUCION
1. 2.

Lista de actividades Establecer el (Te) Tiempo esperado para cada Actividad

Se cuenta con 3 tiempos por ACTIVIDAD. Para determinar el tiempo esperado (Te).

Tiempo Esperado (Te): Es la reduccin de los (3) estimativos de los tres tiempos - tiempo optimista (to), tiempo pesimista (tp) y tiempo normal (tn), en un solo estimado requerido para ejecutar la actividad.
Tiempo Optimo (to): es el tiempo que se empleara en realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten las condiciones ms favorables para ello.

DETERMINACIN DEL TIEMPO ESPERADO

Tiempo Normal (tn): es el tiempo que se tomara en realizar una actividad cuando imperan condiciones normales de trabajo. La experiencia ensea que el tiempo normal es el ms probable para ejecutar una actividad. Tiempo Pesimista (tp): es el tiempo que se empleara en ejecutar la tarea cuando se presentan las condiciones ms desfavorables para ello. El procedimiento para calcular el (Te) se hace por medio de la siguiente frmula probabilstica que permite considerar para cualquier actividad una distribucin de los tiempos en lugar de un tiempo nico: Te = (to + 4 tn + tp) 6

EJERCICIO DE CLASE La Fbrica ALIMENTOS S. A. Desea ampliar su lnea de productos de cereales, pero debido a que la planta se encuentra actualmente al mximo, desea hacer un estudio para evaluar la posibilidad si haciendo algunos cambios e implementando algunos recursos, seria factible dicho proyecto, el cual debe realizar a ms tardar a partir del primero de junio del presente ao y finalizarlo el ltimo da hbil del mes de febrero del prximo ao. Por lo tanto se le ha contratado a Ud. Para que evale por medio de la Tcnica PERT y le presente su propuesta como asesor profesional. Para el efecto se le presenta a continuacin una serie de actividades y sus respectivos tiempos en semanas en la siguiente tabla. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. El proyecto da inicio con las actividades A, B y C Subsecuente de la actividad A se encuentra D y E Consecuente de la actividad B se encuentra F La actividad G da inicio al ser concluida la actividad C La actividad H es consecuente de la actividad D Concluidas las actividades E y F dan inicio a las actividades I y J La actividad K es precedida por G La actividad L da inicio despus de concluidas las actividades H e I La actividad M esta precedida por las actividades J y K

10. Finalizando el proyecto se encuentra la actividad N la cual no puede iniciarse sin haber concluido las actividades L y M

Actividad A B C D E F G H I J K L M N

To 4 5 3 2 5 3 2 4 5 3 4 2 3 5

Tn 6 7 5 4 8 6 4 7 7 6 7 5 4 7

Tp 9 10 8 7 10 8 6 9 9 8 10 8 6 8

Actividad A B C D E F G H I J K L M N 4 5 3 2 5 3 2 4 5 3 4 2 3 5

To 6 7 5 4 8 6 4 7 7 6 7 5 4 7

Tn 9

Tp

Te 6.17* 7.17 5.17 4.17 7.83* 5.83 4.00 6.83 7.00* 5.83 7.00 5.00* 4.17 6.83* 32.83

Ve 0.69 Frmula TE = To + (4) (Tn) + Tp 6

10 8 7 10 8 6 9 9 8 10 8 6 8

0.69

Frmula Ve = 2 Tp - To 6
0.44

1.00

0.25 3.07

3. Tabla de precedencia

4. Matriz de secuencia
Antes Durante
A B C A A B C D E,F E,F D E F G H I J

Despues
D, E F G H I,J I,J K L L M

A
B C D E F G H

X
X X X X X X X X X

I
J K L M N

X
X X X X

G
H,I J,K L,M

K
L M

M
N N

5. Diagrama de red o flechas

D,4.17

H,6.83 32.83 CPM

1
A,6.17 F,5.83 B,7.17

E,7.83

I,7.00 J,5.83

L,5.00 M,4.17

N,6.83

10

5
K,7.00

0
C,5.17

2
G,4.00

6. Cadena de actividades 7. Ruta crtica 8. Tiempos tempranos y tardos (cuando se piden)

PARTE PROBABILSTICA

Tiempo Estipulado(Ti): Es la fecha objetivo,

definida como una fecha meta para completar el proyecto. Esta puede ser: Impuesta arbitrariamente por la gerencia Convenio contractual independientemente a peticin del CLIENTE por sus propios clculos y NECESIDADES. Ti Ejemplo: A partir del primero de JUNIO DE ESTE AO y finalizarlo el LTIMO DIA HABIL DEL MES DE FEBRERO DEL PROXIMO AO Junio = 1 Octubre=5 Febrero= 9 Meses Julio = 2 Noviembre=6 Agosto=3 Diciembre=7 Septiembre= 4 Enero=8

DETERMINACIN DE LA VARIANZA: Ve
La Varianza expresa en cierta medida la situacin de los valores extremos respecto al valor medio. Es importante aclarar que no es necesario que el tiempo optimista y pesimista tengan que estar a igual distancia del tiempo ms probable.

La ecuacin refleja la forma de distribucin del tiempo de las actividades y, por lo tanto, da ms informacin que el tiempo ms probable que es solo la estimacin de punto. Debe calcularse la Varianza en el2 tiempo de las actividades utilizndose la siguiente frmula:
2

Ve =

tp - to 6

VALOR Z:
Frecuentemente se necesita definir la probabilidad de cumplir un plazo dado para la entrega de un proyecto o para la ejecucin de una fase del mismo. Es posible completar una actividad en el plazo programado, empleando la variacin de tiempos esperados y la tabla de distribucin normal de probabilidad. Ti Z= Raiz Cuadrada de la Sumatoria de la Ve de la RC
Varianza: Raz cuadrada de la sumatoria de las desviaciones estndar de las actividades de la ruta crtica.

Te

Ti = 9 x 4 36 semanas Z= Z= 36 Semanas - 32.83 1.75 1.81

96.49 % de Probabilidad

0.50 + 0.4649

0.9649
0.50

0.4649

Z= 1.81

Si es probable o SI ES FACTIBLE

REPLANEAMIENTO:
Existes varios enfoques para el replanteamiento: USO DE RECURSOS ADICIONALES: Puede contratarse nuevo personal o comprarse nuevo equipo, o las dos cosas. Aunque PERT no considera el costo, EL GERENTE si debe considerarlo

USO DE TIEMPO EXTRA CON RECURSOS ACTUALES: se hace en el caso de carencia de personal nuevo y calificado o de equipo para propsitos especiales. El costo es un extremo importante en las decisiones que implican sobretiempo. REASIGNACIN DE LOS RECURSOS ACTUALES: Esta reasignacin puede disminuir la duracin de la ruta crtica; pero al hacer esta reasignacin, pueden presentarse nuevas rutas crticas. REEVALUACIN DE LAS ESTIMACIONES DE TIEMPO: Especialmente para aquellas que estan en la ruta crtica, un examen detallado puede lograr algunas veces a disminuir estos estimativos.

Consideraciones de Costos El total de costos del proyecto es igual a: Los costos directos: Mo, Materiales, cualquier otro gasto directo Costos indirectos: De administracin, depreciacin,costos financieros, Costos de penalizacion: cuando se prolonga ms all de lo planificado / acordado