Administracin Integral Jimnez Negreros Fernando Alfredo Proceso Administrativo

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

MATERIA: ADMINISTRACION INTEGRAL MAESTRO: AGUILAR PEREZ ENRIQUE ALUMNO: JIMENEZ NEGREROS FERNANDO ALFREDO SECUENCIA:

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Tabla de contenido Proceso Administrativo de un Ciber Caf ........................................................................ 4 Planeacin ......................................................................................................................... 4 Qu se quiere hacer? ...................................................................................................... 4 Factibilidad: ....................................................................................................................... 4 Objetividad y Cuantificacin: .............................................................................................. 4 Flexibilidad: ........................................................................................................................ 4 Unidad: .............................................................................................................................. 5 Misin: ............................................................................................................................... 5 Visin: ................................................................................................................................ 5 Premisas:........................................................................................................................... 5 Propsitos:......................................................................................................................... 5 Objetivos:........................................................................................................................... 6 Estrategias:........................................................................................................................ 6 Polticas: ............................................................................................................................ 6 Reglas: .............................................................................................................................. 7 Programas: ........................................................................................................................ 7 Presupuesto: ..................................................................................................................... 8 Organizacin ..................................................................................................................... 9 Divisin del trabajo ............................................................................................................ 9 Jerarquizacin: .................................................................................................................. 9 Departamentalizacin ........................................................................................................ 9 Funcional ........................................................................................................................... 9 Clientes:........................................................................................................................... 10 Asignacin de funciones .................................................................................................. 10 Gerente general: .............................................................................................................. 10 Operarios: ........................................................................................................................ 10 Tipologa de la organizacin: ........................................................................................... 10 Organigrama .................................................................................................................... 11 Elaboracin de funciones: ................................................................................................ 11 Gerente general: .............................................................................................................. 11 Operarios: ........................................................................................................................ 11 Direccin.......................................................................................................................... 12

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Integracin ....................................................................................................................... 12 Proceso de Integracin, Reclutamiento:........................................................................... 12 Seleccin: ........................................................................................................................ 12 Contratacin: ................................................................................................................... 12 Induccin: ........................................................................................................................ 12 Capacitacin: ................................................................................................................... 12 Toma de decisiones: ........................................................................................................ 13 Comunicacin: ................................................................................................................. 13 Motivacin: ...................................................................................................................... 13 Liderazgo: ........................................................................................................................ 13 Control, Etapas del control ............................................................................................... 14 Establecimiento de estndares: ....................................................................................... 14 Observacin del desempeo: .......................................................................................... 14 Comparacin del desempeo real con el esperado: ........................................................ 14 Accin correctiva: ............................................................................................................ 14 Retroalimentacin: ........................................................................................................... 14 Tcnicas de control.......................................................................................................... 14 Motivos por los cuales Utilizamos el Proceso Administrativo ........................................... 15 Por qu utilizamos la planeacin? ................................................................................. 15 Razones por las cuales es importante la planeacin........................................................ 15 Por qu utilizamos la organizacin? .............................................................................. 16 Por qu utilizamos la direccin? .................................................................................... 16 La direccin es trascendental por: ................................................................................... 16 Por qu utilizamos el control? ........................................................................................ 17

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Proceso Administrativo de un Ciber Caf

Planeacin

Qu se quiere hacer? Crear una empresa pequea que sea un Ciber Caf alrededor de la UPIICSA con servicio de Cafetera y papelera que cuente con 20 ordenadores todos actualizadas para brindar un servicio ms eficiente y eficaz con personal preparado donde la clientela se sienta como en casa.

Factibilidad: Porque, ofrecer este tipo de servicios afuera de las Universidades satisface las necesidades de los alumnos de tener un lugar cercano de donde podran hacer sus trabajos para la escuela, imprimir, sacar copias, servicio de papelera o para una consulta y aprovechamos el concepto de Ciber Caf para ofrecerles Caf.

Objetividad y Cuantificacin: Basados en el estudio del mercado que realice por medio de encuestas llegue a la conclusin que los alumnos de la UPIICSA necesitan otro Ciber Caf con personal ms preparado, con una atencin personal, con mejores equipos y con otro tipo de servicios adicionales. Este Ciber Caf tendr que estar en funcionamiento en un lapso de 2 meses y medio, semanalmente se espera obtener una utilidad $5,000.00 esto contemplando pago de: Salario a empleados (4) que representa el 20% de la utilidad($1000) La tinta y tner que representa el 10% de la utilidad($500) Papelera representa el 10% de la utilidad ($500) Servicio de Cafetera que representa el 8% de la utilidad ($400) Pago de renta que representa 80% de la utilidad ($4000) Pago de luz que representa 30% de la utilidad ($1500) Esto dando un total de $12,900.00.

Flexibilidad: El Ciber Caf al tener tanto margen de ganancia cumplir con el pago a empleados y compra de materia prima a un dndonos una utilidad mnima. Al contratar a los empleados por temporadas se tiene la holgura de en tiempo de vacaciones solo contratar 2 empleados en lugar de 4 y la materia prima al suministrarse casa 2 meses nos facilita el comprar ms o menos.

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Unidad: Al ser 3 servicios los que ofrece estn dirigidos al mismo plan.

Misin: Ofrecer servicios de tecnologa e informtica a la poblacin con visin de alta calidad y excelente servicio dando prioridad a la comunidad estudiantil.

Visin: Ser un caf Internet con banda ancha elegido por la calidad y la variedad de sus servicios.

Premisas: Tenemos previsto que vacaciones, puentes y fines de semana se tienen que hacer estrategias para recuperar la clientela, como medida solo tener a 2 empleados y se implementan promociones para continuar el mismo ingreso. Para ganarle campo a la competencia nuestro servicio ser excepcional y como en casa, con estos me refiero a ms comodidad en los asientos, mejor atencin por parte de los empleados y servicio de cafetera.

Propsitos: En esta empresa nos comprometemos a: Pagar al gobierno los impuestos justos que nos correspondan, porque estamos convencidos, de que es necesaria nuestra participacin en el desarrollo del pas. Cuidar el medio ambiente porque somos responsables de lo que queramos, y queremos devolver a la comunidad un lugar mejor de cmo lo recibimos. Tener el mejor trato con el cliente Tener el mejor lugar de la zona, ofreciendo confort. Tener los mejores ordenadores y equipo del rumbo.

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Objetivos: Cort plazo (1ao): Ganar el 40% de la clientela a la competencia Tener proveedores fijos que nos brinden el servicio hasta la sucursal

Mediano plazo (2-5aos) Tener un margen de ganancia del 60% Ofrecer el servicio de ms ordenadores dentro de la sucursal.

Largo plazo (5 aos o ms) Ofrecer servicios adicionales como venta y reparacin de equipos, teniendo en cuenta que la empresa se tiene que aclientar. Crear sucursales en otras universidades dentro del D.F.

Estrategias: Emplear personal calificado para el servicio al cliente Capacitar empleados para que den un buen servicio al cliente con respeto y amabilidad dejando en el cliente deseo de regresar. Ofrecerles a los clientes una lnea de productos de buena calidad. Dar los mejores precios y calidad en nuestros productos Hacer una campaa de publicidad en donde se d a conocer nuestro Ciber Caf ocupando la mente de potenciales clientes. Tener el mejor servicio del rumbo con toda la comodidad necesaria Ciber Caf ,productos de papelera y cafetera Crear promociones para captar al mercado cercano a la escuela y no solo estudiantes. As como para los das sbados y domingos. Se realizaran juntas los das lunes con todo el personal para aclarar situaciones y otorgar reconocimientos apoyando as a la competitividad.

Polticas: Tener el mejor servicio al cliente. Tener la mejor calidad de productos. Tener el mejor personal capacitado Tener el equip en constante actualizacin Reciclado de hojas y equipos obsoletos Ahorrar luz para la mejora del planeta El pago del servicio ser inmediato a la finalizacin de este El pago a proveedores ser anticipado y bajo encargo. El servidor solo ser ocupado por empleados El bao es exclusivo de empleados

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Reglas: Tratar con respeto y amabilidad a los clientes. Los miembros del Ciber Caf deben de respetar los reglamentos. No fumar El uso de audfonos, micrfono y webcam tendrn que hacerse con previo aviso al encargado Cumplir con el horario establecido de 7:00 A.m. a 10:00 P.m., respetando las horas de entrada y salida Deber prevalecer el trato amable y respetuoso entre jefes, subalternos y compaeros en forma mutua Queda prohibido realizar cualquier actividad ajena a cuestiones laborales. Habr derecho a tomar una hora de receso al medio da para consumir sus alimentos Si por alguna causa justificable falta un trabajador cualquier da al trajo este tendr que notificar la causa de su falta a su jefe encargado. Se prohbe dar informacin de precios y costos de produccin a la competencia. El empleado deber portar el uniforme dentro de la sucursal No se permitir el acceso a clientes en estado de ebriedad o bajo efectos de sustancias psicotrpicas

Programas:

Acondicionar el rea de trabajo Seleccionar y contratar el personal Contactar proveedores Compra de Equipo Pruebas de produccin Adquirir materia prima

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Presupuesto:
Gastos

1- Renta de accesoria 1 - Pago de luz 1 Pago de internet

$4000.00 $1500.00 $1000.00

Mobiliario: 20- Muebles para computadora $1000.00 c/u 25- Sillones $250.00 c/u 3- Escritorios $800.00 c/u 3- Sillas para escritorio $300.00 c/u

Equipo: Computadoras completas listas para trabajar equipo avanzado ideal para el trabajo en la casa oficina o para estudiantes deuniversidad o diseo grafico. Destaca del resto de tus competidores, realiza tus trabajos con mayor velocidad y eficiencia. Caractersticas: Procesador intel core i3 de 3.3 ghz de velocidad Disco duro con 500 gigas de capacidad Memoria ram ddr3 de 2gb Monitor lcd de 15.6 pulgadas con calidad de imagen y no lastima la vista Quemador de dvd sata 6 puertos usb 2.0 dos al frente y cuatro atrs Tarjeta de red para internet de banda ancha como infinitum o intercale, Teclado easy line Mouse optico con scroll Bocinas de 200 watts 25 - Total por equipo $5000.00 c/u 4 - Empleados $24.000 Papelera $10.000 2 - Fotocopiadoras $6.000 Cafetera $1600 Cafetera caf americano $1300 Cafetera capuchino $1350 Utensilios de cafetera $500 Presupuesto inicial total $235.550

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Organizacin

Divisin del trabajo

Jerarquizacin:

Gerente General

Operativos

Operativos

Operativos

Operativos

Departamentalizacin

Funcional

Direccion General

Internet

Papeleria

Cafeteria

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Clientes:

Ventas

Estudiantes

Maestros

Comunidad

Asignacin de funciones

Gerente general: Dirigir, Abrir el negocio, asignacin de roles, mantenimiento a los equipos, apertura y cierre de caja, reclutamiento y seleccin, capacitacin, fijar los lineamentos, compras

Operarios: Servicio al cliente, limpieza, mantenimiento, trabajos bajo pedido, servicio de excelencia, manejo de caja chica,

Tipologa de la organizacin:

Gerente General

Operativos

Operativos

Operativos

Operativos

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Organigrama

Fernando Jimnez

( )
Elaboracin de funciones:

( )

( )

( )

Gerente general: Dirigir, Abrir el negocio, asignacin de roles, mantenimiento a los equipos, apertura y cierre de caja, reclutamiento y seleccin, capacitacin, fijar los lineamentos, compras

Operarios: Servicio al cliente, limpieza, mantenimiento, trabajos bajo pedido, servicio de excelencia, manejo de caja chica.

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Direccin

Integracin

Proceso de Integracin, Reclutamiento: Buscaremos al personal mejor capacitado, que tenga experiencia en el campo informtico, para esto buscaremos en un principio estudiantes de la misma UPIICSA de Ing. En Informtica para que brinden un servicio de calidad. Aceptaremos en este paso todas las solicitudes posibles.

Seleccin: En este paso seleccionaremos solo a los mejores talentos, que estn dispuestos a parte de hacer su labor como informticos a dar un trato amable y de calidez, buscamos una buena imagen para la empresa. El objetivo es cubrir en un principio con 2 hombres y 2 mujeres capaces y de trato amable. Solo los mejores se quedaran con nosotros.

Contratacin: La forma de contratacin ser por 6 meses, en un contrato completamente estipulado, en este paso los mejores aspirantes pasaran a ser parte de nuestro equipo de trabajo.

Induccin: Con nuestro equipo de trabajo completo, le daremos un recorrido por las instalaciones, que prueben las mquinas y que se sientan parte de nuestra organizacin desde un inicio, que empiecen con una actitud positiva y mantenerlos con esa actitud durante todo su contrato. Sern parte fundamental de nuestro crecimiento como empresa, y testigos en primera persona de como derrocamos a la competencia.

Capacitacin: En este paso se les entrenara en base a como son los procedimientos para atender a las personas ya que creemos que es parte fundamental del xito de nuestra empresa, que se debe hacer en casos de emergencia y como deben dirigirse entre los empleados para que exista un buen ambiente laboral. Sobre informtica solo se aclararan dudas precisas, ya que al seleccionarlos lo hicimos por que ya tienen conocimientos previos.

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Toma de decisiones: Definir el problema: Cuando los empleados les surja alguna problemtica, inmediatamente deben comunicarle con el Gerente General de la empresa, si este no se encuentra deben ellos definir exactamente cul es el problema. Analizar el problema: Ya definido se tendr que analizar para saber si existe una solucin inmediata o si esta solucin debe llevar a cabo un procedimiento. Evaluar alternativas: Una vez analizado, se tendrs que dar ideas y soluciones para resolver dicho problema, soluciones factibles, para esto el empleado estar completamente capacitado. Elegir entre alternativas: En base a la experiencia del jefe, o de los empleados se elegirn entre las soluciones la ms adecuada, para que este problema se resuelva y no tengamos dificultades ni tardanzas en el servicio. Aplicacin de la decisin: Ya elegida la solucin, los empleados debern llevarla a cabo con cuidado y precaucin para no causar un problema mayor.

Comunicacin: La comunicacin dentro de la empresa, ser siempre con amabilidad y respeto. Sea en la direccin que sea siempre ser formal y evitar siempre palabras altisonantes y ordinarias, entre los empleados y as como el jefe siempre se llamaran por su nombre, esto para hacer del equipo de trabajo una familia y siempre por encima de todo prevalecer el respeto.

Motivacin: Somos una empresa preocupada por sus empleados as que la finalidad siempre ser ver a sus empleados autor realizado, para que brinden un servicio de excelencia. Cuando se presenten problemas con su autoestima la empresa apoyara psicolgicamente y socialmente al empleado, brindndole todo el apoyo que sea necesario como psiclogo, compaerismo, etc. Prevaleciendo la buena actitud dentro de la empresa.

Liderazgo: El lder dar un trato amable y motivador, porque sabemos que la motivacin es esencial para la produccin, se usaran tcnicas motivaciones y bonificaciones por buenas conductas y buen desempeo. El lder no ser autoritario ni rgido porque sabemos que se debe ser flexible y apoyar a los empleados, escuchar las problemticas y dar soluciones positivas para todo el equipo de trabajo. Nuestra finalidad es que el empleado se sienta como en familia, que pueda expresarse libremente sin sentir remordimiento, porque esto beneficiara al equipo de trabajo. Siempre entendiendo que a la autoridad as como entre trabajadores debe prevalecer el respeto.

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Control, Etapas del control

Establecimiento de estndares: En esta etapa pondremos estndares, como un mnimo de ventas, la limpieza del lugar de trabajo, el nmero mnimo de mquinas reparadas, las compras a proveedores, etc.

Observacin del desempeo: Con la experiencia del Gerente general se observara el desempeo del Ciber Caf en base a los resultados arrojados por la medicin de estndares.

Comparacin del desempeo real con el esperado: Esta comparacin se llevara a cabo con lo planeado en base a la experiencia del Gerente General, los primeros meses se esperan ventas bajas ya que la empresa se debe alimentar, todo eso se consider en el plan si no se cumple con lo planeado se deber corregir.

Accin correctiva: Se aplicaran correcciones si las ventas no son las deseadas, se capacitara mejor a los empleados, se les inyectara mayor motivacin, se creara un mejor ambiente de trabajo, se implementara mayor publicidad y lo que sea necesario para cumplir con lo planeado.

Retroalimentacin: Con relacin a los resultados obtenidos, sta etapa nos va a permitir alimentar nuevamente al sistema con la informacin generada, para iniciar nuevamente nuestro ciclo de planeacin.

Tcnicas de control Semanalmente se realizaran juntas los das lunes para recibir informes de los empleados. Diariamente se llevara la contabilizacin del ingreso a la empresa. Se crearan inventarios que se irn llenando diariamente conforme se vayan vendido los productos para tener siempre abastecida la empresa. Mensualmente el Gerente General revisara y har informes sobre la Contabilidad de la empresa. Mensualmente el Gerente General har graficas donde se muestre el desempeo de la empresa.

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Motivos por los cuales Utilizamos el Proceso Administrativo

Por qu utilizamos la planeacin? La vida actual es sumamente dinmica, donde el cambio est presente constantemente, ste puede ser sbito o lento, la planeacin permite asimilar estos cambios.

Razones por las cuales es importante la planeacin Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales operar la empresa. Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin

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Por qu utilizamos la organizacin? Sin duda alguna la organizacin es la base para la obtencin de excelente resultados, ya que con ellos se logra eficientizar los procesos empresariales, con la finalidad de establecer controles y procesos que van realizndose de manera constante y para lograr los objetivos. Sin una Organizacin adecuada y pensada y analizada no se puede hablar de buena administracin, ya que estas dos van de la mano y si la implementacin de una no puede logra se la otra. No se debe de hablar de administracin eficiente si no hay un plan de organizacin, y de estructuracin de proceso. El importante en el proceso de planeacin tomar en cuenta los procesos organizativo, con el fin de lograr los propsitos de la empresas.

Por qu utilizamos la direccin? La direccin es la parte esencial y central de la administracin, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los dems elementos. En efecto, si se prev, planea, organiza, integra y controla, es slo para bien realizar. De nada sirven tcnica complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos si no se logra una buena ejecucin, la cual depende de manera inmediata, y coincide temporalmente, con una buena direccin, en tanto sern todas las dems tcnicas tiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor.

La direccin es trascendental por: Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacin y la organizacin. A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los miembros de la estructura organizacional. La direccin eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de mtodos de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control. A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la organizacin funcione.

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Por qu utilizamos el control? El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo. De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin.

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