Gmanualdepresupuestoparaproyectos 130314111841 Phpapp01

MANUEL GUILLERMO GONZLEZ BARRERA DIANA CAROLINA GONZLEZ RUBIO
JULIO DE 2007
Programa Construccin de Capacidades Institucionales
CONTENIDO
PRESENTACIN INTRODUCCIN UNIDAD UNO El presupuesto como parte integral del proyecto UNIDAD DOS Modelo de presupuesto UNIDAD TRES Seguimiento y control del presupuesto BIBLIOGRAFA GLOSARIA SINNIMOS ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3
7 10 13 29 79 113 115 117 119 149 153
Preguntas Introductorias
Herramientas
Ejemplos
PRESENTACIN
La Red Interamericana de Fundaciones y Acciones Empresariales para el Desarrollo de Base, RedEAmrica, agrupa cincuenta y cinco (55) entidades de doce (12) pases de las Amricas que, en medio de la diversidad de opciones metodolgicas existentes en su interior para el desarrollo de programas sociales, han decidido construir de forma compartida principios de actuacin y marcos de referencia para fortalecer la gestin autnoma y el protagonismo de las organizaciones de base en el continente, en tres niveles: 1. El nivel micro de la organizacin individualmente considerada. 2. El nivel meso de las organizaciones que participan en redes y alianzas. 3. El nivel macro de las organizaciones, redes o alianzas que participan en espacios de concertacin de los asuntos pblicos. Para lograrlo, RedEAmrica trabaja en dos aspectos ntimamente entrelazados: por un lado, la consolidacin de las capacidades colectivas de las organizaciones de base, especialmente en los niveles micro y meso y, por el otro, en la promocin de entornos institucionales favorables para la accin y la participacin de dichas organizaciones, principalmente en el nivel macro. En esa perspectiva, las entidades socias de RedEAmrica han adoptado la estrategia de acompaar y cofinanciar iniciativas surgidas de organizaciones de base, de redes que agrupan a varias de esas organizaciones y de alianzas de dichas organizaciones con actores pblicos y privados. Esta labor es desarrollada por los miembros de RedEAmrica de forma constante y sistemtica, con el fin de contribuir a la estructuracin de procesos participativos e incluyentes que reduzcan la pobreza y profundicen la democracia en los pases del continente.
SEGUIMIENTO
Y CONTROL DEL PRESUPUESTO
Esta apuesta se apoya en un largo camino recorrido. En efecto, las distintas entidades que conforman RedEAmrica han acumulado en sus respectivos pases, a lo largo de varios aos de trabajo, una amplia experiencia en el acompaamiento y la cofinanciacin de proyectos sociales en los niveles micro, meso y macro anteriormente mencionados, estrategia que ha demostrado tener un enorme potencial para cualificar las capacidades colectivas de las organizaciones, mejorar su interlocucin con la empresa privada y el Estado, incrementar sus posibilidades de xito en las gestiones que llevan a cabo y garantizar la rentabilidad social de los recursos invertidos. Por su parte, las organizaciones de base existentes en los pases que configuran las Amricas, han mantenido a lo largo de varias dcadas una actividad por medio de la cual aglutinan y movilizan grupos poblacionales, gestionan y ejecutan proyectos de desarrollo, participan en distintos escenarios de debate y toma de decisiones pblicas, promueven o afianzan sentidos de pertenencia y canalizan demandas ciudadanas. En su interaccin con la ciudadana, la empresa privada y el Estado, estas organizaciones han realizado contribuciones notables al mejoramiento de las condiciones de vida de los habitantes, han generado mayores posibilidades de equidad y justicia y han puesto en marcha procesos sociales democrticos. En ese contexto, RedEAmrica ha asumido la tarea de publicar una coleccin de manuales que, a partir de la experiencia de sus miembros, presente caminos a seguir para llevar a cabo procesos sostenidos de fortalecimiento de organizaciones, redes y alianzas, de modo que la voz de los excluidos tenga presencia protagnica en la sociedad y sea escuchada por sta con nimo incluyente.
REDEAMRICA MANUAL
DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE
De dicha coleccin hace parte este Manual de presupuesto para proyectos de desarrollo de base, el cual se complementa con un aplicativo o software para la elaboracin de presupuestos. As mismo, son parte de la coleccin el Manual de evaluacin de impactos del desarrollo de base y el Manual de acompaamiento y cofinanciacin a procesos organizativos para el desarrollo de base. El enfoque comn que gua estos manuales, se encuentra consignado en la publicacin Construir Juntos. Una propuesta para hacer desarrollo de base, juego de cuatro cuadernillos editado por RedEAmrica en 20041. Este es un material de referencia y una herramienta de trabajo que espera ser til para que las entidades miembro de la Red evalen los impactos de los programas y los proyectos de desarrollo de base que adelantan en sus instituciones en el nivel micro, meso y macro.
1
Cuadernillo 1: Niveles de intervencin en el desarrollo de base. Cuadernillo 2: Orientaciones estratgicas para la promocin del desarrollo de base. Cuadernillo 3: Modelos y estrategias de intervencin utilizadas por los miembros de RedEAmrica. Cuadernillo 4: El aprendizaje en RedEAmrica. Gua: Propuesta metodolgica para el taller de reflexin sobre el marco de desarrollo de base de RedEAmrica.
SEGUIMIENTO
INTRODUCCIN
El proceso de elaboracin del Manual parte de la revisin y anlisis de mltiples y diferentes modelos de presupuesto, informes de ejecucin presupuestal y rendiciones de cuentas presentadas por Organizaciones de Base (OB) y Organizaciones No Gubernamentales (ONG) a entidades de cooperacin que apoyan sus proyectos. Durante la elaboracin del Manual, adems de la consulta y anlisis de documentos, se realizaron reuniones de trabajo, consultas directas y/o Talleres, tanto con OB, como con entidades ONG y empresas que hoy forman parte de RedEAmrica. As mismo, se dio un constante dialogo con el equipo tcnico de la Red. Todo ello, constituyo insumo valioso para el documento consignado en estas pginas. El Manual se presenta en tres unidades. En la primera, se conceptualiza sobre los elementos bsicos del presupuesto y se le ubica como un instrumento o herramienta clave en la formulacin, planeacin y ejecucin de los proyectos de desarrollo de base. En la segunda unidad, se presenta el modelo de presupuesto que se propone y sus correspondientes formatos, dando explicacin de los mismos. En la tercera unidad, se aborda lo relativo al control y seguimiento de la ejecucin presupuestal del proyecto. El Manual va acompaada de tres anexos que dan detalle de aspectos puntuales y de vital importancia, como son: a) La conceptualizacin e instrucciones sobre el costeo o valorizacin de los conceptos o rubros de ingreso y gasto del proyecto y b) Los soportes bsicos que deben acompaar los registros contables.
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REDEAMRICA MANUAL
Para facilitar el registro acumulado y debidamente sistematizado de la informacin de presupuesto y ejecucin de recursos, por parte de todas aquellas organizaciones que reciben apoyo de RedEAmrica, se ha elaborado un "Aplicativo de presupuesto" que se presenta en documento separado del presente Manual. En la elaboracin y perfeccionamiento del Manual y el Aplicativo han participado representantes tcnicos de la mayor parte de las organizaciones integrantes de la Red, bien sea con sus comentarios y sugerencias por correo electrnico, como con sus aportes en las diversas reuniones de trabajo y encuentros realizados, incluidos los Talleres en Crdova (Argentina), Sao Paulo (Brasil) y Bogot (Colombia). El Manual de Presupuesto y su Aplicativo, han sido elaborados para ser trabajados principalmente, o mediante su orientacin, por parte del equipo tcnico y promotor de las entidades que integran a RedEAmrica, y que, son las que hacen seguimiento a las OB beneficiarias de su apoyo. Los presupuestos se originan en las mismas OB, que son las solicitantes de los proyectos ante las entidades miembros de la Red. El Manual ofrece los formatos o modelos bsicos para diligenciar o presentar los presupuestos y para registrar su ejecucin. El equipo de trabajo de las organizaciones que forman parte de RedEAmrica, tienen en el Manual un instrumento de apoyo para su trabajo. El paso que sigue, es poner en prctica el Manual y Aplicativo y, progresivamente, en cuanto sea pertinente, irlos mejorando y adaptando a las circunstancias cambiantes del contexto y los proyectos, sin perder de mira la importancia de ir disponiendo de informacin bsica que sea homologable y comparable entre los diferentes proyectos que se apoyan a travs de las Organizaciones de la Red.
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SEGUIMIENTO
El Manual de presupuesto fue elaborado bajo la direccin de Manuel Guillermo Gonzlez Barrera, economista y magster en Anlisis de Problemas Polticos Econmicos e Internacionales: experto en el diseo, formulacin y evaluacin de proyectos de desarrollo base. Se cont con la asistencia de la Administradora de Empresas, Diana Carolina Gonzlez Rubio, adems del apoyo de un equipo de trabajo conformado por profesionales especializados en el tema, Martha Luca Gmez Rojas, Patricia Vesga, Miguel Castellanos y Jairo Fernando Gonzlez Acosta. El diseo del Aplicativo del presupuesto estuvo a cargo de Carlos Giovanni Wiesner y scar Gmez. A todas aquellas personas participantes, por parte de las entidades que conforman RedEAmrica, del equipo tcnico y coordinador de la Red y de quienes contribuyeron con su trabajo para la elaboracin del Manual y el Aplicativo, nuestro profundo reconocimiento y agradecimiento. Bogot D.C., julio de 2007
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UNID AD UNO UNIDAD EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO
CONTENIDO
CUADRO SINTTICO 1. 2. 3. 4. MARCO CONCEPTUAL CARACTERSTICAS DEL PRESUPUESTO RELACIN ENTRE PROYECTO Y PRESUPUESTO ALERTAS
17 19 22 25 27 27
CUADRO SNTESIS
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Cuadro sinttico
TEMAS
MARCO CONCEPTUAL
CONCEPTOS CLAVE
Presupuesto, desarrollo de base, proyecto, ingresos, egresos, financiacin, gastos, inversin.

PROPSITO
Reconocer los principales trminos que dan marco y se requieren para reflexionar sobre lo que es el presupuesto de un proyecto de desarrollo de base. La definicin detallada de lo correspondiente a los diferentes conceptos del plan de cuentas para ingresos y egresos que tambin es necesaria ser tratada en un captulo posterior.
"El hombre necesita a cada paso de la ayuda de sus semejantes, y es intil que la espere tan slo de su benevolencia: le ser ms fcil obtenerla si puede interesar en su favor el amor propio de aquellos a quienes recurre y hacerles ver que es lo que les pide."
CONCEPTOS CLAVE
RELACIN ENTRE PRESUPUESTO Y PROYECTO
Objetivos, metas, actividades, requerimientos o concepto de gasto, presupuesto.

PROPSITO
Comprender por qu los recursos por invertir deben tener una relacin directa con las actividades que se ha previsto adelantar durante el proyecto y los objetivos de este.
CONCEPTOS CLAVE
CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO Y SUS PRINCIPALES CARACTERSTICAS
Plan de cuentas, egresos, gasto, inversin; formatos, tablas o matrices para elaborar presupuestos; equilibrio presupuestal, control presupuestal, flujo oportuno de recursos, contabilidad transparente.
PROPSITO
Reconocer conceptos bsicos y especficos para la elaboracin de un presupuesto, as como las caractersticas mnimas que debe reunir.
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1
MARCO
CONCEPTUAL
Antes de desarrollar los conceptos de esta unidad se presenta un esquema grfico con los aspectos ms importantes del proceso de elaboracin y seguimiento de un presupuesto, bien sea para que estos conceptos sean aplicados a una organizacin o a un proyecto.
QU ES Y PARA QU ME SIRVE EL PRESUPUESTO? El presupuesto es ante todo una herramienta que permite saber con qu recursos econmicos se cuenta, para luego mirar el funcionamiento real del proyecto y saber si se ha cumplido con las metas y objetivos propuestos en el mismo.
FIGURA 1
Infograma del Manual de presupuesto
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EL
PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO
UNIDAD
UNO
EL
PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO
Se denomina presupuesto al clculo aproximado de los ingresos que se requieren para cubrir los egresos (gastos, costos e inversiones) previstos en el desarrollo de las actividades de una institucin o de un proyecto en particular. En la elaboracin de un presupuesto deben definirse previa y claramente el perodo de tiempo y de dnde se espera obtener los recursos. Este manual hace referencia directa al presupuesto en relacin con el proyecto por ser ste la unidad de anlisis y como tal su punto de partida. El Modelo para la elaboracin de presupuestos de RedEAmrica se propone desde un enfoque instrumental donde ste se piensa y elabora con base en un proyecto determinado. Como primer paso del proceso de elaboracin de un presupuesto, se inicia en el manual con la identificacin de las actividades del proyecto, tema que se desarrollar en la segunda unidad. Las caractersticas bsicas del enfoque del propuesto se sealan en el siguiente recuadro. Para lograr una mayor claridad sobre algunos conceptos se recomienda revisar la conceptualizacin relacionada con desarrollo de base propia de RedEAmrica1 en el manual de acompaamiento y cofinanciacin, dado que este manual sobre presupuesto est particularmente orientado a proyectos que promueven y se ejecutan dentro de dicho marco.
Para qu sirve el presupuesto de un proyecto?

LAS RESPUESTAS SON VARIAS Y COMPLEMENTARIAS, A SABER: COMO INSTRUMENTO DEL PROYECTO, UN PRESUPUESTO SE DEBE ELABORAR EN FUNCIN DE LO QUE SE REQUIERE PARA CUBRIR LOS COSTOS DE REALIZACIN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROYECTO, CON EL FIN DE CUMPLIR CON SUS OBJETIVOS. LO MS IMPORTANTE SON LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO, MIENTRAS EL PRESUPUESTO ES SLO UNA HERRAMIENTA O INSTRUMENTO DE APOYO. PARA DAR SOPORTE Y CREDIBILIDAD ANTE LAS DIFERENTES FUENTES DE FINANCIACIN A LAS CUALES SE ACUDE EN BSQUEDA DE RECURSOS, BIEN SEA PORQUE STOS SE OBTENGAN COMO CRDITO O MEDIANTE SOLICITUDES DE COOPERACIN NO REEMBOLSABLE. PARA IDENTIFICAR CON CLARIDAD LOS RECURSOS REQUERIDOS, MECANISMOS Y FUENTES DE FINANCIACIN Y LA FORMA Y MOMENTO EN QUE STOS DEBEN ENCONTRARSE DISPONIBLES PARA CUMPLIR CON LAS ACTIVIDADES Y ALCANZAR LAS METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO. COMO APOYO EN EL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO A LOS INGRESOS Y EGRESOS DEL PROYECTO, PORQUE SE UTILIZA COMO PARMETRO PARA COMPARAR LO PREVISTO INICIALMENTE CON LA EJECUCIN REAL DEL MISMO. EL ANLISIS COMPARATIVO DE LO PRESUPUESTADO FACILITA A LOS INTERESADOS SABER CMO SE HAN INVERTIDO LOS RECURSOS Y PERMITE A LA ADMINISTRACIN TOMAR DECISIONES OPORTUNAMENTE. AL OBSERVAR EN QU SE INVIERTEN LOS RECURSOS SE PUEDE SABER SI STOS SE CANALIZAN O NO EN FUNCIN DE LAS ACTIVIDADES, METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO.
Ibid.
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REDEAMRICA MANUAL
Luego de tener claridad sobre cmo concibe RedEAmrica los conceptos de desarrollo de base, proyecto y proyecto de desarrollo de base se abordan algunos trminos propios del tema de presupuesto, tales como: ingresos, egresos, financiacin, gastos e inversin. Otros conceptos se desarrollan a lo largo del manual, en la medida en que se requieren. No se trata de dar definiciones detalladas o excluyentes, o de entrar en polmicas sobre una u otra definicin dentro de las varias que se pueden encontrar en textos de presupuesto, contabilidad y economa. Sin embargo, s conviene una aproximacin conceptual que ayude a la unificacin de criterios. Los conceptos considerados pertinentes se encuentran en la figura 2 donde se presenta en forma de esquema qu se entiende en este manual por presupuesto y cules son los conceptos o componentes que lo conforman. Esta figura presenta la relacin de dependencia existente entre el presupuesto y el proyecto, relacin que tambin aparece con nuevos detalles en la figura 4. En la figura 2 se describe lo que se entiende por ingresos y egresos, por ser stos los componentes del presupuesto. El ingreso lleva a reflexionar, entre otros, sobre el tema de la financiacin y a su vez seala un elemento fundamental: la financiacin de recursos. En relacin con los egresos de un proyecto, se contemplan tanto los considerados gastos como los que se aplican a inversiones. La definicin de inversiones aborda el concepto de activos en el sentido de bienes o recursos que permanecen en el tiempo y no se gastan o desaparecen en el corto plazo.
FIGURA 2
Definiciones
21
2
CARACTERSTICAS
DEL PRESUPUESTO
Las caractersticas que deben identificar los presupuestos presentados a consideracin de los miembros de RedEAmrica corresponden, entre otras, a las siguientes:
Formatos de presentacin predefinidos
Unidades de valor
El presupuesto debe elaborarse en los formatos propuestos en este manual por RedEAmrica, lo cual facilita, entre otras cosas, lo siguiente: Comparar lo presupuestado con lo ejecutado. Consolidar por rubros de ingresos y egresos los presupuestos y ejecuciones de diferentes organizaciones. Verificar las variaciones de ingresos y egresos entre diferentes perodos.
Las unidades de valor que se utilicen, como por ejemplo pesos, dlares o euros, tambin deben ser previamente definidas, o de lo contrario ser imposible la acumulacin de egresos e ingresos. Todo presupuesto debe elaborarse primero en la moneda del pas donde se ejecutar, pero tambin en el caso de los proyectos apoyados por RedEAmrica debe procederse a su conversin en dlares de Estados Unidos. Los clculos en una u otra moneda sern consignados en los formatos predefinidos para el efecto. Es habitual que las agencias de apoyo que financian proyectos en otras monedas, tales como el euro, soliciten la elaboracin del presupuesto tambin en dicha moneda. Para tal efecto se utilizar la tasa de cambio vigente el ltimo da del mes inmediatamente anterior a la fecha de elaboracin del presupuesto
Plan de cuentas de egresos e ingresos predefinido
Al momento de elaborar el presupuesto debe trabajarse sobre un mismo patrn para clasificar los egresos e ingresos del proyecto. De all la importancia de disponer de un plan de cuentas predefinido, como puede observarse en los formatos que se incluyen en este manual y constituyen guas estandarizadas para presentar presupuestos e informes de ingresos y egresos de cualquier proyecto apoyado por las organizaciones que forman parte de RedEAmrica.
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REDEAMRICA ACOMPAAMIENTO
Y COFINANCIACIN A PROCESOS ORGANIZATIVOS PARA EL DESARROLLO DE BASE
Al momento de reportar informes financieros de la ejecucin del proyecto, estos informes debern hacerse en las mismas monedas en que fue presentado el presupuesto.
Relacin beneficio/costo positiva
Realismo al presentar la informacin
Los argumentos de sustentacin que se presenten sobre el presupuesto deben demostrar y justificar que el beneficio por obtener con los recursos invertidos es altamente favorable y que los costos (anexo 02) son los mnimos posibles para alcanzar las metas planteadas.
En relacin con los ingresos, quiere decir que los valores estimados deben corresponder a rubros de ingresos altamente probables de ser obtenidos. En relacin con los egresos, quiere decir que los valores estimados se correspondan con el precio real de mercado al momento que se proyecte adquirir el producto o servicio pagado. Al presupuestar los recursos que se van a solicitar a una entidad financiadora se deben asignar valores posibles y razonables para dicha entidad. Este punto requiere de especial cuidado, por cuanto en el caso particular de las entidades de cooperacin no siempre se definen previamente los montos de financiacin. Aqu es determinante el conocimiento que la OB tenga de las polticas, criterios y prioridades de su posible fuente de financiamiento.
Equilibrio
Los factores ms importantes que determinan un proyecto son: Que los egresos sean iguales a los ingresos. Que exista lgica y proporcionalidad entre lo que se considera gastos de funcionamiento y gastos de operacin e inversiones. Por ejemplo, si los gastos de funcionamiento representan un porcentaje mayor al 20% del total del presupuesto, debera revisarse si stos resultan excesivos frente al total de gastos. Se advierte que estos porcentajes no son fijos y valores diferentes podran ser plenamente justificados dependiendo del proyecto concreto y de lo que se considere gasto de funcionamiento o gasto de operacin e inversiones.
Especificidad y concrecin
Los valores estimados para ingresos o egresos deben hacerse sobre rubros precisos, incluidos dentro de los rubros de ingresos o egresos contemplados en los formatos diseados para la elaboracin del presupuesto, que a su vez puedan clasificarse o registrarse claramente en el plan de cuentas de la contabilidad que lleva la organizacin ejecutora del proyecto.
Sostenibilidad
Coherencia
La sostenibilidad financiera del proyecto implica que ste cuente con los recursos necesarios para cubrir todos sus gastos durante la vigencia del mismo y adems exige una mirada sobre la diversidad y seguridad de las fuentes de financiacin y la disminucin de riesgos de dependencia de fuentes inseguras o exclusivas por su bajo nmero. Habr mayor dependencia si la fuente de ingresos es un solo agente externo que apoya o si es una sola fuente, as sea de carcter interno. Habr
Cada rubro del presupuesto debe tener sentido dentro de los objetivos, metas y actividades del proyecto.
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EL
PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO
UNIDAD
UNO
EL
menos dependencia, si las fuentes de ingresos son diversas, y sobre todo si se origina en una actividad productiva o de comercializacin que controla y depende de la propia entidad. Un proyecto cuyo propsito sea la generacin de ingresos y al cual no se le haya previsto su propio sostenimiento a partir de los ingresos que l mismo genere en un perodo de tiempo determinado, se considerar no viable y por lo tanto, difcil de sostenerse, aun con el apoyo de terceros. Los proyectos que presentan mayor dificultad para financiarse con recursos propios son los dirigidos a poblacin indigente o extremadamente pobre que, por sus condiciones, difcilmente pueden aportar para cubrir los costos del servicio requerido. La dificultad para financiarse con recursos propios en estos casos se complica an ms cuando los proyectos no son de carcter productivo o generadores de ingresos, como es el caso de los relacionados con la educacin, la salud, la atencin de emergencias y otros similares. El Estado puede y debe surgir aqu como un posible contratante de servicios a la ONG o a la organizacin de base. ste es un punto que debe recordarse, aunque no siempre sea fcil concretar el aporte de gobiernos si no se tienen recursos suficientes. Vale la pena sealar la dificultad que tienen las OB para conseguir, con las entidades de apoyo, los recursos para financiar gastos de carcter administrativo, tales como los salarios del personal de direccin y administracin, servicios pblicos, papelera y tiles de escritorio, etc. Existe el temor en muchas entidades de cooperacin que al financiar ese tipo de gastos la dependencia aumente y el proyecto y organizacin ejecutora no demuestren capacidad para autosostenerse.
RedEAmrica y las entidades que la integran buscan que las organizaciones a las cuales apoyan puedan ser autosostenibles mediante acciones combinadas que permitan fortalecer las fuentes de ingresos propios y diversificar las fuentes externas pblicas, privadas, nacionales o internacionales.
10
Informacin transparente
Los registros e informes contables y financieros con un buen control interno son la fuente de informacin, tanto para elaborar el presupuesto como para su posterior ejecucin. La informacin debe ser oportuna, pertinente, clara y confiable.
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Control de ejecucin presupuestal
El presupuesto es un instrumento para aplicar y hacerle seguimiento de forma continua y dinmica y para el efecto debe contarse con formatos predefinidos. Estos formatos deben registrar las diferencias que se presenten entre lo ejecutado y lo presupuestado y facilitar las explicaciones que se requieran.
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Oportunidad del flujo de recursos
El cumplimiento cabal de un presupuesto depende de diversos factores entre los cuales se destacan: Agilidad y claridad en los procesos y decisiones sobre los gastos. Disponibilidad de recursos. Cumplimiento de las actividades en funcin de los objetivos y metas del proyecto.
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3
RELACIN ENTRE
PROYECTO Y PRESUPUESTO
FIGURA 3
El presupuesto en el proyecto
Antes de pasar a la segunda unidad donde se describe el proceso y se presentan los formatos para la elaboracin del presupuesto, se debe observar el siguiente grfico que sintetiza la relacin entre los componentes de un proyecto y el presupuesto.
25
EL
UNIDAD
UNO
EL
FIGURA 4
Ejemplo de relaciones entre los componentes de un proyecto
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4
ALERTAS
Cuadro sntesis
PRESUPUESTO
Evitar el riesgo de convertir el presupuesto en el fin o razn de ser de la accin institucional. Esta ltima se define en su misin. La legitimidad del presupuesto est dada por la claridad de los objetivos del proyecto en el que se enmarca.
QU ES?
Herramienta de planificacin, gua, e instrumento de informacin y control que permite visualizar de forma concreta, ordenada y valorizada los recursos requeridos y los conceptos en que se van a invertir para poder llevar a cabo un proyecto.
USO Y UTILIDAD
Soporte y credibilidad Instrumento del proyecto Identifica con claridad los recursos requeridos, mecanismos y fuentes de financiacin Instrumento de seguimiento y monitoreo
INGRESOS EGRESOS
Financiacin Gastos
COMPONENTES
Inversin
RELACIN CON LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO
Todos los componentes de un proyecto tienen una relacin directa con el presupuesto en cuanto ste contempla los recursos que hacen viable el cumplimiento de metas y objetivos. OBJETIVO META ACTIVIDAD PRESUPUESTO REQUERIMIENTO
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UNID AD DOS UNIDAD MODELO DE PRESUPUESTO
CONTENIDO
CUADRO SINTTICO 1. 2. 3. 4. 5. 6. ENFOQUE Y ASPECTOS BSICOS QUE CONTEMPLA LA ADMINISTRACIN DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO MOMENTO OPORTUNO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDA PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL PRESUPUESTO SEGN RUBROS CONTABLES EL PRESUPUESTO EN DLARES, DEVALUACIN E INFLACIN ALERTAS
32 35 37 38 46 75 77 78
CUADRO SNTESIS
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Cuadro sinttico
TEMAS
CONCEPTOS CLAVE
ENFOQUE Y ASPECTOS BSICOS QUE CONTEMPLA LA ELABORACION DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO
Administracin de recursos, agencias o fuentes financiadoras, metas financieras, cumplimiento de compromisos presupuestales.
PROPSITO
Reconocer los criterios bsicos para administrar los recursos presupuestales de un proyecto, a partir de la elaboracin del presupuesto.
CONCEPTOS CLAVE
MOMENTO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO
Presupuesto, perodo presupuestal, objetivos, metas, actividades, gastos e ingresos.

PROPSITO
"Las ideas son capitales que slo ganan inters sobre las manos del talento"
LA ACTIVIDAD DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDA PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO
Desarrollar habilidades para elaborar oportunamente un presupuesto.

CONCEPTOS CLAVE
Presupuesto consolidado de gastos por actividad, costos o gastos indirectos, costos directos, costos totales.
PROPSITO
Disponer de instrumentos y metodologas para desarrollar ejercicios de aproximacin a un presupuesto de gastos para las actividades del proyecto.
CONCEPTOS CLAVE
ELABORACIN DEL PRESUPUESTO SEGN RUBROS CONTABLES
Plan de cuentas, subcuentas, financiacin, gastos.

PROPSITO
Aprender a clasificar adecuadamente los rubros del presupuesto a partir del plan de cuentas establecido.
CONCEPTOS CLAVE
EL PRESUPUESTO EN DLARES
Tasa de cambio, devaluacin, revaluacin, inflacin.

PROPSITO
Presentar el presupuesto en la moneda que las entidades de cooperacin utilizan.
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1
ENFOQUE Y ASPECTOS BSICOS
QUE CONTEMPLA LA ADMINISTRACIN DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO
Cuntos y cules recursos son necesarios para ejecutar el proyecto? Qu dinero se requiere y de cunto se dispone? Cmo estimo y presento el presupuesto de ingresos y egresos del proyecto?
Luego de hacer un recorrido por la unidad 1, donde se desarrollaron los temas que permiten entender en qu consiste, para qu sirve y cmo se relaciona un presupuesto con los objetivos del proyecto, corresponde abordar en esta unidad 2 los temas sobre cmo hacer el presupuesto y cules son los instrumentos disponibles para su elaboracin. Estos dos ltimos temas, y en particular el segundo, permiten definir el enfoque del modelo de presupuesto propio de RedEAmrica. Los formatos de presentacin de la informacin presupuestal que entrega este manual en las unidades 2 y 3 son los que particularizan el modelo de presupuesto de RedEAmrica. La administracin del presupuesto de un proyecto contempla fundamentalmente: Elaboracin del presupuesto Consecucin de recursos Aplicacin de gastos Control de presupuesto
La sostenibilidad y el xito financiero de un proyecto dependen de la forma como se administren los recursos, por lo cual es bsico planear a partir de las metas financieras de la OB y sealar claramente lo que se quiere, para lo cual se deben aprovechar las oportunidades que se presentan y prever las amenazas que puedan recaer sobre las finanzas de la organizacin.
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MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
El recurso financiero de un proyecto es el instrumento vital sin el cual los propsitos y la razn de ser del proyecto no se desarrollaran y en consecuencia la organizacin dejara de existir. Las OB suelen obtener los recursos, entre otros, de entidades de cooperacin, para lo cual se establecen compromisos que deben cumplirse, tanto por seriedad y responsabilidad, como por la necesidad de ganar y mantener la confianza de las fuentes financiadoras. En los convenios o acuerdos entre la organizacin que ejecuta el proyecto y las agencias financiadoras se sealan compromisos sobre el manejo presupuestal. Entre los compromisos que se establecen figuran aspectos como: En qu y cmo se va a invertir el dinero Perodo en que pueden ser aplicados los recursos Destino que puede y debe darse a los recursos sobrantes o a los que se obtienen en forma extraordinaria Uso que debe hacerse de los rendimientos financieros o ganancias en el cambio de moneda extranjera Exigencias sobre la administracin de los recursos aportados por las entidades de cooperacin La administracin del presupuesto equivale a responder por todo lo anterior y ello exige necesariamente que los responsables de la administracin permanezcan atentos al desarrollo de la obtencin de recursos y a la aplicacin de los gastos. Dichos responsables no solamente registran cunto se gasta y cunto ingresa, sino que tambin estn obligados a verificar si los gastos se han hecho con todos los requisitos institucionales para que puedan ser efectivamente considerados como parte de los gastos previstos en el presupuesto. En la unidad 3 se retoma este tema como parte fundamental del proceso de control y seguimiento del proyecto.
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2
MOMENTO OPORTUNO
PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO
El presupuesto es parte integral del proyecto y como tal debe corresponder a los objetivos, metas, actividades y recursos previstos en el mismo. Una elaboracin adecuada y oportuna del presupuesto depende entonces de la definicin previa de esos elementos del proyecto.
Cul es el mejor momento para elaborar el presupuesto?
El momento ms oportuno para elaborar el presupuesto es cuando se tienen definidas las actividades del proyecto y sus requerimientos para realizarlas. La fecha de entrega del proyecto a una entidad de cooperacin no est estandarizada y depende de las normas establecidas por cada una de ellas. Hay entidades que abren convocatoria para la presentacin de proyectos y hay otras que los reciben en cualquier momento del ao. El perodo que transcurre entre la presentacin de una propuesta, su aprobacin y el primero y subsiguientes desembolsos vara de una entidad a otra. stos son aspectos sobre los cuales la OB no tiene control y por lo cual debe acogerse a lo establecido. Lo ms importante para la OB es conocer cmo debe responder a cada entidad de apoyo y tomar las previsiones necesarias para saber con qu recursos econmicos podr contar y en qu momentos se producen los flujos de ingreso, para aplicar las medidas pertinentes.
37
3
LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDA
PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO2

Es importante recordar que el modelo para la elaboracin de presupuestos que propone RedEAmrica en este manual centra su enfoque en la relacin entre proyecto y presupuesto y se inicia con la identificacin de las actividades del proyecto, por lo cual es importante recordar, tal como se plante en las figuras 3 y 4, que los diferentes componentes del proyecto: diagnsticos, justificacin, objetivos, metas, actividades, requerimientos, indicadores y estructura operativa, entre otros, debern formularse antes de seleccionar y diligenciar los formatos propuestos en este modelo. Habitualmente, en las OB se comienza por estimar los gastos para una actividad durante un perodo de tiempo determinado, y a partir de stos, los recursos o ingresos necesarios para cubrirlos. Para lograr una mejor comprensin acerca del concepto de costo se sugiere ver el anexo 02: Qu son los costos y cul es su aplicacin en el presupuesto. Al elaborar el presupuesto de egresos en funcin de actividades se recomienda: Valorizar el costo de ejecutar cada actividad. Verificar que las actividades estn relacionadas con las metas y objetivos propuestos para el proyecto.
Detallar o agrupar actividades tanto como sea necesario3 Elaborar el presupuesto de un proyecto por actividades y por perodos de ejecucin presupuestal. Por ejemplo, por semestres, trimestres o aos y no necesariamente por todo el perodo de vigencia del proyecto. A continuacin aparece un flujograma donde se evidencia el procedimiento para elaborar el presupuesto por actividades.
3.1 Definicin de actividades

Se formula cada una de las actividades por realizar en el marco de los objetivos y metas del proyecto; por ejemplo, talleres de capacitacin, pasantas, asistencia tcnica, construccin de estanques, estudios, evaluaciones, elaboracin de documentos, etc.
3.2 Determinacin de requerimientos y rubros de egreso por cada actividad

Se seala, en primer lugar, qu se requiere para cumplir con la actividad prevista y se ubica tal requerimiento dentro del concepto contable estable-
2 3
Elaborar un presupuesto a partir de actividades no excluye que tambin se pueda hacer a partir de conceptos de gastos de funcionamiento, tales como arrendamientos, pagos de personal de planta y servicios. Por ejemplo, se puede estimar el costo total de un curso de formacin o tambin detallar cada una de las actividades de realizacin de este curso. La prctica va indicando el nivel de detalle pertinente. En lo posible, debe buscarse un sano equilibrio entre los detalles necesarios para identificar las actividades esenciales y evitar el exceso de detalle que puede llegar a confundir.
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FIGURA 5
Flujograma de elaboracin del presupuesto por actividades
cido en el plan de cuentas de egresos o gastos. Ejemplo: para realizar un curso de formacin, se estima que se necesitan, entre otros recursos, 50 lpices que cuestan $1.000 cada uno. Entonces la actividad es el curso y el requerimiento son los lpices
3.3 Estimacin de egresos por cada actividad

Se estima el costo de todos los requerimientos de cada actividad. En el ejemplo anterior, el rubro de egreso o gasto es tiles y papelera. Para cada actividad se puede trabajar con base en el formato 1: Presupuesto de egresos por actividad, el cual se diligenciar tantas veces como sea necesario hasta cuando se logre presupuestar cada actividad.
3.4 Definicin y valorizacin de egresos de carcter general, administrativos o indirectos

Corresponden a los egresos que afectan las diversas actividades del proyecto y que no se pueden o deben atribuir a una sola actividad. Ejemplo: servicios pblicos, arriendo de oficinas, nmina del personal de oficina, etc.
3.5 Consolidacin de egresos

Es la suma de egresos de cada actividad y los de carcter administrativo o general del proyecto. Se puede tomar como gua el formato 2. A continuacin se presentan los formatos modelo sugeridos para elaborar el presupuesto por actividades. El formato 1 se refiere al presupuesto por cada actividad, mientras el formato 2 recoge la informacin que consolida el presupuesto de todas las actividades y los egresos de carcter general, administrativo o de costos indirectos.
39
MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
Formato Uno
Presupuesto de egresos por actividad NOMBRE DEL PROYECTO: PERODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN DEL PRESUPUESTO: ACTIVIDAD No. DE DESCRIPCIN: ACTIVIDAD / RUBRO VALOR UNITARIO CANTIDAD VALOR TOTAL
Miles de pesos
VALOR TOTAL
Miles de dlares
TOTAL
NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIN O JUSTIFICACIN RESPECTIVA.
ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
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REDEAMRICA MANUAL
Formato Dos
Presupuesto consolidado de egresos del proyecto por actividades NOMBRE DEL PROYECTO: PERODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN DEL PRESUPUESTO: ACTIVIDAD / RUBRO Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Subtotal egresos por actividades Otros gastos del proyecto Salarios director Arrendamiento Servicios pblicos tiles y papelera Correo Etc. Subtotal otros egresos generales Costo total del proyecto
VALOR TOTAL
Miles de pesos
VALOR TOTAL
Miles de dlares
PARTICIPACIN
Porcentaje
41
MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
3.6 Estimacin y registro de costos de cada actividad

Al estimar los costos para cada rubro de egresos general o de actividad debe tenerse en cuenta: Costos directos por actividad (valor): cuando el presupuesto se hace por actividades, se incluyen como costo de las mismas slo aquellos egresos directos y especficos de cada actividad, estimando por aparte otros indirectos que pueden ser distribuidos entre varias actividades del proyecto o que corresponden a la operacin general de la OB. Tiempo de ejecucin (vigencia del proyecto): el tiempo durante el cual se aplica el gasto o inversin. Por ejemplo, si se requiere una secretaria por tres meses y el costo por mes es de US$500, el costo total de la secretaria para ese curso ser de US$1.500. Actividad/Rubros de egresos: los conceptos o rubros de egreso que en el caso de los proyectos de DB incluyen gastos e inversiones deben coincidir con los rubros del plan de cuentas de la organizacin y los que se encuentran incluidos en los formatos predefinidos para la elaboracin de presupuesto (para mayores detalles ver el formato 3 y su correspondiente explicacin).
Los requerimientos o rubros de gasto para el curso del ejemplo son: a) Pago de una secretaria para apoyar la organizacin, convocatoria y realizacin del curso durante un mes por valor de US$500. b) Costo del instructor: 80 horas de clase a razn de US$10 por hora c) Material de apoyo para 20 participantes a razn de US$20 por participante d) Costos de alojamiento para 20 participantes durante 15 das a razn de US$10 diarios por participante e) Alimentacin para 22 personas durante 15 das a razn de US$10 diarios por persona f) Transporte para 20 participantes a un promedio de US$5 por participante g) Costo por alquiler de salones para la realizacin del curso por valor de US$100 h) Otros costos directos por US$100 Se suponen otras tres actividades, cuyos costos totales son: a) Actividad 2: US$3.000 b) Actividad 3: US$5.000 c) Actividad 4: US$15.000 Los costos indirectos y de administracin general del proyecto son los siguientes: a) Salarios del personal del proyecto US$12.000 b) Arrendamientos US$6.000 c) Servicios pblicos US$ 2.400 d) Papelera US$ 3.000 e) Correo $ 1.000
Ejemplo
Elaborar un presupuesto de egresos por actividades suponiendo la siguiente informacin: Se identifican cuatro actividades diferentes en el proyecto cuya duracin es de un ao. Los egresos de carcter general y que no son especficos de una actividad concreta son los siguientes: un coordinador por un ao, los servicios pblicos, el arriendo de oficina, la papelera y tiles de escritorio y el costo mensual del correo (incluidos beneficios sociales). Se identifica como actividad 1 del proyecto la realizacin de un curso de capacitacin sobre engorde de ganado y se solicita la discriminacin y clculo de costos directos de esta actividad.
Desarrollo del ejemplo
Para desarrollar este ejemplo se toma como referencia el formato 1 que se diligencia de acuerdo con la informacin del ejemplo.
42
REDEAMRICA MANUAL
Formato Uno diligenciado
Ejemplo del presupuesto de egresos por actividad NOMBRE DEL PROYECTO: Formacin para actividades productivas de los campesinos de la vereda San Juan PERODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 dic 31/05 PERODO PRESUPUESTAL: enero 1/05 junio 30/05 FECHA DE ELABORACIN DEL PRESUPUESTO: dic 1/04 ACTIVIDAD No. 1 DESCRIPCIN: curso para engorde de ganado ACTIVIDAD / RUBRO Honorarios conferencistas (horas) Honorarios secretaria (meses) Material de apoyo para conferencistas Material para los participantes Alojamiento de 20 participantes durante 15 das (das x participante) Alimentacin de 22 personas durante 15 das (das por asistentes) Transporte de 20 participantes (nmero de viajes de ida y regreso) Alquiler salones durante todo el evento Otros costos TOTAL
VALOR UNITARIO
$
CANTIDAD 80 1 20 15 x 20 15 x 22 20 1 1
VALOR TOTAL
Miles de pesos
VALOR TOTAL
Miles de dlares
26,5 1.325 53 26,5 26,5 13,25 265 265
2.120 1.325 530 1.060 7.950 8.745 265 265 265 22.525
0,8 0,5 0,2 0,4 3,0 3,3 0,1 0,1 0,1 8,5
ELABORADO POR: N.N. REVISADO POR: N.N. AUTORIZADO POR: N.N.
FECHA: Nov 28/04 FECHA: Nov 29/04 FECHA: Dic 1/04
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MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
2 3 4
Para cada una de las dems actividades del proyecto se desarrolla un formato de presupuesto o estimacin de costos similar al anterior. Se procede a diligenciar los costos que no aplican a una actividad especfica, pero que son necesarios para que la OB y el proyecto puedan funcionar (formato 2 diligenciado). Se toma como referencia el formato 2 donde se consolida la informacin de cada actividad diligenciada con base en el formato 1. Ac tambin deben incluirse los costos indirectos que no fueron contemplados dentro de alguna actividad especfica.
Como se indic en el formato 1 diligenciado, desde el punto de vista presupuestal, son egresos del proyecto los recursos contabilizados como gastos, pero tambin los recursos de inversin (fondos de crdito, edificaciones, compra de activos fijos, etc.). En el anexo 1 de este manual se presenta la forma de valorar o establecer los costos de cada pago que se estima dentro del proyecto, segn el rubro contable que seale el plan de cuentas que ms adelante se sugiere.
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REDEAMRICA MANUAL
Formato Dos diligenciado
Presupuesto consolidado de gastos del proyecto por actividades NOMBRE DEL PROYECTO: Formacin para actividades productivas de los campesinos de la vereda San Juan PERODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 dic 31/05 PERODO PRESUPUESTAL: 1 de enero 05 30 de junio /05 FECHA DE ELABORACIN DEL PRESUPUESTO: 1 de dic/04 ACTIVIDAD / RUBRO Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Subtotal egresos por actividades Otros gastos del proyecto Salarios personal del proyecto Arrendamiento Servicios pblicos tiles y papelera Correo Etc. Subtotal otros egresos generales Costo total del proyecto
VALOR TOTAL
Miles de pesos
VALOR TOTAL
Miles de dlares
PARTICIPACIN
Porcentaje
8,5 3,0 5,0 15,0 31,5 12,0 6,0 2,4 3,0 1,0 24,4 39,0 FECHA: FECHA: FECHA:
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4
ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL PRESUPUESTO
SEGN RUBROS CONTABLES
Despus de identificar las actividades y requerimientos del proyecto como se ejemplific anteriormente, corresponde ahora presentar el presupuesto detallado en funcin de los conceptos o rubros4 que suministra el plan de cuentas de la OB.
FIGURA 6
Flujograma de los pasos para elaborar el presupuesto por rubros de ingresos y egresos
4.1 Plan de cuentas de egresos

Para facilitar la comprensin y manejar acuerdos mnimos conceptuales que permitan involucrarse en la elaboracin de lo que es un plan de cuentas para elaborar presupuestos y hacer los registros contables, conviene en este momento precisar algunos conceptos sobre presupuesto de funcionamiento e inversin, gastos5 , egresos, fondos de apoyo a proyectos (anexo 01 y formato 3). Con el plan de cuentas de egresos se define cada una de las cuentas y subcuentas que lo conforman, y que son la base para elaborar el presupuesto y posteriormente hacer el registro y anlisis de la ejecucin presupuestal.
4
Entindase por rubro el nombre que se da a la cuenta o subcuenta utilizada para registrar los ingresos o egresos de la OB. Se pueden utilizar en forma genrica los dos nombres, pero en adelante y para efectos del presente manual se utilizar la denominacin rubro. Vale la pena recordar que en este manual todo egreso constituye gasto, independientemente de si se realiza como pago por funcionamiento o por la compra de un equipo duradero que va a formar parte de los activos del proyecto.
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REDEAMRICA MANUAL
Como ya se ha mencionado, la forma de valorizar cada rubro del plan de cuentas aparece en el anexo 1 del manual. Presupuesto de funcionamiento: se refiere a los gastos de administracin, operacin y mantenimiento de la organizacin. Ejemplo: arrendamiento, servicios pblicos, secretaria, vigilancia, papelera, pago del director, etc. Presupuesto de inversin: presenta los recursos que se utilizan para adquirir o elaborar bienes y servicios que sirven para apoyar acciones futuras de la organizacin, para la produccin de nuevos bienes o servicios, o para la generacin de nuevos recursos. Ejemplo: compra de un vehculo, de una bodega, de insumos para la produccin; constitucin de un fondo de crdito, de un fondo de apoyo a proyectos productivos; inversin en la produccin de material didctico que se va a vender, etc. Aunque no es habitual en un proyecto de DB contemplar compras de ttulos valores o acciones, en caso de presentarse, stas seran una inversin y no un gasto. Gastos: Se entienden como gastos contables aquellas erogaciones que representan flujos de salida de recursos, en forma de disminucin de activos o incrementos de pasivos o una combinacin de ambos, en actividades de administracin, comercializacin, investigacin y financiacin6 . Egresos: salidas de dinero, que en este caso especfico, incluyen tanto los gastos como las inversiones; son las compras de activos fijos. Fondos de apoyo a proyectos: son sumas de dinero a las cuales se fija un propsito definido que, para el particular, es apoyar la financiacin de proyectos dentro de polticas y criterios previamente definidos.
Existen fondos cuyos recursos se otorgan en calidad de donacin a la organizacin que lo solicita. stos se van agotando con la entrega de los recursos aprobados y se van alimentando con el ingreso de recursos nuevos o frescos. Otros, como los de crdito, buscan mantenerse en el tiempo con el retorno del capital prestado y los intereses que se cobran a quien accede al crdito. Muchas de las fundaciones de RedEAmrica, por s mismas o con el apoyo de la Interamerican Foundation (IAF), han ido constituyendo fondos para el apoyo de pequeos proyectos que presentan las OB. Tales fondos se han reproducido y hoy en da se pueden mostrar como un claro ejemplo de los resultados multiplicadores de las alianzas. Desarrolladas las reflexiones introductorias sobre el plan de cuentas de egresos, as como las definiciones conceptuales, consideradas bsicas, se explica a continuacin en qu consiste y qu contiene dicho plan (formato 3).
Grupos de cuentas de egresos

En adelante aparecer el formato 3 con las recomendaciones y explicaciones de cmo se debe diligenciar y el significado de cada cuenta de egresos que aparece en l. Posteriormente se presentan otros comentarios pertinentes para comprender y diligenciar con mayor agilidad dicho formato tabla de cuentas de egresos.
Jaramillo Juan Carlos. Entidades sin nimo de lucro. Rgimen tributario especial. Bogot.
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MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
Formato Tres
Plan de cuentas de egresos7
1
1.1 1.2 1.3
PERSONAL Salarios y prestaciones sociales (anexar planilla de nmina) Honorarios Otros gastos de personal
4
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
CAPACITACIN Y ASISTENCIA TCNICA Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas Transporte Alojamiento y alimentacin Material didctico Alquiler salones y equipos Compra de maquinaria y equipos
2
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18
GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA tiles y papelera Arrendamientos Servicios pblicos ( agua, luz, telfono) Correo y comunicaciones Vigilancia Transporte (ares, terrestre, fluvial, fletes y acarreos) Viticos Seguros Revistas, peridicos, publicaciones e informacin electrnica Cuotas de afiliacin o aportes a otras entidades Aseo Cafetera Gastos bancarios y costos de financiacin (incluye costos de cambio de monedas) Gastos legales/impuestos Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin Publicidad Gastos de auditora Otros
5
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11
INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS Comisiones de venta Honorarios a consultores, instructores y conferencistas Transporte Fondos de crdito Capital semilla Semovientes Compra de insumos, materiales y empaques Maquinaria y equipos Terrenos y edificaciones Inversiones en tecnologa Investigaciones en tecnologa y desarrollo
6
6.1 6.2
OTROS Gastos mdicos Medicamentos
3
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
7
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Terrenos y edificaciones Maquinaria y equipos (mquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cmputo y comunicaciones, etc.) Muebles y enseres Vehculos Biblioteca-libros Otros
7
7.1 7.2 7.3 7.4
FONDOS Fondo para educacin Fondo para medicinas Fondo para recreacin Fondo para programas de nutricin
Al momento de diligenciar el formato 3, bien sea slo para presentar el presupuesto al iniciar un proyecto o para utilizarlo posteriormente como gua de informe para la ejecucin del presupuesto de egresos, debe tenerse cuidado de no estimar un mismo gasto a la vez en dos rubros diferentes del presupuesto, doblando el presupuesto de gastos.
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El plan presenta seis grupos de cuentas para egresos. Para su desarrollo debe recordarse que las cuentas 1 (personal) y 2 (gastos operacionales de oficina) aplican para el proyecto en general y corresponden a los gastos denominados indistintamente administrativos, indirectos o generales (anexo 01). La cuenta 3 (propiedad, planta y equipo) hace referencia a los activos fijos que se adquieren para el funcionamiento general del proyecto. Desde el punto de vista contable la compra de tales equipos se cataloga como una inversin y no como un gasto, pues son bienes que permanecen en el tiempo, pero desde el punto de vista del proyecto y de las entidades de cooperacin opera como cualquier gasto o aplicacin de los recursos a favor del proyecto. La cuenta 4 (capacitacin y asistencia tcnica) es para registrar los egresos por actividades especficas de capacitacin y asistencia tcnica y la 5 (inversiones en actividades productivas), para actividades de produccin. En estas cuentas se incluyen, tanto los gastos estrictamente como las compras de activos fijos, fondos de crdito y/o apoyo a proyectos o inversiones. Estas cuentas sirven para presupuestar y registrar, tanto las actividades especficas de capacitacin y produccin en un proyecto de mltiples actividades temticas como lo presupuestado para un proyecto de temtica nica, bien sea de educacin, produccin u otra. Se ha incluido una cuenta 6 (otros) con el propsito de sealar que pueden aparecer otras cuentas de actividades especficas, segn la realidad de cada proyecto, como podra suceder con una actividad y proyecto con nfasis en salud. La cuenta 7 (fondos) es para registrar el valor estimado para constituir fondos de destinacin especfica como los descritos en las subcuentas all sealadas. Son fondos que pueden ser previstos para ejecutarlos hasta su agota-
miento o para que permanezcan en el tiempo si es que est previsto el retorno del dinero que sale o el ingreso de nuevos recursos. Otros comentarios importantes referentes al formato 3: Dentro de cada grupo de gastos o cuentas pueden tenerse subcuentas similares, que repiten nombre o rubro. Por ejemplo, podran tenerse costos por arrendamientos dentro del grupo 2 de gastos operacionales de oficina y al mismo tiempo, alquiler de salones y equipos dentro del grupo 4 de eventos de capacitacin (formato 3). En este ejemplo lo mejor sera incluir el pago de arriendo o alquiler de un saln para una actividad de capacitacin dentro de la subcuenta alquiler saln o equipos en la cuenta del grupo 4 eventos de capacitacin (numeral 4.6 del plan de cuentas de egresos) y no en la subcuenta arrendamientos que forma parte de la cuenta del grupo 2 de gastos operacionales de oficina (numeral 2.3. del plan de cuentas de gastos). Esto es vlido en la medida en que el proyecto sea de capacitacin y el alquiler sea para la actividad especfica de capacitacin y no para actividades varias dentro de la oficina. La misma situacin podra suceder en rubros como pagos de personal, asistencia tcnica y otros. La norma general a seguir en estos casos es la siguiente: en la medida en que un rubro de gasto se pueda identificar como el gasto de una accin especfica de capacitacin o de una actividad productiva y stas, a su vez, dispongan de rubros presupuestales propios en el proyecto, es mejor incluir dicho gasto en la actividad especfica y no en el rubro general del proyecto o de los gastos generales de la oficina.
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MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
2. Gastos operacionales de oficina

2.1 tiles y papelera: fotocopias, papelera, tiles e implementos de oficina. A continuacin se describe y explican los pagos o egresos que incluye cada cuenta y subcuenta del plan de egresos: 2.2 Arrendamientos: uso de instalaciones que estn al servicio del proyecto. 2.3 Servicios pblicos: servicios pblicos en que la organizacin incurra durante el perodo de vigencia del proyecto, incluyen luz, acueducto y alcantarillado, aseo, telfono, internet, gas. 2.4 Correo y comunicaciones: correo areo, terrestre, martimo o fluvial. 2.5 Vigilancia: servicios de vigilancia de las instalaciones y equipos del proyecto. 2.6 Transportes: transportes areos, terrestres, fluviales o martimos del personal del proyecto o de los participantes en actividades del mismo. Tambin se puede incluir lo correspondiente a fletes y acarreos de materiales, maquinaria e implementos. 2.7 Viticos: gastos de alojamiento, alimentacin y otros menores para el desarrollo de viajes 2.8 Seguros: seguros, plizas y garantas. 2.9 Revistas, peridicos, publicaciones e informacin electrnica: compra de revistas, peridicos, publicaciones diversas e informacin electrnica. 2.10 Cuotas de afiliacin o aportes a otras entidades: afiliaciones y vinculaciones ante otras organizaciones, redes o programas.
1. Personal
1.1 Salarios y prestaciones sociales: personal habitual y permanente del proyecto: salarios, prestaciones sociales, segn lo exijan las normas laborales de cada pas, pagos o cuotas para la seguridad social, horas extras, etc. El rubro prestaciones o beneficios sociales hace referencia a sumas adicionales al salario bsico, tales como subsidios de transporte, primas anuales, vacaciones, cesanta, cuotas de salud y seguridad social y otros pagos similares. Se recomienda elaborar una planilla o nmina que soporte los pagos de personal (formato 9). 1.2 Honorarios: Remuneraciones al trabajo prestado por una persona natural o jurdica sin que exista contrato laboral, donde predomina el factor intelectual sobre el puramente material o mecnico. Como el pago a consultores que se contratan para la realizacin de trabajos especficos y por tiempos determinados durante el desarrollo del proyecto. Se incluyen aqu los pagos a personas que no tienen una relacin laboral permanente con el proyecto ni con la organizacin. Se recomienda elaborar una planilla de honorarios que soporte los pagos respectivos (formato 1). 1.3 Otros gastos de personal: cualquier otro tipo de gasto que represente pago al personal de planta.
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2.11 Aseo: implementos de aseo. El salario de las personas que realizan labores de aseo y tienen una relacin laboral se registra como pago por salarios. Slo se incluira en este rubro el pago a personas que realizan labores de aseo pero que son contratadas por servicios. 2.12 Cafetera: alimentos e implementos utilizados para la atencin del personal de oficina del proyecto. 2.13 Gastos bancarios y costos de financiacin: pagos a las entidades financieras por intereses, comisiones de transferencias de dinero, comisiones y gastos por cambio de moneda extranjera a nacional o viceversa, costos de trmite y de chequeras. Intereses de financiacin. 2.14 Gastos legales/impuestos: gastos notariales, licencias de funcionamiento, pagos consulares, aduaneros, registro mercantil. As mismo, impuestos que deben cancelarse segn las normas y legislacin de cada pas (impuesto de renta, de timbre o registro, prediales, de industria y comercio, etc.). 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin: servicios de mantenimiento, tanto de equipos como de inmuebles, gastos por reparaciones de oficinas y locales del proyecto y gastos de instalacin y adecuacin de muebles e inmuebles. Este rubro contempla costos menores considerados contablemente como gastos, puesto que las inversiones mayores que significan incremento del valor de los activos deben registrarse en la cuenta de propiedad, planta y equipos. 2.16 Publicidad: promocin y propaganda sobre los bienes, servicios y actividades del proyecto. 2.17 Gastos de auditora: servicios de auditora externa que se requiera contratar y que pueden exigir las mismas entidades financiadoras del proyecto.
3. Propiedad, planta y equipos

3.1 Terrenos y edificaciones: espacios sin construir o construidos (bienes inmuebles). En este rubro se presupuestan tanto las edificaciones que se proyecta adquirir ya construidas como las que se piensa construir con recursos del proyecto. 3.2 Maquinaria y equipos: mquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las diferentes actividades, entre los cuales se tendran mquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cmputo y comunicaciones, etc. En caso que las mquinas y equipos vayan a ser utilizados especficamente en actividades educativas de produccin u otras para las cuales se tengan cuentas separadas dentro del plan de cuentas de egresos, conviene que se registren en tales cuentas especficas y separadas. Debe tenerse cuidado de no presupuestar doblemente y en cuentas o subcuentas similares. 3.3 Muebles y enseres: muebles de recepcin, escritorios, bibliotecas y otros similares. 3.4 Vehculos: compra de vehculos. 3.5 Biblioteca/libros: compra de libros, videos y otro material de enseanza que se conserva en biblioteca para uso del proyecto.
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MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
4. Capacitacin y asistencia tcnica

El punto de partida para estimar el presupuesto en las subcuentas de capacitacin y asistencia tcnica es determinar el nmero de eventos de capacitacin y acciones de asistencia tcnica, su duracin promedio, profesores, asesores o consultores, personas que asistirn, material de apoyo requerido, disponibilidad de infraestructura y logstica requerida. 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consultores, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente para actividades especficas de formacin, capacitacin y asistencia tcnica del proyecto. 4.2 Transporte: transporte areo, terrestre o de otro tipo que se utilice para movilizar a las personas que participan en los eventos o actividades de capacitacin. Se puede diferenciar entre transporte de conferencistas y funcionarios del proyecto y el transporte de los participantes en calidad de estudiantes o asistentes al evento de capacitacin. 4.3 Alojamiento y alimentacin: alojamiento y alimentacin de los participantes (profesores, asesores, asistentes, estudiantes) al evento de capacitacin y actividades de asistencia tcnica. 4.4 Material didctico: material didctico, papelera, fotocopias e implementos utilizados en actividades pedaggicas o de enseanza en el proyecto. 4.5 Alquiler de salones y equipos: arriendo o alquiler de salones de conferencias, as como de equipos audiovisuales, de computacin u otros que apoyen la actividad especfica de capacitacin.
4.6. Compra de maquinaria y equipos: mquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las actividades de capacitacin y asistencia tcnica, entre los cuales podran estar equipos audiovisuales, equipos de laboratorio, etc. Al incluir maquinaria y equipos dentro de la cuenta capacitacin y asistencia tcnica se debe tener cuidado de no haberlos incluido anteriormente en la cuenta propiedad, planta y equipo. Se podra tambin incluir ms subcuentas dentro de capacitacin y asistencia tcnica, tales como gastos de funcionamiento identificados directamente con las acciones de capacitacin y asistencia tcnica (papelera, arriendos, pago de personal, etc.). Nuevamente debe tenerse cuidado de no presupuestar dos veces el mismo gasto. Por ejemplo, si se ha incluido el costo de alquiler dentro del funcionamiento general del proyecto no se puede incluir el mismo costo dentro de la actividad de capacitacin, debe escogerse una de las dos opciones y dar la explicacin correspondiente.
5. Inversiones en actividades productivas

5.1 Comisiones de venta: comisiones de ventas que las personas ganan por su labor de vendedores. 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consultores, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente para actividades especficas de orientacin a las actividades productivas y generadoras de ingresos previstas en el proyecto a favor de su poblacin beneficiaria o de la misma OB. 5.3 Transporte: transporte areo, terrestre o de otro tipo que se utilice para movilizar a las personas que participan en el desarrollo de los eventos o actividades productivas.
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5.4 Fondos de crdito: recursos de capital que se destinan dentro del proyecto para otorgar crditos, buscando mantener e incrementar el capital inicial. 5.5 Capital semilla: recursos iniciales para financiar e iniciar inversiones en actividades de carcter productivo. Son fondos para que la propia OB desarrolle la actividad productiva o tambin para que lo hagan directamente sus beneficiarios, pero el propsito es mantener el capital como inversin y no destinar los recursos al gasto. Ejemplo: dinero para la compra de maquinaria y materia prima que se requiere para la produccin de vestidos. El propsito del capital semilla es disponer de dinero para el funcionamiento del negocio y no para distribuirlo o agotarlo en el corto plazo; es un dinero que debe recuperarse con las ventas de los productos o servicios que se ofrecen. 5.6 Semovientes: animales para apoyo de actividades productivas y generadoras de ingresos (caballos, vacas, terneros, cerdos, etc.). 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques para la produccin: compra de materia prima como semillas, abonos, medicamentos para control de plagas, empaques y otros que se requieran para la produccin y venta de un bien o servicio resultado de las actividades previstas en el proyecto o las que se van a financiar mediante la entrega de estos productos. 5.8 Compra de maquinaria y equipos: equipos destinados especficamente para la actividad productiva. Al incluir maquinaria y equipos dentro de la cuenta inversiones en actividades productivas, tener cuidado de no haberlos incluido anteriormente en la cuenta propiedad, planta y equipo. 5.9 Terrenos y edificaciones: terrenos y edificios destinados directamente a actividades productivas de la organizacin.
5.10 Inversiones en tecnologa: compra de nuevos desarrollos tecnolgicos: software, patentes, licencias. 5.11 Investigaciones en tecnologa y desarrollo: recursos invertidos en procesos investigativos para el desarrollo de procesos de produccin y servicios a cargo de la organizacin.
6. Otros
6.1 Gastos mdicos: gastos mdicos adicionales y de contingencia, es decir, que no los cubra el beneficio que tiene por ley el trabajador dentro de la OB. Tambin se puede incluir en este rubro gastos mdicos relacionados con proyectos especficos de salud. 6.2 Medicamentos: medicamentos que no estn contemplados dentro de los beneficios de salud que exige el pas de origen de la OB.
7. Fondos
7.1 Educacin: recursos con destino a programas educativos. 7.2 Medicinas: recursos para compra de medicinas con destino a personal que haya determinado la organizacin. 7.3 Recreacin: recursos para programas de recreacin de personal y beneficiarios de la organizacin. 7.4. Programas de nutricin: recursos para programas de nutricin. NOTA: Para ver cual sera el manejo de los documentos de soporte y el mejor procedimiento para llevar el control de egresos revisar el anexo 03.
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MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
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DE PRESUPUESTO
4.2 Plan de cuentas de ingresos
EL INGRESO EN EL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO LO CONSTITUYE TODO RECURSO PUESTO A DISPOSICIN DE LA OB PARA CUBRIR LOS DIFERENTES PAGOS QUE EXIGE LA EJECUCIN Y ADMINISTRACIN DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO, AS COMO LAS DIFERENTES COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS PREVISTOS. LOS INGRESOS HABITUALMENTE CORRESPONDEN A DINERO EN EFECTIVO Y DEBEN TENER SU CORRESPONDIENTE REGISTRO CONTABLE.
Tambin constituyen ingresos para los proyectos de las OB los aportes o colaboraciones que reciben en especie, tales como material de trabajo, abonos, papelera, equipos y muebles, vehculos, maquinaria (anexo 01). Tambin pueden recibir servicios de asistencia tcnica, colaboracin de personas que trabajan por designacin y financiacin de otra organizacin o simplemente como trabajadores voluntarios. Los propios beneficiarios y miembros de una comunidad aportan trabajo, etc. Los bienes materiales que se constituyan en activos fijos y que pasen a ser parte de la propiedad de la OB se valorizan y registran en la contabilidad, igual que todos los ingresos en efectivo. Aunque los aportes como trabajo voluntario, asistencia tcnica y asesoras no se registren en contabilidad, de todas formas hacen parte de los ingresos del proyecto y por ello es pertinente mantener registros estadsticos de los mismos, de manera que luego se facilite su respectivo reporte. Para poder responder con todos los egresos por gasto o inversin del proyecto es necesario prever tambin el ingreso correspondiente. Los rubros de ingresos posibles son diversos, aunque no tan variados como los rubros de egreso.
En el formato 4 presupuesto de ingresos se presentan las cuentas y subcuentas que conforman el plan de cuentas de ingresos para el perodo de la vigencia presupuestal o tiempo en el que se ejecutar el proyecto. Son la base para elaborar el presupuesto de ingresos y posteriormente hacer el registro y anlisis de ejecucin presupuestal; se presentan diferenciados por columna los ingresos presupuestados en efectivo y los presupuestados en especie, adems de una columna que los totaliza. As mismo, cada una de las columnas antes mencionadas se subdivide para presentar los valores en moneda nacional y en dlares. En la segunda parte del anexo 1 de este manual se detallan los pasos y se dan instrucciones para valorizar cada rubro de ingresos y proceder a consignarlo en el formato de presupuesto respectivo. Al diligenciar el formato 4 se obtiene el total de ingresos disponibles para la ejecucin del proyecto, el cual debe guardar equilibrio con los egresos presupuestados.
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REDEAMRICA MANUAL
A continuacin se presentan y describen las cuentas y subcuentas que conforman el plan de ingresos:
2.3 Aportes socios y afiliados: recursos que se espera obtener de los miembros que integran la OB ejecutora del proyecto.
1. Aporte solicitado: (RedEAmrica)

Corresponde a los recursos que se han previsto para ser solicitados a la entidad miembro de RedEAmrica. 1.1 Miembro local de la Red: es el aporte de una fundacin miembro de la Red a una organizacin de base de su propio pas. 1.2 Alianzas de miembros locales de la Red: es el aporte otorgado conjuntamente por varias fundaciones integrantes de la red a una OB del pas de stas. 1.3 Fondo global de la Red: es el aporte recibido por la OB y proveniente de un fondo propiedad de la Red misma y no de una fundacin miembro en particular.
3. Aportes de la comunidad
Recursos que se espera obtener de las personas que forman parte de la comunidad beneficiaria del proyecto, sean integrantes o no de la organizacin que ejecuta el proyecto.
4. Crdito
Recursos que se proyecta obtener por la va de crditos ante entidades financieras.
5. Otros aportes
Recursos diversos que se vislumbraron obtener para el proyecto, diferentes a los anteriores, tales como aportes de otras entidades pblicas o privadas. Se incluyen tambin en el formato 4, los ingresos que se esperan obtener como resultado de las solicitudes de financiacin no reembolsable (donacin) a las diferentes entidades de apoyo externo a la cooperacin y diferentes a las entidades que forman parte de RedEAmrica.
2. Aportes propios
Son los recursos disponibles y generados por la propia OB. 2.1 Ventas: ingresos que se proyecta obtener por actividad productiva o de servicios que ofrece la OB, as como ingresos obtenidos por recuperaciones u otras ventas de bienes o servicios que no forman parte de la actividad principal de la organizacin. 2.2 Rentas de capital: ingresos que se proyecta obtener por la rentabilidad de las inversiones bien sea por manejo de la liquidez, a travs de una entidad financiera o inversiones en otras sociedades; incluye los rendimientos por acciones que se puedan tener en otras entidades. Tambin se conocen como dividendos.
55
Formato Cuatro
Presupuesto de ingresos
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN: RUBRO $ 1. Aporte solicitado (RedEAmrica) 1.1 Miembro local de la red 1.2 Alianza de miembros locales de la red 1.3 Fondo global de la red Subtotal 1 2. Aportes propios 2.1 Ventas 2.2 Rentas de capital (intereses, dividendos, etc.) 2.3 Aportes socios, afiliados Subtotal 2 3. 4. 5. Aportes comunidad Crdito Otros 5.1 Gobierno nacional 5.2 Gobierno local 5.3 Entidades de cooperacin nacionales 5.4 Entidades de cooperacin internacionales Totales
1/
EFECTIVO US$1/
ESPECIE $ US$ $
TOTAL US$
PARTICIPACIN %
TASA DE CAMBIO:
56
REDEAMRICA MANUAL
6. Fuentes de financiacin
La combinacin de los rubros de egresos del formato 3 con las fuentes de financiacin permite elaborar uno nuevo que se constituye en el formato de salida informativa para presentar el presupuesto de egresos por rubro, por fuente de financiacin y con valores (formato 5). Tambin se puede presentar el presupuesto de egresos en funcin de la modalidad del gasto que puede ser en dinero o especie (formato 6). La diversidad de fuentes de financiacin de un proyecto, adems de informar de dnde vienen los recursos, es la oportunidad de saber quines se comprometen con el mismo. El aporte de diferentes actores al desarrollo del proyecto refleja el nivel de compromiso y de responsabilidad de stos con la causa del proyecto y por ello se puede hacer referencia a la financiacin corresponsable de los actores. Por esta razn es importante definirla como financiacin corresponsable8 . La confluencia de recursos aportados por los diferentes actores comprometidos con la causa del proyecto constituye una accin de financiacin corresponsable. Promover el DB en general y sus proyectos en particular requiere la unin de esfuerzos y sinergias mediante alianzas entre personas, organizaciones de base, empresas, gremios, gobiernos y entidades de cooperacin nacional e internacional que compartan los principios y valores del DB.
CULES SON NUESTRAS FUENTES DE FINANCIACIN Y CUNTO ASPIRAMOS A OBTENER DE CADA UNA DE ELLAS?
Las OB conciben y desarrollan proyectos para solucionar las necesidades identificadas como prioritarias. Las OB son las primeras que dentro de sus posibilidades deben considerarse aportantes en la financiacin de los proyectos que ellas mismas plantean. Slo as podrn presentarse como legtimos proponentes ante posibles entidades de apoyo. Las OB, como parte de la sociedad civil, reconocen sus limitaciones y por ello buscan socios o aliados para la implementacin de proyectos que les permitan mejorar sus condiciones de vida. Las Alianzas entre los sectores pblico, privado y civil son un reconocimiento a los lmites del absolutismo del Estado, el mercado y la sociedad civil en la solucin de los problemas sociales9 . Las posibles fuentes de financiacin se han agrupado inicialmente como aparece en el formato 5.
Ver mayores detalles en el Manual de acompaamiento y cofinanciacin a proyectos de desarrollo de base elaborado por Jairo Chaparro. 9 Banco Mundial, Fundacin Corona y otros. Alianzas entre sector privado, gobierno y organizaciones ciudadanas para la superacin de la pobreza, 1998. Bogot, p 29.
57
Formato Cinco
Presupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiacin NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN: RUBROS Aporte solicitado Donacin Crdito 1. Personal 1.1 1.2 1.3 Salarios y prestaciones sociales Honorarios Otros gastos de personal Recursos propios FUENTE DE FINANCIACIN ($) Aporte de la Otras comunidad fuentes * Total valor Participacin %
Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 tiles y papelera Arrendamientos Servicios pblicos (agua, luz, telfono) Correo y comunicaciones Vigilancia Transportes Viticos Seguros Revistas, peridicos, publicaciones e inf. electrnica
2.10 Cuotas de afiliacin o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetera 2.13 Gastos bancarios y costos de financiacin 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditora Subtotal 2 Contina en la siguiente pgina
58
Formato Cinco (continuacin)
Presupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiacin RUBROS Aporte solicitado Donacin Crdito 3. Propiedad, planta y equipo 3.1. Terrenos y edificaciones 3.2. Maquinaria y equipos 3.3. Muebles y enseres 3.4. Vehculos 3.5. Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitacin y asistencia tcnica 4.1. Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas 4.2. Transporte 4.3. Alojamiento y alimentacin 4.4. Material didctico 4.5. Alquiler salones y equipos 4.6. Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1. Comisiones de venta 5.2. Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3. Transporte 5.4. Fondos de crdito 5.5. Capital semilla 5.6. Semovientes 5.7. Compra de insumos, materiales y empaques 5.8. Maquinaria y equipos 5.9. Terrenos y edificaciones 5.10. Inversin en tecnologa 5.11. Investigaciones en tecnologa y desarrollo Subtotal 5 Contina en la siguiente pgina Recursos propios FUENTE DE FINANCIACIN ($) Aporte de la Otras comunidad fuentes *
Total valor
Participacin %
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MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
Formato Cinco (continuacin)
Presupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiacin RUBROS Aporte solicitado Donacin Crdito 6. Otros 6.1. Gastos mdicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1. Fondo para educacin 7.2. Fondo para medicinas 7.3. Fondo para recreacin 7.4. Fondo para programas de nutricin Subtotal 7 Total (suma de subtotales) Participacin (%)
* OTRAS AGENCIAS DE APOYO, ENTIDADES GUBERNAMENTALES, APORTES DE EMPRESAS O PERSONAS, ETC.FUENTE: AUTORES
Recursos propios
FUENTE DE FINANCIACIN ($) Aporte de la Otras comunidad fuentes *
Total valor
Participacin %
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REDEAMRICA MANUAL
Hacer la matriz de gastos de la forma sealada, incluyendo las columnas de fuentes de aportes, permite a la vez prever la fuente de ingresos desde la entidad o grupo de donde se presume vendr el ingreso. Esto es fundamental al elaborar un solo formato que incluya tanto el presupuesto de ingresos como el presupuesto de egresos o gastos. El formato 5 registra detalladamente las siete cuentas de egresos con sus correspondientes subcuentas. En caso necesario, este formato se puede elaborar en forma resumida incluyendo slo los valores totalizados de las seis cuentas. Tambin se puede elaborar por partes con cada una de las seis cuentas y detallando las subcuentas para cada caso (anexo 1). A continuacin se describe cada una de las partes que conforman el formato 5: Nombre de la organizacin: es el nombre de la organizacin responsable de la ejecucin del programa o proyecto y del presupuesto que es parte integral del mismo, por ejemplo, Asociacin de Pequeos Productores de Jalapa. Perodo presupuestal: es el perodo de tiempo sobre el cual esta prevista la ejecucin del presupuesto. Ejemplo: 1 de enero de 2005 31 de diciembre de 2005. Fecha de elaboracin: es la fecha en que se elabora el presupuesto. Rubro: en esta columna se describe cada uno de los rubros de gasto que forman parte del plan de gastos. Ejemplo: personal, servicios pblicos, construcciones, semillas, etc. Aporte solicitado: en esta columna y frente a cada rubro de gasto se pone el valor estimado que se solicita por cada rubro a la fundacin o entidad a quien se dirige la solicitud de apoyo. Dicho valor se estima para
todo el perodo presupuestal previsto descrito, antes en la parte superior izquierda del formato. Recursos propios: esta columna y frente a cada rubro de gasto, se registra el valor estimado que ha previsto aportar el ejecutor del proyecto. Se estima el valor del aporte para todo el perodo presupuestal previsto y se presenta la informacin en moneda nacional. Aporte de la comunidad: en esta columna frente a cada rubro de gasto se registra el valor estimado que puede aportar la comunidad beneficiaria del proyecto. Se estima el valor del aporte para todo el perodo presupuestal previsto y se presenta la informacin en moneda nacional y en dlares. Al igual que en lo sealado para la columna de aporte propio, es pertinente hacer los clculos sobre bases realistas y de alta factibilidad. Hay quienes presentan el aporte propio de la organizacin y el aporte de la comunidad consolidado en una sola cifra; se recomienda presentarlos separadamente. Recursos de crdito: son los recursos que se aplican al proyecto durante su vigencia y provienen de crditos con entidades financieras, con agencias de cooperacin al desarrollo, con proveedores y otros crditos. Otras fuentes de aportes: en esta columna frente a cada rubro de gasto va el valor estimado que se presupuesta como factible de otras fuentes distintas a las anteriores, tales como diferentes agencias de cooperacin al desarrollo, entidades pblicas, empresas privadas patrocinadoras, personas naturales amigas o simpatizantes de la labor que realiza la organizacin ejecutora del proyecto, etc. Se estima el valor del aporte para todo el perodo presupuestal previsto y se presenta la informacin en moneda nacional y en dlares. En caso necesario, se podra elaborar un formato adicional donde se registre informacin discriminada para cada fuente de financiacin prevista dentro de la columna de otras fuentes.
61
MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
Total (horizontal): en esta columna se suman horizontalmente los valores por fila correspondientes a cada rubro de gastos y reportados tanto en moneda nacional como en dlares. Totales (vertical): corresponde a la ltima fila del formato y en ella se van sumando verticalmente los valores consignados en cada columna. Se obtienen as los totales de aportes, segn fuente (solicitado, propio, comunidad, otros aportes y total consolidado de aportes). Es importante que el valor del aporte propio indicado en el presupuesto corresponda con clculos realistas y que efectivamente tengan alta probabilidad de cumplimiento, pues son los puntos de referencia que tienen para evaluar posteriormente la entidad ejecutora, la comunidad y las entidades de cooperacin. No es conveniente sobreestimar la capacidad de aporte propio por el slo propsito de creer que ello demuestra mayor compromiso y sirve de argumento para conseguir aprobaciones de apoyo por parte de las entidades de apoyo a las que se acude. El incumplimiento del aporte propio o de cualquier otra fuente de financiacin durante la ejecucin del proyecto generara el retiro de la financiacin del mismo. Incluso, hay agencias de cooperacin que condicionan sus aportes al cumplimiento efectivo de la parte porcentual comprometida por otras fuentes. Tambin debe tenerse cuidado de no caer en el otro extremo de subestimar la capacidad real de aporte propio.
7. Modalidad de los aportes

El aporte es el recurso que ingresa al proyecto. La modalidad de aporte tambin debe ser especificada, segn sea en efectivo o en especie. El aporte en especie puede darse tambin de diferentes formas: como aporte en trabajo10 o equipos, maquinaria, bienes inmuebles, muebles que se reciben en propiedad o para ser utilizados en determinado tiempo, papelera, alimentos, transporte, etc. Para efectos del proyecto, el valor de los aportes en especie se registra a la vez como ingreso y como egreso. El aporte en especie, en muchas ocasiones, es la nica forma prctica como la comunidad u otros aportantes pueden contribuir con el proyecto. El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio en el mercado del lugar donde se hace el aporte del respectivo bien o servicio. Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, el valor que se le asigna es el de su costo. Cuando el aporte es, por ejemplo, el prstamo temporal de un inmueble o maquinaria, el valor asignado es el de su alquiler por el tiempo que dicho bien se pone al servicio del proyecto. La valorizacin de tales aportes puede consignarse en una matriz, como se muestra en el formato 6 Presupuesto de egresos segn modalidad de aportes. La primera columna corresponde a los rubros presupuestales, en la segunda columna se registra el valor de los aportes en efectivo segn el gasto al cual se va a aplicar; la tercera columna es para registrar los aportes en especie y la cuarta columna, para la suma de aportes en especie y en efectivo. La suma total del formato 5 debe coincidir con la columna similar del formato 6. La primera es segn la fuente de financiacin y la segunda segn la modalidad de aportes.
10
El aporte en trabajo puede ser de diversas modalidades o formas: mano de obra en labores agrcolas, construccin u otras actividades; por asistencia tcnica; asesoras; etc.
62
Formato Seis
Presupuesto de egresos por modalidad de aporte NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN: RUBROS EFECTIVO $ 1. Personal 1.1 1.2 1.3 Salarios y prestaciones sociales (anexar planilla de nmina) Honorarios Otros gastos de personal MODALIDAD APORTE ESPECIE $ TOTAL $ US$1/ PARTICIP. %
Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 tiles y papelera Arrendamientos Servicios pblicos (agua, luz, telfono) Correo y comunicaciones Vigilancia Transporte (areo, terrestre, fluvial, fletes y acarreos) Viticos Seguros Revistas, peridicos, publicaciones e informacin electrnica
2.10 Cuotas de afiliacin o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetera 2.13 Gastos bancarios y costos de financiacin (incluye costos de cambio de monedas) 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditora Subtotal 2 Contina en la siguiente pgina
63
Formato Seis (continuacin)

Presupuesto de egresos por modalidad de aporte RUBROS EFECTIVO $ 3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehculos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitacin y asistencia tcnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentacin 4.4 Material didctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1. Comisiones de venta 5.2. Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3. Transporte 5.4. Fondos de crdito 5.5. Capital semilla 5.6. Semovientes 5.7. Compra de insumos, materiales y empaques 5.8. Maquinaria y equipos 5.9. Terrenos y edificaciones 5.10. Inversin en tecnologa 5.11. Investigaciones en tecnologa y desarrollo Subtotal 5 Contina en la siguiente pgina
MODALIDAD APORTE ESPECIE $ TOTAL $ US$1/ PARTICIP. %
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REDEAMRICA MANUAL
Formato Seis (continuacin)

Presupuesto de egresos por modalidad de aporte RUBROS EFECTIVO $ 6. Otros 6.1. Gastos mdicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1. Fondo para educacin 7.2. Fondo para medicinas 7.3. Fondo para recreacin 7.4. Fondo para programas de nutricin Subtotal 7 Total $ (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) Total US$1/ Participacin (%)
1/
MODALIDAD APORTE ESPECIE $ TOTAL $ US$1/ PARTICIP. %
TASA DE CAMBIO:
65
MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
El formato 6 se elabora en forma similar al de egresos y fuentes de financiacin. La columna de rubros es la misma, mientras que para las modalidades de aporte se considera lo siguiente: Efectivo: son los aportes que solamente se hacen en moneda lquida o dinero en efectivo. Especie: son bienes materiales o servicios puestos a disposicin del proyecto. Ejemplos tpicos de aportes en especie que pueden ofrecer las entidades ejecutoras de proyectos son el trabajo voluntario de su miembros, material de trabajo, papelera, disposicin de un espacio para oficina o salones para cursos o reuniones, dotacin de oficina; aportes en servicios de la comunidad como, mano de obra en construccin de infraestructura comunitaria, semillas para un proyecto productivo; aportes de entidades cooperantes en servicios de asistencia tcnica, profesores, asesora, prstamos de salones para reuniones, prstamo de maquinaria, etc. El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio del mercado en el lugar en que se hace el aporte del respectivo bien o servicio. Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, el valor que se le asigna es el de su costo. Cuando el aporte es, por ejemplo, el prstamo temporal de un inmueble o maquinaria, el valor asignado es el de su alquiler por el tiempo que dicho bien se pone al servicio del proyecto. Para la valorizacin de los aportes en especie debe llevarse un registro estadstico de los mismos, soportado con actas o planillas donde se detallen por el tipo de aporte, la cantidad y el valor. Para conocer el detalle del presupuesto de aportes en especie debe elaborarse un formato complementario o de soporte, (formato 7), discriminacin de aportes en especie, donde se indique el tipo de bien o servicio aportado, su cantidad y el valor asignado. El procedimiento para diligenciar este formato es el mismo que ya se indic para el formato 6, slo que en la columna de detalle del aporte se describen brevemente las caractersticas del aporte.
4.3 Planillas de soporte de egresos

Al estimar los gastos para algunas de las cuentas conviene tener planillas de soporte ms detalladas: la decisin sobre cules rubros de gastos requieren discriminarse y detallarse al momento de elaborar el presupuesto depende de las exigencias internas de cada organizacin y de las solicitudes particulares de las fuentes de financiacin. Para el caso de los proyectos que se presenten a consideracin de las entidades que forman parte de RedEAmrica se sugiere, al menos, elaborar una planilla para presupuestar el pago de personal bien sea que forme parte de la nmina habitual de los proyectos o se trate de personal contratado para el cumplimiento de labores temporales o espordicas. Planillas para pago de salarios, beneficios sociales y horas extras. Es un formato donde se registra el nombre del trabajador, el salario base, el valor de las prestaciones y beneficios sociales, el valor de los aportes parafiscales, las horas extras y cualquier otro pago relacionado con el trabajo que se ha presupuestado dentro del proyecto. De los totales de este formato resultan los valores por presupuestar en los rubros de egresos 1.1 ( (formato 3 plan de cuentas de egresos). En el formato 9 se presenta un ejemplo de la planilla para estimar los gastos de personal del proyecto. Planilla para registro de honorarios: es un formato que registra el nombre del consultor, la funcin que desempea y el valor que ha sido presupuestado (formato 10).
66
Formato Siete
Discriminacin de aportes en especie NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN: RUBROS DETALLE DEL APORTE $ 1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 tiles y papelera 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios pblicos ( agua, luz, telfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, peridicos, publicaciones e informacin electrnica 2.10 Cuotas de afiliacin o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetera 2.13 Gastos bancarios y costos de financiacin 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditora Subtotal 2 Contina en la siguiente pgina MODALIDAD APORTE VALOR US$ PARTICIPACIN %
67
Formato Siete (continuacin)

Discriminacin de aportes en especie RUBROS DETALLE DEL APORTE $ 3. Propiedad, planta y equipo 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Terrenos y edificaciones Maquinaria y equipos Muebles y enseres Vehculos Biblioteca, libros
MODALIDAD APORTE VALOR US$ PARTICIPACIN %
Subtotal 3 4. Capacitacin y asistencia tcnica 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas Transporte Alojamiento y alimentacin Material didctico Alquiler salones y equipos Compra de maquinaria y equipos
Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 Comisiones de venta Honorarios a consultores, instructores y conferencistas Transporte Fondos de crdito Capital semilla Semovientes Compra de insumos, materiales y empaques Maquinaria y equipos Terrenos y edificaciones
5.10 Inversin en tecnologa 5.11 Investigaciones en tecnologa y desarrollo Subtotal 5 Contina en la siguiente pgina
68
REDEAMRICA MANUAL
Formato Siete (continuacin)

Discriminacin de aportes en especie RUBROS DETALLE DEL APORTE $ 6. Otros 6.1 Gastos mdicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educacin 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreacin 7.4 Fondo para programas de nutricin Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6)
MODALIDAD APORTE VALOR US$ PARTICIPACIN %
1/
TASA DE CAMBIO:
69
Formato Ocho
Presupuesto de gastos y fuentes de financiacin NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN: RUBROS PRESUPUESTALES Aporte solicitado Donacin Crdito $ 1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales y de oficina 2.1 tiles y papelera 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios pblicos (agua, luz, telfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, peridicos, publicaciones e inf. electrnica 2.10 Cuotas de afiliacin o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetera 2.13 Gastos bancarios y costos de financiacin 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditora Subtotal 2 Contina en la siguiente pgina US$ $ US$ FUENTE DE FINANCIACIN ($) Recursos Aporte de la Otras fuentes propios comunidad de aportes* $ US$ $ US$ $ US$ $ Total valor US$
70
Formato Ocho (continuacin)

Presupuesto de gastos y fuentes de financiacin RUBROS PRESUPUESTALES Aporte solicitado Donacin Crdito $ 3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehculos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitacin y asistencia tcnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentacin 4.4 Material didctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fondos de crdito 5.5 Capital semilla 5.6 Semovientes 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 5.8 Maquinaria y equipos 5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversin en tecnologa 5.11 Investigaciones en tecnologa y desarrollo Subtotal 5 Contina en la siguiente pgina US$ $ US$
FUENTE DE FINANCIACIN ($) Recursos Aporte de la Otras fuentes propios comunidad de aportes* $ US$ $ US$ $ US$ $
Total valor US$
71
MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
Formato Ocho (continuacin)

Presupuesto de gastos y fuentes de financiacin RUBROS PRESUPUESTALES Aporte solicitado Donacin Crdito $ 6. Otros 6.1 Gastos mdicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educacin 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreacin 7.4 Fondo para programas de nutricin Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) US$ $ US$
FUENTE DE FINANCIACIN ($) Recursos Aporte de la Otras fuentes propios comunidad de aportes* $ US$ $ US$ $ US$ $
Total valor US$
1/
TASA DE CAMBIO:
72
REDEAMRICA MANUAL
Formato Nueve
Planilla para gastos de personal NOMBRE ORGANIZACIN DE BASE: NOMBRE DEL PROYECTO: PERODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN: NOMBRES Y APELLIDOS IDENTIFICACIN CARGO SALARIO $ PRESTACIONES Y BENEFICIOS $ APORTES PARAFISCALES $ HORAS EXTRAS $ TOTAL $
73
MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
Formato Diez
Planilla para honorarios NOMBRE ORGANIZACIN DE BASE: NOMBRE DEL PROYECTO: PERODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN: REA DE CONSULTORA RAZN SOCIAL / NOMBRE TIEMPO HONORARIOS ESTIMADOS $
TOTAL ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR: FECHA: FECHA: FECHA:
74
5
EL PRESUPUESTO EN DLARES,
DEVALUACIN E INFLACIN
Normalmente, las entidades de cooperacin solicitan que el presupuesto del proyecto tambin sea presentado en la moneda que ellas utilizan. Las entidades de cooperacin que tienen su sede en pases de la Unin Europea, regularmente, pedirn que el presupuesto les sea presentado en euros, adems de la moneda del pas sede de la organizacin solicitante del apoyo financiero. Las entidades que forman parte de RedEAmrica pedirn la elaboracin del presupuesto en la moneda de su pas sede y en dlares americanos. RedEAmrica requiere los presupuestos e informes de ejecucin en dlares para efectos de estudios y anlisis comparativos, as como para facilitar la consolidacin de informes que se reciben de diferentes pases, llevndolos a una moneda nica. En varios de los formatos se incluye una columna para presentar el presupuesto en dlares, adems de la columna correspondiente al valor en moneda local. Las columnas y valores en dlares no requieren ser diligenciadas por la OB, ya que esta labor corresponder a las fundaciones miembros de la Red. A partir de los clculos de presupuesto hechos en las monedas nacionales se procede a efectuar la respectiva conversin a dlares. Para ello, debe utilizarse la tasa de cambio oficial que exista el ltimo da del mes inmediatamente anterior a la elaboracin del presupuesto. Es necesario siempre tomar el valor bruto de la tasa de cambio y no su valor neto despus de gastos y comisiones. En caso que existan comisiones o gastos por cambio deben formar parte de los gastos que tambin deben presupuestarse. El formato 8 se constituye en uno de los sugeridos para presentar el presupuesto de egresos valorizado en dlares. Se trata bsicamente del mismo formato 5 que se presenta con valores en moneda local, pero se le adicionan las columnas correspondientes para el registro en dlares. Al momento de elaborar un presupuesto conviene tener en cuenta los conceptos de devaluacin, revaluacin, tasa de cambio11 e inflacin: Devaluacin y revaluacin: as como las cosas tienen un valor, las monedas de los pases (pesos, dlares, reales, libras esterlinas, etc.) tambin tienen un valor determinado. El cambio de valor de una moneda, dependiendo de si aumenta o disminuye en comparacin con otras monedas extranjeras, se denomina revaluacin o devaluacin, respectivamente. La revaluacin ocurre cuando una moneda de un pas aumenta su valor en comparacin con otras monedas extranjeras, mientras que la devaluacin ocurre cuando la moneda de un pas reduce su valor en comparacin con otras monedas extranjeras, razn por la cual el concepto de devaluacin es completamente opuesto al de revaluacin.
11
En todos los pases existe un organismo oficial que publica diariamente el valor equivalente entre la moneda nacional y la moneda extranjera. Para convertir de moneda nacional a dlar tanto los presupuestos de ingresos como los de egresos se puede tomar la tasa de cambio de la fecha en que se elabora el presupuesto.
75
MODELO
DE PRESUPUESTO
UNIDAD
DOS
MODELO
DE PRESUPUESTO
Para entender lo anterior, analicemos el caso especfico de cmo funciona la devaluacin del peso colombiano con relacin al dlar estadounidense: en el ao 1995 para comprar un dlar estadounidense se necesitaban $1.000 colombianos, mientras que en el 2002 se necesitan aproximadamente $2.300. Qu sucedi? Es muy simple: el peso colombiano perdi valor en relacin con el dlar estadounidense, es decir, se devalu, por lo que se requiere una mayor cantidad de la moneda local para comprar una unidad de la moneda extranjera. Inflacin: la inflacin se define como el incremento porcentual de los precios al consumidor final, de un perodo a otro. Por ejemplo, decir que la inflacin fue de 10% en el ao 2003 significa que el porcentaje promedio de los precios de los productos comprados por el consumidor final subieron entre el 1 de enero y el 31 de diciembre 2003 en 10%. La inflacin es un concepto que aplica para los precios internos en cada pas y se relaciona con las variaciones de precios medidos en la moneda de uso regular del pas. Al elaborar el presupuesto se debe tener en cuenta el crecimiento proyectado en el ndice de precios al consumidor desde el momento de elaboracin del presupuesto hasta el momento de ejecucin del gasto correspondiente. Ejemplo: se elabora el presupuesto de pago del salario del director del proyecto en enero de 2004 y el proyecto est previsto para iniciarse en enero de 2005; el salario normal del director en enero de 2004 es $2.000.000 mensuales; el proyecto se tiene previsto para una vigencia de tres aos, del 1 de enero de 2005 a 31 de diciembre de 2007; se proyecta una inflacin promedio de 10% anual. Con los datos anteriores el presupuesto de salario del director del proyecto durante la vigencia del mismo sera as:
Ao 1 (2005): Ao 2 (2006): Ao 3 (2007):
$2.000.000 X 1.10 X 12 = $ 26.400.000 $ 26.400.000 X 1.10 $ 29.040.000 X 1.10 = $ 29.040.000 = $ 31.944.000 = $ 87.384.000
Total presupuesto salario director 2005 2007
De la misma manera se estima el efecto inflacionario para todos los dems rubros de gastos. Tasa de cambio: Es el valor equivalente entre una moneda local y una moneda extranjera, por ejemplo, 1 dlar americano es igual a 2.650 pesos colombianos. Por principios contables e incluso por las legislaciones respectivas en cada pas la contabilidad debe registrarse en las respectivas monedas nacionales. La informacin contable es la fuente de conocimiento del movimiento de dinero de la organizacin y base para estimar los respectivos presupuestos. Si el presupuesto es presentado en moneda extranjera se debe proceder a calcular el efecto del cambio del valor de la moneda nacional en relacin con la moneda extranjera. Ello permitir elaborar un presupuesto ms cercano a la realidad de los costos que efectivamente se vayan a presentar en el momento de su ejecucin. Esto es especialmente vlido para las OB que acceden a recursos de financiacin internacional, donde ingresa moneda extranjera. Teniendo en cuenta lo anterior, se procede a la elaboracin de los formatos requeridos: primero se registran los valores en moneda nacional y luego se efecta la conversin y se procede al registro en la moneda extranjera (formato 8).
76
6
ALERTAS
Al elaborar el presupuesto a partir de las actividades por realizar en el proyecto, es importante recordar posteriormente la inclusin de gastos de carcter general que afectan a toda la organizacin, aunque estos no sean totalmente atribuibles a las actividades particulares del proyecto. La elaboracin de un presupuesto a partir de las actividades y los posteriores reportes de la ejecucin presupuestal, de ninguna manera, implica desconocer la importancia de hacer y presentar presupuesto y ejecucin en funcin de rubros presupuestales, como se organiza habitualmente el plan de cuentas de egresos e ingresos de la organizacin. Esto ltimo se observa con claridad y detalle en la unidad 3 de este manual. Antes de elaborar un presupuesto es importante tener claridad conceptual sobre el mismo y, especialmente, comprender que se conforma con los ingresos y egresos y no slo por estos ltimos, como en muchas ocasiones se observan los prosupuestos presentados por las organizaciones de base. Sin desconocer la importancia de las particularidades de cada proyecto y organizacin que elabora el presupuesto es importante seguir al mximo posible los formatos prediseados para tal fin.
Al elaborar el presupuesto de un proyecto financiado por una entidad externa, incluidas las de RedEAmrica, es importante tener en cuenta que stas habitualmente solicitan el presupuesto de todos los egresos, aunque correspondan al pago por gastos corrientes, compra de activos o inversiones. Al estimar el presupuesto de ingresos por aportes propios, de la organizacin o de la comunidad, conviene sealarlos en forma separada y no en una sola cifra. Al valorizar los aportes en especie en el momento de presupuestarlos o de registrar su ejecucin, debe tenerse cuidado de fijarles un valor real de mercado, evitando tanto la sobrevaloracin como la subvaloracin. Por principios contables e incluso por las legislaciones respectivas en cada pas, la contabilidad debe registrarse en las respectivas monedas nacionales. La informacin contable es la fuente de conocimiento del movimiento de dinero de la organizacin y la base para estimar sus presupuestos.
6 7 8
77
Cuadro sntesis
UNIDAD 2
ENFOQUE PARA ADMINISTRAR PRESUPUESTO La administracin del presupuesto parte de su elaboracin e incluye: Consecucin de recursos Aplicacin de gastos Control de presupuesto Se debe planear a partir de las metas financieras de la OB analizando oportunidades y amenazas
CONSIDERACIONES PARA ELABORAR PRESUPUESTO El presupuesto se constituye en la expresin concreta de la actividad financiera, da a conocer las fuentes de financiacin y la forma de emplear los recursos (gastos o inversiones). PRINCIPALES CARACTERSTICAS Predefiniciones Realismo Especificidad y concrecin Coherencia Relacin B/C positiva Equilibrio Sostenibilidad Informacin transparente Control de ejecucin presupuestal Oportunidad de flujo de recursos
MTODO PARA ELABORAR PRESUPUESTO CUNDO SE ELABORA? Su adecuada elaboracin depende de la definicin previa de objetivos, metas actividades y recursos del proyecto. Debe elaborarse antes de empezar su ejecucin. CMO SE ELABORA? 1. Identificacin del proyecto y perodo presupuestal. 2. Elaborar matrices de presupuesto por actividades. 3. Elaborar matrices de presupuesto de ingresos y egresos. 4. Diligenciamiento del cuadro de presupuesto de egresos. 5 Diligenciar cuadro de presupuesto de ingresos
CATEGORAS DE INGRESOS Y EGRESOS PLAN DE CUENTAS DE EGRESOS 1. Personal 2. Gastos operacionales 3. Propiedad, planta y equipo 4. Eventos de capacitacin 5. Inversin en actividades productivas 6. Otros PLAN DE CUENTAS DE INGRESOS 1. Aporte solicitado 2. Aporte propio 3. Aportes comunidad 4. Crditos 5. Otros
PRESUPUESTO EN DLARES
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UNID AD TRES UNIDAD SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO
CONTENIDO
CUADRO SINTTICO 1. 2. 3. 4. 5. SENTIDO Y ENFOQUE DEL CONTROL DE LA EJECUCIN PRESUPUESTAL CONTROL DE PRESUPUESTO POR ACTIVIDADES CONTROL DE EJECUCIN PRESUPUESTAL POR RUBROS DE EGRESOS E INGRESOS AUDITORAS ALERTAS
83 85 88 96 110 112 112
CUADRO SNTESIS
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Cuadro sinttico
TEMAS
CONCEPTOS CLAVE
SENTIDO Y ENFOQUE DEL CONTROL DE LA EJECUCIN PRESUPUESTAL
Presupuesto y ejecucin de ingresos y egresos, control presupuestal, formatos de control presupuestal.

PROPSITO
Aprender a utilizar las herramientas de seguimiento o control al presupuesto, como medio para conocer su evolucin en tiempo real y disponer de bases para la toma de decisiones que sean pertinentes.
CONCEPTOS CLAVE
CONTROL DE PRESUPUESTO POR ACTIVIDADES
Monitoreo, seguimiento, control, actividades, ingreso, egreso, ejecucin presupuestal.

PROPSITO
"El verdadero precio de todas las cosas, lo que todas las cosas cuestan realmente al hombre que quiere adquirirlas, es el esfuerzo y la molestia que supone adquirirlas".
Aprender a hacer el seguimiento y control al presupuesto en funcin de las actividades.
CONCEPTOS CLAVE
CONTROL DE PRESUPUESTO POR RUBROS DE EGRESOS E INGRESOS
Monitoreo, seguimiento, control, rubros de ingreso y egreso, ejecucin presupuestal.

PROPSITO
Aprender a hacer el seguimiento y control al presupuesto en funcin de los rubros de cuentas de ingreso y egreso.
CONCEPTOS CLAVE
Control Interno, monitoreo, seguimiento. AUDITORAS

PROPSITO
Comprender la tarea bsica e importancia de la auditora que certifique el uso adecuado de los recursos del proyecto.
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1
SENTIDO Y ENFOQUE DEL CONTROL DE LA
EJECUCIN PRESUPUESTAL
Luego de hacer un recorrido por la unidad 2, donde se desarrollaron los temas sobre cmo hacer el presupuesto y cules son los instrumentos disponibles para su elaboracin, corresponde ahora abordar en esta unidad 3, los pasos e instrumentos que deben utilizarse para su debido control y seguimiento.
Existe una diferencia real entre el presupuesto y la ejecucin presupuestal?
Mientras el presupuesto es un supuesto o estimado de los ingresos y egresos durante un perodo de tiempo establecido, la ejecucin presupuestal contempla los ingresos y egresos efectivamente cumplidos durante ese mismo perodo. En el primer caso se hace referencia a valores que se esperan y en el segundo a valores efectivamente realizados.
1.1 El control presupuestal

Para llevar a cabo el control presupuestal de un proyecto es necesario establecer una comparacin entre lo presupuestado y lo ejecutado en tiempo real, tanto en las acciones como en los recursos utilizados en ellas. Este control se hace mediante el uso de indicadores (rubros presupuestales, como aparecen detallados en la unidad 2) y la explicacin de las variaciones presentadas en los valores respectivos12 . Debe verificarse qu se va cumpliendo, qu ha dejado de cumplirse y luego indagar por las causas de las diferencias que se puedan presentar. Los resultados del anlisis de la ejecucin presupuestal le facilita a la direccin del proyecto la toma de decisiones, tales como agilizar la consecucin de recursos, controlar gastos desbordados, acelerar la ejecucin de algunas partidas presupuestales, suspender algunos gastos inicialmente previstos, introducir nuevos rubros de gasto, etc.
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SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
1.2 Periodicidad del control presupuestal

El control presupuestal se hace a travs de revisiones permanentes, o como mnimo mensuales, con el fin de hacer oportunamente los ajustes pertinentes. A las entidades de cooperacin se deben remitir los informes de control o comparacin de la ejecucin presupuestal con la periodicidad que stas lo requieran: trimestral, semestral o anual.
estuvieran por presentarse, deben aparecer en dichos informes las evidencias de que se tomaron las decisiones pertinentes oportunamente. Un supervit podra originarse en: Un ahorro por racionalizacin de gastos durante la ejecucin. Porque no se realizaron algunas actividades que en la prctica no fueron necesarias, pero sin embargo se cumplieron los objetivos y metas previstos. Como resultado de no haber cumplido con las actividades y metas previstas y para las cuales se haban hecho las correspondientes previsiones presupuestales, lo que a su vez se reflejara en una falta de cumplimiento de los objetivos del proyecto.
1.3 Los ajustes al presupuesto

La decisin sobre el ajuste del presupuesto depende, tanto del anlisis que se efecte sobre la ejecucin de los recursos financieros disponibles y previstos en cada rubro de ingresos y egresos, como de la verificacin del cumplimiento de las actividades, metas y objetivos del proyecto y de la necesidad de continuar o no con parte o totalidad de las mismas. Debe tenerse en cuenta que en algunas ocasiones la aprobacin formal de un ajuste del presupuesto exige involucrar para la toma de decisiones tanto, a las instancias de direccin pertinentes en la OB como a las fuentes financiadoras. La consulta y acuerdo con estas ltimas se da particularmente cuando los ajustes involucran los recursos que ellas aportan. Es importante recordar que las agencias de cooperacin que deciden apoyar el desarrollo de un proyecto, habitualmente transfieren sus recursos con destinacin especfica, y stos no pueden ser aplicados en forma diferente, salvo que se obtenga el permiso previo correspondiente. Al finalizar el proyecto, los informes de ejecucin presupuestal permiten conocer si hubo dficit o supervit. Un control de presupuesto a tiempo y bien hecho debe arrojar en sus resultados que al finalizar la ejecucin del proyecto no se present un dficit o supervit significativo y en el caso que
1.4 Formatos de control presupuestal

Los formatos para el control de la ejecucin presupuestal son bsicamente los mismos utilizados para la elaboracin del presupuesto (unidad 2), a los cuales se les adicionan las columnas para registrar la ejecucin y observar las diferencias entre presupuesto y ejecucin. Para facilitar dicho control se dispone de los formatos donde deben consignarse, tanto las cifras de egresos e ingresos presupuestados como las de su ejecucin real para el perodo que se reporta y para el perodo acumulado de ejecucin presupuestal respectivamente.
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REDE AMRICA MANUAL DE
PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE
As como el presupuesto de egresos se puede organizar desde los costos por actividades o desde los costos, segn cada uno de los rubros definidos en el plan de cuentas de egresos, el control de la ejecucin de egresos se puede hacer desde esos mismos criterios. Planteado lo anterior y antes de seguir con el desarrollo de los temas de esta unidad y la presentacin de los formatos de control de ejecucin presupuestal, conviene abordar el tema del reporte de ingresos y egresos en moneda extranjera.
1.5 La conversin de los ingresos y egresos ejecutados de moneda nacional a moneda extranjera
Como se observ al final de la unidad 2 de este manual, la conversin de moneda nacional a dlares u otra moneda extranjera en el momento de elaborar el presupuesto resulta una operacin relativamente fcil y que no presenta mayores complicaciones porque se supone una misma tasa de cambio para todo el perodo de ejecucin del proyecto. Las complicaciones surgen en el momento de convertir el valor de la ejecucin registrada en moneda nacional a moneda extranjera, ya que durante el tiempo de dicha ejecucin se han presentado variaciones en la tasa de cambio frente a los clculos hechos cuando se elabor el presupuesto. Las confusiones se presentan fundamentalmente por la diferencia de criterios que se utilizan en la aplicacin de la tasa de cambio a los egresos en moneda local que se van ejecutando a lo largo de la vigencia del proyecto. Hay quienes utilizan como tasa de cambio la misma con la cual recibieron los recursos del exterior, otros utilizan la tasa promedio presentada entre la fecha de inicio del proyecto y la fecha de corte del informe de cuentas.
El problema tambin se presenta, aunque en menor medida, con la tasa de cambio utilizada para el clculo de los ingresos recibidos en moneda extranjera.
Recomendacin especial
Para la conversin de moneda local a moneda extranjera, en el momento de rendir informes sobre la ejecucin de ingresos y egresos del proyecto, existen procedimientos diferentes. En este manual se recomienda tener un criterio homogneo para todos los proyectos financiados por RedEAmrica: 1. Los ingresos en contabilidad se registran por el valor bruto que se recibe en moneda nacional sin descontar tasas, impuestos o comisiones de cambio porque ellos constituyen gastos que a su vez deben registrarse como tales. Al momento de elaborar el formato de control presupuestal de ingresos, se registrar el valor enviado en dlares por parte de la entidad financiadora. Si los ingresos en efectivo y los aportes en especie se valorizaron y registraron en moneda nacional, en el informe de ejecucin se convertirn a dlares con base en la tasa de cambio vigente al perodo de ejecucin presupuestal reportado. 2. Los gastos que se reportan en moneda nacional se convertirn a dlares con la tasa de cambio vigente del perodo de ejecucin reportado.
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2
CONTROL DE PRESUPUESTO
POR ACTIVIDADES
El control presupuestal por actividades consiste en comparar los costos o egresos de las actividades efectivamente realizadas con los costos o egresos de las actividades inicialmente previstas. Para reportar la ejecucin presupuestal por actividades se utilizan los formatos 11, 12 y 13. El diseo de stos se hace a partir de los formatos presentados para la elaboracin del presupuesto por actividades (formatos 1 y 2). El control presupuestal por actividades puede comparar presupuesto y ejecucin de perodos similares, o tambin comparar el presupuesto previsto para la vigencia total del proyecto (por ejemplo, 3 aos) con lo que hasta el momento se lleva en un perodo corto de ejecucin (por ejemplo, un semestre).
1 2
En las columnas de presupuesto en moneda local (2) y en dlares (3), segn la actividad o rubro de egreso indicado en cada fila, se registran los valores aprobados para toda la vigencia del proyecto. En caso de haberse presentado ajustes al presupuesto a lo largo de la ejecucin del mismo, se procede a registrar en la columna de presupuesto los valores que se han ido modificando y aprobando. T ener en cuenta que cualquier modificacin al presupuesto, particularmente el de egresos, debe ser previamente aprobada por las instancias pertinentes en la OB e incluso en los casos requeridos por las mismas fuentes de financiacin. Para el registro de la ejecucin se toman como fuente de informacin los informes contables, teniendo en cuenta que el presupuesto se maneja bajo el concepto de caja (los egresos por inversiones en activos se toman como si fueran gastos). Se realizan los ajustes necesarios a la informacin contable, para poder registrar, como parte del presupuesto ejecutado tanto los valores efectivamente pagados como aquellos que contablemente hayan sido causados y reservados o provisionados para pago, o tambin para descontar gastos causados, pero que no sern efectivos como es el caso de las depreciaciones.
2.1 Consideraciones e instrucciones bsicas para diligenciar los formatos de control presupuestal por actividades
Al diligenciar cualquiera de los formatos sugeridos para el control presupuestal por actividades se recomienda:
3 4
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Se eliminan causaciones; los ingresos se consideran ejecutados cuando efectivamente se recibe el dinero. Se eliminan las amortizaciones llevadas a gastos diferidos. Los gastos que han sido activados para llevar al gasto dentro de un perodo determinado se llevan el 100% al valor ejecutado, por ejemplo: la prima anual de los seguros cuyo costo fue de $6.000.000 en los registros contables aparecern mes a mes $500.000.000 en el gasto. Para efectos presupuestales el mes en el cual se cancel se registra como ejecucin por valor de $6.000.000. T ener en cuenta que los perodos contables y de reporte de ejecucin del presupuesto pueden no coincidir (por ejemplo, estado de resultados enero - marzo, reporte de ejecucin presupuestal del proyecto noviembre marzo); el primer mes de reporte de ejecucin se toma el movimiento en el estado de resultados (no el acumulado en el transcurso del perodo, posteriormente se contina acumulando en los reportes subsiguientes a partir del movimiento mensual).
7 8
A partir de lo propuesto en los numerales 3, 4, 5 y 6 se procede con el registro de egresos en las columnas de ejecucin en moneda local (4) y en dlares (5). Se calculan las diferencias entre lo presupuestado y los valores ejecutados y se llevan a las columnas 6 y 7. En la primera se comparan las diferencias en moneda local y en la segunda en dlares. Estas diferencias deben ser analizadas para determinar cules son sus causas.
2.2 Control de ejecucin presupuestal de actividades por perodo

El formato 11 permite comparar el presupuesto total de egresos del proyecto con la ejecucin de un perodo parcial del mismo. La utilidad de esta comparacin se basa en conocer el saldo que an queda por ejecutar para toda la vigencia del proyecto o en cunto se ha sobreejecutado. El mismo formato sirve tambin para registrar el presupuesto de perodos parciales con la ejecucin presupuestal del mismo lapso de tiempo. La diferencia sera la base temporal de comparacin. Para comparar los mismos perodos entre presupuesto y ejecucin es necesario disponer de los presupuestos por perodo parcial y no slo por perodos totales.
5 6
Se agrupan los egresos dentro de la actividad que corresponda, siguiendo las mismas pautas utilizadas para la elaboracin del presupuesto. Los egresos del perodo por reportar que no han quedado incluidos dentro de las actividades especficas se registran en las filas correspondientes a otros egresos (gastos generales, administrativos, indirectos, compra de activos, etc.).
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Formato Once
Control de ejecucin presupuestal consolidado de egresos del proyecto por actividad NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERODO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN DEL INFORME DE EJECUCIN: ACTIVIDAD/ RUBRO (1) Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Subtotal egresos por actividades Otros egresos del proyecto Salarios director Arrendamiento Servicios pblicos tiles y papelera Correo Compra maquinaria y equipo Etc. Subtotal otros egresos Total $ (2) PRESUPUESTO US$ (3) $ (4) EJECUCIN US$ (5) $ (6) DIFERENCIA US$ (7)
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Nombre de la organizacin: nombre de la organizacin responsable de la ejecucin del programa o proyecto y del presupuesto que es parte integral del mismo. Ejemplo: Asociacin de Pequeos Productores de Jalapa. Perodo de vigencia del proyecto: perodo de tiempo sobre el cual est prevista la ejecucin del proyecto. Ejemplo: 1 de enero de 2005 31 de diciembre de 2005. Perodo de ejecucin presupuestal: perodo sobre el cual se est reportando la ejecucin de egresos y comparndolos con los presupuestados para el mismo perodo. Ejemplo: 1 de enero de 2005 30 de junio de 2005 . Fecha de elaboracin: fecha en que se elabora el informe de ejecucin. Ejemplo: 15 de julio de 2005. Actividad/rubro: actividades identificadas y previstas en desarrollo de los objetivos del proyecto.
Presupuesto: se registra el valor presupuestado por actividad o tambin por rubros de egreso que no forman parte de los costos directos de cada actividad. Esta columna se subdivide para registrar valores en moneda Para diligenciar este formato debe tenerse en cuenta lo indicado en el recualocal y en dlares. dro de recomendaciones e instrucciones bsicas para diligenciar formatos de ejecucin presupuestal por actividades, que aparece en pginas anteriores. Ejecucin: valor ejecutado durante el perodo reportado por actividad o tambin por rubros de egreso que no forman parte de los costos directos Para efectos del anlisis comparativo, se debe tener en cuenta que los valode cada actividad. Esta columna se subdivide para registrar valores en res por registrar en las columnas de ejecucin del formato 11 son los comoneda local y en dlares. rrespondientes al perodo de ejecucin presupuestal que se est reportando. Los valores de las columnas del presupuesto habitualmente son los que Diferencia: diferencia en valores absolutos entre el presupuesto y la eje- corresponden a toda la vigencia del proyecto, pero tambin se podran cucin. Esta columna se subdivide para registrar valores en moneda local registrar los valores presupuestados para un perodo parcial igual al que se y en dlares. est ejecutando.
Procedimiento sugerido para el diligenciamiento del formato 11 Control de ejecucin presupuestal consolidado de egresos del proyecto por actividad
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Formato Doce
Control de ejecucin del proyecto por actividades NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERODO DE COMPARACIN PRESUPUESTAL: ACTIVIDADES PLANEADAS (1) ACTIVIDADES REALIZADAS (2) PRESUPUESTO $ (3) EJECUCIN $ (4) DIFERENCIA $ (5) CAUSAS DE DESVIACIN (6) MEDIDAS Y ACCIONES PARA PRXIMOS PERODOS (7)
TOTALES
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2.3 Control de ejecucin de actividades del proyecto

Esta actividad implica realizar un anlisis sobre lo sucedido con las actividades previstas, el presupuesto con la ejecucin real de tales actividades y el monto finalmente invertido en las mismas. En el formato 12 se discriminan las actividades planeadas y las realizadas, la ejecucin presupuestal, la justificacin de las causas de desviaciones, si las hubiere, y las acciones que se tomarn para corregir estas desviaciones. El diligenciamiento del formato 12 se desarrolla a partir de la comparacin del presupuesto y la ejecucin en un mismo perodo. En este formato se comparan recursos y actividades previstos con su ejecucin real. Es importante tener presente que la comparacin en el formato 12 es slo de actividades y sus costos directos, mientras que en el formato 11 se incluye la comparacin de otros costos que no forman parte de actividades especficas.
6. Explicacin de las causas de las desviaciones, en caso de existir. 7. Acciones que se tomarn. A continuacin se ilustra con un ejemplo el control de presupuesto por actividades a travs del diligenciamiento del formato 12.
2.4 Control de ejecucin presupuestal de egresos acumulados del proyecto por actividad
En los casos en los que se elaboran ms de dos informes de ejecucin presupuestal durante la vigencia de un mismo proyecto, conviene disponer de un formato donde se visualice la informacin de la ejecucin presupuestal del perodo que se est reportando y el saldo de la ejecucin que ya se trae de un informe anterior. Con este propsito se presenta el formato 13. El procedimiento y recomendaciones ya sugeridas para diligenciar los formatos 11 y 12 aplican en lo fundamental para el 13. Los pasos que se sugieren para diligenciar este ltimo formato son los siguientes: 2 y 3 Presupuesto en moneda local y dlares. 4 y 5 Saldos de ejecucin de egresos que provienen del informe acumulado del perodo anterior. 6 y 7 Ejecucin presupuestal del perodo nuevo que se est reportando. 8 y 9 Acumula los nuevos saldos de ejecucin a la fecha de corte del informe. 10 y 11 Diferencias en moneda local y US$ entre el valor del presupuesto y la ejecucin acumulada de egresos.
Procedimiento sugerido para el diligenciamiento del formato 12 Control de ejecucin del proyecto por actividad
1. Actividades previstas para realizar conforme al presupuesto aprobado por perodo. 2. Actividades realizadas para el perodo de ejecucin presupuestal. 3. Valor presupuestado por actividad. 4. Valor ejecutado por actividad que se puede tomar de los reportes de contabilidad clasificados por actividad. 5. Diferencias entre la columna 3 y la 4.
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SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
Formato Doce diligenciado

Ejemplo control de presupuesto por actividad NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERODO DE COMPARACIN PRESUPUESTAL: ACTIVIDADES PLANEADAS (1) Hacer el prstamo de libros a 200 nios; a un promedio de 15 usuarios diarios se les prestarn dos libros. ACTIVIDADES REALIZADAS (2) De julio a 31 de octubre, 292 nios han prestado 680 libros, para un promedio de 2 libros por nio. Se anexa informe mensual estadstico. Se compraron 200 libros nuevos del primer y segundo semestres. PRESUPUESTO $ (3) 5.000.000 EJECUCIN $ (4) 3.000.000 DIFERENCIA $ (5) 2.000.000 CAUSAS DE DESVIACIN (6) En nuestra comunidad desafortunadamente an no se tiene una cultura del cuidado y conservacin de los libros. Sumado a esto, que si no los daan, los prestan y no los devuelven. MEDIDAS Y ACCIONES PARA PRXIMOS PERODOS (7) Se estn realizando campaas de proteccin del libro. Adems se realizar un inventario para determinar la cantidad de libros daados y perdidos, por lo tanto, el prstamo de libros se ver afectado en el mes de diciembre. Se est realizando una campaa para el cuidado de los libros.
Seleccin y renovacin semestral de material bibliogrfico y compra de libros y proceso tcnico.
6.000.000
9.000.000
(3.000.000)
Se tom esta decisin porque los nios estn daando muchos libros. Los libros de los 2 primeros semestres se compraron en el segundo por razones de salud de la bibliotecloga encargada de seleccionar y comprar los libros.
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Formato Trece
Ejecucin presupuestal de egresos acumulados del proyecto por actividad NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERODO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN DEL INFORME DE EJECUCIN: ACTIVIDAD/ RUBRO (1) PRESUPUESTO $ (2) Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Subtotal egresos por actividades Otros egresos del proyecto Salarios director Arrendamiento Servicios pblicos tiles y papelera Correo Compra maquinaria y equipo Subtotal otros egresos Total US$ (3) EJECUCIN SALDO INFORME ANTERIOR $ US$ (4) (5) EJECUCIN PERODO $ US$ (6) (7) EJECUCIN ACUMULADA $ US$ (8) (9) DIFERENCIA $ (10) US$ (11)
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3
CONTROL DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
POR RUBROS DE EGRESOS E INGRESOS

Otra forma de controlar la ejecucin presupuestal es a travs de los rubros de egresos e ingresos que aparecen en las respectivas planillas del plan de cuentas de egresos (formato 3) y el plan de cuentas de ingresos (formato 4). Al igual que en el caso del control por actividades, en el control de la ejecucin presupuestal por rubros se trata de comparar el presupuesto de cada rubro con su ejecucin real. Esta comparacin, por lo general, se realiza tomando como base el presupuesto para toda la vigencia del proyecto y contrastndolo con la ejecucin de un perodo determinado. Tambin se puede hacer contrastando la ejecucin de un perodo determinado con el presupuesto que se tena establecido para ese mismo perodo, en cuyo caso se requiere disponer de presupuestos por perodos parciales y no solamente del presupuesto de la vigencia total del proyecto. El control de la ejecucin presupuestal se recomienda hacerlo, tanto en funcin del monto total invertido en cada rubro como en consideracin a la fuente de recursos utilizada. Tambin se podra hacer control discriminando por la modalidad del egreso y el ingreso (en efectivo o en especie).
3.1 Consideraciones e instrucciones bsicas para diligenciar los formatos de control presupuestal por rubros de ingreso y egresos
Al diligenciar cualquiera de los formatos sugeridos para el control presupuestal por actividades se recomienda:
1 2 3
En las columnas de presupuesto, en moneda local (2) y en dlares (3), segn la actividad o rubro de egreso indicado en cada fila, se registran los valores aprobados para toda la vigencia del proyecto. Registrar las sumas presupuestadas en la columna correspondiente y en las filas de cada rubro bien sea para los ingresos o para los egresos. En caso de haberse presentado ajustes al presupuesto a lo largo de la ejecucin del mismo se procede a registrar en la columna de presupuesto los valores que se han ido modificando y aprobando. T ener en cuenta que cualquier modificacin al presupuesto, particularmente el de egresos, debe ser previamente aprobada por las instancias pertinentes en la OB e incluso en los casos requeridos por las mismas fuentes de financiacin.
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4 5
Para el registro de la ejecucin se toman como fuente de informacin los informes contables, teniendo en cuenta que el presupuesto se maneja bajo el concepto de caja (los egresos por inversiones en activos se toman como si fueran gastos). Se realizan los ajustes necesarios a la informacin contable para poder registrar como parte del presupuesto ejecutado, tanto los valores efectivamente pagados como aquellos que contablemente hayan sido causados y reservados o provisionados para pago, o tambin para descontar gastos causados, pero que no sern efectivos, como es el caso de las depreciaciones. Se eliminan causaciones; los ingresos se consideran ejecutados cuando efectivamente se recibe el dinero. Se eliminan las amortizaciones llevadas a gastos diferidos. Se consideran slo los ingresos efectivamente recibidos y no los simplemente causados. Al igual que en las recomendaciones para diligenciar los formatos de control de presupuesto por actividades, en el caso de control por rubros, los perodos contables y de reporte de ejecucin del presupuesto pueden no coincidir. T eniendo en cuenta los numerales 4 y 5, se procede con el registro de egresos e ingresos en las columnas de ejecucin en moneda local y en dlares.
3.2 Control de ejecucin de egresos

El control de ejecucin presupuestal por egresos se puede visualizar, tanto en funcin de las fuentes de financiacin como segn la modalidad del pago o registro del egreso (efectivo o especie). Para efectos de este manual se considera suficiente el formato que presenta la comparacin de egresos presupuestados y ejecutados por fuente de financiacin. Se sugiere la elaboracin de los siguientes formatos, para comparar egresos presupuestados con egresos efectivamente realizados: Control de ejecucin presupuestal de egresos del perodo (formato 14) Control de ejecucin presupuestal de egresos acumulados (formato 15) Resumen del control presupuestal de egresos acumulados (formato 16)
Control de ejecucin presupuestal de egresos por perodo

Para el efecto se sugiere el formato 14 que presenta en forma ordenada, de acuerdo con el rubro de egreso, la ejecucin presupuestal por fuente de financiacin, en el equivalente en dlares, para lo cual se elabora primero con los valores en moneda local y luego se convierten a la fecha de elaboracin del presupuesto. No se elabora el formato simultneamente en moneda local y dlares, por cuanto resultara demasiado extenso. Sin embargo, y con los criterios que aqu se presentan, el mismo tipo de formato se puede hacer en moneda local.
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Formato Catorce
Control de ejecucin presupuestal de egresos del perodo por fuente de financiacin NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERODO DEL REPORTE DE LA EJECUCIN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN: RUBROS PRESUPUESTALES
APORTE SOLICITADO US$ DONACIN
Pres (2) Ejec (3)
FUENTE DE FINANCIACIN
CRDITO
Pres (4) Ejec (5)
RECURSOS PROPIOS US$

Pres (6) Ejec (7)
APORTE DE LA COMUNIDAD US$

Pres (8) Ejec (9)
OTRAS FUENTES DE APORTES US$

Pres (10) Ejec (11)
TOTAL V ALOR US$

Pres (12) Ejec (13)
1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 tiles y papelera 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios pblicos (agua, luz, telfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, peridicos, publicaciones e informacin electrnica 2.10 Cuotas de afiliacin o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetera 2.13 Gastos bancarios y costos de financiacin 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditora Subtotal 2 Contina en la siguiente pgina
98
Formato Catorce
Control de ejecucin presupuestal de egresos del perodo por fuente de financiacin RUBROS PRESUPUESTALES
Pres (2) Ejec (3)
CRDITO
Pres (4) Ejec (5)

Pres (6) Ejec (7)

Pres (8) Ejec (9)

Pres (10) Ejec (11)
TOTAL VALOR US$

Pres (12) Ejec (13)
3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehculos 3.5 Biblioteca, libros 3.6 Otros Subtotal 3 4. Capacitacin y asistencia tcnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentacin 4.4 Material didctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fondos de crdito 5.5 Capital semilla 5.6 Semovientes 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 5.8 Maquinaria y equipos 5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversin en tecnologa 5.11 Investigacin en tecnologa y desarrollo Subtotal 5 Contina en la siguiente pgina
99
SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
Formato Catorce
Control de ejecucin presupuestal de egresos del perodo por fuente de financiacin RUBROS PRESUPUESTALES
Pres (2) Ejec (3)
CRDITO
Pres (4) Ejec (5)

P res (6) Ejec (7)

Pres (8) Ejec (9)

Pres (10) Ejec (11)
TOTAL VALOR US$

Pres (12) Ejec (13)
6. Otros 6.1 Gastos mdicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7 Fondos 7.1 Fondo para educacin 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreacin 7.4 Fondo para programas de nutricin Subtotal 7 Total (subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR: FECHA: FECHA: FECHA:
100
Procedimiento sugerido para diligenciar el formato 14

1. En la columna 1 se incluyen los rubros de egresos predefinidos. Se diligencian con sus respectivos valores en las columnas siguientes los rubros que se esperan ejecutar y los que se han ejecutado. 2. Del formato 8 se toman los valores presupuestados en dlares por cada rubro y fuente y en las columnas similares de presupuesto del formato 14 se registran esos mismos valores (columnas 2, 4, 6, 8, 10 y 12). 3. De la contabilidad y en moneda local se extrae la informacin pertinente y se efectan los ajustes sugeridos y necesarios en cuanto corresponde a la ejecucin de egresos por cada rubro y segn la fuente de financiacin que se haya empleado. 4. El valor de los egresos presentados por rubro y fuente se convierte a dlares al tipo de cambio de la fecha del presupuesto reportado y se registran en cada columna segn corresponda (3, 5, 7, 9 y 11). 5. En la columna 13 se totaliza el valor de la ejecucin de egresos en el perodo reportado.

El procedimiento es muy similar al sugerido para el formato 14, slo cambia en la referencia del perodo que se est reportando como ejecucin presupuestal. 1. En la columna 1 se incluyen los rubros de egresos incluidos en el presupuesto del proyecto. 2. Se parte de la informacin reportada en los informes anteriores y sus ajustes, en caso de que haya existido razn de hacer alguno. 3. En las columnas 2 y 3 se registran los valores presupuestados en dlares y moneda local que ya han sido estimados para elaborar los formatos 8 y 13. 4. En las columnas 4 y 5 se registran los saldos de ejecucin de egresos que provienen del informe acumulado del perodo anterior. En el caso de que el informe anterior corresponda al informe para el primer perodo de ejecucin presupuestal, los valores totales que se registran en dlares y moneda local son los mismos que deben registrarse en las columnas 4 y 5 del formato 15. Si lo que se est elaborando es el primer informe y se utiliza para ello el formato 15, entonces las columnas "ejecucin saldo anterior" tendran un valor igual a cero. 5. En las columnas 6 y 7 se registra la ejecucin presupuestal del perodo que se est reportando. 6. En las columnas 8 y 9 se acumulan los nuevos saldos de ejecucin a la fecha de corte del informe, sumando los saldos de la ejecucin acumulada del informe anterior con los valores registrados para el perodo que se est reportando. 7. En las columnas 10 y 11 se registran las diferencias en moneda local y US$ entre el valor del presupuesto y la ejecucin acumulada de egresos.
Control de ejecucin presupuestal de egresos acumulados

El punto de partida para la elaboracin de este informe equivale a los informes parciales de ejecucin presupuestal reportados con anterioridad. Para este reporte se sugiere el formato 15 presentado a continuacin.
101
Formato Quince
Control de ejecucin presupuestal de egresos acumulados NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: FECHA DE CORTE DE LA EJECUCIN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN DEL INFORME: RUBROS / RUBROS PRESUPUESTO EJECUCIN SALDO INFORME ANTERIOR
$ (4) US$ (5)
EJECUCIN INFORME DEL PERODO

$ (6) US$ (7)
EJECUCIN ACUMULADA
$ (8) US$ (9)
DIFERENCIAS
$ (2)
US$ (3)
$ (10)
US$ (11)
1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 tiles y papelera 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios pblicos (agua, luz, telfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, peridicos, publicaciones e informacin electrnica 2.10 Cuotas de afiliacin o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetera 2.13 Gastos bancarios y costos de financiacin 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin 2.16 Publicidad 2.17Gastos de auditora Subtotal 2 Contina en la siguiente pgina
102
Formato Quince
Control de ejecucin presupuestal de egresos acumulados RUBROS / RUBROS PRESUPUESTO EJECUCIN SALDO INFORME ANTERIOR
$ (4) US$ (5)

$ (6) US$ (7)
EJECUCIN ACUMULADA
$ (8) US$ (9)
DIFERENCIAS
$ (2)
US$ (3)
$ (10)
US$ (11)
3. Propiedad, planta y equipo 3.1 3.2 3.3 Terrenos y edificaciones Maquinaria y equipos Muebles y enseres
3.4 Vehculos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitacin y asistencia tcnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 4.4 Alojamiento y alimentacin Material didctico
4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta. 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 Transporte Fondos de crdito Capital semilla Semovientes Compra de insumos, materiales y empaques Maquinaria y equipos
5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversin en tecnologa 5.11 Investigacin en tecnologa y desarrollo Subtotal 5 Contina en la siguiente pgina
103
Formato Quince
Control de ejecucin presupuestal de egresos acumulados RUBROS / RUBROS PRESUPUESTO EJECUCIN SALDO INFORME ANTERIOR
$ (4) US$ (5)

$ (6) US$ (7)
EJECUCIN ACUMULADA
$ (8) US$ (9)
DIFERENCIAS
$ (2)
US$ (3)
$ (10)
US$ (11)
6. Otros 6.1 Gastos mdicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educacin 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreacin 7.4 Fondo para programas de nutricin Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR: FECHA: FECHA: FECHA:
Resumen control presupuestal de egresos acumulados

Se presenta a continuacin el formato 16, que equivale a un resumen del formato anterior, incluyendo solamente las columnas de presupuesto, ejecucin acumulada y diferencia entre presupuesto y ejecucin. El diligenciamiento de este formato no requiere ningn procedimiento adicional, sino simplemente tomar los datos respectivos del formato 15.
104
Formato Dieciseis
Consolidado de control de ejecucin presupuestal de egresos acumulados NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: FECHA DE CORTE DE LA EJECUCIN PRESUPUESTAL: RUBROS PRESUPUESTALES (1) 1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 1.3 Honorarios Otros gastos de personal PRESUPUESTO $ (2) US$ (3) $ (4) EJECUCIN US$ (5) DIFERENCIA $ (6) US$ (7)
Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 tiles y papelera 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 Arrendamientos Servicios pblicos (agua, luz, telfono) Correo y comunicaciones Vigilancia Transportes Viticos Seguros
2.9 Revistas, peridicos, publicaciones e informacin electrnica 2.10 Cuotas de afiliacin o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetera 2.13 Gastos bancarios y costos de financiacin 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditora Subtotal 2 Contina en la siguiente pgina
105
SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
Formato Dieciseis
Consolidado de control de ejecucin presupuestal de egresos acumulados RUBROS PRESUPUESTALES (1) 3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehculos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitacin y asistencia tcnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentacin 4.4 Material didctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fondos de crdito 5.5 Capital semilla 5.6 Semovientes 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 5.8 Maquinaria y equipos 5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversin en tecnologa 5.11 Investigacin en tecnologa y desarrollo Subtotal 5 Contina en la siguiente pgina PRESUPUESTO $ (2) US$ (3) $ (4) EJECUCIN US$ (5) DIFERENCIA $ (6) US$ (7)
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Formato Dieciseis
Consolidado de control de ejecucin presupuestal de egresos acumulados RUBROS PRESUPUESTALES (1) 6. Otros 6.1 Gastos mdicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educacin 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreacin 7.4 Fondo para programas de nutricin Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: PRESUPUESTO $ (2) US$ (3) $ (4) EJECUCIN US$ (5) DIFERENCIA $ (6) US$ (7)
3.3 Ejecucin presupuestal de ingresos

De la misma manera como se debe evaluar la ejecucin de los egresos debe hacerse con los ingresos, ya que cualquier desfase en la ejecucin del presupuesto sealara una alerta, con el fin de no causar descompensaciones en el presupuesto.
La informacin para elaborar los informes presupuestales se obtiene de la contabilidad con los ajustes necesarios, principalmente en cuanto hace relacin con la causacin: los ingresos slo se consideran ejecutados cuando efectivamente se ha recibido el dinero o el aporte en especie (no opera el concepto de causacin). El formato 17, ejecucin presupuestal de ingresos, que se presenta a continuacin, permite verificar el comportamiento de los mismos, identificando el rubro al cual pertenecen,
107
SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
Formato Diecisiete
Consolidado de control de ejecucin presupuestal de egresos acumulados NOMBRE DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIN: RUBRO (1) 1. 2. Aporte solicitado (RedEAmrica) Aportes propios 2.1 Ventas 2.2 Rentas de capital (intereses, dividendos, etc.) 2.3 Aportes socios, afiliados 3. Aporte comunidad 4. Crdito 5. Otros Totales PRESUPUESTO $ (2) US$ (3) $ (4) EJECUCIN US$ (5) DIFERENCIA $ (6) US$ (7)
108

1. Una vez realizado el cierre contable del perodo que se quiere revisar y elaborados los respectivos informes, se toma de la informacin contable lo pertinente al proyecto. 2. Antes de registrar los valores de los diferentes rubros de ingresos ejecutados se deben efectuar los ajustes a la informacin contable, dentro de los criterios sugeridos a lo largo de este manual. Los ingresos, para efectos presupuestales, se registran como ejecutados en la medida que vaya ingresando efectivamente. 3. . En la columna 1 se registran todos los rubros de ingreso considerados en la formulacin del presupuesto. 4. . En las columnas 2 y 3 se registran los valores presupuestados de ingresos por rubros en moneda local y dlares. stos se pueden tomar del formato 4 en las columnas que totalizan los ingresos. 5. En las columnas 4 y 5 se registran los valores efectivamente recibidos por cada rubro: para aportes propios, en el caso de las ventas, aquellas cuyo pago ha sido recaudado. Para las rentas de capital: los intereses, dividendos que hayan ingresado, los aportes de socios, afiliados y de la comunidad, de igual manera, los recursos recibidos de parte de entidades de apoyo bien sea de RedEAmrica o de otras entidades o de recursos del crdito. En el caso de los recursos provenientes del exterior, se registran de acuerdo con el valor bruto recibido (acorde con la tasa de cambio vigente en ese momento). En la columna 5 se registran los ingresos recibidos expresados en dlares: los provenientes de moneda local se convierten a dlares con la tasa del momento del perodo presupuestal reportado en el primer informe. Para los informes posteriores se toma lo ejecutado en el perodo, se convierte a dlares a la tasa de cambio de ese momento y se suma al valor reportado en los informes anteriores. Los valores recibidos en dlares se reportan, dentro de esta columna, por el valor bruto de los mismos. 6. En la columna 6 se registran las desviaciones o variaciones entre el valor presupuestado y el ejecutado, en moneda local: columnas (2) (4). 7. En la columna 7 se registran las desviaciones o variaciones entre el valor presupuestado y el ejecutado, expresado en dlares americanos (US$): columnas (3) (5).
109
4
AUDITORAS
4.1 Propsito
La auditora es un mecanismo de seguimiento sobre la administracin y uso de los recursos presupuestales de un proyecto y se hace a partir del marco general de la misin, objetivos, organizacin y administracin de la OB. Las auditoras de proyectos deben orientarse y ejecutarse de tal manera que favorezcan el fortalecimiento organizacional de las instituciones y OB auditadas. Una auditora, adems de detectar y prevenir posibles fallas y limitaciones en el desarrollo administrativo del proyecto, debe presentar recomendaciones que faciliten la prevencin de problemas futuros y promuevan el mejoramiento en los procedimientos y eficiencia de las operaciones institucionales. La auditora o revisora debe emitir una opinin sobre si los informes financieros presentan razonablemente la situacin financiera del proyecto y de la OB y sobre su sistema de control interno. Esta opinin se fundamenta en la evidencia obtenida a travs de procedimientos de auditora como la evaluacin de riesgos, las pruebas de controles y las pruebas sustantivas.
La auditora a un proyecto tiene como propsito verificar el cumplimiento de: Las normas y procedimientos establecidos para la administracin y ejecucin del proyecto. Las normas y procedimientos fijados para la administracin de la organizacin responsable de la ejecucin del proyecto. Las leyes y normas del pas sede de la entidad responsable del proyecto, incluidos particularmente los aspectos contables, tributarios, laborales y de registro e informacin ante las entidades oficiales del pas. Los convenios y acuerdos entre la organizacin responsable del proyecto, en particular aquellos relacionados con la administracin y registro de los recursos financieros y con el cumplimiento del objeto para el cual fueron aprobados tales recursos.
4.2 Carcter y exigibilidad de la auditora

Las auditoras podrn ser de carcter externo o interno. Las primeras son realizadas por personas naturales o jurdicas independientes de la organizacin responsable de la administracin y ejecucin del proyecto. Las entidades integrantes de RedEAmrica podrn exigir auditora para los proyectos que apoyan. En este caso se tratara de una auditora externa.
110
4.3 Fases o etapas de un proceso de auditora

RedEAmrica aspira a que las labores de auditora incluyan bsicamente las siguientes etapas de trabajo con los resultados y productos inherentes a las mismas.
4.4 Planeacin
En esta etapa se establece el plan de trabajo y la metodologa a seguir, con base en los objetivos y alcance de la auditora. Para ello, es necesario obtener un adecuado conocimiento de la OB, su actividad, su proceso contable, lo confiable de su control interno, entre otros. Estos conocimientos se adquieren a travs de: Estudio de los informes anteriores de revisora y auditora (en caso que existan). Estudio de la documentacin legal de la OB (actas, certificados, entre otros) y del proyecto (convenio y correspondencia establecida entre la entidad y la agencia financiadora). Estudio de estados financieros, documentacin tributaria, etc. Estos factores, en conjunto, permiten determinar el tipo y niveles de riesgo, la presencia de reas crticas, los procedimientos por seguir y las pruebas por realizar para obtener un adecuado plan de trabajo.
En esta etapa se lleva a cabo la siguiente metodologa: Hacer entrevistas, tanto con los directivos como con los dems miembros de la entidad o los encargados del proyecto especfico. Solicitar la informacin pertinente sobre la cual se va a realizar la revisora o auditora. Estudiar la documentacin requerida, contable, tributaria, financiera, laboral, legal, etc. Estudiar y analizar el sistema de control interno, lo que permite determinar su confiabilidad y, por tanto, la naturaleza y alcance de las pruebas por realizar. Realizar las pruebas de cumplimiento y sustantivas. El resultado de la aplicacin de las pruebas y procedimientos determinados en la etapa de planeacin ser la obtencin de evidencia vlida y suficiente mediante el anlisis, inspeccin, observacin, interrogacin, confirmacin y otros procedimientos de auditora que permitan allegar bases razonables para producir un dictamen sobre los informes financieros sujetos a revisin.
4.6 Preparacin y presentacin del informe

Con base en la evidencia allegada se genera el informe de revisora o auditora, el cual incluye: Opinin sobre la racionalidad de los informes financieros y lo adecuado y confiable del sistema de control interno. Opinin y recomendaciones sobre cumplimiento de normas estatutarias y reglamentarias de la entidad, as como de las funciones y procedimientos institucionales requeridos. Opinin y recomendaciones sobre cumplimiento de normas legales (contables, tributarias, laborales). Cumplimiento de las condiciones pactadas en posibles convenios firmados entre la entidad y la agencia o fuentes financiadoras. Observaciones y recomendaciones generales a que haya lugar.
4.5 Ejecucin del plan de auditora o revisora

El desarrollo de esta etapa se basa en la informacin reunida en las actividades que la preceden. Al desarrollar el plan, se tienen en cuenta primero las denominadas reas crticas, para las cuales se han identificado riesgos especficos y se han determinado pruebas por realizar.
111
5
ALERTAS
1
Tener en cuenta que en algunas ocasiones la aprobacin formal de un ajuste del presupuesto exige involucrar en la toma de decisiones, tanto a las instancias de direccin pertinentes en la OB como a las fuentes financiadoras. Tener cuidado de disponer de un criterio unificado y constante, tanto en el momento de elaborar el presupuesto en dlares como en el de reportar en esta misma moneda la ejecucin efectiva de ingresos y egresos. Recordar que las agencias de cooperacin que deciden apoyar el desarrollo de un proyecto, habitualmente transfieren sus recursos con destinacin especfica y stos no pueden ser aplicados en forma diferente, salvo que se obtenga el permiso previo correspondiente.
Cuadro sntsis
UNIDAD 3
SENTIDO Y ENFOQUE DEL CONTROL DE LA EJECUCIN PRESUPUESTAL El control presupuestal es la comparacin entre lo presupuestado y lo ejecutado y el conjunto de acciones y medidas que se deriven de tal comparacin. Se hace a travs de revisio nes peridicas. La decisin sobre el ajuste del presupuesto depende del anlisis sobre la ejecucin de los recursos financieros y de la verificacin del cumplimiento de las actividades, metas y objetivos del proyecto. Un control de presupuesto a tiempo y bien hecho no da como resultado un dficit o supervit significativo. Los formatos de control de ejecucin presupuestal son iguales a los de elaboracin de presupuesto pero incluyendo dicha comparacin.
Este control compara las actividades presupuestadas y su costo con la ejecucin de perodos similares o el previsto para la vigencia total del proyecto con lo que se lleva en un perodo corto de ejecucin. CONTROL DE PRESUPUESTO POR ACTIVIDAD Al comparar el presupuesto total del proyecto con la ejecucin de un perodo parcial del mismo, se conoce el saldo que an queda por ejecutar para toda la vigencia del proyecto o en cunto se ha sobreejecutado. Permite hacer un anlisis simultneo de actividades previstas con la ejecucin real de las mismas y el monto real finalmente invertido. Se puede visualizar la informacin de ejecucin presupuestal del perodo que se est reportando y el saldo de la ejecucin que ya se trae de un informe anterior
CONTROL DE PRESUPUESTO POR RUBROS DE INGRESOS Y EGRESOS Este control compara el presupuesto de cada rubro con su ejecucin real, se realiza con el presupuesto para toda la vigencia del proyecto contrastndolo con la ejecucin de un perodo determinado. Se recomienda hacerlo tanto en funcin del monto total invertido en cada rubro como en consideracin a la fuente de recursos. Se puede realizar control de ejecucin presupuestal de egresos e ingresos. El control de egresos se visualiza en funcin de las fuentes de financiacin o segn la modalidad del pago (efectivo o especie). Puede ser egresos por perodo o acumulados. La informacin para elaborar los informes de ingresos se obtiene de la contabilidad principalmente en lo relacionado con la causacin.
AUDITORA
112
BIBLIOGRAFA
Asociacin de Fundaciones Petroleras. Bosquejo del reglamento de crdito. Asociacin Fundaciones Petroleras. Fondo programa para apoyo al fortalecimiento de organizaciones comunitarias en los departamentos del Cauca y Valle del Cauca, Colombia (vinculado a la red Amigo), reglamento operativo. Abril 2003. . Reglamento de cofinanciacin. Colombia, 1998. Banco Mundial, Fundacin Corona y otros. Alianzas entre sector privado, gobierno y organizaciones ciudadanas para la superacin de la pobreza 1998. Bogot, marzo 2000. . Creacin y consolidacin de alianzas elementos metodolgicos. Octubre 2002. Burbano Ruiz Jorge E. Presupuestos, enfoque moderno de plantacin de control y recursos. Editorial MacGraw Hill. Chaparro Jairo. Manual de acompaamiento y cofinanciacin a proyectos comunitarios para el desarrollo de base. RedEAmrica, julio 2004.
Corporacin Andina de Fomento, Agencia Colombiana de Cooperacin Internacional. Gua para presentacin de solicitudes de cooperacin tcnica. Evaluar. Aproximacin al desarrollo de base en Colombia. Unin Grfica Ltda. Abril de 1997. Fondo Focus. Estrategia de seguimiento y evaluacin. 2003. . Informe cualitativo - cuantitativo para el nivel de actividades. 2003. Fundacin Alcor, Fundacin Interamericana, Fundacin Antorchas. Formulario de presentacin de pro yectos. . Informe programa oportunidades educativas comunitarias. Fondo para financiamiento de proyectos. . Informe programa oportunidades educativas comunitarias. Convenio de otorgamiento de subsidio. Proyecto oec. 2003. Fundacin Arcor. Informe de rendicin de cuentas. Fundacin Arcor - Fundacin Antorchas. Programa infancia y desarrollo. Convenio de otorgamiento de subsidio. Crdoba, 2003.
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113
SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
. Programa de desarrollo comunitario. Lnea calidad educativa y fortalecimiento de la sociedad civil local. 2003. . Programa de desarrollo comunitario. Formulario base para presentacin de proyectos. 2004. Fundacin Ratn de Biblioteca. Sistema de seguimiento y evaluacin del proyecto lecturarte. 2003. Jaramillo Juan Carlos. Entidades sin nimo de lucro. Rgimen tributario especial. Editorial Legis. Misereor. Gua para la elaboracin de un presupuesto. 1999. Paisa Joven y otros. Juntos es mejor mdulos de metodologas participativas para la gestin de las organizaciones sociales. Medelln. 1999. . Juntos es mejor. Modulo 6 Cunto vale lo que hacemos? Medelln 1999. Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo. Presupuesto de insumo producto. Saphiro Janet. Desarrollo de una propuesta financiera. Civicus.
. Redaccin de una propuesta financiera. Civicus. Villar Rodrigo. Cartillas en elaboracin solicitadas por RedEAmrica y conceptualizando el desarrollo de base. . El capital social y los niveles de intervencin en el desarrollo desde las bases. Documento en elaboracin para RedEAmrica. W. Prince y equipo tcnico. Red empresarial de las Amricas para el desarrollo de base. Lineamientos para identificacin de los componentes del proyecto, valorizacin de estos componentes y clculos de los aportes de contraparte a los pro yectos de desarrollo base. Fundacin Interamericana. 1993.
Fuentes electrnicas
www.socialia.org www.eurosur.org www.eurosur.org Www.thebeehive.org www.t1msn.com.mx www.comminit.com www.transforma.org
114
GLOSARIO
Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad. Auditora: Revisin e inspeccin de la contabilidad de una empresa, entidad o institucin, realizada por un auditor. Asociacin: Unin de varias personas para el logro de un fin. Control: Limitacin o verificacin de una cosa. Devaluacin/Revaluacin: As como las cosas tienen un valor, la moneda de los pases (peso, dlar, real, libra esterlina, etc.) tambin tienen un valor determinado. El cambio de valor de una moneda, dependiendo de si aumenta o disminuye en comparacin con otras monedas extranjeras, se denomina revaluacin o devaluacin. DB: Egreso: Pagos que se realicen por bienes o servicios adquiridos, as como el valor de los aportes en especie que sean aplicados en favor del proyecto. Especie: Son bienes materiales o servicios puestos a disposicin del proyecto.
Fuentes: Origen de algo, causa, principio, documento, obra o materiales que sirven de informacin o de inspiracin a un autor. Financiacin: Es el resultado de aplicar la estrategia de consecucin de los recursos presupuestados desde las diferentes fuentes posibles. Gasto: Pagos por bienes o servicios que se consumen en el desarrollo del proyecto y que no pasan a formar parte de los activos de la OB, tales como pagos por salarios, honorarios, papelera y tiles de escritorio, servicios pblicos, cafetera, publicidad, etc. Honorarios: Remuneraciones al trabajo prestado por una persona natural o jurdica sin que exista contrato laboral, donde predomina el factor intelectual sobre el puramente material o mecnico. Ingreso: Recurso obtenido por la OB para cubrir los diferentes pagos que exige la ejecucin y administracin de actividades del proyecto. Inflacin: la inflacin se define como el incremento porcentual de los precios al consumidor final de un perodo a otro. Inversin: Recursos destinados a la adquisicin de activos de la OB para el desarrollo del proyecto, tales como inversiones, muebles y equipos de
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SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
oficina, maquinaria para la produccin, terrenos, edificaciones. Tambin la constitucin de un fondo para crditos a pequeos productores, o un fondo de crdito para vivienda, etc. Manual: Documento o libro que recoge lo esencial o bsico de una materia. OB: Organizaciones de base. Perodo: Espacio de tiempo que incluye la duracin o el proceso de una cosa: perodo de aprendizaje, de incubacin, de crecimiento. Proyecto: Plan y disposicin detallados que se forman para la ejecucin de una cosa
Presupuesto: El presupuesto es ante todo una herramienta que permite saber con qu recursos econmicos se cuenta, para luego mirar el funcionamiento real del proyecto y saber si se ha cumplido con las metas y objetivos propuestos en el mismo. Recurso: Procedimiento o medio del que se dispone para satisfacer una necesidad, llevar a cabo una tarea o conseguir algo. Rubros: Son los conceptos o cuentas donde se describen los gastos e ingresos. Salarios: Remuneracin que percibe una persona por su trabajo vinculado directamente mediante contrato fijo. Tasa de cambio: Es el valor equivalente entre una moneda local y una moneda extranjera.
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SINNIMOS
CONCEPTO
Actividad Auditora Asociacin Control Egreso Especie Fuentes Financiacin Gasto Honorarios
SINNIMOS
Accin Asistencia Control Sociedad Grupo Inspeccin Vigilancia Salida Descarga Genero Familia Origen Nacimiento Crdito Prstamo Consumo Egreso Terico Simblico Ingreso Inflacin Inversin
CONCEPTO
SINNIMOS
Entrada Incorporacin Incremento Cambio Transformacin Gua Instructivo Espacio Plan Supuesto Suposicin Clculo Tcnica Cuenta tem Sueldo Jornal
MANUAL Perodo Proyecto PRESUPUESTO Recurso Rubros Salarios
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AN E XO 1 ANE PROCESO DE VALORACIN Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS

MANUEL GUILLERMO GONZLEZ B. DIANA CAROLINA GONZLEZ R.
CONTENIDO
I.
PROCESO DE VALORACION Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. PERSONAL GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS CAPACITACION Y ASISTENCIA TECNICA INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS OTROS FONDOS
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II.
PROCESO DE VALORACION Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS

1. 2. 3. 4. 5. APORTE SOLICITADO: ( REDEAMERICA) APORTES PROPIOS APORTES DE LA COMUNIDAD CREDITO OTROS APORTES
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REDEAMRICA MANUAL
PROCESO DE VALORACIN
Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS
MODALIDAD DE LOS APORTES

El aporte es el recurso que ingresa al proyecto. La modalidad de aporte debe ser especificada, bien sea que se trate de aportes en efectivo o en especie. El aporte en especie puede darse de diferentes formas: como aporte en trabajo o equipos, maquinaria, bienes inmuebles, muebles que se reciben en propiedad o para ser utilizados durante determinado tiempo, papelera, alimentos, transporte, etc. Para efectos del proyecto, el valor de los aportes en especie se registra a la vez como ingreso y como egreso. En muchas ocasiones, el aporte en especie es la nica forma prctica como la comunidad u otros aportantes pueden contribuir con el proyecto. El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio en el mercado del lugar donde se hace el aporte del respectivo bien o servicio. Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, se le asigna el valor de su costo. Cuando el aporte es por ejemplo el prstamo temporal de un inmueble o maquinaria, el valor asignado es el de su alquiler por el tiempo que dicho bien se pone al servicio del proyecto. Efectivo: solamente son los aportes que se hacen en moneda lquida o dinero en efectivo. Especie: son bienes materiales o servicios puestos a disposicin del proyecto. Ejemplos tpicos de aportes en especie que pueden ofrecer las entidades ejecutoras de un proyectos son: el trabajo voluntario de su miembros, material de trabajo, papelera, disposicin de un espacio para oficina o salones para cursos o reuniones, dotacin de oficina, etc.; aportes en servicios de la comunidad como mano de obra en la construccin de infraestructura comunitaria, semillas para un proyecto productivo; aportes de entidades cooperantes en servicios de asistencia tcnica, profesores, asesora, prstamo de maquinaria, etc. Para la valorizacin de los aportes en especie debe llevarse un registro estadstico de stos, soportado con actas o planillas donde se detallen por el tipo de aporte, la cantidad y el valor.
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SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
1. PERSONAL
1.1. Salarios y prestaciones sociales
Salarios: incluye los pagos que se hacen al personal habitual y permanente del proyecto: salarios, prestaciones sociales segn lo exijan las normas laborales de cada pas, pagos o cuotas para la seguridad social, horas extras, etc. Prestaciones y beneficios sociales: el concepto prestaciones o beneficios sociales hace referencia a sumas adicionales al salario bsico, tales como subsidios de transporte, primas anuales, vacaciones, cesantas, pagos por cuotas de salud y seguridad social y otros similares. Horas extras: es el pago por el trabajo extra al habitual que realiza el trabajador. Se recomienda elaborar una planilla o nmina que soporte los pagos peridicos de personal (formato 09 del Manual).
4.
Teniendo en cuenta la base salarial, se calculan los pagos prestacionales a que tendra derecho el personal del proyecto y los aportes a otras entidades de acuerdo con la legislacin laboral vigente en cada pas, as en Colombia:
Relacin de prestaciones sociales y parafiscales en Colombia

SUBSIDIO DE TRANSPORTE: A LOS TRABAJADORES QUE DEVENGUEN MENOS DE DOS SALARIOS MNIMOS: $41.600 MENSUALES PARA EL AO 2004 CESANTAS = SALARIO DEVENGADO (INCLUIDO AUXILIO DE TRANSPORTE) X NO. DAS TRABAJADOS / 360 INTERS A LAS CESANTAS = CESANTAS X 0,12 X NO. DAS TRABAJADOS / 360 VACACIONES = SALARIO DEVENGADO (SIN AUXILIO DE TRANSPORTE) X NO. DAS TRABAJADOS / 720 PRIMA DE SERVICIOS = SALARIO DEVENGADO (INCLUIDO AUX. TRANSPORTE) X NO. DAS TRABAJADOS / 720 APORTES PARAFISCALES: 9% DEL VALOR DE LA NMINA: 4% PARA LA CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR, 2% PARA EL SENA Y 2% PARA EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR APORTE PARA SALUD: 8% DEL SALARIO APORTE PARA PENSIONES: 10,875% DEL SALARIO (VIGENTE PARA 2004) APORTE PARA RIESGOS PROFESIONALES: DEPENDE DEL TIPO DE TRABAJO; SE DEBE COTIZAR (TRABAJO DE OFICINA 0,522%)
Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente:
1. Se parte del personal requerido en la ejecucin del proyecto, con su respectiva remuneracin o salario mensual y su tiempo de permanencia durante la duracin del proyecto. Se calcula el valor del salario mensual que se deber pagar al personal, la sumatoria del valor mensual corresponde al valor anual o al perodo para el cual se est elaborando el presupuesto. Para presupuestar el pago de horas extras, se estima el nmero de horas requeridas a la jornada habitual de trabajo y que se van a pagar. Luego se estima el valor correspondiente, teniendo en cuenta la legislacin laboral vigente en cada pas.
2.
3.
5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca el concepto de gastos de personal.
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REDEAMRICA MANUAL
1.2.Honorarios
Es el pago a los consultores que se contratan para la realizacin de trabajos especficos y por tiempos determinados durante el desarrollo del proyecto. Se incluyen aqu los pagos a personas que no tienen una relacin laboral permanente con el proyecto ni con la organizacin. Se recomienda elaborar una planilla que soporte los pagos por honorarios de personal (formato 10 del Manual).
2. GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA

2.1. tiles y papelera
Incluye todo tipo de gasto en fotocopias, papelera, libros, tiles y todo tipo de implementos de oficina que tenga que ver con los materiales utilizados relacionados con las actividades de la organizacin de base (OB).
1. 2. De acuerdo con las actividades previstas en el proyecto se estiman las horas de consultora / asesora requerida. Se cotiza el valor de la hora de consultora requerida o el trabajo especfico requerido, incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legislacin de cada pas. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezcan honorarios.
1. 2. Se estima el consumo mensual de papelera, tiles y elementos de oficina requeridos. Se efectan las respectivas cotizaciones o revisan los registros contables de consumo en el ao anterior (siempre que las condiciones del proyecto sean similares). Se incrementa el valor estimado en el paso anterior en la tasa de inflacin; por ejemplo, si el consumo en el perodo anterior fue de $3 millones y la tasa de inflacin de 6%, el presupuesto sera de $3.180.000, o sea, $3.000.000 x 1,06. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca el concepto de tiles y papelera.
3.
3.
4.
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SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
2.2. Arrendamientos
Pago por el uso de instalaciones que estn al servicio del proyecto.
3.
Los valores anteriormente establecidos se ajustan teniendo en cuenta el posible incremento por inflacin de precios, reajuste de tarifas anunciadas e incremento previsto en el consumo. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de servicios pblicos.
1. 2. Se parte de las necesidades de espacio fsico acorde con las actividades del proyecto. Se cotiza el valor del alquiler del inmueble de acuerdo con el rea requerida y la ubicacin o se revisan los registros contables de pagos por el mismo concepto en el ao anterior y se estima el valor de acuerdo con las clusulas contractuales de reajuste del valor del canon. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca el concepto de arrendamientos.
4.
2.4. Correo y comunicaciones

Pagos por envo de correo areo, terrestre, martimo o fluvial.
3.
Opcin 1: mediante cotizacin 1. Se averiguan las tarifas de correo para las diferentes ciudades adonde se enviara correo. 2. Se calcula el costo promedio de tarifas y se estima el volumen probable de correos durante la vigencia del proyecto. Con base en la informacin anterior se calcula el gasto total por correo y comunicaciones. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de correo y comunicaciones.
2.3.Servicios pblicos
Pago de servicios pblicos en que la organizacin incurra durante el perodo de vigencia del proyecto; incluye: energa, acueducto y alcantarillado, aseo, telfono, internet y gas.
1. Para proyectos nuevos sin antecedentes de consumo y costos de servicios, se estima el consumo y se averigua el costo mensual de cada uno de los servicios que van a requerirse. Para el caso de proyectos que ya tienen registros histricos por consumo y costo de servicios, se puede estimar el valor revisando dichos registros y proyectndolos en el tiempo.
3.
4.
2.
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Opcin 2: 1. 2. 3. 4.
mediante proyeccin basada en registros histricos de costos
Opcin 2:
Se revisan los registros histricos de los valores incurridos por este concepto en aos anteriores. Se ajusta la tasa de inflacin, a menos que se prevea que las tarifas se van a modificar teniendo como base otros parmetros. Con base en la informacin anterior, se calcula el gasto total por correo y comunicaciones. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de correo y comunicaciones.
1.
Se revisan los registros histricos de los valores incurridos por este concepto en aos anteriores. Se ajusta la tasa de inflacin, a menos que se prevea que las tarifas se van a modificar teniendo como base otros parmetros. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total del servicio. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de vigilancia.
2.
3. 4.
2.5. Vigilancia
Pago por servicios de vigilancia de las instalaciones y equipos del proyecto.
2.6. Transportes
Pago de transportes areos, terrestres, fluviales o martimos del personal del proyecto o de los participantes en actividades del mismo. Tambin se puede incluir lo correspondiente a fletes y acarreos de materiales, maquinaria e implementos del proyecto.
Opcin 1: mediante cotizacin 1. 2. 3. 4. Se establecen los requerimientos del servicio. Se cotiza con personas naturales o jurdicas el costo de los servios por mes. Con base en la informacin anterior, se calcula el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de vigilancia.
Opcin 1: mediante cotizacin 1. 2. Se establecen los requerimientos del servicio Se cotiza el costo promedio de los servicios por mes o el costo de los servicios de transporte estimados en forma detallada.
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SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
2.7. Viticos
Pagos para cubrir los gastos de alojamiento, alimentacin y otros menores que se aprueben para cumplir con viajes en funcin del desarrollo del proyecto que realicen los funcionarios o trabajadores habituales de la OB. Se acostumbra cubrir estos gastos de dos formas bsicas: la primera, asignando una suma fija por da de viaje fuera de la ciudad de residencia de quien trabaja para la OB; la segunda, reconociendo exactamente el costo de los servicios de alojamiento, alimentacin y otros gastos que se realicen durante el viaje. Para estimar el presupuesto, se puede utilizar bsicamente el mismo procedimiento, bien sea que los viticos se asignen como suma fija o que se paguen sobre la base de reconocimiento de gastos efectivamente realizados. 3. 4. Con base en la informacin anterior, se calcula el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de transportes. mediante proyeccin basada en registros histricos de costos 1.
Se estima por separado la cantidad de los viajes nacionales y los internacionales, y el nmero de das por viaje en cada caso; luego se establece el nmero total de das por viajar, tanto para los viajes nacionales como para los internacionales. Sobre la base de cotizaciones o registros histricos de gastos similares en pocas anteriores, se estima el costo por da de los diferentes conceptos que se acepten como viticos (ej: alojamiento, alimentacin, transporte urbano, llamadas telefnicas, etc.). En caso de presentarse viajes nacionales e internacionales, conviene para efectos de presupuesto diferenciar los costos de los conceptos que conforman el vitico diario nacional del vitico diario internacional. Teniendo un valor estimado del vitico, tanto nacional como internacional, se procede a calcular el presupuesto en cada uno multiplicando el valor por el nmero de das estimados de viaje.
Opcin 2: 1. 2. 3. 4.
2.
Se revisan los registros histricos de los valores incurridos por este concepto en aos anteriores. Se ajusta la tasa de inflacin, a menos que se prevea que las tarifas se van a modificar teniendo como base otros parmetros. Con base en la informacin anterior, se calcula el costo total del servicio. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de transportes. 3.
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4. 5.
Se suma el total del valor de viticos nacionales y el total de los internacionales, obtenindose as el valor total de los viticos por presupuestar. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de viticos.
2. 3. 4.
Se ajusta la tasa de inflacin, a menos que se prevea que las tarifas se van a modificar teniendo como base otros parmetros. Con base en la informacin anterior, se calcula el costo total del servicio. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de seguros.
2.8. Seguros
Pago de seguros, plizas y garantas que la organizacin requiera para el desarrollo del proyecto.
2.9. Revistas, peridicos, publicaciones e informacin electrnica

Pagos por compras de revistas, peridicos, publicaciones diversas e informacin electrnica que sea requerida para el proyecto.
Opcin 1: 1. 2. 3. 4. 5. mediante cotizacin
1. 2. Se estiman las necesidades especficas de este servicio y/o producto para el proyecto. Se cotiza el costo de las publicaciones, especialmente si se trata de publicaciones especializadas y provenientes de otros pases. Igualmente, se puede determinar el presupuesto sobre la base de la experiencia de gastos por el mismo concepto en perodos anteriores. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de revistas, peridicos y publicaciones.
Se establecen los requerimientos del servicio. Se cotiza con una compaa de seguros debidamente facultada por la autoridad competente o a travs de corredor. Se calcula el costo de seguros y garantas previstos. Con base en la informacin anterior, se calcula el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de seguros. mediante proyeccin basada en registros histricos de costos
3.
2.10. Cuotas de afiliacin o aportes a otras entidades

Es el pago que hacen las OB para mantenerse como afiliadas o miembros de otras organizaciones, redes o programas que sean de inters en funcin de los objetivos del proyecto y de la Organizacin.
Opcin 2: 1.
Se revisan los registros histricos de los valores incurridos por este concepto en aos anteriores.
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SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
1. 2. 3. Se estiman las necesidades especficas de este servicio y/o producto para el proyecto. Se cotiza el valor de cada servicio y/o producto y se totalizan. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de cuotas de afiliacin.
Opcin 2: 1. 2. 3. 4.
Se revisan los registros histricos de los valores incurridos por este concepto en aos anteriores. Se ajusta la tasa de inflacin, a menos que se prevean cambios sustanciales teniendo como base otros parmetros. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total del servicio. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de aseo.
2.11. Aseo
Pagos por implementos de aseo que se requieran en el proyecto. El pago de salario a las personas que realizan labores de aseo y tienen una relacin laboral se registra como pago por salarios. Slo se incluira en este rubro el pago a personas que realizan labores de aseo pero que son contratadas por servicios.
2.12. Cafetera
Se registran los pagos por los alimentos e implementos utilizados para la atencin del personal de oficina del proyecto.
Opcin 1: 1. 2. 3. 4. mediante cotizacin 1. 2. 3. 4.
Opcin 1: mediante cotizacin
Se establecen los requerimientos del servicio. Se cotiza el valor de los productos y el servicio requerido y se calcula el costo promedio del servicio por mes. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de aseo.
Se establecen los requerimientos del servicio. Se cotizan precios y se calcula el costo promedio del servicio por mes. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de cafetera.
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2.13. Gastos bancarios y costos de financiacin

Pago previsto a las entidades financieras por comisiones de transferencias de dinero, comisiones y gastos por cambio de moneda extranjera a nacional o viceversa, costos de trmite, costos de chequeras, e intereses de financiacin.
Opcin 1: 1. mediante cotizacin
Se establecen los requerimientos de servicios bancarios, financieros y de administracin del dinero que la OB requiera ante entidades especializadas. Se cotizan en las entidades financieras los costos de utilizacin de los diferentes servicios (chequeras, extractos, transferencias, consultas por internet o telefnicas, cambios de moneda extranjera, etc.). Para presupuestar especficamente posibles costos de financiacin por crditos, se sugiere el siguiente procedimiento: Indagar en el sector financiero cul es la tasa de inters probable y otros costos adicionales en los cuales se pueda incurrir de acuerdo con la normatividad y el tipo de entidad (por ejemplo: comisin de compromiso sobre dineros no desembolsados), costos adicionales tales como estudio de crdito, constitucin de garantas, trmites legales relacionados con el trmite del crdito (impuesto de timbre). Se calculan los saldos de capital en cada perodo de acuerdo con la periodicidad de las amortizaciones y su modalidad. Los intereses se calculan sobre los saldos de capital de acuerdo con las modalidades pactadas: perodo de gracia, pagos mensuales, trimestrales, perodos vencidos o anticipados.
2.
3. Opcin 2: 1. 2. 3. 4. 5. mediante proyeccin basada en registros histricos de costos
Se revisan los registros histricos de los valores incurridos por este concepto en aos anteriores. Se ajusta la tasa de inflacin, a menos que se prevean cambios sustanciales teniendo como base otros parmetros. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total del servicio. Tambin podra estimarse como un porcentaje de los gastos de oficina. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de cafetera.
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SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
5. As por ejemplo, un prstamo de $20 millones al 12% nominal anual pagara $200.000 mensuales mientras no amortice capital. 4. Para presupuestar el costo por cambio de moneda extranjera a nacional se debe tener en cuenta el nmero y monto de las operaciones y las comisiones o gastos respectivos para el total de las mismas. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total de los servicios bancarios y costos de financiacin que se prevean durante la vigencia del proyecto. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de gastos bancarios y costos de financiacin. mediante proyeccin basada en registros histricos de costos 1.
Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de gastos bancarios y costos de financiacin.
2.14. Gastos legales / impuestos

Pagos previstos por la Organizacin con cargo al proyecto, tales como gastos notariales, licencias de funcionamiento, pagos consulares y aduaneros, registro mercantil. As mismo, pagos por impuestos que deben cancelarse de acuerdo a las normas y legislacin de cada pas (impuesto de renta, de timbre o registro, prediales, de industria y comercio, etc.).
5.
6.
De acuerdo con la legislacin de cada pas, se debe indagar sobre qu tipo de gastos legales e impositivos debe cubrir la Organizacin en funcin del proyecto: a) registro de la organizacin ante la entidad competente b) obtencin de licencia de funcionamiento c) permisos especiales (ambientales, etc.) d) impuestos e) registros en Cmaras de Comercio f) otros. Determinar los pleitos y procesos legales que se presume podran generar gastos para la OB.
Opcin 2:
Esta opcin podra ser prctica slo para algunos casos de gastos bancarios, tales como costos de chequeras, pero no para estimar el costo de cambios de moneda extranjera, pues ste depender del monto total de dinero que se proyecte cambiar, dato muy irregular y cambiante en cada OB y proyecto. De todas formas, en los casos en que sea pertinente presupuestar basados en la proyeccin de registros histricos, los pasos son los siguientes: 1. 2. 3. Se revisan los registros histricos de los valores incurridos por este concepto en aos anteriores. Se ajusta la tasa de inflacin, a menos que se prevea que las tarifas se van a modificar, teniendo como base otros parmetros. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total del servicio.
2.
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3.
Cotizar los precios de los servicios legales previstos y estimar los pagos requeridos por impuestos y contribuciones legales. Para el clculo de impuestos es necesario indagar sobre sus respectivas normas tributarias y cmo se aplican para el caso de OB, que normalmente son entidades privadas de carcter no lucrativo y pueden ser cobijadas por regmenes tributarios especiales. Con base en la informacin anterior se totaliza el presupuesto de gastos legales e impuestos. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de gastos legales/impuestos. 2. 3. 4. Se cotizan precios y se calcula el costo promedio del servicio o labor por realizar. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total del rubro durante la vigencia del proyecto. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin. mediante proyeccin basada en registros histricos de costos
4. 5.
2.15. Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin

Pagos por servicios de mantenimiento, tanto de equipos como de inmuebles, gastos por reparaciones de oficinas y locales del proyecto y gastos de instalacin y/o adecuacin de muebles e inmuebles. Este rubro contempla costos menores considerados contablemente como gastos, puesto que las inversiones mayores que significan incremento del valor de los activos deben registrarse en las cuenta de propiedad, planta y equipos.
Opcin 2: 1.
Se revisan los registros histricos de los valores incurridos por este concepto en aos anteriores y siempre y cuando haga referencia a reparaciones locativas habituales. Se ajusta la tasa de inflacin, a menos que se prevean cambios sustanciales teniendo como base otros parmetros. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total del servicio. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalacin.
2. 3. 4.
Opcin 1: 1. mediante cotizacin
Se establecen los requerimientos de servicio o labor por realizar.
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SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
2.16. Publicidad
Pagos para promocin y propaganda sobre los bienes, servicios y actividades del proyecto.
4.
Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de auditora. mediante proyeccin basada en registros histricos de costos
Opcin 2: 1. 2. 3. 4.
1. Determinar el tipo de anuncio, el medio en el cual se realizar (escrito, radio, TV, etc.) y su periodicidad. Se cotiza en los respectivos medios. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de publicidad.
Se revisan los registros histricos de los valores incurridos por este concepto en aos anteriores. Se ajusta la tasa de inflacin, a menos que se prevean cambios sustanciales teniendo como base otros parmetros. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total del servicio. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de auditora.
2. 4.
2.17. Gastos de auditora

Pagos por servicios de auditora externa que se requiera contratar y que pueden exigir las mismas entidades financiadoras del proyecto.
2.18. Otros
Pago por otros gastos que puedan presentarse y sean estrictamente necesarios para el xito del proyecto. En todo caso, an para efectos de presupuesto, conviene precisarlos mediante nota aclaratoria, segn la realidad de cada proyecto y OB y no dejarlos simplemente como algo genrico e indeterminado. Los pasos a seguir para establecer el presupuesto dependen del producto o servicio especfico que se presume va a ser requerido. Como gua se puede tomar entre la alternativa de cotizar o pedir precios actualizados de lo que se va a requerir o la de proyectar con base en registros contables y estadsticos de gastos por conceptos similares en perodos anteriores. El propsito de incluir en el manual una cuenta o subcuenta de otros es reconocer que podran existir cuentas o subcuentas no contempladas por el
Opcin 1: 1. 2. 3. mediante cotizacin Se establecen los requerimientos del servicio. Se solicita la cotizacin respectiva a la persona natural o jurdica que presta el tipo de servicio requerido. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto.
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momento, pero que la realidad especfica de cada proyecto puede ir definiendo. Al momento de elaborar el presupuesto de un proyecto la palabra otros deber ser reemplazada por la que corresponda a una cuenta especfica que se ha detectado y conviene explicitar en el proyecto.
3.
Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de terrenos y edificaciones.
3. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS

Esta cuenta corresponde a bienes que se compran, fabrican o construyen; por tanto, econmica y contablemente, representan una inversin en activos fijos, pero para efectos del proyecto y del flujo de caja representan gastos.
Para efectos de presupuesto se presentan los valores totales, pero es pertinente disponer de toda la informacin necesaria sobre reas, caractersticas del terreno y construccin. Si se va a desarrollar la construccin por parte de la OB, es pertinente tambin disponer de informacin complementaria con planos, licencias y dems detalles que sean necesarios y exigidos legalmente por una autoridad local competente segn el tipo de construccin.
3.1. Terrenos y edificaciones

Espacios sin construir o construidos (bienes inmuebles) para desarrollar las actividades del proyecto. En este rubro se presupuestan, tanto las edificaciones que se proyecta adquirir, ya construidas, como las que se piensa construir con recursos del proyecto.
3.2.Maquinarias y equipos
Mquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las diferentes actividades, entre los cuales se tendran mquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cmputo y comunicaciones, etc.
1. Determinar el rea de terreno y/o las caractersticas de la edificacin requerida. En cuanto a la edificacin, precisar si se trata de edificacin que se va a construir o se va a adquirir ya construida. 2. Pedir las cotizaciones respectivas del terreno y/ o edificacin, asesorndose de personal o firmas especializadas. Tambin se pueden tomar como base las propuestas de venta o construccin que le sean presentadas a la OB. 1. 2.
Determinar el tipo de equipos y maquinaria requeridos y sus caractersticas. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importaciones deben tenerse en cuenta los costos hasta su arribo al sitio del proyecto: transporte, nacionalizacin, seguros, etc. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de maquinarias y equipos.
3.
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TRES
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3.3. Muebles y enseres

Son muebles como escritorios, muebles para bibliotecas, muebles de recepcin y otros similares.
1. 2. 3. Determinar el tipo de muebles y enseres requeridos y sus caractersticas. Cotizar el valor de los muebles y enseres previstos. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de muebles y enseres.
3.5. Biblioteca/libros, videos

Compras de libros, videos y otro material de enseanza que se conserva en biblioteca para uso del proyecto.
3.4 Vehculos
Compra de vehculos para uso del proyecto, bien sea para transporte de personal o para carga.
1. 2. Determinar los ttulos y nmero de libros por adquirir. Tambin puede incluirse otro material de aprendizaje como los videos. Cotizar el precio del material de biblioteca que se espera adquirir o fijar una suma mxima de recursos que se crea pueden ser invertidos en adquisicin de libros y material de biblioteca. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de biblioteca/libros, videos.
1. 2. Determinar, con sus caractersticas, los vehculos que se piensa adquirir. Cotizar el valor de los vehculos. Como en casos anteriormente mencionados, tener en cuenta los costos complementarios o adicionales, si se trata de compras en el exterior o importaciones. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de vehculos.
3.
3.6. Otros
Otros activos de carcter permanente que no se han incluido en los rubros anteriores. En cualquier caso, aun para efectos de presupuesto, conviene precisarlos mediante nota aclaratoria segn la realidad de cada proyecto y OB y no dejarlos simplemente como algo genrico e indeterminado.
4.
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Igual que para presupuestar las cuentas y subcuentas de adquisicin de activos, debe procederse de la siguiente manera: 1. 2. 3. Determinar con sus caractersticas el bien que se piensa adquirir. Cotizar el valor de dichos bienes. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de otros. 3.
disponerse de conocimientos previos sobre el costo de honorarios para instructores y/o asistentes tcnicos, es posible que en algunos pases las Cmaras de Comercio dispongan del valor hora/consultora o en caso contrario se puede cotizar con las entidades o profesionales especializados en las reas de enseanza requerida. Registrar el total de honorarios estimado para asistencia tcnica y enseanza, en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca el concepto de honorarios para eventos, capacitacin o asistencia tcnica.
4. CAPACITACIN Y ASISTENCIA TCNICA

El punto de partida para estimar el presupuesto en los diferentes tems de capacitacin es determinar el nmero de eventos, su duracin promedio, personas que asistirn, material de apoyo requerido, disponibilidad de infraestructura y logstica requerida. Establecido ello, los pasos o procedimientos que se sugieren para seguir en la valorizacin del presupuesto de cada subcuenta son como sigue:
4.2.Transporte
Pagos por tiquetes de avin, transporte terrestre u otro tipo de transporte que se utilice para movilizar a las personas que participan en el desarrollo de los eventos o actividades de capacitacin. Se puede diferenciar entre transporte de conferencistas y/o funcionarios del proyecto y el transporte de los participantes en calidad de estudiantes o asistentes al evento de capacitacin.
4.1. Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas

Es el pago a los consultores, instructores y/o conferencistas que se contratan temporalmente para actividades especficas de formacin o capacitacin del personal del proyecto.
1. Determinar los eventos y el nmero de personas (instructores, conferencistas, personal de apoyo, participantes) que se deben desplazar en cada caso.
1. 2. Estimar las horas de asistencia y enseanza requeridas, de acuerdo con las actividades de educacin, formacin y asistencia tcnica. Cotizar el valor de la hora de asistencia y enseanza requeridas, incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legislacin de cada pas. Indagar el valor en el mercado de este tipo de servicio. En caso de no
137
SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
2.
Cotizar el valor de los desplazamientos de acuerdo con el medio de transporte que se utilice para el efecto: empresas de transporte areo, terrestre o fluvial. Calcular con base en la informacin anterior el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto. Registrar el costo total estimado de transporte en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de transportes.
2.
Cotizar el valor de los servicios de alojamiento y alimentacin de todos los asistentes a los diferentes eventos de capacitacin y/o asistencia tcnica que se realicen. Calcular con base en la informacin anterior el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto. Registrar el costo total del alojamiento y alimentacin estimados en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de alojamiento y alimentacin.
3. 4.
3. 4.
4.3.Alojamiento y alimentacin
Pagos por alojamiento y alimentacin de los participantes (profesores, asesores, asistentes, estudiantes) al evento de capacitacin y/o actividad de asistencia tcnica.
4.4.Material didctico
Pagos por material didctico, papelera, fotocopias e implementos utilizados en actividades pedaggicas o de enseanza durante el proyecto.
1. Determinar los eventos y el nmero de personas (instructores, conferencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirn al evento de capacitacin o de asistencia tcnica.
1. Determinar los eventos y el nmero de personas (instructores, conferencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirn al evento de capacitacin o de asistencia tcnica y que requieren material didctico (cartillas, fotocopias, disquetes, discos compactos, etc.) Cotizar el valor del material previsto para los diferentes eventos de capacitacin y/o asistencia tcnica que se realicen. Calcular con base en la informacin anterior el costo total del material didctico requerido durante la vigencia del proyecto. Registrar el total del costo estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta material didctico.
2. 3. 4.
138
REDEAMRICA MANUAL
4.6.Compra de maquinaria y equipos

Mquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las actividades de capacitacin y asistencia tcnica, entre los cuales podran estar equipos audiovisuales, de laboratorio, etc.
4.5.Alquiler de salones y equipos

1. Pagos por arriendo o alquiler de salones de conferencias y de equipos audiovisuales, de computacin u otros que apoyen la actividad especfica de capacitacin. 2.
Determinar el tipo de equipos y maquinaria requeridos y sus caractersticas. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importaciones deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlo en el sitio del proyecto: transporte, nacionalizacin, seguros, etc. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de maquinarias y equipos.
1. Determinar los eventos y el nmero de personas (instructores, conferencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirn al evento de capacitacin o de asistencia tcnica y sobre esta base estimar los salones y equipos requeridos. Cotizar el valor de salones y equipos requeridos para los diferentes eventos. Calcular, con base en la informacin anterior, el costo total de alquiler o arrendamiento de salones y equipos. Registrar el total del costo estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta alquiler de salones y equipos.
3.
4.7. Otros
Pago por otros gastos relacionados directamente con capacitacin y asistencia tcnica, que puedan presentarse y sean estrictamente necesarios para el xito del proyecto. En todo caso, aun para efectos de presupuesto, conviene precisarlos mediante nota aclaratoria segn la realidad de cada proyecto . y OB y no dejarlos simplemente como algo genrico e indeterminado. Igual que para presupuestar todas las subcuentas de capacitacin y asistencia tcnica debe procederse de la siguiente manera:
2. 3. 4.
139
SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
1. 2. 3.
Determinar con sus caractersticas el bien o servicio que se va a requerir. Cotizar o establecer el valor de los diferentes bienes o servicios y totalizar el costo de los mismos. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de otros.
5.2. Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas

Pago a los consultores, instructores y/o conferencistas que se contratan temporalmente para actividades especficas de orientacin a las actividades productivas y generadoras de ingresos previstas en el proyecto a favor de su poblacin beneficiaria o de la misma OB.
5. INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS

5.1. Comisiones de venta
Pago de las comisiones de ventas que las personas ganan por su labor de vendedores. Este valor es estipulado por la misma OB. 1.
Estimar el tiempo requerido de consultores o asesores en las reas de actividades consideradas productivas. Cotizar el valor de la asistencia o asesora por unidad de tiempo (hora, da, mes), incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legislacin de cada pas. Indagar el valor en el mercado de este tipo de servicio. En caso de no disponerse de conocimientos previos sobre el costo de honorarios para asesores y/o asistentes tcnicos, es posible que en algunos pases las Cmaras de Comercio dispongan del valor o en caso contrario se puede cotizar con entidades o profesionales especializados en las reas de asesora y consultora requerida. Registrar el total de honorarios estimado para consultora o asesora en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca el concepto de honorarios para eventos de actividades productivas. capacitacin o asistencia tcnica.
2.
1. 2. Determinar las polticas sobre comisiones de ventas, quines las ganan y el porcentaje o valor por unidad vendida. Estimar el monto de las comisiones de acuerdo con el pronstico de ventas (presupuesto de ingresos) y con la poltica adoptada. Por ejemplo, el volumen de ventas mensual es de $50 millones y se determina que se va a pagar 1%: el valor mensual de la comisin de ventas ser de $500 mil. Registrar el costo total de comisin de venta estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de comisiones de venta.
3.
3.
140
REDEAMRICA MANUAL
5.3. Transporte
Pagos por transporte areo, terrestre o de otro tipo que se utilice para movilizar a las personas que participan en el desarrollo de los eventos o actividades productivas.
2.
Estimar los requerimientos individuales promedio de crdito de acuerdo con la actividad productiva y condiciones requeridas (plazo, perodo de gracia). Establecer el monto requerido en las diferentes etapas del crdito de acuerdo con la rotacin del dinero (duracin de los crditos y forma de amortizacin de los mismos). Estimar el monto total de capital que se va a destinar para conformar el fondo de crdito, sobre la base de la informacin anterior, y registrarlo en la columna correspondiente del presupuesto.
3.
1. 2. Determinar las necesidades de este servicio. Cotizar el valor de los desplazamientos de acuerdo con el medio de transporte que se utilice para el efecto: empresas de transporte areo, terrestre o fluvial. Con base en la informacin anterior se calcula el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto. Se registra el costo total estimado de transporte en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de transportes.
4.
5.5. Capital semilla

Recursos para financiar e iniciar inversiones en actividades de carcter productivo. Son fondos para que la propia OB desarrolle la actividad productiva o tambin para que lo hagan directamente sus beneficiarios, pero el propsito es mantener el capital como inversin y no destinar los recursos al gasto.
3. 4.
5.4. Fondos de crdito

Recursos de capital que se destinan dentro del proyecto para otorgar crditos, buscando mantener e incrementar el capital inicial. 1. 2.
Seleccionar el tipo de actividades productivas que van a ser apoyadas con recursos de capital. Determinar el nmero de personas o grupos, incluida la misma OB, que van a ser apoyados con recursos de capital para el desarrollo de sus actividades productivas. Estimar los requerimientos de capital de la OB y/o de sus beneficiarios para proyectos o actividades que van a apoyarse con capital semilla.
1. Estimar el nmero de personas que se beneficiarn dentro de la vigencia del proyecto. 3.
141
SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
1. 2. 4. Estimar el monto total de capital que se va a destinar para conformar el fondo para capital semilla, sobre la base de la informacin anterior, y registrarlo en la columna correspondiente del presupuesto. 3. 4. Determinar la actividad productiva a emprender por parte de la OB o sus beneficiarios. Determinar el requerimiento de insumos para dicha actividad y el volumen y valor de lo que aspira adquirir la OB, descontando los recursos que se puedan obtener por efectos de rotacin de venta de los mismos. Determinar, sobre la base de informacin anterior, el monto total de capital que se va a requerir para la compra de insumos. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de compra de insumos, materiales y empaques para la produccin.
5.6. Semovientes
Compra de animales para apoyo de actividades productivas y generadoras de ingresos (caballos, vacas, terneros, cerdos, etc.).
1.
2. 3.
Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Estimar los requerimientos de la OB para el desarrollo de su propia actividad o tambin para posibles crditos que esta proyecte entregar en semovientes a sus beneficiarios. Cotizar el valor de los semovientes requeridos. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de semovientes.
5.8. Compra de maquinaria y equipos

Equipos destinados especficamente para la actividad productiva.
1. Determinar el tipo de maquinaria y equipos requeridos y sus caractersticas, teniendo en cuenta la actividad productiva y el volumen de produccin estimada. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importaciones deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlos en el sitio del proyecto: transporte, nacionalizacin, seguros, etc. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de maquinarias y equipos.
5.7. Compra de insumos, materiales y empaques para la produccin

Compra de materia prima tal como semillas, abonos, medicamentos para control de plagas, empaques y dems productos que se requieran para la produccin y venta de un bien o servicio que se va a producir como resultado de las actividades previstas en el proyecto o las que se van a financiar mediante la entrega de estos productos.
2.
3.
142
REDEAMRICA MANUAL
5.9. Terrenos y edificaciones

Son lotes, casas, apartamentos, edificios, garajes, bodegas, etc. Todo lo que se defina como propiedad raz.
3.
Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de inversin tecnolgica.
5.11. Investigaron en tecnologa y desarrollo

Recursos invertidos en procesos investigativos para el desarrollo de procesos de produccin y servicios a cargo de la organizacin.
1. 2. 3. Determinar el tipo de propiedad requerida y sus caractersticas, teniendo en cuenta la actividad productiva y la renta que pueda causar. Determinar el valor de la propiedad, mediante el avalo catastral y en funcin de ste establecer el precio comercial. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de terrenos y edificaciones.
1. 2. Estimar, teniendo en cuenta las actividades consideradas productivas, el tiempo requerido de la investigacin o el desarrollo. Cotizar el valor de la investigacin o desarrollo por unidad de tiempo (hora, da, mes), incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legislacin de cada pas. Indagar el valor en el mercado de este tipo de servicio. En caso de no disponerse de conocimientos previos sobre el costo de honorarios para asesores y/o asistentes tcnicos, es posible que en algunos pases las Cmaras de Comercio dispongan del valor, o en caso contrario se puede cotizar con las entidades o profesionales especializados en las reas de asesora y consultora requerida. Registrar el total de honorarios, sueldo, comisin, destajo estimado para consultora o asesora en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca el concepto de investigacin en tecnologa y desarrollo.
5.10. Inversin en tecnologa

Equipos destinados especficamente para la actividad productiva y cuyo fin primordial implica una mejora tecnolgica.
1. Determinar el tipo de equipos y maquinaria requerida y sus caractersticas, teniendo en cuenta la actividad productiva y el volumen de produccin estimada. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importaciones deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlos en el sitio del proyecto: transporte, nacionalizacin, seguros, etc.
3.
2.
143
SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
6. OTROS
6.1.Gastos mdicos
Pago de gastos mdicos adicionales y de contingencia, es decir, que no los cubra el beneficio que tiene por ley el trabajador dentro de la OB. Tambin se pueden incluir en este rubro gastos mdicos relacionados con proyectos especficos de salud. 1.
Estimar el valor de posibles gastos por medicamentos en los cuales se pueda incurrir, bien sea para los trabajadores o integrantes de la OB o para los beneficiarios del proyecto. Cotizar el valor de los medicamentos o establecer un fondo para ello de acuerdo con registros de experiencias anteriores, o tambin por conclusiones a las que se llegue despus de reconocer o tener informaciones diversas sobre el tema. Calcular, con base en la informacin anterior, el valor a presupuestar durante la vigencia del proyecto. Registrar el costo total estimado en medicamentos en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de medicamentos.
2.
1. Estimar el valor de posibles gastos mdicos (consultas, exmenes, operaciones, etc.), en los cuales se pueda incurrir bien sea para los trabajadores o integrantes de la OB o para los beneficiarios del proyecto. Cotizar el valor de los gastos mdicos previstos o establecer un fondo para ello, de acuerdo con registros de experiencias anteriores, o como resultado de conclusiones a las que se llegue despus de reconocer o tener informaciones diversas sobre el tema. Calcular, con base en la informacin anterior, el valor a presupuestar durante la vigencia del proyecto. Registrar el costo total de gastos mdicos estimados en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de gastos mdicos.
3. 4.
2.
7. FONDOS
Son recursos creados para fines especficos, que normalmente se utilizan en este tipo de organizaciones. Para otorgar crditos, ayudas, etc.
3. 4.
Se sugiere que se establezcan polticas claras para el establecimiento del fondo requerido para la OB. En estas polticas se debe tener en cuenta como mnimo: Estimar el valor, en lo posible fijo, que se establecer en el fondo.
6.2. Medicamentos
Gastos en medicamentos que no estn contemplados dentro de los beneficios de salud que exige el pas de origen de la OB.
144
REDEAMRICA MANUAL
Establecer las polticas de desembolso de dicho fondo, dependiendo de los rubros especficos de fondos que existan. Registrar el valor que se asignar al fondo especfico en el rubro correspondiente a fondos del plan de cuentas de egresos.
7.1. Educacin
Recursos con destino a programas educativos.
7.2. Medicinas
Recursos para compra de medicinas con destino a personal que haya determinado la organizacin.
7.3. Recreacin
Recursos para programas de recreacin de personal y beneficiarios de la organizacin.
7.4. Programas de nutricin

Recursos para programas de nutricin.
145
2
PROCESO DE VALORACIN Y REGISTRO
DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS
1. APORTE SOLICITADO (REDEAMRICA)

Corresponde a los recursos que se han previsto para ser solicitados a la entidad miembro de REDEAMRICA. comercializar, (calendarios de siembra y cosecha, desarrollo del hato, vestidos confeccionados, productos transformados, etc.) 3. 4. 5. 6. 7. 8. Determinar los precios de venta de los productos o servicios. Determinar el comportamiento del mercado (permanente, cclico). Estimar el volumen de ventas. Determinar las polticas de crdito. Calcular el ingreso por ventas. Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas de presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.
2. APORTES PROPIOS
Son los recursos disponibles y generados por la propia OB.
2.1. Ventas
Ingresos que se proyecta obtener por actividades productivas o de servicios que ofrece la OB, as como ingresos obtenidos por recuperaciones u otras ventas de bienes o servicios que no forman parte de la actividad principal de la organizacin.
Pasos sugeridos para la estimacin del presupuesto de ingresos por este concepto y su posterior registro en la tabla correspondiente:
1. 2. Determinar el tamao del mercado. Determinar la capacidad de produccin o comercializacin, teniendo en cuenta programas de produccin del bien o servicio que se va a
146
2.2. Rentas de capital

Ingresos que se proyecta obtener por la rentabilidad de las inversiones, bien sea por manejo de la liquidez, a travs de una entidad financiera o inversiones en otras sociedades.
3. 4
Estimar el monto de aportes y si ste se dara en efectivo o en especie. Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas de presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.
1. 2. 3. 4 Determinar los excedentes de liquidez en cada perodo y la duracin de la misma. Cotizar la rentabilidad en diferentes opciones: ahorros, depsitos a trminos, fondos de inversin, etc. Proyectar, con los parmetros anteriores, las inversiones y calcular los ingresos por obtener en los diferentes perodos. Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas de presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.
3. APORTES DE LA COMUNIDAD
Recursos que se espera obtener de las personas que forman parte de la comunidad beneficiaria del proyecto, sean integrantes o no de la organizacin que ejecuta el proyecto. Los pasos para valorizar y registrar los aportes de la comunidad son los mismos sugeridos para los aportes de socios y afiliados.
4. CRDITO
Recursos que se proyecta obtener por medio de crditos con entidades financieras.
2.3. Aportes de socios y afiliados

Recursos que se espera obtener de los miembros que integran la OB ejecutora del proyecto.
1. 2. 3. 4. Determinar las necesidades de financiamiento adicional. Establecer la viabilidad de obtener los recursos requeridos, a travs de entidad financiera u organismo de crdito. Cuantificar y totalizar el monto de lo que se proyecta obtener por crdito. Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas de presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.
1. 2. Establecer las necesidades de recursos del proyecto. Establecer a travs de sondeo la posibilidad de obtener recursos de los socios, afiliados y/o comunidad.
147
SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
5. OTROS APORTES
Recursos diversos que se proyecta obtener para el proyecto diferentes de los anteriores, tales como aportes de otras entidades pblicas o privadas. Se incluyen aqu tambin los ingresos que se proyecta obtener como resultado de las solicitudes de financiacin no reembolsable (donacin) a las diferentes entidades de apoyo externo a la cooperacin y diferentes a las entidades que forman parte de RedEAmrica.
1. 2. 3. Precisar otras posibles fuentes de ingreso. Estimar el monto probable de recursos que se obtendrn de otras fuentes. Registrar el total de ingresos estimados por otras fuentes en las tablas de presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.
148
AN E XO 2 ANE QU SON LOS COSTOS Y CUL ES SU APLICACIN EN EL PRESUPUESTO?

REDEAMRICA MANUAL
QU SON LOS COSTOS
Y CUL ES SU APLICACIN EN EL PRESUPUESTO?

COSTOS DIRECTOS Son los costos inherentes a la prestacin del servicio o producto que se ofrece y se relacionan directamente con las actividades operacionales del proyecto.
El costo total es el valor que corresponde al bien o servicio que se adquiere o lo que debe invertirse para producirlo. Es la suma de todos los costos directos e indirectos. En un proyecto cuyo objetivo es la formacin de promotores de salud, el costo directo se refiere a los gastos e inversiones relacionadas con el proceso de formacin de los promotores de salud (pago de profesores, material de aprendizaje, costos de alojamiento y alimentacin de participantes en un curso de formacin, compra de equipos de apoyo para el desarrollo del proyecto). El costo indirecto de ese mismo proyecto se relaciona con los gastos generales de administracin de la organizacin ejecutora que se requieren para que el proyecto pueda realizarse. En trminos generales puede decirse que los costos indirectos del proyecto son los gastos administrativos de la organizacin que se cargan al proyecto en general y que no han sido identificados como costos o gastos directos de una actividad especfica. Ej: servicios pblicos, salario del personal administrativo de la organizacin. La suma total del presupuesto de gastos por actividades debe ser igual a la suma total del presupuesto de gastos por rubro, que tambin debe ser igual a la suma de costos directos e indirectos. Slo se trata de una forma diferente de presentar el mismo presupuesto.
COSTOS INDIRECTOS Son los gastos administrativos de la organizacin que se cargan al proyecto en general y que no han sido identificados como costos o gastos directos de una actividad especficamente diferenciada dentro del proyecto.
COSTOS TOTALES Es la valorizacin de todos los egresos por gasto o inversin imputables al proyecto.
Fuente. Autores
151
AN E XO 3 ANE MANEJO DE LOS DOCUMENTOS SOPORTE DE GASTOS E INGRESOS

CONTENIDO
1.
CAJAS MENORES Y FONDOS ESPECIALES 1.1 1.2 1.3 DEFINICIN APERTURA DE LAS CAJAS MENORES REEMBOLSO DE CAJAS MENORES
157 157 157 157 159 160 163 163 164 164
2.
REGIMEN DE FACTURACION 2.1 OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA
3.
SOLICITUD DE RECURSO PARA OB 3.1 NORMAS
4.
HONORARIOS 4.1 NORMAS
155
1
CAJAS MENORES
Y FONDOS ESPECIALES
REDEAMRICA MANUAL
1.1.Definicin
Los fondos fijos de caja menor son recursos de la organizacin de base (OB) en poder de funcionarios de sta, que son manejados en efectivo y estn destinados exclusivamente para atender gastos menores. ao inmediatamente anterior y estudia, tanto la continuidad de las mismas como el incremento o disminucin de su monto.
1.2.Apertura de las cajas menores

Segn normas claras de las OB, el procedimiento para la apertura de nuevas cajas menores es el siguiente: a) Elaborar un documento, en el cual se justifique la necesidad de crear la caja menor y donde se especifiquen los gastos que se van a cubrir con esos recursos. b) Una vez elaborado el documento, la OB proceder a realizar la respectiva aprobacin por un monto fijo, el cual ser utilizado durante el perodo vigente corriente. c) Documentar la aprobacin de la creacin del fondo fijo de caja menor y realizar el registro de la apertura (la cual debe ser firmada por el respectivo responsable de la caja menor). Para el caso de los fondos de caja menor ya existentes, al inicio del ao la OB analiza el listado de las cajas existentes que fueron canceladas al cierre del
1.3.Reembolso de cajas menores

Es importante tener en cuenta que los recursos entregados para el manejo de las cajas menores son montos fijos reembolsables y que por ningn motivo estos reembolsos deben superar el valor aprobado para su manejo. Adicional a lo anterior, el funcionario responsable del buen manejo de un fondo de caja menor debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 1) Los gastos que se realizan con cargo a los recursos de caja menor deben guardar concordancia con lo establecido en el documento de apertura. 2) Deben cumplir con las normas contables, legales y fiscales vigentes. 3) Los recursos de caja menor no deben cubrir gastos que impliquen la causacin de algn tipo de impuesto. Por consiguiente, todo gasto que supere la suma establecida para este fin, individualmente considerado, debe ser tramitado a travs de solicitud de recurso y no a travs de la caja menor.
157
SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
4) Los recursos de la caja menor deben ser utilizados para gastos menores y urgentes, directamente relacionados con la actividad de la OB. 5) Para el reembolso se debe registrar y generar la planilla de caja menor. 6) Los reembolsos se deben efectuar segn lo establecido en las polticas, adjuntando los respectivos soportes (facturas y vales de transporte). Es importante resaltar que las facturas y/o documentos equivalentes y dems documentos soporte deben corresponder al perodo en que se efecta el reembolso, es decir, si se presenta un reembolso por el perodo de enero de 2001 los documentos soporte deben corresponder a ese perodo y no a meses anteriores; esto con el fin de cumplir con las normas contables generalmente aceptadas, las cuales indican que los gastos deben reconocerse de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada por el monto correcto y en el perodo correspondiente, para obtener el justo cmputo del resultado neto del perodo.
7) Los gastos por concepto de transporte urbano deben cumplir con los siguientes requisitos: diligenciar y registrar en el vale de transporte urbano indicando: ciudad y fecha, detalle del gasto (lugares adonde se desplaz el funcionario) y el valor del gasto de transporte en cada diligencia. Adicionalmente, este vale debe incluir el nombre, la firma y el nmero de cdula del funcionario beneficiario del pago, as como tambin la aprobacin del gasto realizado por una persona de nivel adecuado vinculado laboralmente con la OB. Los gastos de transporte deben ser presentados en un vale, registrando los gastos correspondientes a transportes de mximo una semana y por cada persona beneficiaria del pago. 8) Los dems gastos cubiertos con recursos de caja menor (exceptuando los gastos de transporte) deben ser soportados con factura de venta o su equivalente a nombre de la OB. Estas facturas deben cumplir los requisitos expuestos en el rgimen de facturacin que se expone a continuacin.
158
2
RGIMEN
REDEAMRICA MANUAL
DE FACTURACIN
Es claro el derecho que todo comprador tiene de exigir al vendedor la entrega de una factura de las mercancas vendidas con indicacin del precio y su pago.
Comercialmente, la factura identifica la realizacin de un contrato de compraventa o prestacin de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transaccin, las condiciones de pago, la persona que interviene en la venta y, en muchos casos, la persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturacin. Es obligatorio exigir la factura o el documento equivalente. Todos los adquirientes de bienes muebles o servicios estn obligados a exigir la factura o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios del ente regulador existente as lo exijan.
La factura, fuente principal del registro contable de la transaccin

Se establece que los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos; as mismo, los soportes deben ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.
159
SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
Para que sea vlido, el documento debe cumplir, como mnimo, los siguientes requisitos: a) Estar denominado expresamente como factura de venta o su equivalente.
2.1.Obligados a expedir factura

En la actualidad, esta obligacin corresponde a: Las personas que tengan la calidad de comerciantes. Las personas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas. Las personas que enajenen productos de la actividad agrcola o ganadera, salvo que trate de personas naturales y la transaccin supere la cuanta de vendedor, un documento equivalente que contenga los siguientes datos: Apellidos y nombre e identificacin del vendedor Apellidos y nombre o razn social e identificacin del adquiriente Numeracin consecutiva Fecha de la operacin Descripcin del bien Valor de la operacin
b) Registrar apellidos y nombre o razn e identificacin del vendedor o de quien presta el servicio. c) Registrar apellidos y nombre o razn social del adquiriente de los bienes o servicios cuando ste exija la discriminacin del impuesto pagado, por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento. d) Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de las facturas de venta. e) Fecha de su expedicin. f) Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operacin.
Entrega del original por parte del vendedor

En la expedicin de la factura debe entregarse el original al comprador y conservar la copia el vendedor como soporte de la contabilidad. En ciertas transacciones se permite la entrega de la copia, ste es el caso de: Factura cambiaria de compraventa. Factura cambiaria de transporte. Tiquete de transporte (en el caso de las empresas que venden tiquetes de transporte no ser obligatorio entregar el original de la factura); ser suficiente entregar copia de la misma.
stos son algunos ejemplos: Comerciantes Importadores Prestadores de servicios Ventas a consumidores finales
160
REDEAMRICA MANUAL
Papel qumico como el sobreflex. Boleta del juego de chance.
Las cooperativas de ahorro y crdito. Los organismos cooperativos de grado superior. Las cooperativas multiactivas e integrales por las operaciones financieras. Las instituciones auxiliares del cooperativismo por las operaciones financieras. Los fondos de empleados por las operaciones financieras. Servicios de baos pblicos. Servicios con vnculo laboral. Las enajenaciones y arrendamientos de bienes que sean activos fijos para el enajenante o arrendador y sea un no comerciante. 2.1.3. Documentos equivalentes sustitutivos de la factura
2.1.1. Facturas especiales a) Factura cambiaria. Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, el documento llevar esta denominacin. b)Factura cambiaria de transporte. Es un ttulo valor que el transportador podr librar y entregar o enviar al remitente o cargador. No podr librarse esta factura si no corresponde a un contrato de transporte efectivamente ejecutado. En el momento de la transaccin se entrega la copia al comprador; el original lo conservar el vendedor hasta que se cancele la obligacin. 2.1.2. Casos en los que no se requiere expedir la factura Se excluyen ciertas transacciones econmicas de la obligacin de expedir factura o documento equivalente, ya que en algunos casos, como en el sector bancario, se tienen otros documentos probatorios del ingreso y no se justifica duplicarlos. Se consideran los siguientes casos en los que no hay obligacin de facturar: Los bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compaas de financiamiento comercial. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo. Los distribuidores minoristas de gas natural comprimido. Las personas naturales que enajenen productos agrcolas o pecuarios que no sobrepasen un monto establecido por la organizacin de base en las polticas de desembolsos. El transporte pblico urbano o metropolitano de pasajeros.
La obligacin de facturar puede ser sustituida (en casos excepcionales) con la expedicin del documento denominado equivalente a la factura, el cual se caracteriza por contar con algunos de los requisitos de sta. Segn cada documento son: Los tiquetes de mquinas registradoras. Las boletas de ingreso a espectculos pblicos. Los tiquetes de transporte de pasajeros. Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por establecimientos de educacin, reconocidos por el gobierno nacional. Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago.
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SEGUIMIENTO
UNIDAD
TRES
SEGUIMIENTO
Los extractos expedidos por las sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos de inversin extranjera, fondos mutuos de inversin, fondos de valores y fondos de pensiones y cesantas. Factura electrnica. Venta de productos agrcolas o ganaderos. Loteras, rifas y apuestas. Descuentos por nmina. Contratos de medicina prepagada. Transaccin registrada en las bolsas de valores. Comisionistas de bolsa de valores. Certificado del proveedor por la venta a empresas de comercializacin internacional. Documentos emitidos por entidades de derecho pblico, empresas industriales y comerciales del Estado, empresas de economa mixta donde el Estado posea ms del 50%.
Recibos emitidos por empresas prestadoras de servicios pblicos domiciliarios. Recibos expedidos por las cmaras de comercio y notaras. Cobro de peajes. 2.1.4. Requisitos de los documentos equivalentes Los documentos equivalentes a la factura debern llevar numeracin consecutiva. Cuando se trata de tiquetes expedidos por mquinas registradoras podrn llevar prefijos alfanumricos, alfabticos o numricos; por ejemplo, la factura electrnica y por computador. 2.1.5. Factura electrnica Es un documento computacional que soporta una transaccin de venta de bienes o prestacin de servicios y su transmisin se realiza en forma electrnica desde el computador del vendedor al computador del vendedor. El sistema de facturacin deber numerar en forma consecutiva las facturas y se debern proveer los medios necesarios para su verificacin y auditora.
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3
SOLICITUD
REDEAMRICA MANUAL
DE RECURSO PARA LA OB
Documento para el trmite de pagos que efecta la OB.
3.1.Normas
1. 2. 3. 4. Presupuesto aprobado. Diligenciar la forma de solicitud de recurso. La solicitud no debe presentar enmendaduras o tachones. Toda solicitud deber llevar dos firmas: SOLICITA: Quien elabora la solicitud AUTORIZA: Firma autorizada de la OB 6. 5. Los rubros presupuestales de la solicitud de recurso deben corresponder a la naturaleza del gasto que son aceptados por las polticas de la Red (si es el caso). La solicitud de recurso debe estar soportada por documentos originales a nombre de la OB o con base en el presupuesto aprobado. Soporte que no cumpla este requisito no ser reconocido. Ver requisitos de la factura en reembolso de caja menor. Toda contratacin que se realice con persona natural debe soportarse con un contrato civil de prestacin de servicios, adems de la cuenta de cobro. Las anulaciones debern realizarse el mismo da en que ocurri el error.
7.
8.
163
4
HONOR ARIOS
Remuneraciones al trabajo prestado por una persona natural o jurdica sin que exista contrato laboral y en el que predomina el factor intelectual sobre el puramente material o mecnico. Corresponde a contratos civiles y no generan prestaciones sociales. Incluye honorarios a consultores, auditores, asesores, etc. Es preciso aclarar que los honorarios se pagarn para aquellas actividades excepcionales que no puedan ser desempeadas por alguien que pertenezca a la OB. Siempre que sean prestados por personas naturales, el pago deber soportarse con cuenta de cobro y la copia del contrato. Cuando se trate de personas jurdicas el pago deber soportarse con factura y copia del contrato.
4.1.Normas
1. Todo pago que se realice a persona natural debe ser soportado con los formatos simplificados de contratacin civil de conferencistas, traductores, conciertos, modelos de clases de dibujo, jurados, etc. Para los pagos de conferencias se debe especificar las horas dictadas y el valor de cada una de ellas.
2.
Nota: Ver requisitos de la factura en reembolso de caja menor. No se deben efectuar pagos sin que se haya cumplido la labor.
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MANUEL GUILLERMO GONZLEZ BARRERA DIANA CAROLINA GONZLEZ RUBIO

Programa Construccin de Capacidades Institucionales

7 10 13 29 79 113 115 117 119 149 153

Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE

Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE

Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

UNID AD UNO UNIDAD EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

Programa Construccin de Capacidades Institucionales

Presupuesto, desarrollo de base, proyecto, ingresos, egresos, financiacin, gastos, inversin.

RELACIN ENTRE PRESUPUESTO Y PROYECTO

Objetivos, metas, actividades, requerimientos o concepto de gasto, presupuesto.

CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO Y SUS PRINCIPALES CARACTERSTICAS

PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

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Para qu sirve el presupuesto de un proyecto?

DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE

Formatos de presentacin predefinidos

Plan de cuentas de egresos e ingresos predefinido

Y COFINANCIACIN A PROCESOS ORGANIZATIVOS PARA EL DESARROLLO DE BASE

Relacin beneficio/costo positiva

Realismo al presentar la informacin

PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

Control de ejecucin presupuestal

Oportunidad del flujo de recursos

PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

RELACIN CON LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO

UNID AD DOS UNIDAD MODELO DE PRESUPUESTO

Programa Construccin de Capacidades Institucionales

ENFOQUE Y ASPECTOS BSICOS QUE CONTEMPLA LA ELABORACION DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO

MOMENTO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO

Presupuesto, perodo presupuestal, objetivos, metas, actividades, gastos e ingresos.

Desarrollar habilidades para elaborar oportunamente un presupuesto.

ELABORACIN DEL PRESUPUESTO SEGN RUBROS CONTABLES

Plan de cuentas, subcuentas, financiacin, gastos.

Tasa de cambio, devaluacin, revaluacin, inflacin.

Presentar el presupuesto en la moneda que las entidades de cooperacin utilizan.

Cul es el mejor momento para elaborar el presupuesto?

PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO2

3.1 Definicin de actividades

3.2 Determinacin de requerimientos y rubros de egreso por cada actividad

3.3 Estimacin de egresos por cada actividad

3.4 Definicin y valorizacin de egresos de carcter general, administrativos o indirectos

3.5 Consolidacin de egresos

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

FECHA: FECHA: FECHA:

DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

FECHA: FECHA: FECHA:

3.6 Estimacin y registro de costos de cada actividad

Desarrollo del ejemplo

DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE

Formato Uno diligenciado

26,5 1.325 53 26,5 26,5 13,25 265 265

ELABORADO POR: N.N. REVISADO POR: N.N. AUTORIZADO POR: N.N.

FECHA: Nov 28/04 FECHA: Nov 29/04 FECHA: Dic 1/04

DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE

Formato Dos diligenciado

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

SEGN RUBROS CONTABLES