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Manuales de Calidad

Bajo fundamentos ISO 9000 2005 Control de Documentos

CN Jess Arcila

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SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD


4. REQUISITOS

SISTEMA

5. DIRECCION

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4.1 Requisitos generales 4.2 Requisitos de la documentacin


4.2.2 Manual de calidad 4.2.3 Control de los documentos 4.2.4 Control de los registros

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4.2 Requisitos de la documentacin


4.2.3 Control de los Documentos

Los documentos del SGC DEBEN controlarse (4.2.4) Los registros son un tipo especial de documento y DEBEN controlarse, segn los requisitos del apartado 4.2.4

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Definiciones

DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas INSTRUCTIVO: Descripcin detallada de cmo realizar y registrar las tareas FORMULARIO: documento utilizado para registrar los datos requeridos por el SGC
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4.2.3 Control de los Documentos DEBE establecerse un procedimiento que defina:


Aprobar los documentos antes de su emisin
Los responsables por los procesos necesitan verificar los documentos antes de su emisin. Generalmente se involucra a personas con mucho conocimiento y autoridad en las actividades de verificacin. Es muy comn hacer firmar los documentos a las personas responsables por elaborar y aprobar los documentos
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4.2.3 Control de los Documentos DEBE establecerse un procedimiento que defina: Revisar y actualizar documentos cuando sea necesario
Los procesos y actividades pueden ser actualizados en cualquier momento Es necesario revisar los documentos para verificar que estn adecuados a los procesos y actividades Efectuar la revisin cada anual o bianual
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Revisin, Aprobacin de Documentos

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: CN JESUS ARCILA R ING LUIS REYES ING Marcos Wagner Asesor de Seguridad Asesor Calidad Gerente Calidad FECHA: 15 FEB 2013 FECHA: 18 MAR 2013 FECHA: 19 JUN 2013

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4.2.3 Control de los Documentos DEBE establecerse un procedimiento que defina: Asegurar que se registran los cambios y versin
Es requisito el registrar el nmero de revisin de los documentos Puede emplearse nmeros o letras. Emplear el formato de revisiones y cambios La revisin identifica documentos obsoletos en uso y ayuda a identificarlos
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Fecha de emisin: Nmero de Control: Entregado a: Unidad Funcional:

Revisin:
Fecha de revisin: 15 MAY 2013

REGISTRO DE LAS REVISIONES

No. De Revisin

Fecha

Seccin y Pgina

Tipo y Descripcin del Cambio Responsable por la Realizado Revisin

Responsable por la Aprobacin

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4.2.3 Control de los Documentos DEBE establecerse un procedimiento que defina: Asegurar que las versiones se encuentren disponibles
Una lista maestra de documentos facilita el proceso de distribucin y control de los documentos Todo documento generado debe ser registrado en la lista maestra La lista maestra ayuda a visualizar los documentos que deben estar en cada rea/proceso de la empresa, facilitando su control Cuando una nueva versin de un documento es producida, las reas aplicables reciben un comunicado o el propio documento con copia controlada
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Lista Maestra de Documentos Controlados


N 1 2 3 Cdigo MCPR01 PDOP01 PDOP03 Ttulo Revisin 15JUN2013 12JUN2013 09JUL2013 15JUL2013 N Copia 001 018 028 024 Custodio del Documento PR X X X X AD CP OP LG TR

ITLG14

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Entrega Documentos Controlados


Unidad Funcional: Cargo: Nombre Apellido Firma

1. Documentos vigentes entregados N Cdigo Ttulo Revisin N Copia

2. Documentos obsoletos devueltos N Cdigo Ttulo Revisin N Copia

Controlado por:
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Firma

Fecha entrega
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4.2.3 Control de los Documentos DEBE establecerse un procedimiento que defina: Asegurar que permanecen legibles e identificables
La opcin de formato del documento y su almacenamiento es muy critica en el control de documentos, para continuar legibles e identificables por un largo tiempo En algunas aplicaciones, los documentos puede que sean utilizados en lugares donde su conservacin pueda ser comprometida El documento puede estar en cualquier tipo de formato (electrnico o impreso)
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Formato de Diseo

La redaccin del documento se har en idioma espaol Se emplear hoja tamao carta El texto estar estructurado en prrafos El manual de calidad estar conformado por captulos o secciones La redaccin deber ser clara, sin emplear frases largas, ni tiempos verbales condicionales, ni ambiguas Tipo de letra arial 12 Interlineado de 1,15
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ESTRUCTURA DEL ENCABEZADO

Nombre de empresa y su logotipo Nombre del documento Ttulo de la seccin o captulo Referencia normativa Fecha Nmero de pgina y revisin Identificacin y firmas de elaboracin, revisin y aprobacin
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PROCEDIMIENTO
LOGO EMPROESA ISO 9000:2008 NOMBRE PROCEDIMIENTO

PDCP11

REVISION 0
PAGINA:

FECHA 15 JUN 13
1 DE 4

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: CN JESUS ARCILA R ING LUIS REYES ING Marcos Wagner Asesor de Seguridad Asesor Calidad Gerente Calidad FECHA: 15 FEB 2013 FECHA: 18 MAR 2013 FECHA: 19 JUN 2013

No. De Fecha Revisin

Seccin y Pgina

Tipo y Descripcin del Cambio Realizado

Responsable por Responsable por la la Revisin Aprobacin

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4.2.3 Control de los Documentos DEBE establecerse un procedimiento que defina: Asegurar que documentos externos se identifican y controlan
Documentos de origen externo (aquellos que son producidos fuera de la empresa) y necesarios para garantizar el cumplimiento de los requisitos de los clientes deben ser controlados Implementar lista maestra de documentos externos para su control Verificar a intervalos regulares la versin de todos los documentos de origen externo Los documentos externos pueden incluir documentos de clientes, proveedores, leyes, reglamentos y normas
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Control Documentos Externos


N Unidad funcional Ttulo Tipo documento Periodicidad de emisin Fecha entrada Custodio

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4.2.3 Control de los Documentos DEBE establecerse un procedimiento que defina: Prevenir uso documentos obsoletos e identificarlos
La revisin peridica prev el uso de documentos obsoletos o con versiones mas viejas La organizacin debe ser protegida contra su uso no intencional Si algn documento obsoleto necesita ser mantenido en uso por cualquier razn, entonces deben ser identificados Una Lista Maestra de Documentos facilita el control de los documentos, como las versiones y las reas que necesitan copias controladas, los autores, etc
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4.2.4 Control de los Registros Registro proporciona evidencia de conformidad con los requisitos resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas El procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso, que puede estar documentado o no

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4.2.4 Control de los Registros DEBE establecerse un procedimiento que defina los controles necesarios para:
Identificar los registros

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Contenido del Manual de Calidad

Identificar los registros Establecer el tipo de documento


Manual de calidad Procedimiento documentado Instructivo de trabajo Plan de calidad Formulario Especificaciones Documento externo Registro
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MC PD IT PC FR EP DX RG
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Contenido del Manual de Calidad

Identificar los registros Custodio del documento


Presidencia Administracin Compras Operaciones Logstica Transporte PR AD CP OP LG TR

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Contenido del Manual de Calidad

Identificar los registros Definir el cdigo a emplear


Tipo de documento Unidad Administrativa Numeracin correlativa XX YY 00

XXYY00

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4.2.4 Control de los Registros DEBE establecerse un procedimiento que defina los controles necesarios para:
Identificar los registros Almacenar los registros Proteger los registros Recuperar los registros Retener los registros Disponer los registros
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Contenido de Procedimientos Documentados


Segn ISO 10013 Portada
Ttulo Elaborado, revisado, aprobado Identificacin de cambios

Propsito Alcance Responsabilidad y autoridad Referencias Descripcin de actividades Registros Anexos


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LEONARDO DA VINCI

HE OFENDIDO A DIOS Y A LA HUMANIDAD, PORQUE MI TRABAJO NO TUVO LA CALIDAD QUE DEBIO HABER TENIDO
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