REGLAMENTA LEY 7092 SOBRE CREACION DEL SISTEMA PROVINCIAL DE DOCUMENTACION Y ARCHIVOS (SIPADA).

SALTA, 29 de Septiembre de 2003 BOLETIN OFICIAL, 28 de Octubre de 2003 Vigente/s de alcance general GENERALIDADES CANTIDAD DE ARTICULOS QUE COMPONEN LA NORMA:0003 Sntesis : * REGLAMENTACION DE LA LEY 7092 SOBRE CREACION DEL SISTEMA PROVINCIAL DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO (SIPADA)-PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA PROVINCIA-TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION PUBLICAReglamenta a: Ley 7.092 de Salta

TEMA PATRIMONIO DOCUMENTAL-ARCHIVOS-DOCUMENTOS PUBLICOS VISTO VISTO la Ley 7092 por la que se crea el Sistema Provincial de Documentacin y Archivos (SIPADA), y; Ref. Normativas: Ley 7.092 de Salta CONSIDERANDO CONSIDERANDO: Que en virtud de lo dispuesto por Resolucin Conjunta del Ministerio de Gobierno y Justicia N 235/02, Ministerio de Educacin N 2066/02 y Secretara General de la Gobernacin N 446/02, la Comisin Redactora del Proyecto de Reglamentacin de la norma aludida, efecta la labor encomendada en dichos actos. Que la finalidad de este procedimiento es lograr la organizacin, conservacin y difusin de la documentacin producida por los tres Poderes del Estado, mediante un sistema integrado y coordinado, con el objeto de constituir un eje operativo eficiente de consulta, optimizando la gestin administrativa, el acceso a la informacin y la proteccin del patrimonio documental de la Provincia. Que para ello, se prev que los archivos acten interrelacionados mediante redes tecnolgicas adecuadas para hacer efectivo, recproco y multidireccional el flujo de la informacin. Que asimismo se ha tendido a unificar criterios en cuanto al manejo de la documentacin a fin de lograr eficiencia, economa y efectividad en la administracin del patrimonio documental, dotando al Consejo Ejecutivo de los medios necesarios para ello. Que por otro lado, se han fijado las facultades de las distintas categoras de archivos a los fines de un adecuado tratamiento de la documentacin, durante todo su ciclo vital hasta llegar a la guarda permanente o su eliminacin, conforme la aplicacin de tablas de valoracin. Que teniendo en cuenta el principio general establecido por la Ley, de no extraccin del patrimonio documental del archivo que lo custodia, se han dispuesto estrictos requisitos a los efectos de salvaguardar su integridad. Que al no tratarse de un sistema cerrado se han previsto mecanismos para la elaboracin de convenios para que los archivos, fondos y/o colecciones privadas se adhieran al sistema, logrando as beneficios recprocos tanto para la Provincia como para los adherentes. Que a fin de un correcto entendimiento de la terminologa archivstica se elabor un Glosario que forma parte de la Reglamentacin como Anexo I. Que en los Anexos Ns. II, III, IV, V y VI, que integran el instrumento, se han previsto los procedimientos de utilizacin obligatoria a los efectos de la transferencia, desafectacin, eliminacin y reproduccin de los documentos pblicos. Que la

Comisin Redactora requiri la colaboracin de tcnicos idneos para la elaboracin de los Anexos Ns. VII y VIII, referentes a la infraestructura edilicia y medidas de higiene y seguridad laboral. Que en mrito de los objetivos descriptos precedentemente, procede aprobar el presente Reglamento. Por ello, El Gobernador de la provincia de Salta DECRETA * artculo 1:

Artculo 1 - Aprubase el Reglamento de la Ley 7092 por la que se crea el Sistema Provincial de Documentacin y Archivos (SIPADA), elaborado por la Comisin Redactora designada por Resolucin Conjunta del Ministerio de Gobierno y Justicia N 235/02, Ministerio de Educacin N 2066/02 y Secretara General de la Gobernacin N 446/02. Reglamenta a: * artculo 2: Ley 7.092 de Salta

Art. 2 - El presente decreto ser refrendado por los seores Ministros de Gobierno y Justicia, de Educacin y Secretario General de la Gobernacin. * artculo 3: Art. 3 - Comunquese, publquese en el Boletn Oficial y archvese. FIRMANTES ROMERO - Salm - Fernndez - David. ANEXO A: ANEXO Observaciones generales : CANTIDAD DE ARTICULOS QUE COMPONEN EL ANEXO:0043 CAPITULO I DE LA CREACIN DEL SISTEMA PROVINCIAL DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTACIN Y ARCHIVOS (artculos 1 al 6) * ( Art. 1 de la Ley N 7.092) Facultades artculo 1: Artculo 1. - a) El Sistema Provincial de Administracin de Documentacin y Archivos ( SiPADA) es una organizacin con facultades normativas, ejecutivas, de coordinacin y de asesoramiento; integrando y coordinando operativamente las acciones vinculadas a la documentacin proveniente de los tres (3) Poderes del Estado Provincial y de quienes se adhieran a la Ley N 7.092; estableciendo un flujo eficaz de informacin que sirva a las instituciones gubernamentales, a las intermedias y a los ciudadanos. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.1

* ( Art. 1 de la Ley N 7.092) Objetivos artculo 2:

Art. 2. - EL SiPADA tiene como objetivos: a) Constituirse en un centro operativo eficiente de informacin, optimizando la gestin administrativa y el acceso a la documentacin en los trminos que reglamenta el presente. b) Proteger el Patrimonio Documental de la Provincia. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.1

* ( Art. 2 de la Ley N 7092) Convenios de Adhesin. artculo 3: Art.3. - Los convenios de adhesin al SiPADA deben incluir expresamente en sus clusulas los siguientes contenidos: a) El compromiso por parte del adherente de acatar la normativa emanada del Consejo Ejecutivo. b) En caso de que el Consejo Ejecutivo determine la necesidad de la elaboracin de tablas de permanencia para los archivos, fondos o colecciones a adherirse al Sistema, se dejar establecida dicha circunstancia. La adhesin deber ser aprobada dentro del plazo de sesenta (60) das hbiles, por Resolucin del Consejo Ejecutivo, caso contrario quedar sin efecto. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.2

* (Artculo 2 de la Ley N 1092) Interrelacin e interaccin artculo 4: Art.4. - Los Archivos integrantes del SiPADA actuarn interrelacionados a travs de normas especficas y de una red dotada de recursos tecnolgicos adecuados, para hacer efectivo, recproco y multidireccional, el flujo de informacin documental. Cada Archivo integrante del Sistema deber absorber las erogaciones que demande su propia adhesin. Las normas especficas de interrelacin e interaccin de los miembros del Sistema sern dictadas por el Consejo Ejecutivo. Los Archivos Centrales y Sectoriales debern estar dotados de herramientas informticas que renan como mnimo las siguientes condiciones: a) Ingreso y consulta de documentacin segn las normas ISAD (G) e ISAAR. b) Permitir la incorporacin de campos adicionales a las normas. c) Posibilidad de manejo de usuarios y niveles de acceso. d) Control de expurgo de informacin. e) Control y administracin de los prstamos de informacin. f) Transferencia de documentacin de un Poder a otro. g) Generacin de informacin de control y seguimiento. h) Intercomunicacin a travs de los tres Poderes a fin de alimentar el sistema. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.2

* ( Artculo 3 de la Ley N 7092) Orientacin tcnica y normativa artculo 5: Art.5 . - La orientacin tcnica y normativa emanada de la Coordinacin General de Bibliotecas y Archivos ser impartida a los miembros del SIPADA a travs de su Consejo Ejecutivo, previo tratamiento y aprobacin de stas, de conformidad al mecanismo establecido en su Reglamento Interno. Reglamenta a: * Ley 7.092 de Salta Art.5

(Art. 4 de la Ley N 7092) Obligatoriedad de las normas

artculo 6: Art.6 . - Las normas dictadas por el Consejo Ejecutivo del SiPADA, son obligatorias para todos los integrantes del Sistema. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.4

CAPITULO II DE LA ORGANIZACIN DEL SISTEMA PROVINCIAL DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTACIN Y ARCHIVOS (artculos 7 al 16) * ( Art. 5 de la Ley N 7092) Constitucin del Consejo Ejecutivo artculo 7: Art. 7 . - Los integrantes del Consejo Ejecutivo deben pertenecer al archivo que representen y acreditar idoneidad en la materia, ejerciendo sus funciones ad honorem. La autoridad respectiva efectuar su designacin en el marco de lo dispuesto en el artculo 5 de la Ley 7092. En caso de ausencia de algn integrante del Consejo Ejecutivo, la autoridad del que dependa el archivo, designar un reemplazante, quin deber cumplir con los requisitos descriptos en el prrafo anterior. Los representantes de los archivos adheridos debern acreditarse ante el Consejo Ejecutivo mediante el instrumento correspondiente. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.5

* (Art. 5 de la Ley N 7092) Facultades del Consejo Ejecutivo. artculo 8: Art. 8 .- El Consejo Ejecutivo elaborar y aprobar por resolucin su Reglamento Interno, en un plazo mximo de treinta das hbiles a partir de su constitucin. Sus funciones se ajustarn estrictamente a lo dispuesto por el Artculo 5 de la Ley N 7092 y las que establezca su Reglamento Interno. El Consejo Ejecutivo gestionar un sistema de calidad en concordancia a lo dispuesto por el Decreto N 3062/99 o el que en el futuro lo reemplace. El Consejo Ejecutivo deber respetar las competencias y atribuciones de cada uno de los miembros del sistema, en la elaboracin de las normativas, en especial las que se refieran a transferencia de documentacin. En su carcter de eje operativo de la organizacin y funcionamiento del Sistema, el Consejo Ejecutivo tiene la atribucin de gestionar y celebrar convenios con sistemas similares e instituciones nacionales e internacionales, pblicas y privadas, tendientes a la optimizacin del cumplimiento de sus metas. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.5

Ref. Normativas: Decreto 3.062/99 de Salta * (Inciso a) del Art. 5 de la Ley N 7092) Infraestructura y herramientas de comunicacin artculo 9: Art. 9 .- Cada jurisdiccin de los tres Poderes del Estado deber proveer la infraestructura y las herramientas de comunicacin necesarias para dar cumplimiento a la rutina de conexin entre los integrantes del sistema establecida en el inciso a) del Art. 5. de la Ley 7092. Lo dispuesto en el prrafo precedente no implica intervencin en las acciones, relaciones y convenios con instituciones pares y/o afines establecidas por los integrantes del SiPADA que no se opongan a lo establecido en

la Ley. Toda accin que emprenda el Estado para el establecimiento de rutinas de tramitacin y enlaces de informacin deber ser dada a conocer al Consejo Ejecutivo para evitar la superposicin de procedimientos y proveer a la adecuada administracin de los recursos. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.5

* (Inciso c) del Art. 5 de la Ley N 7092).Tablas de permanencia y seleccin documental. artculo 10: Art.10 .- El Consejo debe requerir la colaboracin del personal tcnico y profesional de las dependencias productoras de documentos de los tres Poderes del Estado, como as tambin de cualquier otra persona que a su criterio resulte idnea para la elaboracin de las Tablas de permanencia y seleccin documental. Estas tablas debern ser elaboradas en un plazo mximo de ciento ochenta das hbiles a partir de la vigencia del Reglamento Interno. Sern aprobadas por resolucin del Consejo Ejecutivo y su aplicacin ser obligatoria. Para los archivos que se adhieran al SIPADA y que por las caractersticas de su documentacin necesiten, a criterio del Consejo Ejecutivo, la elaboracin de tablas de permanencia especiales, el plazo establecido en el prrafo anterior comenzar a computarse a partir de la Resolucin que apruebe su adhesin al SIPADA. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.5

* (Inciso f) del Art. 5 de la Ley N 7092) Resguardo del fondo documental de organismos disueltos o privatizados. artculo 11: Art. 11 .- Las autoridades de las que dependan los organismos disueltos o privatizados debern tomar los recaudos necesarios a los efectos de resguardar su fondo documental, debiendo efectuar la comunicacin correspondiente al Consejo Ejecutivo. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.5

* ( Inciso m) del Art. 5 de la Ley N 7092) Donaciones de documentos. artculo 12: Art. 12 .- El Consejo Ejecutivo aconsejar al Poder del Estado que corresponda, sobre la aceptacin de las donaciones de documentos. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.5

* ( Artculo 6 de la Ley N 7092) Archivos Centrales artculo 13: Art. 13 .- Los Archivos Centrales estn obligados a supervisar la aplicacin de las normas emanadas de la Coordinacin General de Bibliotecas y Archivos a partir de su aprobacin por el

Consejo Ejecutivo. Sern funciones de los Archivos Centrales: a) Recoger, conservar, inventariar, catalogar y servir la documentacin producida por el Poder al que pertenece. b) Recibir de los Archivos Sectoriales de su jurisdiccin la documentacin, de acuerdo al procedimiento y cronograma de transferencia, siguiendo las normativas que a tal fin dicte el Consejo Ejecutivo. c) Transferir la documentacin histrica al Archivo Histrico de Salta, en cumplimiento a lo establecido por las Tablas de permanencia y seleccin de documentos. d) Elaborar y elevar anualmente al Consejo Ejecutivo el cronograma de transferencias documentales en el mbito del Poder al que pertenece. Este cronograma debe incluir las transferencias de los archivos sectoriales y de gestin. e) Aplicar las Tablas de permanencia y seleccin de documento. f) Supervisar que cada Archivo Sectorial cumpla con sus funciones. g) Elevar al Consejo Ejecutivo un informe anual en cumplimiento del Inciso h) del Art. 5 de la Ley que se reglamenta. h) Coordinar con el Consejo Ejecutivo la organizacin y realizacin de cursos de capacitacin y especializacin dirigidos a funcionarios y empleados. El objetivo de los mismos ser la jerarquizacin de la funcin archivstica y la eficiencia de la administracin de archivos. i) Los responsables de los Archivos Centrales debern acreditar capacitacin y probada experiencia en la eficiente administracin de archivos. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.6

* ( Art. 7 de la Ley N 7092). Archivos Sectoriales artculo 14: Art. 14 .- Sern funciones de los Archivos Sectoriales: a) Recoger, conservar, inventariar, catalogar y servir la documentacin producida por la jurisdiccin a la que pertenecen.- b) Recibir la documentacin de los Archivos de Gestin de su jurisdiccin, de acuerdo al procedimiento y cronograma de transferencia.- c) Transferir la documentacin al Archivo Central, en cumplimiento a lo establecido por las Tablas de permanencia y seleccin de documentos .- d) Elaborar y elevar anualmente al Archivo Central del que dependa el cronograma de transferencias documentales, que incluya la transferencia de los archivos de gestin de su jurisdiccin.- e) Aplicar las Tablas de permanencia y seleccin de documentos.- f) Supervisar que cada Archivo de Gestin cumpla con sus funciones. Esta accin deber ser incluida en el reglamento de funcionamiento de los archivos sectoriales, en concordancia con los lineamientos establecidos por cada Poder del Estado. g) Elevar al Consejo Ejecutivo un informe anual en cumplimiento del Inciso h) del Art. 5 de la Ley que se reglamenta. h) Solicitar al Archivo Central la organizacin y realizacin de cursos de capacitacin y especializacin dirigidos a funcionarios y empleados. Reglamenta a: * artculo 15: Ley 7.092 de Salta Art.7

Art. 15 .- Los Archivos de Gestin existirn en Cada Mesa de Entrada. Sern sus funciones: a) Recoger, conservar, inventariar, catalogar y servir la documentacin producida por la jurisdiccin a la pertenece. b) Recibir la documentacin que ingresa a su jurisdiccin. c) Aplicar las Tablas de permanencia y seleccin de documentos y transferir la documentacin al Archivo Sectorial, en cumplimiento de las mismas. d) Realizar el seguimiento de los documentos desde su produccin, evitando la duplicidad de los mismos. e) Elevar al Consejo Ejecutivo un informe anual en cumplimiento del Inciso h) del Art. 5 de la Ley que se reglamenta. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.7

* ( Artculo 8 de la Ley N 7092). Archivo Permanente o Histrico. artculo 16: Art. 16 .- El Archivo Histrico, como instancia final de todo el proceso de transferencia y valoracin de documentacin de los tres Poderes, deber: a) Respetar, hacer cumplir y controlar la aplicacin de las normas del SiPADA.- b) Resguardar de forma racional y eficiente el Patrimonio Documental. c) Recoger, conservar, inventariar, catalogar, y servir la documentacin histrica producida por los tres Poderes del Estado. d) Recibir de los Archivos Centrales la documentacin, de acuerdo al procedimientos y cronograma de transferencia, dando cumplimiento estricto a las normativas que a esos efectos produzca el Consejo Ejecutivo. e) Recibir del Consejo Ejecutivo el cronograma anual de transferencias documentales. f) Controlar en las transferencias documentales recibidas la aplicacin de las Tablas de permanencia y seleccin de documentos. g) Elevar al Consejo un informe anual en cumplimiento del Inciso h) del Art. 5 de la Ley que se reglamenta. h) Coordinar con el Consejo Ejecutivo la organizacin y realizacin de cursos de capacitacin y especializacin en materias de archivologa, conservacin y restauracin de los diversos soportes, e informtica. i) Difundir el Patrimonio Documental de la Provincia a travs de la edicin de ndices y catlogos y la organizacin de actividades de extensin cultural. j) Adecuar la organizacin y funcionamiento del organismo a los compromisos asumidos en la Carta de Servicios y cumplir con los estndares de calidad establecidos por el Estado Provincial. k) El responsable del Archivo Permanente o Histrico deber acreditar capacitacin y probada experiencia en la eficiente administracin de archivos. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.8

CAPITULO III DE LOS ARCHIVOS, FONDOS Y COLECCIONES PRIVADAS (artculos 17 al 18) * (Artculo 9 de la Ley N 7092) Efectos de Adhesin artculo 17: Art. 17 .- Los efectos de la adhesin al SIPADA son los determinados por la Ley 7092, esta reglamentacin y el convenio de adhesin respectivo. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.9

* ( Artculo 11, 12 y 13 de la Ley N 7092 ) artculo 18: Art. 18 .- SIN REGLAMENTAR CAPITULO IV DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA PROVINCIA (artculos 19 al 26) * (Artculo 14 de la Ley N 7092) Medios de conservacin artculo 19: Art. 19.- El Estado Provincial deber proveer a los Archivos de su dependencia, en la medida de sus posibilidades, los medios para la correcta conservacin de los documentos y para el

cumplimiento de sus funciones, entre ellos: a) Infraestructura edilicia con condiciones ambientales y de seguridad adecuadas para la custodia de la documentacin. b) Herramientas tecnolgicas e informtica para la elaboracin de instrumentos de descripcin y bsqueda de datos. c) Instalacin de salas de investigacin. d) Instalacin de servicios de reprografa. e) Instalacin de laboratorio de restauracin. f) Medidas efectivas de higienes y seguridad laboral. g) Recursos para la capacitacin del personal. h) Edicin de publicaciones especficas. i) Recursos para el desarrollo de actividades educativas. j) Medios para la eliminacin documental, ajustados a lo dispuesto en la Ley N 7.070. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.14

Ref. Normativas: Ley 7.070 de Salta * ( Artculo 15 de la Ley N 7092) Declaracin de valor histrico. artculo 20: Art. 20.- El documento, fondo o coleccin privada cuyo propietario no se encuentre adherido al SiPADA, podr ser declarado por el Consejo Ejecutivo de valor histrico. En este caso el Consejo Ejecutivo queda habilitado a gestionar frente al propietario alguna forma de reproduccin o transferencia de la informacin contenida, conviniendo las condiciones y el grado de confidencialidad. Como contrapartida el propietario podr solicitar y recibir en forma gratuita el asesoramiento para el ordenamiento, conservacin y restauracin de documentacin. Si as lo desea, tambin puede acceder a la inclusin de la referencia pertinente en los catlogos producidos por el Archivo Histrico. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.15

* ( Artculo 16 de la Ley N 7092) Extraccin del territorio nacional del Patrimonio Documental. artculo 21: Art. 21.- Los documentos que integren el Patrimonio Documental de la provincia no podrn extraerse del territorio nacional, con las excepciones fijadas por el Art. 16 de la Ley que se reglamenta, es decir, las que estn destinadas a producir efectos en el exterior mediante su difusin y las que deban servir como prueba en asuntos judiciales ante tribunales extranjeros. A estos efectos, en el primero de los supuestos citados, debern cumplirse con el siguiente procedimiento: a) Peticin de prstamo: la entidad peticionante deber solicitar con cuatro meses de anticipacin el prstamo de los documentos dirigindose al Archivo correspondiente o al Consejo Ejecutivo del SiPADA. b) Autorizacin gubernamental: Los documentos podrn salir del Archivo nicamente mediante autorizacin de la mxima autoridad del Poder del Estado del que dependa el Archivo que posee la documentacin solicitada. El Consejo Ejecutivo ser el responsable de tramitar la citada autorizacin. El Archivo podr entregar los documentos peticionados luego de recibir el instrumento de autorizacin correspondiente. c) Trmite para la autorizacin: El trmite ser iniciado por el Consejo Ejecutivo, previo informe del Archivo poseedor de la documentacin solicitada acerca del estado de conservacin de las piezas y del anlisis de las circunstancias y condiciones de exposicin que se prev para las mismas. d) Seguro: Todo documento no declarado de inters histrico que salga de un archivo integrante del SiPADA, salvo cuando el responsable de la organizacin de la accin sea el mismo Sistema, deber estar protegida durante toda la duracin de la estancia fuera del Archivo por una pliza de seguro. El Archivo, en consenso con el Consejo Ejecutivo debe fijar el valor de cada una de las piezas objeto del prstamo. Esta valoracin se incluir en el informe previo a la iniciacin del trmite y en el instrumento de autorizacin. Cuando

se trata de un documento de inters histrico, se tomar como referencia su valor patrimonial con las actualizaciones que correspondan. La entidad solicitante contratar un pliza con una empresa de seguros, que tenga asiento, sede, sucursal o filial en el pas, por el monto indicado. Antes de retirar del Archivo los documentos, la entidad peticionante deber entregar a ste la pliza del seguro. e) Actas de entrega: Los documentos sern retirados del archivo por personal debidamente acreditado, mediante la firma de un acta protocolar de egreso que ser confeccionada por Escribana de Gobierno. En ella se indicar el estado de conservacin de los documentos prestados. f) Duracin del prstamo: Los documentos se prestarn por un trmino de seis meses como mximo, sin excepcin. g) Embalaje y transporte: Los gastos de embalaje y transporte corrern a cargo de la entidad peticionante. El embalaje, realizado por la empresa de transporte o por los mismos solicitantes, deber ser supervisado por personal del archivo prestatario y sujetarse a las indicaciones que determine el Consejo Ejecutivo. h) Reproduccin de seguridad: Todo documento cuyo prstamo haya sido acordado deber ser reproducido por el archivo o la entidad solicitante, antes de su entrega. La reproduccin o el negativo original quedar en poder del archivo con la certificacin correspondiente. Los gastos de reproduccin corrern a cargo de los solicitantes. i) Restauracin: Si fuera preciso realizar algn tipo de restauracin, por el estado de conservacin de los documentos a prestar, la entidad solicitante se har cargo de los gastos. j) Aduana: la entidad organizadora ser responsable de realizar los trmites correspondientes. k) Medidas de conservacin: En caso de exposicin, la entidad peticionante deber garantizar la seguridad y conservacin de los documentos solicitados mediante una vigilancia permanente, adecuados sistemas de deteccin y extincin de incendios, controles ambientales de humedad ( entre 50 y 60 % ), temperatura ( entre 16 y 20 C) y luz (iluminacin artificial indirecta en torno a 50 lux), instalacin de las piezas en vitrinas cerradas con posibilidad de renovacin de aire y sin utilizar elementos punzantes o adherentes que puedan daarlas. En caso de utilizacin judicial de los documentos solicitados, stos debern permanecer en sitios con las mismas exigencias en cuanto a seguridad, humedad, temperatura y luz, y debern ser resguardados por cubiertas de cartulina libres de cidos. El Consejo Ejecutivo podr establecer otras normas de seguridad y conservacin para cada pieza en particular. l) Reproduccin de los documentos: No se podrn reproducir los documentos prestados sin la autorizacin y pago de las tasas correspondientes. El solicitante se comprometer expresamente a no hacer ni utilizar las reproducciones en contra de lo dispuesto en la Ley N 7092 y en la presente Reglamentacin. m) Catlogo de la exposicin: En caso de prstamo de documentos para su exposicin, en el catlogo de la misma constarn claramente los datos del archivo de procedencia de los documentos as como su signatura. Dos ejemplares de este catlogo sern entregados al archivo prestador. n) Devolucin: Concluida la exposicin o utilizacin de los documentos, stos sern devueltos dentro del plazo establecido en el instrumento de autorizacin. Al recibir los documentos y antes de la firma del acta de recepcin, el archivo revisar el estado de conservacin de las piezas devueltas para detectar cualquier deterioro o prdida. Si hubiera alguna observacin al respecto, se incluir en el acta de recepcin y se informar al Consejo Ejecutivo para que ste gestione el cumplimiento de los compromisos de seguridad e integridad asumidos por la entidad solicitante. o) Firma de las condiciones de prstamo por parte de los solicitantes: La entidad solicitante firmar un documento en el que se confirmar el conocimiento de las normas sobre el prstamo y se declarar el compromiso de cumplirlas. Este documento firmado deber estar en poder del archivo antes de la entrega de los documentos. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta

* ( Artculo 17 de la Ley N 7092) Subasta de documentos. artculo 22: Art. 22.- Cuando el Consejo Ejecutivo de oficio o por notificacin, tome conocimiento de la realizacin de la subasta de un documento, deber proceder de inmediato a su anlisis a fin de

determinar su valor histrico y el inters de su adquisicin por parte de la provincia. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.17

* ( Artculo 18 de la Ley N 7092) Falta de partida presupuestaria para la adquisicin de un documento a subastarse artculo 23: Art. 23 .- En el supuesto de que el Estado no cuente con partida presupuestaria suficiente para la adquisicin del documento, se podr aplicar el procedimiento dispuesto en el artculo 20 de esta reglamentacin. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.18

* (Artculo 19 de la Ley N 7092) artculo 24: Art. 24 .- SIN REGLAMENTAR. * ( Artculo 20 de la Ley N 7092) Prstamos de documentacin dentro del territorio nacional. artculo 25: Art. 25 .- Los prstamos de documentacin dentro del territorio nacional se debern ajustar a lo establecido en el Anexo N VI que forma parte de la presente reglamentacin Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.20

* ( Artculo 21 de la Ley N 7092) artculo 26: Art. 26 .- SIN REGLAMENTAR CAPITULO V DE LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIN PUBLICA (artculos 27 al 28) * ( Artculo 22 de la Ley N 7092) Transferencia de documentacin artculo 27: Art. 27 .- La transferencia de documentacin de un archivo a otro deber realizarse siguiendo el procedimiento del Anexo respectivo que forma parte de la presente reglamentacin. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.22

* ( Artculo 23 de la Ley N 7092) artculo 28:

Art. 28 .- SIN REGLAMENTAR CAPITULO VI DE LA DESAFECTACIN, ELIMINACIN Y REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS PBLICOS (artculos 29 al 33) * ( Artculo 24, 25 y 26 de la Ley N 7092) Desafectacin de documentos. artculo 29: Art. 29 .- Todos los aos cada uno de los archivos Central y Sectorial elevar al Consejo Ejecutivo - mediante una planilla descriptiva -, la propuesta de la documentacin a desafectar, de acuerdo a lo establecido en las Tablas de permanencia y seleccin documental, con los siguientes datos: Tipo Documental. Organismo productor. Resumen de contenido. Fechas extremas. Tipo de muestreo a realizar. Es facultad del Consejo Ejecutivo desafectar la documentacin. Pudiendo requerir al archivo que propone la eliminacin documental la informacin complementaria que considere necesaria. Podr convocar a especialistas de las materias sobre las que date la documentacin, a fin de que colaboren en la evaluacin preliminar para la desafectacin. Una vez cumplimentados estos pasos, el Consejo elevar el expediente a la autoridad mxima de la que depende el archivo que propone la eliminacin documental para que sta produzca el instrumento legal de autorizacin de la eliminacin. La eliminacin material de los documentos deber realizarse con mtodos que no daen el medio ambiente y que destruya completamente la informacin contenida en papel o en cualquier otro tipo de soportes. El procedimiento de eliminacin deber ser supervisado por el Consejo Ejecutivo y por un notario perteneciente al Cuerpo de Escribana de Gobierno que labrar un acta, dando por concluido el expediente, el que ser archivado por el Consejo Ejecutivo. El archivo solicitante y responsable de la eliminacin material de los documentos deber llevar un registro general de la documentacin destruida, el que deber estar a disposicin del pblico para su consulta y constar con los siguientes datos: a) Nmero de orden de salida b) Fecha de salida de los documentos del archivo c) Nmero de registro general de entrada d) Organismo productor e) Identificacin de la documentacin f) Fechas extremas de la documentacin g) Nmeros de unidades de conservacin egresadas h) Localizacin topogrfica i) Causa de la baja j) Observaciones Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.24 al 26

* ( Artculo 27 de la Ley N 7092) Resguardo de los documentos originales artculo 30: Art. 30 .- La documentacin que integre el Patrimonio Documental del Estado no podr ser sustituida, con excepcin de lo dispuesto por el Art. 30 de la Ley que se reglamenta. La sustitucin de un original por una copia para su sustraccin o venta constituye una violacin a la Ley N 7092. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.27

* ( Artculo 28 de la Ley N 7092) Reproduccin para sustitucin del documento artculo 31: Art. 31.- La autorizacin de la reproduccin de documentos con fines de sustitucin por los motivos expuestos en el Art. 28 de la Ley que se reglamenta, ser facultad de cada archivo, el que deber dejar constancia mediante acta de las causales que motivaron la sustitucin.

Reglamenta a:

Ley 7.092 de Salta Art.28

* ( Artculo 29 de la Ley N 7092) SIN REGLAMENTAR artculo 32: Art. 32 .- ( Artculo 29 de la Ley N 7092) SIN REGLAMENTAR * ( Artculo 30 de la Ley N 7092) Destruccin fortuita de documentos originales artculo 33: Art. 33 .- En caso de destruccin fortuita de documentos originales, sus copias adquirirn el valor de aquellos, sin perjuicio de la aplicacin de las leyes especficas en la materia. En este supuesto cada archivo deber dejar constancia mediante acta certificada de las causales que motivaron la destruccin y el responsable del archivo elevar al Consejo Ejecutivo el informe respectivo. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.30

CAPITULO VII DISPOSICIONES TRANSITORIAS (artculos 34 al 38) * ( Artculo 32 de la Ley N 7092) Seleccin documental para su eliminacin artculo 34: Art. 34.- Hasta que se constituya el Consejo Ejecutivo y entren en vigencia las tablas de permanencia, la Direccin de Archivo Central del Poder Ejecutivo podr por nica vez en el plazo mximo de un (1) ao, efectuar la seleccin documental y presentar a cada Poder las nminas resultantes, a los efectos de eliminar la documentacin que carezca de valor histrico y/o jurdico, que registre como mnimo veinticinco (25) aos desde su ingreso al archivo. A tal fin la Direccin de Archivo Central solicitar la designacin de un representante de cada Poder del cual dependa el organismo y del Archivo Histrico para que participe en el proceso de seleccin. A los diez (10) das corridos de formulado tal requerimiento, se iniciar el proceso de seleccin con los representantes presentes. Si mediare oposicin por parte de alguno de los Poderes u organismos sealados, en los treinta (30) das corridos desde la recepcin de los listados por parte de los organismos mencionados en la ley, se proceder de conformidad a lo solicitado por ellos. En caso de no mediar respuesta o no habiendo observaciones, se publicar la lista respectiva, excepto las causas penales o las de reserva obligatoria, por tres (3) das en el Boletn Oficial y el diario local de mayor circulacin, en la que se har constar la fecha y hora en que se practicar la incineracin y/o destruccin y reciclado de la documentacin, tipo de la misma, fecha de ingreso al archivo y los datos que se consideren necesarios para su identificacin. Reglamenta a: * artculo 35: Art. 35 .- ( Artculo 33 de la Ley N 7092) SIN REGLAMENTAR * ( Artculo 34 de la Ley N 7092) Oposicin de particulares artculo 36: Ley 7.092 de Salta Art.32

Art. 36 .- Los particulares que soliciten la exclusin de un documento del listado de eliminacin, requiriendo o no su guarda, debern presentar dentro de los quince (15) das corridos a contarse desde la ltima publicacin, una nota a la Direccin de Archivo, indicando los motivos de su pedido. La presentacin y la documentacin respectiva sern reservadas hasta que el Consejo Ejecutivo se constituya y resuelva la cuestin. Tanto en el caso en que se decida la entrega del documento al particular para su guarda como en el caso en que se excluya el documento del expurgo disponindose su guarda permanente en el Archivo Histrico, se deber labrar un Acta con intervencin de Escribana de Gobierno. Reglamenta a: Ley 7.092 de Salta Art.34

* ( Artculo 35 de la Ley N 7092) Eliminacin de documentacin artculo 37: Art. 37 .- Transcurridos quince (15) das corridos desde la ltima publicacin, se proceder a la incineracin y/o destruccin y reciclado de la documentacin que no haya sido observada. Reglamenta a: * artculo 38: Art. 38 .- ( Artculo 36 de la Ley N 7092) SIN REGLAMENTAR CAPITULO VIII DISPOSICIONES FINALES (artculos 39 al 43) * artculo 39: Art. 39 .- ( Artculo 37, 38, 39 y 40 de la Ley N 7092) SIN REGLAMENTAR * Fichas de Diagnstico artculo 40: Art. 40 .- A fin de poner en funcionamiento el sistema, cada archivo deber elaborar su diagnstico de conformidad a las fichas del Anexo N IX. * Facultades Residuales del Consejo Ejecutivo artculo 41: Art. 41.- Toda circunstancia no contemplada en la presente ser resuelta por el Consejo Ejecutivo. * Representantes del Poder Legislativo ante el Consejo Ejecutivo. artculo 42: Art. 42.-Hasta la creacin del Archivo Central del Poder Legislativo, ste integrar el Consejo Ejecutivo con un representante del Archivo de la Cmara de Diputados y otro del Archivo de la Ley 7.092 de Salta Art.35

Cmara de Senadores. * Anexos artculo 43: Art. 43 .- Los Anexos I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, y IX forman parte de la presente reglamentacin y su utilizacin es de carcter obligatorio para los procedimientos en ellos previstos. ANEXO B: ANEXO N 1 GLOSARIO Observaciones generales : CANTIDAD DE ARTICULOS QUE COMPONEN EL ANEXO:0001 * artculo 1:

Accesibilidad - Posibilidad de consultar los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivstico y su estado de conservacin. Acondicionamiento- Conjunto de operaciones materiales derivadas de la organizacin de un fondo ( ordenacin fsica, signaturado, sellado, foliacin) que dan como resultado la formacin de las unidades de instalacin. Archivar- Conjunto de operaciones intelectuales y fsicas que componen las diferentes fases del tratamiento archivstico propias de cada uno de los tipos de archivo, segn la etapa del ciclo vital de los documentos. Dar por terminado un expediente o asunto dentro de procedimiento administrativo o judicial, es decir, transferido al archivo. Archivo - Conjunto orgnico de documentos, producido y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas, que estn al servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura y la gestin administrativa. Local donde se conservan y consultan los conjuntos orgnicos de documentos. Institucin cultural donde se renen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan la documentacin producida, tanto de valor administrativo como con valor cultural. Archivo Central - Archivo que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismo, una vez finalizado su trmite y cuando su consulta no es constante. Archivo de Gestin - Archivo de la oficina que rene su documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas. Archivo Histrico - Archivo que recibe desde el archivo central la documentacin que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de su eliminacin por parte de los responsables de la calificacin de los documentos de la entidad. Archivo Sectorial - Archivo que recibe la archivala de los archivos de gestin de una seccin del organigrama, transfiriendo la documentacin cuando finaliza su vigencia y no es necesaria su permanente consulta. Asiento - Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin de un instrumento de consulta. (Sinnimo de registro).

Auxiliar de descripcin - Ver instrumento de descripcin. Caja - Unidad de instalacin, generalmente en formato normalizado, realizada en cartn con PH neutro o en cualquier otro material que permita la adecuada conservacin de los documentos. Catlogo - Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto especfico, se describen unidades documentales relacionadas por su autor en razn de una afinidad temtica, cronolgica, o formal o por otro criterio subjetivo predeterminado. Ciclo Vital - Etapas que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestin hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histrico. Clasificacin - Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organizacin, dentro de la fase del tratamiento archivstico denominada identificacin. Coleccin - Reunin artificial de documentos que, no manteniendo relacin orgnica entre s, presentan alguna caracterstica comn; es decir que fueron retirados del fondo al que pertenecen naturalmente, para integrar otro conjunto de documentos con fines especficos. Conservacin - Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar la preservacin o prevencin de posibles alteraciones fsicas en los documentos y la restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido. Conservar - Instalacin adecuadas de los documentos. Cuadro de Valoracin y seleccin (Tabla de permanencia)- Instrumento resultante de la fase de valoracin que precisa los documentos que se deben conservar y los que se deben eliminar al final de un periodo determinado especificando el procedimiento concreto en que se ha de realizar. Depsito - Conjunto de espacios destinados a la conservacin de documentos en una institucin archivstica Repositorio. Desafectacin - Aprobacin de la seleccin de documentos que se eliminarn. Descripcin - Fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y el acceso a los fondos documentales y colecciones de los archivos. Descriptor - Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripcin, proporciona informacin sobre archivos, fondos o series. Difundir - Servir la informacin contenida en los documentos a la administracin y a los ciudadanos. Difusin - Funcin archivstica fundamental cuya finalidad es promover y generalizar la utilizacin de los fondos documentales de los archivos, y hacer partcipe a la sociedad del papel que desempean los archivos en ellas. Servicio de la informacin que contienen los documentos. Documento de archivo - Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones propias de las personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal.

Edades de los documentos - Ver ciclo vital. Eliminacin - Procedimientos archivstico que consiste en la identificacin de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoracin. Destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constituido o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos. Expurgo - Ver Eliminacin, Seleccin. Facsmil- Reproduccin fidedigna de un original generalmente por procedimientos mecnicos, que recogen sus aspectos formales. Fechas extremas - Fechas que indican el momento de inicio y conclusin de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedentes o prueba. Foliacin - Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. Fondo - Conjunto de documentos, cualquiera sea su formato o soporte, producidos orgnicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones de ese productor. Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias. Identificacin - Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y achivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Instalacin - Ubicacin de las unidades de conservacin en el depsito previa organizacin del espacio. Conjuntos de medios fsicos dispuestos para la adecuada conservacin de los documentos. Instrumento de descripcin - Descripcin o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos. Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripcin, proporciona informacin sobre archivo/s, fondo/s, o serie/s. Son instrumentos de descripcin: las guas, inventarios, catlogos e ndices. Inventario - Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organizacin y que, por motivos de localizacin se encuentran fraccionadas en unidades de instalacin. El inventario recoge una introduccin histrica explicativa de la evolucin del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificacin del fondo descrito y sus asientos recogen la signatura de la unidad de instalacin, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Ordenacin - Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin, que consiste en establecer, secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras y grupos definidos en la clasificacin. Se encuentra, dentro de la fase del tratamiento archivstico denominada identificacin. Ordenacin fsica - Operacin, dentro del acondicionamiento, que refleja en las unidades

documentales y de instalacin la secuencia establecida por la ordenacin intelectual. Organismo productor - Persona fsica o jurdica, pblica o privada, que en el ejercicio de sus competencias genera un fondo o un conjunto de fondos. Organizacin - Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y ordenacin, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un fondo. Organizar - Clasificar y describir los documentos. Patrimonio documental - Documentos de cualquier poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su funcin por cualquier organismo o entidad de carcter pblico, por las personas jurdicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades pblicas y por las privadas, fsicas o jurdicas, gestoras de servicios pblicos en lo relacionado con la gestin de dichos servicios. Plazo precaucional - Perodo durante el cual se mantiene en suspenso la decisin de eliminar una serie documental, pese a la prdida de sus valores primarios, ante la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa. Recoger - Recibir y controlar los documentos. Repositorio- Ver Depsito. Reproduccin de documentos - Conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnologa en distintos soportes. Rescatar - Procedimiento tendiente a salvar documentos destinados a su destruccin, venta, etc, que por su valor merecen ser conservados. Seleccin - Operacin intelectual y material de localizacin de las fracciones de series que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoracin. Serie - Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento. Servir - Acto de difusin consistente en poner el documento a disposicin del usuario para su consulta. Signatura topogrfica - Numeracin correlativa por la que se localizan todas las unidades de instalacin en un depsito o repositorio. Soporte - Material fsico en el que se registra la informacin (papel, pergamino, papiro, cintas, discos magnticos, pelculas fotogrficas, discos informticos, etc.) Tabla de permanencia - Ver Cuadro de valoracin y seleccin. Testigo - Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de instalacin desplazada de su colocacin habitual, en el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida. Tipo documental - Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una

competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos. Transferencia - Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. Unidad de instalacin - Agrupacin de unidades documentales homogneas destinadas a su colocacin en los depsitos ( cajas, carpetas, legajos, etc). Unidad documental - Elemento indivisible de una serie documental, constituido por uno o varios documentos, que formen un expediente. Valor Administrativo - Valor que posee un documento para la Administracin de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor Histrico - Valor que posee un documento como fuente primaria para la Historia. Valor Jurdico - Valor reconocido a un documento por las normas vigentes. Valor Permanente - Ver Valor Histrico. Valoracin - Fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total o parcial. ANEXO C: A N E X O II TRANSFERENCIA REGULAR U ORDINARIA DE DOCUMENTOS EGRESO DE LA DOCUMENTACIN Observaciones generales : CANTIDAD DE ARTICULOS QUE COMPONEN EL ANEXO:0001 * artculo 1:

La transferencia y la eliminacin son los motivos por los que los documentos egresan en forma definitiva de los Archivos. El proceso de transferencia debe ser ejercido por los Archivos de Gestin, Sectoriales y Centrales, sujetndose al siguiente procedimiento: A. Planificacin de transferencias El primer da hbil del mes de noviembre de cada ao, los responsables de los Archivos Sectoriales presentarn la planificacin al Archivo Central del que dependan para su anlisis, autorizacin e insercin en la planificacin de su mbito. Esta planificacin deber contener los datos previstos en el inciso B de este anexo. El cronograma deber incluir las transferencias de los Archivos de Gestin, Sectoriales y Centrales de cada Poder. Los Archivos Centrales seguirn el mismo procedimiento y elevarn la planificacin anual de transferencias al Consejo Ejecutivo el primer da hbil de diciembre de cada ao.

El Consejo dentro de los diez (10) das corridos deber analizar los cronogramas y comunicar las observaciones que estime pertinentes, al archivo correspondiente, a fin de su acatamiento. La planificacin anual de transferencias deber ser aprobada y comunicada por el Consejo Ejecutivo, antes del 20 de diciembre de cada ao, a los Archivos Centrales, a los Sectoriales y a los de Gestin. Los archivos remitentes debern dar prioridad absoluta en sus remesas a la documentacin ms antigua cuya transferencia deber realizarse antes que la de las series documentales cronolgicamente posteriores. No podrn transferirse unidades compuestas en forma incompleta, sin efectuar las salvedades necesarias. Tampoco podrn enviarse documentos sueltos pertenecientes a unidades remitidas con anterioridad sin efectuar los trmites previstos en el Anexo III. Si los archivos receptores advierten lagunas en las fracciones cronolgicas de las series documentales enviadas con anterioridad, debern exigir al archivo remitente el completamiento de la remesa. En ningn caso podr realizarse una transferencia documental fuera del cronograma establecido y autorizado por las autoridades competentes. El correcto cumplimiento del cronograma es responsabilidad de los jefes o encargados de los archivos de los remitentes y receptores. B. El proceso de transferencia Los archivos remitentes debern seleccionar la documentacin a transferir, de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Permanencia y elaborar las planillas respectivas. Cada Archivo Sectorial elaborar su planificacin, la que incluir los siguientes datos: a)El cronograma anual por el cual asignar a cada Archivo de Gestin un turno para la remisin de los documentos. b)La series documentales, fechas topes y volumen de la remisin. c)El estado de conservacin general de los documentos. d)El detalle de la cantidad de cajas y bolsas de polipropileno solicitadas por los archivos de gestin. Los Archivos Centrales harn lo propio cumpliendo los mismos requisitos. La frecuencia de las transferencias a realizar por cada Archivo no debe ser mayor de doce meses. Cada Archivo Sectorial debe gestionar ante la unidad de organizacin de la que dependa, la provisin del material necesario para las transferencias y remitir las provisiones a los Archivos de Gestin, de acuerdo a lo solicitado por stos en la planificacin de transferencias. El material deber tener las caractersticas establecidas por el Consejo Ejecutivo. C. Remisin de la documentacin Cumplido el plazo de permanencia reglamentaria en el Archivo de Gestin, la documentacin ser remitida al Archivo Sectorial para su guarda, de acuerdo a lo establecido en las Tablas de valoracin y en las fechas previstas en el cronograma.

De igual modo procedern los Archivos Sectoriales con los Archivos Centrales, y stos respecto del Histrico. Cada archivo debern organizarse internamente a fin de cumplir en tiempo y forma la transferencia, consistente en la seleccin, utilizando las Tablas de Permanencia, la preparacin de la documentacin, la provisin, de cajas normalizadas y bolsas de polipropileno y el transporte al archivo receptor. D. Preparacin de los documentos a transferir La preparacin de los documentos a transferir ser efectuada por cada uno de los archivos remisores, los que debern: a)Comprobar que los documentos estn debidamente organizados segn la estructura orgnica y funcional de la unidad productora y la ordenacin que corresponda dar a la documentacin. b)Comprobar que no falte ningn documento. c) Eliminar duplicados. Las nicas fotocopias admitidas son las legalizadas o autenticadas. d)Eliminar minutas y borradores de trabajo que carezcan de valor documental. e)Quitar todos los elementos que puedan ser perjudiciales para la conservacin del papel, como carpetas plsticas o elementos metlicos, gomillas, clasificadores, ganchos de metal, etc. y, si fuera necesario, coserlos o reemplazarlos por bolsa de polipropileno que sern provistas por el Archivo Sectorial. f)Individualizar cada expediente o legajo en una carpeta normalizada de cartulina, en cuya solapa debe constar el asunto, los documentos que contienen y las fechas topes (inicio y conclusin de la tramitacin que contiene). g)Controlar que todas las unidades de instalacin (caja o libros), contengan la documentacin foliada y en perfecto orden. La responsabilidad de la documentacin faltante recaer sobre el archivo remitente. Ordenacin de cajas La documentacin revisada deber ser ubicada en cajas de formato normalizado, las que sern suministradas por el archivo Sectorial correspondiente -conforme al tamao y caractersticas definidas por el Consejo Ejecutivo -, ajustndose a las siguientes pautas: a)La cantidad de documentacin que se coloque en cada caja depender del volumen de las unidades documentales, procurando que no quede excesivamente llena -lo que dificultara su cierre y obstaculizara su manejo-, ni que queden resquicios por los que pudiese introducirse el polvo; del mismo modo se procurar que la caja no quede excesivamente vaca. b)Debe evitarse que los expedientes o cualquier otro tipo documental compuesto quede dividido en dos cajas. Si esto ocurriera deber sealarse claramente mediante testigos ( cartel que indique que el legajo "n" contina en la caja "x"). c)Cada caja deber tener un nmero correlativo claramente visible que ser el que permita

indentificarla. Este nmero deber consignarse en el remito, en el apartado correspondiente al nmero de orden, comenzando siempre en cada transferencia por el nmero uno. d)El envo deber incluir todos los instrumento de descripcin ( ficheros, ndices, inventarios, registros), relativos a la documentacin que se remite y cuya consignacin debe cumplimentarse en el remito. Remitos Las transferencias se formalizarn a travs de los remitos, cuyos modelos de formularios debern ser provistos por el Consejo Ejecutivo. Deben llenarse todos los formularios de remitos, aunque el archivo correspondiente no transfiera el tipo de documentacin correspondiente a uno o ms modelos de remitos, en cuyo caso se consignar la leyenda " sin documentacin a transferir". Los remitos se cumplimentarn en dos soportes: 1. En papel, por duplicado, debiendo ser rubricado por el responsable del archivo que transfiere y por personal autorizado del archivo que recibe, quedando un ejemplar para cada archivo. 2. En soporte informtico (diskette o va correo electrnico), para facilitar el ingreso y registro de la documentacin en el Archivo receptor. 3. En el mismo soporte informtico se adjuntar un archivo conteniendo la base de datos de las fichas de catalogacin de los documentos transferidos para no volver a hacerlas en el archivo receptor. El archivo receptor deber revisar los remitos enviados por el archivo remitente (cinco das antes de al fecha de transferencia) y, si es necesario, realizar las observaciones pertinentes. Estos remitos debern ser devueltos al archivo remitente cuarenta y ocho (48) horas antes del traslado de la documentacin, con la especificacin del visto bueno o de las observaciones realizadas. El personal del archivo receptor verificar, junto con el personal del archivo remitente que la documentacin recibida coincida con el detalle del remito, as como su correcto acondicionamiento y estado de conservacin. En su caso, el responsable de la recepcin sellar y firmar en conformidad los dos ejemplares del remito, en los que asentar el recibo del mismo en soporte informtico, guardando el original y entregando la copia al personal del archivo remitente. Los casos excepcionales en los que no se pueda concretar la transferencia de acuerdo al presente procedimiento, con causas debidamente justificadas, sern resueltos por el Consejo Ejecutivo. Los remitos deben archivarse foliados y son de guarda permanente. ANEXO D: ANEXO III TRANSFERENCIA EXTRAORDINARIA PARA EL COMPLETAMIENTO DE SERIES YA ARCHIVADAS Observaciones generales : CANTIDAD DE ARTICULOS QUE COMPONEN EL ANEXO:0001 * artculo 1:

Cuando sea necesario efectuar una transferencia extraordinaria de documentacin aislada que no se haya transferido normalmente junto con la unidad compuesta o con la serie a la que pertenece, deber seguirse el procedimiento previsto en el Anexo II. Por su carcter extraordinario, se deber informar en el apartado " Observaciones " del formulario del remito, que esa transferencia completa una unidad compuesta o una serie ya archivada. El responsable del Archivo remitente programar esta transferencia dentro de las fechas previstas en el cronograma anual. ANEXO E: ANEXO IV TRANSFERENCIA REGULAR Y ORDINARIA A LOS ARCHIVOS INGRESOS DE DOCUMENTACIN A LOS ARCHIVOS Observaciones generales : CANTIDAD DE ARTICULOS QUE COMPONEN EL ANEXO:0001 * artculo 1:

A.Instalacin Previo cumplimiento del procedimiento establecido en el Anexo II, se proceder a recibir la documentacin transferida y se la acondicionar para su mejor conservacin verificando: 1.Que no contengan elementos dainos o extraos como carpetas de plstico, clips metlicos o gomillas. 2.Que no hayan fotocopias sin legalizar o autenticar. 3.Que no hayan minutas o borradores de trabajo que carezcan de valor documental. Posteriormente se colocar la documentacin en las unidades de instalacin correspondientes (caja archiveras), respetando estrictamente el orden en que fue entregada por el Archivo de Gestin, y se proceder a su incorporacin al Archivo mediante los siguientes pasos: a) Identificacin de las unidades de instalacin segn el fondo, serie, subserie y tipo documental al que pertenezca, colocando una etiqueta o rtulo en el lomo, en la que tambin se especificarn las fechas topes. b) Asignacin de su ubicacin fsica, la que ser debidamente registrada tanto en la etiqueta del lomo de la caja, como en la base de datos. c)Instalacin de las cajas en las estanteras: se llevar a cabo respetando la ubicacin y el orden ya asignado a los tipos documentales. d) Actualizacin de la base de datos del Archivo, mediante la carga de los remitos en soportes informtico entregados por el sector que transfiri la documentacin. B. Actualizacin del Descriptor General Luego de la aceptacin de la transferencia mediante la firma y sello del remito de papel, se foliar este ltimo y se lo incorporar a una carpeta habilitada para este fin. Actualizada a la base de datos, se proceder a imprimir las pginas con los nuevos datos, las que se incorporarn al Descriptor del fondo, serie o subserie correspondiente. El mantenimiento de la base de datos estar a cargo del sector competente de la unidad de organizacin de la que dependa cada archivo; las copias de seguridad de la misma, ser responsabilidad del propio archivo y debern llevarse a cabo una vez al ao. C. Completamiento de las series ya archivadas Cada doce meses, cada archivo realizar un control de la integridad los fondos, series y subseries archivadas. En caso de que se observe algn vaco se solicitar su remisin al archivo correspondiente, el que deber realizar la remesa en el prximo turno asignado, segn la metodologa de transferencia ordinaria, aclarando en la casilla de Observaciones del remito que se trata del completamiento de una serie. El procedimiento de esta transferencia extraordinaria ser idntico al de las remesas ordinarias. OTRAS MODALIDADES DE INGRESO DE DOCUMENTACIN A LOS ARCHIVOS Adems de las transferencias regulares u ordinarias, el ingreso de documentos a los archivos puede obedecer a: a)Adquisicin de documentos por el Estado. b)Donacin o legajo aceptados por el Estado. c)Expropiacin de documentos. d)Depsito o comodato de documentos de propiedad privada o de otras administraciones pblicas. e) Por cualquier otra causa prevista en el ordenamiento jurdico vigente. Estas modalidades de ingreso generarn un expediente, que debe acompaar a la documentacin en cuestin y debe permanecer en posesin del archivo en el que ingresen los documentos adquiridos, donados, expropiados, etc.

ANEXO F: ANEXO V ELIMINACIN DE LA DOCUMENTACIN Observaciones generales : CANTIDAD DE ARTICULOS QUE COMPONEN EL ANEXO:0001 * artculo 1:

La eliminacin de documentos deber practicarse conforme a las Tablas de Permanencia y ser ordenada exclusivamente por las mximas autoridades de los Poderes del Estado. Las Tablas de Permanencia debern incluir la siguiente informacin referente a los documentos que conforman cada fondo, serie y subserie: 1. El tiempo que debe permanecer en cada archivo (de gestin, sectorial y central ) especificando si ser transferido o si se indica su destruccin. 2. El plazo precaucional, es decir el tiempo que el documento debe permanecer guardado en el Archivo Central a fin de ser consultado. 3. Si debe ser conservado en forma permanente, en cuyo caso debe ser transferido al Archivo Histrico. A. Procedimiento de desafectacin de los documentos seleccionados Para su destruccin Todos los aos, cada archivo Central y Sectorial elevar al Consejo Ejecutivo - mediante una planilla descriptiva-, la propuesta de la documentacin a desafectar, de acuerdo a lo establecido en las Tablas de permanencia y seleccin documental, con los siguientes datos: a) Expresin de asignaturas; b) Tipo Documental; c) Organismo productor; d) Resumen de contenido; e) Fechas extremas; f) Tipo de muestreo a realizar. El Consejo Ejecutivo podr requerir al archivo que propone la eliminacin documental, la informacin complementaria que considere necesaria y se expedir al respecto. En la evaluacin preliminar para la desafectacin de los documentos, el Consejo Ejecutivo podr convocar a especialistas de las materias que involucran la documentacin, para prestar su asesoramiento y dictamen al respecto. Cumplimentados estos pasos, el Consejo elevar el expediente a la autoridad mxima de la que depende el archivo que propone la eliminacin documental para que sta produzca el instrumento legal de autorizacin de la eliminacin. Los particulares que se opongan a la destruccin de un documento, que se encuentre en un listado de documentos a eliminar, debern solicitar su exclusin al Consejo Ejecutivo correspondiente, requiriendo o no su guarda, indicando los motivos de su pedido. El Consejo deber expedirse dentro de los quince das hbiles de recibida la peticin, ordenando la entrega del documento al particular o la exclusin del mism del listado de documentos a eliminar y su guarda en el Archivo Histrico. En ambos casos se deber labrar un Acta con intervencin de Escribana de Gobierno. Los Archivos de Gestin, carecen de facultades para eliminar documentos originales, debiendo comunicar al Archivo Sectorial correspondiente el detalle de la documentacin a eliminar en el remito correspondiente. Si el Archivo Sectorial as lo autoriza, el Archivo de Gestin proceder a enviar en la misma fecha en que realice la transferencia ordinaria, la documentacin seleccionada para su eliminacin. El Archivo Sectorial, previo cumplimiento de los recaudos exigidos por la Ley N 7092 y su reglamentacin, proceder a eliminar la documentacin recibida del Archivo de Gestin, conjuntamente con la documentacin seleccionada de ese archivo. Para llevar a cabo este procedimiento, el Archivo Sectorial deber: a) Corroborar en las Tablas de Valoracin la indicacin de la eliminacin informada. b) Deber devolver el remito al Archivo de Gestin remitente donde constar expresamente su conformidad u objecin total o parcial a la indicacin de eliminacin de la documentacin. c) En caso de haber dado la conformidad, deber recibir la documentacin consignada e incorporarla a la planilla que elevar al Consejo Ejecutivo para su desafectacion y posterior eliminacin. B. Procedimiento de eliminacin de los documentos La eliminacin deber realizarse con mtodos que no daen el medio ambiente y que destruyan completamente la informacin contenida en papel o en cualquier otro tipo de soportes. El procedimiento de eliminacin deber ser supervisado por el Consejo Ejecutivo y un notario perteneciente a Escribana de Gobierno, quien labrar un acta, dando por concluido el expediente, el que ser archivado por el Consejo Ejecutivo. El archivo solicitante y responsable de la eliminacin documental deber llevar un registro general de la documentacin destruda, el que deber constar

con lo siguiente: a) Nmero de orden de salida; b) Fecha de salida de los documentos del archivo; c) Nmero de registro general de entrada; d) Organismo productor; e) Identificacin de la documentacin; f) Fechas extremas de la documentacin; g) Nmero de unidades de conservacin egresadas; h) Localizacin topogrfica; i) Causa de la baja; y j) Observaciones. Una vez cumplimentada la destruccin, el archivo deber elevar una copia firmada y sellada del remito emitido por el sector que hizo la transferencia indicando su conformidad, y comunicar la eliminacin al Jefe del Archivo de Gestin remitente. El original del remito deber ser foliado y archivado en guarda permanente. ANEXO G: ANEXO VI EGRESO TEMPORAL DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS Observaciones generales : CANTIDAD DE ARTICULOS QUE COMPONEN EL ANEXO:0001 * artculo 1:

1- Egreso temporal por prstamos administrativos Dentro de la administracin pblica provincial podr efectuarse prstamos de documentacin, debiendo cada Poder del Estado establecer previamente: a) el nivel de accesibilidad de la informacin contenido en los documentos que produce; b) los casos especficos de prstamo de documentacin original, as como las condiciones, requisitos y plazos del mismo; y c) la autorizacin de la emisin de copias simples o autenticadas por los archivos de sus dependencias. Esta informacin deber ser includa como anexo de las Tablas de Permanencia. En ningn caso se justificar la salida de documentos del archivo por razn de consulta por parte de los investigadores, quienes quedan obligados a realizarla en la sala de investigadores del mismo archivo en que se custodian los documentos. 2- Egreso temporal por prstamo para exposiciones dentro del territorio Nacional Los documentos que integren el Patrimonio Documental podrn ser prestados a instituciones pblicas o privadas con fines de difusin cultural y cientfica para actividades a llevarse a cabo dentro de la provincia de Salta o del territorio nacional. A estos efectos, se deber cumplir el siguiente procedimiento: a) Peticin de prstamo: la entidad peticionante deber solicitar con cuatro meses de anticipacin el prstamo de los documentos dirigindose al Archivo correspondiente o directamente al Consejo Ejecutivo del SiPADA. b) Autorizacin gubernamental: Los documentos podrn salir del Archivo nicamente mediante autorizacin de la mxima autoridad del Poder del Estado del que dependa el Archivo que posee la documentacin solicitada. El Consejo Ejecutivo ser el responsable de tramitar la citada autorizacin. El Archivo podr entregar los documentos peticionados luego de recibir el instrumento de autorizacin correspondiente. c) Trmite para la autorizacin: El trmite ser iniciado por el Consejo Ejecutivo previo informe favorable del Archivo poseedor de la documentacin solicitada acerca del estado de conservacin de las piezas y del anlisis de las circunstancias y condiciones de exposicin que se prev para las mismas. d) Seguro: Todo documento no declarado de inters histrico que salga de un archivo integrante del SiPADA, salvo cuando el responsable de la organizacin de la accin sea el mismo, Sistema, deber estar protegida durante toda la duracin de la estancia fuera del Archivo por una pliza de seguro. El Archivo en consenso con el Consejo Ejecutivo debe fijar el valor de cada una de las piezas objeto del prstamo. Esta valoracin se incluir en el informe previo a la iniciacin del trmite y en el instrumento de autorizacin. Cuando se trata de un documento de inters histrico, se tomar como referencia su valor patrimonial con las actuaciones que correspondan. La entidad solicitante contratar una pliza con una empresa de seguros, que tenga asiento, sede, sucursal o filial en el pas, por el monto indicado. Antes de retirar del Archivo los documentos, la entidad peticionante deber entregar a ste la pliza del seguro. Constituir una excepcin a este trmite la autorizacin explcita por parte de la autoridad competente de prescindir el aseguramiento de los documentos a prestar, lo que deber constar en el instrumento legal de autorizacin gubernamental; e) Actas de entrega: Los documentos sern retirados del archivo por personal debidamente acreditado, mediante la firma de un acta de

entrega. En ella se indicar el estado de conservacin de los documentos prestados. f) Duracin del prstamo: Los documentos se prestarn por un trmino de seis meses como mximo, sin excepcin g) Embalaje y transporte: Los gastos de embalaje y transporte corrern a cargo de la entidad peticionante. El embalaje, realizado por la empresa de transporte o por los mismos solicitantes, deber ser supervisado por personal de archivo. Las piezas debern ser protegidas con material adecuado y la envoltura externa deber ser slida y mullida. En caso de que el estado de conservacin de los documentos sea delicado, se exigir embalaje especial, siguiendo las instrucciones del personal idneo en conservacin del archivo. h) Reproduccin de seguridad: Todo documento cuyo prstamo hay sido acordado deber ser reproducido por el archivo o la entidad solicitante, antes de su entrega. La reproduccin o el negativo original quedar en poder del archivo con la certificacin correspondiente. Los gastos de reproduccin corrern a cargo de los solicitantes. i) Restauracin: Si fuera preciso realizar algn tipo de restauracin, por el estado de conservacin de los documentos a prestar, la entidad solicitante se har cargo de los gastos. j) Medidas de conservacin: En caso de exposicin, la entidad peticionante deber garantizar la seguridad y conservacin de los documentos solicitados mediante una vigilancia permanente, adecuados sistemas de deteccin y extincin de incendios, controles ambientales de humedad (entre 50 y 60%), temperatura (entre 16 y 20c) y luz (iluminacin artificial indirecta en torno a 50 lux), instalacin de las piezas en vitrinas cerradas con posibilidad de renovacin de aire y sin utilizar elementos punzantes o adherentes que puedan daarlas. k) Reproduccin de los documentos: No se podrn reproducir los documentos prestados sin la autorizacin y pago de las tasas correspondientes. El solicitante se comprometer expresamente a no hacer ni utilizar las reproducciones en contra de lo dispuesto en la Ley N 7092 y en la presente Reglamentacin. l) Catlogo de la exposicin: En caso de prstamo de documentos para su exposicin, en el catlogo de la misma constar claramente los datos del archivo de procedencia de los documentos as como su signatura. Dos ejemplares de este catlogo sern entregados al archivo prestador. m) Devolucin: Concluida la exposicin o utilizacin de los documentos, stos sern devueltos dentro del plazo establecido en el instrumento de autorizacin. Al recibir los documentos, y antes de la firma del acta de recepcin, el archivo revisar el estado de conservacin de las piezas devueltas para detectar cualquier deterioro o prdida. Si hubiera alguna observacin al respecto, se incluir en el acta de recepcin y se informar al Consejo Ejecutivo para que ste gestione el cumplimiento de los compromisos de seguridad e integridad asumidos por la entidad solicitante. n) Firma de las condiciones de prstamo por parte de los solicitantes: La entidad solicitante firmar un documento en el que se confirmar el conocimiento de las normas sobre el prstamo y se declarar el compromiso de cumplirlas. Este documento firmado deber estar en poder del archivo antes de la entrega de los documentos. ANEXO H: ANEXO VII ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS SOBRE LA INFRAESTRUCTURA EDILICIA DE ARCHIVOS Observaciones generales : CANTIDAD DE ARTICULOS QUE COMPONEN EL ANEXO:0001 * artculo 1:

EL sistema ser constituido con los archivos en las condiciones edilicias en las que se encuentran, sin perjuicio de ir adecundolos en la medida de las posibilidades de cada jurisdiccin, a las especificaciones edilicias que se detallan en este Anexo. A. Necesidades funcionales y operativas A los efectos de su funcionalidad y de acuerdo a la naturaleza de cada archivo, su infraestructura debe organizarse en las siguientes reas: I. reas reservada a) Depsitos de documentos (con montacargas si no est en planta baja). b) Zona de trabajo: 1- Local de recepcin de fondos documentales. 2- Local de limpieza desinfeccin y desinsectacin. 3- Local de inventario y catalogacin de la documentacin. 4- Taller de restauracin, conservacin y encuadernacin. 5Taller de reprografa. 6- Sala de trabajos especializados. 7- Sala de computadoras. 8- Cuarto de

eliminables. c) Dependencias sirvientes: 1- Vestbulo, distribuidores, pasillos. 2- Sanitarios y vestuarios de hombres, mujeres, minusvlido. 3- Servicios de limpieza y mantenimiento. II. rea privada a) Administracin: 1- Direccin y oficinas administrativas. b) reas de servicios: 1- Locales para instalacin (caldera, sistema de acondicionamiento, motores, grupo electrgeno, tableros elctricos, cisternas y bombas, depsito, etc.) 3- Estacionamiento de autos, muelle de descarga de la documentacin. III. rea pblica a)Recepcin: consejera, informacin, guardarropa. b)Consultas: sala de referencias, sala de lectura, sala para investigadores, biblioteca de consulta, sala de consultas de soportes especiales. c)Control: locales e vigilancia, depsito temporal, reprografa. d)Social: sala y cabina de proyeccin, sala de exposiciones permanentes y temporales, bar, estar, etc. B. Infraestructura y mobiliario El rea reservada debe abarcar el 75% de la superficie construida, debiendo preverse el crecimiento de su volumen documental. Los espacios no compartimentados debern tener una superficie mxima de 200 m2 para evitar la propagacin de incendios y para la aplicacin de tratamientos preventivos o correctores frente a factores qumicos o biolgicos. Las estanteras fijas as como las mviles, archivadores y planeros debern cumplir los siguientes requisitos: - Sern de siete estantes como mximo, formadas por uno o varios mdulos, simples o dobles; - sern metlicas con tratamiento anticorrosivo; - Estar desprovistas de elementos punzantes que puedan ocasionar deterioros a la documentacin o sus cajas o envases. Los costeros sern ciegos, con carteleras para sealar su contenido. - Se colocarn en paralelo, exentas de las paredes, de forma que no dejen rincones de difcil aireacin o limpieza. Se recomienda una altura de local de tres (3) metros, o un metro veinte centmetros (1,20) libre entre el ltimo estante y el techo. - La separacin entre estanteras ser de un (1) metro en pasillos principales y setenta y cinco (75) centmetros en pasillos secundarios. - La mxima longitud de la estantera ser de once (11) metros. - El fondo de estantes no deber dejar que los documentos alojados sobresalgan, siendo los fondos de veintisiete (27) centmetros en colocacin vertical y cuarenta (40) centmetros apaisadas. - La separacin entre estantes dejar una holgura de tres (3) centmetros entre la lnea de coronacin de documentos o cajas y el estante inmediato superior, y zcalo mnimo de seis (6) centmetros. C. Condiciones ambientales Las construcciones elegidas o a construirse para archivos deben tener buena calidad constructiva. Los muros y techos deben evitar las humedades por capilaridad, filtracin o condensacin, en especial en la zona de depsitos documentales. Tambin deben ser lo suficientemente aislantes para reducir la transmisin trmica: los muros debern poseer gran espesor atenuando el salto trmico, y en los techos se usar aislante trmico sobre membrana asfltica. Los pisos, techos y paredes no deben facilitar la condensacin ni retencin de agua. En zonas hmedas los basamentos debern circundarse por un sistema de drenaje con capacidad holgada para captacin de aguas sublveas. Los vanos exteriores debern ocupar el quince por ciento (15%) de la superficie total de los paredes. Los depsitos deben situarse en lugares lejos de fuentes de contaminacin de monxidos , azufres, etc. Debe priorizarse la ventilacin natural frente a la artificial por su accin funguicida, control de

plagas y actividad biolgica. La prescindencia de aire acondicionado evita mayor coste, artificialidad y contaminacin. La ventilacin puede favorecerse con el uso de extractores de aire con filtro. Tabla de temperatura ambiente y humedad relativa ideal de locales Local Temperatura AmbienteT C Humedad RelativaH. R. % Depsito documental 15-21 45-65 Sala de computadoras 10-21 45-65 Talleres 18-25 45-65 Servicios generales 15-21 45-65 reas comunes 18-30 30-85 Dentro de los lmites fijados para el depsito se tender al punto cuya variacin respecto a la media climtica del lugar no supere oscilaciones superiores a + - 3 C temperatura ambiente o + 5% humedad relativa. La adopcin de un sistema de climatizacin ser en funcin de las condiciones climatolgicas del exterior y de la imposibilidad de mantener mediante otros sistemas las condiciones indispensables de temperatura, humedad relativa y descontaminacin. Tabla de condiciones ambientales para los distintos soportes documentales Soporte T C H.R. % Papel 15-21 45-65 Fotografa en blanco y negro 15-20 30-55 Fotografa en color 10-18 25-35 Film en blanco y negro 12-20 30-40 Film en color 10-20 25-35 Grabaciones 1018 40-50 Magntico 14-18 40-50 Memorias pticas 16-20 35-45 Microfilm, microfibras 18-20 3040 D. Condiciones constructivas Resistencia Se adoptarn las siguientes sobrecargas de uso: Depsito documental Estanterasfijas............................................................... ..........750kg/m2 Estanterasmviles............................................................. .....1250kg/m2 Estos estn referidos a alturas de estantes hasta 2,20m. Planeros (altura de 1,20 m).......................................................600kg/m2 Talleres y sala de computadoras................................................1250kg/m2 reas Pblicas...............................................500k/m2 No se considerar reduccin de sobrecarga por nmero de plantas. Pisos En los depsitos documentales y locales de zona de trabajo, los pisos deben ser pulimentados (mrmol, granito, etc.) no rugosos o texturados, para evitar cmulo de polvos y bacterias, las juntas sern lo menor posible y selladas para evitar la retencin o filtracin de agua. Tambin pueden ser pisos de resina termoestables o epoxdicos con juntas soldadas. Deben ser de alta resistencia. Se descartan alfombras o de madera. En las otras reas, pueden ser ptreos, cermicos, cementicio, porcelanato, todos, deben ser de alta resistencia y pulimentado. En oficinas pueden se de maderas con recubrimiento de barniz de alta resistencia. Paredes

Las paredes sern lisas, hidrfugas, con tratamiento antixido y de colores claros mates absorbentes de radiaciones. En caso de que un depsito limite con medianeras expuestas a fuentes de humedad debe hacerse tratamiento hidrfugo con membranas asflticas en su superficie. Puertas En los depsitos documentales y zonas de trabajos deben emplearse puertas cortafuegos metlicas, con cerradura antipnico y mecanismos automticos que cierren las hojas en caso de activacin de las alarmas de incendio. En puertas metlicas las hojas tendrn una holgura suficiente para que en caso de incendio, la dilatacin no las bloquee contra el marco. En las otras reas se emplearn puertas comunes. Los locales de limpieza, desinsectacin y desinfeccin deben tener seguridad y hermetismo. Ventanas En los depsitos documentales los huecos se abrirn preferiblemente a las fachadas de menor insolacin e incidencia de vientos portadores de agentes contaminantes o humedad. La superficie de vanos ser el del quince por ciento (15%) de las superficies de paredes. Se debe favorecer la ventilacin cruzada y natural y evitar reas estancas sin aireacin. La carpinteras sern hermticas, sin postigos exteriores. Los vidrios sern preferentemente absorbentes de radiaciones ultravioletas (UV) e infrarrojos (IR) (laminado, policarbonato, acrlico). El nivel de iluminacin natural interior de los depsitos no exceder de cien (100) lux a nivel de pavimento. Los rayos solares no debern incidir directamente en la documentacin ni en sus contenedores. Se recomienda el uso de parasoles, pelculas y barnices filtrantes de radiaciones ultravioletas. Deben evitarse los depsitos sin iluminacin y ventilacin natural. La renovacin de aire se realizar diariamente mediante la activacin de los extractores o apertura de ventanas y en ambas modalidades debern incluir un filtrado que evite los factores de contaminacin fsica , qumica y/o biolgica (filtros de celulosa, carbn activo, resinas, etc.). Si hubiera calefaccin o refrigeracin por aire, los depsitos de documentos debern contar con dispositivos que permitan el control de la ventilacin. En la sala de computadoras la refrigeracin y aireacin tambin deber ser controladas.

Instalaciones Las instalaciones de agua no deben circular por el interior o paredes de los depsitos documentales. En el local de limpieza o desinsectacin debe preverse la expulsin de residuos txicos de los gases e ir provista de campana extractora de polvo. Dispondr de cierre hermtico, con puerta de seguridad y sistema de extraccin de gases con instalacin de filtros anticontaminacin. Los conductos de extraccin se elevarn hasta la cubierta del edificio. Debe contar con suministros de agua y un sumidero situado en el suelo para recoger residuos oxidantes y corrosivos con capacidad de recepcin y de sifn apropiado. En los talleres, las conducciones de agua, electricidad y gas, deben estar a la vista, accesibles y diferenciadas segn colores para facilitar su localizacin y mantenimiento. Los talleres deben estar provistos de agua fra y caliente, recomendndose el uso de depuradores. Para los tratamientos acuosos se dispondr de bateras provistas de grifera con desages y mobiliario con encimeras. La zona de encuadernacin deber contar con una pileta de agua. En cada planta y por cada quinientos metros cuadrados (500m2) se instalar un cuarto de limpieza con vertedero y agua corriente. Iluminacin artificial En los depsitos documentales la iluminacin artificial no debe sobrepasar los 100 lux, deber disponer de un sistema deflector o difusor que anule las radiaciones directas sobre la documentacin. Las lneas de alimentacin sern independientes de las del resto del edificio. Se controlar el alumbrado con temporizadores y potencimetros. Los conductores elctricos se alojaran en tubos o bandejas de acero vistas sobre los parmetros. Los talleres de restauracin necesitan tendidos de 220v y 380 trifsica. La potencia necesaria para la conexin de prensas, guillotinas, etc., es de 15kw a 20kw a 50Hz. Estos espacios necesitan luz ambiental y puntual segn los trabajos requeridos e iluminacin antideflagrante en zonas de uso de productos inflamables. Se recomienda el alumbrado fluorescente. Tabla de unidades lux recomendadas Depsito documental 100 lux Local de recepcin 500 lux Locales de limpieza y desinfeccin 500 lux Local de trabajo especializados 750 lux Despacho y oficinas 500 lux Sala de ordenador 500 lux Sala de consulta 750 lux Saln de actos 500 lux Sala de exposiciones 500 lux Zonas comunes 250 lux Dependencias de servicio 250 luc Centrales de control 100 lux Sala de mquinas y calderas 100 lux Acstica Los valores mximo admisibles para el aislamiento acstico son: En los diversos locales del edificio de 50 db. A tiempo de reverberacin 1,5 segundo nivel de vibracin K=5.

En las salas de consulta, de lectura e investigacin el nivel de admisin es de 35 db A, tiempo de reverberacin de 1 segundo, nivel de vibracin K=1. Sistemas informticos Los sistemas informticos debern tener un suministro de energa independiente del alumbrado y utilizar estabilizadores de tensin y frecuencia. E. Proteccin contra desastres naturales, incendios e instrusiones Todo edificio de archivo debe garantizar la proteccin fsica -del patrimonio custodiado y de las personas-, frente a los riesgos de desastres naturales (inundaciones, sismos, etc.), incendios. Cada Archivo debe elaborar su Plan de prevencin y control, teniendo en cuenta la legislacin vigente y contando con el asesoramiento de los organismos especficos. En todos los casos, las vas de evacuacin deben ser sealizadas y dotadas de alumbrado de emergencia con bateras recargables. El personal deber ser capacitado por profesionales de los distintos organismos especficos (Defensa Civil, Bomberos, Polica, y las que fueran pertinentes), en el manejo correcto de los equipos y la ejecucin del plan de prevencin y control de emergencias y evacuaciones. Prevencin de inundaciones y sismos A los efectos de prevenir inundaciones o daos provenientes de sismos, cada archivo deber contar con instalaciones apropiadas. Prevencin de incendios Debe respetarse todas las normas pertinentes para este tipo de edificio de Archivos. El edificio debe estar dotado de dispositivos de deteccin automtica con censores de humos y de gases de combustin no visibles, y pulsadores de alarma y megafona. El sistema de extincin debe contar con bocas de incendio en todas las plantas, con lanzadera graduable para chorro o pulverizacin con alcance a toda la superficie. Debe haber un tanque con capacidad de reserva de agua para incendios con presin hidrulica. La cantidad necesaria de matafuegos se determinar segn las dimensiones de cada ambiente, la carga de fuego, el material almacenado y la distancia a recorrer para alcanzarlos: como mnimo, se deber instalar un matafuego cada doscientos metros cuadrados (200 m2) de superficie a ser cubierta y la mxima distancia a recorrer por el trabajador hasta el matafuego ser de veinte (20) metros. Los extintores convenientes para archivos son los de clase A, clase C y clase BC. La proteccin pasiva consistir en aplicar tratamiento hidrfugo a las paredes de los locales; sealizar vas de escape y salidas de emergencias y controlar el buen funcionamiento de las puertas y sistemas. Prevencin de Robos Se colocarn rejas en las ventanas como medidas de prevencin.

Se emplearn, dentro de las posibilidades, los siguientes sistemas: - Pasivos: Detectores de infrarrojos, audiodetectores, videodetectores. - Activos: Barreras de microondas, barreras de infrarrojos, barreras luminosas. Ninguno de estos sistemas se emplearn en el interior de los depsitos por los efectos que pueden ocasionar sobre la documentacin. El sistema de vigilancia del interior del edificio, emplear cmaras de televisin en circuito cerrado con monitores en los puntos de control. Se extremar la vigilancia en la sala de lectura de investigadores debiendo existir total visibilidad desde el mostrador del control y haber un nico acceso delante del mostrador del control, contando con instalacin de alarma por sealizacin magntica. ANEXO I: ANEXO VIII MEDIDAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL Y DEL USUARIO Observaciones generales : CANTIDAD DE ARTICULOS QUE COMPONEN EL ANEXO:0001 * artculo 1:

Las condiciones de higiene y seguridad se ajustarn a lo establecido por la normativa vigente. Se debern tomar todas las medidas necesarias para evitar riesgos de enfermedades y accidentes laborales, as como proporcionar al personal de archivos condiciones de bienestar y calidad laboral. Condiciones especiales Los archivos paulatinamente debern ir adecuando sus instalaciones para permitir su uso por minusvlidos. A tal efecto se dispondrn rampas de acceso, zonas de distribucin de ancho necesario para la circulacin de sillas de rueda, aparatos elevadores, baos con los elementos necesarios y cuantas medidas posibiliten el libre uso de todas las instalaciones a los minusvlidos, en la doble posibilidad de usuarios o empleados. Equipos de proteccin personal Toda persona que realice trabajos directos con el material de archivos o de limpieza de los ambientes donde se encuentran los mismos debern protegerse con anteojos, barbijos y guantes. Tambin se recomienda el uso de guardapolvos. Desinfeccin La desinfeccin y desinsectacin es parte del Plan de control y erradicacin de las plagas, debe llevarse a cabo en salas especiales y el personal a cargo debe contar con elementos especficos de proteccin. Medidas preventivas generales El edificio debe cumplir con exigencias de la legislacin vigente y las condiciones descriptas en la presente reglamentacin. Cumplir rigurosamente la rutina de limpieza profunda del edificio, mobiliario, unidades de instalacin, documentos, etc., as como el control de plagas de los

documentos custodiados y de los recin llegados. En la medida de las posibilidades se debern usar montacargas, carros portalegajos y escaleras especiales con antideslizante. No apoyar material ni cajas sobre el piso, sino en estantes que superen los 10 centmetros de altura. Evitar las luces innecesarias (tanto externas como internas). No comer, beber ni fumar en depsito documentales, salas de lectura, conferencias, exposiciones, proyecciones, ni en talleres de restauracin, conservacin, encuadernacin y/o reprografa. Evitar el uso excesivo de agua en la limpieza de depsitos documentales y de otros materiales. Utilizar los equipos de proteccin personal, en especial mscaras, filtros y guantes. No usar calefaccin con estufas a garrafas u otros elementos inflamables. ANEXO J: ANEXO IX DIAGNSTICO INICIAL Observaciones generales : CANTIDAD DE ARTICULOS QUE COMPONEN EL ANEXO:0001 * artculo 1:

Nivel: Archivo de unidad de Administracin (segn la organizacin de cada Poder, Municipio o Institucin) PARTE I Perfil de la organizacin Denominacin: Tipo de organizacin: Fecha de creacin: Domicilio: Telfonos: Fax: Centres: Correo electrnico: Dependencias jerrquicas: Consideraciones especficas y funciones de la organizacin: PARTE II Ubicacin del sector Archivo en la organizacin. Descripcin operativa de las tareas de archivo respecto al servicio que le presta a la organizacin. Ubicacin del Archivo dentro del organigrama de la empresa: Nivel de organizacin Organigrama ....................................... ............................................ ......................................... Clases de Archivos existentes en los distintos niveles de la unidad de organizacin: Ubicacin de los archivos Tiempo que a dnde la guardan la documentacin envan luego? Oficinas-Cantidad-Nombre de las oficinas Despacho Mesa de Entradas

PARTE III Recursos Humanos Personal de Planta: Cargo- Funciones -Tareas que desempea- Turno- Dedicacin a Tareas de Archivo Personal contratado o provisto por planes de emergencia laboral: Turno Maana: 1. Cantidad: 2. Descripcin de tareas: Turno Tarde: 1. Cantidad: 2. Descripcin de tareas: El personal que realiza tareas de archivo recibi entrenamiento formal o realiz cursos especficos? La organizacin brinda al personal cursos de formacin? Aclare temticas y frecuencias?. PARTE IV La infraestructura edilicia de los repositorios La Institucin contratada servicios externos de: Limpieza Mantenimiento de documentos Conservacin Seguridad Otros Seguridad 1. Patrimonio Documental. a. hay personal de vigilancia las 24 hs. En la unidad de organizacin? b. han existido casos de vandalismo o hurtos de documentos dentro del organismo? 2. Recursos Humanos: Medidas de higiene y seguridad laboral a. mencione y describa brevemente las medidas de higiene y seguridad laboral especficas. Entorno: Datos generales a. En anexo, grafique la ubicacin y dimensin aproximada del inmueble. 1. Direccin: 2. Entre (calles aledaas): 3. Barrio: 4. Manzana: Lote: 5. Medidas del lote:..............m. x .........m. b. Indique regin geogrfica de la provincia donde se encuentra: c. Indique que fuentes de desastre natural estn asociadas con la ubicacin geogrfica: Inundaciones Tormentas Corte de Luz Emanaciones Otro Fuertes vientos Terremotos d. rea (marcar con una x lo que corresponda): Microcentro Urbana consolidada Periferia Servicios

a. Sanitarios: Agua corriente Perforacin Cloaca Pozo Pluviales Barrido y limpieza b. Iluminacin: Servicio de energa Pblico elctrica Domiciliario Grupo electrgeno propio Otro (mencionar) c. Transporte: Mencione los tipos de transporte que circulan por la zona. d. Actividades que predominan en el rea: Comercial Administrativa Educativa Residencial Industrial Otra Descripcin del espacio fsico a) Superficie cubierta: b) Cantidad de plantas que ocupa el archivo: c) Caractersticas constructivas: (descripcin de pisos, muros, techos). d) Sistema de seguridad (alarmas contra robo e incendios, matafuegos, etc.): e) Caractersticas funcionales del espacio fsico: f) Fecha aproximada de construccin: PARTE V Conservacin del soporte papel Se realiza limpieza de la documentacin?. Describa brevemente el procedimiento y que elementos utiliza. Con qu frecuencia se realiza la limpieza de la documentacin? Unidades de instalacin La documentacin se guarda en: Cajas archiveras Cajas comunes Bolsones de cartn y tela Otros (especificar) Porcentaje de documentos encuadernados: Contenedores La documentacin se instala en: Contenedores Marcar con "x" Cantidad Estanteras de madera Estanteras metlicas Ficheros Placares Armarios metlicos Otros (especificar) En caso de utilizar estanteras, qu distancia guardan stas con respecto a la pared, el piso y el techo? Disposicin de las estanteras: a) contra la pared b) en peine accesible por un frente c) en peine accesibles por ambos frentes

Repositorios Frecuencia de rutina de limpieza: Fumigaciones: -Frecuencia con la que se realiza: -Qumicos que se utilizan (%): -Plagas detectadas: Condiciones Ambientales: - Se controlan las condiciones ambientales? (temperatura y humedad). Iluminacin: -Es artificial o natural? -Afecta directamente a la documentacin?. -Existe proteccin de los rayos solares en ventanas? -Se permite fumar dentro del archivo? Observaciones: Patrimonio custodiado En al siguiente tabla especifique el nombre de cada oficina que remite documentacin al archivo de esa unidad, discrimine el tipo documental (por ejemplo, notas, expedientes, planillas, etc.), el volumen guardado (en metros lineales) y las fechas topes (la ms antigua y la ms reciente). Oficina productora Tipo documental Volumen Fechas topes Existe inventario de la documentacin?. Especificar soporte. Acceso a la documentacin: Accesibilidad Indicar con x Irrestricta Con reservas Reservada o restringida La documentacin es trasladada para su consulta a otras oficinas? Existe algn sistema de registro de movimiento de la documentacin?. Describir brevemente, o adjunta planilla modelo). Se presta la documentacin para su fotocopiado?. Especificar si esto se realiza fuera de las instalaciones del Archivo. Existen fondos documentales de acceso restringido?. Quines tienen acceso?. Consultas Sectores de la unidad que realiza consultas: Frecuencia: Material ms consultado Porcentaje mensual de consultas PARTE VII Gestin Frecuencia con que el Archivo recibe la documentacin de los sectores restantes de la organizacin: Modalidad de transferencia de la documentacin: Se realiza mediante acta o listado de documentacin firmado por el responsable del rea de procedencia?. El responsable del archivo firma en conformidad el acta o listado de transferencia documental? Se entrega al Archivo la documentacin ordenada y clasificada?. Especificar criterios de ordenamiento y clasificacin. en que contenedores se entrega la documentacin al Archivo?. Para eliminacin documental: Ese Archivo elimin alguna vez documentacin? Bajo qu normativa lo hizo? Se labr un acta con el detalle de la documentacin destruda? Existe algn instrumento legal que determine los plazos de vigencia y de guarda precaucional de los documentos que produce esa organizacin?. Mencionar

detalladamente. PARTE VIII Informatizacin de la gestin de la documentacin Se implement el procesamiento de datos utilizando computadoras? Qu software se utiliza?. Descrbalo brevemente. Qu utilidades proporciona ese software? El Archivo trabaja con conexin a una red informtica? PARTE IX Actividades de extensin cultural El Archivo participa u organiza actividades de extensin cultural?. Descrbalas brevemente. El Archivo cuenta con una Asociacin de Amigos, Cooperadora u otra forma de ONG que coadyuve a su gestin?. Conclusiones generales Datos del responsable de responder este formulario: Cargo: Apellido y nombre: D.N.I. N: Firma: Salta, .....de ..............................de 20..........