Secretara de Desarrollo Econmico y Portuario Manual General de Procedimientos

Procedimiento

Nombre:

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Mobiliario y Equipo de Oficina. Realizar los tramites administrativos necesarios a fin de que se lleven a cabo los mantenimientos y/o reparaciones del mobiliario y equipo de oficina, con que cuenta la Secretaria a fin de mantenerlos en buenas condiciones.

Objetivo:

Frecuencia:

Eventual.

Normas La Oficina de Servicios Generales tendr la obligacin de atender los requerimientos que hagan las reas de trabajo de la Secretaria sobre los desperfectos y/o fallas que se observen en su mobiliario y/o equipo que tienen bajo su resguardo tales como; escritorios, sillas, sillones, calculadoras, equipo audiovisual, fotogrfico, etc. Es importante que las reas cuenten con disponibilidad presupuestal para llevar a cabo las reparaciones a las que haya lugar. Ser responsabilidad del Resguardante de Mobiliario y Equipo de Oficina, de reportar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, en tiempo y forma toda anomala que observe de los bienes que tiene bajo su resguardo. Toda reparacin y/o mantenimiento del mobiliario y equipo de oficina deber ser cotizado para su evaluacin, ya que de ello depende si es conveniente o no efectuar el mantenimiento. En caso de no ser costeable la reparacin se propondr la baja del bien ante el Subcomit de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de la Secretaria.

Fecha Elaboracin Marzo de 2009 Autorizacin Junio de 2009

Elabor Unidad Administrativa

Revis Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales

Autoriz Secretara de Desarrollo Econmico y Portuario

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rea Oficina de Servicios Generales

Actividad 1

Descripcin Recibe por parte de las reas de trabajo, el reporte de mobiliario y equipo de oficina en malas condiciones. Acude y revisa fsicamente en las reas de trabajo, los bienes muebles que se han reportado. Acuerda con el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la probable reparacin y elabora Orden de Servicio y/o Reparacin en original y copia, recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Prepara Pase de Salida en original del bien mueble, entrega al Proveedor y/o Prestador del servicios la Orden de Servicio y/o Reparacin en original as como el Mobiliario y/o Equipo en original, acuerdan fecha de entrega de la cotizacin, recaba acuse de recibo en la copia de la Orden de Servicio y/o Reparacin y la archiva de manera cronolgica temporal en el Expediente de mantenimiento de bienes muebles. Pasa el tiempo. Recibe del Proveedor y/o Prestador del servicio la Cotizacin de la reparacin del bien mueble en original y acuerdan con el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la posible reparacin. Es procedente la Reparacin?

5A

En caso de no Proceder la Reparacin: Acuerda con el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales proceder a la baja del bien mueble por considerar incosteable la reparacin, Informa al rea de trabajo la determinacin de la Baja. Fin.

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rea Oficina de Servicios Generales

Actividad 6

Descripcin En caso de proceder la Reparacin: Autoriza va telefnica al Proveedor y/o Prestador del servicio lleve a cabo la reparacin, acuerda fecha de entrega del bien mueble y archiva de manera cronolgica permanente la Cotizacin en original en el Expediente de mantenimiento de bienes muebles. Pasa el tiempo.

Recibe del Proveedor y/o Prestador de servicio, el Mobiliario y/ o Equipo reparado junto con la Factura original. Entrega al rea de la Secretara el Mobiliario y/o Equipo, recaba firma de conformidad del Jefe del rea en la Factura en original. Accesa al Modulo del SIAFEV, elabora la Orden de Compra en original y copia para dar inicio al trmite de pago por el servicio y recaba en esta firma del Jefe de Departamento de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Integra y enva a la Oficina de Ordenes de Pago y Caja, la Orden de Compra en original y copia, Factura en original y copia, y Orden de Servicio y/o Reparacin en original y copia, recaba acuse de recibo en la copia de cada documento y los archiva de manera cronolgica permanente en el Expediente de mantenimiento bienes muebles FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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Nombre del Procedimiento

Diagrama de Flujo Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Mobiliario y Equipo de Oficina.

Proveedor y/o Prestador de Servicios El reporte de mobiliario y equipo de oficina en malas condiciones 1

Inicio reas de trabajo Recibe

Recibe

Bien Mueble Fsicamente en las reas de trabajo los bienes muebles reportados Factura O

Jefe de Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales

Acude y revisa

Acuerda, elabora y recaba firma

Su probable reparacin

Entrega y recaba firma

rea de la Secretara de conformidad

Orden de Servicio y/o Reparacin O 1

Bien Mueble Factura Jefe de Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales

Accesa, elabora y recaba firma

Prepara enva y acuerda

Proveedor y /o Prestador de Servicio

Pase de Salida

O Orden de Servicio y/o O Reparacin Bien Mueble Orden de Servicio y/o Reparacin 1 Expediente de mantenimiento de bienes muebles

SIAFEV Orden de Compra

O 1

Integra y enva Orden de Compra O

Oficina de Ordenes de Pago y Caja

Proveedor y/o Prestador de Servicio Recibe y acuerda Cotizacin O

Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

Orden de Servicio y/o O Reparacin Factura O

Orden de Compra 1 Orden de Servicio y/o 1 Reparacin No Es Procedente la reparacin? Acuerda Si Autoriza y acuerda Cotizacin O Proveedor y/o Prestador de Servicio Va telefnica el servicios de reparacin y fecha de entrega del bien mueble C 1 Expediente de mantenimiento de bienes muebles Informa Proceder la baja del bien mueble Jefe de rea de trabajo Determinacin de la baja Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Fin Factura 1

Expediente de mantenimiento de Bienes muebles

Fin

Fecha Elaboracin Marzo de 2009 Autorizacin Junio de 2009

Elabor Unidad Administrativa

Revis Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales

Autoriz Secretara de Desarrollo Econmico y Portuario

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