Comisin Nacional para la Conversin Informtica Ao 2000

http://www.y2k.gob.mx/solucion/continge.htm

Plan de Contingencia
Qu es un plan de contingencia? Es un programa de procedimientos alternativos a la forma de operar "normal" de su empresa. Esta herramienta le ayudar a que los procesos crticos de su empresa u organizacin continen funcionando a pesar de una posible falla en los sistemas computarizados derivados del problema informtico Ao 2000. El plan de contingencia es parte integral de un proyecto de conversin ao 2000, no lo sustituye. La contingencia slo es aplicable, por su propia naturaleza, por un periodo de tiempo corto y bajo condiciones de emergencia. El que su organizacin tenga un plan de contingencia no afecta su reputacin o la de su equipo de trabajo abocado a las tareas de conversin con miras al ao 2000. Al contrario, la adopcin de un plan de contingencia significa que su organizacin es previsora y que se est cubriendo ante cualquier eventualidad informtica que conlleve la llegada del ao 2000. El plan de contingencia es, por tanto, parte integral de un proyecto Y2K, ya que un proyecto de conversin informtica ao 2000 no estar completo si carece de dicho plan.

La decisin de elaborar un plan de contingencia debe partir de este nivel directivo ya que est en juego la supervivencia de la propia empresa u organizacin.

Por qu es necesario desarrollar el plan de contingencia? Un proyecto de conversin informtica le ayuda a administrar el riesgo asociado a la llegada del ao 2000. En la medida que tenga un mejor proyecto Y2K, Ud. minimiza el riesgo. Sin embargo ni an el mejor proyecto Y2K posible, elimina totalmente el riesgo relacionado con la llegada del ao 2000, debido a que el problema informtico implica: a. Un gran nmero de impactos que no pueden ser conocidos con anticipacin b. Muchos de esos impactos caen fuera del control en su empresa u organizacin

En qu casos se requiere aplicar un plan de contingencia? Si falla alguno de sus sistemas crticos y/o Si se contamina alguno de sus sistemas crticos con informacin no compatible proveniente del exterior y/o Si falla algn sistema de telecomunicaciones o enlace y/o Si falla alguno de sus proveedores informtico clave y/o Si falla alguno de sus otros proveedores clave y/o Si falla alguno de sus clientes clave y/o Si falla algn servicio bsico y/o Si se presentan fallas encadenadas y generalizadas. Es decir, en todos los casos que se requiera un proyecto Y2K, pero tendr mayor prioridad su desarrollo si:

Su empresa u organizacin tiene sistemas y/o equipos crticos automatizados no compatibles con el ao 2000 y an no cuenta con un proyecto de conversin Y2K, se recomienda desarrollar un plan de contingencia a la par que inicie su proyecto Y2K, ya que en este caso es muy probable que no tenga tiempo suficiente para concluir a tiempo la conversin de dichas tareas bsicas antes del 2000. Ya cuenta con un proyecto Y2K, pero visualiza que sus sistemas y/o equipos crticos no estarn convertidos para cuando llegue el ao 2000 Ya concluy su proyecto ao 2000 o est plenamente seguro de que su proyecto ao 2000 estar listo para antes de que arribe dicho ao, pero no est seguro de que sus principales clientes y proveedores tengan convertidos a tiempo sus respectivos sistemas o equipos

Cmo puedo hacerlo? La siguiente gua le orienta en cmo elaborar un plan de contingencia. Esta consiste en dos partes cada una con varios pasos los cuales deben adecuarse al caso especfico de su empresa u organizacin. I. Desarrollo y pruebas: Paso 1.- Identificacin del problema Paso 2.- Preparacin del plan Paso 3.- Pruebas y afinacin del programa II. Puesta en prctica Paso 1.- Ejecucin en tiempo real Paso 2.- Retorno a las actividades normales

A continuacin se detallan las tareas a seguir:

I. Desarrollo y pruebas
Paso 1.- Identificacin del problema Tome conciencia La autorizacin de desarrollar el plan debe darse al ms alto nivel de su empresa u organizacin Debe ser coordinado por las personas idneas 2. Jerarquice prioridades

Detectados todos los procesos crticos y los sistemas y equipos automatizados de su organizacin que los apoyan, incluyendo las interconexiones con sus principales proveedores y clientes, clasifique las tareas crticas en dos categoras: a. Aqullas que NO estarn listas para cuando llegue el ao 2000 y b. Aqullas que se prev estarn listas para cuando llegue el ao 2000.

Revise e identifique el impacto de la infraestructura sobre las tareas crticas de la organizacin. En particular, ponga atencin a lo siguiente:
o o o o o o

fuentes de energa comunicaciones abasto de insumos transporte sistemas de seguridad clima artificial

3. Efecte un anlisis de impacto

Realice un anlisis sobre el impacto en su organizacin ante las fallas previsibles y eventuales en las tareas crticas de su empresa. En el anlisis ponga especial atencin a:
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Sus conexiones con los principales clientes y proveedores El resguardo de vidas La proteccin de la propiedad El medio ambiente

Cuantifique el impacto en trminos econmicos y use dicho monto como punto de referencia para seleccionar el plan de contingencia..

4. Identifique alternativas de solucin

Considere al menos tres opciones ante la eventual y/o previsible falla de sistemas, equipos e infraestructura que apoyan procesos crticos y automatizados. Para ello puede considerar, entre otros:
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Implantar procedimientos manuales Contratar las tareas crticas con terceros Diferir la tarea crtica por un tiempo determinado Otros que aseguren la viabilidad de su empresa.

Paso 2.- Preparacin del plan Prepare el plan de contingencia Seleccione el plan ms adecuado para su organizacin, tomando en cuenta lo siguiente: a. Tiempo de elaboracin (incluyendo pruebas) y b. Costo c. Entre otras tareas

Elabore un manual sencillo sobre el plan de contingencia y asegrese de que lo conozca todo el personal de su organizacin. El manual debe contener, al menos, lo siguiente: Objetivo(s) del plan. Defina si el plan permitir continuar la operacin de tareas crticas. Por ejemplo: a. Continuar las actividades en forma normal b. Continuar las actividades con un deterioro aceptable en la calidad y productividad c. Diferir las actividades por razones econmicas o de seguridad.

Calcule el tiempo requerido para elaborar el plan. Estime los recursos humanos y materiales que requiere el plan. Tome en cuenta las fechas crticas para realizar el plan (desde fase de pruebas hasta retorno a las actividades normales). Establezca un centro fsico de informacin sobre el desarrollo del plan. Defina criterios para iniciar y terminar la contingencia. Establezca procedimientos para recuperar sistemas de informacin y equipos daados Incluya el nombre y forma de contactar al responsable del plan y, en su caso, a los integrantes del equipo de contingencia.

2. Contribuya a generar un ambiente de confianza previendo el comportamiento social ante la llegada del ao 2000.

En este sentido se recomienda que:

Informe peridicamente a sus empleados, proveedores y clientes sobre las mediadas que su organizacin est realizando para enfrentar el reto informtico del ao 2000 Recopile informacin sobre el estado de avance de la conversin en reas estratgicas como servicios bancarios, abasto de energa, de alimentos bsicos, red telefnica, etc. y hgala del conocimiento de sus empleados, clientes y proveedores.

Paso 3.- Pruebas y afinacin del programa Ensaye el plan de contingencia En la medida que ms ensaye su plan de contingencia, aumentar la certidumbre de que las tareas fundamentales de su organizacin sobrevivan a la llegada del ao 2000, an cuando sus procesos crticos y los sistemas, equipos e infraestructura automatizados que los apoyan, fallen. Oriente las pruebas de su plan principalmente a:
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o o

Preservar y proteger sus bases de datos, ya sea mediante un resguardo antes de que se presenten las fallas, o mediante una impresin peridica de las bases Detectar oportunamente la generacin de datos crticos errneos debido al uso de fechas que involucran el cambio del ao 2000 Asegurar mediante mecanismos alternativos que funcionen las tareas crticas que dependen de las interconexiones tanto al interior de su organizacin (es decir, entre procesos crticos y entre stos y los procesos no crticos) como en el entorno de la misma (principales proveedores y clientes).

Realice el mayor nmero de pruebas para coadyuvar a un mejor entrenamiento del personal a cargo del plan de contingencia. Los ensayos pueden ser en forma de: a. Seminarios b. talleres de trabajo c. en tiempo real

Considere que el 1ro. de enero ser sbado

2. Coordine las pruebas, en su caso, con el equipo encargado del proyecto ao 2000 de su organizacin

Tenga en cuenta que el plan de contingencia no sustituye al proyecto de conversin ao 2000. Procure que un representante del grupo responsable del proyecto de conversin y/o su asesor est presente al momento de ensayar su plan de contingencia

Asegrese que al menos un integrante del equipo de contingencia est capacitado para comprender el funcionamiento bsico de los sistemas y equipos automatizados crticos.

II. Puesta en prctica

Paso 1.- Ejecucin en tiempo real Considere los siguientes criterios durante la ejecucin del plan Recuerde que el plan de contingencia no busca resolver la causa de la falla, sino la continuidad de las tareas crticas de su empresa a pesar de la falla en los medios normales de operacin. Tenga presente que la contingencia es un trabajo de equipo, bajo una situacin de emergencia y por un corto tiempo. Ajstese a los criterios y procedimientos establecidos en su plan para recurrir a la contingencia. Sea flexible ante cambios sobre la marcha que sean necesarios y tome en cuenta slo lo factible. Efecte un monitoreo permanente. Establezca un centro fsico de informacin sobre el desarrollo del plan, ya sea dentro de su organizacin o fuera de ella. Asegrese que exista una red de comunicacin permanente con:
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sus empleados sus proveedores sus clientes

Tenga siempre presente otras opciones para ejecutar, en forma normal, el desarrollo de las tareas crticas de su organizacin si la contingencia se extiende ms de lo previsto.

Paso 2.- Retorno a las actividades normales Recurra a los criterios y procedimientos acordados para retornar a la operacin normal. En particular, guese por lo siguiente:

Procedimientos especficos para finalizar la contingencia y regresar a las operaciones normales.

Pruebas para asegurarse de que los procesos crticos y los sistemas, equipos e infraestructura automatizados en que se apoyan, funcionan apropiadamente.

2. Guese por los procedimientos acordados para recuperar la informacin y equipo daados

Corrija los sistemas de informacin, las bases de datos y el equipo con componentes inmersos que hayan sido daados Recupere la base de datos perdidos, particularmente de clientes y proveedores Reemplace sistemas y equipos que no tengan reparacin

3. Elabore un reporte final sobre los resultados de la aplicacin del plan de contingencia y envelo al ms alto nivel de su organizacin. Nota: Se puede encontrar ms informacin sobre planes de contingencia en los Boletines Y2K - MX dentro de esta misma pgina y en el Manual del Taller de Conversin Informtica que est disponible como archivo PDF.