FACULTAD DE PSICOLOGA

CURSO: ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

INSTRUCTOR: MTRO. ERIC JOS GAMBOA RUIZ.

Julio de 2013

Principios de administracin del tiempo

Principios generales: tericos El tiempo es un recurso noble y justo, que se distribuye equitativamente a pobres y ricos, a dbiles y poderosos, a jvenes y ancianos. Todo mundo dispone de todo el tiempo que hay; ni ms ni menos. Nuestro tiempo es un campo muy expuesto a engaos y a ilusiones. La mayora de las personas no sabemos de manera exacta cmo lo estamos administrando. La mayor parte de los problemas y de las prdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar. El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato (objetivos a largo plazo) y nuestro futuro inmediato (objetivos a mediano y corto plazo). Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma importancia. El tiempo disponible les debe ser asignado en orden de prioridades. Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores, toda programacin del tiempo personal debe ser flexible para poder adaptarse a los imprevistos. En muchas ocasiones se crea una tensin entre lo urgente y lo importante (lo urgente es lo que exige atencin inmediata). La tirana de lo urgente hace postergar los objetivos ms importantes a largo plazo, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis. El uso del tiempo es ptimo cuando se logran los mximos beneficios con un mnimo de esfuerzo. Hay problemas que tienden a solucionarse por s solos. El saber identificarlos y dejarlos de lado, redunda en un ahorro de tiempo y de energas (principio del descuido calculado). El hbito de posponer decisiones y acciones es un modo comn de perder no slo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de todo gnero. Es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho tiempo de las personas y las organizaciones (alrededor del 80%); y que actividades que rinden mucho consuman poco tiempo (alrededor del 20%). Este principio es conocido como la regla del 80/20.

Principios prcticos: aplicados Para quien sinceramente se propone mejorar la administracin de su propio tiempo, el primer paso consistir en averiguar cmo lo est empleando (anlisis del tiempo). Anticipar y prevenir es mejor que remediar. Casi todo toma ms tiempo del que originalmente se piensa. Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueos de la situacin. Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse a s mismo fechas lmite favorece la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia. Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo, una vez al mes, o siquiera cada seis meses), parece ser la mejor garanta de no perder la orientacin y de no malgastar tiempo y energas en cosas secundarias. Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos. Siendo las interrupciones enemigos crnicos del tiempo, conviene disear tales programas y controles que, por su propio peso, reduzcan dichas interrupciones. Algo til para lograr una estructura consiste en dividir los propios objetivos en: Objetivos de mantenimiento: actividades de alimentacin, ejercicio, recreo, terapias. Objetivos de crecimiento: fortalecerse fsica y mentalmente, aprender (leer, tomar cursos), ocupar determinados cargos. Objetivos de innovacin: nuevos mtodos, nuevos campos de accin, nuevas relaciones sociales, productos ms creativos.

Los conflictos entre objetivos se resuelven estableciendo y decidiendo prioridades.

Mitos en el tiempo del trabajador

El mito del activismo. El trabajador ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se repite la irona del caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita ms para no llegar a ninguna parte. El mito del centralismo. Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejan los asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo, invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones. El mito de los datos completos. Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito de la energa en el desempeo laboral. Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor. El mito de la solucin de problemas. Hay que canalizar el empeo y esfuerzo a encontrar soluciones a los problemas que, por supuesto, ya conocemos. Se pasa por alto que en el manejo de problemas lo bsico y anterior a la bsqueda de soluciones son los planteamientos correctos, tan difciles de lograr. El mito del tiempo enemigo. El tiempo presiona al trabajador. Se le echa encima. El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de defensa. El mito de la puerta abierta. El trabajador debe estar disponible a todo mundo, listo siempre para dialogar. Convirtindose en juguete de mil interrupciones y en interlocutor de quienes andan buscando cmo matar el tiempo.

Principios para optimizar el tiempo

Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores. Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato, empezando en el extremo opuesto de los objetivos vitales, y preguntndose: Qu es lo que tengo que hacer y quiero hacer hoy? Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza se manejar mejor. Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realizacin demasiado correcta de las tareas que no son las que se tiene n que hacer. Concentrarse en las tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el principio del 80/20 o principio de Pareto: unos pocos esfuerzos crticos (20%, por poner un nmero redondo) producen la gran mayora de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas. No confundir manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema. Podra ser muy aconsejable el inscribirse en algn seminario de manejo creativo de problemas. En cuanto sea posible, delegar tareas completas, dando tanto la responsabilidad como la autoridad correspondientes. Si se hacen las cosas a medias no se logra la autntica liberacin del tiempo. Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de no interrupcin para poder concentrarse alternar las horas de disponibilidad con horas de privacidad. Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorrar mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisin de los menajes y la retroalimentacin o feedback. Cuanto ms alto sea el nivel jerrquico, tanto ms tiempo se debe asignar, proporcionalmente, a la planeacin. Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades.

Mejorar la administracin del tiempo, no slo en algunos sino en todos los niveles de la organizacin. Dividir las actividades en paquetes y buscar formas de visualizar y de tener y mantener a la vista estos bloques o unidades de cosas por hacer (principio de la visibilidad). Consistiendo la gerencia en la responsabilidad y el arte de lograr objetivos a travs de otras personas, el mejor aliado del tiempo es la capacidad de llevar buenas relaciones con el personal. Es aconsejable capacitarse en los temas de relaciones humanas, motivacin, manejo de conflictos, integracin de equipos y desarrollo de la creatividad. Hacer altamente funcional los equipos de trabajo, y el equipo jefe-secretaria.

Declogo de la administracin del tiempo

1. El tiempo es un recurso no renovable. Rechazar la ilusin de que se puede recuperar el tiempo perdido. 2. Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo lo ests gastando actualmente. 3. Desde el momento en que lo organizas, el tiempo es un amigo y un aliado. Para el jefe es un activo. La sabidura popular dice: El tiempo es oro. 4. El tiempo no vuela, la escasez del tiempo es una ilusin que resulta de administrarlo mal. El mejor generador del tiempo es la buena administracin. 5. Los peores ladrones del tiempo son: falta de planeacin, desorden, indecisin, perder de vista los objetivos y concentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente. 6. La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de equipo. El trabajo en grupo implica coordinacin de actividades, ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho ms sencillo y efectivo cuando se practica en toda una organizacin. 7. Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay que preocuparse ms por trabajar inteligentemente que arduamente. El tiempo que un ejecutivo debe dedicar a la planeacin aumenta en la medida en que sube su nivel jerrquico. 8. Emplea los ltimos minutos antes de abandonar la oficina, en planear por escrito la jornada siguiente, para ahorrar varias horas. 9. Todo trabajador debe planear perodos de concentracin ininterrumpida. La secretaria es clave para el uso efectivo del tiempo; la protectora del mismo. 10. Lo importante en la vida no es hacer lo que se quiere, sino querer lo que se hace.