Conceptos e importancia de la planeacin (misin, visin, metas objetivos, estrategias, polticas, reglas y normas) IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN La planeacin como

funcin principal de la administracin, aunque este planteamiento tampoco permite captar la magnitud de la importancia de la planeacin de la administracin. Lo mejor seria pensar en la planeacin como la locomotora que conduce un tren de actividades organizativas, de liderazgo y de control, o tal vez deberamos concebir la planeacin como las races de un magnifico roble de donde brotan las ramas de la organizacin, el liderazgo y el control. Sin planes los administradores no pueden saber como organizar a la gente y a los recursos; puede que no tenga ni siquiera la idea clara de lo que es lo que se necesita organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que otros lo sigan y sin un plan, los administradores y sus seguidores tienen pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuando y donde se estn desviando de su camino. El control se convierte en un ejercicio ftil, con frecuencia los planes errneos afectan la salud de toda la organizacin. Definicin de planeacin Se pretende fijar los objetivos a lograr, ordenar las prioridades, determinar los medios adecuados para la consecucin de los objetivos y asegurar la efectiva aplicacin de los mismos es la etapa del proceso administrativo en donde se deben identificar los objetivos a lograr, definir las prioridades y determinar los medios a utilizar as como la correcta utilizacin y/o aplicacin de estos en el logra del fin esperado. Es planear objetivos en vsperas de conocer las estrategias que permitan la realizacin y alcance de un proyecto segn Terry & franklin es seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales. Etapa que forma parte del proceso administrativo mediante la cual se establecen directrices, se definen estrategias y se seleccionan alternativas y cursos de accin, en funcin de objetivos y metas generales econmicas, sociales y polticas; tomando en consideracin la disponibilidad de recursos reales y potenciales que permitan establecer un marco de referencia necesario para concretar programas y acciones especficas en tiempo y espacio. Los diferentes niveles en los que la planeacin se realiza son: global, sectorial, institucional y regional. Su cobertura temporal comprende el corto, mediano y largo plazos. La planeacin es una fase de vital importancia del proceso administrativo, ya que el trabajo de las personas esta determinado por esta etapa. Acta como el programa operativo de una computadora que gua y determina las operaciones dentro de ciertos parmetros preestablecidos. Es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

La universalidad como ya se ha dicho, es la aplicacin generalizada de un concepto en cualquier situacin que se encuentre el ser, humano, independientemente del tiempo o espacio. Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realizacin se pueden clasificar en: a. Corto Plazo: menor o igual a un ao. Estos a su vez pueden ser: Inmediatos: hasta seis meses. Mediatos: mayor de seis o menor de doce meses. b. Mediano Plazo: de uno a tres aos. c. Largo Plazo: mayor a tres aos. Etapas De Planeacin. Esta integrada por las siguientes etapas: Propsitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente a un grupo social. Las siguientes cuatro caractersticas los diferencian de los objetivos. a. Son bsicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los dems elementos. b. Genricos o cualitativos, porque no se expresan en trminos numricos. c. Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organizacin. d. Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado. Investigacin: La investigacin es un proceso que, mediante la aplicacin del mtodo cientfico, procura obtener informacin relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenmenos. La investigacin es trascendental en la planeacin, ya que proporciona informacin a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente. Premisas: Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan. Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser: 1.- Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propsitos. 2.- Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Estn premisas externas pueden ser: a. De carcter poltico. b. De carcter legal. c. Econmicas. d. Sociales. e. Tcnicas. f. Otros factores. HERRAMIENTAS DE LA PLANEACION Las herramientas de la planeacin son: a. polticas, normas, estndares de calidad. b. Procedimientos de trabajo c. Programas d. Presupuestos y pronsticos

e. proyectos f. Planes contingentes g. Planes estratgicos OBJETIVOS Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico. Clasificacin de los objetivos: 1. Estratgicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo. 2. Tcticos o departamentales: se refieren a un rea o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo. 3. Operacionales o especficos se establecen en niveles o secciones ms especificas de la empresa e invariablemente son a corto plazo. ESTRATEGIAS Es el desarrollo de una estrategia que rija la planeacin, de corto, largo y medianos plazos, que adems, que de las bases para organizar, dirigir y controlar la empresa. Ackoff define estrategia como: la accin de proyectar en un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo y hacer que el futuro de la empresa se comporte como se planeo. Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Las estrategias en la empresa nacen como unas respuestas para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida de la empresa en s. Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas: 1. Determinacin de los cursos o alternativas: consiste en buscar el mayor nmero de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. 2. Evaluacin: analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en consideracin las ventajas y desventajas de cada una de ellas. 3. Seleccin de alternativas: considerar las alternativas ms idneas en cuanto a factibilidad y ventajas. Para que las estrategias sean operables y cumplan con su funcin, es necesario: Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo. Determinarlas con claridad. No confundir las estrategias con las tcticas, ya que estas ltimas combinan la accin con los medios para alcanzar el objetivo. Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir sugerir un mayor nmero de cursos de accin. Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas. Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN El principio de la precisin.

Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas Cuando se carece de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que se coordinen sern de manera necesaria, parcial o totalmente ineficaces. Siempre habr algo que no podr planearse en los detalles, pero cuanto mejor se fijen los planes ser menor ese campo de lo eventual, con lo que se habr robado campo a la adivinacin. Los planes constituyen un slido esqueleto sobre el que puede calcularse las adaptaciones futuras. El principio de flexibilidad Dentro de la precisin establecida en el principio anterior---todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, ya en razn de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin. Este principio podr parecer contradictorio a primera vista con el anterior, pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rgido, lo que no puede cambiarse de ningn modo. Flexible es lo que tiene una direccin bsica, pero que permite pequeas adaptaciones momentneas, pudiendo despus volver a su direccin inicial. As, una espada de acero es flexible, porque doblndose, sin romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presin que la flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir: a) Ya sea fijando mximos y mnimos, con una tendencia central entre ellos, como lo mas normal. b) Proveyendo de antemano caminos de sustitucin para las circunstancias especiales que se presenten. c) Ya estableciendo sistemas para su rpida revisin El principio de la unidad de direccin Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada funcin, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada funcin habr contradicciones, dudas, etc. Por ello los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos bsicos: produccin, ventas finanzas y contabilidad, personal, etc. Deben coordinarse de tal forma que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de accin aplicables. De ah surge la conveniencia y la necesidad de que todos cooperen en su formacin. Al hablar de la direccin, se repetir este principio exclusivamente para distinguirlo de la unidad de mando. Si el plan es principio de orden, y el orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse de manera jerrquica hasta formar finalmente uno solo.

El principio de consistencia Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. Este principio est en realidad implcito en el principio de la unidad de direccin. Sin embargo, enfatiza la necesidad de una relacin lo ms perfecta que sea posible entre todos los planes, para que stos logren mejor sus resultados; pudiera decirse que implica una especie de planeacin de los planes El principio de rentabilidad Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan necesariamente debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos. Es obvio que todo plan en el cual los resultados sean menores que los insumos es totalmente absurdo. Sin embargo, debe advertirse que los resultados puede ser de tipo no econmico sino social, principalmente cuando se trata de una empresa paraestatal o de una institucin no lucrativa. En este caso puede ocurrir que se busque un beneficio social, el cual implique gastos econmicos que no rediten exactamente lo mismo en los resultados, pero, al mismo tiempo, debe cuidarse que no sea esto un pretexto para justificar la perdida en las empresas del sector pblico, pues esto solamente se justificara en el supuesto de que los beneficios sociales, cuantitativamente estimados, de preferencia produzcan resultados superiores a aquello que se gasta como costo para producir ese beneficio social. Ante todo, es necesario cuidar lo anterior en este tipo de empresas, ya que quienes las manejan no son propietarios de ellas, cuya suerte ira ligada a los resultados de la empresa. Tiene aplicacin especial aqu el principio de un filsofo:Todo hombre pone naturalmente mas cuidado en las cosas propias que en la ajenas. El principio de participacin. Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. La elaboracin en grupo asegura un resultado ms objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vista distintos y complementarios. Adems de esta participacin constituyen una de las mayores motivaciones que se conocen hoy en da para realizarlo, ya que se siente un mayor grado de compromiso con el plan en el que se ha portado el conocimiento personal sobre las pequeas contingencias de lo que se presenta distinto cada da.

Elaborado por:

ING. JORGE IVAN AVILA ORTEGA

Lecturas http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/ger/plnadm.htm TECNICAS DE PLANEACION

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El Diagrama de Gantt, que consiste en una matriz de doble entrada en la que se anotan en las lneas, las diferentes actividades que componen un programa o un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el cual se desarrollarn esas actividades

FODA, es una herramienta de anlisis estratgico, que permite analizar elementos internos o externos de programas y proyectos. Se representa a travs de una matriz de doble entrada, llamada matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los negativos

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