Excel2007 Patricia Acosta

MS Excel 2007
Excel 2007 proporciona herramientas y funciones eficaces que pueden utilizarse para analizar, compartir y administrar los datos con facilidad. A travs del formato condicional podr comentar visualmente los datos con fines analticos y de presentacin los mismos que le permitirn encontrar fcilmente excepciones y reconocer tendencias importantes en los datos. Ms Excel a travs de las funciones, filtros y tablas dinmicas le brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. A travs de los informes de grfico dinmico podr ver los datos de resumen contenidos en un informe de tabla dinmica para realizar comparaciones, patrones y tendencias.
Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. E-mail: acostanp@gmail.com Web Site: www.saccec.com/educacion/ Blog: www.aulaexcelavanzado.blogspot.com
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Contenido
INTRODUCCIN A MS Excel 2007 ....................................................................................................... 7 INICIAR EXCEL ........................................................................................................................................ 7 ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL ............................................................................................... 8 TIPOS DE DATOS ................................................................................................................................ 10 FRMULAS ........................................................................................................................................... 10 Formatos ........................................................................................................................................... 11 Formato de celdas ............................................................................................................................. 11 Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel ................................................................ 11 Cdigos bsicos de formato de nmero ........................................................................................... 11 Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros ........................................................ 12 FORMATO CONDICIONAL .................................................................................................................... 14 Borrar el formato condicional ............................................................................................................. 18 Destacar grficamente el valor de cada celda ..................................................................................... 19 FILTRADO DE UNA LISTA ................................................................................................................... 21 FILTRAR CON EL FILTRO AUTOMTICO. .............................................................................................. 22 CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO. .................................................................... 23 FILTRADO AVANZADO ....................................................................................................................... 24 Copiar a otro lugar ............................................................................................................................ 27 FORMATO CONDICIONAL .................................................................................................................... 30 Borrar el formato condicional ............................................................................................................. 33 Destacar grficamente el valor de cada celda ..................................................................................... 34 DEFINICIN DE NOMBRES................................................................................................................. 36 Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de clculo ............................... 36
Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 2
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Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo ...................................... 36 Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo .................................................... 37 Administrar nombres mediante el cuadro de dilogo Administrador de nombres ............................ 37 Cambiar un nombre ............................................................................................................................. 37 Eliminar uno o ms nombres ............................................................................................................... 38 USO DE LOS HIPERVNCULOS ............................................................................................................ 41 Definicin y funcionamiento de una direccin URL ........................................................................ 41 Crear un hipervnculo a un archivo nuevo........................................................................................... 42 Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente............................................................... 43 Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro ............................................................. 43 Crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico ............................................................. 44 Crear un vnculo de referencia externa a los datos de una hoja de clculo en la Web....................... 45 Establecer la direccin base para los hipervnculos de un libro .......................................................... 45 Eliminar un hipervnculo ...................................................................................................................... 46 VALIDACIN DE DATOS ..................................................................................................................... 47 CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS .......................................................................................... 47 MENSAJE ENTRANTE............................................................................................................................ 50 MENSAJE DE ERROR............................................................................................................................. 51 Grficos ............................................................................................................................................. 53 Auditar una hoja de Clculo .............................................................................................................. 53 VALIDAR DATOS CON LISTAS DE OTROS LIBROS ............................................................................... 59 CREAR GRFICOS ............................................................................................................................... 61 CAMBIAR TIPO DE GRFICO .............................................................................................................. 64
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AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS ...................................................................................................... 67 MODIFICAR EL TAMAO DE UN GRFICO ........................................................................................ 70 SUBTOTALES ...................................................................................................................................... 70 ESQUEMAS ........................................................................................................................................ 75 Creacin automtica de esquemas ..................................................................................................... 75 Creacin manual de esquemas ............................................................................................................ 78 Borrar y ocultar un esquema ............................................................................................................... 78 Ocultar un esquema. ....................................................................................................................... 79 VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS.............................................................................................. 79 CONSOLIDAR DATOS ......................................................................................................................... 81 PLANTILLAS........................................................................................................................................ 87 Rellenar la plantilla. ............................................................................................................................. 89 Crear plantillas ..................................................................................................................................... 89 FUNCIONES........................................................................................................................................ 89 Funcin SUMA ................................................................................................................................... 91 Funcin PROMEDIO .......................................................................................................................... 93 FUNCION MAXIMO............................................................................................................................ 94 FUNCION MINIMO ............................................................................................................................ 96 FUNCION MODA ................................................................................................................................ 97 FUNCIONA MEDIANA ........................................................................................................................ 97 FUNCION CONTAR ............................................................................................................................. 98 Funcin CONTARA ........................................................................................................................... 100 FUNCION CONTAR.SI ....................................................................................................................... 100
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FUNCION Concatenar ...................................................................................................................... 102 FUNCION MAYUS ............................................................................................................................ 105 FUNCION MINUSC ........................................................................................................................... 106 FUNCION ESPACIOS ......................................................................................................................... 106 FUNCION LOGICA SI ........................................................................................................................ 110 Funciones de Bsqueda y Referencia ................................................................................................ 111 Funcin BUSCARV .............................................................................................................................. 112 Ejercicios propuestos: ..................................................................................................................... 117 Funciones Lgicas ............................................................................................................................ 118 Funcin Y............................................................................................................................................ 118 Funcin SI........................................................................................................................................... 118 Funciones de Informacin ............................................................................................................... 121 Funcin ESERROR............................................................................................................................... 121 Ejercicios propuestos ......................................................................................................................... 122 Funciones Anidadas......................................................................................................................... 122 Funciones anidadas dentro de funciones .......................................................................................... 122 Exportacin de datos....................................................................................................................... 123 Exportar de Excel a .txt.................................................................................................................... 123 Importar un archivo .txt a Excel ..................................................................................................... 125 Como recuperar en Excel un archivo con un separador diferente ................................................. 128 .xls a web (.html) ............................................................................................................................. 130 HERRAMIENTAS DE ANLISIS .......................................................................................................... 131 Buscar Objetivo ................................................................................................................................. 131
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Anlisis con mltiples objetivos. ..................................................................................................... 134 Escenario ......................................................................................................................................... 134 Modificar un Escenario ...................................................................................................................... 137 Hojas de resumen............................................................................................................................ 138 Solver ................................................................................................................................................. 140 Instalando el Solver ........................................................................................................................... 140 EJERCICIO DE APLICACIN .............................................................................................................. 142 Tablas Dinmicas ............................................................................................................................. 145 Grfico dinmico ............................................................................................................................. 149 FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS ................................................................................................ 152 TABLAS DINMICAS CON FUENTE EXTERNA (ARCHIVO DE EXCEL) ................................................ 153 EJEMPLO .......................................................................................................................................... 154 Modificar un origen de conexin en una tabla dinmica con fuente externa ................................ 164 Actualizar la tabla dinmica cuando se aumenta una columna (nuevo campo) ............................ 164 Error de conexin ............................................................................................................................ 169 PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO QUE CONTIENE FRMULAS O FUNCIONES .................. 170 Prctica: ........................................................................................................................................... 171 COLOCAR CONTRASEA A UN ARCHIVO DE EXCEL ......................................................................... 175 BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................. 178
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INTRODUCCIN A MS Excel 2007
Una de las aplicaciones informticas ms utilizadas en las empresas son las hojas de clculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o informacin. El objetivo bsico de las hojas de clculo es proporcionar un entorno simple y uniforme para generar tablas de nmeros y a partir de ellos obtener mediante frmulas nuevos valores. Las hojas de clculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de informacin de forma rpida y fcil que permiten ver los efectos de distintas suposiciones. El rea de aplicacin ms importante ha sido hasta ahora el anlisis profesional y ha servido para desarrollar modelos de gestin, entre los que se puede citar la planificacin de proyectos y el anlisis financiero, el anlisis contable, el control de balances, la gestin de personal, etc. En cualquier caso, los lmites de este tipo de aplicaciones dependen de la utopa del usuario. Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades particulares de cada usuario. El interesado puede decidir lo que desea hacer y escribir su propio programa aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de clculo, con lo que se convierte en una herramienta de investigacin aplicada, de especial inters para economistas, investigadores, financieros, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.
INICIAR EXCEL
Excel se puede iniciar de las maneras siguientes: 1. Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.
Ilustracin 1: Acceso a MS Excel 2007
2. Ir al men de Inicio Programas Microsoft Office Seleccionar Microsoft Office Excel 2007.
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Ilustracin 2: Inicio de MS Excel 2007
ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

Al entrar a MS Excel presenta la siguiente ventana con los siguientes elementos: El rea de trabajo de Excel 2007 mantiene una estructura intuitiva en la cual se observan elementos distribuidos y organizados de manera clara.
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Elementos que forman parte del rea de trabajo en Excel 2007
1.Botn de Office 2.Barra de Ttulo 3.Barra de Men 4.Barra de frmulas 5.Grupo del Portapapeles 6.Grupo de Fuente 7.Grupo de Alineacin 8.Grupo de Formato de Nmero 9.Grupo de Estilos 10.Grupo de Celdas 11.Grupo de Modificar 12.Barra de Herramientas de acceso rpido 13.Barras de desplazamiento
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14.Zoom 15.Botones de presentacin 16.Hojas del libro 17.Barra de estado 18.Celda activa 19.Botn Minimizar 20.Botn Restaurar 21.Botn Cerrar 22.Filas 23.Columnas 24.Cuadro de nombres 25 Celdas La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Celda activa: es aquella sobre la que tiene efecto las rdenes y funciones de celda que se puedan activar posteriormente. Un Rango de celdas, es un bloque de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son importantes en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. La versin de Excel 2007 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas, dispuestas por 16.384 columnas y 1.048.576 filas.
TIPOS DE DATOS
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS
Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
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Formatos Formato de celdas
Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto y forma de visualizar nmeros en la celda.
Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel

Para ver Smbolos de moneda Haga clic en Estilo de moneda
Nmeros como porcentajes Pocos dgitos detrs del separador Ms dgitos detrs del separador
Estilo porcentual Reducir decimales
Aumentar decimales
Tabla 1: Formato de nmero
Cdigos bsicos de formato de nmero

# Presenta nicamente los dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor. 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el formato. ? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales. Tambin puede utilizarse este smbolo para las fracciones que tengan un nmero de dgitos variable. Para ver 1234,59 como 1234,6 8,9 como 8,900 ,631 como 0,6 12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 Use este cdigo de formato ####,# #.000 0,# #,0#
44,398, 102,65 y 2,8 con decimales ???,???

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Para ver alineados 5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los # ???/??? smbolos de divisin alineados
Tabla 2: Cdigos bsicos de formato de nmero
Use este cdigo de formato
Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero. Para ver 12000 como 12.000 12000 como 12 12200000 como 12,2 Use este cdigo de formato #,### #, 0.0,,
Tabla 3: Visualizacin de cdigos bsicos
Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin.
[NEGRO] [AGUAMARINA] [MAGENTA] [BLANCO] [AZUL] [VERDE] [ROJO] [AMARILLO]
Tabla 4: Colores de formatos personalizados
Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros

1. 2. 3. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. Haga clic en el botn derecho Formato de celdas Para seleccionar un formato elija el Grupo de Formato de Nmero
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Ilustracin 3: Formato de celdas
4.
Se visualiza:
Ilustracin 4: Formato personalizado
5. Seleccione la pestaa Nmero 6. En Categora seleccione: Personalizada. 7. Para esto escriba un valor en la celda, por ejemplo, si desea verlo en color azul escriba entre corchetes. Ejemplo: [Azul]
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Ilustracin 5: Editar formato personalizado
8. Observe que los valores ingresados en las celdas se visualizarn en color azul. 9. Si adems desea ingresar una condicin, por ejemplo, que se visualicen en color azul todos nmeros con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a 10, caso contrario que se visualicen en color rojo. Las condiciones se escribirn as:
[Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00.
Para separar una condicin de otra se usa el separador de listas que se sugiere sea el punto y coma.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones. Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7 de la columna nota1. Para iniciar activar el men Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional y por ltimo Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas:
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Ilustracin 6: Formato condicional
Para resolver el ejercicio, seleccione las celdas que desee resaltar. 1. Ir al grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional, seleccione Reglas de celdas opcin Es menor que
Ilustracin 7: Es menor que
2. Despliega:
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Ilustracin 8: Aplicar formato a las celdas
3. 4.
En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7. En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado 5. Seleccione en Fuente el color rojo. 6. En Relleno seleccione la trama de color amarillo. 7. Clic en Aceptar. Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
Ilustracin 9: Administrar reglas
Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de clic en Nueva regla Seleccionar la opcin Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan Se tiene la siguiente pantalla:
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Ilustracin 10: Aplicar formato nicamente a las reglas que contengan
Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato de clic en el botn Formato Se visualiza:
Ilustracin 11: Administrador de reglas de formato condicional
De clic en Aplicar, luego en Aceptar. Se visualiza:
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Ilustracin 12: Visualizacin luego de aplicar formato condicional
Para aadir otra condicin basta con presionar la opcin Nueva Regla Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla Para eliminar de clic en Eliminar regla
Borrar el formato condicional

1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional. 2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional.
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Ilustracin 13: Eliminar reglas de formato condicional
3. Borrar reglas 4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Destacar grficamente el valor de cada celda

Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere utilizar.
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Ilustracin 14: Uso de barras de colores para destacar grficamente el valor de cada celda
Como se observa en la ilustracin 15, su rango de celdas ofrece la misma informacin que antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional es mucho ms sencillo identificar la informacin numrica global. Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional selecciona la opcin Escalas de color y dentro de ella el rango de colores que se visualiza en la ilustracin 16,
Ilustracin 15: Uso de escalas de colores para destacar grficamente el valor de cada celda.
Por ltimo selecciona otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
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de iconos que quiere utilizar ilustracin 17.
Ilustracin 16: Uso de iconos para destacar grficamente el valor de cada celda.
FILTRADO DE UNA LISTA

Para crear un filtro, se debe ubicar en una celda de la lista. No es necesario seleccionar la lista completa. Excel se encarga de seleccionar las filas y las columnas que pertenecen a la lista. A continuacin, seleccionar el men Inicio del bloque de datos Modificar
Busque y visualice tipos de datos especficos de una lista. Para filtrar una lista realice lo siguiente: 1. De clic en el icono de Ordenar y filtrar, 2. Seleccione Filtro 3. Se visualiza:
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Una vez que se ha filtrado los datos, puede editar, ordenar, imprimir y crear un grfico a partir de la informacin filtrada.
FILTRAR CON EL FILTRO AUTOMTICO.

Para filtrar datos de una lista con el Filtro automtico: Por ejemplo filtrar los empleados del departamento de Marketing.
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Seleccione la etiqueta Departamento de lista. Coloque un visto en Marketing De clic en Aceptar. En la columna filtrada se visualiza el icono
Para borrar un filtro de clic en la columna que contiene el filtro, y de clic en Borrar filtro de Nombre de la columna que contiene el filtro.
CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO.

Estos criterios le permiten buscar registros que contienen dos elementos de campo, o buscar registros que contienen datos que estn entre dos valores. 1. Seleccione de las listas desplegables los elementos a buscar, seleccione Filtros de texto o de nmero segn sea el caso luego de clic en Filtro personalizado
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2. Seleccione un operador lgico de la lista desplegable que aparece a la izquierda de los cuadros de elementos a buscar.
3.
Seleccione Y para filtrar registros que contengan ambos elementos.
4. Seleccione O para filtrar registros que contengan el primer elemento de bsqueda o el segundo elemento de bsqueda. 5. Ingrese las condiciones y de clic en Aceptar.
FILTRADO AVANZADO
Con el filtrado avanzado se introducen los criterios de bsqueda directamente dentro de las celdas de la hoja.
Partamos del siguiente ejemplo:
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Ir a la pestaa Datos. En el grupo Ordenar y filtrar. Seleccionar Avanzadas. Despliega:
Si deseas Copiar los datos en otro lugar selecciona Copiar a otro lugar.
En Rango de la lista seleccionar el rango en donde se encuentren los datos.
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Rango de la lista
En rango de criterios seleccionar el rango de criterios.
En Copiar a, seleccionar la celda en donde se desea copiar el resultado. Es este caso selecciona la celda D1. Activa la opcin Slo registros nicos.
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Haz clic en Aceptar. Se visualiza el resultado final:
Copiar a otro lugar

En Rango de la lista: marcar el rango de $A$1: $A$11 El rango de criterios considera condiciones con OR y AND. As las condiciones colocadas en columnas corresponden a un OR es decir si son dos condiciones puede cumplir la una, la otra o las dos condiciones.
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Las condiciones colocadas en filas corresponden a un AND, es decir deben si son dos condiciones debe cumplir las dos. Para el ejemplo tomamos las condiciones en columnas que corresponden a un OR En Rango de criterios: marcar el rango que contiene la condicin $B$1: $B$2. La celda que contiene las condiciones debe estar con el mismo nombre del rango de lista: por ejemplo Campo 1 Rango de lista rango de criterios:
Campo 1 Campo 1 1 <8 2 3 4 5 6 7 8 9 10
En Copiar a: $E$1 indicar la celda en la que desea que de despliegue el resultado. Dar clic en Aceptar Obtendr el siguiente resultado:
Ejemplo tomando condiciones en filas que corresponden a un AND
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En Rango de criterios: marcar el rango que contiene las condiciones $B$1: $C$2. La celda que contiene las condiciones debe estar etiquetadas con el mismo nombre del rango de lista: por ejemplo Campo 1 Rango de lista rango de criterios:
Campo 1 Campo 1 1 <8 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Campo 1 >3
En Copiar a: $D$1 indicar la celda en la que desea que de despliegue el resultado.
Dar clic en Aceptar Obtendr el siguiente resultado:
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FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones. Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7 de la columna nota1. Para iniciar activar el men Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional y por ltimo Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas:
Ilustracin 17: Formato condicional
Para resolver el ejercicio, seleccione las celdas que desee resaltar. 2. Ir al grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional, seleccione Reglas de celdas opcin Es menor que
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Ilustracin 18: Es menor que
2. Despliega:
Ilustracin 19: Aplicar formato a las celdas
8. 9.
En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7. En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado 10. Seleccione en Fuente el color rojo. 11. En Relleno seleccione la trama de color amarillo. 12. Clic en Aceptar. Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
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Ilustracin 20: Administrar reglas
Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de clic en Nueva regla Seleccionar la opcin Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan Se tiene la siguiente pantalla:
Ilustracin 21: Aplicar formato nicamente a las reglas que contengan
Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato de clic en el botn Formato Se visualiza:
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Ilustracin 22: Administrador de reglas de formato condicional
De clic en Aplicar, luego en Aceptar. Se visualiza:
Ilustracin 23: Visualizacin luego de aplicar formato condicional
Para aadir otra condicin basta con presionar la opcin Nueva Regla Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla Para eliminar de clic en Eliminar regla
Borrar el formato condicional

1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional. 2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional.
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Ilustracin 24: Eliminar reglas de formato condicional
3. Borrar reglas 4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Destacar grficamente el valor de cada celda

Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere utilizar.
Ilustracin 25: Uso de barras de colores para destacar grficamente el valor de cada celda
Como se observa en la ilustracin 15, su rango de celdas ofrece la misma informacin que antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional es mucho ms sencillo
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identificar la informacin numrica global. Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional selecciona la opcin Escalas de color y dentro de ella el rango de colores que se visualiza en la ilustracin 16,
Ilustracin 26: Uso de escalas de colores para destacar grficamente el valor de cada celda.
Por ltimo selecciona otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar ilustracin 17.
Ilustracin 27: Uso de iconos para destacar grficamente el valor de cada celda. Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 35
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DEFINICIN DE NOMBRES
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de clculo
1. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que desee poner un nombre. 2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de frmulas .
Cuadro Nombre 3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su seleccin. Los nombres pueden tener hasta 255 caracteres de longitud. 4. Presione ENTRAR. Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo Puede convertir rtulos existentes de filas y columnas en nombres. 1. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rtulos de las filas y columnas. 2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Crear desde la seleccin.
3. En el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin, designe la ubicacin que contiene los rtulos al activar la casilla Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha.
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Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo 1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Definir nombre.
2. En el cuadro de dilogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre, escriba el nombre que desea utilizar para su referencia. 3. Para especificar el mbito del nombre, en la lista desplegable mbito, seleccione Libro o el nombre de una hoja de clculo del libro. 4. De forma opcional escriba un comentario descriptivo de hasta 255 caracteres en el cuadro Comentario. 5. En el cuadro Se refiere a, siga uno de estos procedimientos: Para especificar una referencia de celda, escriba la referencia de celda.
Administrar nombres mediante el cuadro de dilogo Administrador de nombres Use el cuadro de dilogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres definidos y los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee buscar nombres con errores, confirmar el valor y la referencia de un nombre, ver o modificar comentarios descriptivos o determinar el mbito. Tambin puede ordenar y filtrar la lista de nombres y agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicacin con facilidad. Para abrir el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en la ficha Frmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.
Cambiar un nombre Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, tambin se cambian todos los usos de ese nombre en el libro.
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1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Administrador de nombres.
2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desea cambiar y, a continuacin, en Modificar. Sugerencia Tambin puede hacer doble clic en el nombre. 3. En el cuadro de dilogo Editar nombre, en el cuadro Nombre, escriba el nuevo nombre de la referencia. 4. En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 5. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en el cuadro Se refiere a, cambie la celda, la frmula o la constante representada por el nombre. Para cancelar los cambios no deseados o accidentales, haga clic en Cancelar o presione ESC. Para guardar los cambios, haga clic en Ejecutar o presione ENTRAR.
Eliminar uno o ms nombres

1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Administrador de nombres.
2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desee cambiar. 3. Seleccione uno o ms nombres mediante uno de los siguientes procedimientos: Para seleccionar un nombre, haga clic en l.
acostanp@gmail.com
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Para seleccionar ms de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y arrastre los nombres, o bien presione Mays y haga clic con el botn del mouse en cada nombre del grupo. Para seleccionar ms de un nombre en un grupo no contiguo, presione CTRL y haga clic con el botn del mouse en cada nombre del grupo. 4. Haga clic en Eliminar. Tambin puede presionar SUPR. 5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminacin.
Crear el nombre ciudad. Seleccionar los datos. Seleccionar la ficha frmulas. Haz clic en Administrador de nombres.
Se visualiza:
acostanp@gmail.com
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Haz clic en Nuevo.
En nombre digita un nombre para el rango de ciudades. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
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Haz clic en Cerrar.
USO DE LOS HIPERVNCULOS

Los hipervnculos se pueden utilizar para realizar una de las siguientes acciones:
Ir a un archivo o una pgina web en una red o Internet. Ir a un archivo o una pgina web que tiene previsto crear en el futuro. Enviar un mensaje de correo electrnico. Iniciar la transferencia de un archivo, como una descarga o un proceso de FTP.
Cuando apunta a un texto o una imagen que contiene un hipervnculo, el puntero se convierte en una mano , indicando que puede hacer clic en el texto o la imagen.
Definicin y funcionamiento de una direccin URL

Cuando crea un hipervnculo, su destino se codifica como una direccin URL (Localizador uniforme de recursos); por ejemplo: http://ejemplo.microsoft.com/noticias.htm En la siguiente ilustracin se definen las partes de la direccin URL:
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Protocolo usado (http, ftp, file) Ubicacin de red o del servidor web Ruta de acceso Nombre de archivo
Crear un hipervnculo a un archivo nuevo

1. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
Sugerencia Tambin puede seleccionar un objeto, como una imagen o un elemento de un grfico, que desee usar para representar el hipervnculo.
2. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.
3. 4.
En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento. Escriba el nombre del nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento.
5. En Cundo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo ms adelante o en Modificar documento nuevo ahora para especificar cundo desea abrir el archivo nuevo para modificarlo. 6. En el cuadro Texto para mostrar, escriba el texto que desea usar para representar el hipervnculo. 7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. 8. Haga clic en Aceptar.
MS Excel 2007
Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente
1. 2. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.
Sugerencia Asimismo, puede hacer clic con el botn secundario del mouse en la celda o el objeto y despus elegir Hipervnculo en el men contextual, o bien, presionar CTRL+ALT+K.
3. 4. En Vincular a, haga clic en Archivo o pgina Web existente. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para seleccionar un archivo, haga clic en Carpeta actual y, a continuacin, haga clic en el archivo con el que desea establecer el vnculo. 6. Si desea crear un hipervnculo a una ubicacin especfica del archivo o la pgina Web, haga clic en Marcador y, a continuacin, haga doble clic en el marcador que desea utilizar. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo. 7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. Haga clic en Aceptar.
Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro

Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual o de otro libro, puede elegir entre definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una referencia de celda.
1. 2. Seleccione la celda, el rango de celdas o a los que desee asignar un nombre. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas .
Cuadro Nombre
3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de las celdas y a continuacin, presione ENTRAR.
acostanp@gmail.com 43
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2. En una hoja de clculo del libro de origen, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo. 3. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.
4.
En Vincular a, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual, haga clic en Lugar de este documento. Para establecer un vnculo a una ubicacin de otro libro, haga clic en Archivo o pgina Web existente, busque y seleccione el libro con el que desea crear el vnculo y, a continuacin, haga clic en Marcador. 1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
En el cuadro o seleccione un lugar de este documento, en Referencia de la celda, haga clic en la hoja de clculo con la que desea establecer el vnculo y, a continuacin, escriba la referencia de la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda y haga clic en Aceptar. En la lista que aparece bajo Nombres definidos, haga clic en el nombre que representa las celdas con las que desea establecer el vnculo y haga clic en Aceptar. 2. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo. 3. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. Haga clic en Aceptar.
Crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico

Cuando se hace clic en un hipervnculo a una direccin de correo electrnico, el programa de correo electrnico se inicia automticamente y crea un mensaje con la direccin correcta en el cuadro Para, siempre que haya instalado un programa de correo electrnico.
1. 2. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.
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MS Excel 2007
3.
4. 5.
En Vincular a, haga clic en Direccin de correo electrnico.

En el cuadro Direccin de correo electrnico, escriba la direccin que desee. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrnico.
6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo. 7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. 8. Haz clic en Aceptar.
Crear un vnculo de referencia externa a los datos de una hoja de clculo en la Web
1. 2. Abra el libro de origen y seleccione la celda o el intervalo de celdas que desee copiar. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
3. Cambie a la hoja de clculo donde desee colocar la informacin y, a continuacin, haga clic en la celda donde desee que aparezca la informacin. 4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegado especial. 5. Haga clic en Pegar vnculo.
Excel crea un vnculo de referencia externa para la celda o cada celda en el rango de celdas.
Establecer la direccin base para los hipervnculos de un libro

1. Haga clic en el Botn de Microsoft Office , haga clic en Preparar y, a continuacin, haga clic en Propiedades. 2. En el panel de informacin del documento, haga clic en Propiedades del documento y, a continuacin, haga clic en Propiedades avanzadas.
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3. 4. Haga clic en la ficha Resumen. En el cuadro Base de hipervnculo, escriba la ruta de acceso que desea usar.
Eliminar un hipervnculo
Para eliminar un hipervnculo, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para eliminar un hipervnculo y el texto que lo representa, con el botn secundario del mouse, haga clic en la celda que contiene el hipervnculo y elija Borrar contenido en el men contextual. Para eliminar un hipervnculo y el grfico que lo representa, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en el grfico y, despus, presione la tecla SUPR. Para desactivar un nico hipervnculo, haga clic en l con el botn secundario del mouse y elija Quitar hipervnculo en el men contextual. Para desactivar varios hipervnculos a la vez, haga lo siguiente: 1. En una celda en blanco, escriba el nmero 1. 2. Haga clic en la celda con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga clic en Copiar en el men contextual. 3. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada uno de los hipervnculos que desea desactivar.
En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar y, a continuacin, en Pegado especial.
5. 6.
En Operacin, haga clic en Multiplicar y, a continuacin, en Aceptar. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.
7.
En Bueno, malo y neutral, seleccione Normal.
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VALIDACIN DE DATOS
CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS
Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de informacin en una hoja de clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos. Puede crear una lista de entradas que se aceptarn en una celda de la hoja de clculo y a continuacin, restringir la celda para que acepte nicamente las entradas de la lista mediante el comando del men Datos opcin Validacin. El usuario que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista. Ejemplo: El usuario que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista. Crear una lista de entrada en la misma hoja, por ejemplo:
1707180889001 1707180889002 1707180889003 1707180889004 1707180889005 1707180889006 1707180889007 1707180889008 1707180889008 1802452944001
Tabla 5: Datos de origen para la lista desplegable
Para trabajar con Validacin de datos los datos deben estar en la misma hoja, debe seleccionar la o las celdas a validar. Para este ejemplo se validar una celda que permita seleccionar el nmero de RUC. 1. 2. Seleccione la celda a validar. Ir a la pestaa Datos
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3. 4. 5. En el Grupo Herramientas de datos Opcin Validacin de datos Se visualiza:
Ilustracin 28: Grupo Herramientas de datos
6.
Presenta el siguiente cuadro de dilogo:
Ilustracin 29: Cuadro de dilogo Validacin de datos
7. En la pestaa Configuracin en Criterio de validacin en la opcin Permitir: seleccionar Lista. 8. Se visualiza:
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Ilustracin 30: Configuracin de criterio de validacin
9. 10.
En Origen indicar el rango que contiene la lista Por ejemplo:
Ilustracin 31: Ejemplo de validacin de datos
11.
De clic en Aceptar.
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12. Al dar clic en desplegar la lista de los nmeros de RUC1.
Ilustracin 32: Lista desplegable, luego de aplicar validacin de datos
MENSAJE ENTRANTE
Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente: 1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante 2. Ir a la pestaa Datos 3. En el Grupo Herramientas de datos 4. De clic en la opcin Validacin de datos 5. Seleccione la pestaa Mensaje de entrada
Ilustracin 33: Mensaje de entrada
En Ecuador, para efectos de la declaracin de impuestos, toda persona natural o empresa es identificado por el Estado mediante un cdigo denominado Registro nico de Contribuyentes (RUC).
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6. 7. Active Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. En Ttulo digite un ttulo por ejemplo: Mensaje de entrada. 8. En Mensaje de entrada, digite un mensaje relacionado con lo que valida en la celda, por ejemplo: El nmero de RUC slo puede ser seleccionado de la lista desplegable 9. De clic en Aceptar 10. Un vez configurado el mensaje entrante se visualiza: Mensaje entrada de
Ilustracin 34: Mensaje de entrada
MENSAJE DE ERROR
Para crear un mensaje de error haga lo siguiente: 1. Ir a la pestaa Datos 2. En el Grupo Herramientas de datos 3. De clic en la opcin Validacin de datos 4. Seleccione la pestaa Mensaje de error
Ilustracin 35: Mensaje de error
5.
Activar la opcin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos.

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6. En la opcin Estilo:
Grave: Este estilo evita la especificacin de datos no vlidos.
Ilustracin 36: Estilo de error Grave
Advertencia: Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia.
Ilustracin 37: Estilo de error Advertencia
Informacin: Permite mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos.
Ilustracin 38: Estilo de error Informacin
7.
En Ttulo: Escriba el Ttulo que desea que se muestre.
8. En Mensaje de error: Escriba el mensaje de error que desea que se despliegue si se introducen datos no vlidos
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9. Clic en el botn Aceptar
Ejemplo: Si se ingresa un nmero de RUC no vlido mayor de 13 dgitos Despliega lo siguiente:
Ilustracin 39: Estilo de error Grave
Dar clic en el botn Cancelar
Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Auditar una hoja de Clculo

Al utilizar las opciones de Auditoria puede encontrar errores y asegurar la exactitud de las frmulas en sus hojas de trabajo complejas. Cuando audita una hoja de trabajo, el programa Excel determina la relacin que existe entre las frmulas y las celdas que estn referenciadas por ellas. Las celdas precedentes son aquellas que suministran los datos a la frmula mientras que las celdas dependientes contienen las frmulas y se refieren a otras celdas. Cuando el programa encuentra las celdas precedentes o dependientes, aplica flechas de seguimiento a las celdas. Las flechas de rastreo muestran la relacin que existe entre la celda activa y las celdas relacionadas.
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Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la celda de la frmula antes de que programa pueda aplicar las flechas. De igual forma, primero debe seleccionar una celda o el rango de celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes. Si dentro de la celda aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o #VALUE!, debe seleccionar la celda antes de que el programa pueda encontrar un error. Al buscar los errores puede utilizar las opciones que se encuentran en 1. 2. Pestaa Frmulas Grupo Auditora de frmulas
Ilustracin 40: Grupo Auditora de frmulas
3.
Debe seleccionar una celda que contenga la frmula antes de que empiece a
buscar las celdas precedentes. 4. Debe seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen los datos o que los daros a la frmula antes de que pueda encontrar las celdas
proporcionan dependientes.
Ejemplo: Validar las celdas que permitan valores mayores a 500 Por didctica he pintado el grupo de celdas en color amarillo, para indicar que ese grupo de celdas sern validadas. Seleccione las celdas a validar
Celdas a validar
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Ilustracin 41: Celdas a validar
1. 2. 3.
Pestaa Frmulas Grupo Auditora de frmulas Despliega:
Ilustracin 42: Validacin de celdas para valores mayores que 500
4. 5. 6. 7. 8.
Seleccionar la pestaa Configuracin En Permitir seleccionar: Decimal En Datos: mayor que En Mnimo: digite 500 Dar clic en Aceptar
Para que pueda admitir otros valores diferentes a la condicin Ir a la pestaa Mensaje de Error Activar Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos (debe estar el visto)
Ilustracin 43: Mostrar mensaje de error Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 55
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En Estilo: Seleccionar Advertencia, para que deje pasar previa confirmacin valores diferentes a la condicin validada. En Ttulo: digitar Advertencia En Mensaje de error: digitar Desea ingresar un valor diferente a la condicin La pantalla configurada se visualizar de la siguiente manera:
Ilustracin 44: Configuracin de mensaje de error
Dar clic en Aceptar Una vez validada ingrese valores por ejemplo Ingresar el valor de 40, como este no cumple la condicin desplegara el mensaje de error configurado anteriormente, se visualiza:
Ilustracin 45: Estilo de Mensaje de error Advertencia Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 56
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Dar clic en S para que permita ingresar el valor de 40 Ingresar los valores que se muestran en la pantalla siguiente:
Ilustracin 46: Datos ingresados para probar la validacin
Dar clic en S para que se ingresen los valores que no cumplen la condicin validada. Calcular la suma en de cada una de las columnas y rastrear sus respectivas precedentes Para esto se debe visualizar el Grupo de Auditora de frmulas Con lo que se tendr la siguiente pantalla:
Ilustracin 47: Aplicar autosuma a cada columna
Se visualiza:
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Ilustracin 48: Rastrear precedentes
Si desea rodear con un crculo los datos no vlidos: 1. 2. 3. Ir a la pestaa Datos Grupo Herramientas de datos Opcin Rodear con un crculo datos no vlidos
Ilustracin 49: Herramientas de Datos
Los datos que no cumplan la condicin de validacin se visualizarn:
Ilustracin 50: Datos que no cumplen la condicin validada Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 58
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VALIDAR DATOS CON LISTAS DE OTROS LIBROS
Para aplicar este tipo de validacin deben estar abiertos los dos libros. Se puede utilizar la validacin de la forma siguiente: Ingresa los nombres de las ciudades en el libro datos.xlsx en la hoja ciudad.
Prepara la hoja en la que aplicars la validacin de datos. En este caso abre el libro validar.xlsx y la hoja formulario. Selecciona la celda a validar, para el ejemplo selecciona la celda B3. Haz clic en la ficha Datos, selecciona Validacin de datos En Permitir elige Lista En origen digita: = [datos.xlsx]ciudad!$A$2:$A$5 Se visualiza:
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En Permitir elige Lista
En
origen digita: =[datos.xlsx]ciudad !$A$2:$A$5
Haz
clic en Aceptar.
Haz clic en Aceptar. Se visualiza:
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Prueba abriendo los dos archivos adjuntos: datos.xlsx y validar.xlsx.
CREAR GRFICOS
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
Es recomendable que selecciones el rango de celdas que quieres que participen en el grfico. Haz clic en la pestaa Insertar. En el grupo Grficos. Haz clic en Columna. Selecciona el tipo de grfico que deseas. Por ejemplo Columna agrupada.
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Se visualiza:
Para cambiar el diseo de grfico, haz clic en la pestaa diseo.

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En el grupo Estilo de diseo. Selecciona el diseo que deseas.
Se visualiza:
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CAMBIAR TIPO DE GRFICO
Para cambiar el tipo de grfico selecciona el grfico en la pestaa Diseo, en el grupo Tipo, haz clic en Cambiar tipo de grfico.
Selecciona el tipo, por ejemplo circular en 3D.
Haz clic en Aceptar.

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Se visualiza:
Para cambiar el diseo, haz clic en Estilos de diseo:
Selecciona un estilo, se visualiza:
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Para mover el grfico a otra hoja, haz clic en Mover grfico, se visualiza:
En la ventana Mover grfico, selecciona Hoja nueva. Se visualiza:
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AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS

Para agregar etiquetas a los datos realiza lo siguiente: Selecciona el grfico. Haz clic en derecho. Opcin Agregar etiquetas de datos.
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Se visualiza:
Para dar formato a las etiquetas de datos, realiza lo siguiente: Selecciona el grfico. Haz un clic derecho. Selecciona Formato de etiquetas de datos
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Se visualiza:
Selecciona en Porcentaje. Haz clic en Cerrar. Se visualiza:
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MODIFICAR EL TAMAO DE UN GRFICO
Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo. Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuacin: Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrstralos para modificar sus dimensiones. Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrs modificar su tamao manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y hacerlo ms grande o pequeo.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.
SUBTOTALES
Ir a Datos seccin esquema
Los datos deben estar ordenados por categora y las columnas etiquetadas:
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Ir a:
Se visualiza:
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Seleccionar la columna que maneja el dato numrico:
Se visualiza:
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Si no estn organizamos los datos se da este problema: Dos totales de marketing cuando no es as:
Encontrar el ingreso mnimo:

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Herramienta de agrupar o desagrupar por columnas:
Se visualiza:
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ESQUEMAS
Un esquema puede ser un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro, el mismo que est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en concreto. Sugerencias: Asegurar de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema puede tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las ventas realizadas a lo largo del ao en Algunas provincias de Ecuador, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja. Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado. Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automtica.
Creacin automtica de esquemas

La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente. Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automticamente el esquema: Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados. En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
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Puedes observar que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B17, C17, D17 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B18, C18, D18 y E18 son los totales de los subtotales. En este ejemplo puedes hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas). Por tanto, como ya tienes los datos vas a realizar el esquema. Para ello te sugiero situar sobre una celda cualquiera y seleccionar la opcin Autoesquema del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.
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Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuacin:
En la imagen anterior puedes observar que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla. Adems, observa en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos niveles tiene el esquema. Por columnas podemos ver que existen dos niveles: La tabla desplegada por completo y la tabla con los datos trimestrales. Por filas tenemos tres niveles: La tabla desplegada completamente. Por provincias. y solo por Ecuador.
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Creacin manual de esquemas

La segunda opcin es la de crear el esquema manualmente. Para crear un esquema manualmente debes crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de esquema que desees hacer. Para crear un grupo debes seleccionar las filas (seleccionar los nmeros de las filas) o columnas (seleccionar las letras de las columnas) de las cuales vas a crear un grupo, pero no debes incluir las filas o columnas que contengan frmulas de sumario. Una vez seleccionadas las filas o columnas vas al men Agrupar de la pestaa Datos y seleccionamos Agrupar. Para trabajar un poco ms rpido puedes utilizar las teclas para agrupar y desagrupar. Para agrupar, una vez tengas el grupo seleccionado presionas Alt + Shift + Flecha derecha. Para desagrupar, una vez tengas el grupo seleccionado presionas Alt + Shift + Flecha izquierda.
Borrar y ocultar un esquema

Para borrar un esquema debes acceder a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin Borrar esquema. Antes de eliminar un esquema, debes estar seguro de que es lo que realmente deseas, pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer. As pues si no estas seguro de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo.
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Ocultar un esquema. Al ocultarlo lo que haces es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con presionar las teclas Ctrl+8 y automticamente desaparecen las marcas del esquema, para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.
VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS

Suele suceder de forma muy comn que al estar realizando hojas de clculo vas ampliando cada vez ms el campo de visin de la pantalla, llegando a ocupar ms de una pgina por hoja, y cuando se trata de estar cotejando datos resulta bastante incmodo tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro. Vas a ver las distintas opciones que Excel 2007 nos ofrece para minimizar el problema y as trabajar de una manera ms cmoda con los datos introducidos. Podemos utilizar la opcin de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opcin de ver la misma hoja en varios paneles. Para ver la misma hoja en varias ventanas, debes acceder a la pestaa Vista y pulsar el botn Nueva ventana, si la ventana que tenas estaba maximizada no te dars cuenta de que haya ocurrido algn cambio en la ventana, pero si te fijas en la barra de ttulo puedes ver que ahora el nombre del documento adems tiene aadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo documento.
Para ver las dos ventanas al mismo tiempo haz clic en Organizar todo y seleccionas Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de como estn situados los datos en la hoja.
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Ahora puedes desplazar sobre una ventana independientemente de la otra.
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CONSOLIDAR DATOS
Aplicaras el siguiente ejemplo:
Observa los datos para febrero
Observa la informacin de marzo.

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Observa la hoja de 1er trimestre.
Se tiene informacin para enero, febrero y marzo. Trimestre.

Se desea consolidar para el 1er
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Selecciona la celda B5 de la hoja 1er Trimestre. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en Consolidar.
Se visualiza:
En Funcin selecciona Suma. En referencia selecciona la hoja Enero y el rango desde B5 a D11. Haz clic en Agregar.
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Con el mismo criterio agrega los dems parmetros.
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Se visualiza:
Para crear vnculos entre los datos activa la opcin Crear vnculos con los datos de origen.

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Se visualiza:
Haz clic en 2 para abrir los esquemas
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PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo. Puede incluir tanto datos como formatos. Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas: Seleccionar el Botn Office. Elegir la opcin Nuevo... Hacer clic sobre la categora Plantillas instaladas en el cuadro de dilogo Nuevo Libro.
Aparecern las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habra que volver a instalar Excel2007 con las opciones de plantillas activadas. Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos.
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Hacer clic sobre el botn Descargar.
Posiblemente nos avise de la habilitacin de macros junto con la plantilla, y al final aparecer una copia de nuestro modelo elegido.
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Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecer el cuadro Guardar como para tener siempre la plantilla original.
Crear plantillas
Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos: Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla. Seleccionar el Botn Office. Elegir la opcin Guardar como... Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opcin Plantilla de Excel.
Hacer clic sobre el botn Aceptar. Excel2007 cambia automticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla est siempre disponible al seleccionar la opcin Nuevo del Botn Office.
FUNCIONES
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: 1. Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. 2. Hacer clic en la pestaa Frmulas. 3. Elegir la opcin Insertar funcin.
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4.
5.
O bien, hacer clic sobre el botn Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:
Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn de esta forma no es necesario conocer cada una de
las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora: esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
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Funcin SUMA
Sumar las celdas que estn en azul: Escogemos el icono :
Aplicar control y seleccionar: (forma tradicional)
OTRA FORMA: Dar clic en
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Se selecciona de la categora de funciones Matemticas y trigonomtricas.
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Seleccionar los valores a sumar
Funcin PROMEDIO
Calcula la media aritmtica, pertenece a la categora de funciones Estadsticas.
Marcar las celdas a calcular el promedio
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Este es el resultado:
FUNCION MAXIMO
Permite encontrar el valor mximo de una lista de valores.
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Seleccionar el rango de la lista a calcular el valor mximo.
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FUNCION MINIMO
Encuentra el valor mnimo de una lista de valores.
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FUNCION MODA
Encuentra el valor que se repite con ms frecuencia
FUNCIONA MEDIANA
Se consideran los casos: IMPARES: Devuelve el valor central PARES: Devuelve el promedio de los valores centrales VALORES PARES:
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PARA IMPARES DEVUELVE EL VALOR CENTRAL:
FUNCION CONTAR
Cuenta todos lo valores de tipo numrico de un conjunto de datos
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He contado 11 datos (pero si cambiamos a letras no cuenta texto).
Al cambiar a texto no cuenta: No cuenta espacios en blanco:
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Funcin CONTARA
Cuenta las celdas no vacas de un rango.
FUNCION CONTAR.SI
Cuenta los datos que cumplen un determinado criterio.
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Ejercicio: Contar de la lista los valores mayores a cero.
Clic en contar.si
Solo en la columna saldo >0:
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FUNCION Concatenar
Une varios elementos de textos en uno solo.
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Para ordenar sin ampliar la seleccin lo hacemos con un pegado especial:
Para separa los datos:
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He separado los datos:
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FUNCION MAYUS
Cambia de minsculas a maysculas:
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FUNCION MINUSC
FUNCION ESPACIOS
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Permite eliminar los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.
Sealamos:
Este es el resultado.
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Con espacios entre los nombres y al final:
Eliminamos los espacios entre el nombre Crdenas Juan:
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Fijmonos en la columna:
Fijmonos como queda es un cambio notable:
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FUNCION LOGICA SI
Si las notas son mayores o iguales a 7 indique que aprob el curso caso contrario que reprob
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Funciones de Bsqueda y Referencia

Existen varias funciones que buscan informacin almacenada en una lista o tabla, o que manipulan referencias. Para utilizar las frmulas, seleccione en el men Frmulas, ir al grupo de Biblioteca de funciones.
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Ilustracin 51: Biblioteca de funciones
Para aplicar la funciones ir a Insertar funcin, en donde puede seleccionar la categora de la funcin que desea.
Funcin BUSCARV
Busca un valor especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A. Para el ejemplo se trabaja con la hoja factura y cliente. La hoja factura contiene:
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Ilustracin 52: Contenido de la hoja Factura
Al digitar el nmero de RUC, con la funcin BUSCARV se debe desplegar el nombre del cliente, que debe ser buscado de en la hoja Clientes. El mismo ejercicio lo pues realizar si los datos de la hoja cliente se encuentra en otro libro de MS Excel.
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Ilustracin 53: Contenido de la hoja Clientes
Para dar solucin al ejercicio, seleccione la celda C4 De clic en insertar funcin Despliega:
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Ilustracin 54: Insertar funcin
De clic en Aceptar Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
Ilustracin 55: Funcin BUSCARV
En Valor_ Buscado, seleccione la celda que contiene el nmero de RUC

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Ilustracin 56: Valor_Buscado
En Matriz_buscar_en Marque la hoja clientes, como se visualiza:
Ilustracin 57: Matriz_buscar_en
En Indicador_columnas, digite el nmero de columna que desea visualizar en este caso como se desea ver el nombre digite el 2 porque est en la segunda columna.
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Ilustracin 58: Indicador_columnas
Para encontrar el valor exacto en Ordenado digite 0. Se visualiza: La frmula resultante queda as: = BUSCARV(C5;Clientes!A2:D161;2;0) Finalmente su hoja de clculo lucir:
Ilustracin 59: Resultado de aplicar BUSCARV
Ejercicios propuestos:
Aplique la funcin BUSCARV para encontrar la Direccin y el telfono del cliente.
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Funciones Lgicas
Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se pasan por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR! Ejemplos Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: Y(B1:B3) es igual a FALSO Si B4 contiene un nmero entre 1 y 100, entonces: Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO
Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es Verdadero y otro valor si dicho argumento es Falso. Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Pruba_logica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como
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VERDADERO o FALSO Valor_si_Verdadero es el valor que se devolver si prueba_logica es VERDADERO Valor_si_falso es el valor que se devolver si prueba_logica es FALSO Observaciones: Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumento Valor_si_verdadero y Valor_si _ falso para construir formulas mas elaboradas Ejemplo: Para este ejemplo utilizar la hoja Factura, para validar datos si la forma de pago es al CONTADO realice un descuento del 20%, se utilizar la funcin lgica S.
1. 2.
Seleccione la celda F21 De clic en Insertar funcin
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3. 4. 5. 6.
En categoras seleccione Lgicas Seleccione SI De clic en Aceptar Ingrese los parmetros como se visualiza
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7. La frmula resultante es: =SI(F5="CONTADO";F20*20%;0)
Funciones de Informacin
Funcin ESERROR
Devuelve como VERDADERO si Valor es cualquier valor de error ( #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO) Ejemplo
Color Rojo Verde
Cantidad 7 12
Precio unitario Precio total 12 aa
Para calcular el precio Total se multiplicar la cantidad por el precio unitario.
Al aplicar y arrastrar la frmula se obtiene el error de #VALOR!
Para dar solucin se aplica la funcin ESERROR
En la celda que contiene el error devolver: VERDADERO

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Ejercicios propuestos
Validar con la funcin s de tal forma que si existe el error se visualice la celda en blanco, caso contrario que se muestre la operacin.
Funciones Anidadas
Funciones anidadas dentro de funciones
En algunos casos, puede que tenga que utilizar una funcin como uno de los argumentos de otra funcin. Por ejemplo, la frmula utiliza una funcin PROMEDIO anidada y compara el resultado con el valor 50.
Devoluciones vlidas Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error #VALOR! Lmites del nivel de anidamiento Las funciones anidadas utilizan una funcin como uno de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones. Ejemplo: Para el ejercicio anterior aplicar lo siguiente Si la forma de pago el al CONTADO y es MAYORISTA realice el descuento del 20%. Si la forma de pago el al CONTADO y es MINORISTA realice el descuento del 10%. Si la forma de pago el al CREDITO y es MAYORISTA realice el descuento del 15%. Caso contrario sin descuento. Para solucionar aplicaremos el anidamiento de funciones. Dentro de la funcin lgica SI insertaremos un Y para unir las dos condiciones:
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Aprovechamos el Valor_si_Falso para anidar el resto de condiciones. La frmula resultante es:

=SI(Y(F5= "CONTADO";D21="MAYORISTA");F20*20%;SI(Y(F5="CONTADO";D21="MINORISTA");F20*10%; SI(Y(F5="CREDITO";D21="MAYORISTA");F20*15%;0)))
Exportacin de datos
Obtener datos desde Excel a formatos como .txt, .csv, y .html
Exportar de Excel a .txt

Abrir la base de Excel
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Ir al botn de office en el caso de Excel 2007 en Excel 2003 debera ir a archivo guardar como.
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Guardar como tipo: texto(delimitado por tabulaciones)(*.txt)
Clic en Guardar
Dar clic en Si. Cerrar Excel.
Clic en NO.
Importar un archivo .txt a Excel

Abrir Excel. Localizar el archivo a importar. Se visualiza:
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Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos.
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Clic en abrir. Se visualiza:
Clic en siguiente
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Chequear que el separador sea el tabulador. Clic en siguiente. Clic en finalizar.
Como recuperar en Excel un archivo con un separador diferente

Abrir Excel. Localizar el archivo a importar. Se visualiza:
Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos.
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Clic en abrir. Se visualiza:
El separador es en este caso / Clic en siguiente.

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En separadores marcar con un visto la opcin OTRO y digitar el separador. Clic en siguiente. Clic en finalizar.
.xls a web (.html)

Es una de las exportaciones de datos ms Utilizadas por ser independiente del tipo de plataforma o sistema operativo. Debe guardar con el tipo de pgina web.
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HERRAMIENTAS DE ANLISIS
Buscar Objetivo
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis. En el caso de que conozca el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo. Para utilizar esta herramienta haz clic en el men Herramientas Opcin Buscar objetivo Al realizar una bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de celda especfica hasta que una frmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado. Para esto partamos del siguiente ejemplo:
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En la celda que contiene el Beneficio la frmula es Precio*Cantidad - (Costes Fijos + Coste variable unitario * Cantidad) Calcular la cantidad que se debe vender para obtener beneficios de : 1000
Para aplicar Solver se requiere:

1. Definir la celda, la que debe contener una frmula, por ejemplo B4 2. Debe existir al menos una celda cambiante (Para cambiar la celda), por ejemplo, B5 3. Se debe especificar el valor que se desea como objetivo (Con el valor de) por ejemplo, 1000 Resolviendo con Solver: Seleccione la celda que contiene la frmula Ir al men Herramientas Opcin Buscar objetivo
En Definir la celda: marque la celda que contiene la frmula por ejemplo, B14. En con el valor: digite el valor que requiere que sea su objetivo por ejemplo 1000. En para cambiar la celda: marque la celda a cambiar por ejemplo la celda $B$15. El cuadro de dilogo contendr:
De clic en el botn Aceptar Observar que buscar objetivo empieza a procesar Se obtendr:
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Cuando termine y buscar objetivo haya encontrado una solucin de clic en Aceptar, se visualizarn los siguientes resultados:
Cantidad que se debe vender para obtener beneficios de 1000. Ejercicios:

La frmula CF/(P - CV) calcula el umbral de rentabilidad. Costo Fijo Costo Variable Unitario PRECIO RENTABILIDAD Obtener el umbral de rentabilidad para valores de 5000 con la celda cambiante para el costo fijo 2 4
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Con los siguientes datos el estudiante requiere conocer cuanto debe obtener en el examen para que su nota total sea de 7/10.
DEBERES ASISTENCIA PRUEBA EXAMEN TOTAL 1,5 2 1 0 4,5
Anlisis con mltiples objetivos.

Cuando requiera analizar mltiples objetivos, es conveniente guardar el conjunto de datos en un escenario.
Escenario
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Para esto parta del ejemplo
MAXIMO DEBERES ASISTENCIA PRUEBA EXAMEN TOTAL (objetivo) 2 3 2 3 10
SUGERIDA 1,5 2,5 1,5 2,5 8,0 Celda cambiante
Guarde los escenarios para las notas objetivos de 7 , 8 y 6
Primero calcule el objetivo para la nota de 7.

MS Excel 2007
Y los datos obtenidos gurdelo en el escenario de nombre nota7 Para esto haga lo siguiente: Marque los datos
Ir al men Herramientas Opcin Escenarios Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
Haga clic en el botn Agregar Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
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En el nombre del escenario: ingrese un nombre por ejemplo, Nota7 En Celdas cambiantes: marque las celdas que contienen los datos a guardar en el escenario. De clic en el botn Aceptar. Despliega el cuadro de dilogo:
De clic en el botn Aceptar. Realice el proceso anterior para obtener los escenarios para la nota de 8 y 6. Una vez guardados los escenarios puede administrarlos ya sea para modificar, eliminar, mostrar o generar resmenes.
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Modificar un Escenario
Para modificar un escenario haga lo siguiente: Ir al men Herramientas Opcin Escenarios Se visualiza:
Seleccione el escenario a modificar por ejemplo, Nota6. Haz clic en Modificar Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
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Haz clic en el botn Aceptar. Se visualiza:
En donde podr modificar los datos que desea. Una vez modificados, para que estos se guarden de clic en el botn Aceptar.
Hojas de resumen
Para visualizar el Administrador de escenarios guardados, haga clic en el men Herramientas, opcin Escenarios Se visualiza:
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Para generar un reporte con el resumen de escenarios haga clic en Resumen Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
Seleccione el tipo de informe por ejemplo Resumen En Celdas resultantes: verifica que est la celda que contiene la frmula Haga clic en Aceptar Observe que automticamente Excel le genera una nueva hoja de clculo de nombre de escenarios con los datos de los escenarios a comparar. Resumen
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Solver
Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una celda, denominada celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estn relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula de la celda objetivo.
Instalando el Solver
Haz clic en el botn de Office Opciones de Excel.
Selecciona Complementos. Haz clic en el botn Ir.
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Activa con un visto la opcin Solver. Se visualiza:

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La herramienta se instalar en la pestaa Datos. Grupo Anlisis.
EJERCICIO DE APLICACIN
Calcular cunto se debe vender en las ciudades de Ambato y Quito en el ao 2010 para alcanzar un total de 30000 dlares en ventas. Para aplicar Solver se requiere conocer el objetivo, en este caso el monto de 30000 dlares, adems la celda objetivo contiene la frmula:
Las celdas cambiantes estn relacionadas con las ventas del ao 2010 correspondientes a las ciudades de Ambato y Quito.
Seleccionar la celda objetivo. Seleccionar la ficha Datos. En el grupo Anlisis.

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Haz clic en Solver. Se visualiza:
En Valores de la celda objetivo seleccionar la opcin Valores de, digitar 30000. En Cambiando las celdas, seleccionar las celdas que contienen datos de las ventas en al ao 2010 de la s ciudades de Ambato y Quito.
Haz clic en Resolver.
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Se visualiza:
Cuando Solver ha encontrado una solucin se visualiza el mensaje: Solver ha hallado una solucin. Se han satisfecho todas las restricciones y condiciones. Luego haz clic en Aceptar.
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Se obtiene el resultado:
Tablas Dinmicas
Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinmica para analizar datos numricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de tabla dinmica est especialmente diseado para: 1. Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes para el
usuario. 2. Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y
subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados. 3. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse
hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las reas de inters.
4.
Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resmenes diferentes de
los datos de origen. 5. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos ms
tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que le interesa. Para crear un informe de tabla dinmica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica.
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El empleo de Tablas Dinmicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante. Por ejemplo:
Si partimos de una hoja de MS Excel se tiene:
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Por ejemplo si se requiere un reporte dinmico de los empleados por el mes, Nombre, departamento, ingresos y egresos se tendra:
Para agregar los datos a la tabla dinmica basta con arrastrarlos y colocarlos en su estructura de diseo o seleccionarlos con un visto en la casilla de verificacin del campo que desea agregar.
MS Excel 2007
Las herramientas de la tabla dinmica:
Contiene las fichas:
1. Opciones, que contiene: En Tabla dinmica>Opciones>Mostrar pginas de filtro de informes, se puede abrir un reporte en varias pginas, siempre que se encuentre en el diseo como un campo de pgina.
La opcin campo activo permite:
Configurar un campo, expandir o contraer la informacin de un campo activo.
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Grfico dinmico
Para realizar grficos se cuenta con la herramienta Grfico dinmico.
Al seleccionar presenta el cuadro de dilogo:
En donde puede seleccionar el tipo de grfico que desea. Por ejemplo:
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Para actualizar datos de la tabla dinmica basta con hacer un clic derecho sobre la tabla dinmica
y dar un clic en el icono Para resumir un campo, seleccione el campo, de un clic derecho, opcin Resumir datos por, seleccione por ejemplo promedio:
Se visualiza:
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O puede dar un clic derecho en Configuracin de campo de valor.
Seleccione el campo que desea y de clic en Aceptar. Las opciones de tabla dinmica son muy tiles al momento de corregir errores por ejemplo el de divisin para cero, para esto de un clic sobre la tabla dinmica y elija Opciones de tabla dinmica, se visualiza:
Active con un visto la casilla de verificacin Para valores errneos, mostrar: Digite el smbolo que desea, por ejemplo: ****. Cuando exista el error indicado
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Automticamente se colocarn los **** en la celda que contenga el error.
FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS

Una vez generada la Tabla dinmica, puede aplicar frmulas, por ejemplo se desea Calcular el 10% de los ingresos de los empleados. Para esto realice lo siguiente: El Herramientas de tabla dinmica>Opciones>Herramientas>Frmulas>Campo Calculado. Se visualiza:
1. En la opcin Nombre ingresar el nombre que desea para el Campo 2. Dar clic en Frmula luego del signo = 3. En Campos seleccionar el campo que desea para la operacin 4. Dar clic en el botn Insertar Campo Por ejemplo: Ingresos y multiplicar por el 10%
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6. Dar clic en Aceptar. 7. Se obtiene el siguiente resultado:
3.
Y Diseo:
Permite mostrar u ocultar subtotales, opciones de estilo de tabla dinmica, estilos de tabla dinmica.
TABLAS DINMICAS CON FUENTE EXTERNA (ARCHIVO DE EXCEL)

REQUISITOS: Conocer la ubicacin del archivo que ser parte de la fuente externa
MS Excel 2007
Conocer el Tipo de archivo, que me permite determinar el controlador a usar en la conexin. El archivo de la fuente externa debe estar cerrado
EJEMPLO
Archivo roles que se lo renombro como datos externos .xls Contiene:
Est guardado en:
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MS Excel 2007
Para realizar la conexin de este archivo debe estar cerrado. Abrir un nuevo libro en Excel Ira al grupo DATOS
Obtener datos externos

MS Excel 2007
Opcin de otras fuentes Desde Microsoft Query Se visualiza:
Seleccionar <Nuevo origen de datos> Clic en Aceptar Se visualiza:
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En el paso 1, ingresar el nombre del origen de datos Por ejemplo conexin roles Excel Se visualiza:
Seleccionar el tipo de controlador, esto depende del tipo de archivo, en nuestro caso el controlador es para MS Excel 2003 se selecciona
En el paso 3 dar clic en Conectar
Dar clic en Aceptar, para ubicar el archivo de fuente externa Localizar el archivo
MS Excel 2007
Dar clic en Aceptar
Seleccionar la tabla Datos$ y dar clic en Aceptar. Si Excel nunca ha trabajo anteriormente con tablas dinmicas con fuente externa es posible que no se visualicen las tablas. Para este de clic en Aceptar, es muy posible que nos del mensaje que No estn visible las tablas del sistema, Da clic en Aceptar el error.
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Para activar las tablas del sistema ir a opciones y colocar un visto en la opcin tablas del sistema:
Al activar esa opcin se visualizarn todas las tablas incluidas las del sistema.
Para seleccionar todos los datos hacia las Columnas en la consulta de un clic en la punta de flecha que apunta hacia la derecha Se visualiza:
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Dar clic en siguiente
Clic en siguiente
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Se visualiza:
Seleccionar Informe de tabla dinmica. Dar clic en Aceptar.

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Se visualiza
Disear el reporte de tabla dinmica. Por ejemplo el reporte con los datos de mes, nombre, departamento e ingresos Para cambiar al diseo de tabla dinmica clsica
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De un clic derecho sobre la tabla dinmica Opciones de tabla dinmica Pestaa mostrar Active con un visto la opcin
Clic en Aceptar, se visualiza: Seleccionar o arrastrar los campos requeridos en el informe Se visualiza:
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Modificar un origen de conexin en una tabla dinmica con fuente externa
Abrir la base o el archivo de fuente externa, en vuestro caso datos externos.xls Aumentar una nueva columna al archivo de fuente externa, se aumenta la columna Estado
Actualizar la tabla dinmica cuando se aumenta una columna (nuevo campo)

Ir al grupo DATOS
Ir a Conexiones
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Opcin propiedades de conexin Se visualiza:
Seleccionar la pestaa Definicin
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Clic en Editar consulta
Abrir el contenido de Datos$ y visualizar el nuevo campo (columna) Incluir en nuevo campo en Columnas en la consulta:
Clic en Siguiente
MS Excel 2007
Se visualiza
Clic en siguiente
Siguiente
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Clic en Finalizar
Clic en Aceptar
MS Excel 2007
Se visualiza
Error de conexin
Se sugiere Examinar la conexin de su archivo, se debe volver a conectar
Clic en examinar Seleccionar la conexin utilizada para enlazar el archivo de fuente externa
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Clic en Abrir NOTA: La actualizacin de datos es posible realizar si se la hace en la base de fuente externa con la que realiz la conexin. Si actualiza otra base es imposible realizar la actualizacin de una tabla dinmica con fuente externa.
PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO QUE CONTIENE FRMULAS O FUNCIONES
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Prctica:
Todas las celdas en color amarillo quedarn libres para el ingreso de datos. Para proteger las celdas que contiene las frmulas realice lo siguiente: Seleccionar toda la hoja.
Haz clic aqu
Sobre la hoja seleccionada da un clic derecho opcin formato de celdas.
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Se visualiza:
Clic en Proteger Activar con un visto Bloqueada y oculta
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Clic en el botn Aceptar. Una vez bloqueadas (no permite el ingreso de datos) Oculta (no muestra las frmulas) Para poder ingresar o seleccionar informacin en las que estn en color amarillo se realiza lo siguiente: Debes desbloquear y desocultar a las celdas en color amarillo. Para esto seleccionar celdas en color amarillo. Marcar la primera celda amarilla, mantener presionada la tecla control hasta seleccionar todas las celdas en color amarillo. Soltar control. Dar un clic derecho sobre las celdas seleccionadas (amarillas). Se visualiza:
Quitar los vistos de las casillas Bloqueada y Oculta. Ahora debes proteger a la hoja.
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Ir a Revisar. Opcin Proteger hoja.
Ingresar una contrasea.

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Clic en Aceptar. Volver a reingresar la contrasea.
Clic en Aceptar. Guardar el archivo.
COLOCAR CONTRASEA A UN ARCHIVO DE EXCEL

Ir al botn de office. Guardar como. Visualiza:
Ir a Herramientas. Opciones generales. Se sugiere activar Crear siempre una copia de seguridad.
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Clic en Aceptar.
Se visualiza:
Clic en Guardar.
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Clic en S. Salir de Excel. Probar el funcionamiento. Al abrir el archivo protegido se visualiza:
Ingresar la contrasea.
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MS Excel 2007
BIBLIOGRAFA
1. Ayuda de Microsoft Excel 2007. 2. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con la Validacin de datos en Excel. 3. http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx En este sitio encontrars ejemplos sencillos acerca de la validacin de datos en Excel. 4. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP100725993082.aspx Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel que presenta ejemplos e informacin ms detallada que incluye las diferentes versiones de Excel desde el 2000 hasta el 2007. 5. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con funciones en Excel. 6. http://www.uv.mx/iip/enrique/sistemasII/apuntesexcel.pdf Es un sitio del Instituto Tecnolgico Autnomo de Mxico en donde encontrars generalidades de Excel y reglas para el uso de las bibliotecas de funciones. 7. http://www.mat21.etsii.upm.es\ayudainf\aprendainf\Excel2000\Excel2000.pdf Es un sitio de la Universidad Politcnica de Madrid, que contiene un archivo .pdf que permite aprender Excel desde lo bsico e introduce a la utilizacin de frmulas y funciones en Excel. 8. http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras. 9. http://office.microsoft.com/ Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel en el que podrs consultar informacin ms detallada sobre cualquier tpico de MS Excel. 10. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052047113082.aspx?pid=CH062528393082 Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel 11. http://support.microsoft.com/kb/213740/es Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
MS Excel 2007
12. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
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Ilustracin 1: Acceso a MS Excel 2007

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Ilustracin 2: Inicio de MS Excel 2007

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

Ing. Patricia Acosta, MSc.

Elementos que forman parte del rea de trabajo en Excel 2007

Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel

Estilo porcentual Reducir decimales

Cdigos bsicos de formato de nmero

44,398, 102,65 y 2,8 con decimales ???,???

Use este cdigo de formato

Tabla 4: Colores de formatos personalizados

Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros

Ing. Patricia Acosta, MSc.

Ilustracin 3: Formato de celdas

Ilustracin 4: Formato personalizado

Ilustracin 5: Editar formato personalizado

Ing. Patricia Acosta, MSc.

Ilustracin 6: Formato condicional

Ilustracin 7: Es menor que

Ing. Patricia Acosta, MSc.

Ilustracin 8: Aplicar formato a las celdas

Ilustracin 9: Administrar reglas

Ing. Patricia Acosta, MSc.

Ilustracin 10: Aplicar formato nicamente a las reglas que contengan

Ilustracin 11: Administrador de reglas de formato condicional

De clic en Aplicar, luego en Aceptar. Se visualiza:

Ing. Patricia Acosta, MSc.

Ilustracin 12: Visualizacin luego de aplicar formato condicional

Borrar el formato condicional

Ing. Patricia Acosta, MSc.

Ilustracin 13: Eliminar reglas de formato condicional

3. Borrar reglas 4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Destacar grficamente el valor de cada celda

Ing. Patricia Acosta, MSc.

FILTRADO DE UNA LISTA

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FILTRAR CON EL FILTRO AUTOMTICO.

Ing. Patricia Acosta, MSc.

CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO.

Ing. Patricia Acosta, MSc.

Seleccione Y para filtrar registros que contengan ambos elementos.

Ing. Patricia Acosta, MSc.

Ir a la pestaa Datos. En el grupo Ordenar y filtrar. Seleccionar Avanzadas. Despliega:

En Rango de la lista seleccionar el rango en donde se encuentren los datos.

Ing. Patricia Acosta, MSc.

En rango de criterios seleccionar el rango de criterios.

Ing. Patricia Acosta, MSc.

Haz clic en Aceptar. Se visualiza el resultado final:

Copiar a otro lugar

Ing. Patricia Acosta, MSc.

Ejemplo tomando condiciones en filas que corresponden a un AND

Ing. Patricia Acosta, MSc.

En Copiar a: $D$1 indicar la celda en la que desea que de despliegue el resultado.

Dar clic en Aceptar Obtendr el siguiente resultado:

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Ilustracin 17: Formato condicional

Ilustracin 18: Es menor que

Ilustracin 19: Aplicar formato a las celdas