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GESTION OPERATIVA

La gestin deja de ser una tarea aislada para constituirse en una herramienta que sirve para ejecutar las acciones necesarias que permitan ordenar, disponer y organizar los recursos de un proyecto, utilizando procedimientos especficos y optimizando la relacin entre recursos y resultados.

Objetivos de la gestin: Conocer y hacer el mejor uso posible de los recursos disponibles para satisfacer de manera ptima los objetivos perseguidos, teniendo en cuenta las limitaciones que se puedan presentar. Niveles de gestin Las labores de gestin abarcan todos los mbitos de un proyecto, incluyendo los administrativos e incluso financieros, el alcance y la trascendencia de las acciones que se ejecuten. En este mbito se destacan los siguientes niveles:

Gestin del alcance: Comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto. Gestin tcnica o de proceso: Incluye las actividades necesarias para garantizar que los resultados del proyecto satisfagan las necesidades y requerimientos de los gestores o inversionistas. Gestin del Tiempo: Comprende las actividades necesarias para asegurar que el proyecto se ejecute en el plazo estimado y que los resultados (produccin de bienes o servicios) estn a disposicin de los clientes o consumidores. Gestin de costos: Asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos econmicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la actividad correspondiente). Gestin de calidad: Tiene que ver con las actividades que aseguran que el proyecto satisface los requisitos bajo los cuales deben generarse los resultados.

Gestin de los recursos: Para que una empresa cumpla su misin, logre sus

objetivos y le entregue resultados favorables a los propietarios, es necesario que cuente con recursos suficientes para que contribuyan a una gestin adecuada incrementando la productividad de la empresa.

Gestin de la comunicacin: Permite garantizar que la informacin formal e informal, se genere, recopile, almacene y utilice de forma adecuada. Gestin de compras y adquisiciones: Cuando el proyecto es de cierta complejidad, se hace necesario definir algunos procedimientos que estn orientados a la correcta seleccin y obtencin de bienes y servicios que deben ser llevados de fuera de la empresa o del proyecto.
En el desarrollo de este mdulo se prefundir en los siguientes niveles de gestin: 1. 2. 3. 4. Gestin del Alcance Gestin del Tiempo Gestin de los Recursos Gestin de los Costos

1. GESTION DEL ALCANCE Comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto. La gestin del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definicin y el control de lo que est y no est incluido en el proyecto. En el contexto del proyecto, la palabra alcance puede referirse a lo siguiente: Alcance del producto. Las caractersticas y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado. Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y caractersticas especificadas. PLANIFICACIN DEL ALCANCE El plan de gestin del alcance del proyecto es una herramienta de planificacin que describe cmo el equipo definir el alcance del proyecto, desarrollar el enunciado del alcance del proyecto detallado, definir y desarrollar la

estructura de desglose del trabajo, verificar y controlar el alcance del proyecto. Entradas 1. Factores Ambientales de la Empresa 2. Activos de los Procesos de la Organizacin

3. Acta de Constitucin del Proyecto 4. Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar 5. Plan de Gestin del Proyecto Herramientas y Tcnicas Juicio de Expertos para desarrollar el plan de gestin del alcance del proyecto. Plantillas, Formularios, Normas Plantillas de estructura de desglose del trabajo, plantillas de plan de gestin del alcance y formularios de control de cambios en el alcance del proyecto. Salidas Plan de Gestin del Alcance del Proyecto El plan de gestin del alcance del proyecto proporciona orientacin sobre cmo el equipo de direccin del proyecto definir, documentar, verificar, gestionar y controlar el alcance del proyecto. DEFINICIN DEL ALCANCE

La preparacin de un enunciado del alcance del proyecto detallado es crtica para el xito del proyecto y se construye sobre la base de los principales productos entregables, asunciones y restricciones que se documentan durante la iniciacin del proyecto en el enunciado del alcance del proyecto preliminar. Durante la planificacin, el alcance del proyecto se define y describe con mayor especificidad porque se conoce ms informacin acerca del proyecto. Entradas 1. Activos de los Procesos de la Organizacin 2. Acta de Constitucin del Proyecto 3. Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar 4. Plan de Gestin del Alcance del Proyecto 5. Solicitudes de Cambio Aprobadas Herramientas y Tcnicas

1. Anlisis del Producto Tcnicas como desglose del producto, anlisis de sistemas, ingeniera de sistemas, ingeniera del valor, anlisis del valor y anlisis funcional. 2. Identificacin de Alternativas Las ms comunes son la tormenta de ideas y el pensamiento lateral. 3. Juicio de Expertos 4. Anlisis de los Interesados Identifica la influencia y los intereses de los diversos interesados y documenta sus necesidades, deseos y expectativas.

Salidas 1. Enunciado del Alcance del Proyecto El enunciado del alcance del proyecto describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear tales productos entregables. 2. Cambios Solicitados 3. Plan de Gestin del Alcance del Proyecto (Actualizaciones) VERIFICACIN DEL ALCANCE

La verificacin del alcance es el proceso de obtener la aceptacin formal por parte de los interesados del alcance del proyecto completado y los productos entregables relacionados. Verificar el alcance del proyecto incluye revisar los productos entregables para asegurarse de que cada uno se complete satisfactoriamente Si el proyecto se termina antes de lo previsto, el proceso de verificacin del alcance del proyecto debera establecer y documentar el nivel y alcance de lo completado. Entradas 1. Enunciado del Alcance del Proyecto 2. Plan de Gestin del Alcance del Proyecto 3. Productos Entregables Los productos entregables son aquellos que se han completado total o parcialmente, y constituyen una salida del proceso Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto Herramientas y Tcnicas 1. Inspeccin Medir, examinar y verificar, a fin de determinar si el trabajo y los productos entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptacin del producto. 2. Las inspecciones pueden denominarse revisiones, revisiones de productos, auditoras y revisiones generales.

Salidas 1. Productos Entregables Aceptados 2. Cambios Solicitados 3. Acciones Correctivas Recomendadas 4. CONTROL DEL ALCANCE

El control del alcance del proyecto se encarga de influir sobre los factores que crean cambios en el alcance del proyecto y de controlar el impacto de dichos cambios. El control del alcance del proyecto tambin se usa para gestionar los cambios reales cuando se producen, y est integrado con los dems procesos de control. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupcin del alcance del proyecto. Los cambios son inevitables, con lo cual se impone algn tipo de proceso de control de cambios. Entradas 1. Enunciado del Alcance del Proyecto 2. Estructura de Desglose del Trabajo 3. Plan de Gestin del Alcance del Proyecto 4. Informes de Rendimiento Los informes de rendimiento proporcionan informacin sobre el rendimiento del trabajo del proyecto, como por ejemplo los productos entregables intermedios que se han completado.

5. Solicitudes de Cambio Aprobadas 6. Informacin sobre el Rendimiento del Trabajo Herramientas y Tcnicas 1. Sistema de Control de Cambios Define los procedimientos por los cuales pueden modificarse el alcance del proyecto y el alcance del producto. 2. Anlisis de Variacin Las mediciones del rendimiento del proyecto se usan para evaluar la magnitud de la variacin. 3. Replanificacin Con las solicitudes de cambio aprobadas que afecten al alcance del proyecto 4. Sistema de Gestin de la Configuracin Proporciona procedimientos para el estado de situacin de los productos entregables Salidas 1. Enunciado del Alcance del Proyecto (Actualizaciones) 2. Estructura de Desglose del Trabajo (Actualizaciones) 3. Lnea Base del Alcance (Actualizaciones) 4. Cambios Solicitados 5. Acciones Correctivas Recomendadas 6. Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones) 7. Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones)