CARTILLA DE PRESUPUESTO INTRODUCCION 2 OBJETIVOS 3 General 3 Especficos 3 DESCRIPCION GENERAL 4 DEFINICIONES DE PRESUPUESTO 6 POR QUE ES NECESARIO UN PRESUPUESTO?

7 VENTAJAS DEL PRESUPUESTO 8 PERSONAS QUE INTERVIENEN EN UN PRESUPUESO 9 TIPOS DE PRESUPUESTO 11 CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS 12 Clasificacin con relacin al tiempo 12 Clasificacin con relacin a la clase de empresa 12 Clasificacin de acuerdo con su funcionamiento y control 13 COSTOS: CATEGORIAS 15 REGLAS PRESUPUESTARIAS 17 IMPLANTACION Y SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO 19 INSTRUMENTO PRESUPUESTARIO 20 GLOSARIO 22 REFERENCIAS 23 INTRODUCCION La presente cartilla desarrolla los principales aspectos a considerar en un proceso de generacin de presupuesto como herramienta de apoyo en la estructuracin de la programacin operativa necesaria para llevar a cabo las actividades necesarias que permiten cumplir con los objetivos propuestos por la organizacin plasmados en su planeacin estratgica. En la cartilla se desarrollaron los conceptos bsicos que constituyen la teora de los presupuestos, principios, conceptos, trminos y temas que permitirn generar un presupuesto de acuerdo a la planeacin realizada. Adicionalmente sirve como instrumento de apoyo a quienes toman las decisiones en las organizaciones al permitir asociar las acciones a los recursos y estos dos a los objetivos a partir de una base conceptual uniforme para la organizacin. Este documente se encuentra estructurado de forma tal que permita al usuario contar con la informacin conceptual necesaria para evaluar o generar un presupuesto a partir de la definicin de los objetivos organizacionales. La forma en que se han organizado los diferentes temas permitir al lector ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la conceptualizacin de los presupuestos.

OBJETIVOS General Proveer a la organizacin de una herramienta diseada tcnicamente de forma tal que permita la generacin del presupuesto de la organizacin y sus reas a partir de la planeacin. Especficos Que el lector o usuario de acuerdo al documento cuente con los elementos conceptuales y tcnicos que le permitan generar un presupuesto para un rea especfica o integrar el presupuesto, teniendo como insumo la planeacin institucional. Suministrar al lector las bases conceptuales que le permitan identificar la dinmica operativa requerida para la generacin del presupuesto en una organizacin as como su programacin integral, coherencia sistemtica y en cuanto todas las actividades que la organizacin debe desarrollar en un periodo determinado para dar apoyo a sus objetivos empresariales. Suministrar al lector elementos de juicio que le permitan realizar seguimiento, verificacin y control a partir de la programacin de recursos y ejecucin de actividades contando con el presupuesto como instrumento bsico de la plantacin integral. De igual manera, medir los resultados cuantitativos, cualitativos y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas. Que el lector pueda coordinar los diferentes centros de costo para que asegure la marcha de la empresa en forma integral. DESCRIPCION GENERAL Los presupuestos son planes cuantificados de ingresos y gastos. Su diferencia dar el beneficio o prdida esperada en cobros y pagos. Tambin indicar en qu momento existir supervit o dficit de dinero efectivo en inversiones realizadas y la forma en que se han financiado. Mediante la elaboracin de los presupuestos se intenta establecer el escenario ms verosmil de la empresa en el horizonte que contempla el plan presupuestario. A partir de la definicin de este escenario se realiza la planificacin, mediante la cual la empresa trata de proyectar el futuro que desea alcanzar, identificando los recursos que necesitar para lograrlo. De esta forma se pretende anticipar posibles dificultades y prever estrategias para afrontarlas con el tiempo suficiente. En la elaboracin de los presupuestos no se deben tener en cuenta exclusivamente las tendencias que muestra la informacin histrica de la empresa y la previsible evolucin del entorno, sino las acciones por desarrollar y su cuantificacin en trminos de inversin

para alcanzar los objetivos fijados. Despus de la experiencia de la segunda guerra mundial, las grandes empresas del mundo comprendieron que era muy importante prever todos los recursos para el desarrollo adecuado del proceso industrial y productivo. Los presupuestos se han venido utilizando ltimamente en la empresa privada con relativa frecuencia y con muy buenos resultados. A partir de la dcada del setenta, las empresas medianas notaron la necesidad de considerar la presupuestacin como una herramienta de apoyo en el sistema administrativo, involucrando las reas de produccin, manejo de recurso humano, recursos fsicos y adecuado y oportuno manejo de los recursos financieros. Actualmente las universidades preparan a sus futuros egresados de las reas de administracin de empresas, contadura pblica, economa y algunas ingenieras, el manejo adecuado de la presupuestacin. Los bancos y empresas financieras, las de prestacin de servicios, las de transportes y, en especial las de produccin y distribucin, han comprendido la necesidad de manejar los presupuestos de forma cuidadosa. La empresa pblica tiene su propio sistema de presupuesto ajustado a una normatividad que prev distintos pasos para su ejecucin y control. El trmino presupuesto tiene su origen en el vocablo francs bougette que significa bolsa; no obstante, los primeros en utilizarlo fueron los ingleses. A partir de 1930 se esbozan algunos principios simples para la elaboracin y manejo presupuestal. Actualmente se utilizan proyecciones estadsticas, estados financieros, polticas de costos, estudios de mercado, paquetes de software, paquetes de decisin y muchos otros elementos de administracin en el manejo del sistema presupuestal. DEFINICIONES DE PRESUPUESTO El presupuesto puede definirse como el instrumento necesario para la direccin empresarial y que se utiliza en la planeacin y control de actividades futuras. En el presupuesto se incluyen clculos de ventas, de produccin, de compras, de inventarios, de mano de obra y cuantos ms sean necesarios segn el tamao y la actividad de la empresa. definicin de presupuesto podra ser la estimacin programada de las condiciones de operacin que permiten conocer con anticipacin algunos resultados considerados importantes para la empresa. Tambin se habla del presupuesto como la estimacin en el tiempo o clculo de las

diferentes actividades proyectadas para la utilizacin de los recursos en determinado periodo del ciclo fiscal, con el nimo de lograr resultados proyectados de acuerdo a unas actividades por desarrollar, buscando el cumplimiento de unos objetivos y metas dentro de unas polticas preestablecidas. POR QUE ES NECESARIO UN PRESUPUESTO? El presupuesto es una herramienta administrativa esencial. Sin un presupuesto, la empresa sera como un barco sin timn. El presupuesto indica cunto dinero se necesita para llevar a cabo las actividades. El presupuesto obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de la planificacin de actividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso presupuestario obliga a replantear planes de accin. Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto indica cundo necesitars ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo las actividades. El presupuesto permite controlar ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de problemas. El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos pueden ver cunto debera haberse gastado y recibido, pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias. No se puede recaudar dinero de donantes a menos que se tenga un presupuesto. Los donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que se solicita es razonable y est bien planificado. VENTAJAS DEL PRESUPUESTO Permiten la formulacin de programas de venta, costos, gastos, utilidades y el control sobre ellos. Su formulacin requiere la integracin y coordinacin de todos los niveles de la empresa. Obliga a los directivos a definir polticas, planes y programas, as como los mecanismos para su seguimiento. Es el elemento que indica, a ciencia cierta, el crecimiento o avance real de la compaa. Permite cuantificar los medios de los que debe disponer la empresa para alcanzar los objetivos. Permiten el desdoblamiento por centros de responsabilidad. Contrastan la realidad con la previsin, ya que detectan con rapidez a que rea de la

empresa pertenecen los desequilibrios. Facilitan la aplicacin de medidas de correccin en su momento. Permiten anticipar las necesidades financieras de la empresa, al programar con antelacin las acciones que se deben desarrollar para cubrirlas. Permite replantear los objetivos propuestos, si es materialmente imposible alcanzarlos con los medios de los que se dispone. El presupuesto es una herramienta puesta a disposicin de todos los funcionarios. La herramienta es til en la medida que sea empleada adecuadamente para el cumplimiento de los propsitos que le dieron origen. PERSONAS QUE INTERVIENEN EN UN PRESUPUESO La elaboracin de un presupuesto es una tarea difcil y responsable. La capacidad de la organizacin para conseguir lo que haba planificado y para sobrevivir econmicamente, depende del proceso presupuestario. Quien quiera que elabore el presupuesto debe: Comprender los valores, estrategia y planes de la organizacin o proyecto. Comprender el significado de rentabilidad y costo-eficiente. Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos. Es a menudo una buena idea tener un equipo presupuestario. Esto slo supone que una persona hiciera un borrador del presupuesto que, a continuacin, es comentado y discutido por todo el equipo. Cuando el personal tiene competencia para tomar plena responsabilidad de la actividad financiera de la organizacin o proyecto, los siguientes participantes deberan participar en el proceso presupuestario: El Director financiero y/o contable; el Director del proyecto y/o Director de la organizacin o departamento. En caso de que el personal no cuente con la suficiente confianza como para elaborar un presupuesto, los miembros de la junta pueden ser implicados. Algunas juntas tienen a su disposicin un Comit de Finanzas o un Subcomit Presupuestario. Resulta una buena idea contar con alguien en la Junta con destrezas financieras, de modo que pueda asesorar al personal con la elaboracin del presupuesto. El presupuesto es asunto de cada uno de los miembros de la organizacin. Al final, el personal de categora superior debe comprender el presupuesto: cmo se ha preparado, por qu es importante y cmo hay que controlarlo. En caso de que la organizacin tenga sucursales y/o regiones o distintos departamentos, cada sucursal, regin o departamento debera preparar el presupuesto para su propio trabajo. Estos presupuestos han de ser consolidados (puestos en comn) dentro de un

presupuesto general para la organizacin. Cada una de estas sucursales, regiones o departamentos deben ser capaces de ver cmo sus presupuestos encajan en el presupuesto general. Adems tienen que ser capaces de controlar su presupuesto mensualmente. El seguimiento financiero funciona de mejor manera cuando aquellos ms prximos a los gastos se responsabilizan del presupuesto. TIPOS DE PRESUPUESTO Un presupuesto de supervivencia: el mnimo necesario para que la organizacin o proyecto sobreviva y tenga un funcionamiento til. Un presupuesto garantizado: se basa en los ingresos garantizados en el momento en el que se planifica el presupuesto. Con frecuencia las garantas se encuentran a modo de promesas por parte de los donantes. Sin embargo, las situaciones inesperadas, como las donaciones que llegan demasiado tarde, pueden obligar a que retomes tu presupuesto de supervivencia. Un presupuesto ptimo: cubre lo que te gustara hacer en caso de que recaudaras dinero extra. Una vez que este dinero extra se recibe o promete, pasa a formar parte de tu presupuesto de trabajo. CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS Clasificacin con relacin al tiempo

Hace referencia al periodo por cubrir. Sobre esta base, los presupuestos se clasifican en: a corto, mediano y largo plazo. A corto plazo: De acuerdo con el ao fiscal o ciclo contable, es decir, 12 meses. Esto se hace en consideracin a que cada ao calendario varan los costos de la mayora de los bienes, lo cual cambia tambin de manera inherente los precios de venta de los productos de las diferentes empresas; ello se conoce como plan tctico de utilidades. A mediano plazo: Se entiende como un periodo de cuatro aos; tcnicamente es aconsejable en Colombia elaborar un presupuesto empresarial a este trmino, para luego descomponerlo en presupuestos especficos para cada uno de los aos comprendidos; es lo que se denomina plan tctico de utilidades. A largo plazo: Las grandes empresas normalmente planifican sus actividades tanto financiera como operativamente a ocho o diez aos, y es lo que administrativamente se llama plan sustantivo. El plan sustantivo comprende unos objetivos generales durante ese periodo, respaldado por unas metas y estrategias especficas para el tipo de empresa que se tiene, y tratando de ajustar el plan financiero y el plan tctico a esas metas, estrategias y objetivos desde todos los puntos de vista.

Clasificacin con relacin a la clase de empresa El presupuesto en la empresa pblica o gubernamental: contemplan los clculos y cifras que, mediante ley reglamentada a travs de decretos legislativos, ha ordenado el congreso nacional, con base en la iniciativa del gobierno nacional. El presupuesto en el sector privado: se elaboran exclusivamente para facilitar la productividad en la empresa privada, por lo que tambin se llama presupuesto empresarial y tiene como finalidad que cada actividad del proceso productivo este lo suficientemente planificada para que produzca el objetivo primordial que es la rentabilidad econmica, satisfaciendo as la produccin de bienes y servicios. Clasificacin de acuerdo con su funcionamiento y control Flexibles: aquellos que se utilizan en la empresa privada para cada nivel de operacin o de actividad y que se pueden manejar de acuerdo con las diferentes circunstancias que se presentan en la empresa. Se llaman flexibles porque en cualquier momento de su ejecucin permiten o aceptan ajustes o modificaciones que facilitan el cumplimiento de los objetivos y las polticas. Rgidos o de asignacin: Generalmente se utilizan en las empresas del sector pblico y se elaboran para un solo nivel de actividad, van clasificados por captulos y programas. Clasificacin con relacin a su aplicacin Presupuestos operativos o de operacin: Tambin llamados presupuestos econmicos. Se relacionan directamente con la presupuestacin de cada una de las actividades, interrelacionndolas para alcanzar los objetivos y satisfacer las polticas generales de la empresa. Presupuestos financieros: Son los relacionados con la consecucin de, manejo y utilizacin de dineros para el desarrollo de las diferentes actividades. En la proyeccin se debe tener en cuenta los valores de cada una de las partidas de los estados financieros analizados al iniciar la presupuestacin. Otros presupuestos financieros son el estado de costo de ventas, estado de resultados y el balance general presupuestado. COSTOS: CATEGORIAS El clculo de costos ayudar a determinar de manera realista lo que costar poner en prctica el plan operacional. Cuando se lleve a cabo los planes, se necesitar utilizar una amplia serie de aportaciones. Estas aportaciones incluyen a personas, informacin, equipamiento y destrezas. La mayora de ellas implicarn un costo aadido, que es el que ha de ser calculado para desarrollar un presupuesto. Un clculo meticuloso de estos costos ayuda de la siguiente manera: Ayuda a desarrollar un presupuesto preciso, ayuda a seguir y controlar el costo real resultante de las actividades. Los costos que se necesita calcular estn clasificados del siguiente modo:

 Costos operacionales: costos directos resultantes de la realizacin del trabajo. Por ejemplo: el costo del alquiler de instalaciones para la celebracin de actos, la impresin de una publicacin, los viajes en donde se van a llevar a cabo los trabajos de campo; tambin se podran incluir materiales, equipamiento, transporte y servicios. Costos organizativos (tambin llamados costos bsicos): costos de la base organizativa que incluyen a la direccin, administracin o gobierno. Una vez que se haya decido por el mejor sistema de organizacin para apoyar los planes organizativos, se incurrir en los gastos organizativos de manera regular, aunque no lleve a cabo los planes o no se tenga niveles de actividad tan altos como se haba esperado. Por ejemplo: si se alquila instalaciones para los proyectos, pero slo se consigue llevar a cabo dos de ellos, an se tendr que pagar el alquiler de los otros espacios; si se contrata a una recepcionista, se le tendr que pagar, aunque se haya dispuesto poco de sus servicios. Costos de empleo de personal: costos del personal bsico, como son los participantes en la administracin, las personas que realizan un trabajo transversal de proyectos (este tipo de costos se pueden categorizar dentro de costos organizativos). Estos costos incluyen sus salarios y cualquier otro subsidio como la asistencia mdica o el pago de los fondos de pensiones de los que son responsables. Puede cancelar los costos de personal a ciertos proyectos a cargo de la organizacin. Costos de inversin: costos para grandes inversiones que, mientras sean necesarias debido al proyecto o proyectos, permanecern como capital organizativo incluso despus de que acabe el proyecto. Los vehculos y equipamiento como tambin los ordenadores y fotocopiadoras se pueden incluir en esta categora. Puede que todos los proyectos los utilicen, o bien, slo un proyecto en particular los necesiten. Dependiendo de cmo se pretenda utilizar el equipamiento, lo podran presupuestar dentro de los costos operacionales o de los costos organizativos. REGLAS PRESUPUESTARIAS Estas reglas no se fijan de manera permanente, sino que ofrecen una serie de directrices que ayudarn a tratar situaciones habituales. Para proyectos y organizaciones a largo plazo resulta normal preparar un presupuesto que pronostique varios aos de una misma vez. Aunque el ms frecuente sea que el presupuesto del ao venidero resulte el ms preciso, el pronstico para los prximos aos aporta algn indicio sobre los niveles de financiacin que podran necesitarse. A menudo se tiene en cuenta cierta reserva para la inflacin de los aos posteriores y para las actividades previstas con posibilidad de cambio. Un presupuesto de tres aos debera basarse en un plan de tres aos de duracin. Las contribuciones en especie (sin dinero, con mercancas) deberan incluirse a modo de anotacin aparte dentro del presupuesto. Aunque no forman parte del presupuesto, reducen sus costos, por eso deberan sealarse. Tambin se incluye dentro de este tipo de contribuciones aquellas aportaciones de voluntarios a modo de esfuerzo participativos.

Algunos gastos que se tienen que calcular pero que se olvidan frecuentemente: Costos iniciales: suponen gastos para una nueva organizacin o proyecto como la bsqueda a gran escala de personal, la mudanza, las alteraciones inmobiliarias, el lanzamiento del proyecto u organizacin. Investigacin y desarrollo: asesoramiento, evaluacin de las necesidades, procesos de planificacin. Democracia y gobierno: el establecimiento de la estructura, la bsqueda de personal, el desarrollo y aceptacin de unos estatutos, la formacin de los miembros de voluntariados. Marketing o relaciones pblicas: la construccin de una imagen pblica. Sustitucin de bienes de capital. Costos de seguimiento y evaluacin para proyectos. Los clculos no son meras valoraciones, sino conjeturas hechas con fundamento. Obtener presupuestos, utilizar el telfono para llegar a obtener un costo prometedor. Comprobar cualquier cifra que se tenga de aos anteriores que puedan aportar informacin de utilidad. Anotar cualquier aumento de precio del que se haya odo hablar (ej. un aumento salarial del 10% que ya est aprobado). Tomar notas de cualquier gasto poco corriente que pudiera ocurrir (ej. mudanza de tus oficinas). Una pequea cantidad de dinero puede que parezca una ridiculez, pero multiplicada repetidamente por este tipo de discrepancias puede cambiar en gran medida el presupuesto. IMPLANTACION Y SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO El seguimiento es parte importante del control eficaz. Los informes de desempeo se basan en las responsabilidades asignadas, que constituyen el soporte de la actividad de seguimiento. Las variaciones en desempeo del presupuesto son efectos (los resultados). Hay que dar prioridad al anlisis para determinar las causas que determinaron las variaciones en el desempeo tanto favorable como desfavorable. En el caso de que las variaciones en el desempeo sean desfavorables: Una vez identificadas las causas bsicas (y no los resultados) debe escogerse una alternativa para la accin correctiva, implementndose de inmediato. S se trata de variaciones favorables: Deben identificarse tambin las causas subyacentes. Este caso rara vez requiere de la acciones correctivas Las causas fundamentales de las variaciones a menudo aportan informacin valiosa para manejar la eficiencia y para desarrollar reforzamiento positivos en las operaciones. Debe haber particular atencin a las acciones pasadas de seguimiento para:

 Determinar la efectividad de las anteriores acciones correctivas y, Proporcionar una base para mejorar los futuros procedimientos de planificacin y control. INSTRUMENTO PRESUPUESTARIO La utilizacin de una herramienta, instrumento hecho en un libro de Microsoft Excel, para el uso y control de cada uno de los elementos del presupuesto, se han definido dos partes bsicas de partida para su elaboracin. Primera parte el funcionamiento, al presionar el botn del mismo nombre, que involucra los rubros de Administracin del Personal, Mantenimiento, Seguros, Arrendamientos, tiles y papelera y otros gastos, en esta hoja no se pueden ingresar datos, y adems frente a cada uno de ellos hay un botn que los llevar a una tercera hoja, en la cual se pueden y se deben ingresar los datos, por ejemplo en la de administracin de personal aparecern los gastos de nomina, prestaciones, seguridad social y otros gasto de personal, en cada hoja hay botones que permitirn el regreso al men o a la hoja de funcionamiento segn el caso, as como se ingresan los satos a Personal se debe hacer con Mantenimiento, Seguros y dems conceptos. Al ingresar el cada hoja aparecern cuadros de dialogo que le guiar sobre el ingreso de los datos. La segunda parte hace referencia al presupuesto de Inversin que va directamente ligado con los Ejes del plan de la universidad, se cuenta con seis ejes cada uno funciona de la misma manera, descrita a continuacin: al presionar el botn de cada eje (ejemplo: Eje 1) inmediatamente le llevar a la hoja del eje, primero aparecer un cuadro de dialogo que solicitar el nombre del eje, que debe ser digitado en el cuadro de texto y bajo el mismo aparece una breve explicacin sobre como ingresar los datos, en la columnas de concepto y valor respectivamente. En cada uno de las partes existe un botn de informe que llevar a una hoja donde se consolidan los datos y permitir la impresin de los mismos. Durante la estada en el archivo de herramienta, este lo guiara sobre donde debe ingresar los datos y que pasos debe seguir, de igual manera solo se podr realizar el ingreso previamente permitido. GLOSARIO OBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son bsicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad. POLTICAS: Serie de principios y lneas de accin que guan el comportamiento hacia el futuro. PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos. ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situacin.

 PROGRAMA: Cada una de las partes especficas de un plan al cual se le asigna los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas. ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, econmicos y financieros, estructurndolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas. CONTROLAR: Comparar lo que se plane contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignacin de responsabilidades y, la medicin de las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas. PREVER: Determinar REFERENCIAS Administracin y presupuesto, Bernal Monge Pacheco, Editorial tecnolgica de Costa Rica, 2000. Los Presupuestos como Instrumento Estratgico Gerencial, Fernando Alberto Bravo Bonilla, CUN, 2002. Trabajo para la ctedra de Anlisis de Costos de la Universidad Cooperativa de Colombia, sede Bucaramanga. Publicado con ilustraciones por Mujeres de Empresa bajo el ttulo: Diseo de un sistema de presupuestal para la fbrica de calzados Eclipse y distribuido bajo una Licencia Creative Commons. Pagina WEB: www.mujeresdeempresa.com.